Mienie ruchome – gospodarowanie i ewidencja w praktyce

Wstęp

Prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie zarządzania składnikami rzeczowego mienia ruchomego Skarbu Państwa i JST nie jest zadaniem łatwym, ponieważ przepisy regulujące te zasady są rozproszone w wielu ustawach, rozporządzeniach, zarządzeniach oraz aktach prawa miejscowego. Ponadto w źródłach prawa używane są pojęcia takie jak „mienie”, „majątek”, „mienie państwowe”, „mienie Skarbu Państwa”, „mienie gminne (komunalne)”, „mienie powiatowe” czy „mienie województwa samorządowego”, a także „składniki rzeczowe mienia ruchomego Skarbu Państwa” bez zdefiniowania ich na własne potrzeby. Definicje te znajdują się przede wszystkim w przepisach prawa cywilnego, a niektóre są przyjęte wyłącznie w doktrynie prawa i orzecznictwie sądowym. Ta fragmentaryczność i brak jednolitości definicyjnej przyczyniają się do wielu trudności w praktyce.

Co więcej, w przypadku mienia ruchomego JST brakuje ogólnie obowiązującego odpowiednika rozporządzenia regulującego gospodarowanie rzeczowymi składnikami mienia ruchomego, co zmusza każdą JST do samodzielnego ustalania szczegółowych zasad, zwłaszcza w zakresie zbywania mienia, aby ograniczyć do minimum ryzyko jego utraty. Celem Poradnika jest przedstawienie najważniejszych zagadnień związanych z gospodarowaniem składnikami rzeczowymi mienia ruchomego w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych. Szczegółowo omówiono zasady gospodarowania mieniem Skarbu Państwa zawarte w rozporządzeniu Rady Ministrów z 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa.

W odniesieniu do mienia ruchomego JST podano najważniejsze zasady, które są odmienne od zasad gospodarowania mieniem Skarbu Państwa. Wskazano także, w jakim zakresie jednostki samorządowe mogą korzystać z uregulowań przeznaczonych dla państwowych jednostek organizacyjnych przy gospodarowaniu własnym majątkiem.

Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:

• czym są składniki rzeczowe mienia ruchomego,
• jaki tytuł prawny do mienia Skarbu Państwa lub JST przysługuje państwowym i samorządowym jednostkom budżetowym oraz samorządowym zakładom budżetowym,
• na czym polega zarząd mieniem ruchomym i jakie są podstawowe zasady jego wykonywania,
• jak kwalifikować rzeczy do kategorii zbędnych i zużytych,
• na czym polega odpłatne i nieodpłatne zagospodarowanie zbędnych i zużytych składników mienia ruchomego,
• jaka jest kolejność możliwych sposobów zagospodarowania mienia,
• czym różni się nieodpłatne przekazanie od darowizny i jak je prawidłowo stosować,
• w jakich podziałkach klasyfikacji budżetowej ujmować koszty eksploatacji i napraw mienia (robocizna, materiały, dojazd),
• jak dokumentować i ujmować w księgach rachunkowych operacje związane z zagospodarowaniem mienia zbędnego i zużytego.

W Poradniku znajdują się przykłady z praktyki jednostek, odpowiedzi na pytania zadawane w mediach społecznościowych przeznaczonych dla służb księgowych (łącznie ponad 40), a także wzory wypełnionych dokumentów stosowanych w procesie gospodarowania mieniem zużytym i zbędnym.

Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego, w której przedstawiono zestawienie dowodów księgowych i zasad ewidencji dotyczących mienia zbędnego lub zużytego – z uwzględnieniem podziału na wartość istotną i nieistotną.

https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007031388,Sciaga-ksiegowego-Gospodarowanie-mieniem-zbednym-i-zuzytym-jak-prawidlowo-dokumentowac-i-ewidencjonowac.html

1. Jakie definicje ustawowe oraz regulacje prawne obowiązują w zakresie zarządzania rzeczowymi składnikami mienia ruchomego Skarbu Państwa i JST

Mieniem w znaczeniu ogólnym jest własność i inne prawa majątkowe, które przysługują osobie fizycznej lub prawnej (art. 44 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny; dalej: k.c.). W sektorze finansów publicznych mienie może być państwowe lub samorządowe. Nie występuje tu własność prywatna. Własność i inne prawa majątkowe należące do:

• Skarbu Państwa albo innych państwowych osób prawnych – stanowią mienie państwowe (art. 44 k.c.),
• gmin i ich związków oraz innych gminnych osób prawnych, w tym przedsiębiorstw – stanowią mienie komunalne (art. 43 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; dalej: ustawa o samorządzie gminnym),
• powiatów lub innych powiatowych osób prawnych – stanowią mienie powiatu (art. 46 ust. 1 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym; dalej: ustawa o samorządzie powiatowym),
• województw lub innych wojewódzkich osób prawnych – stanowią mienie województwa (art. 47 ust. 1 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa; dalej: ustawa o samorządzie województwa).

Przedmiotem prawa własności czy innych praw majątkowych mogą być nieruchomości i ruchomości. Prawo cywilne podaje jedynie legalną definicję nieruchomości (art. 46–50 k.c.). Są to:

1) grunty – (części powierzchni ziemskiej) stanowiące odrębny przedmiot własności, wraz z ich częściami składowymi, tj. budynkami i innymi urządzeniami trwale związanymi z gruntem (z wyjątkiem urządzeń służących do doprowadzania lub odprowadzania płynów, pary, gazu, energii elektrycznej i innych, jeśli wchodzą w skład przedsiębiorstwa), jak też drzewa i inne rośliny od chwili ich zasadzenia lub zasiania;

2) budynki lub części budynków trwale związane z gruntem, jeżeli na mocy przepisów szczególnych stanowią odrębny od gruntu przedmiot własności, tj.:

• budynki posadowione na gruntach oddanych w użytkowanie wieczyste, które stanowią odrębny przedmiot własności od gruntu,
• lokale stanowiące samodzielne nieruchomości powiązane z gruntem oddanym właścicielowi lokalu na własność lub w użytkowanie wieczyste w częściach ułamkowych.

Wszystkie inne rzeczy zalicza się do ruchomości (określanych także mianem „mienia ruchomego”). Dla definicji rzeczowych składników mienia ruchomego Skarbu Państwa istotne jest, że są to rzeczy, a więc tylko przedmioty materialne (art. 45 k.c.).

W szczególności do składników rzeczowych mienia ruchomego zalicza się maszyny, urządzenia techniczne, przyrządy i narzędzia oraz inne ruchomości i wyposażenie (np. meble, dywany, aparaturę kontrolno-pomiarową w laboratoriach, sprzęt medyczny, wyposażenie techniczne do prac biurowych, narzędzia do prac konserwatorsko-remontowych, sejfy i kasy pancerne, dzieła sztuki i przedmioty zabytkowe). Są to rzeczy zaliczane w rozumieniu przepisów o rachunkowości do kategorii środków trwałych (zob. tabela 1).

Tabela 1. Ujęcie rachunkowe rzeczowych składników mienia ruchomego

Podmiotem, do którego należy mienie państwowe, jest przede wszystkim Skarb Państwa. Jest to szczególna państwowa osoba prawna – w stosunkach cywilnoprawnych jest podmiotem praw i obowiązków, które dotyczą mienia państwowego nienależącego do innych państwowych osób prawnych (art. 34 k.c.). Osoba ta nie ma żadnych organów i w obrocie cywilnoprawnym reprezentują ją jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, w których zarządzie znajduje się mienie będące przedmiotem czynności prawnej.

Z kolei podmiotem, do którego należy mienie samorządowe, jest tworzona z mocy prawa wspólnota ludzi zamieszkujących oznaczone terytorium – gminy, powiatu lub województwa samorządowego (art. 1 ustawy o samorządzie gminnym, art. 1 ustawy o samorządzie powiatowym, art. 1 ustawy o samorządzie województwa). Wspólnota ta ma osobowość prawną. W obrocie cywilnoprawnym reprezentuje ją organ wykonawczy JST (zarząd JST, zgodnie z ustalonymi w ustawach ustrojowych zasadami składania oświadczeń woli) lub kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, którzy otrzymali odpowiednie pełnomocnictwa od zarządu JST.

Do mienia państwowego zalicza się także mienie państwowych osób prawnych. Ich enumeratywny wykaz zawiera art. 3 ust. 1–3 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (dalej: ustawa o mieniu państwowym). Wszystkie te podmioty należą do szeroko rozumianego sektora publicznego, ale tylko niektóre z nich, wymienione w art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), należą do sektora finansów publicznych. Na przykład podmiotami mienia Skarbu Państwa są przedsiębiorstwa państwowe i spółki prawa handlowego ze 100% udziałem Skarbu Państwa, które należą do sektora publicznego, ale nie są jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 uofp.

Analogicznie do mienia gminnego, powiatowego i województwa samorządowego zalicza się mienie samorządowych osób prawnych. Nie ma ogólnego katalogu tych osób prawnych. Ich rodzaje określają ustawy szczególne, które przewidują obowiązek lub możliwość tworzenia przez JST samorządowych osób prawnych w celu realizacji zadań ustawowych.

Państwowe i samorządowe osoby prawne są właścicielami mienia ruchomego zaliczanego do mienia państwowego albo samorządowego. Prowadzą samodzielnie gospodarkę tym mieniem, na zasadach ustalonych w ustawach będących podstawą ich działania.

Zupełnie inne zasady gospodarowania mieniem Skarbu Państwa lub JST obowiązują w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej. Jednostki te są wyłącznie czasowymi:

• zarządcami (jednostki budżetowe – art. 12 ust. 2 uofp) lub
• użytkownikami (samorządowe zakłady budżetowe – art. 16 ust. 2 pkt 4 uofp)

mienia Skarbu Państwa lub JST, które otrzymują z chwilą ich utworzenia od organów założycielskich.

W trakcie prowadzenia działalności ich kierownicy mogą nabywać lub zbywać składniki mienia w imieniu i na rachunek Skarbu Państwa albo JST, w granicach przysługujących im pełnomocnictw. Nie mogą jednak dowolnie decydować o sposobie wykorzystania mienia – zarówno zdatnego, jak i niezdatnego do użytku. Muszą przy tym przestrzegać przepisów ustaw, rozporządzeń oraz zarządzeń organów nadrzędnych. Ponadto niektóre operacje związane z nabywaniem i zbywaniem mienia o znacznej wartości wymagają osobnej (jednostkowej) zgody odpowiednich organów – założycielskich lub nadzorujących.

Przedmiotem tego Poradnika są wyłącznie zasady zarządzania rzeczowym mieniem ruchomym należącym do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej. Kwestie te są szczegółowo uregulowane przepisami ogólnie obowiązującymi tylko w odniesieniu do organów administracji publicznej i państwowych jednostek budżetowych, odpowiednio w:

• ustawie o mieniu państwowym,
• rozporządzeniu Rady Ministrów z 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (dalej: rozporządzenie w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym) – w lutym 2025 r. wydano tekst jednolity tego rozporządzenia.

W przypadku mienia JST ogólne zasady gospodarowania nim są ustalone w samorządowych ustawach ustrojowych. Nie ma natomiast ogólnie obowiązującego odpowiednika rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym.

Szczegółowe zasady zarządzania mieniem ruchomym JST mogą ustalać organy stanowiące JST – jako akty prawa miejscowego, na podstawie art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 18 pkt 1 lit. b ustawy o samorządzie województwa. Akty te powinny zawierać zbiór podstawowych reguł wykonywania zarządu mieniem JST dla podległych jednostek organizacyjnych. Kierownicy i pracownicy tych jednostek powinni przestrzegać ustalonych norm.

Ponadto uregulowania w zakresie zarządu mieniem JST w obszarze gospodarowania mieniem oraz jego ochrony mogą wprowadzać także:

• organy wykonawcze JST – w ramach ustalania procedur kontroli zarządczej II stopnia (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 uofp),
• kierownicy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – w ramach ustalania procedur kontroli zarządczej I stopnia (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp).

Przy opracowaniu odpowiednich uregulowań organy JST oraz kierownicy samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mogą korzystać z rozwiązań podanych w rozporządzeniu w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Powinni jednak wybrać tylko te rozwiązania, które faktycznie będą odpowiadały specyfice ich jednostek, tj. uwzględniały ich wielkość, stan i strukturę majątku, strukturę organizacyjną jednostki i wielkość zatrudnienia. Nie powinni w sposób ogólny zobowiązywać podległych jednostek czy ich pracowników do stosowania wprost rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Kluczowe jest, aby regulacje były praktyczne i dostosowane do rzeczywistych potrzeb oraz możliwości jednostki.

2. Jakich zasad należy przestrzegać przy zarządzaniu składnikami rzeczowymi mienia ruchomego Skarbu Państwa i JST

W praktyce zarządzanie składnikami rzeczowymi mienia ruchomego oznacza takie dysponowanie zasobami należącymi do jednostki, aby służyły prowadzeniu działalności jednostki zgodnie z celami, jakie zamierza osiągnąć jej kierownictwo.

W ustawie o mieniu państwowym oraz w rozporządzeniu w sprawie mienia ruchomego znajdują się jedynie ogólne, szczątkowe regulacje mówiące o tym, w jaki sposób należy zarządzać składnikami rzeczowymi mienia ruchomego Skarbu Państwa w trakcie jego posiadania przez daną jednostkę. Główny nacisk położono na zasady wyzbywania się tego mienia, ponieważ jest to obszar stwarzający największe ryzyko nadużyć.

W samorządowych ustawach ustrojowych określono jedynie generalne zasady zarządzania mieniem gminnym, powiatowym i województwa samorządowego w czasie, gdy stanowi ono własność JST. Oznacza to, że każda JST powinna samodzielnie doprecyzować szczegóły dotyczące gospodarowania mieniem, w tym zasady jego wykorzystania i zbywania. W wewnętrznych regulacjach trzeba jasno określić, kto, w jakich sytuacjach i na jakich warunkach może podejmować decyzje dotyczące pozbywania się mienia. Tylko w ten sposób można skutecznie ograniczyć ryzyko jego utraty.

Za prawidłowe zarządzanie mieniem Skarbu Państwa i JST, w tym mieniem pozostającym w zarządzie państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych, odpowiadają organy administracji rządowej i samorządowej oraz kierownicy jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej. Obowiązki te powinni realizować w ramach odpowiedzialności za gospodarkę finansową.

2.1. Zasady zarządzania mieniem ruchomym Skarbu Państwa albo JST w trakcie jego posiadania przez jednostkę organizacyjną

Ogólne zasady zarządu mieniem Skarbu Państwa przez organy administracji publicznej oraz kierowników państwowych jednostek budżetowych są podane w art. 4 i art. 5 ust. 1 ustawy o mieniu państwowym. Zgodnie z nimi mienie państwowe służy do wykonywania zadań publicznych i należy nim zarządzać zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki, z zachowaniem szczególnej staranności. W szczególności obejmuje to wykonywanie działań podanych w ramce.

Podane zapisy są uszczegółowione w rozporządzeniu w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, gdzie zgodnie z § 4 i 5 organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej ma obowiązek:

• wykorzystywać składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji swoich zadań oraz gospodarować tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny,
• utrzymywać składniki rzeczowe majątku ruchomego w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia będącego następstwem ich prawidłowego używania.

Poza tym organ lub jednostka może zadecydować o wykorzystywaniu składników rzeczowego majątku ruchomego do jednoczesnej realizacji zadań innych organów lub jednostek, jeżeli nie ogranicza to wykonywania własnych zadań tego organu lub jednostki i nie powoduje powstania dodatkowych kosztów po ich stronie.

Ostatni obowiązek nałożony na organy i jednostki polega na tym, że muszą one w trakcie prowadzonej działalności na bieżąco analizować stan majątku ruchomego, z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Jeśli stwierdzą, że poszczególne rzeczy są zużyte lub zbędne, muszą niezwłocznie wszcząć procedury zmierzające do właściwego ich zagospodarowania.

W przypadku mienia JST ogólne zasady gospodarowania mieniem są ustalone w samorządowych ustawach ustrojowych (zob. ramka).

Ustalane przez organy stanowiące JST ogólne zasady zarządu mieniem ruchomym JST powinny przede wszystkim zawierać unormowania odnoszące się do:

1) zasad wykorzystywania mienia w działalności jednostek (w tym możliwości jego wynajmowania, wydzierżawiania lub użyczania innym podmiotom);

2) zasad ochrony mienia;

3) warunków, na jakich mienie może być:

• zbywane (odpłatnie i nieodpłatnie),
• likwidowane.

2.1.1. Wykorzystanie mienia na cele publiczne do realizacji zadań jednostki

Podstawową zasadą zarządzania mieniem Skarbu Państwa jest obowiązek wykorzystania go do realizacji celów publicznych (art. 4 ust. 1 ustawy o mieniu państwowym). Cele publiczne w sposób ogólny są ustalone w ustawach regulujących zakres działalności państwa. Poszczególne organy administracji rządowej oraz państwowe jednostki budżetowe realizują te cele odpowiednio w zakresie wskazanym w ustawach o ich utworzeniu albo w statucie nadawanym im przez organ założycielski. Celem publicznym jest także organizacja i utrzymanie jednostki organizacyjnej realizującej zadania publiczne (obsługującej organ administracji rządowej lub będącej państwową jednostką budżetową).

Mienia Skarbu Państwa nie wolno wykorzystywać do innych celów niż publiczne. W szczególności nie powinno ono służyć do:

• zaspokajania indywidualnych potrzeb kierownictwa lub szeregowych pracowników, rodzin i znajomych kierownictwa czy pracowników, znajomych kierowników czy pracowników innych jednostek organizacyjnych, posłów, senatorów,
• wykonywania działalności gospodarczej przez pracowników jednostek czy członków ich rodzin,
• prowadzenia działalności przez podmioty spoza sektora finansów publicznych (z wyjątkiem przypadków wskazanych w przepisach szczególnych).

Jednostka zarządzająca mieniem Skarbu Państwa może wykorzystywać je wyłącznie do celów publicznych i tylko w związku z realizacją swoich zadań.

Przepisy przewidują, że wyjątkowo mienie państwowej jednostki budżetowej może służyć do realizacji zadań innych organów administracji publicznej lub jednostek organizacyjnych. Jednak w takim przypadku należy spełnić cztery warunki określone w § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym.

Wszystkie warunki wymienione w ramce muszą być spełnione jednocześnie.

Wspólne korzystanie z mienia przez różne jednostki administracji publicznej jest więc co do zasady dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy nie zakłóca realizacji zadań własnych jednostki zarządzającej i nie generuje dla niej dodatkowych kosztów.

Podobnie jak to jest w przypadku mienia Skarbu Państwa, także mienie JST powinno służyć realizacji zadań publicznych – przypisanych ustawowo JST w odpowiedniej ustawie ustrojowej, ustawie szczególnej o realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej lub przyjętych do realizacji na podstawie porozumień zawartych z innymi JST lub organami administracji rządowej. Mienia JST nie wolno wykorzystywać do innych celów. W szczególności nie powinno ono służyć do zaspokajania indywidualnych potrzeb członków organów stanowiących i wykonawczych JST, pracowników jednostek organizacyjnych JST, rodzin i znajomych tych osób, a także do wykonywania działalności przez jednostki organizacyjne należące do sektora prywatnego.

Na zasadach określonych przez organ stanowiący JST w przepisach prawa miejscowego dotyczących zasad zarządu mieniem JST składniki rzeczowego majątku ruchomego mogą być:

• wykorzystywane przez więcej niż jedną jednostkę organizacyjną JST,
• oddawane w użytkowanie nieodpłatne innym JST lub organizacjom pożytku publicznego.

Podstawowym warunkiem jest jednak tutaj, aby mienie użyczane innym jednostkom organizacyjnym było wykorzystywane do realizacji zadań publicznych, a jego właściciel nie ponosił z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów, poza przewidzianymi w prawie dla umowy będącej podstawą użytkowania mienia.

2.1.2. Utrzymywanie składników mienia w stanie niepogorszonym oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem i utratą

Organy administracji państwowej i państwowe jednostki budżetowe muszą utrzymywać składniki rzeczowego majątku ruchomego w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia będącego następstwem ich prawidłowego używania. Mienie musi być zabezpieczone przed zniszczeniem i utratą.

W tym celu rzeczy muszą być używane zgodnie z ich przeznaczeniem i właściwościami, np. jeśli jednostka ma podkaszarkę akumulatorową do koszenia trawy, pracownik nie może jej używać do skracania zdrewniałych pędów czy cięcia małych krzewów. To jest niezgodne z jej przeznaczeniem i może doprowadzić do uszkodzenia sprzętu.

Warunki w miejscach użytkowania rzeczy muszą odpowiadać ich rodzajowi i właściwościom. Użytkowanie w warunkach nieodpowiednich powinno być ograniczone tylko do sytuacji, w których z przyczyn obiektywnych nie da się tego uniknąć.

Pracownicy korzystający z rzeczy muszą być przeszkoleni w zakresie zasad ich użytkowania oraz mieć dostęp do instrukcji obsługi, jeśli była dołączona przez producenta lub dostawcę rzeczy. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko uszkodzeń i przedłużyć żywotność sprzętu, np. kierowca jednostki musi znać maksymalne obciążenie samochodu dostawczego i wiedzieć, w jaki sposób układać ładunek, aby nie dopuścić do przeciążenia pojedynczej osi pojazdu (wszystkie te informacje zawiera książka pojazdu, która powinna być przechowywana w jednostce i przekazywana kierowcom przy zmianie na stanowisku pracy).

Bezpośredni użytkownicy rzeczy lub inni wyznaczeni pracownicy jednostki muszą dbać o utrzymanie rzeczy w czystości, np. na bieżąco powinny być czyszczone komputery stacjonarne zgodnie z instrukcjami użytkowania. Utrzymanie czystości zewnętrznych części komputerów może należeć do pracowników odpowiedzialnych za użytkowanie poszczególnych urządzeń albo sprzątaczek. Decyduje o tym pracodawca powierzając obowiązki w tym zakresie pracownikom. Czyszczenie sprzężonym powietrzem wnętrza komputerów powinien wykonywać informatyk zakładowy albo usługodawca.

Bezpośredni użytkownicy rzeczy albo inni wyznaczeni pracownicy jednostki muszą także wykonywać odpowiednie czynności konserwacyjne. Prace w tym zakresie mogą być również powierzane usługodawcom – jeśli jest to niezbędne. W szczególności należy terminowo wykonywać przeglądy techniczne maszyn i urządzeń, zgodnie z zaleceniami producentów (dostawców) w autoryzowanych serwisach. Trzeba też niezwłocznie usuwać usterki wykryte w ich wyniku.

Przedstawiony przykład 17 ilustruje, jak ważne jest planowanie i realizacja przeglądów technicznych sprzętu zgodnie z zaleceniami producenta oraz skutki ewentualnych zaniedbań w tym zakresie. W praktyce pojawia się pytanie, jak klasyfikować księgowo fakturę za naprawę kserokopiarki, gdy zawiera ona różne pozycje kosztowe – robociznę, materiały i dojazd.

W związku z rozbieżnymi stanowiskami Redakcja „Poradnika Rachunkowości Budżetowej” zwróciła się do Ministerstwa Finansów z prośbą o odpowiedź, jak zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.) [przypis red.: obecnie – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 513 ze zm.] należy ujmować fakturę za naprawę kserokopiarki z kilkoma pozycjami. Na otrzymanej fakturze widnieją trzy pozycje:

1) robocizna,

2) materiał,

3) dojazd.

Czy w takiej sytuacji jednostka powinna zastosować trzy podziałki klasyfikacji budżetowej – odpowiednio paragraf 427 „Zakup usług remontowych”, 421 „Zakup materiałów i wyposażenia” oraz 430 „Zakup usług pozostałych”, czy można uznać to za jedną kompleksową usługę i zastosować jeden paragraf 427, mimo że na fakturze zostały wyodrębnione trzy różne pozycje?

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że:

Klasyfikacja budżetowa określona rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych jest narzędziem mającym za zadanie umożliwić dysponentom środków budżetowych zaewidencjonowanie określonych zdarzeń (np. społecznych, gospodarczych, administracyjnych), rozstrzygniętych co do zasady przepisami prawa materialnego. Zatem podstawą zaklasyfikowania wydatku do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej jest ustalenie rodzaju//charakteru tego wydatku oraz jego podstawy prawnej.

Należy podkreślić, że podstawę klasyfikacji wydatku do odpowiedniej podziałki budżetowej stanowi zawarta między podmiotami umowa, a w przypadku jej braku – treść faktury. Zgodnie z ww. rozporządzeniem wydatki dotyczące naprawy wyrobów przemysłowych, np. urządzeń, sprzętu, środków transportu, o ile zostały wyszczególnione na dowodzie zapłaty (fakturze) jako usługi, należy klasyfikować w paragrafie 427 „Zakup usług remontowych” (z odpowiednią czwartą cyfrą), zgodnie z tiret pierwszym objaśnień do paragrafu. Natomiast w przypadku gdy na dowodzie zapłaty został wyodrębniony zakup części składowych urządzeń czy maszyn oraz materiałów niezbędnych do ich prawidłowego funkcjonowania, wówczas można je zaklasyfikować w paragrafie 421 „Zakup materiałów i wyposażenia” (z odpowiednią czwartą cyfrą). Adekwatnie należy zaklasyfikować wyodrębniony na dowodzie zapłaty dojazd związany z realizacją usługi w paragrafie 430 „Zakup usług pozostałych” (z odpowiednią czwartą cyfrą).

Jednocześnie należy zauważyć, że ostateczną decyzję o sposobie klasyfikowania środków podejmuje, zgodnie z dyspozycją art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych, który dysponuje pełnią wiedzy o stanie faktycznym określonego zdarzenia i może dokonać szczegółowej analizy charakteru danego dochodu/wydatku.

Pismo Ministerstwa Finansów z 21 października 2019 r.

Rzeczy o dużej wartości i narażone na większe ryzyko zniszczenia lub uszkodzenia powinny być ubezpieczone (paragraf wydatkowy 443 „Różne opłaty i składki”). Dotyczy to zwłaszcza pojazdów, dóbr kultury, zabytków, specjalistycznych maszyn i urządzeń, rzeczy użytkowanych na terenach ogólnie dostępnych. W razie ich uszkodzenia, zniszczenia albo utraty do budżetu państwa wpłyną odszkodowania (paragraf dochodowy 095 „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów”), z których będzie można przynajmniej częściowo sfinansować naprawę albo zakup nowych rzeczy w miejsce zniszczonych.

Zarządzanie mieniem państwowym obejmuje także zapewnienie bezpieczeństwa mienia, w ramach którego możliwe jest stosowanie zabezpieczeń, w tym zabezpieczeń fizycznych oraz środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Zezwalają na to przepisy art. 5a ustawy o mieniu państwowym. Zabezpieczenia, w tym monitoring, można stosować na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie państwowe, a także na terenie wokół nich.

Zasady zabezpieczenia mienia są ustalone w sposób ogólnie obowiązujący w ustawie z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (dalej: ustawa o ochronie osób i mienia). W zakresie ochrony mienia jednostki mogą podejmować działania zapobiegające przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu, a także przeciwdziałające powstawaniu szkody wynikającej z tych zdarzeń oraz niedopuszczające do wstępu osób nieuprawnionych na teren chroniony (art. 2 pkt 5 ww. ustawy). Zabezpieczenie fizyczne może mieć postać:

• bezpośredniej stałej lub doraźnej ochrony fizycznej mienia ruchomego przez ludzi (np. pracownik zatrudniony na portierni, pracownik odpowiedzialny za obchód terenu),
• stałego dozoru sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych (np. pracownik ochrony obserwujący w czasie rzeczywistym obraz na monitorach ekranowych, przesyłanych z kamer).

Przy zabezpieczeniu mienia jednostka może zatrudniać pracowników we własnym zakresie lub korzystać z usług wyspecjalizowanych agencji ochroniarskich.

Zainstalowany w jednostce monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz obiektów socjalnych. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe przetwarza się wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego czasu należy je zniszczyć.

Nieruchomości i obiekty budowlane objęte monitoringiem oznacza się w sposób widoczny i czytelny informacją o monitoringu, w szczególności za pomocą odpowiednich znaków.

Obowiązek utrzymania mienia w stanie niepogorszonym oraz ochrony przed zniszczeniem lub utratą dotyczy także JST. Nie jest on sformułowany wyraźnie w przepisach – wchodzi jednak w zakres zwykłego zarządu mieniem (art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 60a ustawy o samorządzie województwa), który obejmuje m.in.:

• używanie rzeczy do działalności jednostki zgodnie z jej przeznaczeniem, w celu osiągania z niej korzyści (w tym pobierania dochodów),
• wykonywanie wszystkich czynności mających na celu zachowanie rzeczy w stanie niepogorszonym (z wyjątkiem normalnego zużycia) oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem lub utratą tej rzeczy.

JST mogą również w celu ochrony mienia korzystać z monitoringu na zasadach analogicznych jak państwowe jednostki organizacyjne. Umożliwiają to przepisy art. 9a ust. 2–6 ustawy o samorządzie gminnym, art. 4b ust. 2–6 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 60a ust. 2–7 ustawy o samorządzie województwa. Poza tym mogą również stosować inne formy zabezpieczenia mienia przewidziane w ustawie o ochronie osób i mienia. Zezwalają na to ww. przepisy ustaw samorządowych ustrojowych, które w celu ochrony mienia pozwalają na stosowanie monitoringu „w szczególności”. Oznacza to, że dopuszcza się stosowanie także innych przewidzianych prawem form ochrony mienia przed zniszczeniem lub utratą.

Za utrzymanie mienia jednostki państwowej lub samorządowej w stanie niepogorszonym odpowiada jej kierownik – w ramach ogólnego nadzoru nad całością jej gospodarki finansowej (art. 53 ust. 1 uofp). Do niego należy obowiązek ustalenia i zapewnienia przestrzegania przez pracowników procedur ochrony mienia w ramach systemu kontroli zarządczej I stopnia w jednostce (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Ponadto do kierownika jednostki należy dochodzenie odpowiedzialności (w tym odszkodowawczej) za mienie uszkodzone, zniszczone lub utracone od pracowników jednostki, petentów czy innych osób postronnych.

2.1.3. Gospodarowanie mieniem w sposób oszczędny i racjonalny

Poza tym że organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej ma obowiązek wykorzystywać składniki rzeczowe majątku ruchomego do realizacji powierzonych mu zadań, musi również gospodarować tymi składnikami w sposób oszczędny i racjonalny (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Gospodarowanie mieniem polega na decydowaniu o sposobie wykorzystania tego, co się ma (Słownik języka polskiego PWN). W praktyce oznacza to, że należy postępować:

1) oszczędnie – czyli w sposób nietrwoniący majątku, bez jego nadużywania,

2) racjonalnie – czyli w sposób dobrze zaplanowany i przynoszący dobre wyniki.

Oba te kryteria powinny być uwzględniane łącznie przy podejmowaniu każdej decyzji o sposobie wykorzystania mienia.

Racjonalna gospodarka nie polega na szukaniu oszczędności za wszelką cenę, w tym na nieużywaniu lub rzadkim używaniu rzeczy, bo się wyeksploatują.

Oto zestaw zaleceń odnoszących się do praktycznego stosowania zasady racjonalności i oszczędności przy gospodarowaniu składnikami rzeczowymi majątku ruchomego.

Podane zasady stanowią praktyczne wskazówki, które pomagają jednostkom gospodarować mieniem ruchomym w sposób zgodny z wymogiem oszczędności i racjonalności, minimalizując ryzyko niegospodarności oraz strat majątkowych.

Oszczędne i racjonalne gospodarowanie mieniem jest także obowiązkiem JST i ich jednostek organizacyjnych. Mieści się to w pojęciu zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem gminnym, powiatowym i województwa samorządowego (art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 60a ustawy o samorządzie województwa). Zasady podane w ramce stosuje się analogicznie.

2.1.4. Analiza stanu majątku ruchomego i ocena przydatności do dalszego użytkowania

Gospodarowanie mieniem w sposób oszczędny i racjonalny wymaga, aby stan składników należących do mienia ruchomego Skarbu Państwa na bieżąco analizować (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Trzeba przy tym uwzględniać jego stan techniczny oraz przydatność do dalszego użytkowania.

Analizę powinni przeprowadzać w toku normalnej działalności pracownicy użytkujący określone rzeczy oraz ich bezpośredni przełożeni. Nadzór nad maszynami i urządzeniami specjalistycznymi można dodatkowo powierzyć pracownikom odpowiedzialnym za czuwanie nad ich przeglądami i konserwacją (np. bieżącą analizę stanu sprzętu komputerowego używanego we wszystkich komórkach organizacyjnych jednostki może wykonywać informatyk zatrudniony na samodzielnym stanowisku).

Dodatkowo ocenę stanu i gospodarczej przydatności składników mienia ruchomego należy przeprowadzać zawsze w czasie doraźnych i obowiązkowych (okresowych) spisów z natury środków trwałych. Wtedy powinno to należeć do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych).

Bieżąca analiza stanu składników majątkowych obejmuje stwierdzenie, czy spełniają one kryteria mienia zbędnego lub zużytego, podane w § 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Zgodnie z tym przepisem:

Mienie zbędne lub zużyte trzeba zgłosić kierownikowi jednostki. W ten sposób rozpoczyna się oficjalna procedura oceny stanu rzeczy, na podstawie której kierownik jednostki podejmie ostateczną decyzję o sposobie ich zagospodarowania.

Procedura ta powinna obejmować:

• oględziny składnika mienia ruchomego w miejscu jego użytkowania lub przechowywania,
• ocenę stanu technicznego,
• zaliczenie do kategorii mienia zbędnego lub zużytego,
• ustalenie, w jaki sposób składnik mienia ruchomego można zagospodarować w ramach danej jednostki, a jeśli nie jest to możliwe – wskazanie, jaki inny sposób zagospodarowania spośród wskazanych w rozporządzeniu w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym jest możliwy i korzystny ekonomicznie,
• sporządzenie protokołu oceny stanu mienia,
• przedłożenie protokołu wraz z wnioskami w sprawie zagospodarowania mienia kierownikowi jednostki,
• podjęcie decyzji o sposobie zagospodarowania składnika przez kierownika jednostki.

Tabela 2. Procedura postępowania z mieniem zbędnym lub zużytym

Ze względu na to, że obszar gospodarowania mieniem ruchomym jest narażony na znaczne ryzyko powstania nadużyć, przepisy wymagają, aby powyższe procedury były wykonywane komisyjnie (§ 5 ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

Komisję powołuje spośród pracowników jednostki organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej. W tym celu musi wydać zarządzenie wewnętrzne. Komisja może mieć charakter stały lub doraźny.

Przedstawiamy wzór zarządzenia w sprawie powołania komisji stałej.

Wzór 1. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie powołania stałej komisji ds. oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego

Data¹ ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

ZARZĄDZENIE nr ………

Kierownika jednostki …………

z dnia …………

w sprawie powołania stałej komisji ds. oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego

§ 1. Z dniem ………… (dzień, miesiąc, rok)¹ powołuję stałą komisję ds. oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego, w składzie:

− Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię nazwisko).

Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 2. Komisja przeprowadza czynności, o których mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa, w pełnym składzie.

§ 3. Przeprowadzenie oceny dokumentuje się w protokole, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia². Do protokołu Komisja załącza wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego, z propozycją sposobu ich zagospodarowania. Za sporządzenie protokołu wraz z załącznikiem odpowiada przewodniczący komisji.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się ………… (imię, nazwisko, stanowisko służbowe).

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania¹.

Data i podpis kierownika jednostki

………………………………………………………

(imię i nazwisko)

¹ Daty wydania, podpisania zarządzenia, a także powołania komisji mogą być takie same lub różne. Data powołania komisji nie może być wcześniejsza niż data wejścia w życie zarządzenia.

² Wypełniony załącznik przedstawia wzór 2.

W przepisach nie określono żadnych ograniczeń dotyczących składu komisji. Ważne jest jednak, aby powołani pracownicy mieli wiedzę i umiejętności konieczne do oceny stanu technicznego składników mienia ruchomego.

Przy ustalaniu składu komisji należy uwzględnić standardy kontroli zarządczej. Do komisji nie powinni być powoływani pracownicy odpowiedzialni za nabywanie, nadzór lub użytkowanie składników majątkowych objętych wnioskiem o uznanie za zużyte lub zbędne ani za ich likwidację. Takie połączenie ról mogłoby umożliwić nadużycia polegające na zakwalifikowaniu sprawnych składników majątkowych jako zbędnych lub zużytych, niespełniających definicji z rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, aby doszło do pozornej likwidacji, a następnie przywłaszczenia.

W jednostkach organizacyjnych, w których nie jest możliwe powołanie komisji ze względu na stan zatrudnienia, obowiązki może wykonywać jednoosobowo organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej. W takich jednostkach powinny być częściej przeprowadzane kontrole prawidłowości gospodarowania mieniem przez organy nadrzędne w ramach kontroli zarządczej II stopnia albo audytu.

Z przeprowadzonych czynności oceny składników mienia komisja musi sporządzić pisemny protokół (§ 5 ust. 5 i 6 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Przepisy stawiają tylko dwa wymagania odnośnie do treści tego protokołu – należy w nim zamieścić:

1) wyniki przeprowadzonej oceny,

2) wnioski co do sposobu zagospodarowania rzeczy.

Ponadto do protokołu należy dołączyć wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego wraz z propozycją sposobu ich zagospodarowania.

Szczegółową treść protokołu (a także jego wzór) powinien określić kierownik jednostki w dokumentacji opisującej procedury kontroli zarządczej I stopnia w jednostce (art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). Niezbędne elementy wskazano w ramce.

Treść powinna umożliwić kierownikowi jednostki sprawdzenie poprawności kwalifikacji składników mienia ruchomego do kategorii zużytych lub zbędnych i podjęcie ostatecznej decyzji o ich zagospodarowaniu zgodnie z przepisami.

Wzór 2. Protokół oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego

Data ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

Protokół
oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego
przeprowadzonej dnia …………………………
(dzień, miesiąc, rok)

przez stałą komisję ds. oceny przydatności składników rzeczowych mienia ruchomego, w składzie wyznaczonym w zarządzeniu nr ……… kierownika jednostki ………, z ……… (dzień miesiąc, rok):

− Przewodniczący – …………… (imię, nazwisko),

− Członek – …………… (imię, nazwisko),

− Członek – …………… (imię, nazwisko).

1. Komisja przeprowadziła oględziny i ocenę stanu oraz przydatności rzeczowych składników majątku ruchomego, zgłoszonych dnia ………… (dzień, miesiąc, rok) jako zbędne i zużyte przez kierownika referatu …………… (nazwa).

2. Wyniki oględzin i oceny stanu przedstawiają się następująco:

3. Do protokołu załączono:

1) opinię pracownika gospodarczego ………… (imię, nazwisko),

2) opinię informatyka ………… (imię, nazwisko) wraz wydrukami ze stron serwisów komputerowych potwierdzających fakt niedostępności części zamiennych,

3) wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego, z propozycją sposobu ich zagospodarowania.

4. Protokół sporządzono w jednym egzemplarzu i po odczytaniu podpisano.

Podpisy członków komisji:

Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko)

Członek – ………… (imię, nazwisko)

Członek – ………… (imię, nazwisko)

Załącznik nr 3

Data ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

Wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego, z propozycją sposobu ich zagospodarowania:

Podpisy członków komisji:

Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko)

Członek – ………… (imię, nazwisko)

Członek – ………… (imię, nazwisko)

Przepisy nie wymagają uzyskiwania opinii biegłych rzeczoznawców w zakresie stanu technicznego oraz opłacalności naprawy składników mienia uznanych za zużyte. Kierownik jednostki może jednak zadecydować o zasięgnięciu takiej opinii, zwłaszcza gdy wartość składnika mienia jest znaczna.

Protokół oceny stanu technicznego oraz opłacalności naprawy składników mienia należy przekazać kierownikowi jednostki. To on podejmuje ostateczną decyzję o zakwalifikowaniu składników mienia jako zbędnych lub zużytych oraz o sposobie ich zagospodarowania (§ 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Kierownik nie jest związany wnioskami komisji.

Po podjęciu przez organ administracji publicznej albo kierownika państwowej jednostki budżetowej decyzji o zakwalifikowaniu składnika rzeczowego majątku ruchomego jako zbędnego lub zużytego informację o każdym takim składniku należy zamieścić w BIP (na stronie podmiotowej jednostki). Obowiązek ten nie dotyczy składników, które zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym mają zostać sprzedane pracownikom jednostki.

Wzór 3. Informacja o składnikach rzeczowego majątku ruchomego zaliczonych do kategorii majątku zbędnego lub zużytego

Data ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

Informacja
o składnikach rzeczowego majątku ruchomego zaliczonych do kategorii majątku zbędnego lub zużytego

Na podstawie § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz.U. z 2025 r. poz. 228) informuję o posiadaniu zbędnych lub zużytych składników rzeczowego majątku ruchomego według zestawienia:

Jednostki sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, państwowe osoby prawne niezaliczane do sektora finansów publicznych oraz jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 ustawy z 14 grudnia 2016 – Prawo oświatowe (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1043) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, a także fundacje i organizacje pożytku publicznego, które prowadzą działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową, naukową, badawczo-rozwojową, wychowawczą, sportową lub turystyczną, zainteresowane otrzymaniem składników rzeczowych majątku ruchomego wymienionych w powyższej tabeli w formie nieodpłatnego przekazania lub darowizny, mogą składać pisemne wnioski według wzoru znajdującego się na stronie internetowej ……… (adres). Zainteresowane jednostki proszone są o wysłanie wniosku w formie pisemnej na adres ……… lub na adres e-mail: ………… w terminie do ……… (dzień miesiąc, rok). Osoba upoważniona do kontaktu ………… (imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nr telefonu, adres mailowy).

Podpis kierownika jednostki

……………………………………………

(imię i nazwisko)

Analiza stanu majątku ruchomego oraz ocena przydatności do dalszego użytkowania mieszczą się w zakresie obowiązku zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem JST – odpowiednio: gminy, powiatu i województwa (art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 60a ustawy o samorządzie województwa). Z tego względu działania te powinny być realizowane także w JST i ich jednostkach organizacyjnych. Ponieważ kwestie te nie zostały uregulowane w przepisach powszechnie obowiązujących, właściwe organy i osoby są zobowiązane do ich uregulowania we własnym zakresie – w tym również przez wzorowanie się na rozwiązaniach dotyczących mienia Skarbu Państwa (zob. rozdział 1).

2.1.5. Ograniczenia samodzielności organów i jednostek przy zagospodarowaniu mienia

Organy administracji publicznej oraz kierownicy państwowych jednostek budżetowych gospodarują samodzielnie mieniem ruchomym Skarbu Państwa powierzonym im w zarząd. Od tej zasady przewidziano jednak wyjątek określony w § 7 ust. 5–10 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Przepisy te nakładają obowiązek zgłoszenia Prezesowi Prokuratorii Generalnej RP zamiaru zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego w określony sposób, jeżeli ich łączna wartość – w ramach danego trybu zagospodarowania – przekracza:

• 200 000 zł albo
• 100 000 zł – w przypadku gdy zgłaszane zagospodarowanie zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego ma się odbyć w trybie określonym w ust. 2a lub 3a ww. rozporządzenia (tj. przez nieodpłatne przekazanie lub darowiznę bez wcześniejszego podjęcia próby sprzedaży).

Obowiązek zgłoszenia obejmuje wszystkie sposoby zagospodarowania składników mienia, tj. sprzedaż, oddanie w najem lub dzierżawę, nieodpłatne przekazanie oraz darowiznę.

Wartość graniczną, od której powstaje obowiązek zgłoszenia, ustala się w zależności od przyjętego sposobu zagospodarowania:

1) co do zasady – według oszacowanej wartości rynkowej składników mienia;

2) z wyjątkiem:

• nieodpłatnego przekazania między państwowymi jednostkami budżetowymi,
• likwidacji składników mienia,

gdzie wartość ustala się w kwocie brutto wykazanej w księgach rachunkowych (zob. rozdział 3).

Do zgłoszenia Prezesowi Prokuratorii Generalnej RP zamiaru zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego należy dołączyć:

• protokół oceny składników mienia jako zużytych lub zbędnych, sporządzony przez komisję ds. oceny,
• wykaz zużytych i zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego, zawierający propozycję sposobu ich zagospodarowania,
• informację o każdym zbędnym lub zużytym składniku rzeczowym majątku ruchomego, wraz ze wskazaniem terminu jej zamieszczenia w BIP,
• w przypadku zgłoszenia dotyczącego nieodpłatnego przekazania lub darowizny – wniosek podmiotu ubiegającego się o poszczególne składniki oraz projekt protokołu zdawczo-odbiorczego.

Poza dokumentami składanymi w ramach zgłoszenia Prezes Prokuratorii Generalnej RP może zwrócić się do organu lub kierownika jednostki o dodatkowe wyjaśnienia, niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia.

Prezes Prokuratorii może, w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia, wnieść zastrzeżenia do planowanego sposobu zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników rzeczowych mienia ruchomego. Zastrzeżenia te należy odpowiednio uzasadnić.

Jeśli w podanym terminie nie zgłosi zastrzeżeń, uznaje się, że kierownik jednostki może rozdysponować mienie w sposób przez siebie zaplanowany.

W przypadku wniesienia zastrzeżeń jednostka ma obowiązek przeprowadzenia powtórnej oceny przydatności składników mienia, z uwzględnieniem uwag Prezesa Prokuratorii. Nie oznacza to jednak, że musi zmienić wcześniej planowany sposób ich zagospodarowania – może go utrzymać, pod warunkiem przedstawienia uzasadnienia w protokole oceny. Po dokonaniu ponownej oceny jednostka jest zobowiązana powtórnie przeprowadzić procedurę zgłoszeniową, zgodnie z § 7 ust. 5–10 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym.

Ograniczenia w samodzielności podejmowania decyzji o zagospodarowaniu mienia zbędnego i zużytego mieszczą się w pojęciu zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem gminnym, powiatowym i województwa samorządowego (art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 60a ustawy o samorządzie województwa).

Ponieważ kwestie te nie są uregulowane w przepisach ogólnych, organy stanowiące JST mogą je ustalić samodzielnie, np. poprzez akty prawa miejscowego określające zasady zarządu mieniem przez jednostki organizacyjne JST (zob. rozdział 1).

3. Jak ustalić wartość zbędnych i zużytych składników majątkowych

Przy zagospodarowaniu składników rzeczowych majątku ruchomego należy ustalić ich wartość (§ 3 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Wartość ta określana jest wyłącznie na potrzeby zagospodarowania i nie ma wpływu na wartość księgową tych składników.

Co do zasady wartość składników rzeczowego majątku ruchomego, zagospodarowywanych w drodze sprzedaży, oddania w najem, dzierżawę, nieodpłatnego przekazania lub darowizny, określa się według ich wartości rynkowej. Wartość tę ustala się na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia oraz popytu na nie (chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej).

Za wycenę składników majątku odpowiada kierownik jednostki. Może ją powierzyć rzeczoznawcy lub pracownikom jednostki, działającym jednoosobowo lub w komisji. Decyzja o tym, kto będzie wyceniał rzecz zbędną lub zużytą, powinna zależeć od wartości księgowej brutto danej rzeczy oraz od zatrudnienia w jednostce pracowników, którzy mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie przy wycenie danego rodzaju mienia.

W praktyce wyceny składników mienia ruchomego o niskiej wartości księgowej brutto nie powierza się biegłemu rzeczoznawcy. Ich cenę (wartość) sprzedaży brutto jednostka może wiarygodnie oszacować we własnym zakresie, korzystając przy tym z powszechnie dostępnych informacji. Jeśli natomiast jednostka zatrudnia specjalistów w danej dziedzinie, nawet rzeczy o znacznej wartości mogą wycenić jej pracownicy.

Ogólnie obowiązujące przepisy nie ustalają procedur wyceny mienia zbędnego lub zużytego. Powinien je określić organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej w ramach procedur kontroli zarządczej I stopnia w jednostce (art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp). W szczególności powinien w nich wskazać elementy przedstawione w ramce.

Wyniki wyceny powinien zatwierdzić kierownik jednostki, składając podpis na protokole wyceny.

Opisanych tu procedur wyceny w cenie rynkowej nie należy stosować przy określaniu wartości składników rzeczowych majątku ruchomego zagospodarowywanych przez:

• nieodpłatne przekazanie między państwowymi jednostkami budżetowymi,
• likwidację.

W takich przypadkach wyceny dokonuje się według wartości księgowej brutto.

Jeżeli zagospodarowaniu mają podlegać składniki rzeczowe majątku ruchomego, które stanowią zespół służący realizacji określonego rodzaju działalności (zob. definicja zespołu w rozdziale 4), ich wartość należy ustalić łącznie. Trzeba zsumować wartości poszczególnych składników rzeczowych majątku ruchomego wchodzących w skład zespołu.

Wartość poszczególnych części ustala się najpierw na zasadach ogólnych, czyli przy zagospodarowaniu:

• odpłatnym – według wartości rynkowej,
• nieodpłatnym, przez przekazanie do innej państwowej jednostki budżetowej, oraz przy likwidacji – według wartości księgowej brutto.

Rozporządzenie w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym posługuje się pojęciami „wartość rynkowa”, „wartość księgowa brutto” lub „wartość” – bez bliższego określenia. W przypadku stosowania ogólnego pojęcia „wartość” konieczne jest jej wyjaśnienie w kontekście trybu zagospodarowania rzeczy wskazanego w danym przepisie, aby prawidłowo zinterpretować normę prawną (zob. przykład 26).

Prawidłowa wycena mienia zbędnego lub zużytego w celu jego zagospodarowania mieści się w pojęciu zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem gminnym, powiatowym i województwa samorządowego (art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 60a ustawy o samorządzie województwa). Ponieważ kwestii tych nie regulują przepisy ogólnie obowiązujące, jej zasady powinny określić odpowiednie organy JST lub kierownik jednostki (zob. rozdział 1).

Można się przy tym wzorować na rozwiązaniach obowiązujących w państwowych jednostkach organizacyjnych, z tym że ze względu na odmienności w stosunkach własnościowych w obrębie JST należy stosować zasady wyceny:

1) w wartości księgowej brutto – wyłącznie przy nieodpłatnym przekazaniu mienia ruchomego między jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi podległymi tej samej JST (np. szkołami jednej gminy),

2) w wartości rynkowej – przy darowiźnie mienia ruchomego na rzecz:

• państwowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną,
• państwowych jednostek budżetowych,
• osób prawnych utworzonych przez macierzystą gminę (np. przy przekazaniu mienia z gminnej szkoły do gminnej instytucji kultury),
• innych JST i ich jednostek organizacyjnych (np. przy przekazywaniu mienia między dwiema gminami albo gminą i powiatem),
• organizacji pożytku publicznego.

4. W jaki sposób można zagospodarować mienie zbędne i zużyte

Zbędne lub zużyte składniki rzeczowe majątku ruchomego będące własnością Skarbu Państwa mogą być zagospodarowane w sposób wskazany w § 2a ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, czyli przez:

• sprzedaż,
• oddanie w najem,
• oddanie w dzierżawę,
• nieodpłatne przekazanie,
• darowiznę,
• likwidację fizyczną.

Podstawową formą jest zagospodarowanie odpłatne, tj. sprzedaż, oddanie w najem lub dzierżawę. Oddanie nieodpłatne może nastąpić tylko wtedy, gdy sprzedaż z różnych przyczyn nie jest możliwa albo nie doszła do skutku.

Co do zasady, w określony sposób zagospodarowuje się pojedyncze składniki majątku ruchomego. Jeśli jednak zbędne lub zużyte składniki majątkowe stanowią zespół służący realizacji określonego rodzaju działalności, mogą być zagospodarowane na dwa sposoby:

1) jako zespół,

2) jako oddzielne rzeczy – po rozkompletowaniu zespołu.

Sposoby zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników mienia należącego do jednostek samorządu terytorialnego (JST) nie zostały uregulowane w przepisach ogólnie obowiązujących. Powinny zostać określone przez właściwe organy JST (zob. rozdział 1).

Przy określaniu zasad zagospodarowania zbędnego lub zużytego mienia JST można wzorować się na rozwiązaniach stosowanych w państwowych jednostkach organizacyjnych. Ze względu na odmienny charakter stosunków własnościowych w JST konieczne jest jednak uwzględnienie dodatkowego etapu – nieodpłatnego przekazywania lub darowizny mienia między jednostkami organizacyjnymi podporządkowanymi tej samej JST (zob. rozdział 4.2).

4.1. Sprzedaż, oddawanie w najem lub dzierżawę

Podstawowym sposobem zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników mienia ruchomego Skarbu Państwa jest sprzedaż. Wynika to z § 2a ust. 3 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, który stanowi, że nieodpłatne przekazanie lub darowizna może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy sprzedaż nie dojdzie do skutku – z wyjątkiem przypadków wskazanych w przepisach szczególnych (zob. rozdział 4.2).

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym sprzedaż może nastąpić w trybie:

Zasady zagospodarowania zbędnego lub zużytego mienia ruchomego należącego do JST przez sprzedaż nie zostały uregulowane w przepisach ogólnie obowiązujących. Powinny je określić odpowiednie organy JST – w granicach ich kompetencji – lub kierownik jednostki (zob. rozdział 1).

Przy opracowywaniu tych zasad można wzorować się na rozwiązaniach stosowanych w państwowych jednostkach organizacyjnych, z tym że w przypadku JST podstawowym sposobem zagospodarowania jest redystrybucja mienia między jednostkami organizacyjnymi podległymi jednej JST (zob. rozdział 4.2).

Dopiero gdy nie ma możliwości takiego zagospodarowania, rozważa się – w kolejności – sprzedaż, a następnie darowiznę.

4.1.1. Sprzedaż, oddanie w najem lub dzierżawę w trybie przetargu, publicznego zaproszenia do negocjacji lub aukcji

Przetarg, aukcję lub sprzedaż bezprzetargową organizuje, ogłasza i przeprowadza organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej (§ 10 ust. 1, § 25 ust. 3 i § 27 ust. 3 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

Czynności związane z przeprowadzeniem przetargu, negocjacji lub aukcji organ lub kierownik jednostki powierza odpowiednio co najmniej trzyosobowej komisji przetargowej lub komisji ds. negocjacji albo jednoosobowo pracownikowi prowadzącemu aukcję. Jeśli stan zatrudnienia w jednostce nie pozwala na powołanie trzyosobowej komisji, przetarg lub negocjacje przeprowadza sam organ administracji lub kierownik jednostki.

Zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego należących do organu administracji publicznej lub państwowej jednostki budżetowej, a także jednostki podległej temu organowi lub przez niego nadzorowanej, nie mogą nabywać w drodze przetargu, publicznego zaproszenia do negocjacji lub aukcji osoby wymienione w ramce.

Ustawowy zakaz nabywania zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego przez osoby wymienione w ramce jest szeroki i ma na celu ochronę mienia Skarbu Państwa przed zagarnięciem w drodze ustawianych procedur (czyli takich, których wynik jest z góry ustalony przez pracowników jednostki sprzedających i nabywających składniki majątkowe, a rzeczy są nabywane bez faktycznej licytacji).

Ze względu na brak szczegółowych przepisów realizujących ww. zakaz przed przystąpieniem do procedury przetargu, aukcji lub negocjacji uczestnicy powinni złożyć pisemne oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej, potwierdzające brak okoliczności wyłączających ich z udziału w postępowaniu.

Ponadto na każdym etapie procedury (także po jej rozstrzygnięciu, ale przed wydaniem mienia nabywcy) zarówno uczestnicy przetargu, aukcji lub negocjacji, jak i pracownicy jednostki, którzy w niej nie uczestniczą, mogą zgłosić organowi lub osobie prowadzącej postępowanie fakt zaistnienia okoliczności wyłączających udział danej osoby.

W przypadku udziału w procedurze osób podlegających wyłączeniu postępowanie unieważnia się, chyba że nie miało to wpływu na wynik, tj. zakończyło się wynikiem negatywnym lub zwyciężyła osoba niepodlegająca wyłączeniu.

Cenę wywoławczą do przetargu lub aukcji ustala się na poziomie wartości rynkowej (zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

Cenę minimalną do negocjacji ustala się na poziomie nie niższym niż kwota wyceny w wartości rynkowej, co oznacza, że może być równa lub wyższa niż ta wartość.

Jeśli pierwszy przetarg lub aukcja nie zakończą się zawarciem umowy sprzedaży, jednostka ma obowiązek przeprowadzić drugi przetarg (aukcję) w terminie trzech miesięcy od dnia zamknięcia pierwszej procedury. Cena wywoławcza w drugim przetargu (aukcji) może zostać obniżona – maksymalnie do 50% ceny wywoławczej z pierwszego przetargu (aukcji). Obniżenie ceny jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem, dlatego organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej może pozostawić ją na dotychczasowym poziomie. Warunkiem obniżenia ceny jest przeprowadzenie drugiej procedury w wymaganym, 3-miesięcznym terminie.

Po zakończeniu wynikiem negatywnym drugiego przetargu (aukcji) jednostka nie ma obowiązku organizowania dalszych przetargów (aukcji).

Uregulowań tych nie stosuje się jednak do negocjacji, gdzie cena wynegocjowana musi mieścić się w warunkach granicznych transakcji (między ceną wyjściową a ceną minimalną, nie niższą niż wartość rynkowa rzeczy), a po zakończeniu negocjacji wynikiem negatywnym jednostka nie musi organizować kolejnych negocjacji.

Komisja przetargowa (lub negocjacyjna, ewentualnie pracownik prowadzący aukcję) odpowiada za przeprowadzenie procedury oraz sporządzenie protokołu z przebiegu przetargu, negocjacji lub aukcji (§ 10 ust. 2, § 24, § 26 i § 27 ust. 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

Ostateczną decyzję o sprzedaży składników mienia podejmuje kierownik jednostki, zatwierdzając protokół przez złożenie podpisu.

Finalizacja transakcji następuje z chwilą zapłaty ceny sprzedaży i wydania rzeczy nabywcy.

W przypadku sprzedaży w trybie:

• przetargu lub aukcji – wydanie rzeczy nie może nastąpić przed zapłatą całej ceny,
• negocjacji – wydanie rzeczy następuje w terminie uzgodnionym przez strony.

Do najmu i dzierżawy odpowiednio stosuje się przepisy dotyczące sprzedaży w trybie przetargu publicznego, publicznego zaproszenia do negocjacji oraz aukcji (§ 37 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

4.1.2. Sprzedaż w trybie bezprzetargowym

Sprzedaż w trybie bezprzetargowym może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych przepisami rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Jest to sprzedaż:

• rzeczy, których wartość rynkowa jest niższa lub równa 2000 zł,
• swoim pracownikom, w przypadku rzeczy, których wartość rynkowa nie przekracza kwoty określonej w art. 16f ust. 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop),
• w trybie szczególnym, w przypadku rzeczy niezbędnych do usuwania zagrożeń dla życia lub zdrowia, mienia, środowiska, porządku publicznego lub innego ważnego interesu publicznego, których wartość rynkowa przekracza 2000 zł.

4.1.2.1. Sprzedaż rzeczy o niskiej wartości rynkowej

Bez przetargu można sprzedać rzeczy, których wartość rynkowa jest niższa lub równa 2000 zł. Wynika to z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, który wprowadza obowiązek zastosowania trybu przetargowego (przetargu publicznego, publicznego zaproszenia do negocjacji lub aukcji) tylko dla rzeczy o wartości rynkowej wyższej niż 2000 zł. Wprowadzone ograniczenie kwotowe ma na celu ekonomikę postępowania, gdzie sprzedaż przetargowa mogłaby pociągać za sobą koszty niewspółmierne do ewentualnie osiągniętych dochodów.

Przepisy nie zawierają żadnych uregulowań dotyczących takiej sprzedaży. Należy tu stosować przepisy k.c. dotyczące zawierania umów oraz ewentualne uregulowania wewnętrzne wprowadzone przez kierownika jednostki w zakresie kontroli zarządczej I stopnia (art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp).

4.1.2.2. Sprzedaż na rzecz pracowników jednostki

W przypadkach określonych w § 8 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym jednostka może sprzedać niektóre rzeczy bez przetargu na rzecz pracowników. Warunki, jakie należy zachować w takim przypadku, przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Warunki, na jakich jednostka może sprzedać składniki mienia ruchomego swoim pracownikom

Przepis o możliwości sprzedaży bezprzetargowej stosuje się odpowiednio do sprzedaży składników rzeczowych majątku ruchomego oddanych do użytku służbowego osobom zajmującym kierownicze stanowiska państwowe w rozumieniu art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, przy czym:

• okres, na który oddano te składniki do użytku służbowego, może być krótszy niż rok,
• nie stosuje się granicznej maksymalnej wartości sprzedawanego mienia w kolejnych latach zatrudnienia.

Z kolei ograniczenie maksymalnej wartości sprzedawanego mienia w kolejnych czterech latach stosuje się odpowiednio do sprzedaży składników rzeczowych majątku ruchomego przekazanych posłowi przez Kancelarię Sejmu albo senatorowi przez Kancelarię Senatu lub zakupionych ze środków otrzymanych przez posła albo senatora w ramach ryczałtu na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem biura poselskiego, senatorskiego lub poselsko-senatorskiego, temu posłowi albo senatorowi w związku z zakończeniem wykonywania przez niego mandatu.

4.1.2.3. Sprzedaż bezprzetargowa w trybie szczególnym

W trybie szczególnym bez przetargu mogą być sprzedawane rzeczy niezbędne do usuwania zagrożeń dla życia lub zdrowia, mienia w znacznych rozmiarach, środowiska, bezpieczeństwa, porządku publicznego lub innego ważnego interesu publicznego, których wartość rynkowa przekracza 2000 zł (§ 36a rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Sprzedaż może być dokonana przy łącznym zachowaniu następujących warunków:

• rzeczy muszą być niezbędne dla usunięcia ww. zagrożenia,
• sprzedaży można dokonać na rzecz posiadającej osobowość prawną jednostki sektora finansów publicznych, państwowej osoby prawnej, która nie jest jednostką sektora finansów publicznych, lub na rzecz osoby prawnej, wobec której organ władzy publicznej lub JST jest organem założycielskim lub nad którą sprawuje nadzór, w szczególności w przypadku której posiada uprawnienie do powoływania większości członków jej organów nadzorczych,
• Prezes Prokuratorii Generalnej RP nie zgłosił zastrzeżeń do takiej sprzedaży.

Zawarcie umowy sprzedaży następuje w trybie określonym w przepisach art. 66–70 k.c. dotyczących oferty. Do oferty załącza się uzasadnienie wykazujące wystąpienie co najmniej jednego z ww. zagrożeń oraz niezbędność składnika rzeczowego majątku ruchomego dla usunięcia tego zagrożenia lub usuwania jego skutków. Proponowana w ofercie cena sprzedaży nie może być niższa niż jego wartość rynkowa. Nabywca jest zobowiązany zapłacić cenę nabycia w terminie nie dłuższym niż siedem dni od dnia zawarcia umowy sprzedaży. Rzecz należy wydać nabywcy po uiszczeniu ceny sprzedaży, chyba że czekanie z tym mogłoby istotnie zwiększyć co najmniej jedno z ww. zagrożeń.

4.2. Zagospodarowanie nieodpłatne – zasady ogólne

Zbędne lub zużyte składniki rzeczowe majątku ruchomego Skarbu Państwa albo JST mogą być zagospodarowane przez nieodpłatne przekazanie lub darowiznę.

Nieodpłatne przekazanie i darowizna nie są pojęciami tożsamymi i nie można ich stosować zamiennie.

Umowa darowizny jest zdefiniowana w przepisach tytułu XXXIII k.c. „Darowizna”. Na jej podstawie darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem własnego majątku. Co do zasady oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego. Jednakże umowa zawarta bez zachowania tej formy staje się ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione.

Ponieważ darowizna jest umową cywilnoprawną, do jej zawarcia wymagane są dwie odrębne strony tego stosunku cywilnoprawnego – darczyńca i obdarowany. Z tego względu umowy darowizny nie mogą zawrzeć ze sobą organy administracji rządowej oraz kierownicy państwowych jednostek budżetowych. Obie te strony występują jako reprezentanci Skarbu Państwa w zakresie operacji dotyczących zbywania mienia Skarbu Państwa powierzonego tym jednostkom oraz nabytego przez nie w trakcie prowadzonej działalności (art. 6 ust. 1 i 2 ustawy o mieniu państwowym). A zatem w tym przypadku nie występuje odrębność stron, wymagana dla ważności umowy darowizny.

Podobna zasada obowiązuje w przypadku JST. Umowy darowizny nie mogą zawrzeć ze sobą:

1) urząd obsługujący organy JST (urząd gminy, miasta, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski) i podległa danej JST jednostka budżetowa lub samorządowy zakład budżetowy,

2) dwie samorządowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej podległe tej samej JST.

W obu przypadkach strony reprezentują ten sam podmiot – JST. Zarząd JST działa w imieniu i na rachunek JST na podstawie upoważnienia do reprezentacji wynikającego z samorządowych ustaw ustrojowych, a kierownicy jednostek niemających osobowości prawnej występują w imieniu i na rachunek JST na podstawie pełnomocnictw udzielonych im przez zarząd (art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, art. 48 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 56 ust. 1 ustawy o samorządzie województwa).

W rezultacie zawarcie umowy darowizny między takimi podmiotami oznaczałoby, że JST „daje coś sama sobie”. Nie dochodziłoby więc do żadnego realnego przysporzenia majątku po stronie JST – jedynie do przesunięcia składnika majątkowego wewnątrz tej samej osoby prawnej.

Ze względu na specyfikę stosunków własnościowych w sektorze finansów publicznych w praktyce funkcjonuje instytucja tzw. nieodpłatnego przekazania. Ma zastosowanie w sytuacjach, gdy zasady racjonalnego gospodarowania składnikami majątkowymi Skarbu Państwa lub JST uzasadniają przekazanie rzeczy między jednostkami organizacyjnymi, które – z uwagi na reprezentowanie tego samego podmiotu – nie mogą zawrzeć między sobą umowy cywilnoprawnej (np. darowizny, najmu, dzierżawy czy użyczenia).

Nieodpłatne przekazanie ma szerszy zakres niż darowizna. W ramach nieodpłatnego przekazania składniki majątkowe mogą być przenoszone między jednostkami:

• na stałe (bez zastrzeżenia obowiązku zwrotu) – składniki trafiają do jednostki otrzymującej w zarząd i od tego momentu to ona decyduje o ich dalszym wykorzystaniu, zbyciu lub likwidacji,
• czasowo (z zastrzeżeniem obowiązku zwrotu) – jednostka otrzymująca może użytkować składniki majątkowe przez określony czas, po czym musi je zwrócić do jednostki przekazującej; w trakcie użytkowania nie ma prawa do ich zbycia ani likwidacji – te decyzje pozostają po stronie jednostki przekazującej.

Zasad i procedur zagospodarowania mienia zbędnego lub zużytego należącego do JST przez nieodpłatne przekazanie lub darowiznę nie regulują przepisy ogólnie obowiązujące. Powinny je określić odpowiednie organy JST lub kierownik jednostki (zob. rozdział 1). Przy ich formułowaniu można wzorować się na rozwiązaniach obowiązujących w państwowych jednostkach organizacyjnych, z uwzględnieniem specyfiki sektora samorządowego. W JST podstawowy sposób zagospodarowania to redystrybucja między jednostkami organizacyjnymi podległymi jednej JST. Dopiero jeśli mienie ruchome nie zostanie zagospodarowane w ten sposób, należy rozważyć kolejno jego sprzedaż lub darowiznę na rzecz innych jednostek.

Wynika to z zasady gospodarowania mieniem JST w sposób oszczędny i racjonalny, nakierowany na ochronę zasobów (art. 68 uofp). Mienie ruchome należące do danej JST powinno pozostawać w jej zasobach tak długo, jak długo może służyć efektywnemu i oszczędnemu wykonywaniu jej zadań. Chodzi przy tym o potrzeby JST jako całości, a nie poszczególnych jednostek organizacyjnych.

Dlatego mienie zbędne (w tym zużyte) w samorządowej jednostce budżetowej lub samorządowym zakładzie budżetowym powinno być w pierwszej kolejności przekazane innej jednostce organizacyjnej tej samej JST niemającej osobowości prawnej (jednostce budżetowej, samorządowemu zakładowi budżetowemu). Jeśli nie jest to możliwe, należy rozważyć przekazanie do innej jednostki organizacyjnej nadzorowanej przez JST, np. instytucji kultury, osoby prawnej utworzonej przez JST na podstawie odrębnych ustaw czy spółki ze 100% udziałem JST.

Dopiero w sytuacji gdy nie znajdzie się chętny w ramach struktur organizacyjnych JST, można rozważyć inne formy zagospodarowania: sprzedaż, oddanie w najem, dzierżawę lub użyczenie, nieodpłatne przekazanie do innych jednostek sektora finansów publicznych albo do organizacji pożytku publicznego. Ostatecznością powinna być fizyczna likwidacja mienia.

W związku z przyjętą kolejnością zagospodarowania mienia JST w JST powinien funkcjonować system redystrybucji zbędnego i zużytego mienia ruchomego między jednostkami organizacyjnymi podległymi i nadzorowanymi przez tę JST. System ten może być zorganizowany w jeden z dwóch głównych sposobów, gdzie za redystrybucję zbędnych składników mienia w ramach całej JST odpowiadają:

1) kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych albo

2) wydzielona komórka organizacyjna urzędu obsługującego organy JST (lub samorządowego centrum usług wspólnych – CUW).

SPOSÓB 1

Po stwierdzeniu, że określony składnik mienia ruchomego stał się zbędny w działalności danej jednostki, kierownik tej jednostki:

• zamieszcza informację o tym w BIP (na stronie internetowej, w inny sposób przyjęty w JST),
• informuje inne jednostki podległe danej JST (jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe) o tym składniku (np. telefonicznie, mailowo),
• wyznacza termin, w którym składnik mienia można obejrzeć i zgłosić chęć przejęcia go.

Jeśli chęć przejęcia zgłosi:

• tylko jedna jednostka budżetowa lub samorządowy zakład budżetowy, dotychczasowy zarządca (użytkownik) przekazuje składnik mienia tej jednostce,
• więcej niż jedna jednostka niemająca osobowości prawnej – jednostkę właściwą wskazuje zarząd JST odpowiedzialny za gospodarkę mieniem JST (art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, art. 32 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie województwa).

SPOSÓB 2

Kierownicy poszczególnych jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych zgłaszają zbędne lub zużyte składniki mienia do wyodrębnionej komórki organizacyjnej urzędu obsługującego organy JST (lub CUW). Ta komórka odpowiada za wybór odpowiedniego do sytuacji sposobu zagospodarowania zbędnego składnika mienia ruchomego i przeprowadzenie odpowiednich procedur (zob. sposób 1).

Zestawienie różnic między nieodpłatnym przekazaniem a darowizną przedstawia tabela 4.

Tabela 4. Porównanie darowizny i nieodpłatnego przekazania w jednostkach sektora finansów publicznych

4.2.1. Warunki, w jakich może nastąpić nieodpłatne zagospodarowanie

Podstawowym trybem zagospodarowania zbędnych lub zużytych składników mienia Skarbu Państwa jest sprzedaż.

Nieodpłatne przekazanie lub darowizna stanowią wyjątek od tej zasady i mogą zostać zastosowane dopiero wówczas, gdy:

• sprzedaż nie doszła do skutku, mimo jej uprzedniego ogłoszenia, lub
• przepisy szczególne dopuszczają możliwość pominięcia etapu sprzedaży.

Tak stanowi § 2a ust. 3 rozporządzenia w sprawie gospodarowania składnikami rzeczowymi mienia ruchomego.

Sprzedaż nie dochodzi do skutku, gdy mimo przeprowadzenia określonych procedur nie zostaje zawarta umowa sprzedaży. Dotyczy to sytuacji, w których:

• mimo przeprowadzenia dwóch przetargów publicznych lub dwóch aukcji albo jednej negocjacji nie zgłosili się chętni do udziału lub osoby, które się zgłosiły, nie spełniały wymogów (np. nie wniosły wadium, złożyły niekompletne oferty),
• żaden z uczestników kolejnych dwóch przetargów lub dwóch aukcji albo jednej negocjacji nie zaoferował ceny minimalnej,
• podmiot, który wygrał przetarg, aukcję lub negocjacje, odstąpił od zawarcia umowy,
• nie zgłosili się chętni do zakupu składników mienia o wartości poniżej 2000 zł, mimo że jednostka oferowała je do sprzedaży w trybie bezprzetargowym.

Pominięcie etapu sprzedaży jest dopuszczalne w przypadkach podanych w § 7 ust. 2a, 3a i 3b, § 39 ust. 2 oraz § 41 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. Warunki, które należy przy tym spełnić, przedstawia tabela 5.

Tabela 5. Warunki, na jakich zbędne i zużyte składniki rzeczowe mienia ruchomego Skarbu Państwa mogą zostać przekazane nieodpłatnie lub w formie darowizny bez podjęcia wcześniej próby sprzedaży

4.2.2. Procedura nieodpłatnego przekazania mienia

Organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej może nieodpłatnie przekazać składniki rzeczowe majątku ruchomego jednostce sektora finansów publicznych lub państwowej osobie prawnej, która nie jest jednostką sektora finansów publicznych. Procedura ma zastosowanie zarówno w przypadkach, gdy następuje nieodpłatne przekazanie rzeczy bez podjęcia próby jej sprzedaży, jak i wówczas, gdy sprzedaż nie doszła do skutku.

Nieodpłatne przekazanie co do zasady następuje na pisemny wniosek jednego z uprawnionych podmiotów – jednostki zainteresowanej ich nabyciem.

Taki wniosek powinien zawierać nie tylko dane identyfikujące jednostkę oraz składnik mienia, ale także uzasadnienie potrzeby jego nieodpłatnego pozyskania. W ramce przedstawiono elementy, jakie należy w nim uwzględnić.

Złożony wniosek rozpatruje organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej w terminie 60 dni od daty jego wpływu. Wniosek może zostać rozpatrzony pozytywnie lub negatywnie. Przepisy nie przewidują żadnego trybu odwoławczego.

Wniosek nie jest wymagany wyłącznie w przypadku nieodpłatnego przekazania składników rzeczowych majątku ruchomego do JST, gdy służą one realizacji zadań publicznych z zakresu administracji rządowej. W takiej sytuacji przekazanie może nastąpić z inicjatywy właściciela, jedynie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Dodatkowo jednostka przekazująca ma obowiązek zamieszczenia informacji o nieodpłatnym przekazaniu składników rzeczowych majątku ruchomego na rzecz JST w BIP – na właściwej stronie podmiotowej. Wymóg ten zapewnia przejrzystość działań związanych z gospodarowaniem mieniem Skarbu Państwa.

Przepisy nie regulują sytuacji, w której o przekazanie tej samej rzeczy ubiega się kilku zainteresowanych. Decyzja w takiej sprawie należy do organu administracji publicznej lub kierownika jednostki. Jedyną wskazówką zawartą w § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym jest zalecenie, aby przy podejmowaniu decyzji o nieodpłatnym przekazaniu w pierwszej kolejności uwzględniać potrzeby jednostek sektora finansów publicznych.

W praktyce, jeżeli o dany składnik mienia ubiega się kilka jednostek sektora finansów publicznych, organ najczęściej rozstrzyga na podstawie uzasadnienia zawartego we wnioskach. Brane pod uwagę są m.in. pilność potrzeby, zakres realizowanych zadań, brak alternatywnego wyposażenia czy możliwości sfinansowania zakupu ze środków własnych. Warto więc zadbać o rzetelne i szczegółowe uzasadnienie, które pokaże, że przekazanie rzeczy rzeczywiście wpłynie na poprawę realizacji zadań publicznych.

Przy braku wytycznych, jak postąpić, gdy o nieodpłatne przekazanie mienia ubiegają się dwie jednostki sektora finansów publicznych albo dwie osoby prawne nienależące do tego sektora, podmiot przekazujący powinien się kierować własnym osądem co do tego, w której z tych jednostek mienie to będzie lepiej służyło celom społecznym.

Ocena ta powinna być udokumentowana i oparta na racjonalnych przesłankach, aby w razie potrzeby możliwe było jej uzasadnienie.

Nieodpłatnego przekazania dokonuje się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który dokumentuje przejęcie rzeczy przez uprawniony podmiot oraz potwierdza spełnienie warunków przekazania. Protokół ten powinien zawierać co najmniej elementy podane w ramce.

Nieodpłatne przekazanie może nastąpić na czas oznaczony lub nieoznaczony.

W przypadku gdy przekazanie odbywa się między państwowymi jednostkami organizacyjnymi (np. dwiema państwowymi jednostkami budżetowymi), protokół zdawczo-odbiorczy stanowi jedyny dokument potwierdzający dokonanie operacji.

Jeśli nieodpłatne przekazanie następuje na rzecz innej jednostki organizacyjnej niż państwowa (np. samorządowej lub podmiotu spoza sektora finansów publicznych), protokół zdawczo-odbiorczy poświadcza wydanie rzeczy oddawanej na podstawie umowy użyczenia (art. 710–719 k.c.). Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Odpowiada również za przypadkową utratę lub uszkodzenie rzeczy, jeżeli:

• używa jej niezgodnie z umową, z właściwościami lub z przeznaczeniem,
• powierza rzecz osobie trzeciej bez upoważnienia,

a do utraty lub uszkodzenia by nie doszło, gdyby korzystał z niej prawidłowo lub nie przekazał jej innej osobie.

Po zakończeniu użyczenia biorący obowiązany jest zwrócić użyczającemu rzecz w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z prawidłowego korzystania.

4.2.3. Procedura dokonania darowizny

Organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej może dokonać darowizny składników rzeczowych majątku ruchomego na rzecz:

• jednostek sektora finansów publicznych lub państwowych osób prawnych, które nie należą do sektora finansów publicznych,
• jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 2 ustawy – Prawo oświatowe, niebędących jednostkami sektora finansów publicznych,
• fundacji oraz organizacji pożytku publicznego, które prowadzą działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową, naukową, badawczo-rozwojową, wychowawczą, sportową lub turystyczną, z przeznaczeniem na realizację ich celów statutowych.

Jeśli zbędne lub zużyte składniki rzeczowe majątku ruchomego stanowią dobra kultury, w tym zabytki w rozumieniu ustawy o ochronie zabytków, mogą być przekazane w formie darowizny wyłącznie instytucjom kultury lub innym jednostkom sektora finansów publicznych, których zadaniem jest sprawowanie opieki nad zabytkami (np. państwowym lub samorządowym muzeom, izbom pamięci, skansenom, bibliotekom).

Procedura ma zastosowanie zarówno w sytuacjach, gdy darowizna następuje bez wcześniejszej próby sprzedaży rzeczy, jak i wtedy, gdy sprzedaż nie doszła do skutku.

Darowizna co do zasady wymaga pisemnego wniosku jednego z uprawnionych podmiotów.

Wniosek powinien zawierać w szczególności elementy wskazane w ramce.

Dodatkowo na żądanie organu administracji publicznej lub kierownika państwowej jednostki budżetowej zainteresowany podmiot musi przedstawić statut albo inny dokument określający jego organizację oraz przedmiot działalności.

Przepisy rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym nie podają terminu, w jakim ma zostać rozpatrzony wniosek. Należy w tym zakresie stosować odpowiednio przepisy dotyczące zawierania umów, w tym umowy darowizny, określone w art. 66–70 i art. 888–902 k.c. (w tym dotyczące składania ofert i terminu związania ofertą).

Przepisy nie przewidują żadnych procedur w sytuacji, gdy o darowanie rzeczy zwróci się więcej niż jeden podmiot. Ostateczne rozstrzygnięcie należy do organu administracji publicznej lub kierownika jednostki. Jedyna wskazówka, jaka w tej sprawie jest zawarta w § 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym, stanowi, że przy podejmowaniu decyzji o zagospodarowaniu zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego przez darowiznę uwzględnia się, w pierwszej kolejności, potrzeby jednostek sektora finansów publicznych.

Przy braku wytycznych, jak postąpić, gdy o darowiznę mienia ubiegają się dwie jednostki sektora finansów publicznych albo dwa podmioty nienależące do tego sektora, podmiot przekazujący powinien się kierować własnym osądem co do tego, w której z tych jednostek mienie to będzie lepiej służyło celom społecznym.

Umowę darowizny można zawrzeć w formie zwykłej pisemnej (dla celów dowodowych). Co prawda art. 890 § 1 k.c. wymaga dla oświadczenia darczyńcy formy aktu notarialnego, jednak wprowadza od tego wyjątek, według którego umowa darowizny zawarta bez zachowania tej formy staje się ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione. Poświadczeniem wykonania umowy darowizny jest protokół zdawczo-odbiorczy rzeczy, który sporządza się na takich samych zasadach jak protokół zdawczo-odbiorczy przy nieodpłatnym przekazaniu rzeczy (zob. rozdział 4.2.2).

Darczyńca ma obowiązek zamieszczenia informacji o dokonanych darowiznach składników rzeczowych majątku ruchomego w BIP na właściwej stronie podmiotowej. Wymóg ten służy zachowaniu przejrzystości w sprawach gospodarowania mieniem Skarbu Państwa.

4.3. Likwidacja mienia ruchomego

Organ administracji publicznej lub kierownik państwowej jednostki budżetowej może zlikwidować zarówno zużyte, jak i zbędne składniki mienia ruchomego, pod warunkiem że nie zostały zagospodarowane w drodze sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę, nieodpłatnego przekazania lub darowizny (§ 2a ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym).

Bez próby zagospodarowania w ww. sposób można zlikwidować rzeczy, które spełniają jeden z warunków podanych w ramce.

Katalog wyjątków ma charakter zamknięty. Kierownik jednostki nie może go rozszerzać w drodze zarządzenia wewnętrznego.

Zbędne i zużyte składniki majątku ruchomego likwiduje się zgodnie z ustawą z 14 grudnia 2012 r. o odpadach (dalej: ustawa o odpadach). Przez odpady rozumie się każdy przedmiot, którego posiadacz zamierza się pozbyć, pozbywa się lub do pozbycia się jest zobowiązany (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o odpadach). Organy administracji rządowej oraz państwowe jednostki budżetowe są wytwórcami odpadów, które powstają w wyniku prowadzonej przez nie działalności (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o odpadach). W związku z tym muszą przestrzegać przepisów w zakresie tzw. hierarchii sposobów postępowania z odpadami (art. 17–19 ww. ustawy).

Zapobieganie powstawaniu odpadów w odniesieniu do składników rzeczowych majątku ruchomego polega na podjęciu próby ich zagospodarowania przez ich sprzedaż, oddanie w najem, dzierżawę, nieodpłatne przekazanie bądź darowiznę. W przypadku rzeczy uszkodzonych lub zniszczonych jednostka powinna w pierwszej kolejności rozważyć ich naprawę i dalsze użytkowanie. Może od tego odstąpić jedynie wtedy, gdy naprawa jest niemożliwa lub nieopłacalna. Wytwórca odpadów może także we własnym zakresie odzyskiwać – w ramach likwidacji składników majątkowych – te części, które nadają się do ponownego wykorzystania, np. jako elementy peryferyjne, dodatkowe lub zamienne do maszyn i urządzeń.

Ważne jest, aby pamiętać, że:

• uszkodzony sprzęt traci status środka trwałego, jeżeli nie nadaje się już do dalszego używania – nawet jeśli fizycznie pozostaje w jednostce,
• rachunkowa likwidacja nie oznacza obowiązku fizycznego pozbycia się rzeczy – możliwe jest odzyskanie z niej części, które będą nadal wykorzystywane,
• odzyski polikwidacyjne należy ująć na stanie materiałów magazynowych i wykorzystywać zgodnie z ich charakterem (np. jako części zamienne),
• czynność powinna być udokumentowana – zarówno likwidacja środka trwałego (LT), jak i przyjęcie odzyskanych części (PW),
• decyzja należy do kierownika jednostki, ale powinna być poprzedzona wnioskiem osoby odpowiedzialnej za sprzęt i np. opinią komisji likwidacyjnej.

Inne sposoby odzysku odpadów – takie jak recykling, odzyskiwanie energii (przez spalenie) czy unieszkodliwienie – rzadko są przeprowadzane bezpośrednio przez jednostki wytwarzające odpady, ponieważ nie dysponują one odpowiednimi warunkami technicznymi. Dlatego likwidacja zbędnych i zużytych składników rzeczowego majątku ruchomego w działalności organów administracji i państwowych jednostkach budżetowych zazwyczaj kończy się oddaniem ich na wysypisko odpadów komunalnych lub do PSZOK albo do innych podmiotów prowadzących zbiórkę danego rodzaju odpadów, np. na złomowisko.

Likwidacja składników rzeczowych majątku ruchomego polega na ich zniszczeniu (§ 42 ust. 2a rozporządzenia w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym). Przepisy nie precyzują, na czym dokładnie ma polegać samo zniszczenie. Zgodnie z potocznym znaczeniem tego słowa zniszczyć coś to sprawić, że przestaje istnieć lub staje się niezdatne do użytku (Słownik języka polskiego PWN). W praktyce sposób zniszczenia powinien być dostosowany do rodzaju, właściwości i stanu technicznego likwidowanej rzeczy.

Niszczenie przedmiotów w ramach likwidacji fizycznej ma na celu zapobieganie nadużyciom polegającym na fikcyjnym stawianiu w stan likwidacji księgowej rzeczy zdatnych do użytku w celu ich przywłaszczenia przez pracowników jednostki. Aby procedura była skuteczna, likwidacja fizyczna powinna odbywać się komisyjnie. Komisję likwidacyjną, w składzie co najmniej trzyosobowym, powołuje kierownik jednostki w drodze zarządzenia wewnętrznego spośród pracowników jednostki. W zarządzeniu można także określić obowiązki komisji oraz przypisać odpowiedzialność poszczególnym członkom za ich wykonanie. Jednak postanowień tych nie zamieszcza się, gdy tryb pracy komisji likwidacyjnej został już ustalony w przepisach regulujących procedury kontroli zarządczej I stopnia w jednostce.

Komisja likwidacyjna może mieć charakter stały lub doraźny (powołana np. w celu likwidacji określonych składników majątkowych lub do działania w określonym czasie, np. w trakcie inwentaryzacji okresowej aktywów).

Wzór 4. Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie powołania stałej komisji likwidacyjnej

Data* ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

ZARZĄDZENIE nr ………

Kierownika jednostki …………

z dnia …………

w sprawie powołania stałej komisji likwidacyjnej

§ 1. Z dniem ………… (dzień, miesiąc, rok)* powołuję stałą komisję ds. przeprowadzania likwidacji rzeczowych składników majątku ruchomego, w składzie:

− Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko).

Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania.

§ 2. Komisja przeprowadza czynności likwidacyjne, o których mowa w § 10–12 Instrukcji w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym w jednostce, w pełnym składzie.

§ 3. Czynności polegające na odzyskaniu części składnika majątkowego zdatnych do dalszego użytkowania (części zamienne, materiały eksploatacyjne) może wykonywać pracownik mający odpowiednie umiejętności, działający pod nadzorem komisji likwidacyjnej. Fakt jego udziału odnotowuje się w protokole likwidacji.

§ 4. Przeprowadzenie likwidacji dokumentuje się w protokole, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym. Za sporządzenie protokołu odpowiada przewodniczący komisji.

§ 5. Wykonanie zarządzenia powierza się ………… (imię, nazwisko, stanowisko służbowe).

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania*.

Data i podpis kierownika jednostki ………… (imię, nazwisko)

* Daty wydania, podpisania, a także powołania komisji mogą być takie same lub różne. Data powołania komisji nie może być wcześniejsza niż data wejścia w życie zarządzenia.

Jeśli liczba pracowników jednostki uniemożliwia powołanie trzyosobowej komisji likwidacyjnej, nie powołuje się komisji. W takim przypadku czynności likwidacyjne wykonuje jednoosobowo organ administracji rządowej lub kierownik jednostki.

Rozporządzenie w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym nie zawiera żadnych ograniczeń co do składu osobowego komisji likwidacyjnej. Jednak w celu zapobiegania nadużyciom w skład komisji nie powinni wchodzić pracownicy:

• którym powierzono odpowiedzialność za likwidowane składniki mienia,
• odpowiedzialni za kwalifikację składników majątku jako zbędnych lub zużytych.

Zadaniem komisji likwidacyjnej jest fizyczna likwidacja składnika majątkowego. Czynności likwidacyjne polegają na przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych działań związanych z demontażem, segregacją i przekazaniem likwidowanych rzeczy lub ich części do odpowiednich punktów odbioru lub magazynu jednostki (zob. ramka).

Jeśli w skład komisji likwidacyjnej nie wchodzi pracownik potrafiący odzyskać ze środka trwałego materiały eksploatacyjne (w tym części składowe przeznaczone na części zamienne), zadanie to może wykonywać odpowiedni pracownik w obecności komisji likwidacyjnej.

Z czynności likwidacji należy sporządzić protokół (§ 42 ust. 5 rozporządzenia w sprawie gospodarki majątkiem). Obowiązkowo w protokole należy podać:

• datę zniszczenia,
• nazwę, rodzaj, cechy identyfikujące oraz wartość księgową brutto składnika rzeczowego majątku ruchomego,
• przyczynę zniszczenia,
• imiona i nazwiska oraz podpisy członków komisji likwidacyjnej.

Poza elementami obowiązkowymi w protokole likwidacji można zamieścić również inne informacje, które ułatwią weryfikację jego rzetelności oraz prawidłowe ujęcie operacji w księgach rachunkowych, takie jak:

• sposób likwidacji (np. rozebranie na części, zezłomowanie, oddanie do PSZOK),
• rodzaj, liczba i wartość odzysków polikwidacyjnych (wycenianych według cen sprzedaży brutto),
• rodzaj i waga złomu,
• rodzaj i waga odpadów przeznaczonych do spalenia w spalarni zakładowej.

Zakres dodatkowych informacji, jakie należy zamieścić w protokole likwidacji fizycznej, powinien podać kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce procedury likwidacji składników majątkowych (np. w instrukcji gospodarowania środkami trwałymi, instrukcji magazynowej). Dobrą praktyką jest opracowanie wzoru tego dokumentu i podanie zasad jego wypełniania.

Uwzględnienie dodatkowych danych w protokole likwidacji zwiększa przejrzystość procesu oraz ułatwia kontrolę i prawidłowe ujęcie operacji w ewidencji księgowej.

Protokół likwidacji fizycznej jest podstawą do sporządzenia odpowiednich dowodów księgowych:

• magazynowych (PW – „Przyjęcie wewnętrzne”) – na dowód przyjęcia odzysków polikwidacyjnych, złomu, materiałów palnych do magazynu jednostki,
• ulepszenia środków trwałych (OT – „Przyjęcie środka trwałego”) – na dowód przyłączenia części dodatkowych i peryferyjnych, będących odzyskami polikwidacyjnymi, do środków trwałych nadal użytkowanych przez jednostkę bez przyjmowania ich na stan magazynowy.

Dowody te powinny sporządzić osoby odpowiedzialne, zgodnie z postanowieniami instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, obowiązującej w jednostce.

Zdanie odpadów na składowiska, do PSZOK, do wyspecjalizowanych jednostek zajmujących się skupem odpadów, recyklingiem lub utylizacją, należy potwierdzić odpowiednim dowodem (pokwitowaniem, fakturą, rachunkiem).

Wzór 5. Protokół likwidacji fizycznej

Data ………… (dzień, miesiąc, rok)

Nazwa i adres jednostki

………………………………………

………………………………………

Protokół
likwidacji fizycznej zbędnych (zużytych) środków trwałych nr…

1. Komisja likwidacyjna w składzie:

− Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko),

przeprowadziła ………… (dzień, miesiąc, rok) likwidację fizyczną następujących składników majątkowych:

2. Do protokołu likwidacji dołączono:

− fakturę nr 1/06/2025 z 24.06.2025 r., wystawioną przez PPHU Złomex, na kwotę łączną 342,43 zł,

− dowód magazynowy – PW nr 5/06/2025 z 24.06.2025 r. na kwotę 12,81 zł,

− dowód OT – „Ulepszenie środka trwałego” z 24.06.2025 r. nr 2/06/2025 r. – potwierdzający przyłączenie do zespołu komputerowego o numerze inwentarzowym 3/013/2024 drukarki odłączonej od zespołu komputerowego o numerze inwentarzowym 1/013/2020,

− potwierdzenie oddania do PSZOK części zespołów komputerowych i krzeseł biurowych,

− protokół brakowania księgozbiorów z 24.06.2025 r.

3. Likwidację przeprowadzoną w sposób opisany w pkt 1 potwierdzam:

− Przewodniczący – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko),

− Członek – ………… (imię, nazwisko).

W JST oraz podległych im jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych procedury likwidacji składników rzeczowego majątku ruchomego nie są ustalone w sposób ogólnie obowiązujący. Powinien je ustalić odpowiedni organ lub kierownik jednostki (zob. rozdział 1). Procedury mogą być takie same jak ustalone w rozporządzeniu w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym.

5. Jak prawidłowo udokumentować i ewidencjonować operacje gospodarcze związane z zagospodarowaniem mienia zbędnego lub zużytego

Operacje gospodarcze dotyczące zagospodarowania składników rzeczowych mienia ruchomego Skarbu Państwa oraz JST należy dodatkowo udokumentować dla celów prowadzenia ewidencji księgowej dowodami księgowymi (art. 20 i 21 uor). Rodzaje, wzory i sposoby wypełnia tych dowodów (w zakresie, w jakim nie regulują tego ustawy szczególne) powinien ustalić kierownik jednostki w polityce rachunkowości – w części nieobowiązkowej: tzw. instrukcji gospodarki majątkiem trwałym lub instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych.

Podstawowym dowodem księgowym w jednostce zagospodarowującej zbędne lub zużyte składniki mienia jest dowód LT – „Likwidacja środka trwałego”.

Służy on do udokumentowania operacji wycofania z użytkowania środków trwałych i pozostałych środków trwałych, które zostały zaklasyfikowane do kategorii mienia zbędnego lub zużytego, przeznaczonego do zbycia (odpłatnego lub nieodpłatnego) albo do likwidacji fizycznej.

Dowodu LT nie stosuje się jedynie w przypadku nieodpłatnego przekazania (bez obowiązku zwrotu) rzeczy między:

• dwiema państwowymi jednostkami budżetowymi,
• dwiema samorządowymi jednostkami budżetowymi lub dwoma samorządowymi zakładami budżetowymi podległymi tej samej JST,
• jednostką budżetową a samorządowym zakładem budżetowym, podległymi tej samej JST.

W takich przypadkach stosuje się dowód PT – „Przekazanie/przyjęcie środka trwałego”.

5.1. Dowód LT – „Likwidacja środka trwałego” – zasady sporządzania i obiegu

Dowód LT wystawia komisja likwidacyjna w celu udokumentowania decyzji o wycofaniu środka trwałego z użytkowania i jego dalszym przeznaczeniu. Dokument ten powinien zawierać kluczowe dane pozwalające na prawidłowe ujęcie operacji w ewidencji księgowej.

Prawidłowe wypełnienie dowodu LT wymaga uwzględnienia zasad ewidencyjnych.

Dokument LT powinni podpisać wszyscy członkowie komisji likwidacyjnej. Po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki oraz sprawdzeniu przez głównego księgowego (pod względem zgodności z załączonymi dokumentami źródłowymi i poprawności formalno-rachunkowej) przekazuje się go do księgowości. Tam, pod datą postawienia w stan likwidacji, składnik majątkowy trzeba zdjąć z ewidencji bilansowej. W tym miejscu mogą wystąpić dwie sytuacje.

Sytuacja 1

Jeśli data postawienia w stan likwidacji środka trwałego jest jednocześnie datą jego faktycznej likwidacji (lub zbycia), do dokumentu LT należy załączyć – oprócz wniosku o przeprowadzenie likwidacji – także dokumenty źródłowe potwierdzające fakt jej przeprowadzenia. Mogą to być odpowiednio:

• faktury (rachunki) dokumentujące sprzedaż środka trwałego lub jego oddanie np. do punktu skupu surowców wtórnych,
• protokół fizycznej likwidacji (zniszczenia) środka trwałego.

Sytuacja 2

Jeśli data postawienia środka trwałego w stan likwidacji nie jest jednocześnie datą jego faktycznej likwidacji (lub zbycia), dokument LT stanowi podstawę do ujęcia środka trwałego w ewidencji pozabilansowej na koncie „Środki trwałe w likwidacji”. Dopiero dokumenty źródłowe (zob. sytuacja 1) stanowią podstawę do zdjęcia środka trwałego z tej ewidencji (na ich podstawie sporządza się odpowiednie polecenie księgowania – PK).

Dokument LT sporządza się w minimum dwóch egzemplarzach:

• jeden przekazuje się do komórki księgowości,
• drugi – do komórki (lub osoby), która była bezpośrednim użytkownikiem zlikwidowanych składników majątkowych.

Przedstawiamy wzór dokumentu LT, sporządzanego dla środka trwałego umarzanego za pomocą stawek amortyzacyjnych, w sytuacji gdy data postawienia w stan likwidacji nie pokrywa się z fizycznym zniszczeniem tego składnika majątkowego. W takim przypadku – oprócz dokumentu LT – należy sporządzić jeszcze protokół fizycznej likwidacji środka trwałego (trzeba odpowiednio zastosować wzór 6).

Wzór 6. LT – „Likwidacja środka trwałego”

Strona pierwsza

Druga strona (na odwrocie dokumentu)

W jednostce przekazującej – niezależnie od formy zagospodarowania (sprzedaż, darowizna, likwidacja fizyczna) składnika rzeczowego majątku ruchomego (w rachunkowości: środka trwałego) – stosuje się wyłącznie dowód LT, w którym wykazuje się wartość księgową brutto oraz dotychczasowe umorzenie likwidowanego składnika.

Natomiast w jednostce przyjmującej, która nabywa środek trwały odpłatnie (w drodze zakupu) lub nieodpłatnie (w formie darowizny), dowodem przyjęcia do użytkowania jest dowód OT – „Przyjęcie środka trwałego”.

Środek trwały na dzień ujęcia wycenia się – zgodnie z art. 28:

• ust. 1 pkt 1 uor – w cenie nabycia (tj. cenie zapłaconej sprzedawcy, powiększonej o koszty transportu czy inne koszty przystosowania rzecz do użytkowania) lub
• ust. 2 – w wartości rynkowej (tj. cenie sprzedaży takiego samego lub podobnego środka trwałego, ustalonej przez strony w umowie darowizny).

Ustalona w ten sposób wartość początkowa stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych według zasad przyjętych w polityce rachunkowości jednostki przyjmującej.

5.2. Dowód PT – „Przekazanie/przyjęcie środka trwałego” – zasady sporządzania i obiegu

W przypadku nieodpłatnego przekazania składnika mienia Skarbu Państwa lub mienia JST bez zastrzeżenia zwrotu między dwiema państwowymi jednostkami budżetowymi albo między dwiema niemającymi osobowości prawnej jednostkami organizacyjnymi podległymi tej samej JST (zob. objaśnienia w rozdziale 4.2) nie dochodzi do operacji gospodarczej zbycia i nabycia mienia. Jest to przesunięcie między dwiema jednostkami niemającymi osobowości prawnej występującymi w imieniu tego samego właściciela – a zatem nie zmienia się właściciel rzeczy, lecz jedynie jej miejsce użytkowania. W efekcie środek trwały przechodzi w zarząd innej jednostki organizacyjnej, powołanej przez tego samego właściciela.

Przeniesienie środków trwałych między jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, które przejmują te składniki w zarząd, oznacza konieczność ich ujęcia w ewidencji księgowej innej jednostki niż dotychczas.

Wynika to ze szczególnej zasady rachunkowości obowiązującej w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych. Zgodnie z nią środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub JST, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki, ujmuje się w jej ewidencji księgowej bilansowej (§ 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej). Oznacza to, że jednostka przyjmująca środek trwały zobowiązana jest do jego ujęcia w swoich księgach – jako nowego składnika majątkowego pozostającego w jej zarządzie.

W praktyce rachunkowości tych jednostek został opracowany specjalny dowód księgowy służący do ujmowania takich operacji, nazwany dowodem PT – „Przekazanie/Przyjęcie środka trwałego”.

Jest to dokument przychodowo-rozchodowy, który służy w jednostce:

• przekazującej środek trwały – do księgowania rozchodu składników majątkowych (dokument własny zewnętrzny),
• przyjmującej środek trwały – do księgowania przychodu składników majątkowych (dokument obcy zewnętrzny).

Dowód PT wystawia strona przekazująca składniki majątkowe na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Dokument ten powinien zawierać dane niezbędne do prawidłowego ujęcia operacji w księgach obu jednostek.

Dowód PT podpisują:

• osoba sporządzająca dokument,
• pracownik księgowości odpowiedzialny za wskazanie wartości przekazywanych składników majątkowych (wartości początkowej oraz dotychczasowego umorzenia).

Fakt przekazania środków trwałych wymienionych w dowodzie PT potwierdzają podpisy osób odpowiedzialnych za reprezentowanie jednostek przekazującej i przyjmującej oraz prowadzenie gospodarki ich majątkiem – kierownika jednostki i głównego księgowego. Dowód PT wystawia jednostka przekazująca składniki majątkowe w co najmniej czterech egzemplarzach. Każda jednostka otrzymuje po dwa egzemplarze PT:

• jeden przekazuje się do komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gospodarkę majątkiem,
• drugi – do księgowości.

Po dokonaniu przekazania (przyjęcia) środków trwałych dowód PT powinien trafić do księgowości. Na jego podstawie pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji – w jednostce przekazującej i przyjmującej – wypełniają PK – „Polecenie księgowania” w celu ujęcia operacji odpowiednio jako rozchodu lub przychodu środka trwałego w ewidencji syntetycznej i analitycznej.

Przedstawiamy wzór dokumentu PT w jednostce budżetowej przekazującej.

Wzór 7. PT – „Przekazanie/Przyjęcie środka trwałego” (przekazanie między dwiema samorządowymi jednostkami budżetowymi)

Ponieważ przy nieodpłatnym przekazaniu środek trwały nie zmienia właściciela, do ksiąg rachunkowych jednostki przyjmującej przenosi się wartość początkową oraz dotychczasowe umorzenie składnika majątkowego – w wielkości wyksięgowanej z ksiąg rachunkowych jednostki przekazującej. Jeśli przekazanie następuje w trakcie roku obrotowego, nie występuje przerwa w amortyzacji. Jednostka przyjmująca powinna ją kontynuować na dotychczasowych zasadach – według metody i stawki przyjętej przez jednostkę przekazującą.

5.3. Ewidencja operacji związanych z gospodarowaniem mieniem ruchomym

Operacje związane z gospodarowaniem rzeczowymi składnikami mienia ruchomego, w tym ich nieodpłatnym przyjęciem, przekazaniem, likwidacją czy darowizną, należy odpowiednio ująć w księgach rachunkowych – w zależności od charakteru operacji oraz statusu własności składników majątkowych – w ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej.

Tabela 6. Ewidencja operacji dotyczących gospodarowania mieniem ruchomym – ewidencja bilansowa w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych (konta 011, 013, 014, 016 i 017)

Dla właściwego ujęcia operacji gospodarczych podanych w tabeli 6 niezbędne jest prawidłowe zidentyfikowanie ich treści ekonomicznej, z czym jednostki mają problem.

Ewidencję pozabilansową rzeczowego majątku trwałego prowadzi się zwyczajowo dla rzeczowych składników majątku trwałego:

• będących własnością innych podmiotów,
• postawionych w stan likwidacji.

Ewidencję pozabilansową obcych środków trwałych prowadzi się w ujęciu zarówno syntetycznym, jak i analitycznym. W tym celu tworzone jest zazwyczaj konto syntetyczne 091 „Obce składniki rzeczowego majątku trwałego”. Saldo Wn tego konta syntetycznego ukazuje globalną wartość obcych środków trwałych pozostających na dany dzień na stanie jednostki. Saldo zamknięcia roku obrotowego staje się saldem otwarcia kolejnego roku obrotowego.

Prowadzenie tej ewidencji w przypadku zagospodarowania zbędnych składników mienia rzeczowego dotyczy:

• składników mienia użytkowanych przez jednostkę na podstawie umów cywilnoprawnych najmu, dzierżawy, użyczenia,
• składników otrzymanych przez jednostkę nieodpłatnie z obowiązkiem zwrotu.

Tabela 7. Ewidencja operacji dotyczących gospodarowania składnikami majątku trwałego będącymi własnością innych podmiotów – ewidencja pozabilansowa (konto 091)

Prowadzenie ww. ewidencji pozabilansowej umożliwia sporządzenie informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego jednostki budżetowej (samorządowego zakładu budżetowego) oraz ułatwia przeprowadzenie spisów z natury obcych środków trwałych i rozliczenie się z właścicielami po zakończeniu umów.

Z kolei ewidencję pozabilansową środków trwałych w likwidacji prowadzi się w celu zapewnienia kontroli nad składnikami mienia ruchomego w okresie między ich likwidacją księgową a faktyczną.

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji może, ale nie musi, pokrywać się w czasie z jego fizyczną likwidacją. W praktyce rachunkowości przyjęło się, że środki trwałe (pozostałe środki trwałe, księgozbiory, dobra kultury, sprzęt wojskowy) postawione w stan likwidacji, w okresie od momentu postawienia ich w stan likwidacji do momentu dokonania ich fizycznego zniszczenia, ujmuje się w ewidencji pozabilansowej.

Ewidencję pozabilansową środków trwałych w likwidacji trzeba prowadzić w ujęciu syntetycznym i analitycznym.

W tym celu tworzone jest zazwyczaj konto syntetyczne 092 „Środki trwałe w likwidacji”. Konto 092 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji, ale jeszcze fizycznie istniejących. Saldo zamknięcia roku obrotowego staje się saldem otwarcia kolejnego roku obrotowego.

Tabela 8. Ewidencja operacji dotyczących gospodarowania składnikami majątku trwałego postawionymi w stan likwidacji – ewidencja pozabilansowa (konto 092)

Gospodarowanie rzeczowym majątkiem trwałym w jednostkach sektora finansów publicznych wymaga nie tylko zgodnego z przepisami podejmowania decyzji majątkowych, ale także prawidłowego ich udokumentowania i ujęcia w księgach rachunkowych. Zarówno ewidencja bilansowa, jak i pozabilansowa powinna wiernie odzwierciedlać stan i ruch składników majątku, z uwzględnieniem źródła ich pochodzenia oraz charakteru przekazania. Staranność w tym zakresie przekłada się na rzetelność ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, przejrzystość gospodarowania mieniem publicznym oraz skuteczność kontroli zarządczej.

6. Podsumowanie

1. Do składników rzeczowych mienia ruchomego Skarbu Państwa zalicza się rzeczy niebędące nieruchomościami, stanowiące własność Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych. W JST właścicielem mienia ruchomego jest gmina, powiat, województwo samorządowe lub samorządowa osoba prawna.

2. Sposób gospodarowania mieniem Skarbu Państwa określa ustawa o zasadach zarządzania mieniem państwowym oraz rozporządzenie w sprawie gospodarowania mieniem ruchomym. W JST ogólne zasady zarządzania mieniem wynikają z samorządowych ustaw ustrojowych. Ich uszczegółowienie należy do organów:

• stanowiących JST – w uchwałach prawa miejscowego dotyczących wykonywania zarządu mieniem przez jednostki organizacyjne danej JST,
• wykonawczych JST oraz kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych – w ramach procedur kontroli zarządczej I i II stopnia.

3. Mienie ruchome Skarbu Państwa lub JST musi być wykorzystywane do realizacji zadań publicznych przypisanych jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, która nim zarządza. Jednostki mają obowiązek gospodarować tym mieniem w sposób racjonalny i oszczędny, a także chronić je przed zniszczeniem lub utratą.

4. Jednostki organizacyjne powinny na bieżąco analizować przydatność i i stan techniczny składników mienia ruchomego. W przypadku stwierdzenia, że są one zużyte lub zbędne, należy niezwłocznie zgłosić ten fakt do komisji ds. oceny przydatności mienia lub do kierownika jednostki.

5. Zadaniem komisji ds. oceny przydatności mienia jest stwierdzenie, czy dane składniki faktycznie można uznać za zbędne lub zużyte, oraz przedstawienie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich zagospodarowania. W państwowych jednostkach budżetowych sposób zagospodarowania mienia o znacznej wartości kierownicy jednostek muszą konsultować z Prezesem Prokuratorii Generalnej RP. W JST obowiązek taki może być nałożony na kierowników jednostek przez organ stanowiący JST.

6. Kierownik państwowej jednostki budżetowej może zagospodarować mienie zbędne przez sprzedaż, oddanie w najem lub dzierżawę, nieodpłatne przekazanie, darowiznę lub fizyczną likwidację. Sprzedaż jest trybem podstawowym – inne formy stosuje się, jeśli sprzedać okaże się niemożliwa (z wyjątkami). W przypadku nieodpłatnego przekazania kierownik państwowej jednostki budżetowej musi w pierwszej kolejności brać pod uwagę potrzeby innych jednostek sektora finansów publicznych.

7. W JST sposoby zagospodarowania mienia, kolejność i warunki stosowania poszczególnych form powinien określić organ stanowiący JST. Zgodnie z zasadą ochrony zasobów w pierwszej kolejności mienie zbędne powinno być nieodpłatnie przekazane innym jednostkom organizacyjnym danej JST. Dopiero w dalszej kolejności dopuszcza się sprzedaż, najem, dzierżawę, użyczenie, darowiznę lub likwidację.

8. W państwowych jednostkach budżetowych sprzedaż należy prowadzić przede wszystkim w trybie przetargowym (przetarg publiczny, publiczne zaproszenie do negocjacji lub aukcja). Tryb bezprzetargowy dopuszcza się m.in. przy sprzedaży rzeczy o wartości rynkowej poniżej 2000 zł, przy sprzedaży na rzecz pracowników jednostki mienia oddanego im do użytku, a także w sytuacjach szczególnych (np. zagrożenia dla zdrowia, życia lub mienia, bezpieczeństwa i porządku publicznego).

9. W samorządowych jednostkach budżetowych zasady sprzedaży w trybie przetargowym i bezprzetargowym powinien określić organ stanowiący JST.

10. Nieodpłatne zagospodarowanie składników majątkowych Skarbu Państwa lub JST polega na przekazaniu rzeczy lub darowiźnie. Nieodpłatne przekazanie stosuje się między jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej. Jeśli obdarowany jest państwową lub samorządową osobą prawną albo organizacją pożytku publicznego – rzeczy można darować.

11. Fizyczna likwidacja składników mienia ruchomego jest dopuszczalna tylko wówczas, gdy nie ma możliwości ich zagospodarowania w inny sposób. Jednostki organizacyjne muszą przy tym stosować przepisy dotyczące gospodarowania odpadami.

12. Dla celów księgowych postawienie składników majątku ruchomego w stan likwidacji dokumentuje się dowodem własnym wewnętrznym LT. W przypadku nieodpłatnego przekazania między jednostkami sektora finansów publicznych należy stosować dowód zewnętrzny PT.

13. Operacje zbycia odpłatnego lub nieodpłatnego oraz likwidacji składników majątkowych ujmuje się w ewidencji bilansowej środków trwałych. Poza tym wskazane jest prowadzenie ewidencji pozabilansowej dla:

• obcych środków trwałych używanych przez jednostkę na podstawie umów najmu, dzierżawy, użyczenia lub na podstawie nieodpłatnego otrzymania z obowiązkiem zwrotu,
• środków trwałych postawionych w stan likwidacji księgowej do czasu, aż zostaną zbyte lub zniszczone.

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych