66 nieprawidłowości przy tworzeniu, wydatkowaniu i ewidencji ZFŚS

Wstęp

Większość jednostek sektora finansów publicznych tworzy ZFŚS. Wynika to z tego, że jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe muszą tworzyć ten fundusz obligatoryjnie. Ze względu na szczególne zasady prowadzenia gospodarki finansowej jednostki organizacyjne w praktyce mają różne trudności nie tylko w tworzeniu ZFŚS, ale i w rozdysponowaniu jego środków, ustaleniu zasad kontroli zarządczej w tym obszarze oraz w prowadzeniu ewidencji księgowej w zakresie operacji gospodarczych dotyczących ZFŚS. Trudności te prowadzą do powstawania nieprawidłowości. Błędy wynikają z nieznajomości i nieprawidłowej interpretacji prawa. Poza tym wiele nieprawidłowości jest wynikiem niewłaściwego przekonania kierownictwa jednostek i ich pracowników, że środki ZFŚS to dodatkowe pieniądze, które mogą służyć do uzupełniania niedoborów funduszu płac, będących skutkiem ciągłego niedofinansowania sektora finansów publicznych. Nieprawidłowemu dysponowaniu środkami ZFŚS sprzyja fakt, że w jednostkach sektora finansów publicznych rzadko funkcjonują zakładowe organizacje związkowe. Nie ma więc podmiotu, który jest ustawowo uprawniony do bieżącego nadzorowania działalności socjalnej i ma uprawnienia do występowania o przekazanie środków niedopłaconych na fundusz lub zwracania środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą o ZFŚS.

W Poradniku opisano 66 najczęstszych nieprawidłowości stwierdzanych w trakcie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych przeprowadzanych w jednostkach w temacie tworzenia i gospodarowania ZFŚS, dotyczących np.:

• obowiązku tworzenia ZFŚS i nieprawidłowego naliczania odpisów na ZFŚS,
• naruszenia zasady jedności ZFŚS,
• naruszenia obowiązku gromadzenia środków ZFŚS na odrębnym rachunku bankowym,
• nieprawidłowego ustalenia kręgu osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS i kryteriów korzystania z ZFŚS przez osoby uprawnione,
• wydatkowania środków ZFŚS na działalność pozasocjalną,
• nieprawidłowego zorganizowania wspólnej działalności socjalnej,