Rachunkowość i sprawozdawczość w oświacie - pytania i odpowiedzi

Wstęp

Poradnik stanowi zbiorcze opracowanie odpowiedzi na pytania Czytelników dotyczące prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości w jednostkach oświatowych zaliczanych do sektora publicznego.

Przedstawia on - w przystępnej formie pytań i odpowiedzi - wybrane zagadnienia związane z rachunkowością i obowiązkami sprawozdawczymi jednostek oświatowych.

Zaprezentowane pytania dotyczą przede wszystkim zadań głównego księgowego związanych z prawidłowym dokumentowaniem operacji (np. dowód źródłowy w księgowaniu ubezpieczenia) oraz ich ujęciem w ewidencji (np. ujęcie darowizn rzeczowych o niskiej wartości, ewidencja wspólnej działalności socjalnej, nagród MEN, obcych składników majątkowych czy zaokrągleń VAT). Pytania dotyczą także przeprowadzania inwentaryzacji (np. inwentaryzacja zbiorów w bibliotece szkolnej, częstotliwość przeprowadzania skontrum, place i chodniki jako obiekty inwentarzowe). Pojawiają się także pytania o prawidłowe wykorzystanie wydzielonego rachunku dochodów.

Znaczną część opracowania stanowią pytania z zakresu prawidłowej klasyfikacji różnego rodzaju zakupów i wydatków dokonywanych przez jednostki oświatowe jako wydatków strukturalnych, które w praktyce budzą wiele wątpliwości.

Są też pytania dotyczące odpowiedzialności kierownika jednostki oświatowej za procesy mające miejsce w tych jednostkach (zaciąganie zobowiązań ponad limit ustalony w planie finansowym szkoły, odpowiedzialności za regulowanie zobowiązań w razie braku środków na wydatki) oraz kwestie dotyczące organizacji obsługi jednostek (np. obowiązku zatrudnienia w szkole głównej księgowej oraz wymogu zatrudnienia w ramach umowy o pracę).

Mamy nadzieję, że zamieszczone odpowiedzi będą cenną wskazówką dla księgowych zatrudnionych w szkołach, gimnazjach, przedszkolach, zespołach szkół oraz innych placówkach oświatowych, ponieważ dotyczą one wielu problematycznych kwestii.

1. Rachunkowość w oświacie

Jednostki wchodzące w skład systemu oświaty określone zostały w ustawie z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty). Te z nich, dla których organami prowadzącymi są organy jednostek samorządu terytorialnego (dalej: JST) lub organy administracji rządowej, należą do sektora finansów publicznych. Publiczne placówki oświatowe, takie jak szkoły, gimnazja czy przedszkola, mają obowiązek prowadzenia rachunkowości na zasadach określonych w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) z jednoczesnym uwzględnieniem regulacji dotyczących jednostek sektora finansów publicznych zawartych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), a także wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, w szczególności rozporządzeń Ministra Finansów: