Dokumentacja kadrowa 2025. Zasady prowadzenia i przechowywania

Rozdział I. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Obecnie pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Obowiązek ich archiwizacji wynosi co do zasady 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Niekiedy przechowywanie dokumentów trwa 50 lat. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli chce skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Kwestię prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.

2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Na dokumentację pracowniczą składają się:

1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy:

a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna) – obecnie rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadczenia o wypowiedzeniu), ich pomocnicze wersje opracował resort pracy i zamieścił na swojej stronie internetowej,

b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej);

2) dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno.

2.1. Akta osobowe

Pracodawca prowadzący akta osobowe w wersji papierowej powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elektroniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów – umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodawcy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym.

Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być gromadzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i numerowane. Jeśli będą powiązane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary), E1 (to część akt osobowych wprowadzona od 21 marca 2023 r., gdzie przechowuje się dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery.

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych, analogicznie jak w przypadku części D, przechowuje się w wydzielonych częściach, dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Także w tym przypadku, w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z jedną z kontroli, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W praktyce wątpliwości wzbudza to, czy część E należy utworzyć w aktach osobowych wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy u danego pracodawcy jest przeprowadzana kontrola trzeźwości (albo czy pracownik jest nią objęty). Pojawiają się w tym zakresie opinie specjalistów przemawiające zarówno za założeniem części E w każdych aktach, jak i te, które nakazują zrobić to dopiero wówczas, gdy część ta nabierze w przypadku danego pracownika praktycznego znaczenia. Należy uznać, że to drugie podejście jest tym, które zasługuje na poparcie. Całkowicie bezcelowe byłoby poświęcenie czasu pracy działu kadr, który prowadzi dokumentację kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, na tworzenie w ich aktach osobowych dodatkowych części, które pozostaną puste.

Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli będzie ono dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych celów niż te, dla których dane zostały przekazane przez pracowników.

W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 23¹ k.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji).

Tabela 1. Układ akt osobowych

Część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich

(art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² k.p.)

Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części – według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumentacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko danych osobowych wymienionych w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych – wyłącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bardziej rygorystycznych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO)

Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

● Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy

● Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.)

● Zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę

● Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych

● Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.),

– z przepisami oraz zasadami bhp (art. 237⁴ § 3 k.p.),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji

Potwierdzenie poinformowania pracownika o:

– warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 k.p.),

– celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 k.p.),

– ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 22⁶ pkt 2 k.p.),

– wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania

● Potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.)

● Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp

● Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy bądź zmiany tych warunków w innym trybie

● Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 k.p.)

● Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

● Dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.)

● Dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (nowy urlop wprowadzony od 19 marca 2025 r.), rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego

● Dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e k.p.)

● Dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ k.p.)

● Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ k.p.)

● Dokumenty dotyczące udzielania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ k.p.)

● Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.)

● Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 k.p.)

● Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 151⁷ § 6 k.p.)

● Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania

● Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

● Dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej

● Wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika

● Wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika

● Dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy

Część C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

● Oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy o pracę

● Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy

● Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)

● Kopia wydanego świadectwa pracy

● Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

● Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 101² § 1 k.p.)

● Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.)

Część D – odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu

Brak oficjalnego szczegółowego wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części

Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

● Informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę

● Informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego

● Informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

● Informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego

2.2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Na dokumentację pracowniczą – zgodnie z § 6 rozporządzenia o dokumentacji – składają się także:

● dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy,

● dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

● karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą (wraz z wnioskiem pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych) oraz

● karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Do powyższej listy należy również dołączyć ewidencje, wykazy i rejestry, których obowiązek posiadania wynika z innych przepisów niż rozporządzenie o dokumentacji – patrz tabela 3.

Tabela 2. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

Karta czasu pracy	Wnioski pracownika	Dokumenty różne	Zgoda
1	2	3	4
Liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy	O udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych	Związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.)	Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 k.p.)
Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej	W sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.)	Dotyczące uzgodnienia z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 151³ k.p.)	Pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.)
Liczba godzin nadliczbowych	O ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.)	Dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
Dni wolne od pracy – z oznaczeniem tytułu ich udzielenia	O stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.)
Liczba godzin dyżuru oraz godzina jego rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia	O stosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.)
Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy	O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 k.p.)
Czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego	O stosowanie rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 k.p.)
	O ubieganie się i korzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ k.p.)
	O ubieganie się i korzystanie z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ k.p.)

Tabela 3. Pozostałe dokumenty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej

Ewidencje	Rejestry	Wykazy
1	2	3
Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1696 ze zm.)	Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 k.p.)	Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych (art. 200¹ § 3 k.p.)
Ewidencja pracowników młodocianych (art. 193 k.p.)	Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby (art. 235 § 4 k.p.)	Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 k.p.)
	Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy (art. 227 ust. 2 k.p. i § 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 419 ze zm.)	Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 151⁷ § 4 k.p.)
	Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych; pracodawca powinien również prowadzić rejestr pracowników zatrudnionych przy ww. pracach (art. 222 § 2 i art. 222¹ § 2 k.p.)	Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 41 ust. 4 pkt 1 ustawy o emeryturach pomostowych)
		Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby (art. 225 § 2 k.p.)
		Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 209¹ § 1 k.p.)

2.3. Przepisy przejściowe

Dokumentację pracowniczą zgodną z wprowadzonymi w 2019 r. przepisami pracodawca musi prowadzić dla osób, z którymi nawiązał stosunki pracy od 1 stycznia 2019 r. (§ 19 rozporządzenia o dokumentacji). W stosunku do dokumentacji osób pozostających w stosunkach pracy tego dnia, ale zgromadzonej przed tą datą, również może, choć nie musi, zastosować nową strukturę (§ 21 rozporządzenia o dokumentacji). Ma bowiem prawo przechowywać te dokumenty (w tym karty ewidencji czasu pracy) w kształcie zgodnym z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji. Jednak dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. musi utrzymywać już w porządku przewidzianym obowiązującym rozporządzeniem (§ 20 rozporządzenia o dokumentacji).

UWAGA! Wprowadzone od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do osób, z którymi zostały nawiązane stosunki pracy od tego dnia i później.

3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana

Obecnie pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać zmiany swojej decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 94⁸ § 1 k.p.). Co ważne, może przejść z jednej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na drugą w każdej chwili. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty

Jeśli pracodawca zdecyduje o przejściu z papierowej formy dokumentacji na elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe każdego oryginału dokumentu, czyli przede wszystkim je zeskanować. Może też zastosować inne sposoby digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych).

Odwzorowanie cyfrowe (także skan) musi spełniać minimalne wymagania techniczne, które zostały zapisane w załączniku do rozporządzenia o dokumentacji. Chodzi o rozdzielczość e-dokumentu (np. 200 dpi przy formacie A4 tekstu czarno-białego) i minimalną liczbę bitów na piksel (np. 1 piksel przy formacie A4 tekstu czarno-białego), przy czym dopuszcza się korzystanie z automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu. Odwzorowanie cyfrowe ma być bowiem sporządzone z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej (§ 12 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku wszystkich zgromadzonych e-dokumentów.

Przykład

Do końca kwietnia 2025 r. pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) – jej zdigitalizowaną wersję. Od 1 maja 2025 r. zdecydował o pozostaniu wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, musi – po pierwsze – sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu osobowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi przygotować skan (lub inną formę odwzorowania cyfrowego) każdego brakującego dokumentu. Jeśli w przyszłości chciałby powrócić do wersji papierowej, jego obowiązkiem będzie wydrukowanie każdego e-dokumentu znajdującego się w dokumentacji obecnych i byłych pracowników.

Krok. 2. Podpisz przygotowane e-dokumenty lub wydruki

Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba musi następnie opatrzyć każde odwzorowanie cyfrowe (np. skan) dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 94⁸ § 2 k.p.). W ten sposób następuje potwierdzenie zgodności e-dokumentu z jego papierowym oryginałem. Taki e-podpis ma bowiem moc własnoręcznego podpisu, a e-pieczęć potwierdza autentyczność danych (motyw 49 preambuły oraz art. 25 ust. 2 i art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE, dalej: eIDAS). Należy przy tym zauważyć, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny. Jest on składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Natomiast kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie (art. 3 pkt 12 i pkt 27 eIDAS). Te urządzenia instruują, jak należy złożyć podpis lub przystawić pieczęć i jednocześnie zapewniają podpisującemu pełną kontrolę (motyw 51 preambuły, art. 3 pkt 23 i pkt 32 eIDAS).

W razie przechodzenia z cyfrowego wariantu dokumentacji pracowniczej na papierowy przygotowane wydruki muszą zostać podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentami elektronicznymi.

Krok 3. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji

Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obecnych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty, a byłym pracownikom wysyła ją na papierze albo elektronicznie, przy czym w tym przypadku treść zawiadomienia powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. W każdym przypadku powinien uzyskać pokwitowanie odbierającego (§ 15 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji).

Pracodawca ma doręczyć informację lub zawiadomienie osobiście albo za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej lub środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia (§ 15 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji). W razie niemożności doręczenia przesyłki przez operatora zadziała zasada podwójnego awizowania. Oznacza to, że najpierw operator pozostawi wiadomość o możliwości odbioru przesyłki (awizo) w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej. Natomiast gdy nie jest to możliwe – w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta w tym terminie, wówczas operator zostawia drugie awizo z terminem odbioru nie dłuższym niż 14 dni od pozostawienia pierwszej wiadomości. Z upływem ostatniego dnia tego terminu pracodawca może uznać przesyłkę za doręczoną, a informację albo zawiadomienie włączyć odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 15 ust. 3–5 rozporządzenia o dokumentacji).

Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Krok 4. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego zażądają

Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wydać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pracownika, którzy udokumentują swoje uprawnienie do odbioru, tj.:

● dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych,

● przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,

● małżonka (wdowy i wdowca),

● rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma następować osobiście i za pokwitowaniem – w formie, w jakiej była przechowywana (§ 16 ust. 3 i § 17 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji). W ten sam sposób powinna być odbierana e-dokumentacja, którą pracodawca wydaje na nośniku danych, wcześniej uporządkowana zgodnie z wymogami dotyczącymi przenoszenia danych między systemami teleinformatycznymi określonymi w rozdziale 4 rozporządzenia o dokumentacji. Jeśli natomiast pracodawca będzie wydawał e-dokumentację za pomocą środków komunikacji elektronicznej, musi najpierw jednoznacznie zidentyfikować osobę odbierającą, a następnie uzyskać potwierdzenie doręczenia (§ 16 ust. 4 i § 17 ust. 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Przykład

Pracodawca prowadził dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ale od 1 maja 2025 r. zdecydował się wyłącznie na wersję cyfrową. W związku z tym wysłał do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika informacje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci do 1 czerwca 2025 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji, będzie musiał wydać dokumenty w takiej formie, w jakiej je przechowywał. Upływ terminu wydania dokumentacji w konkretnym przypadku zależy od terminu doręczenia zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji.

Krok 5. Zniszcz nieodebraną dokumentację

Jeśli dokumentacja pracownicza w poprzedniej formie nie zostanie odebrana w wyznaczonym terminie, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć (art. 9410 k.p.).

Przykład

Kontynuując poprzedni przykład – pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wersję dokumentacji pracowniczej nawet w dzień po upływie terminu dla danego obecnego lub byłego pracownika. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów, nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby pracodawca wydał je tej osobie.

4. Forma przechowywania dokumentacji pracowniczej

Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Artykuł 94 pkt 9b k.p. określa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie:

● poufności, tj. ograniczenia dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych,

● integralności, tj. zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad,

● kompletności, tj. utrzymywania poszczególnych dokumentów w całości w jednej wybranej przez siebie formie dokumentacji pracowniczej,

● dostępności, tj. prowadzenia i przechowywania na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego,

w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Uszczegółowienie tych zasad nastąpiło w rozporządzeniu o dokumentacji w podziale na dokumentację w formie papierowej i elektronicznej.

4.1. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej

Jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej, jego obowiązkiem jest zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Przede wszystkim musi zapewnić w pomieszczeniu przechowywania dokumentacji odpowiednią wilgotność i temperaturę (§ 8 rozporządzenia o dokumentacji).

4.2. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Gdy pracodawca zdecydował o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, musi używać systemu teleinformatycznego, który zapewni:

● zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,

● integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian (wyjątek: zmiany wprowadzane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur),

● stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, ich identyfikację oraz rejestrowanie dokonywanych przez nich zmian,

● skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,

● wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo jej części,

● funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentacja będzie traktowana jako zabezpieczona, jeśli dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione, będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz jej prowadzenie i przechowywanie będzie odbywało się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Te trzy warunki muszą być spełnione łącznie (§ 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji).

Przykład

Pracodawca zdecydował się od 1 maja 2025 r. przejść z papierowej na cyfrową formę dokumentacji pracowniczej. Zatem musi zapewnić, aby do systemu teleinformatycznego, w którym będzie ona prowadzona i przechowywana, miały dostęp tylko osoby do tego upoważnione, art. zajmujące się sprawami kadrowymi czy w określonym zakresie – wynagrodzeniowymi, a także on sam. System musi pokazywać każdą zmianę w dokumentacji (art. dodanie aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku), czas jej wykonania (data i godzina) i najlepiej osobę, która tego dokonała. Powinien on podlegać aktualizacjom technicznym i posiadać takie zabezpieczenia, które będą chronić zgromadzone e-dokumenty przed uszkodzeniem i zniszczeniem. Wprowadzenie tego systemu wykluczy archiwizowanie części dokumentacji w formie elektronicznej, a w części – tradycyjnie na papierze. Wszystkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe będą musiały mieć jedynie wersję zdigitalizowaną.

Jeśli zaistnieje potrzeba dołączenia do e-dokumentacji dokumentu papierowego, pracodawca albo osoba przez niego upoważniona musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatrzyć je e-podpisem lub e-pieczęcią i umieścić w dokumentacji pracowniczej, w sposób gwarantujący jego czytelność, dostęp i spójność. Papierowy oryginał zwraca pracownikowi w uzgodnionym trybie i czasie, a jeśli nie uda się ich określić lub pracownik nie odbierze dokumentu, pracodawca niszczy go, uniemożliwiając odtworzenie treści (§ 11 rozporządzenia o dokumentacji).

4.3. Przenoszenie dokumentacji między systemami teleinformatycznymi

W razie konieczności przeniesienia e-dokumentacji do innego systemu konieczne będzie utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument ma być zapisany w odrębnym pliku, przy czym dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe papierowych wersji powinny być przekazywane w formacie PDF, inne – w formacie, w jakim były przechowywane, natomiast dane zapisane bez określonego formatu – jako txt. Do każdego z tych dokumentów będzie musiał być przyporządkowany zestaw metadanych (art. identyfikator dokumentu, nazwa pracodawcy – pełną listę zawiera § 13 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji) w odrębnym pliku XML o tej samej nazwie, co nazwa pliku, do którego się odnosi. Całość ma być przenoszona w jednym z formatów do kompresji.

Rozdział II. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Obowiązek archiwizacji dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, liczonych od zakończenia stosunku pracy, został skrócony od 1 stycznia 2019 r. (art. 51u ustawy archiwalnej oraz art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej w zw. Z art. 94 pkt 9b k.p.). Zgodnie z tymi przepisami trzeba ją przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie – przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce (początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy).

Jednak 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczy wszystkich pracowników pozostających w zatrudnieniu pracowniczym (patrz tabela 4. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej). Poza tym niewykluczony jest dłuższy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale tylko w okolicznościach wskazanych przez konkretne przepisy dla określonych grup zawodowych. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje również generalna zasada przedłużania 10-letniego okresu archiwizacji w razie postępowania (art. cywilnego, karnego, administracyjnego, dyscyplinarnego), w którym dokumentacja pracownicza jest lub może być dowodem (art. 94⁴ k.p.). Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca jest, czy nie jest stroną tego postępowania – w obu przypadkach obejmuje go obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji. Uruchomienie tego obowiązku następuje bez względu na tryb pozyskania przez pracodawcę wiedzy o postępowaniu. Spowoduje go zarówno oficjalne pismo z sądu czy od organu administracji, informacja od pracownika, jak i każdy inny sposób. Obowiązujące regulacje nie wymagają bowiem żadnej szczególnej formy w tym zakresie.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega przedłużeniu o 12 miesięcy. Po tym okresie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Według uzasadnienia do ustawy zmieniającej przedstawione rozwiązania są zgodne z postanowieniami RODO. Wprowadzają one wprawdzie zasadę minimalizacji zakresu przetwarzania danych osobowych, ale dopuszczają ze względu na uzasadniony interes publiczny art. w obszarze prawa pracy i zabezpieczenia społecznego również bardziej szczegółowe uregulowania dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z zatrudnieniem w poszczególnych krajach członkowskich UE.

Przykład

Załóżmy, że do pracowników, z którymi pracodawca będzie rozwiązywał stosunki pracy w 2025 r., będzie miał zastosowanie 10-letni okres przechowywania ich dokumentacji pracowniczej. Bez względu na to, czy zakończenie stosunku pracy nastąpi w styczniu, czy w innym miesiącu 2025 r., okres przechowywania tych dokumentów zacznie biec 31 grudnia 2025 r. i zakończy się 31 grudnia 2035 r. Jeśliby w tym okresie pracodawca dowiedział się od byłego pracownika, że jest on w sporze sądowym, w którym dokumentacja pracownicza stanowi dowód, okres jej archiwizacji ulegnie przedłużeniu o kolejne 12 miesięcy do 31 grudnia 2036 r.

Po upływie obowiązkowych okresów przechowywania dokumentacji pracodawca będzie mógł ją zniszczyć według nowo ustanowionej zasady. Polega ona na tym, że zniszczenie ma być wykonane w taki sposób, aby niemożliwe było odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej (art. 94⁷ k.p.). W tym czasie, do chwili zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi. Nie jest to obowiązek, lecz uprawnienie, co powoduje, że pracodawca będzie mógł także odmówić przekazania dokumentów w tych okolicznościach, bez wskazywania uzasadnienia swojej decyzji.

Przykład

Załóżmy, że 10-letni okres archiwizacji dokumentacji upłynie 31 grudnia 2030 r., a czas na jej odbiór przez pracownika – 31 stycznia 2031 r. Przyjmijmy także, że pracodawca umówi się na profesjonalne zniszczenie dokumentów na kwiecień 2031 r. Oznacza to, że do tego dnia będzie mógł je wydać pracownikowi, nawet jeśli nie zgłosi się on po nie we wskazanym terminie.

Tabela 4. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Wymagany okres	Zakres obowiązywania	Podstawa prawna
1	2	3
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony	Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r.	Art. 94 pkt 9b k.p.
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy nawiązany ponownie w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy	Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy: – nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., a także – trwających 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS	Art. 94⁵ § 2 k.p. oraz art. 9 ustawy zmieniającej w zw. Z art. 4 pkt 6a ustawy systemowej
50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej	Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. (wyjątek: patrz stosunki pracy nawiązane po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.)	Art. 7 ust. 2 ustawy zmieniającej w zw. Z art. 51u ust. 1 ustawy archiwalnej i art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej – w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r.
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez pracodawcę do ZUS	Dokumentacja pracownicza dotycząca stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.	Art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej w zw. Z art. 4 pkt 6a ustawy systemowej
50 lat od zakończenia stosunku pracy	3. Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty osób, których stosunek pracy był nawiązany: – przed 1 stycznia 2019 r., – po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS	Art. 125a ustawy emerytalnej w zw. Z art. 4 pkt 6a ustawy systemowej
50 lat od zakończenia stosunku pracy	2. Dokumentacja pracownicza pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów takiej pracy	Art. 5 ustawy zmieniającej
Do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony	Gdy pracodawca jest stroną postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem	Art. 94⁴ pkt 1 k.p.
12 miesięcy po upływie podstawowych 10 lat, a także przez kolejnych 30 dni, liczonych od dnia zawiadomienia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i o jej zniszczeniu w razie nieodebrania; zawiadomienie ma być wysłane po upływie przedłużonego okresu archiwizacji	Gdy pracodawca dowiedział się o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym dokumentacja pracownicza będzie stanowić dowód albo będzie istniało prawdopodobieństwo, że stanie się dowodem	Art. 94⁴ pkt 2 k.p.

2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi dołączać do świadectwa pracy, wydawanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony (pierwszy lub ponownie nawiązany),

2) możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie wskazanego okresu jej przechowywania,

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym terminie.

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później doszło lub dojdzie do rozwiązania stosunku pracy.

Informacja ma być przekazywana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94⁶ k.p.) – patrz pkt 4. Postać a forma elektroniczna.

Wzór 2. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Przykład

W maju 2025 r. pracodawca wypowiedział trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 1 stycznia 2020 r., 1 października 1999 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1992 r. Do świadectwa pracy za pierwszą umowę o pracę musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się 31 grudnia 2025 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do końca stycznia 2036 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Do pozostałych stosunków pracy nie stosujemy obowiązków informacyjnych w zakresie przechowywania dokumentacji.

Gdy odchodzącemu pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 561), pracodawca musi wydać mu – wraz ze świadectwem pracy – dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent (art. 6 ustawy zmieniającej).

Do obowiązków pracodawcy należy ponadto wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² k.p.). Realizacja tego zobowiązania będzie następować na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, obecnego lub byłego pracownika, a w razie jego śmierci – członków rodziny – patrz pkt 4. Postać a forma elektroniczna. Wniosek nie musi zawierać uzasadnienia.

Wzór 3. Wniosek o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej

Na wydanie kopii dokumentacji pracodawca ma 30 dni od dnia otrzymania wniosku, który włącza odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca powinien ją przekazać po udokumentowaniu prawa osoby odbierającej do otrzymania kopii. Jeśli przechowuje dokumentację w formie papierowej, wówczas kopię jej całości lub części może wydać:

● w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,

● w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone e-pieczęcią lub e-podpisem pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W razie przechowywania e-dokumentacji przekazanie kopii jej części lub całości może nastąpić:

● w postaci elektronicznej, przy zastosowaniu zasad o przenoszeniu dokumentacji między systemami teleinformatycznymi,

● w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Obecnie w razie ponownego nawiązania stosunku pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy pracodawca nie będzie zakładał nowej dokumentacji pracowniczej, lecz będzie kontynuował prowadzenie dokumentacji dotychczas posiadanej dla tego pracownika (art. 94⁵ § 1 k.p.). Zatem zatrudnienie tej samej osoby kolejny raz po 10-letnim okresie archiwizacji dokumentów spowoduje, że pracodawca będzie zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji. Powstaje wątpliwość, czy prowadzenie dokumentacji można kontynuować także w sytuacji, gdy dokumentacja nie zostanie jeszcze zniszczona. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej wskazano, że ten fakt nie wpływa na obowiązek zgromadzenia dokumentów pracowniczych od nowa. Oznacza to, że pracodawca powinien w takim przypadku założyć pracownikowi nową teczkę akt osobowych. Takie podejście, choć zgodne z wykładnią językową, jest jednak bardzo rygorystyczne w stosunku do obecnych regulacji, które nie zabraniają wykorzystania raz utworzonej dokumentacji pracowniczej dla konkretnego pracownika przy ponownym nawiązaniu z nim stosunku pracy.

Przykład

Pracodawca zatrudniał pracownika A w okresie od 1 września 2007 r. do 15 listopada 2017 r., a pracownika B od 1 stycznia do 31 marca 2019 r. (umowa na okres próbny). Następnie nawiązał stosunki pracy: z pracownikiem A od 1 stycznia 2025 r., a z pracownikiem B od 1 maja 2025 r. W obu przypadkach będzie mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

3. Obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych

Konsekwencją rozwiązań wprowadzonych w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej jest uregulowanie w ustawie systemowej kwestii raportów informacyjnych ZUS RIA, których złożenie pozostaje w gestii pracodawców (płatników składek). Co ważne, przekazanie tych raportów do ZUS nie zwalnia pracodawców z przekazywania dodatkowych danych za pracowników za lata następne.

3.1. Raport informacyjny

Uzależnienie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat w przypadku osób, których stosunki pracy zostały nawiązane po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., od złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS spowodowało konieczność ustawowego zdefiniowania tego raportu. Według art. 4 pkt 6a ustawy systemowej za raport informacyjny uznaje się zestawienie informacji dotyczące pracowników oraz osób wykonujących umowy agencyjne, zlecenia lub o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu), które zostały przez pracodawcę (płatnika składek) zgłoszone do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Zestawienie to obejmuje dane dotyczące:

● przychodu wypłaconego w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;

● wykonywania pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w publicznych i niepublicznych przedszkolach, szkołach (w tym niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej), placówkach kształcenia ustawicznego oraz ośrodkach i placówkach dla młodzieży – nie dotyczy tych osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych;

● wykonywania pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, w których obowiązuje Karta Nauczyciela – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury w trybie art. 88 Karty Nauczyciela (tzw. emerytura bez względu na wiek);

● okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 32 ustawy emerytalnej, w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury w trybie art. 32 (emerytury wcześniejsze dla osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r.), art. 33 (emerytury twórców lub artystów urodzonych przed 1 stycznia 1949 r.) lub art. 184 (emerytura z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r.) ustawy emerytalnej;

● okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1696) w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy;

● prawa pracownika byłego przedsiębiorstwa państwowego PKP do ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy;

● rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy: data, tryb, podstawa prawna oraz strona, z inicjatywy której doszło do zakończenia stosunku pracy.

Powyższe dane będą służyć do ustalenia prawa do emerytury i jej wysokości, a te przedstawione w ostatnim punkcie – do określania świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Wzór raportu informacyjnego (ZUS RIA) został zamieszczony w załączniku nr 22 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm., dalej: rozporządzenie o wzorach druków). Sposób składania raportu, odwoływania oraz konsekwencje zostały określone w art. 41a–41f oraz art. 43a ust. 1 ustawy systemowej. Dodatkowe wyjaśnienia pod nazwą „E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja” zamieszcza również ZUS na swojej stronie internetowej: www.zus.pl.

3.2. Procedura składania raportu informacyjnego oraz jego skutki

Etap 1. Oświadczenie pracodawcy

Pracodawca, chcąc skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, z którymi nawiązał stosunki pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat, musi złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania za tych pracowników raportów informacyjnych. Może to zrobić w każdym czasie, ale na odwołanie oświadczenia przewidziano termin do momentu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Wzór oświadczenia, czyli formularz ZUS OSW, został określony w załączniku nr 23 do rozporządzenia o wzorach druków.

Wzór 4. Oświadczenie ZUS OSW

Złożenie oświadczenia jest równoznaczne z obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników ze wskazanego okresu zatrudnienia.

Przykład

Pracodawca zatrudniał na 1 stycznia 2025 r. ponad 50 pracowników, w tym z 30 z nich nawiązał stosunki pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Przyjmijmy, że chce skrócić okres archiwizacji ich dokumentacji pracowniczej do 10 lat i dlatego złoży oświadczenie ZUS OSW o zamiarze przekazania za nich raportów informacyjnych (patrz wcześniej wypełnione oświadczenie). Jeśli nie wycofa się z tego oświadczenia przed złożeniem pierwszego raportu informacyjnego, będzie zobowiązany złożyć taki raport za każdą z osób zatrudnionych we wskazanym powyżej okresie.

Etap 2. Przekazanie raportów i ich kopii

Pracodawca może składać raporty informacyjne bezpośrednio do ZUS lub urzędu skarbowego prowadzącego centrum obsługi, który przekaże je do zakładu emerytalnego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich złożenia. Pracodawca ma to uczynić:

● wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych, gdy będzie go dokonywał po złożeniu oświadczenia,

● w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli przed tym dniem dokona wyrejestrowania.

Od 1 stycznia 2019 r. zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika (ZUS ZWUA) zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Wszystkie te informacje należy wpisać w bloku V formularza ZUS ZWUA zatytułowanym: „Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego”, używając kodów przypisanych do wygaśnięcia/rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego oraz kodów podstawy prawnej tych czynności. Kody znajdują się w częściach XV–XVI załącznika nr 25 do rozporządzenia o wzorach druków i składają się z trzech znaków, przy czym litera R oznacza ustanie stosunku pracy/służbowego w wyniku rozwiązania, a W – wygaśnięcia.

Przykład

Załóżmy, że pracodawca z poprzedniego przykładu będzie składał raporty informacyjne za każdego z pracowników. Nie będzie musiał wykonać tego obowiązku od razu po złożeniu oświadczenia. Będzie go realizował sukcesywnie, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu każdej umowy o pracę, przy okazji wyrejestrowania danej osoby z ubezpieczeń społecznych, ponieważ wszystkie te osoby pozostawały w stosunkach pracy po przekazaniu oświadczenia do ZUS.

Na kolejnych stronach został przedstawiony przykładowo wypełniony raport informacyjny za pracownika, z którym rozwiązano umowę o pracę za porozumieniem stron 30 kwietnia 2025 r. z inicjatywy tego pracownika, a więc z kodem 22R i kodem podstawy prawnej 402. Osoba ta była już zatrudniona u tego pracodawcy, przed nawiązaniem ostatniego stosunku pracy, do 31 sierpnia 2005 r.

Wzór 5. Raport ZUS RIA

Pracodawca ma obowiązek przekazać kopie raportów osobom, których one dotyczą. Musi też dołączyć dowody potwierdzające pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Ma też pouczyć ubezpieczonych o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji (liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony), prawie do jej odbioru w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu archiwizacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji. Pracowników i zleceniobiorców, których dotyczy dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji i którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji zawiadamia ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty informacyjne. Obecnie informację o stanie konta ubezpieczonego można sprawdzić na Platformie Usług Elektronicznych. Osoby, które wystąpią o to do ZUS, takie dane otrzymają w wersji papierowej – listem albo w placówce ZUS.

Chociaż w art. 41c ust. 1 pkt 3 ustawy systemowej wprowadzono możliwość uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej, nie sprecyzowano jednak, kiedy i w jakim trybie były pracownik może zrealizować to uprawnienie. Należy zatem przyjąć, że pracownik ma takie prawo w każdym czasie 10-letniego okresu archiwizacji. Powinien w tej sprawie wystąpić z wnioskiem, analogicznie jak ma to miejsce na gruncie rozwiązań przewidzianych w Kodeksie pracy.

Przykład

Przyjmując kontynuację poprzednich przykładów, załóżmy, że pracodawca przekaże pracownikowi 20 maja 2025 r. kopię raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające pracę w szczególnych warunkach. Pracodawca powinien także udzielić pracownikowi pouczenia, że:

1) okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od 31 grudnia 2025 r.;

2) prawo odbioru tej dokumentacji przysługuje mu w ciągu miesiąca, liczonego od 1 stycznia 2036 r.;

3) prawo do uzyskania kopii dokumentacji przysługuje w każdym czasie na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

UWAGA! Były pracownik, za którego zostanie złożony raport informacyjny do ZUS, będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą w terminie miesiąca od upływu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.

Etap 3. Informacje dla ubezpieczonych

W corocznej informacji o stanie konta ubezpieczonego ZUS informuje ubezpieczonych o złożeniu za nich raportu informacyjnego. Czyni to w terminie do 31 sierpnia roku następnego po roku, w którym otrzyma raport. Osoby, którym ZUS nie wysyła informacji rocznych, otrzymają informację o złożeniu raportu wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, przesyłanymi za rok, w którym raport informacyjny zostanie złożony. Jeśli osoby te mają profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, znajdą to zawiadomienie na swoim indywidualnym profilu.

Informacje od ZUS zawierają pouczenia o takiej samej treści, jakie umieszcza pracodawca, przekazując kopie raportów. Różnica sprowadza się do informacji dla byłych pracowników o konieczności odbioru od byłego pracodawcy dowodów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.

Etap 4. Raporty korygujące

Jeśli pracodawca lub były pracownik zauważy błąd w złożonym raporcie, pracodawca ma obowiązek złożyć jego korektę w postaci nowego dokumentu z prawidłowymi danymi. Ma na to 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia od ZUS w tej sprawie albo uprawomocnienia się decyzji ZUS, a gdyby błąd został wykryty w czasie kontroli – 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego. Kopie przekazanych raportów korygujących pracodawca ma przechowywać w formie elektronicznej przez 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

3.3. Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS

Dane z raportu informacyjnego są ewidencjonowane przez ZUS na koncie ubezpieczonego pracownika (art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy systemowej). Na tym koncie ZUS zapisuje, oprócz składek i okresów ubezpieczenia społecznego, przebieg zatrudnienia pracownika (art. 4 pkt 7 ustawy systemowej). Dlatego pracodawca musi umieszczać w zgłoszeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych dodatkowo datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (art. 36 ust. 11a ustawy systemowej).

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek składania formularza ZUS RPA, czyli imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej, którego wzór znajduje się w załączniku nr 16 do rozporządzenia o wzorach druków. Nie musi tego czynić za każdy miesiąc, lecz tylko za te miesiące, w których:

● wypłaci danemu pracownikowi przychód za lata poprzednie, niezbędny do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty (np. dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok poprzedni, tzw. trzynastkę);

● wypłaci danemu pracownikowi – obok świadczeń związanych z niezdolnością do pracy albo macierzyństwem – składnik wynagrodzenia, od którego nie zostanie odprowadzona składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, np. dodatek stażowy obok zasiłku chorobowego;

● praca była wykonywana przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w publicznych i niepublicznych przedszkolach, szkołach (w tym niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej), placówkach kształcenia ustawicznego oraz ośrodkach i placówkach dla młodzieży – nie dotyczy tych osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.

Celem składania raportu ZUS RPA jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych do przyznawania i obliczania przez ZUS wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Wzór 6. Raport ZUS RPA

3.4. Konsekwencje niezłożenia ZUS RIA

Pracodawca, który nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, jest zobligowany jak dotychczas przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ten długi okres archiwizacji ma zastosowanie w trzech poniższych sytuacjach:

● zgłoszenia pracownika po raz pierwszy przez tego pracodawcę do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nieprzekazania za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,

● zgłoszenia pracownika przez tego pracodawcę do ubezpieczeń społecznych przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u tego pracodawcy po 31 grudnia 1998 r.),

● wykonywania przez pracownika u tego pracodawcy pracy górniczej lub pracy równorzędnej z pracą górniczą albo posiadania okresów pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Należy pamiętać, że pracodawca, który:

● zadeklaruje składanie raportów i nie odwoła terminowo swojego oświadczenia albo

● rozpocznie przekazywanie raportów informacyjnych i nie przekaże ich za wszystkich pracowników, za których powinien to zrobić,

naraża się na sankcje przewidziane w ustawie systemowej (grzywnę do 5000 zł).

4. Postać a forma elektroniczna

W przepisach Kodeksu pracy istnieje wybór między postacią papierową i elektroniczną sporządzania dokumentów pracowniczych. Przypomnijmy, że przysługuje on pracownikowi przy składaniu wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² k.p.), natomiast pracodawcy przy przesyłaniu:

● informacji dołączanej do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie, a w razie nieodebrania we wskazanym terminie – o zniszczeniu (art. 94⁶ k.p.),

● informacji o możliwości i terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, w tym po zmianie formy jej prowadzenia i przechowywania (art. 94⁴ pkt 2 i art. 94⁹ § 3 k.p.).

„Postać elektroniczna” to nie to samo co „forma elektroniczna”. Tylko w przypadku formy elektronicznej wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Chociaż termin „postać elektroniczna” funkcjonuje w Kodeksie pracy od 1 stycznia 2017 r. wskutek zmian przeprowadzanych w regulacjach o świadectwach pracy, to nie jest on zdefiniowany. Jego właściwe rozumienie ma natomiast znaczenie praktyczne, ponieważ wiąże się z tym konieczność używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub jej brak. W postaci elektronicznej może być złożone oświadczenie woli (art. 60 k.c.). Jednak przy czynnościach prawnych wymaga się używania formy elektronicznej, dla zachowania której niezbędne jest zastosowanie elektronicznej postaci oświadczenia woli opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ k.c.). Należy uznać, że w stosunkach pracy na podstawie art. 300 k.p., który pozwala stosować przepisy Kodeksu cywilnego posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy, będzie miał zastosowanie w przedstawionych wcześniej okolicznościach jedynie pierwszy z wymienionych przepisów. Oznacza to, że informacje i wnioski mogą być przekazywane bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taką interpretację potwierdziło Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii w stanowisku z 1 marca 2018 r. Tak też ta kwestia została zapisana w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej, chociaż przy wniosku o wydanie kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej znalazła się sugestia, że ma być opatrzony e-podpisem. Z racji jednego z celów ustawy zmieniającej, tj. przyspieszenia opracowywania dokumentów, należy uznać, że taki podpis jest niepotrzebny. Taką wykładnię potwierdza wprowadzenie w art. 94⁸ § 2 k.p. obowiązku użycia takiego podpisu lub pieczęci przez pracodawcę, a w innych nowych rozwiązaniach – nie. Jednak patrząc z punktu widzenia interesów pracodawcy, lepiej byłoby, aby dokumenty wysyłane przez siebie – dla celów dowodowych na wypadek ewentualnego sporu – opatrywał on kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią.

Przykład

Pracodawca ma zamiar rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym po 1 stycznia 2019 r., za którego złożył raport informacyjny. Do świadectwa pracy będzie więc musiał dołączyć informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, terminie jej odbioru i ewentualnym zniszczeniu w razie nieodebrania. Jeśli wybierze elektroniczną postać jej przekazania, to dla celów dowodowych powinien ją opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo taką pieczęcią. Ich użycie nie jest jednak obowiązkowe.

5. Odpowiedzialność wykroczeniowa

Przepisy przewidują grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za:

1) nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej,

2) nieprzechowywanie tej dokumentacji przez ustawowo przewidziane okresy (w tym przez odrębne regulacje),

3) pozostawianie dokumentacji w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca, dopuszczając się jednego z tych czynów, popełni wykroczenie. Ukarze go za to mandatem do 2000 zł (do 5000 zł przy kolejnym naruszeniu tych samych regulacji) inspektor pracy (art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia) albo wyższą kwotą, maksymalnie 30 000 zł – sąd (art. 9 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).

Tabela 5. Naruszenia przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w orzecznictwie

Orzeczenie

Naruszenie przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Wyrok WSA w Warszawie z 29 maja 2017 r. (II SA/Wa 2222/16)

Pracodawca ma obowiązek zgromadzenia informacji o osobie, z którą nawiązał stosunek pracy. Nie może też ingerować w zakres gromadzonych informacji, bowiem ten wynika z przepisów prawa pracy. Skoro zatem pracownik podaje dane osobowe osoby, którą należy poinformować w razie wypadku tego pracownika, nie jest rolą pracodawcy weryfikowanie lub bez wiedzy zainteresowanego usuwanie tych danych z jego akt osobowych. Trzeba mieć świadomość, że pracodawca podlega odpowiedzialności za nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, o czym stanowi art. 281 pkt 6 k.p. Spoczywa zaś na nim obowiązek prowadzenia przedmiotowej dokumentacji w sposób, w jaki określają to przepisy prawa pracy.

Wyrok WSA w Szczecinie z 9 kwietnia 2013 r. (III APa 3/13)

1. Głównym zadaniem, któremu ma służyć ewidencja, jest właściwe obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Dotyczy to zwłaszcza dostrzeżenia i zrekompensowania wszystkich przypadków pracy w godzinach nadliczbowych. O znaczeniu tego obowiązku, wykraczającym poza jego techniczną użyteczność, świadczy fakt, że nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny (art. 281 pkt 6 k.p.).

2. W sytuacji gdy pracownik udowodnił, że pracował w godzinach nadliczbowych, a jedynie, wobec nierzetelnego prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy, nie może udowodnić dokładnej liczby przepracowanych godzin, ustalenie wynagrodzenia może nastąpić według reguł z art. 322 k.p.c.

Rozdział III. Język polski w dokumentacji pracowniczej

Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, powinny być sporządzane w języku polskim. Przepisy Kodeksu pracy nie określają języka, w którym powinny być przygotowywane dokumenty kadrowe. Podstawowym aktem prawnym, który określa język dokumentacji pracowniczej, jest ustawa o języku polskim.

Pracodawcy coraz częściej w kontraktach zawieranych z pracownikami używają języka obcego. Takie postępowanie jest dopuszczalne, pod warunkiem że pracownik potrafi posługiwać się tym językiem.

Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli umowa o pracę ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 7 ustawy o języku polskim, j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1556). A zatem przepis ten wprowadza generalną zasadę, że podstawową przesłanką dla stosowania języka polskiego w stosunku pracy jest wykonanie lub wykonywanie umowy na terytorium Polski.

Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku z 13 września 2005 r. (K 38/04) stwierdził, że język polski jako podstawowy instrument komunikacji zapewnia obustronne rozumienie treści nawiązywanych stosunków prawnych, co jest szczególnie ważne w relacjach de facto nierównorzędnych, a więc w stosunkach pracowniczych. Język polski jest w Polsce dla ogromnej większości osób podstawowym językiem komunikacji i tym samym językiem najlepiej znanym i rozumianym.

UWAGA! Wymóg stosowania języka polskiego w stosunkach pracy ma na celu ochronę interesów pracownika.

1. Język umowy o pracę

Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, powinny być sporządzane w języku polskim (art. 8 ust. 1 ustawy o języku polskim).

Pracodawca nie może sporządzać umowy o pracę wyłącznie w języku obcym, nawet jeżeli jest on wymagany i powszechnie u niego używany. Pracodawca powinien więc przygotować umowę o pracę przede wszystkim w języku polskim.

Przepisy ustawy pozwalają jednak na sporządzanie umowy o pracę w dwóch lub więcej wersjach językowych, pod warunkiem że chociaż jedna z nich będzie w języku polskim. Podstawą ich wykładni będzie wówczas wersja polskojęzyczna (jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej).

Przykład

Pracodawca podjął decyzję o kontynuowaniu zatrudnienia z jednym z pracowników, który jest obywatelem Polski, ale postanowił zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony wyłącznie w języku angielskim. Pracownik biegle posługuje się tym językiem, a poza tym jest to podstawowy język komunikacji w firmie. Pracodawca, zawierając umowę wyłącznie w języku angielskim, postępuje niezgodnie z przepisami ustawy o języku polskim. Powinien on przede wszystkim sporządzić umowę w języku polskim, nawet jeżeli pracownik biegle posługuje się językiem angielskim. Ewentualnie pracodawca może sporządzić umowę o pracę w dwóch wersjach językowych, tj. polskiej i angielskiej, jednak podstawą wykładni będzie wówczas umowa sporządzona w języku polskim.

W pewnych sytuacjach ustawa o języku polskim dopuszcza możliwość sporządzenia umowy o pracę wyłącznie w języku obcym. W tym celu pracownik musi złożyć u pracodawcy odpowiedni wniosek i wykazać, że jest zdolny porozumiewać się w danym języku.

Dodatkowo muszą być spełnione następujące warunki:

● pracownik nie może być obywatelem polskim,

● pracownik musi być pouczony o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim).

Przykład

Pracodawca chce zatrudnić na terenie Polski obywatela Bułgarii, który biegle posługuje się językiem niemieckim. W związku z tym pracodawca sporządził i zawarł z pracownikiem umowę wyłącznie w języku niemieckim. W takiej sytuacji pracodawca powinien poprosić pracownika o złożenie stosownego wniosku. Warto, aby wniosek pracownika był złożony w formie pisemnej i obejmował nie tylko umowę o pracę, ale również inne dokumenty z zakresu prawa pracy. Wniosek taki powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika.

UWAGA! Kontrolę używania języka polskiego w stosunkach pracy sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.

2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy

Podobnie jak umowy o pracę tak też inne dokumenty z zakresu prawa pracy powinny być sporządzane w języku polskim. Ewentualnie mogą być sporządzone w dwóch (lub więcej) wersjach językowych (w polskiej i obcojęzycznej). Dokumenty mogą być również sporządzone wyłącznie w języku obcym, jednak musi się to odbyć na wniosek pracownika obcokrajowca, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim.

Sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy wyłącznie w języku obcym jest zagrożone odpowiedzialnością karną. Ustawodawca określił, że kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącznie w języku obcym, podlega karze grzywny (art. 15 ust. 2 ustawy o języku polskim).

Tak więc pracodawca jest co do zasady zobowiązany do tworzenia oraz gromadzenia wszelkiej dokumentacji pracowniczej w języku polskim. Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby dokumenty pracownicze były jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim.

Natomiast umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, jeżeli:

● włada ona tym językiem,

● nie jest obywatelem polskim,

● została pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

3. Nazwa stanowiska w języku obcym

W związku z przepisami ustawy i obowiązkiem sporządzania umów o pracę przede wszystkim w języku polskim pracodawcy często mają wątpliwości, czy w umowie o pracę sporządzonej w języku polskim nazwa stanowiska może być sformułowana w obcym języku.

W przypadku nazw stanowisk co do zasady należy stosować język polski. Użycie terminów obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć swoje uzasadnienie. Sytuacją, która uzasadnia stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane stanowisko nie posiada właściwego polskiego odpowiednika. Jeżeli obcojęzyczna nazwa stanowiska posiada swój odpowiednik, to powinna zostać użyta jego polska nazwa. Podobne zdanie zostało wyrażone przez Radę Języka Polskiego w Komunikacie RJP nr 2 (15) z 2004 r.

Rozdział IV. Ochrona danych osobowych

1. Przetwarzanie danych osobowych pracowników

Gromadzona przez pracodawcę dokumentacja pracownicza stanowi zbiór danych osobowych, którego administratorem jest pracodawca. Pozyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie i jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach.

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje w Polsce unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zwane RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE). Rozporządzenie to jest stosowane bezpośrednio w prawie polskim i nie wymaga implementacji do porządku krajowego. Zwiększa ono ochronę danych osobowych osób fizycznych, w tym pracowników.

Pracodawca powinien upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pracowniczymi do przetwarzania danych osobowych (art. 29 RODO). Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika i określa się w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych.

Wzór 7. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Pracodawca może powierzyć przetwarzanie danych osobowych pracowników również podmiotowi zewnętrznemu. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych innym podmiotom zewnętrznym musi spełniać warunki wskazane w przepisach RODO (art. 28 RODO). Regulacje te natomiast wymagają, aby w jej treści znalazły się zobowiązania zewnętrznego podmiotu przetwarzającego do:

● przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora lub na mocy samego prawa,

● zapewnienia, żeby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowywały tajemnicę,

● podejmowania wszelkich środków bezpieczeństwa przetwarzania danych,

● przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, w tym ponoszenia pełnej odpowiedzialności za jego działania,

● pomagania pracodawcy jako administratorowi – w miarę możliwości – w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, a także zagwarantowania bezpieczeństwa danych, zgłoszeń ewentualnych naruszeń i konsultacji,

● usunięcia lub zwrócenia wszystkich danych administratorowi po zakończeniu świadczenia usług, jeśli nie ma obowiązku ich przechowywania,

● udostępnienia administratorowi wszystkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków ustawowych, przeprowadzenia audytów i inspekcji, a także poinformowania o możliwości naruszenia RODO przez polecenie pracodawcy.

Jest to lista wymogów minimalnych, o czym świadczy użycie w przepisie sformułowania „w szczególności”. Pracodawca powinien dostosować treść posiadanych umów do wymienionych warunków. Ma także zadbać, aby były one spełnione przy zawieraniu nowych kontraktów powierzenia przetwarzania danych.

Umowa zawarta z podmiotem zewnętrznym o przetwarzanie danych osobowych powinna mieć formę pisemną, w tym elektroniczną.

Wzór 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych podmiotowi zewnętrznemu

2. Pozyskiwanie danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie

Obecnie – zgodnie z art. 22¹ § 1 k.p. – pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednakże danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zatem w obecnym stanie prawnym pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika danych dotyczących jego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie są one niezbędne do wykonywania pracy, o którą się ubiega. Takich danych pracodawca będzie mógł domagać się dopiero od pracownika, jeśli będą one konieczne do korzystania z konkretnych uprawnień pracowniczych, np. do celów naliczenia stażu urlopowego.

Przepisy zobowiązują zatem pracodawców do dokonania oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Przykład

Kandydat ubiega się o stanowisko młodszego magazyniera. W ogłoszeniu o pracę wskazano, że doświadczenie zawodowe nie jest wymagane. Wobec tego nie należy żądać od kandydata szczegółowych informacji o jego dotychczasowym zatrudnieniu.

Przykład

Kandydat do pracy ubiega się o stanowisko portiera-ochroniarza. W swoim dotychczasowym 30-letnim okresie zatrudnienia pracował jako portier, ochroniarz, kierowca i pakowacz. W tej sytuacji pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowisku portiera i ochroniarza. Pozostałe dane nie są konieczne w przypadku ubiegania się przez kandydata o zatrudnienie na stanowisku portiera-ochroniarza.

Przykład

Kandydat aplikuje na stanowisko księgowego. Wiadomo, że nie będzie współpracował z obcokrajowcami. W takiej sytuacji pracodawca nie może domagać się od niego np. informacji o odbytych kursach językowych i uzyskanych przez niego certyfikatach językowych.

O tym, które dane kandydata do określonej pracy są niezbędne, decydują przede wszystkim przepisy prawa, ale także przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące u pracodawców. Kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy przewidzianych w art. 77¹–77³ k.p., w zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych (art. 102 k.p.). Do przepisów wewnątrzzakładowych wskazanych w art. 77¹–77³ k.p. należą układy zbiorowe (zakładowe i ponadzakładowe), regulaminy wynagradzania, wewnątrzzakładowe regulaminy premiowania czy regulaminy przyznawania nagród. Za dopuszczalne należy uznać również, że kwalifikacje zostaną określone w zarządzeniach lub innych regulaminach wewnętrznych (np. regulaminie pracy) pracodawcy niebędących przepisami prawa pracy z art. 77¹–77³ k.p. Z przepisów szczególnych, które ustalają kwalifikacje zawodowe pracowników, można wskazać przepisy płacowe wydane przez właściwego ministra do spraw pracy na wniosek właściwego ministra (w przypadku pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej) czy też przepisy powszechnie obowiązujące odnoszące się do poszczególnych grup zawodowych, np. kierowców, prawników, nauczycieli, lekarzy itd.

Pracodawca ma prawo żądać potwierdzenia przebiegu wykształcenia, a więc dyplomów ukończenia studiów, certyfikatów itp. Nie może się jednak domagać szczegółowych danych, np. co do ocen ze studiów, zakresu tematycznego przedmiotów. Kandydat do pracy na podstawie swojej zgody może przedłożyć jednak szerszy zakres informacji.

Co do przebiegu wykształcenia i kwalifikacji rekomendowane jest jak najbardziej szczegółowe dookreślenie w ogłoszeniu rekrutacyjnym danych, na jakich pracodawcy zależy w związku z danym stanowiskiem.

W odniesieniu do informacji dotyczących przebiegu dotychczasowego zatrudnienia w praktyce na ogół przyjmuje się, że chodzi o pozostawanie w stosunku pracy. Nie ma jednak przeszkód, żeby kandydat dla udokumentowania swojego doświadczenia przedłożył także dowody potwierdzające doświadczenie na podstawie innego rodzaju zatrudnienia, np. w ramach umów cywilnoprawnych. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2017 r. (I PK 25/16, OSP 2018/3/29), w którym wskazał, że:

(...) przepis pkt 6 § 1 art. 22¹ k.p. mówi o przebiegu „zatrudnienia”, a nie: pracy. Pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.).

Pracodawca nie ma możliwości zmuszenia kandydata do podania wymaganych danych, jednak odmowa ich przedstawienia lub przedstawienie niekompletnych danych może stanowić podstawę do odrzucenia kandydatury, a w efekcie podjęcia decyzji o niezatrudnieniu takiego kandydata.

Gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest również możliwe na podstawie zgody. Dotyczy to danych, których pobranie nie wynika wprost z przepisów, a które pracodawca i kandydat uznają za pożądane.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wskazane w przepisach, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec niej jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia. Przetwarzanie danych za zgodą dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Zgoda osoby ubiegającej się o pracę na przetwarzanie danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia, następuje wyłącznie z inicjatywy takiej osoby. Do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii (danych wrażliwych) mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (art. 22^1b § 3 k.p.). Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Należy pamiętać, że taka zgoda musi być: wyraźna, konkretna, jednoznaczna, dobrowolna.

Przykład

Pracodawca wymaga od kandydatów do pracy wykazu egzaminów, które zdali w trakcie studiów prawniczych, zwłaszcza jeśli chodzi o przedmioty do wyboru, w celu weryfikacji umiejętności potrzebnych do specjalizacji, do jakiej szuka pracownika. W takiej sytuacji kandydat dobrowolnie może przekazać dane z tego zakresu. Nie ma jednak takiego obowiązku. Prawnie wystarczające jest przedłożenie dyplomu ukończenia studiów.

3. Pozyskiwanie danych osobowych od pracowników

Zatrudniając pracownika, pracodawca posiada już jego dane osobowe obejmujące:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania,

2) numer PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych (nie dotyczy to danych osobowych związanych z wyrokami skazującymi i naruszeniami prawa). Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji (zwłaszcza stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę).

Inne dane osobowe (niewymienione w katalogu obligatoryjnych danych pozyskiwanych przez pracodawcę) mogą być pobierane m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku lub zrealizowania uprawnienia pracodawcy nałożonego przepisem prawa (art. 22¹ § 4 k.p.). Przy czym należy podkreślić, że obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładowo, w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Wymóg ten uzasadnia weryfikację kandydata w Krajowym Rejestrze Karnym w tym zakresie.

Powyższe reguły nie dotyczą osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Przykład

Przedsiębiorca chce zatrudnić osobę do pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej. W takiej sytuacji wymóg podania określonych danych dotyczących kwalifikacji czy wykształcenia kandydata przedsiębiorca może uzasadnić – oprócz realizacji obowiązku prawnego – także swoim prawnie uzasadnionym interesem lub koniecznością wykonania umowy.

Rozdział V. Przepisy wewnątrzzakładowe

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinni posiadać regulamin pracy i regulamin wynagradzania. Regulaminy te powinni tworzyć również pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników, jeżeli zażądały tego działające w firmie związki zawodowe. Pracodawcy muszą też posiadać inne przepisy zakładowe, np. regulamin zfśs czy obwieszczenie o systemach czasu pracy. Mogą również wprowadzić regulamin pracy zdalnej czy regulamin kontroli trzeźwości pracowników. W przypadku sprzeczności przepisów zakładowych z przepisami prawa pracy powszechnie obowiązującego przepisy zakładowe nie będą miały zastosowania.

Źródłami prawa pracy są Kodeks pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 9 k.p.). Niektóre przepisy prawa pracy odwołują się do praktyki zakładowej przyjętej u danego pracodawcy, co nakazuje włączyć ją do „pomocniczych” źródeł prawa pracy regulujących wzajemne prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Nie ma przeciwwskazań, aby zakładowa praktyka, o ile nie jest sprzeczna z zasadami i przepisami prawa pracy, stała się częścią spisanych regulacji zakładowych.

Przepisy wewnątrzzakładowe są przejawem znacznej autonomii zakładu pracy w zakresie kształtowania relacji pracodawca – pracownicy. Dają one możliwość wprowadzania regulacji uwzględniającej specyfikę i charakter danego zakładu pracy. Jednak nie mogą kształtować relacji zakładowych w sposób zupełnie dowolny, w oderwaniu od przepisów powszechnie obowiązujących.

Postanowienia zawarte w regulaminach, statutach, układach zbiorowych i porozumieniach zbiorowych nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz pozostałych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 k.p.).

UWAGA! Przepisy zakładowe nie mogą być mniej korzystne niż przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie prawa pracy.

Warto zauważyć, że wymieniona regulacja zakazuje kształtowania zakładowych źródeł prawa pracy w sposób mniej korzystny od ustaw – bez precyzyjnego wskazania, że chodzi tu wyłącznie o ustawy zaliczane do prawa pracy. Tym samym można przyjąć, że jeżeli przepis art. 300 k.p. odsyła do odpowiedniego zastosowania przepisów Kodeksu cywilnego do stosunku pracy – tam gdzie dana sprawa nie jest unormowana przepisami prawa pracy, to pracodawca nie ma prawa stosować w regulacjach zakładowych, np. regulaminach, zasad sprzecznych z przepisami Kodeksu cywilnego, np. w kwestii obliczania terminów, udzielania pełnomocnictw czy zachowywania właściwej formy czynności prawnych.

Przepis zakazujący kształtowania w drodze regulaminów czy układów zbiorowych pracy sytuacji prawnej pracowników w sposób mniej korzystny niż przepisy ustawowe nie precyzuje, czym się kierować, dokonując oceny w omawianym zakresie. Z całą pewnością należy ją przeprowadzać przez pryzmat obowiązujących, powszechnych przepisów, pamiętając, że postanowienia wewnętrzne mogą być niekorzystne dla pracownika, pomimo że w konkretnej sytuacji pracownik subiektywnie uznaje daną zakładową regulację z różnych względów za korzystną dla siebie.

Postanowienia zawarte w regulaminach oraz statutach nie mogą kształtować sytuacji pracowników w sposób mniej korzystny niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Regulacje ustalające pierwszeństwo poszczególnych źródeł prawa pracy nie wskazują w sposób bezpośredni skutków prawnych wprowadzenia regulaminów, statutów czy układów zbiorowych zawierających postanowienia mniej korzystne, niż wynika to z przepisów kodeksowych czy innych powszechnie obowiązujących norm prawa pracy. Można jednak przyjąć, że postanowienia układów zbiorowych, regulaminów czy statutów sprzeczne z powszechnymi normami prawa pracy nie będą stanowiły źródła praw i obowiązków stron stosunku pracy, zgodnie z zasadą uprzywilejowania pracowników.

W praktyce nie można wykluczyć, że opracowane, wdrożone i stosowane postanowienia zawarte w regulaminach czy układach zbiorowych oraz statutach, określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, mogą naruszać zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Takie regulacje zakładowe, jeżeli naruszają zasady równego traktowania, nie obowiązują (art. 9 § 4 k.p.).

Przystępując do tworzenia regulacji zakładowych, należy w pierwszej kolejności dobrze zapoznać się z powszechnie obowiązującymi źródłami prawa pracy. Przepisy te wyznaczają bowiem granicę swobody, jaką ma pracodawca oraz przedstawiciele pracowników w zakresie kształtowania wzajemnych praw i obowiązków zawartych w regulaminach czy układach zbiorowych. Właściwa znajomość obowiązujących przepisów – zarówno na etapie tworzenia przepisów zakładowych, jak i w okresie ich obowiązywania – daje możliwość uniknięcia kolizji zapisów regulaminowych z powszechnymi normami prawa pracy.

Tworząc przepisy zakładowe, warto posługiwać się w miarę prostym i jednoznacznie brzmiącym językiem, co z pewnością uczyni zapisy bardziej przyjaznymi w stosowaniu.

1. Regulamin pracy

Regulamin pracy jest aktem prawa wewnątrzzakładowego obowiązującym u konkretnego pracodawcy. Ustala on organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 § 1 k.p.). Dokument ten jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy. Jego postanowienia są wiążące jedynie dla pracodawcy oraz jego pracowników, dla których został utworzony. Tworząc regulamin pracy, pracodawca jest ograniczony postanowieniami powszechnie obowiązujących przepisów (ustaw i rozporządzeń), z którymi regulamin nie może być sprzeczny i mniej od nich korzystny.

1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy

Obecnie obowiązek utworzenia regulaminu pracy spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą fakultatywnie ustalać regulamin pracy. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek. Dotyczy on pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u których działa zakładowa organizacja związkowa. Otóż ustalają oni regulamin pracy, jeżeli z wnioskiem w tej sprawie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Pracodawcy ci nie tworzą jednak regulaminu pracy, jeśli istnieje u nich układ zbiorowy pracy regulujący kwestie, które powinny znajdować się w regulaminie pracy. A zatem sam fakt obowiązywania układu zbiorowego nie zwalnia jeszcze pracodawcy z obowiązku ustalenia regulaminu pracy. Na pracodawcy będzie ciążył obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, jeżeli istniejący w jego zakładzie pracy układ zbiorowy nie będzie w ogóle regulował wspomnianych zagadnień lub będzie je regulował w sposób niewyczerpujący.

UWAGA! Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy tworzy regulamin pracy, jeśli układ zbiorowy nie reguluje organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników.

Regulamin pracy obowiązkowo wprowadzają pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników. W tym przypadku również nie dotyczy to pracodawców objętych układem zbiorowym pracy, którego postanowienia regulują zakres dotyczący organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Jak widać, przy określaniu, który pracodawca ma obowiązek tworzenia regulaminu pracy, podstawowe znaczenie ma liczba zatrudnianych pracowników, której nie przelicza się na pełne etaty. Przypomnijmy, że pracownikiem jest osoba pozostająca w stosunku pracy, a więc zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Należy jeszcze dodać, że pracodawca, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, powinien poinformować pracowników o (art. 29 § 3 lit. m k.p.):

● porze nocnej,

● miejscu, terminie, częstotliwości i czasie wypłaty wynagrodzenia,

● przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

● sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Informację tę pracodawca zobowiązany jest sporządzić w postaci pisemnej lub elektronicznej, odrębnie dla każdego pracownika.

1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy

Regulamin pracy ustala pracodawca. Jednak pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, ustala regulamin pracy w uzgodnieniu z tą organizacją (art. 104² § 1 k.p.). Status zakładowej organizacji związkowej, uprawniający do bycia stroną w konsultacjach związkowych, ma tylko ta organizacja, która w danym zakładzie liczy co najmniej 10 członków (art. 25¹ ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

UWAGA! Pracodawca sam ustala regulamin pracy, jeżeli nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa.

W przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, sposób ustalenia regulaminu pracy określa ustawa o związkach zawodowych. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu pracy organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (patrz: Reprezentatywna organizacja związkowa), nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzję w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych).

W wyroku z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

(...) regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.

Oznacza to, że zachowanie prawidłowej procedury wprowadzenia regulaminu pracy jest niezbędne dla ważności tego regulaminu.

A zatem regulamin pracy pracodawca wprowadza w uzgodnieniu ze związkowcami, jeżeli działają oni w zakładzie pracy. Tryb postępowania uzależniony jest od tego, czy u pracodawcy funkcjonuje jedna organizacja związkowa czy więcej. W przypadku gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, samodzielnie wprowadza on regulamin pracy.

Tabela 6. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy

Wariant 1 – Gdy u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa
Krok 1.	Pracodawca przekazuje organizacji związkowej projekt regulaminu pracy.
Krok 2.	Pracodawca i organizacja związkowa określają termin przeprowadzenia uzgodnień.
Krok 3.	Pracodawca i organizacja związkowa uzgadniają regulamin pracy. Jeśli pracodawcy nie uda się dojść do porozumienia ze związkiem zawodowym, to samodzielnie ustala obowiązujący regulamin pracy.
Wariant 2 – Gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa
Krok 1.	Pracodawca przekazuje organizacjom związkowym projekt regulaminu pracy.
Krok 2.	W terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu pracy organizacje związkowe dokonują uzgodnień i przekazują wspólne stanowisko pracodawcy.
Krok 3.	Jeśli organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska, pracodawca samodzielnie ustala obowiązujący regulamin pracy, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W sytuacji gdy organizacje związkowe przedstawią wspólne stanowisko dotyczące projektu regulaminu pracy, wówczas pracodawca musi z nimi ustalić treść regulaminu pracy. Jeżeli nie osiągnie porozumienia, to musi negocjować do skutku, bo w takim przypadku bez zgody organizacji związkowych regulamin pracy nie może wejść w życie.

Reprezentatywna organizacja związkowa

W celu ustalenia i przedstawienia wspólnego stanowiska w sprawie regulaminu pracy związki zawodowe wyłaniają wspólną reprezentację związkową. Sposób jej powoływania określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).

Istotnym warunkiem uznania zakładowej organizacji związkowej za reprezentatywną jest odpowiednia liczebność jej członków. Obecnie zakładowa organizacja związkowa ma obowiązek przedstawiać pracodawcy, co 6 miesięcy – według stanu na 30 czerwca i 31 grudnia – w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po tym okresie, informację o liczbie członków. Przy czym jeżeli osoba wykonująca pracę zarobkową należy do więcej niż jednej zakładowej organizacji związkowej u danego pracodawcy, przy ustalaniu liczby członków zrzeszonych w organizacji związkowej osoba ta może być uwzględniona tylko jako członek jednej wskazanej przez siebie zakładowej organizacji związkowej.

Także organizacja, która została utworzona w ciągu 6-miesięcznego okresu sprawozdawczego, przedstawia pracodawcy pierwszą informację o liczbie członków – według stanu na dzień złożenia informacji – w terminie 2 miesięcy od dnia utworzenia organizacji związkowej. Przedstawienie informacji w tym terminie nie zwalnia z obowiązku przedstawienia informacji według stanu na 30 czerwca i 31 grudnia.

Zakładowej organizacji związkowej, która nie wypełniła w terminie obowiązku przedstawienia informacji o liczbie członków, nie przysługują uprawnienia reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej do czasu wykonania tych obowiązków.

Pracodawca lub działająca u niego organizacja związkowa może zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez tę organizację informacji. W przypadku zgłoszenia zastrzeżenia zakładowa organizacja związkowa, wobec której zostało zgłoszone zastrzeżenie, występuje do sądu rejonowego – sądu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy, z wnioskiem o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza.

Organizacji związkowej, która w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zastrzeżenia nie wystąpiła do sądu, nie przysługują uprawnienia zakładowej organizacji związkowej do czasu wykonania tego obowiązku.

Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest zakładowa organizacja związkowa:

● będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub

● zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy (art. 25³ ustawy o związkach zawodowych).

Przy ustalaniu liczby osób wykonujących pracę zarobkową zrzeszonych w zakładowej organizacji związkowej uwzględnia się wyłącznie osoby wykonujące pracę zarobkową, należące do tej organizacji przez okres co najmniej 6 miesięcy przed przystąpieniem do rokowań lub uzgodnień.

Przy ustalaniu liczby osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, od której liczy się procentowy próg reprezentatywności, lub przy ustalaniu największej liczby osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy, uwzględnia się wyłącznie osoby wykonujące pracę zarobkową zatrudnione u pracodawcy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed rozpoczęciem rokowań lub uzgodnień.

1.3. Treść regulaminu pracy

Regulamin pracy jest dokumentem określającym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy.

Regulamin pracy musi zawierać pewne obowiązkowe elementy. Są one wskazane w Kodeksie pracy (art. 104¹ § 1 k.p.). Do obowiązkowych kwestii, które muszą być zamieszczone w regulaminie pracy tworzonym przez pracodawcę, należą:

● organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

● systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

● pora nocna,

● termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

● wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

● rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

● wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

● obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

● przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,

● informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników, zgodnych z art. 108 k.p.

Powyższe wyliczenie ma charakter przykładowy. W zależności od potrzeb pracodawcy katalog ten może być rozszerzony, jak również zawężony. Na przykład w regulaminie pracy obowiązującym u pracodawcy niezatrudniającego pracowników młodocianych nie jest konieczne ustalanie tym pracownikom wykazu prac wzbronionych.

Regulamin pracy może zawierać inne postanowienia regulujące organizację pracy w zakładzie. Tworząc regulamin pracy, warto mieć na względzie, że nie powinien to być dokument bardzo obszerny, który zawiera większość przepisów Kodeksu pracy i rozporządzeń wykonawczych. Tak rozbudowany regulamin będzie mało czytelny dla pracowników, a poza tym przy każdej zmianie przepisów będzie konieczna zmiana jego treści, gdyż w przeciwnym razie może to pociągać za sobą niekorzystne konsekwencje dla pracodawcy. Ważne, aby postanowienia regulaminu pracy mieściły się w ogólnie określonym zakresie tego aktu i były zgodne z powszechnie obowiązującymi normami prawa pracy oraz postanowieniami układów zbiorowych pracy. Należy pamiętać, że regulamin pracy ma za zadanie dostosowanie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy do specyfiki danego zakładu pracy. Powinien zatem dostosowywać przepisy prawa pracy do warunków pracy w danym zakładzie.

UWAGA! Regulamin pracy powinien być zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Postanowienia regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych oraz postanowień układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych (art. 9 § 2 i 3 k.p.). Dopuszczalne są natomiast postanowienia korzystniejsze. Zasadą jest, że postanowienia regulaminu pracy niezgodne z przepisami prawa pracy są z mocy prawa nieważne. Zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.

Postanowienia regulaminu pracy dotyczą wszystkich pracowników zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Swoim działaniem nie obejmują jednak osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Nie dotyczą zatem osób świadczących usługi na podstawie np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2 k.p.).

Postanowieniom wprowadzonego w zakładzie pracy regulaminu pracy muszą podporządkować się wszyscy zatrudnieni w nim pracownicy. Nieprzestrzeganie przez pracownika organizacji i porządku pracy, ustalonych regulaminem, może skutkować pociągnięciem go do odpowiedzialności porządkowej. W przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych skutkiem nieprzestrzegania regulaminu pracy może być nawet rozwiązanie stosunku pracy.

UWAGA! Regulamin pracy nie dotyczy osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Organizacja pracy

Regulamin pracy powinien określać:

● organizację pracy. Z regulaminu pracy powinno wynikać, komu pracownik podlega w czasie wykonywania pracy, kto przydziela mu konkretną pracę i poszczególne zadania, a także zaznajamia z zakresem obowiązków i je nadzoruje;

● warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu. Jest to ważne ze względu na zachowanie porządku w zakładzie pracy. Szczególne znaczenie ma natomiast w sytuacji, gdy przebywanie na terenie zakładu może wiązać się z narażeniem na niebezpieczeństwo lub ma wpływ na środki ochrony stosowane w firmie;

● zasady wyposażania pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (tzw. tabela norm przydziału określająca, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach, oraz rodzaje środków ochrony indywidualnej). Obowiązkiem pracodawcy jest nieodpłatne dostarczenie pracownikom środków ochrony indywidualnej zabezpieczających ich przed działaniem czynników niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia występujących w miejscu pracy. Pracodawca dostarcza także odzież i obuwie robocze. Musi zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz niezbędne środki higieny osobistej, a także wyposażyć ich w środki do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

UWAGA! Pracodawca nieodpłatnie dostarcza pracownikom odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej.

Najczęściej spotykane nieprawidłowości w tym zakresie dotyczą sporządzania przez pracodawcę tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego niezbędnych do stosowania na poszczególnych stanowiskach pracy w zakładzie. Podstawowym błędem jest ustalanie przez pracodawcę terminów używalności środków ochrony indywidualnej bądź oznaczanie odzieży i obuwia roboczego terminem „do zużycia”.

Pracodawca ma obowiązek ustalić termin używalności wszystkich elementów wyposażenia z zakresu odzieży i obuwia roboczego, natomiast nie może oznaczać takich terminów dla żadnego ze środków ochrony indywidualnej. Środki ochrony indywidualnej mogą stracić swoje właściwości ochronne już kolejnego dnia po ich wydaniu pracownikowi i pracodawca musi bezwarunkowo zapewnić pracownikowi nowe środki.

Przykład

Pracodawca ustalił dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach murarzy następujące zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej:

Tabela. Zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Stanowisko	Elementy przydziału	Termin używalności
Murarz, pomocnik murarza	hełm ochronny	1 rok
	rękawice ochronne	6 miesięcy
	spodnie, bluza, koszula	1 rok
	buty robocze	1 rok

Przykład

Pracodawca wydał murarzowi wszystkie przewidziane elementy odzieży i obuwia roboczego w dniu jego zatrudnienia w firmie, tj. 7 kwietnia 2025 r. Już 10 kwietnia br. podczas prac murarskich został uszkodzony jego hełm ochronny. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi nowy hełm, bez względu na zapis w tabeli norm przydziału o terminie jego używalności. Przedstawione w tabeli ustalenie w regulaminie pracy należnych pracownikowi elementów wyposażenia jest zatem nieprawidłowe zarówno dla hełmu ochronnego, jak i rękawic ochronnych. W rubryce określającej termin używalności powinno być wpisane „do zużycia”.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe

Regulacje dotyczące czasu pracy są jednym z najistotniejszych elementów regulaminu pracy. Pracodawca musi w nim ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe, jakie mają obowiązywać pracowników (art. 104¹ § 1 pkt 2 k.p.).

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.). Przepisy prawa pracy nie definiują pojęcia „pozostawanie w dyspozycji pracodawcy”. Można jednak przyjąć, że pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, jeżeli zachowuje się zgodnie z celem stosunku pracy, a więc gdy świadczy umówioną pracę albo pozostaje w gotowości do pracy, utrzymując kontakt z pracodawcą w oczekiwaniu na jego wskazówki i polecenia.

Pracodawcy mogą stosować:

● podstawowy system czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin (art. 129 § 1 k.p.),

● system równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony co do zasady do 12 godzin, a przy określonych rodzajach prac – nawet do 16 albo 24 godzin (art. 135–137 k.p.),

● system pracy w ruchu ciągłym, w którym dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin (art. 138 k.p.),

● system przerywanego czasu pracy, w którym rozkład czasu pracy może przewidywać jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin (art. 139 k.p.),

● system zadaniowego czasu pracy, w którym to przede wszystkim pracownik decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy (art. 140 k.p.),

● system skróconego tygodnia pracy, w którym praca jest wykonywana przez mniej niż 5 dni w tygodniu (art. 143 k.p.),

● system tzw. weekendowego czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.).

Częstym błędem przy ustalaniu regulaminu pracy jest brak określenia systemu czasu pracy, jaki został ustalony dla poszczególnej grupy pracowników. Musi być on w regulaminie pracy nazwany i precyzyjnie przypisany do danej grupy pracowników.

Przykład

W regulaminie pracy zakładu krawieckiego w rozdziale „Czas pracy” zawarto jedynie zapis: „W zakładzie czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach czas pracy może być wydłużony do 12 godzin na dobę”. Takie postanowienia regulaminu są niewystarczające i stanowią jedynie kopię przepisów kodeksowych. Pracodawca powinien je doprecyzować. Regulamin pracy ma wskazywać organizację czasu pracy u danego pracodawcy. Nie ma obowiązku wskazywania w regulaminie norm czasu pracy, gdyż pracownik jest o nich informowany w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia. Ustalenie systemu czasu pracy powinno być konkretne, np.: „Wszystkich pracowników zakładu obowiązuje równoważny system czasu pracy z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin”.

Pracodawca może stosować wobec pracowników różne rozkłady czasu pracy. Kodeks pracy dopuszcza bowiem, aby rozkład czasu pracy przewidywał różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy (art. 140¹ k.p.). Pracodawca – na wniosek pracownika – może także ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, w którym ten pracownik jest zatrudniony (art. 142 k.p.).

Bez względu na stosowany system czasu pracy dopuszczalna jest praca zmianowa (art. 146 k.p.). Pracownicy wykonują wówczas pracę według ustalonego rozkładu czasu pracy, przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.

Pracodawca ustala obowiązujące u niego okresy rozliczeniowe, w ramach których rozlicza czas pracy pracowników. Okresem rozliczeniowym jest okres, na który powinna być planowana praca pracownika w taki sposób, aby zachowane zostały ochronne przepisy Kodeksu pracy dotyczące czasu pracy. Długość okresu rozliczeniowego jest zależna od systemu pracy obowiązującego pracownika i wynosi od 4 tygodni do 12 miesięcy (art. 129 k.p.).

Przy ustalaniu okresu rozliczeniowego nie ma uzasadnienia przepisywanie do regulaminu pracy zwrotów kodeksowych, np. „w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”. Okres rozliczeniowy musi być wskazany w regulaminie pracy w sposób precyzyjny, z określeniem granic czasowych. Nie wystarczy zatem ustalenie, że w firmie obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy, lecz należy dookreślić, które miesiące będą wchodziły w skład tych okresów.

UWAGA! Regulamin pracy powinien precyzyjnie określać granice czasowe okresów rozliczeniowych.

Przykład

W regulaminie pracy ustalono okres rozliczeniowy w następujący sposób: „Wszystkich pracowników zakładu obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy obejmujący kolejne miesiące kalendarzowe, począwszy od stycznia każdego roku”. Taki zapis jest prawidłowy, gdyż pozwala precyzyjnie wskazać miesiące każdego okresu rozliczeniowego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby okres rozliczeniowy rozpoczynał się np. w grudniu i trwał do końca lutego itd.

Pora nocna

Pora nocna dotyczy 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy (art. 151⁷ § 1 i 2 k.p.).

Pracodawca powinien pamiętać, że nie każdy pracownik może być zatrudniany w porze nocnej. Bezwzględnie nie można zatrudniać w porze nocnej pracownic w ciąży oraz młodocianych. Z kolei pracownik opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia może pracować w porze nocnej tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę. W porze nocnej nie może być zatrudniona także osoba niepełnosprawna, chyba że na wniosek niepełnosprawnego pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi na to zgodę (art. 15 ust. 3 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Pracodawca powinien w regulaminie wskazać konkretnie, jaki przedział czasowy w nocy będzie uważany za porę nocną. Pracodawcy niejednokrotnie nie określają w regulaminie pracy pory nocnej obowiązującej pracowników, twierdząc, że w ich zakładzie nie wykonuje się pracy w porze nocnej. Często zdarza się również, że w regulaminie zamiast ustalenia pory nocnej zostaje zawarty zapis, że „pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej”. Taka treść regulaminu jest nieprawidłowa. Pora nocna musi być zawsze określona, bez względu na to, czy w danym zakładzie pracy wykonuje się pracę w godzinach nocnych, czy nie. Wynika to chociażby z tego, że nawet gdy w normalnym toku pracy pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej, to zawsze może się wydarzyć nieprzewidziana sytuacja, w związku z którą będą oni musieli wykonywać taką pracę.

UWAGA! Pracodawca musi wskazać w regulaminie pracy porę nocną, nawet jeśli praca w nocy nie jest u niego świadczona.

Przykład

Pracownicy księgarni wykonują pracę na dwie zmiany w godzinach jej otwarcia, tj. między godz. 10.00 a 20.00 każdego dnia. W związku z trudnymi warunkami atmosferycznymi dostawa książek dotarła do księgarni z opóźnieniem. Pracownicy dokonywali odbioru i sprawdzenia przywiezionego towaru w godzinach nadliczbowych do godz. 22.00. Pracodawca nie określił w regulaminie pracy pory nocnej. W związku z tym będzie musiał wypłacić pracownikom wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych już za pracę od godz. 21.00, tj. od początkowych granic pory nocnej wyznaczonych przez ustawodawcę. Gdyby ustalił granice pory nocnej w godz. od 22.00 do 6.00, to dodatek za pracę nadliczbową między godz. 21.00 a 22.00 wyniósłby jedynie 50% stawki osobistego zaszeregowania.

Termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy wypłata pracownikom wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy. Zasadą jest, że wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż w formie pieniężnej, jeżeli pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie (art. 86 k.p.).

Obecnie wypłata wynagrodzenia następuje w formie:

● bezgotówkowej, na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy,

● gotówkowej, wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Regulamin pracy musi precyzyjnie określać termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Niestety, w dużej liczbie przypadków wymóg ten nie jest w praktyce przestrzegany. Regulamin pracy musi wskazywać konkretną datę wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, a nie posługiwać się np. zwrotem „do 10 dnia następnego miesiąca”. Termin wypłaty powinien być zatem wskazany w sposób konkretny, tj.: „ostatniego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni”, „10 dnia następnego miesiąca” itp.

UWAGA! Regulamin pracy powinien wskazywać konkretną datę wypłaty wynagrodzenia.

Ponadto w regulaminie pracy powinny być określone wszystkie elementy przewidziane przepisami Kodeksu pracy (termin, miejsce, czas i częstotliwość), bez względu na formę wypłaty wynagrodzenia za pracę, jaka funkcjonuje u pracodawcy.

Wykaz prac wzbronionych młodocianym i kobietom

W regulaminie pracy powinny być określone:

● wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

● wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

● rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego.

Wszystkie te wykazy muszą być dostosowane do warunków występujących w danym zakładzie pracy i do rodzaju prac, jakie się w nim wykonuje, a nie tylko przytaczać przepisy regulujące te zagadnienia. Często zdarza się, że pracodawcy kopiują do regulaminu pracy całość rozporządzeń regulujących te zagadnienia.

Jeżeli w firmie nie ma pracowników młodocianych, to dopuszczalne jest, aby w regulaminie pracy wprowadzić zapis, że nie ustala się wykazu prac wzbronionych młodocianym oraz rodzajów prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, ponieważ pracodawca nie zatrudnia takich osób. Gdy w zakładzie pracy zostanie zatrudniony taki pracownik, wówczas pracodawca musi sporządzić wykaz prac wzbronionych i dozwolonych pracownikom młodocianym.

UWAGA! Pracodawca może nie ustalać w regulaminie pracy wykazu prac wzbronionych młodocianym, jeżeli nie zatrudnia takich pracowników.

Obecnie tylko kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią. 1 maja 2017 r. weszło bowiem w życie rozporządzenie Rady Ministrów z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią. Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet. Konieczność uchylenia poprzedniego rozporządzenia i wprowadzenie nowego to konsekwencja dostosowania art. 176 k.p. do przepisów dyrektywy 2006/54/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia w życie zasady równości szans oraz równego traktowania kobiet i mężczyzn w dziedzinie zatrudnienia i pracy. Poprzednie regulacje odnosiły się bowiem do wszystkich kobiet, co mogło stanowić przeszkodę w równouprawnieniu płci, zwłaszcza w dostępie do zatrudnienia.

Aktualne przepisy stanowią, że jedynie kobiety w ciąży oraz kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, określonych w wykazie będącym załącznikiem do nowego rozporządzenia.

Zawarty we wskazanym rozporządzeniu wykaz obejmuje prace:

● związane z nadmiernym wysiłkiem fizycznym, w tym ręcznym transportem ciężarów,

● mogące mieć niekorzystny wpływ ze względu na sposób i warunki ich wykonywania, z uwzględnieniem rodzajów czynników pojawiających się w środowisku pracy i poziomu ich występowania.

Należy zwrócić uwagę, że obecnie w przypadku pracownic w ciąży dopuszczalne są prace na stanowiskach z monitorami ekranowymi w łącznym czasie nieprzekraczającym ? godzin na dobę. Jednakże czas spędzony przy obsłudze monitora ekranowego nie może jednorazowo przekraczać ?? minut, po którym to czasie powinna nastąpić co najmniej ??-minutowa przerwa, wliczana do czasu pracy. Dotychczas ciężarna pracownica mogła przepracować przy ekranie monitora maksymalnie ? godziny na dobę.

Wykaz zawiera także podwyższone dopuszczalne dla kobiet karmiących dziecko piersią normy wydatku energetycznego, a także normy dotyczące dźwigania ciężarów i sił niezbędnych do ich przemieszczania. Dotychczas te normy były identyczne dla kobiet w ciąży i kobiet karmiących.

Ponadto kobietom karmiącym piersią zezwolono na pracę w pozycji wymuszonej oraz w pozycji stojącej ponad 3 godziny w czasie zmiany roboczej. Zakaz takiej pracy obowiązuje nadal w stosunku do kobiet w ciąży.

Do prac zabronionych kobietom karmiącym dziecko piersią zaliczono przenoszenie materiałów ciekłych – gorących, żrących lub o właściwościach szkodliwych dla zdrowia.

A zatem poprzednio obowiązujące przepisy zabraniały wszystkim kobietom wykonywania:

● prac związanych z wysiłkiem fizycznym i ręcznym transportem ciężarów,

● prac pod ziemią we wszystkich kopalniach.

Od 1 maja 2017 r. powyższych prac nie mogą wykonywać jedynie kobiety będące w ciąży oraz kobiety karmiące dziecko piersią.

Obowiązki z zakresu bhp

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą. W praktyce takie ustalenie najczęściej polega na umieszczeniu w regulaminie pracy postanowień zawartych w Kodeksie pracy w tym zakresie. Tymczasem regulamin pracy powinien ustalać te obowiązki w kontekście konkretnego rodzaju prac, jakie wykonują pracownicy, oraz specyfiki działania zakładu. Pracodawca powinien więc zamieścić w regulaminie pracy konkretne zapisy dostosowane do specyfiki pracy w jego zakładzie, uwzględniając rodzaj wykonywanych prac. Ma to bowiem duże znaczenie w przypadku zarówno stosowania kar porządkowych wobec pracowników, jak i ewentualnego ustalania przyczyny wypowiedzenia bądź rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Pracodawcy często zapominają też o określeniu w regulaminie sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, myląc ten obowiązek z koniecznością potwierdzenia poinformowania pracowników o zapoznaniu ich z oceną ryzyka zawodowego.

Przykład

W regulaminie pracy zakładu krawieckiego w rozdziale dotyczącym bhp pracodawca zawarł zapis: „Pracownik potwierdza zapoznanie go z oceną ryzyka zawodowego pisemnym oświadczeniem, które jest umieszczane w jego aktach osobowych. Pracownicy są informowani o ryzyku zawodowym w czasie szkoleń bhp”. Takie zapisy są niewystarczające i nie wypełniają obowiązkowej treści regulaminu. Prawidłowa informacja w tym zakresie powinna przykładowo zawierać następujące postanowienie: „Pracownicy są informowani o ryzyku zawodowym związanym z pracą na poszczególnych stanowiskach pracy w czasie szkoleń wstępnych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy przez udostępnienie im treści oceny ryzyka zawodowego oraz omówienie zagrożeń występujących podczas pracy na ich stanowiskach pracy”. Taki zapis jest w pełni wystarczający i wskazuje na sposób informowania o ryzyku zawodowym.

Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy

W regulaminie pracy trzeba określić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przepisy prawa pracy nie określają sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. Pracodawca nie jest zobowiązany do rejestrowania przybycia pracowników do pracy. Jednak nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania swojego przybycia do pracy leży w interesie pracodawcy, głównie dla celów dowodowych. Sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy zależy od ustaleń pracodawcy – przykładowo może to być wpis na listę obecności, karty zegarowe, karty magnetyczne czy zalogowanie się w systemie komputerowym. Informacja zawarta w regulaminie pracy ma umożliwić pracownikom zapoznanie się z zasadami obowiązującymi u pracodawcy, co jednocześnie umożliwi im ich przestrzeganie.

UWAGA! Sposób potwierdzania obecności pracowników w pracy ustala pracodawca.

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Należy pamiętać, że obecnie lekarze wystawiają elektroniczne zaświadczenia lekarskie, tzw. e-ZLA. Zaświadczenie to ma formę uwierzytelnionego dokumentu elektronicznego. Wykorzystuje się do tego profil zaufany ePUAP. Pracodawca i ZUS drogą elektroniczną otrzymują informację o zwolnieniu lekarskim.

UWAGA! Obecnie pracodawca i ZUS otrzymują informację o zwolnieniu lekarskim pracownika w formie elektronicznej.

Pracodawca nie może ustalać w regulaminie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy w sposób mniej korzystny dla pracowników od przepisów powszechnie obowiązujących. Zapisy regulaminu pracy, przykładowo, zobowiązujące pracownika do poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności najpóźniej w kolejnym dniu lub dostarczenia zwolnienia lekarskiego w nieprzekraczalnym terminie 3 dni są nieprawidłowe.

UWAGA! Pracodawca nie może wprowadzać mniej korzystnych zapisów dotyczących usprawiedliwiania nieobecności niż wynikające z przepisów prawa pracy.

Informacja o karach porządkowych

Pracodawca powinien wskazać w regulaminie katalog kar porządkowych zgodny ze wskazanym w Kodeksie pracy, tj. obejmujący: karę upomnienia, karę nagany i karę pieniężną (art. 108 k.p.).

Jeżeli pracownik nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

● karę upomnienia oraz

● karę nagany.

Ponadto pracodawca może również stosować karę pieniężną za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bhp lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Górną granicę kary pieniężnej określa Kodeks pracy.

Zawarte w regulaminie pracy zapisy dotyczące kar porządkowych nie powinny tworzyć nowego katalogu tych kar, ponieważ jest to niedozwolone. Zdarza się, że pracodawcy do kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy dodają w regulaminie pracy np. karę zwrócenia uwagi lub karę ostrzeżenia. Stosowanie takich kar jest niedozwolone i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, które jest zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 4 k.p.).

UWAGA! Pracodawca nie może wprowadzać w regulaminie pracy innych kar porządkowych niż te, które przewiduje Kodeks pracy.

Dodatkowe postanowienia regulaminu pracy

Regulamin pracy może zawierać inne postanowienia regulujące organizację i porządek pracy w zakładzie, np. wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy, wydłużenie rocznego limitu godzin nadliczbowych, ustalenie innych godzin czasu pracy w niedziele i święta, wskazanie katalogu przyczyn rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

1.4. Wejście w życie regulaminu pracy

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Podanie regulaminu do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozdanie każdemu z pracowników treści regulaminu lub rozesłanie go np. pocztą elektroniczną do pracowników.

W regulaminie pracy warto również wskazać, w jakiej formie pracownicy będą zapoznawani z jego treścią. Wielu pracodawców zapomina również o tym, że wszelkie zmiany regulaminu pracy podlegają tej samej procedurze wchodzenia w życie i zapoznawania z nimi pracowników co regulamin pracy.

UWAGA! Pracodawca musi zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Wzór 9. Regulamin pracy

2. Regulamin wynagradzania

Obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Wcześniej obowiązek posiadania regulaminu wynagradzania mieli pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników (nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy) może fakultatywnie ustalić w regulaminie wynagradzania warunki wynagradzania za pracę. Inaczej jest w przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u którego funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. Musi on ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli związkowcy wystąpią z wnioskiem o jego ustalenie.

2.1. Zakładowe źródło prawa pracy

Regulamin wynagradzania kształtuje prawa i obowiązki stron stosunku pracy u pracodawcy, u którego obowiązuje. Regulamin określa bowiem obowiązki pracodawcy związane z wypłatą przysługującego pracownikom wynagrodzenia za pracę oraz innych dodatkowych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Pracownikom natomiast postanowienia regulaminu wynagradzania dają możliwość skutecznego domagania się przysługujących na tej podstawie świadczeń.

Regulamin wynagradzania uzupełnia postanowienia umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że pracownikowi przysługuje zarówno wynagrodzenie za pracę określone w zawartej z nim umowie o pracę, jak i świadczenia wynikające z postanowień obowiązującego regulaminu wynagradzania.

Regulamin wynagradzania, podobnie jak regulamin pracy, należy do zakładowych źródeł prawa pracy. Jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż (art. 9 k.p.):

● przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także

● postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Oznacza to zatem, że wszelkie postanowienia zawarte w regulaminie wynagradzania, które są mniej korzystne dla pracowników, niż przewidują to pozostałe źródła prawa pracy wyższej rangi, są z mocy prawa nieważne.

Należy jednak pamiętać, że do liczby pracowników nie wlicza się osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych czy współpracowników prowadzących działalność pozarolniczą.

Regulaminu wynagradzania nie należy również tworzyć (niezależnie od liczby osób zatrudnionych) dla (art. 239 § 3 k.p.):

● członków korpusu służby cywilnej,

● pracowników urzędów państwowych,

● pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w: urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego,

● sędziów,

● asesorów sądowych,

● prokuratorów.

UWAGA! Regulaminu wynagradzania nie wprowadza się dla pracowników zatrudnionych w państwowych jednostkach sfery budżetowej, dla których zasady wynagradzania określone są na podstawie odrębnych przepisów.

Do regulaminu wynagradzania nie należy wprowadzać zapisów odnoszących się do wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, tj. (art. 241²⁶ w zw. z art. 128 § 2 pkt 2 k.p.):

● pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców,

● pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównych księgowych.

Osobą zarządzającą zakładem pracy jest m.in. prezes, dyrektor, a także wieloosobowy zarząd spółki z o.o. lub spółki akcyjnej.

Pracodawca nie może nadużywać definicji osoby zarządzającej w imieniu pracodawcy, aby wyłączyć pewne grupy pracowników z korzystnych regulacji regulaminu wynagradzania. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 25 września 2007 r. (I PK 105/07, OSNP 2008/21–22/309), w którym orzekł, że:

(...) w umowie o pracę nie jest dopuszczalne zaliczenie pracownika zajmującego stanowisko kierownika działu ekspedycji do grona osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy z intencją wyłączenia go z oddziaływania regulaminu wynagradzania, jeżeli kompetencje tego pracownika nie mają charakteru zarządczego (...).

Należy podkreślić, że regulamin wynagradzania ma zastosowanie do wszystkich pracowników, oprócz wyłączonych na podstawie Kodeksu pracy, w zakresie warunków wynagradzania i z jego postanowień pracodawca na podstawie przepisów wewnętrznych nie może wyłączyć żadnej grupy zatrudnionych (tak jak z układu zbiorowego pracy).

2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy

Regulaminu wynagradzania nie należy tworzyć, jeśli pracownicy są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Regulamin wynagradzania będzie obowiązywał do momentu objęcia pracowników zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Aby regulamin przestał obowiązywać, układ musi w swojej treści wprowadzać warunki wynagrodzenia za pracę oraz przyznawać inne świadczenia związane z pracą w sposób umożliwiający określenie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 § 3 k.p.).

UWAGA! Regulamin wynagradzania obowiązuje do objęcia pracowników układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą.

Może się zdarzyć, że pracodawca będzie musiał opracować regulamin wynagradzania, mimo że pracownicy będą objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Będzie to miało miejsce wtedy, gdy:

● obowiązujący układ normuje zasady wynagradzania i przyznawania pracownikom innych świadczeń związanych z pracą tylko w sposób ogólny,

● pewna grupa (grupy) pracowników nie została objęta układem.

W tej sytuacji regulamin wynagradzania może mieć charakter uzupełniający w stosunku do układu. Wówczas regulamin będzie musiał normować zasady wynagradzania pracowników, których pominięto w układzie zbiorowym. Może zatem zaistnieć sytuacja, że u danego pracodawcy będzie obowiązywał układ zbiorowy pracy i regulamin wynagradzania.

2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników a zapisy regulaminu wynagradzania

Wprowadzone w regulaminie zasady wynagradzania pracowników nie oznaczają, że pracodawca, na podstawie indywidualnych negocjacji z pracownikiem, nie może wynagradzać go w sposób bardziej korzystny, określony w umowie o pracę.

Takie stanowisko prezentuje Sąd Najwyższy, który w wyroku z 22 września 1999 r. (I PKN 262/99, OSNP 2001/2/35) stwierdził, że:

(...) przepisy regulaminu premiowania (wynagradzania) nie mają zastosowania, jeżeli prawo do premii i jej wysokość zostały dla pracownika określone korzystniej w umowie o pracę (...).

Jeżeli umowa o pracę byłaby mniej korzystna niż regulamin wynagradzania obowiązujący w firmie, wówczas zastosowanie mają korzystniejsze postanowienia regulaminu.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudnia od maja 2005 r. Marcina G. na stanowisku kierownika budowy. W umowie o pracę określono, że pracownik będzie miał prawo do wynagrodzenia w wysokości 10 000 zł brutto. W 2021 r. na podstawie porozumienia zmieniającego do umowy o pracę wprowadzono zapis o następującej treści: „Wynagrodzenie obowiązujące w danym roku kalendarzowym będzie waloryzowane do 31 maja każdego roku na podstawie podanego przez GUS wskaźnika rocznej waloryzacji”.

W kwietniu 2025 r. pracodawca wprowadził regulamin wynagradzania, w którym nie było zapisów o waloryzacji wynagrodzenia dla pozostałych pracowników. Dla kierowników budowy wprowadzono natomiast w regulaminie dodatek funkcyjny. W tej sytuacji wiążące dla pracodawcy są postanowienia zarówno umowy o pracę, jak i regulaminu wynagradzania. A zatem spółka musi wypłacić Marcinowi G. dodatek funkcyjny oraz co roku waloryzować jego wynagrodzenie.

Korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują mniej korzystne warunki umowy o pracę. Natomiast postanowienia regulaminu, które pogarszałyby sytuację pracownika, nie mają zastosowania, począwszy od dnia jego obowiązywania. Pracodawca, chcąc wprowadzić postanowienia mniej korzystne, musi wypowiedzieć pracownikom dotychczasowe warunki umowy o pracę, wręczając im wypowiedzenia zmieniające (lub jeżeli pracownicy wyrażają na nie zgodę – porozumienia bądź aneksy do umowy o pracę). W sytuacji wręczenia wypowiedzeń zmieniających w związku z wejściem w życie mniej korzystnych postanowień regulaminu nie mają zastosowania przepisy dotyczące ochrony pracowników przed wypowiedzeniem, tj. m.in.:

● kobiet w ciąży i pracowników w czasie urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego,

● pracowników w wieku przedemerytalnym,

● członków związku zawodowego wskazanych w uchwale zarządu zakładowej organizacji związkowej.

UWAGA! Aby wprowadzić mniej korzystne postanowienia regulaminu wynagradzania, pracodawca musi wypowiedzieć pracownikom dotychczasowe warunki umowy o pracę.

2.4. Procedura ustalania regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca (art. 772 § 1 k.p.). Jeżeli u danego pracodawcy działa organizacja związkowa, pracodawca musi ustalić z nią treść regulaminu. W sytuacji gdyby pracodawca nie uzgodnił treści regulaminu ze związkiem zawodowym, mimo że spełniłby inne kodeksowe przesłanki dotyczące wprowadzenia regulaminu, np. podałby go do wiadomości pracowników, to taki regulamin nie będzie obowiązywał.

Jeśliby pracodawca nie uzgodnił ze związkiem tylko niektórych postanowień regulaminu, będzie on mógł wejść w życie w zakresie uzgodnionym z organizacją związkową. Obowiązek uzgodnienia istnieje również wtedy, gdy u pracodawcy działa kilka związków zawodowych. Jeżeli organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych) w ciągu 30 dni od dnia otrzymania projektu regulaminu, pracodawca ma prawo ustalić regulamin samodzielnie. Powinien jednak rozpatrzyć indywidualne opinie związków zawodowych w tym zakresie.

Negatywne stanowisko przedstawione przez związki oznacza, że regulamin nie będzie mógł wejść w życie (wyrok SN z 12 lutego 2004 r., I PK 349/03, OSNP 2005/1/4).

W przypadku braku zgody związku zawodowego na pełną treść regulaminu nie może on zostać wprowadzony przez pracodawcę samodzielnie, co oznacza, że nie może wejść w życie. W takiej sytuacji warunki wynagrodzenia pracowników są ustalane indywidualnie w umowach o pracę. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uchwale z 28 maja 1998 r. (III ZP 13/98, OSNP 1998/23/674):

(...) milczenie przedstawicieli związków zawodowych i niepodjęcie rokowań (...) nie może być uznane za dorozumianą (domniemaną) aprobatę propozycji kierownika zakładu (...).

2.5. Treść regulaminu wynagradzania

W treści regulaminu powinny znaleźć się warunki dotyczące ustalania wynagrodzenia za pracę, które stanowią tzw. część obligatoryjną regulaminu. Pracodawca może również wprowadzić inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania, które stanowią część fakultatywną regulaminu.

Tabela 7. Postanowienia regulaminu wynagradzania

Postanowienia obligatoryjne	Postanowienia fakultatywne
1	2
Systemy wynagradzania stosowane u danego pracodawcy (czasowy, akordowy, prowizyjny lub mieszany, np. czasowo-prowizyjny)	Wyższe dodatki do wynagrodzenia niż zostały określone w Kodeksie pracy, np. za pracę w godzinach nadliczbowych, w nocy
Stawki zaszeregowania stanowisk, które są najczęściej określane przez wskazanie przedziału od najniższego wynagrodzenia do najwyższego dla danej kategorii pracowników	Postanowienia wprowadzające inne (lub zawarte w Kodeksie pracy), wyższe świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania, np. odprawa pośmiertna, odprawa emerytalna, wysokość wynagrodzenia chorobowego, wysokość diety za podróż służbową
Podstawowe stawki wynagradzania akordowego lub prowizyjnego
Inne składniki wynagrodzenia, do których pracownicy mają stałe prawo, oraz warunki ich przyznawania i ich wysokość, np. dodatek stażowy, funkcyjny
Zasady przyznawania premii i jej wysokość
Warunki przyznawania nagród

2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania w regulaminie wynagradzania

W pojęciu wynagrodzenia za pracę mieści się zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i różne dodatki, które można podzielić na obligatoryjne i fakultatywne. Gwarancja wypłaty danego dodatku może wynikać bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy lub z regulaminu wynagradzania.

W regulaminie wynagradzania nie należy uwzględniać dodatków, które są zagwarantowane pracownikom w przepisach prawa pracy lub w umowie o pracę. Takie dodatki przysługują bowiem niezależnie od postanowień regulaminu.

Dodatki, które pracodawca zamierza przyznać swoim pracownikom, lecz niewynikające bezpośrednio z przepisów prawa pracy, tzw. dodatki fakultatywne, należy uwzględnić w regulaminie wynagradzania. Trzeba w nim określić wysokość, zasady przyznawania oraz częstotliwość i termin wypłaty dodatkowych elementów pensji. Podział dodatków na obowiązkowe i dobrowolne dotyczy jedynie pracodawców spoza sfery budżetowej. Pracodawcy z tzw. budżetówki są objęci szczególnymi regulacjami w tym zakresie. Takim pracownikom przepisy gwarantują bowiem wypłatę wielu dodatków, które dla pracowników zatrudnionych u pracodawców prywatnych mają charakter fakultatywny (np. dodatek za wysługę lat, dodatek funkcyjny, nagroda jubileuszowa).

Tabela 8. Inne świadczenia związane z pracą, które można uregulować w regulaminie wynagradzania

Składniki obligatoryjne	Składniki fakultatywne
1	2
Dodatek za godziny nadliczbowe	Dodatek funkcyjny
Dodatek za pracę w porze nocnej	Dodatek stażowy
Dodatek wyrównawczy	Dodatek za pracę w warunkach uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia
	Dodatek za pracę zmianową
	Dodatek szkoleniowy
	Dodatek specjalny, np. za niepalenie, za niespóźnianie się do pracy, za znajomość języków obcych
	Nagroda za szczególne wyniki w pracy
	Nagroda roczna
	Premia uznaniowa
	Premia regulaminowa (kwartalna, miesięczna, roczna)

Pracodawca, który podejmuje decyzję o wprowadzeniu do regulaminu wynagradzania jednego z wyżej wymienionych dodatkowych składników pensji, musi pamiętać, że takie działania powodują, iż po stronie pracownika powstaje roszczenie o wypłatę danego składnika (jeżeli pracownik spełnia warunki do jego przyznania). Pracodawcy chcą mieć bowiem z jednej strony możliwość przyznawania dodatkowego wynagrodzenia pracownikom, ale z drugiej chcą, aby składnik ten nie stał się obowiązkowy, np. wprowadzając premię uznaniową zamiast regulaminowej. Jednak o tym, czy dany składnik jest premią regulaminową, czy uznaniową, decyduje nie jego nazwa, lecz charakter danego świadczenia.

Jeżeli pracodawca chce wypłacać swoim pracownikom premię regulaminową, to musi określić kryteria, zasady i terminy jej wypłaty. Natomiast w przypadku premii uznaniowej nie trzeba określać zasad jej przyznawania w regulaminie wynagradzania. Kwestię tę można zupełnie pominąć lub jedynie zaznaczyć możliwość przyznawania takiej premii bez wskazywania jej wysokości.

2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania

Jeżeli pracodawca chce wprowadzić zmiany do regulaminu wynagradzania, musi to zrobić w takim samym trybie, w jakim wprowadził regulamin, tzn. uzgodnić jego treść ze związkami zawodowymi, jeśli u pracodawcy działają takie organizacje.

Przykład

Spółka z o.o. zamierza od 1 czerwca 2025 r. zmienić regulamin wynagradzania i zaprzestać wypłacania nagrody jubileuszowej. U pracodawcy działa związek zawodowy, który w styczniu 2025 r. miał 15 członków, ale obecnie jego liczba spadła poniżej 10, co oznacza, że związek nie jest reprezentatywny. Pracodawca może zatem samodzielnie dokonać zmiany regulaminu bez uzgodnień z organizacją związkową.

Przykład

Spółka jawna zamierza zmienić w regulaminie wynagradzania wysokość dodatku funkcyjnego. Pracodawca przesłał propozycję zmiany 3 związkom zawodowym działającym w jego zakładzie. Jeden ze związków zawodowych nie zaakceptował zmiany, drugi zgodził się na zmianę, a trzeci nie zajął stanowiska w tym zakresie w wymaganym terminie 30 dni. Po 30 dniach pracodawca może samodzielnie podjąć decyzję o zmianie regulaminu, jeżeli związki nie wyrażą wspólnego stanowiska w tej sprawie.

Każda zmiana postanowień regulaminu na niekorzyść pracownika wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Niektórzy eksperci prawa pracy prezentują pogląd, że zmiany na korzyść pracownika również powinny być wprowadzane przez wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające. Taki pogląd argumentują tym, że możliwe są sytuacje, w których pracownik w wyniku przyznanej podwyżki pogorszy swoją sytuację materialno-życiową. Może mieć to miejsce wtedy, gdy np. osiągnie wynagrodzenie, które spowoduje, że obejmie go drugi próg podatkowy, przez co utraci prawo do świadczeń z pomocy społecznej albo zostanie mu zawieszona lub zmniejszona emerytura.

Korzystniejsze postanowienia regulaminu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy (art. 241¹³ k.p.).

Często się zdarza, że pracodawcy mają problem z oceną, które z postanowień nowego brzmienia regulaminu jest dla pracowników korzystniejsze, a które nie. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 maja 1999 r. (I PKN 88/99, OSNP 2000/15/586), aby stwierdzić, czy zmiana regulaminu jest korzystna dla pracownika, nie można tylko porównać dotychczasowej treści regulaminu wynagradzania z wprowadzonymi zmianami, ale należy również przeanalizować inne elementy, np. odczucie przez pracowników wprowadzonej zmiany.

Eksperci prawa pracy prezentują dwa poglądy dotyczące oceny, czy nowe postanowienia są dla pracownika korzystne. Według nich należy:

● przeanalizować ogólny bilans zysków i strat dla konkretnego pracownika,

● ocenić wyłącznie prawo danego pracownika do proponowanej zmiany regulaminu.

Decyzja, który wariant wybrać, należy do pracodawcy.

2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjętych układem zbiorowym pracy, który nie chce tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) lub chce zmienić wysokość odpisu na ten fundusz na niższy, musi umieścić odpowiedni zapis w tym zakresie w regulaminie wynagradzania (art. 3 ust. 3b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Aby wprowadzić taką zmianę do regulaminu wynagradzania, pracodawca nie może działać samodzielnie, lecz musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej albo (w razie braku związków) przedstawiciela załogi. W innym przypadku jednostronna decyzja pracodawcy o rezygnacji z zfśs nie jest wiążąca (na temat tworzenia regulaminu zfśs patrz pkt 3. Regulamin zfśs).

Przykład

Spółka z o.o. zatrudniała na 1 stycznia 2025 r. 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. W zakładzie nie działają związki zawodowe. Pracodawca powinien utworzyć zfśs, ale po negocjacjach z przedstawicielem załogi ustalono, że spółka nie będzie tworzyła funduszu w 2025 r. Pracodawca i przedstawiciel załogi podpisali w tym zakresie porozumienie o następującej treści:

Wzór. Aneks do regulaminu wynagradzania w związku z rezygnacją z tworzenia zfśs

2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W praktyce podanie regulaminu do wiadomości pracowników może odbywać się w różny sposób, tj. m.in. przez:

● wywieszenie na tablicy ogłoszeń,

● przesłanie drogą elektroniczną w formie wiadomości e-mailowej,

● zamieszczenie na stronie intranetowej lub udostępnienie wszystkim pracownikom na firmowym serwerze,

● wyłożenie do wglądu w dziale kadr.

Niepodanie do publicznej wiadomości lub zrobienie tego w niewłaściwy sposób (np. udostępnienie treści regulaminu tylko części pracowników) skutkuje tym, że regulamin nie obowiązuje jako akt prawny (wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 569/03, OSNP 2005/11/154).

Przykład

Spółka z o.o. informuje pracowników o wszelkich zmianach w regulaminie wynagradzania, wysyłając do nich wiadomości e-mailowe. 9 maja 2025 r. pracodawca przesłał pracownikom treść nowego regulaminu wynagradzania. Wysyłając wiadomość, pominął jednak dział produkcji. Pracownicy tego działu nie mieli zatem możliwości zapoznania się z regulaminem. W tej sytuacji regulamin będzie obowiązywał po 2 tygodniach, ale od dnia prawidłowego powiadomienia wszystkich pracowników o jego zmianie.

Dla ważności regulaminu nie jest istotne, czy pracownicy się z nim zapoznali. Ważne jest jednak, aby mieli taką możliwość. Często zdarza się, że pracownicy są nieobecni w firmie z powodu np. choroby, urlopu macierzyńskiego, wychowawczego. W tej sytuacji należy uznać, że dla ważności zmiany regulaminu wystarczające jest prawidłowe podanie jej do wiadomości wszystkich pracowników. Pracodawca nie ma jednak obowiązku uzyskiwać poświadczenia o zapoznaniu się przez każdego pracownika z treścią regulaminu.

UWAGA! Regulamin wynagradzania obowiązuje, jeżeli wszyscy pracownicy mieli możliwość zapoznania się z jego treścią.

Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2006 r. (II PK 124/06, OSNP 2008/1–2/13) stwierdził, że:

(...) pracodawca ma obowiązek podać do wiadomości regulamin wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, dla ważności tego nie jest jednak wymagane zapoznanie się z nim pracowników (...).

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników nie tylko o dacie wejścia w życie regulaminu, ale również o zmianie jego treści czy utracie mocy. Powinien to uczynić w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania

Obecnie regulamin wynagradzania mają obowiązek tworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Pracodawcy, którzy posiadają regulamin wynagradzania, a zatrudniają poniżej 50 pracowników, mogą z niego zrezygnować. W tym celu, jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, wystarczy poinformować pracowników o uchyleniu regulaminu wynagradzania. Po upływie 2 tygodni od dnia przekazania tej informacji pracownikom regulamin przestaje obowiązywać. Należy pamiętać, że w przypadku gdy regulamin wynagradzania zawierał postanowienia korzystniejsze niż te, które zaczną obowiązywać pracowników po jego uchyleniu, należy wypowiedzieć zatrudnionym dotychczasowe warunki pracy i płacy.

Inaczej uchyla się regulamin wynagradzania, jeżeli u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników działają zakładowe organizacje związkowe. Rezygnacja z regulaminu musi być bowiem uzgodniona ze związkowcami. W terminie 30 dni zakładowe organizacje związkowe powinny przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko w sprawie uchylenia regulaminu wynagradzania. Jeżeli związkowcy nie przedstawią wspólnego stanowiska, wówczas decyzję w sprawie uchylenia regulaminu podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych). W przypadku gdy organizacje związkowe przedstawią wspólnie uzgodnione negatywne stanowisko w sprawie uchylenia regulaminu wynagradzania, pracodawca nie może zrezygnować z regulaminu. Dotyczy to także sytuacji, gdy u pracodawcy działa tylko jedna organizacja związkowa i nie wyraża ona zgody na uchylenie regulaminu.

2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania

Ze względu na trudną sytuację finansową pracodawca może, na okres nie dłuższy niż 3 lata, zawiesić w całości lub w części treść regulaminu wynagradzania (art. 91 k.p.). Jest to możliwe po zawarciu odpowiedniego porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielem załogi. Jeżeli związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników nie wyrażą na to zgody, zawieszenie regulaminu nie jest możliwe.

UWAGA! Zawieszenie stosowania postanowień regulaminu wynagradzania nie może trwać dłużej niż przez 3 lata.

Porozumienie w sprawie zawieszenia regulaminu wynagradzania pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania

Tworząc regulamin wynagradzania, pracodawcy często popełniają błędy: np. zastosowanie niewłaściwego źródła prawa, niejasno sformułowane stawki wynagrodzeń czy nawet ortograficzne. W niektórych przypadkach poprawa błędu wymaga uruchomienia procedury zmiany regulaminu.

Błędy ortograficzne

Często się zdarza, że regulamin wynagradzania zawiera błędy ortograficzne, drobne błędy rachunkowe (niemające znaczenia dla treści regulaminu) lub literówki. W takiej sytuacji wielu pracodawców od początku rozpoczyna procedurę uzgadniania treści regulaminu i podawania go do wiadomości pracowników. W swoim postępowaniu kierują się tym, że przepisy prawa pracy przewidują tylko jeden sposób zmiany treści regulaminu.

W takim przypadku nie trzeba jednak ponownie uzgadniać treści regulaminu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem załogi. Należy jedynie poinformować pracowników o błędach w sposób zwyczajowo przyjęty oraz podać do wiadomości zatrudnionych prawidłową wersję regulaminu.

Nie można jednak postąpić w ten sposób, jeżeli poprawiony błąd znacząco zmienił sens regulaminu i jednocześnie np. prawa pracowników do danego świadczenia. Taką zmianę należałoby uzgodnić ze związkami zawodowymi (przedstawicielem pracowników).

Przykład

Pracodawca w treści regulaminu zawarł następujący zapis: „Pracownicy działu marketingu mają prawo do premii i dodatku w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. Pracownicy działu finansowo-księgowego mają prawo do premii lub dodatku w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego. Pracownicy produkcji mają prawo do premii lub dodatku w wysokości 7% wynagrodzenia zasadniczego”. Pracodawca popełnił błąd w stosunku do świadczeń przyznawanych pracownikom działu marketingu (zastosował spójnik „i” zamiast „lub”), ale takiego błędu nie może poprawić jednostronnie. W tym przypadku musi uruchomić procedurę zmiany regulaminu i wypowiedzieć warunki płacy pracownikom działu marketingu.

Zastosowanie niewłaściwego źródła prawa

Pracodawcy, opracowując regulamin wynagradzania, często mają problem, w przypadku gdy przepisy umów o pracę kolidują z przepisami regulaminu wynagradzania. Trzeba pamiętać, że w takiej sytuacji zawsze należy stosować postanowienia aktu bardziej korzystnego dla pracownika. Gdyby natomiast regulamin wynagradzania pogarszał postanowienia umowy o pracę, trzeba wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające. Jeżeli pracodawca tego nie zrobi, pracownikowi będzie przysługiwało korzystniejsze wynagrodzenie lub inne świadczenie związane z pracą.

Niejasno sformułowane stawki wynagrodzeń

Często błędy w regulaminach wynagradzania dotyczą niejasno sformułowanych przepisów dotyczących stawek zaszeregowania przewidzianych na danym stanowisku pracy. Pracodawcy nie chcą ustalać takich stawek, aby inni pracownicy nie dowiedzieli się, ile można zarobić na danym stanowisku, albo formułują je w sposób niejasny, ogólnikowy. Należy podkreślić, że pracodawcy nie muszą podawać szczegółowych stawek. Wystarczy, że zastosują widełki, np. wprowadzając zapis o następującej treści: „(...) Pracownicy działu kadr mogą otrzymać wynagrodzenie zasadnicze w wysokości od 5000 zł do 7000 zł. Wysokość wynagrodzenia jest uzależniona od stażu pracy, kwalifikacji, wykształcenia oraz niezbędnego doświadczenia w dziale płac (...)”.

Warunki wynagradzania pracowników powinny być jasne. Jeśli pracodawca nie przestrzega zasady równego traktowania w tym zakresie, może narazić się na konieczność wypłaty odszkodowań pokrzywdzonym pracownikom.

Powtarzanie zapisów z Kodeksu pracy

Częstą nieprawidłowością jest kopiowanie do regulaminu wynagradzania przepisów Kodeksu pracy. Należy uznać, że jest to niezasadne, ponieważ Kodeks pracy jest aktem wyższego rzędu i ma pierwszeństwo w stosowaniu przed regulacjami wewnątrzzakładowymi. W regulaminie wynagradzania można jednak odwoływać się do regulacji Kodeksu pracy, np. wskazać, które przepisy mają zastosowanie (jeżeli pracodawca nie chce przyznać pracownikom wyższych dodatków niż ustawowe).

Premia uznaniowa zamiast premii regulaminowej

W praktyce granica między premią regulaminową i uznaniową jest dość płynna. O tym, czy jest to premia uznaniowa, czy regulaminowa, będzie decydować treść regulaminu wynagradzania, a nie samo sformułowanie. Zdarza się, że pracodawcy premię regulaminową nazywają uznaniową tylko po to, aby pracownik nie miał roszczenia o jej wypłatę. Takie postępowanie jest nieprawidłowe i sama zmiana nazewnictwa nie pozbawia pracownika prawa do premii.

Wzór 10. Regulamin wynagradzania

3. Regulamin zfśs

Obowiązek pracodawcy zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników jest ujęty przede wszystkim w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs). Ustawa o zfśs określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Obowiązek tworzenia przez pracodawcę funduszu socjalnego i prowadzenia działalności socjalnej jest taki sam względem wszystkich pracowników. Jednak z tego obowiązku nie wynikają żadne roszczenia pracownika o świadczenia. Pracownik nabywa prawo do świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dopiero wtedy, gdy świadczenie to zostanie mu przyznane na podstawie regulaminu zfśs.

3.1. Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być spożytkowane wyłącznie na cele określone w przepisach ustawy o zfśs. Przypomnijmy, że fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

● różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne, obozy, zimowiska, wycieczki),

● działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery),

● działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup sprzętu sportowego, wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni),

● opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (np. partycypowanie w wydatkach ponoszonych przez pracowników z tytułu pobytu ich dzieci w żłobku lub przedszkolu),

● udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (np. pomoc w razie zdarzeń losowych, zapomogi dla pracowników znajdujących się w niedostatku),

● zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie (np. na budowę, remont, adaptację, modernizację mieszkania).

Usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zarówno gdy są organizowane w kraju, jak i za granicą.

Fundusz z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Uprawnieni są głównie pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny. Ponadto uprawnionymi mogą być również inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Uprawnienie do korzystania z funduszu nie oznacza, że takie świadczenie przysługuje uprawnionemu „z urzędu”. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinny być bowiem uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to tzw. zasada uznaniowości. Zasada ta oznacza, że mimo posiadanego uprawnienia do ubiegania się o świadczenie dana osoba może go nie otrzymać, gdyż po indywidualnej ocenie sytuacji socjalnej może się okazać, że nie kwalifikuje się do przyznania tego świadczenia. Świadczeń nie należy przyznawać „wszystkim po równo”. Praktyczny skutek wynikający z obowiązku stosowania „kryterium socjalnego” obrazuje wyrok WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06), w którym sąd stwierdził:

WSA

(...) Zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (...).

UWAGA! Świadczenia z zfśs przyznawane są z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Najłatwiejszym (i najbardziej właściwym) sposobem uzyskania informacji o sytuacji socjalnej osoby uprawnionej jest składane przez nią oświadczenie. Przepisy ustawy o zfśs uzależniają wysokość dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Zgodne z przepisami prawa jest wymaganie przez pracodawcę od pracownika określonych danych dotyczących jego sytuacji życiowej, rodzinnej i majątkowej.

Regulamin tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych powinien określać zasady przyznawania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – w tym tryb udostępniania informacji i przyznawania świadczeń socjalnych oraz zasady podawania do wiadomości pracowników listy osób, które korzystają ze świadczeń socjalnych. Oświadczenie pracownika jest najbardziej dostępnym sposobem uzyskania takich informacji. Jednocześnie – w związku z uznaniowym charakterem świadczeń socjalnych – odmowa udostępnienia wyżej określonych danych może skutkować nieotrzymaniem przez pracownika świadczenia socjalnego.

3.2. Procedura ustalania regulaminu zfśs

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Według tych przepisów zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności) ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Strony prowadzą rokowania w sprawie zmian regulaminu zfśs do momentu nawiązania w tym zakresie porozumienia. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa i w sprawie ustalenia regulaminu zfśs organizacje te nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tych sprawach samodzielnie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

UWAGA! Pracodawca samodzielnie ustala regulamin zfśs, jeżeli zakładowe organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie jego treści.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Taka sama procedura (tj. uzgodnienie ze związkiem zawodowym lub reprezentantem pracowników) obowiązuje przy wprowadzaniu zmian do regulaminu.

Przykład

W zakładzie pracy działają dwie zakładowe organizacje związkowe. Każdej z nich pracodawca przekazał zawiadomienie o zamiarze wydania regulaminu tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i gospodarowania jego środkami. Niestety, obie zakładowe organizacje związkowe miały odmienne poglądy co do niektórych kwestii, w związku z tym nie udało im się we wskazanym terminie przedstawić pracodawcy wspólnego stanowiska.

Pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych, samodzielnie podjął decyzję w tej sprawie. Jego postępowanie było prawidłowe.

Przykład

Pracodawca samodzielnie wydał regulamin gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, a następnie skonsultował go z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, powinien uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów treść mającego dopiero powstać, a nie już wydanego regulaminu. W związku z tym regulamin wydany bez uzgodnienia z przedstawicielem pracowników należy uznać za nieważny.

Regulamin tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien zawierać w szczególności:

● podstawy prawne obowiązywania regulaminu;

● określenie wysokości odpisu na fundusz, warunki zwiększenia odpisu – wskazanie wysokości odpisu w danym zakładzie pracy, która może być ustalona na innym poziomie, niż wynika to z ustawy o zfśs, oraz określenie, czy pracodawca zwiększa wysokość odpisów np. na pracowników niepełnosprawnych, a także na emerytów i rencistów. Kwota, od której należy ustalać wysokość odpisu i świadczenia urlopowego w 2025 r., wynosi 7262,39 zł. Wysokość odpisu i zwiększeń przedstawia tabela 9.

Tabela 9. Odpis podstawowy i zwiększenia na zfśs w 2025 r.

Osoba, na którą jest dokonywany odpis	Wysokość odpisu podstawowego
na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%)	2723,40 zł
na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%)	3631,20 zł
na jednego pracownika młodocianego: ● w pierwszym roku nauki (5%) ● w drugim roku nauki (6%) ● w trzecim roku nauki (7%)	363,12 zł 435,74 zł 508,37 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie	Zwiększenie odpisu podstawowego
na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczący lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego	453,90 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie	Zwiększenie funduszu
na każdego uprawnionego do opieki socjalnej emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną, fundusz może być zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego	453,90 zł
na każdą zatrudnioną osobę fundusz można zwiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tych zwiększeń na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę	544,68 zł

● wskazanie osób uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – może to być powtórzenie katalogu uprawnionych z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs (czyli pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin, oraz innych osób, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu). Pracodawca może też uszczegółowić krąg uprawnionych osób (np. o członków rodzin zmarłych pracowników); należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma prawa zawęzić ustawowego katalogu osób uprawnionych do korzystania z funduszu (np. tylko do pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony) – taka regulacja jest sprzeczna z ustawą o zfśs i w związku z tym nieważna z mocy prawa. Takie stanowisko potwierdzili: resort pracy w piśmie z 10 października 2024 r. oraz PIP w piśmie z 22 listopada 2024 r. (GIP-24-293872, GIP-GBI.0701.167.2024.3);

● określenie rodzajów działalności socjalnej. Ustawa o zfśs zawiera w art. 2 pkt 1 definicję wskazującą, co należy rozumieć przez pojęcie „działalność socjalna”. Taką działalnością będą: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Przepisy ustawy wykluczają z działalności socjalnej udzielanie pracownikom innych świadczeń, np. dofinansowania szkoleń i kursów, chyba że jest ono związane ze złą sytuacją majątkową pracownika – wtedy dofinansowanie z zfśs uznamy za zapomogę;

● zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – wraz z zasadami odpłatności za te usługi, oprocentowania pożyczek itp. Trzeba też pamiętać, że uprawnienia do korzystania ze świadczeń funduszu nie mogą być równe dla wszystkich – nie ma tutaj zastosowania zasada „wszystkim po równo”. Przyznawanie usług i świadczeń z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej;

● określenie trybu ubiegania się o świadczenia. Należy zatem opisać procedurę występowania o świadczenie, a więc zakres wymaganych dokumentów, formę składanych wniosków, termin ich rozpatrzenia itp.

Przykład

Przepisy ustawy o zfśs wśród osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymieniają emerytów – byłych pracowników. Zwrot „emeryt – były pracownik” należy łączyć tylko z tym zakładem pracy, z którym stosunek pracy ustał bezpośrednio przed powstaniem stanu kwalifikowanego jako posiadanie lub powrót przez daną osobę do statusu emeryta. Zatem osoba, która pracowała w zakładzie pracy A, ale odeszła na emeryturę z zakładu pracy B, nie należy do grupy osób uprawnionych do korzystania z funduszu zakładu A.

Zawartość każdego regulaminu, stopień jego uszczegółowienia oraz różnorodność rodzajów i form działalności socjalnej, jakie będą finansowane z zfśs u danego pracodawcy, są zwykle wypadkową liczby zatrudnianych pracowników, a więc ilości środków będących w dyspozycji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, oraz potrzeb i preferencji socjalnych. Regulamin funduszu powinien być tak skonstruowany, aby zachowywał właściwą proporcję między możliwościami finansowymi zfśs a potrzebami socjalnymi pracowników i innych osób uprawnionych.

W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) Sąd Najwyższy uznał, że:

(...) Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (...).

(...) osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu. Ostatni z wymienionych przepisów [art. 8 ust. 2 – przyp. red.] wymaga, by pracodawca w regulaminie tym – uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi – ustalił między innymi „warunki korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu”. Treść art. 8 ust. 1 ustawy uzasadnia przy tym tezę, że pracodawca nie może ustalić tych warunków według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem naczelnej zasady wyrażonej w tym przepisie, tej mianowicie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Jak z przedstawionej regulacji wynika, ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo” (...).

Regulamin tworzenia i funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien być ogólnie dostępny w zakładzie pracy. Pracownicy i inne osoby uprawnione powinni mieć na bieżąco możliwość wglądu do jego postanowień i wiedzieć, o jaką pomoc mogą ubiegać się z funduszu i na jakich zasadach jest ona przyznawana.

Wzór 11. Regulamin tworzenia i gospodarowania zfśs

3.3. Ochrona danych osobowych w zfśs

Zgodnie z przepisami ustawy o zfśs udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania wskazanych przez pracownika danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Dane osobowe obejmujące informacje o sytuacji prywatnej osób uprawnionych, niezbędne w celu przyznania i ustalenia wysokości usług i świadczeń socjalnych (w szczególności dane o sytuacji zdrowotnej) są danymi o specjalnym charakterze. Z tego względu do przetwarzania tych danych są uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę. W związku z tym członkowie komisji socjalnych działających w zakładzie pracy powinni posiadać pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wraz z zobowiązaniem do zachowania ich w tajemnicy.

Ponadto pracodawca został zobowiązany do dokonywania przeglądu zgromadzonych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane.

W regulaminie zfśs powinny zatem znaleźć się szczegółowe zasady i warunki ustalania sytuacji socjalnej osób uprawnionych, a także zapisy o usuwaniu przechowywanych danych, o treści oświadczeń oraz o ewentualnej dokumentacji, której pracodawca może wymagać do weryfikacji prawdziwości złożonego przez pracownika oświadczenia.

4. Układ zbiorowy pracy

Układ zbiorowy pracy jest podstawowym aktem zbiorowego prawa pracy określającym prawa i obowiązki pracowników wynikające ze stosunku pracy. Przepisy prawa pracy przewidują zawieranie dwóch rodzajów układów: układy zakładowe pracy – zawierane przez pracodawcę i zakładową organizację związkową, oraz układy ponadzakładowe – zawierane przez ponadzakładowe organizacje związkowe z organizacjami pracodawców. Pracownicy mogą być objęci jednocześnie zakładowym i ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. W takiej sytuacji postanowienia układu zakładowego nie mogą być mniej korzystne niż postanowienia obejmującego ich układu ponadzakładowego.

Obecnie możliwość tworzenia związków zawodowych i członkostwa w nich mają również osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, tj. zatrudnieni na podstawie umów zlecenia, o dzieło czy samozatrudnieni. Takie regulacje powodują, że osoby niebędące pracownikami mogą brać udział jako przedstawiciele związków zawodowych w zawieraniu i modyfikacji układów zbiorowych.

Z inicjatywą podjęcia rokowań w sprawie zawarcia zakładowego układu zbiorowego może wystąpić tylko pracodawca lub zakładowa organizacja związkowa. Także tylko te dwa podmioty mogą formalnie podpisać taki układ. Oznacza to, że w zakładach pracy, gdzie nie ma związku zawodowego, pracownicy nie mogą zostać objęci zakładowym układem zbiorowym pracy. Bez zgody zakładowej organizacji związkowej nie można wprowadzić do układu żadnych zmian.

Strona uprawniona do zawarcia układu nie może odmówić żądaniu drugiej strony podjęcia rokowań, jeśli mają one na celu zawarcie układu dla pracowników dotąd nim nieobjętych lub jeśli zmiana układu jest uzasadniona istotną zmianą sytuacji ekonomicznej lub finansowej pracodawcy albo pogorszeniem sytuacji materialnej pracowników. Nie może ona również odmówić, jeżeli żądanie zostało zgłoszone nie wcześniej niż 60 dni przed upływem okresu, na jaki układ został zawarty, lub po dniu wypowiedzenia układu.

Podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu jest zobowiązany powiadomić o tym każdą organizację związkową reprezentującą pracowników, dla których ma być zawarty układ, w celu wspólnego prowadzenia rokowań przez wszystkie organizacje związkowe. Układ powinien zostać zawarty w formie pisemnej na czas określony lub nieokreślony. Przed upływem terminu obowiązywania układu zawartego na czas określony strony mogą przedłużyć jego obowiązywanie lub uznać układ za zawarty na czas nieokreślony.

UWAGA! Układ zbiorowy pracy może zostać zawarty na czas określony lub na czas nieokreślony.

Układ zbiorowy pracy rozwiązuje się na podstawie zgodnego oświadczenia stron lub z upływem okresu, na jaki został zawarty, względnie z upływem okresu wypowiedzenia dokonanego przez jedną ze stron. Okres wypowiedzenia układu wynosi 3 miesiące, chyba że strony postanowią inaczej w układzie.

Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Przy zawieraniu protokołów dodatkowych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy.

Układy zbiorowe pracy podlegają rejestracji. Rejestrację układów poprzedza badanie zgodności ich postanowień z prawem. Ponadzakładowe układy zbiorowe są rejestrowane przez ministra właściwego do spraw pracy, a zakładowe układy zbiorowe – przez właściwych okręgowych inspektorów pracy.

Przepisy Kodeksu pracy w sposób ogólny wskazują na zawartość układu zbiorowego. Układ powinien co do zasady określać:

● warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy,

● wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień.

Niezależnie od tego układ może regulować dodatkową problematykę, która nie jest uregulowana przepisami prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący.

W przeciwieństwie do regulaminu pracy czy regulaminu wynagradzania, których zawartość w zakresie postanowień jest regulowana przez ustawę, strony, zawierając układ zbiorowy, mogą wybrać, jakie sprawy nieobjęte ustawowo będą przedmiotem regulacji układu zbiorowego. Może on zawierać postanowienia analogiczne do tych, jakie mogą być zawarte w regulaminach – pracy i wynagradzania.

Zasadą jest, że układ zbiorowy pracy reguluje problematykę dotyczącą stosunku pracy. Uwzględniając jednak fakt, że przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy są od 1 stycznia 2019 r. stosowane odpowiednio do innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową, w tym do organizacji zrzeszających takie osoby, należy uznać, że postanowienia układu zbiorowego mogą odnosić się również do wzajemnych zobowiązań między podmiotem zatrudniającym a osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Przepisy nie określają, na czym powinno polegać odpowiednie stosowanie przepisów o układach zbiorowych pracy wobec innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową. Z uzasadnienia do projektu ustawy nowelizującej ustawę o związkach zawodowych wynika, że „odpowiednie stosowanie” oznacza w szczególności, iż przepisy Kodeksu pracy, w których mowa jest o organizacji związkowej reprezentującej pracowników, należy odnosić również do organizacji związkowej zrzeszającej osoby wykonujące pracę zarobkową, dla których układ ma być zawarty.

Jednak odpowiednie stosowanie przepisów o układach zbiorowych pracy względem innych niż pracownicy osób wykonujących pracę zarobkową wymaga stosowania tych przepisów z uwzględnieniem specyfiki w zakresie odmienności podstaw prawnych zatrudnienia. Trudno bowiem przyjąć, że osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych korzystają z praw i obowiązków zarezerwowanych wyłącznie na rzecz zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.

Niezależnie od faktu, że niepracownicze organizacje związkowe zyskały na podstawie obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. przepisów zdolność układową, część układu zbiorowego pracy, która dotyczy postanowień odnoszących się do stosunku pracy, nie będzie miała zastosowania względem osób zatrudnionych na podstawie innych form zatrudnienia niż umowa o pracę. Gdyby bowiem przyjąć, że osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, zrzeszone w organizacjach związkowych, miałyby stosować się do przyjętej w zakładzie pracy organizacji i porządku świadczenia pracy, wówczas zachodziłaby obawa, czy zawarte umowy cywilnoprawne nie są umowami fikcyjnymi. Spełniałyby bowiem cechy charakterystyczne dla stosunku pracy.

W układzie zbiorowym pracy strony mają prawo określić wzajemne prawa i obowiązki dotyczące technicznego bezpieczeństwa pracy. Nie ma zatem problemu, aby układy zbiorowe pracy zawierały w tym zakresie przepisy wspólne zarówno dla pracowników, jak i dla osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Przykład

Pracodawca prowadzący duży zakład produkcyjny zatrudnia pracowników wykonujących prace bezpośrednio przy obsłudze. Podobny zakres prac realizowany jest przez osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Inna jest jednak organizacja pracy tych osób, uwzględniająca specyfikę niepracowniczego zatrudnienia. W omawianym przypadku można jednak przyjąć, że liczne kwestie dotyczące bhp mogą być uregulowane wspólnie i dotyczyć zarówno pracowników, jak i pozostałych pracobiorców. Należy bowiem pamiętać, że bezpieczne warunki pracy na terenie zakładu muszą być zapewnione i pracownikom, i osobom zatrudnionym na innej podstawie. Natomiast np. część układu zbiorowego odnosząca się do kwestii odpowiedzialności porządkowej z tytułu naruszeń przepisów bhp nie może być stosowana względem osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Nie ma bowiem możliwości stosowania na zasadzie analogii przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej względem osób niezatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

W układzie zbiorowym pracy można określić limity czasu zwolnień od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z funkcji związkowej osób wykonujących pracę zarobkową. Limity te mają zastosowanie niezależnie od tego, czy funkcje związkowe są realizowane przez pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, czy również związkowców – osób wykonujących inną pracę zarobkową.

Układ zbiorowy pracy może określać m.in. zagadnienia dotyczące warunków wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby obecnie układy zawierane przy udziale organizacji związkowych zrzeszających osoby wykonujące pracę zarobkową regulowały kwestie wynagrodzeń nie tylko pracowników w rozumieniu prawa pracy, ale i osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych. Takie regulacje można wprowadzić szczególnie dla osób mających prawo do wynagrodzenia godzinowego wynikającego z minimalnej stawki godzinowej.

Wzór 12. Układ zbiorowy pracy

4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy – o czym warto pamiętać

Swoboda stron w kształtowaniu treści układu zbiorowego pracy nie ma charakteru bezwzględnego. Ograniczenia w zakresie postanowień, jakie układ może zawierać, dotyczą szczególnie:

● zakazu zamieszczania postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż te, które wynikają z Kodeksu pracy, innych ustaw oraz przepisów wykonawczych,

● zakazu zamieszczania postanowień naruszających prawa osób trzecich,

● zakazu odmiennego regulowania w układzie spraw, które przepisy prawne regulują w sposób bezwzględnie obowiązujący.

Przepisy pozwalają objąć postanowieniami układu osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, jednak układ nie może być zawierany dla:

1) członków korpusu służby cywilnej;

2) pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania;

3) pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie wyboru, mianowania i powołania w:

a) urzędach marszałkowskich,

b) starostwach powiatowych,

c) urzędach gminy,

d) biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego,

e) biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego;

4) sędziów, asesorów sądowych i prokuratorów.

Częścią „płacową” układu nie mogą być objęte osoby zarządzające zakładem pracy. Ponadto w każdym przypadku zakres osób objętych układem zbiorowym może zostać ograniczony lub poszerzony zgodnie z wolą stron. Decyzja taka każdorazowo musi mieć charakter obiektywnie uzasadniony. Inne postępowanie może nasuwać podejrzenie dyskryminacji pracowników.

Niezależnie od dołożenia starań w zakresie przejrzystości postanowień układu, w praktyce może się okazać, że nie wszystko jest wystarczająco czytelne. Warto zatem w treści układu, w ramach postanowień określających wzajemne zobowiązania przy stosowaniu układu, ustalić tryb wyjaśniania treści postanowień układu oraz rozstrzygania sporów między stronami w tym zakresie. Związane z tym postanowienia pozwolą uniknąć sytuacji spornych.

5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy

Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, musi ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy w obwieszczeniu (art. 150 § 1 k.p.).

Wzór 13. Obwieszczenie w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych

Pracodawca musi zapoznać zatrudnionych pracowników z takim obwieszczeniem, np. przez zebranie na tym dokumencie podpisów pracowników potwierdzających zapoznanie się z nim. Takie obwieszczenie, na którym będzie widniał podpis zatrudnionego, należy umieścić w części B akt osobowych każdego pracownika.

6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu

Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń) lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może np. zamieścić treść tych przepisów w regulaminie pracy, z którym każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się przed dopuszczeniem go do pracy, albo może ją przekazać pracownikom indywidualnie.

Zasady równego traktowania zostały zawarte w art. 183a–183c k.p. i to właśnie tekst tych przepisów powinien być udostępniony pracownikom.

Wzór 14. Potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o równym traktowaniu w zatrudnieniu

7. Regulacje w zakresie kontroli trzeźwości pracowników

Od 21 lutego 2023 r. przepisy Kodeksu pracy regulują zasady przeprowadzania przez pracodawców kontroli trzeźwości pracowników.

Pracodawca, który chce prewencyjnie kontrolować trzeźwość swoich pracowników, powinien wprowadzić odpowiednie postanowienia w tym zakresie do przepisów wewnątrzzakładowych.

Należy jednak wziąć pod uwagę, że nie wszyscy pracodawcy są uprawnieni do wprowadzenia przepisów o kontroli trzeźwości pracowników. Z możliwości tej mogą skorzystać jedynie ci pracodawcy, u których z uwagi na rodzaj i charakter pracy będzie to niezbędne dla ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób (np. pracowników zatrudnionych w transporcie, budownictwie, przy obsłudze maszyn i urządzeń) albo ochrony mienia.

Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania takiej kontroli (w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania) ustala się w:

● układzie zbiorowym pracy,

● regulaminie pracy (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy),

● obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

UWAGA! O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy z minimum 2-tygodniowym uprzedzeniem.

Pracodawca, który nie wprowadzi wewnętrznych regulacji dotyczących kontroli trzeźwości pracowników, będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości zatrudnionych na ogólnych zasadach, czyli np. za pośrednictwem Policji.

7.1. Treść regulacji w zakresie kontroli trzeźwości

Kodeks pracy wyraźnie wskazuje, że treść regulaminu pracy, układu zbiorowego lub obwieszczenia w zakresie kontroli trzeźwości powinna zawierać:

● informację o wprowadzeniu kontroli trzeźwości;

● określenie grupy lub grup pracowników objętych kontrolą trzeźwości – pomocne przy określaniu grup pracowników podlegających kontroli trzeźwości mogą być zagrożenia na stanowisku pracy zidentyfikowane w ocenie ryzyka zawodowego. Należy również pamiętać, że kontrole nie mogą mieć charakteru dyskryminującego;

● sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli – o określeniu zasad organizacyjnych kontroli decyduje pracodawca w zależności od specyfiki zakładu pracy. W ramach sposobu przeprowadzania kontroli może wskazać m.in. miejsce przeprowadzania kontroli czy osobę do tego uprawnioną. Kontrola trzeźwości może być przeprowadzana osobiście przez pracodawcę albo przez inną wyznaczoną osobę, np. pracownika kadr czy służbę bhp. Pracodawca nie musi wskazywać konkretnego urządzenia, którym będzie przeprowadzał kontrolę (producent, model itp.). Wystarczające jest określenie, czy będzie to np. alkomat ustnikowy czy bezustnikowy, wskazujący konkretny wynik bądź nie;

● określenie czasu i częstotliwości przeprowadzania kontroli – pracodawca nie musi, a nawet nie powinien, wskazywać konkretnych dni czy godziny kontroli (nie miałoby to charakteru prewencyjnego). Dla określenia czasu kontroli trzeźwości wystarczy wskazanie, czy będzie ona przeprowadzana tylko przed dopuszczeniem do pracy, czy również w jej trakcie. Dla określenia częstotliwości kontroli wystarczające jest wskazanie, czy kontrolę pracowników przeprowadza się codziennie, kilka razy dziennie (np. przed dopuszczeniem do pracy i w jej trakcie), rotacyjnie, kilka razy w tygodniu. Istotne jest, żeby pracodawca określił to na tyle elastycznie, by miał możliwość dokonania samodzielnej kontroli w każdej wymagającej tego sytuacji.

Przykład

Pracodawca ustalił w regulaminie pracy, że kontrola trzeźwości pracowników będzie przeprowadzana tylko przed ich dopuszczeniem do pracy. Jednak w czasie wykonywania pracy przez pracownika obsługującego tokarkę, objętego kontrolą trzeźwości, pracodawca zaczął podejrzewać, że jest on pod wpływem alkoholu, chciał więc przebadać stan trzeźwości tej osoby. Mimo że zachodzi uzasadnione podejrzenie, iż pracownik znajduje się w stanie po spożyciu alkoholu, pracodawca nie ma możliwości samodzielnego przeprowadzenia badania trzeźwości tego pracownika. Badanie takie, z uwagi na treść regulaminu, może przeprowadzić jedynie Policja.

7.2. Tryb wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych w zakresie kontroli trzeźwości

Tryb wprowadzenia regulacji w zakresie przeprowadzania badania trzeźwości pracowników jest uzależniony od rodzaju aktu wewnątrzzakładowego, który będzie regulował te kwestie.

Tabela 10. Tryb wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych w zakresie kontroli trzeźwości w zależności od rodzaju dokumentu

Układ zbiorowy pracy

Zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych.

Z inicjatywą zmiany zakładowego układu zbiorowego może wystąpić tylko pracodawca lub zakładowa organizacja związkowa. Bez zgody zakładowej organizacji związkowej nie można wprowadzić do układu żadnych zmian.

Warunkiem koniecznym obowiązywania zmian wprowadzonych do układu zbiorowego pracy w drodze protokołów dodatkowych jest ich zarejestrowanie.

Protokoły podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego dla układów ponadzakładowych przez ministra właściwego do spraw pracy, a dla układów zakładowych – przez właściwego okręgowego inspektora pracy.

Regulamin pracy

Zmianę regulaminu pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Pracodawca samodzielnie ustala zmianę regulaminu pracy, jeżeli:

● nie udało się uzgodnić zmiany regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie,

● u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Obwieszczenie

Zasady wprowadzania kontroli trzeźwości pracodawca ustala w formie obwieszczenia jednostronnie i są one ogłaszane pracownikom w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy.

Pracownicy powinni zostać zapoznani z nowymi zasadami kontroli trzeźwości:

● w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. poprzez przekazanie informacji w intranecie czy drogą e-mailową,

● nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem kontroli trzeźwości.

Wszyscy nowo zatrudniani pracownicy również muszą zostać zapoznani z wdrożoną w zakładzie pracy procedurą badania trzeźwości. Trzeba tego dokonać jeszcze przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy. Takie zapoznanie może zostać przeprowadzone poprzez przekazanie procedury do przeczytania lub poprzez przesłanie jej pracownikowi w postaci elektronicznej.

Pracodawca może przeprowadzać również kontrole na obecność środków działających podobnie do alkoholu (opioidy, amfetamina i jej analogi, kokaina, kannabinoidy, benzodiazepiny).

UWAGA! Przesłanki i procedura wprowadzenia kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu są identyczne jak w przypadku kontroli trzeźwości pracowników.

Pracodawca nie dopuszcza do pracy pracownika, jeżeli kontrola wykaże obecność w jego organizmie środka działającego podobnie do alkoholu albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu takiego środka lub zażywał taki środek w czasie pracy.

Wzór 15. Przykładowy fragment regulaminu pracy określający zasady badania trzeźwości pracowników

8. Wewnątrzzakładowe regulacje w zakresie pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie regulacje Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. Wprowadzenie przez pracodawcę tego trybu pracy wymaga wydania nowych regulacji wewnątrzzakładowych określających zasady jej wykonywania. Pracodawca, który dopuszcza pracę zdalną swoich pracowników, powinien określić jej zasady w:

● porozumieniu o pracy zdalnej w przypadku uzwiązkowionego zakładu pracy,

● regulaminie pracy zdalnej po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy w przypadku zakładu pracy, w którym nie działają organizacje związkowe.

UWAGA! Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową albo regulaminie skonsultowanym z przedstawicielami pracowników.

Należy podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia pracy zdalnej jako elementu organizacji pracy. W takim przypadku nie musi zawierać porozumienia ani wydawać regulaminu. Pracodawca nie może jednak całkowicie wyłączyć możliwości wykonywania przez pracowników pracy w trybie zdalnym poprzez wprowadzenie regulacji w akcie wewnątrzzakładowym, np. postanowienia w regulaminie pracy.

8.1. Porozumienie o pracy zdalnej z organizacją związkową

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki stosowania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub organizacjami, jeśli jest ich więcej. Kodeks pracy precyzuje, jaka jest wymagana liczba organizacji związkowych, z którymi pracodawca powinien zawrzeć porozumienie o pracy zdalnej.

Tabela 11. Wymagana liczba organizacji związkowych przy zawieraniu porozumienia o pracy zdalnej

Liczba organizacji związkowych w zakładzie pracy	Wymagana liczba organizacji związkowych, z którymi pracodawca powinien zawierać porozumienie o pracy zdalnej
Jedna organizacja związkowa w zakładzie pracy	Pracodawca zawiera porozumienie z tą jedną organizacją (art. 67²⁰ § 1 k.p.)
Więcej niż 1 organizacja związkowa	Pracodawca powinien zawrzeć porozumienie ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli jest to niemożliwe, jest zobowiązany uzgodnić treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (art. 67²⁰ § 2 k.p.)

8.2. Regulamin pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej pracodawca powinien przyjąć, jeśli nie działają u niego zakładowe organizacje związkowe. Wówczas konieczna jest konsultacja jego treści z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 67²⁰ § 4 k.p.). Podkreślenia wymaga jednak fakt, że dla ustalenia treści regulaminu nie jest konieczne uzyskanie zgody przedstawiciela pracowników, należy jedynie skonsultować jego postanowienia i ewentualnie uwzględnić słuszne postulaty.

Regulamin pracy pracodawca ustala jednostronnie, gdy w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia o pracy zdalnej organizacjom związkowym nie dojdzie do jego zawarcia. Wówczas pracodawca powinien określić samodzielnie warunki stosowania pracy zdalnej, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia (art. 67²⁰ § 3 k.p.).

8.3. Treść regulaminu lub porozumienia o pracy zdalnej

Kodeks pracy wskazuje zakres postanowień, jakie powinny się znaleźć w regulaminie lub porozumieniu o pracy zdalnej. Jest to jednak określenie minimalnych wymagań dla tego typu dokumentów.

Tabela 12. Obligatoryjne postanowienia regulaminu lub porozumienia o pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej lub porozumienie z organizacjami związkowymi o pracy w tym trybie powinny zawierać:

1) określenie grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy w tym trybie (ekwiwalent lub ryczałt),

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Pracodawca może rozszerzyć zakres regulacji dotyczących pracy zdalnej. Ważne, aby nie były one mniej korzystne niż zagwarantowane prawem warunki. Natomiast możliwe jest doprecyzowanie w tym dokumencie procesów działania pracownika i pracodawcy na różnych etapach funkcjonowania w organizacji pracy w tym trybie. Przykładowo można w regulaminie ustalić krok po kroku szczegółową procedurę wnioskowania o pracę zdalną, wskazać, jakie są kryteria pozytywnego rozpatrzenia takiego wniosku, a także, kto jest osobą uprawnioną do pobierania i rozpatrywania tego typu wniosków.

Wzór 16. Regulamin pracy zdalnej

Rozdział VI. Zatrudnienie pracownika

Przed zatrudnieniem pracownika pracodawca powinien skompletować dokumenty zawierające informacje o kandydacie do pracy, jak również te związane z dopuszczeniem go do pracy, tj. dotyczące badań lekarskich czy szkolenia wstępnego bhp. Ponadto pracodawca powinien przygotować zakres obowiązków pracownika oraz zapoznać go z regulaminem pracy i wynagradzania, co powinno zostać potwierdzone pisemnie, w formie oświadczenia.

1. Kwestionariusz osobowy

Ważnym dokumentem, którego pracodawca może wymagać od kandydata do pracy, jest kwestionariusz osobowy zawierający przede wszystkim dane identyfikujące osobę ubiegającą się o zatrudnienie i wskazujące na jej wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe. Zakres danych z tego kwestionariusza, żądanych przez pracodawcę, nie może wykraczać poza zakres danych, o których mowa w art. 22¹ § 1 k.p. Zostały one przedstawione na str. 54–56.

Obecnie nie ma w rozporządzeniu o dokumentacji wzoru kwestionariusza osobowego, zatem pracodawca może opracować własny wzór kwestionariusza, zgodny z art. 22¹ k.p., albo zastosować pomocniczy wzór opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy).

Wzór 17. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę

Już po zawarciu umowy o pracę, tj. po zatrudnieniu danej osoby, pracodawca ma prawo żądać od niej kolejnych danych osobowych (art. 22¹ § 3 k.p.). Na podstawie tego przepisu pracodawca ma prawo domagać się od pracownika podania danych obejmujących:

1) adres zamieszkania,

2) numer PESEL, a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W przypadku przyjęcia pracownika do pracy pracodawca może zażądać od niego wypełnienia kwestionariusza osobowego dla pracownika.

Wzór 18. Kwestionariusz osobowy dla pracownika

2. Badania lekarskie

Każdy z pracowników podlega wstępnym oraz okresowym profilaktycznym badaniom lekarskim (art. 229 k.p.). Badania wstępne pracownik ma obowiązek odbyć przed dopuszczeniem go do pracy.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na zajmowanym stanowisku pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Obowiązkowym badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko (lub stanowisko na takich samych warunkach pracy), na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą (art. 229 § 1¹ pkt 1 k.p.). Badaniom wstępnym nie podlegają również osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Wzór 19. Skierowanie na badania profilaktyczne

Wypełniając skierowania na badania lekarskie, pracodawca musi postępować zgodnie z aktualnie obowiązującym wzorem. Należy w nim zwrócić uwagę na odnośniki gwiazdkowe, z których wynika, że:

● wypełniając skierowanie na wstępne badania profilaktyczne, przed zatrudnieniem pracownika nie można wpisać jego numeru PESEL do skierowania, lecz jedynie datę urodzenia,

● w punkcie określającym stanowisko/stanowiska pracy należy wskazać rodzaj pracy, podstawowe czynności oraz sposób i czas ich wykonywania,

● należy wskazać wszystkie czynniki szkodliwe, uciążliwe i niebezpieczne, z jakimi styka się pracownik, wykonując swoją pracę.

Skierowanie na badania lekarskie pracodawca musi wydać pracownikowi w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostawia u lekarza medycyny pracy, drugi zatrzymuje dla siebie. Posiadanym skierowaniem pracownik może się posłużyć u kolejnego pracodawcy, któremu musi je przedłożyć, jeżeli pracodawca ten chce uznać ważność badań lekarskich pracownika z poprzedniego zakładu pracy.

Badanie musi zostać przeprowadzone wyłącznie przez uprawnionego lekarza medycyny pracy, który na tej podstawie wystawi orzeczenie lekarskie. Badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez podmiot zobowiązany do ich zapewnienia.

Lekarz jest zobowiązany wydać orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem powinien wydać dwa oryginalne egzemplarze tego orzeczenia. Pracodawca umieszcza to orzeczenie w aktach osobowych pracownika.

Pracownik, otrzymując oryginalne orzeczenie, może przedłożyć je kolejnemu pracodawcy wraz ze skierowaniem na to badanie w celu zweryfikowania jego ważności u kolejnego pracodawcy, z uwzględnieniem czynników szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych, które zostały zapisane w tym skierowaniu.

Zaświadczenie wystawione przez lekarza profilaktyka do celów sanitarno-epidemiologicznych, jak również wpis w książeczce zdrowia nie są wystarczające i nie zastępują badań określających zdolność pracownika do pracy na danym stanowisku pracy. Mimo ważności badań do celów sanitarno-epidemiologicznych pracodawca powinien skierować pracownika na badania związane z zatrudnieniem na danym stanowisku.

Przykład

Pracownik został zatrudniony jako kierowca samochodu dostawczego w firmie kateringowej. W związku z kontaktem pracownika z żywnością został on poddany badaniom do celów sanitarno-epidemiologicznych, które nie wykazały w tym zakresie przeciwwskazań do wykonywania przez niego pracy. Pracodawca nie poddał pracownika badaniom profilaktycznym, uznając, że badania do celów sanitarno-epidemiologicznych są wystarczające. Pracownik – wioząc towar – dostał ataku epilepsji, w wyniku czego doprowadził do wypadku drogowego. Gdyby pracodawca poddał pracownika badaniom profilaktycznym, lekarz medycyny pracy musiałby ocenić, czy jest on zdolny do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy mimo schorzenia padaczkowego. Postępowanie pracodawcy było zatem nieprawidłowe.

Pracodawca, otrzymując od pracownika orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy, musi zwrócić uwagę na następujące elementy tego orzeczenia:

● poprawność wskazanych danych osobowych pracownika,

● poprawność wskazania pracodawcy,

● stanowisko pracy wskazane przez lekarza,

● zakreślenie przez lekarza profilaktyka odpowiednich danych dotyczących zdolności pracownika do wykonywania pracy na wskazanym stanowisku,

● datę następnego badania profilaktycznego.

Orzeczenie ze wstępnych profilaktycznych badań lekarskich przeprowadzanych dla pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy oraz wszystkie pozostałe orzeczenia (okresowe, kontrolne) należy umieszczać w części B akt osobowych. Natomiast orzeczenia pracowników przyjmowanych do pracy z badań wstępnych trzeba przechowywać w części A.

Obecnie pracodawca może żądać przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będącego podstawą wydania tego orzeczenia. Ma takie prawo, gdy będzie przyjmował do pracy osobę posiadającą wskazane orzeczenie, która:

● pozostaje w stosunku pracy u innego pracodawcy,

● jest zatrudniana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu jej poprzedniego stosunku pracy.

Pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich oraz pozyskane orzeczenia i skierowania. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.

Takie rozwiązania – z jednej strony – dają podstawy do przechowywania przez pracodawcę wskazanych dokumentów (orzeczenia lekarskie, skierowania na badanie lekarskie), a z drugiej – zapewniając zasadę minimalizacji danych, zobowiązują pracodawców do ich zwrotu po wykorzystaniu i w razie braku celowości ich dalszego przechowywania.

3. Szkolenie wstępne bhp

Każdego nowo zatrudnionego pracownika pracodawca musi poddać szkoleniom wstępnym w zakresie bhp. W zakres takiego szkolenia wchodzi instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy przeprowadzony zgodnie z programem opracowanym przez pracodawcę lub jednostkę realizującą szkolenia.

Fakt odbycia szkoleń powinien być potwierdzony w karcie szkolenia wstępnego pracowników. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika nieposiadającego takich szkoleń.

Zaświadczenia ze wszystkich szkoleń bhp pracodawca powinien przechowywać w części B akt osobowych pracowników.

Wzór 20. Karta szkolenia wstępnego bhp

Pracodawcy niejednokrotnie błędnie wypełniają kartę szkolenia wstępnego pracowników. Karta ta zawiera bowiem dwa identyczne bloki dotyczące szkolenia na stanowisku pracy pracownika (instruktażu stanowiskowego). Pracodawca przy przyjęciu pracownika do pracy wypełnia jedynie pierwszy blok dotyczący tego szkolenia, a nie obydwa, jak to czyni wielu z nich. Drugi z bloków jest niejako zapasowy i pracodawca będzie musiał go wypełnić, gdy przeniesie pracownika na inne stanowisko pracy, co będzie wymagało poddania go ponownemu szkoleniu stanowiskowemu.

Pracownik musi potwierdzić odbycie szkoleń wstępnych na karcie szkolenia.

4. Zakres obowiązków pracownika

Zakres obowiązków (zakres czynności) związany z wykonywaniem przez pracownika pracy na określonym stanowisku nie musi być sporządzany w formie pisemnej. Konkretne czynności, jakie pracownik ma obowiązek wykonywać w związku ze świadczeniem określonego rodzaju pracy, mogą mu zostać przekazane przez pracodawcę lub jego przedstawiciela również w formie ustnej. Jednak pisemne określenie tych obowiązków jest korzystne dla pracodawcy, dla bezpośredniego przełożonego pracownika, jak i dla samego pracownika. W takim przypadku zarówno bezpośredni przełożony będzie wiedział, czego może wymagać od podległego pracownika, jak i pracownik będzie miał jasność, jakie czynności w związku z zajmowanym stanowiskiem musi wykonywać. Należy jednak pamiętać, że zakres czynności pracownika stanowi doprecyzowanie określonego w umowie o pracę rodzaju pracy i nie może wykraczać poza jego ramy.

UWAGA! Zakres obowiązków pracownika nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalony w umowie o pracę.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownicę na stanowisku kadrowej. Przez rok zatrudnienia pracownica nie dostała pisemnego zakresu czynności. Zakres obowiązków został jej przekazany przez pracodawcę w formie ustnej. Po upływie roku zatrudnienia pracodawca sporządził dla pracownicy pisemny zakres obowiązków, w którym wpisał konieczność zastępowania magazyniera podczas jego nieobecności w pracy.

Pracownica nie musi przyjmować takiego zakresu czynności, gdyż czynności magazynowe nie mieszczą się w ogólnie pojętym zakresie pracy kadrowej. Aby wprowadzić taki zakres czynności, pracodawca musiałby najpierw dokonać zmiany umowy o pracę tej pracownicy w części dotyczącej zajmowanego przez nią stanowiska pracy.

Nie oznacza to jednak, że pisemny zakres czynności pracownika nie może zawierać punktu nakazującego wykonywanie pracownikowi innych czynności i poleceń pracodawcy (najczęściej ostatni punkt zakresu czynności). Taki punkt może, a nawet powinien się znaleźć w pisemnym zakresie czynności, gdyż nie ma możliwości sporządzenia pełnego, zamkniętego katalogu czynności, jakie ma wykonywać pracownik w związku z zatrudnieniem na danym stanowisku pracy. Na podstawie tego punktu nie można jednak powierzyć pracownikowi wykonania czynności, które nie mieszczą się w ramach zatrudnienia na danym stanowisku pracy.

Sporządzenie w formie pisemnej zakresu czynności powoduje obowiązek umieszczenia tego dokumentu w aktach osobowych pracownika. Taki zakres czynności należy umieścić w części akt osobowych przeznaczonej na dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika, a zatem w części B akt osobowych.

5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania

Obowiązujące przepisy prawa pracy nakazują przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskanie jego pisemnego potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 k.p.). Informację w tym zakresie pracodawca jest następnie zobowiązany zamieścić w części B akt osobowych pracownika.

Mimo że nie ma przepisów nakazujących pracodawcy odebranie takiego oświadczenia dotyczącego regulaminu wynagradzania, jednak w interesie pracodawcy leży, aby pracownik potwierdził również zaznajomienie się z tym aktem prawa wewnątrzzakładowego.

Wzór 21. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminami pracy i wynagradzania

Rozdział VII. Przebieg zatrudnienia

Dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia gromadzona jest w części B akt osobowych. Zawiera ona dokumenty dotyczące wszystkiego, co działo się z pracownikiem w trakcie trwania zatrudnienia, i z reguły jest najbardziej obszerna.

1. Zawarcie umowy o pracę

Umowa o pracę jest najpopularniejszym sposobem nawiązywania stosunku pracy. Wyróżniamy umowę o pracę na czas nieokreślony oraz umowy terminowe: na czas określony oraz na okres próbny (art. 25 k.p.). Zarówno zawarcie umowy, jak i każda jej zmiana powinny mieć formę pisemną. Jeżeli umowa o pracę nie została podpisana, pracodawca powinien najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.).

1.1. Treść umowy o pracę

Każda umowa o pracę powinna zawierać niezbędne, wymagane przepisami prawa elementy. Należą do nich:

● strony umowy i adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania – dane pracodawcy (nazwa i adres firmy lub imię i nazwisko oraz adres pracodawcy), a także dane pracownika (imię i nazwisko oraz adres);

● rodzaj umowy (na czas nieokreślony, określony, na okres próbny itd.);

● data zawarcia umowy;

● rodzaj pracy – tj. stanowisko, zawód, funkcja, specjalność. Najczęściej jest to podanie nazwy stanowiska pracy, na którym będzie zatrudniony pracownik, np. stolarz, sekretarka, pracownik ochrony itd.;

● miejsce lub miejsca wykonywania pracy – to jeden z najważniejszych elementów umowy o pracę. Nie ma problemu z jego określeniem w sytuacji, gdy praca jest wykonywana stale w jednym miejscu – wówczas w umowie wskazuje się adres tego miejsca pracy. Problem pojawia się w przypadku pracowników, których praca jest świadczona stale w różnych miejscach, np. przedstawicieli handlowych, ekip budowlanych itp. W takim przypadku wskazanie jako miejsca pracy siedziby pracodawcy wiązałoby się każdorazowo z koniecznością refundacji pracownikom kosztów podróży służbowej. Najczęściej eksperci prawa pracy wskazują jako słuszne maksymalne rozszerzenie w umowie o pracę miejsca pracy do jednostki podziału terytorialnego kraju, a zatem określonego miasta, powiatu, województwa czy regionu; dopuszczalne jest też podanie więcej niż jednego miejsca pracy;

● wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia – należy wymienić wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi. W przypadku wynagrodzenia prowizyjnego wynagrodzenie za pracę można określić procentowo, np. 5% zysku netto firmy. Jeżeli pracownik jest wynagradzany akordowo, można podać jego wynagrodzenie, np. wskazując stawkę należności za wykonane zadanie, czynność lub usługę;

● wymiar czasu pracy – np. pełny etat, 1/2 etatu, 1/4 etatu;

● dzień rozpoczęcia pracy – to data, w której ma zostać nawiązany z pracownikiem stosunek pracy, a nie dzień, w którym pracownik ma stawić się do pracy (art. 26 k.p.). Częste błędy w tym zakresie powodują, że pracownik jest wcześniej zgłaszany do ubezpieczenia społecznego, niż dochodzi do nawiązania z nim stosunku pracy. Dotyczy to najczęściej takich dni, jak: 1 stycznia, 1 maja, 1 listopada, które też należy w treści umowy o pracę wpisywać w punkcie dotyczącym terminu rozpoczęcia pracy, jeżeli w zgłoszeniu do ubezpieczeń taki dzień został wskazany jako data powstania obowiązku ubezpieczeniowego. To, kiedy pracownik rozpoczyna fizycznie pracę, wynika z jego rozkładu czasu pracy lub indywidualnego grafiku, który otrzymał w tym zakresie;

● inne postanowienia – w tym miejscu pracodawca i pracownik mogą uzgodnić dodatkowe elementy łączącego ich stosunku pracy;

● w przypadku zatrudnienia pracownika na część etatu, jako obowiązkowy zapis w umowie o pracę, uzgodniony przez pracodawcę i pracownika – dopuszczalny limit godzin pracy ponad określony w umowie o pracę wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 k.p.).

Ponadto zgodnie z przepisami obowiązującymi od 26 kwietnia 2023 r. w przypadku umowy o pracę na okres próbny należy wskazać czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności. Oprócz tego w umowie o pracę na okres próbny nieprzekraczający 1 miesiąca lub 2 miesięcy należy wskazać okres, na jaki strony po zakończeniu umowy na okres próbny mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony.

Pracodawca jest zobowiązany sporządzić umowę o pracę w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje pracownikowi, a drugi jest wpinany do części B akt osobowych pracownika.

Obecnie obowiązują przepisy ograniczające długość trwania umów na czas określony. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3 (art. 25¹ § 1 k.p.). Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż 3, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia 4 umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Ustawodawca wskazał jednak wyjątki, kiedy umowę będzie można zawrzeć na dłuższy okres niż 33 miesiące lub będzie można ich zawrzeć więcej niż 3. Dotyczy to umów zawartych:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Ponadto przepisów ograniczających długość trwania umów na czas określony oraz łączną liczbę tych umów nie stosuje się w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3 k.p. (umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, zostaje przedłużona do dnia porodu).

Wszystkie te przyczyny muszą być jednak wskazane w treści umowy o pracę.

Wzór 22. Umowa o pracę

W przypadku powołania się przez pracodawcę na obiektywne przyczyny leżące u podstaw zawarcia z pracownikiem umowy na okres dłuższy niż 33 miesiące pracodawca musi dodatkowo zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych drogą pisemną lub elektroniczną.

Informacja musi wskazywać przyczynę, ze względu na którą pracodawca zawarł umowę na okres dłuższy niż 33 miesiące.

Wzór 23. Zawiadomienie o zawarciu umowy na okres przekraczający 33 miesiące

1.2. Zmiana warunków umowy o pracę

Zmiana warunków umowy o pracę wymaga każdorazowo formy pisemnej (art. 29 § 4 k.p.). Może się ona odbywać za wspólnym porozumieniem pracodawcy i pracownika lub bez takiego porozumienia w trybie wypowiedzenia zmieniającego.

Porozumienie stron w zakresie zmiany warunków umowy o pracę może być zawarte w każdym czasie i nie wymaga stosowania żadnego okresu wypowiedzenia. Musi być ono jednak dokonane na piśmie. Obowiązujące przepisy nie określają wzoru takiego porozumienia.

Wzór 24. Porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy

Kopię zawartego porozumienia pracodawca umieszcza w części B akt osobowych pracownika.

Jeżeli w dokumencie będącym zmianą warunków umowy o pracę pracownika (nawet na jego korzyść, np. podniesienie wynagrodzenia) nie znajdzie się zapis, że pracodawca i pracownik postanowili wspólnie zmienić umowę, a dokument ten będzie miał formę jednostronną, w której pracodawca samodzielnie przesądza o zmianie tych warunków, np. „podnoszę Pana wynagrodzenie za pracę”, „awansuję Pana na stanowisko” itd., to przy podpisie pracownika pod takim dokumentem musi się znaleźć zapis „wyrażam zgodę”. W przeciwnym razie nie dochodzi do zmiany warunków zatrudnienia pracownika. Takie pisemne wyrażenie zgody na zmianę warunków zatrudnienia będzie najczęściej niezbędne w pismach zatytułowanych: „Aneks” lub „Angaż”.

Przy zmianie warunków łączącej pracodawcę i pracownika umowy o pracę lepiej nie sporządzać nowej umowy o pracę.

Przykład

Pracodawca po roku zatrudniania pracownika, chcąc zmienić mu dotychczasowe warunki pracy i płacy, sporządził nową umowę o pracę, w której zawarł zmianę stanowiska pracownika (z kierowcy na pracownika gospodarczego), zamianę wymiaru jego czasu pracy (z pełnego na 1/2 etatu) oraz zmianę wynagrodzenia (z 5000 zł na 3500 zł brutto miesięcznie). Pracodawca postąpił nieprawidłowo. Nie wiadomo, czy zawarł z pracownikiem dodatkową umowę o pracę i obecnie będzie go zatrudniał łącznie na 1,5 etatu na podstawie dwóch umów o pracę, czy zmienił umowę poprzednio łączącą go z tym pracownikiem.

W przypadku gdy pracownik nie wyraża zgody na zmianę warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę w drodze porozumienia stron, pracodawca musi zastosować tzw. tryb wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę (art. 42 k.p.).

Wypowiedzenie to jest obwarowane takimi samymi warunkami jak definitywne wypowiedzenie umowy pracownikowi. Wypowiedzenie musi zatem:

● być poprzedzone konsultacją związkową (jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe),

● być dokonane na piśmie z podaniem okresu wypowiedzenia,

● zawierać przyczynę wypowiedzenia (w przypadku umowy na czas określony i nieokreślony),

● zawierać propozycję nowych warunków pracy i/lub płacy,

● wskazywać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia otrzymania wypowiedzenia,

● zawierać informację o konieczności złożenia przez pracownika do połowy okresu wypowiedzenia oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, co będzie równoznaczne z rozwiązaniem umowy z upływem okresu wypowiedzenia.

2. Informacja o warunkach zatrudnienia

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. znacznie rozbudowany został katalog danych, które pracodawca powinien podać pracownikowi podejmującemu pracę w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Zmieniona została także forma przekazania takiej informacji – dotychczasowy wymóg formy pisemnej został zastąpiony możliwością przekazania informacji w postaci papierowej lub elektronicznej.

Po nowelizacji przepisów maksymalnie w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (a nie tak jak dotychczas – od dnia zawarcia umowy o pracę) pracodawca musi mu przekazać informację co najmniej o:

● obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

● obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

● przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

● przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

● zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

● w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

● w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

● innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

● wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego (a jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – o zasadach jego ustalania i przyznawania),

● obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy (a jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji – sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia),

● prawie pracownika do szkoleń – jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

● układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

Jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu pracy, to dodatkowo ma obowiązek poinformowania pracownika o:

● terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę,

● porze nocnej oraz

● przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto trzeba przekazać pracownikowi informację o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Pracodawca ma na to maksymalnie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Obowiązek ten nie dotyczy przypadku, w którym to pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Poinformowanie pracownika o wszystkich ww. warunkach zatrudnienia (z wyjątkiem informacji o zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, a także o układzie zbiorowym albo innym porozumieniu zbiorowym) może nastąpić nie tylko w formie opisowej, ale także przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych.

Wszystkie ww. informacje pracodawca może przekazać pracownikowi elektronicznie, ale pod warunkiem że będą one dostępne dla pracownika, z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Wzór 25. Informacja o warunkach zatrudnienia – art. 29 § 3 Kodeksu pracy, u pracodawcy, który posiada regulamin pracy

Tabela 13. Zasady wypełniania informacji o warunkach zatrudnienia

Elementy informacji	Objaśnienia
1	2
Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy	Norma czasu pracy jest to norma, po przekroczeniu której pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych. Zatem pracownikom najczęściej trzeba podać, że obowiązuje ich norma dobowa wynosząca 8 godzin i norma tygodniowa wynosząca przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Takie same normy obowiązują pracowników niepełnoetatowych. Również w przypadku pracowników pracujących powyżej 8 godzin na dobę, np. w systemie równoważnym, norma dobowa wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Inne normy czasu pracy niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień należy wskazywać w informacji tym pracownikom, których obowiązuje ustawowo określona inna norma czasu pracy. Przykładowo pracowników niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym lub znacznym obowiązuje norma 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień.
Dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy	Wymiar czasu pracy to obowiązująca danego pracownika liczba godzin, jaką ma do przepracowania zgodnie ze swoim etatem. Zatem jeśli pracownik pracuje np. na 1/2 etatu po 4 godziny na dobę, to trzeba mu podać, że dobowy wymiar czasu pracy wynosi 4 godziny, a tygodniowy przeciętnie 20 godzin. Jeśli pracownik ma różne wymiary dobowe czasu pracy w poszczególne dni, to informacja będzie inna. Jeśli pracownik zatrudniony na 1/2 etatu pracuje w niektóre dni po 8 godzin, a w inne po 4 godziny, to trzeba mu wskazać, że wymiar dobowy wynosi 8 godzin lub 4 godziny, a tygodniowy przeciętnie 20 godzin. W przypadku gdy wymiar czasu pracy pracownika pełnoetatowego przekracza 8 godzin na dobę, a w niektóre dni jest poniżej tej normy i pracodawca nie może określić, w jakie dni to nastąpi, należy wskazać, że wymiar dobowy czasu pracy wynosi w zależności od dnia: 12 godzin, 8 godzin lub 4 godziny (zgodnie z rozkładem czasu pracy ogłaszanym przez pracodawcę na każdy miesiąc), natomiast tygodniowy wymiar czasu pracy wynosi przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Przerwy w pracy	W tym przypadku trzeba wskazać wszystkie przerwy przysługujące pracownikowi, czyli np.: – 15-minutową dla osoby pracującej minimum 6 godzin na dobę (art. 134 Kodeksu pracy), – przerwę na karmienie dziecka piersią (art. 187 Kodeksu pracy), – 15-minutową przerwę na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek dla pracownika niepełnosprawnego (art. 17 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych), – 5-minutową przerwę po każdej godzinie pracy dla pracowników pracujących przy monitorach ekranowych (§ 7 pkt 2 w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).
Zasady rozwiązania stosunku pracy	Należy wskazać zasady rozwiązywania stosunku pracy określone w art. 30 § 1 Kodeksu pracy i okresy wypowiedzenia zawarte w art. 36 Kodeksu pracy.
Dobowy i tygodniowy odpoczynek	W tym miejscu podajemy informację wynikającą z Kodeksu pracy, czyli że pracowników obowiązuje: – 11-godzinny odpoczynek dobowy w każdej dobie (art. 132 Kodeksu pracy), – 35-godzinny odpoczynek tygodniowy w każdym tygodniu (art. 133 Kodeksu pracy).
Zasady pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią	Godziny nadliczbowe występują po przekroczeniu norm czasu pracy. Zasady rekompensaty takiej pracy są uregulowane w art. 151–151¹² Kodeksu pracy.
Zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę	Informacja o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę jest podawana tylko w razie wykonywania przez pracownika pracy zmianowej. W tym przypadku trzeba wskazać, jakie zmiany występują w zakładzie pracy. Nie można odsyłać w tym zakresie jedynie do harmonogramu pracownika.
Zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami pracy	W tym przypadku trzeba wskazać pracownikowi środek komunikacji i zasady finansowania przejazdów (zwrot kosztów podróży będzie się odbywał najczęściej na podstawie rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Nie można podać w tym zakresie jedynie tego, że podróże będą się odbywały w sposób dowolny.
Inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia	Informacja o składnikach wynagrodzenia dotyczy tylko tych składników, które wynikają z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych pracy. Trzeba zatem podać informację m.in. o takich składnikach jak: odprawa emerytalna, odprawa ekonomiczna, ekwiwalent za urlop czy nagroda roczna.
Wymiar płatnego urlopu	Informacja o zasadach ustalania i przyznawania płatnego urlopu będzie odnosiła się m.in. do: ustalania długości urlopu wypoczynkowego, zasady wykorzystania urlopu wypoczynkowego w roku bieżącym i terminu wykorzystania urlopu zaległego czy urlopu na żądanie. Długość urlopu wypoczynkowego zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. W związku z tym, jeżeli nie będzie możliwe określenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w terminie przekazywania pracownikowi informacji, pracodawca będzie informował go o procedurach przyznawania i ustalania tego urlopu. W tym miejscu trzeba też wyszczególnić inne urlopy przysługujące pracownikowi, np. urlop szkoleniowy czy dodatkowy urlop dla pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym lub znacznym.
Obowiązujące zasady dotyczące rozwiązania stosunku pracy	Długość okresu wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. W związku z tym, jeżeli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dniu przekazywania pracownikowi ww. informacji, pracodawca będzie informował go o sposobie ustalania okresów wypowiedzenia.
Prawo pracownika do szkoleń	W tym miejscu pracodawca powinien poinformować pracownika o zasadach polityki szkoleniowej, jakie obowiązują u pracodawcy.
Informacja o układzie zbiorowym pracy	Pracodawca wskazuje, czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy, czy nie.
Nazwa instytucji zabezpieczenia społecznego	W tym miejscu należy wskazać ZUS.
Informacja na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym zapewnianej przez pracodawcę	Pracodawca podaje nazwę wybranej przez siebie instytucji finansowej oferującej PPK. Nie wskazuje się tego punktu, gdy pracownik sam dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Zdaniem większości ekspertów prawa pracy obecnie pracodawca nie ma obowiązku wydawania informacji o warunkach zatrudnienia za każdym razem przy zawieraniu kolejnej umowy o pracę, ponieważ obowiązek wydania informacji został uzależniony od dopuszczenia pracownika do pracy. Zatem pracodawca ma 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy na wydanie pierwszej informacji o warunkach zatrudnienia i każdorazowo jest zobowiązany ją wydać przy zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Natomiast pracodawca informuje pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Wyjątek stanowią warunki zatrudnienia, które ulegają modyfikacji w wyniku zmiany przepisów prawa, jeśli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

W praktyce każda zmiana wskazanych powyżej warunków zatrudnienia będzie powodowała obowiązek sporządzenia aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Zatem zmiana, o której jest zobowiązany poinformować pracodawca, może wiązać się np. z uzyskaniem stopnia niepełnosprawności (co może skutkować zmianą norm czasu pracy, dobowego i tygodniowego wymiaru, dodatkową przerwą, dodatkowym urlopem) czy z uzyskaniem stażu pracy skutkującego wyższym wymiarem urlopu lub dłuższym okresem wypowiedzenia.

Jednocześnie w przypadku zmiany w zakresie tylko niektórych warunków zatrudnienia pracodawca nie ma obowiązku aktualizowania całej informacji, ale wyłącznie tych elementów, które dotyczą warunków ulegających zmianie. Zatem pracodawca może przekazać pracownikowi informację ograniczoną w swej treści wyłącznie do punktu obejmującego zmianę warunków zatrudnienia.

3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

W zakresie określonym w odrębnej umowie pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (art. 1011 k.p.).

Pracodawca musi zatem zawrzeć z pracownikiem odrębną umowę w tym zakresie. Umowa ta powinna określać w sposób jak najbardziej szczegółowy działalność, od jakiej ma się powstrzymać pracownik w trakcie trwania stosunku pracy.

Umowę taką pracodawca może zawrzeć ze wszystkimi pracownikami. Może ona być zawarta zarówno w momencie nawiązania stosunku pracy, jak i w okresie późniejszym.

Pracodawca powinien przechowywać kopię zawartej umowy w części B akt osobowych pracownika. Określony w umowie rodzaj działalności konkurencyjnej musi być związany z działalnością prowadzoną przez pracodawcę.

Wzór 26. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

4. Wspólna odpowiedzialność materialna

W celu zapewnienia pełniejszej ochrony swojego mienia pracodawca może powierzyć, z obowiązkiem wyliczenia się, określone mienie więcej niż jednemu pracownikowi (art. 125 k.p.). Ma to szczególne uzasadnienie w magazynach, sklepach, hurtowniach, w których jest jednocześnie zatrudnionych kilka osób. Pracodawca może wówczas liczyć na większą samokontrolę pracowników zatrudnionych w tych placówkach i tym samym na większą ochronę swojego mienia. Przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnej umowy zawartej między pracownikami a pracodawcą. W umowie tej określa się przede wszystkim części, w jakich każdy z pracowników będzie odpowiadał za powierzone mienie.

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej nie może być jednak zawarta z dowolną liczbą pracowników. Liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie może przekraczać:

● 8 osób – jeżeli praca w miejscu powierzenia mienia odbywa się na 1 zmianę,

● 12 osób – przy pracy na 2 zmiany,

● 16 osób – przy pracy na 3 zmiany.

Od tej reguły istnieje jeden wyjątek, mianowicie w zakładach usługowych, żywienia zbiorowego, sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych maksymalna liczba pracowników zatrudnionych na jedną zmianę, którzy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, to 24 (§ 2 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Wzór 27. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej

5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem

Zarówno pracownicy, która urodziła lub przyjęła dziecko na wychowanie, jak i pracownikowi – ojcu – przysługują określone uprawnienia z tym związane.

Od 19 marca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322). Określa ono, co powinno być zawarte we wnioskach o urlopy związane z rodzicielstwem.

5.1. Wniosek o urlop macierzyński

W dalszym ciągu pracownica nie ma obowiązku po porodzie zwracać się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o udzielenie jej urlopu macierzyńskiego. Pracodawca powinien udzielić pracownicy takiego urlopu samodzielnie na podstawie informacji o dacie urodzenia dziecka (dzieci) przez pracownicę.

UWAGA! Pracownica nie musi składać wniosku o udzielenie podstawowego urlopu macierzyńskiego.

Inaczej wygląda sytuacja rezygnacji przez pracownicę z części urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku musi ona złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przystąpieniem do pracy, który należy umieścić w części B jej akt osobowych.

Równocześnie pracownik – ojciec – może skorzystać z pozostałej części urlopu macierzyńskiego na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany pracodawcy w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu.

Wzór 28. Wniosek o kontynuację urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka

5.2. Uzupełniający urlop macierzyński

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 19 marca 2025 r., wprowadziła możliwość korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Przysługuje on rodzicom i opiekunom wcześniaków oraz dzieci hospitalizowanych po porodzie, w wymiarze do 8 tygodni (na dzieci urodzone od 28 tygodnia ciąży) albo do 15 tygodni (na dzieci urodzone do 28 tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową do 1000 g). W celu uregulowania sposobu wnioskowania o ten rodzaj urlopu tego samego dnia, tj. 19 marca 2025 r., weszło w życie rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

Zgodnie z nowym § 14 rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, obowiązującym od 19 marca 2025 r., wniosek o udzielenie pracownikowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinien zawierać:

● imię i nazwisko pracownicy albo pracownika – ojca wychowującego dziecko,

● termin zakończenia urlopu macierzyńskiego,

● wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński.

Do wniosku należy dołączyć:

1) zaświadczenie (zgodnie z art. 180² § 5 Kodeksu pracy) wydane przez szpital, w którym muszą być zawarte informacje o:

a) tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko,

b) masie urodzeniowej dziecka,

c) okresie pobytu dziecka w szpitalu;

2) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka.

Ponadto w przypadku pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej), a także który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, konieczne będzie dołączenie do wniosku o uzupełniający urlop macierzyński także:

● oświadczenia tego pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie,

● kopii wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci), z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenia sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopii prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopii umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

Wzór 29. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński

5.3. Wniosek o urlop rodzicielski

Ze względu na zmiany od 26 kwietnia 2023 r. w zakresie korzystania z urlopu rodzicielskiego zmianie uległa też treść wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego. Obecnie, zgodnie z § 15 rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, wniosek o udzielenie pracownikowi – rodzicowi dziecka – urlopu rodzicielskiego lub jego części (o którym mowa w art. 182^1d § 1 k.p.) zawiera:

1) imię i nazwisko pracownika;

2) wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego;

3) wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski lub jego część.

Do wniosku dołącza się:

1) odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;

2) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego lub z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem;

3) kopię zaświadczenia o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (objętego programem „Za życiem”), w przypadku gdy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego lub jego części dotyczy urlopu rodzicielskiego w wymiarze, o którym mowa w art. 182^1a § 2 k.p.

Powyższe przepisy dotyczące składania wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego stosuje się odpowiednio do wniosku pracownika przyjmującego na wychowanie dziecko (jako rodzina zastępcza niezawodowa, najczęściej spokrewniona z dzieckiem, albo z intencją adoptowania dziecka – zgodnie z art. 183 § 4–4² k.p.), który ubiega się o urlop rodzicielski. W takim przypadku do wniosku pracownika dołącza się:

1) oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka (dzieci), zawierające datę urodzenia dziecka (dzieci), albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą;

2) kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Wzór 30. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego albo jego części

5.4. Wniosek o urlop ojcowski

Od 26 kwietnia 2023 r. skrócony został czas, w którym możliwe jest skorzystanie z urlopu ojcowskiego – z 24 do 12 miesięcy. Ponadto doprecyzowane zostało, że pracownik – ojciec – ma prawo do urlopu ojcowskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Nie uległ zmianie wymiar tego urlopu.

Zatem obecnie pracownik – ojciec – ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do:

1) ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia albo

2) upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Jak wynika z § 17 rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków – wniosek o udzielenie pracownikowi – ojcu – urlopu ojcowskiego lub jego części zawiera imię i nazwisko pracownika oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część.

Do wniosku dołącza się:

2) kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;

3) oświadczenie pracownika – ojca, czy korzystał z urlopu ojcowskiego albo jego części.

Wzór 31. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu ojcowskiego

5.5. Wniosek o urlop wychowawczy

Począwszy od 26 kwietnia 2023 r., urlop wychowawczy jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Także pracownik może wycofać wniosek o ten urlop nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu, składając pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie w tej sprawie.

Ze względu na zmiany w zakresie korzystania z urlopu rodzicielskiego zmianie uległa też treść wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego. Obecnie zgodnie z § 19 rozporządzenia MRPiPS w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego albo jego części zawiera:

1) imię i nazwisko pracownika,

2) imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część,

3) wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko,

4) wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko,

5) określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Do wniosku dołącza się:

1) oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku lub o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem; oświadczenie nie jest wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi bądź pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo ograniczenia lub zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka;

2) w przypadku, o którym mowa w pkt 1 – kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ograniczeniu albo pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej lub o ograniczeniu albo zwolnieniu z opieki drugiego opiekuna dziecka bądź dokumenty lub oświadczenie pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem;

3) kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 3 k.p.;

4) w przypadku wnioskowania o udzielenie urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy:

a) odpis skrócony aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 1 k.p., albo

b) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka albo dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 2 k.p., albo

c) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 3 k.p., albo

d) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 10 zdanie pierwsze k.p.

Wzór 32. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego

5.6. Wniosek o elastyczną organizację pracy

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy.

Wniosek składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Za elastyczną organizację pracy uważa się:

● pracę zdalną;

● system przerywanego czasu pracy, tj. system pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin; przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednak za jej czas pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju;

● system skróconego tygodnia pracy, tj. system, w którym jest dopuszczalne wykonywanie pracy przez pracownika przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca;

● system pracy weekendowej, tj. system, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta. W tym systemie jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca;

● ruchomy czas pracy, tj. rozkład czasu pracy przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, albo rozkład czasu pracy przewidujący przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy;

● indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty;

● obniżenie wymiaru czasu pracy.

We wniosku o elastyczną organizację pracy pracownik musi wskazać:

1) imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,

2) przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy,

3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy,

4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Z przepisu nie wynika, aby pracownik był uprawniony do korzystania tylko z jednej elastycznej organizacji pracy. Może on zatem wnioskować o korzystanie jednocześnie z kilku rodzajów elastycznej organizacji pracy, np. z pracy zdalnej oraz indywidualnego rozkładu czasu pracy albo np. z pracy zdalnej oraz ruchomego czasu pracy bądź też z pracy zdalnej i obniżonego wymiaru czasu pracy. Natomiast odrębną kwestią jest, czy wskazanie kilku rodzajów elastycznej organizacji pracy przez pracownika nie spowoduje odmowy uwzględnienia jego wniosku z uwagi na potrzeby i możliwości pracodawcy oraz ewentualne perturbacje organizacyjne, jakie może to spowodować.

Wzór 33. Wniosek o elastyczną organizację pracy

Rozpatrując wniosek pracownika o elastyczną organizację pracy, pracodawca powinien uwzględniać:

● potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, ale także

● własne potrzeby i możliwości, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

5.7. Urlop opiekuńczy

Wskutek zmian przepisów od 26 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy został wprowadzony nowy urlop.

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni. Jest on przyznawany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) albo zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym (np. partner życiowy, z którym pracownik żyje w nieformalnym związku, lub dziadkowie), która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują konieczności dokumentowania przyczyn skorzystania z urlopu opiekuńczego, wymagają jedynie, aby została spełniona przesłanka „opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych”. Jeżeli jednak pracownik chce dołączyć zaświadczenie lekarskie potwierdzające, że spełnia on przesłanki do skorzystania z urlopu opiekuńczego, to chociaż nie ma takiego obowiązku – nie ma też przeszkód prawnych, aby przedłożył je pracodawcy razem z wnioskiem.

Urlop opiekuńczy przysługuje uprawnionemu pracownikowi w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego. Taki wymiar przysługuje każdemu pracownikowi, który spełni powyższe przesłanki i prawidłowo złoży wniosek o udzielenie takiego urlopu. Dopuszczalne jest, aby kilku pracowników korzystało z urlopu opiekuńczego w celu udzielenia opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych tej samej osobie, np. jeżeli osoba potrzebująca opieki lub wsparcia ma dwoje dzieci, ale także małżonka, to każdy z nich będzie miał możliwość skorzystania z urlopu opiekuńczego.

UWAGA! Urlop opiekuńczy przysługuje w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Urlopu opiekuńczego udziela się na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W praktyce oznacza to, że taki wniosek może zostać złożony nie tylko z własnoręcznym podpisem, ale także w formie np. e-mailowej czy SMS-owej.

Wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego pracownik składa w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

We wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego należy wskazać wymiar, w jakim pracownik chce z niego skorzystać (np. 1 dzień, 2 dni lub 5 dni).

Urlopu opiekuńczego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, bez względu na to, ile godzin do przepracowania w danym dniu ma zaplanowane w grafiku (2 godziny czy 12 godzin).

We wniosku o udzielenie urlopu opiekuńczego wskazuje się:

● imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych,

● przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika,

● w przypadku członka rodziny ? stopień pokrewieństwa z pracownikiem, lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ? adres zamieszkania tej osoby.

Wprawdzie wprost nie wynika to z przepisów Kodeksu pracy, ale we wniosku należy także wskazać, z jakiego wymiaru tego urlopu pracownik zamierza skorzystać, np. z 1 dnia czy od razu z pełnego przysługującego mu w roku kalendarzowym wymiaru 5 dni.

Wzór 34. Wniosek o urlop opiekuńczy

Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, mimo że nie wynika to bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 80 k.p. wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Przepisy natomiast nie przyznają prawa do wynagrodzenia za czas urlopu opiekuńczego.

5.8. Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy pensji.

Wskazane zwolnienie od pracy może być wykorzystywane w nadzwyczajnych sytuacjach dotyczących pracownika. Zatem w przypadku wystąpienia nagłego i niespodziewanego wydarzenia rodzinnego związanego z chorobą (np. dziecka, matki, ojca) albo wypadkiem (np. komunikacyjnym), które wymaga bezpośredniego zaangażowania pracownika w tę sprawę ? po zmianach przepisów istnieje możliwość skorzystania z przedmiotowego zwolnienia od pracy.

O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym, podobnie jak funkcjonuje to przy wnioskowaniu o zwolnienie od pracy w związku z wychowywaniem co najmniej jednego dziecka do 14 lat (tzw. opieki na dziecko).

Pracodawca jest zobowiązany udzielić powyższego zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny (analogicznie jak przy udzielaniu tzw. opieki na dziecko).

Zasady udzielania zwolnienia od pracy w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin (tak samo jak przy udzielaniu tzw. opieki na dziecko). Przykładowo dla pracowników niepełnosprawnych dobowa norma czasu pracy wynosi 7 godzin, zatem zwolnienie od pracy będzie im przysługiwało w wymiarze 2 dni lub 14 godzin w roku.

Pracownik korzystający z ww. zwolnienia od pracy ma prawo powrotu do pracy na warunkach, na jakich był zatrudniony przed korzystaniem ze zwolnienia.

Wzór 35. Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Mając na względzie, że przepisy Kodeksu pracy nie wskazują formy zgłoszenia wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest udzielenie takiego zwolnienia na wniosek pracownika zgłoszony drogą SMS-ową lub telefoniczną. W tym przypadku pracodawca może określić w regulaminie pracy, dla ewentualnych celów dowodowych, że pracownik po zakończeniu korzystania ze zwolnienia powinien złożyć oświadczenie o skorzystaniu z niego, ze wskazaniem daty oraz wymiaru, który został wykorzystany.

5.9. Oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich

Każdy z pracodawców powinien odebrać pisemne oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w:

● art. 148 pkt 3 k.p. – czas pracy pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, systemie skróconego tygodnia pracy oraz systemie pracy weekendowej, opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, nie może przekraczać 8 godzin, bez ich zgody,

● art. 178 § 2 k.p. – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, jak również delegować poza stałe miejsce pracy,

● art. 186⁷ § 1 k.p. – prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy w okresie, w którym pracownik mógłby korzystać z urlopu wychowawczego,

● art. 188 k.p. – pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Najprostszym sposobem odbierania oświadczeń od pracowników w tym zakresie jest sporządzenie wzoru pisemnego oświadczenia, w którym pracownik jedynie zaznaczy odpowiednie informacje. Informacja nie musi obejmować wszystkich uprawnień wskazanych w ww. przepisach, a jedynie te, które mogą dotyczyć określonego pracownika.

Oświadczenia tego nie trzeba odbierać od pracownika co roku. Wystarczy, że z treści oświadczenia wynika, iż o zmianie decyzji w zakresie korzystania z uprawnień w nim wskazanych pracownik poinformuje pracodawcę.

Wzór 36. Oświadczenie pracownika o zakresie korzystania z uprawnień rodzicielskich

6. Okresowe szkolenia bhp

Pracownicy podlegają szkoleniom okresowym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, mającym na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy w tym zakresie. Zanim jednak pracodawca przeprowadzi szkolenia okresowe bhp, musi ustalić częstotliwość i czas trwania tych szkoleń dla poszczególnych grup pracowników zatrudnionych w zakładzie. Pracodawca może to zrobić w drodze odrębnego zarządzenia lub zawrzeć takie postanowienia w regulaminie pracy. Najłatwiejszym sposobem ustalenia tych zasad jest zawarcie ich w formie tabelarycznej.

Obecnie szkolenie okresowe pracownika nie jest wymagane w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym, pod warunkiem że:

● rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,

● z oceny ryzyka zawodowego nie wynika, że szkolenie okresowe jest konieczne.

Tabela 14. Częstotliwość i czas trwania szkoleń okresowych pracowników

Stanowisko pracy	Częstotliwość szkolenia	Czas trwania szkolenia
1. Administracyjno-biurowe	co 6 lat	8 godzin
2. Robotnicze dla pracowników wykonujących pracę na wysokości	co 1 rok	12 godzin
3. Robotnicze dla pracowników niewykonujących pracy na wysokości	co 3 lata	8 godzin

Ustalenie częstotliwości i czasu trwania szkoleń okresowych musi być skonsultowane z przedstawicielami pracowników. Warto zatem na dokumencie ustalającym te zasady zamieścić podpis przedstawiciela załogi. Po przeprowadzeniu szkoleń okresowych pracodawca musi wydać pracownikom zaświadczenia potwierdzające odbyte szkolenia. Wydane zaświadczenia muszą być zgodne ze wzorem wynikającym z obowiązujących przepisów.

Wzór 37. Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia bhp

Jeżeli organizatorem szkolenia jest sam pracodawca, to musi on zapewnić dodatkowo:

● programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk,

● dzienniki zajęć,

● protokoły przebiegu egzaminów,

● rejestr wydanych zaświadczeń.

W przypadku zlecenia tych szkoleń jednostce zewnętrznej to ona zapewnia ww. dokumentację.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać odpis zaświadczenia z okresowych szkoleń bhp w części B akt osobowych pracowników.

Często się zdarza, że organizator szkolenia błędnie wpisuje formę szkolenia, w jakiej było ono prowadzone. W zależności od rodzaju szkolonych pracowników może się ono odbywać w formie: instruktażu, kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego.

Przykład

Pracodawca przeprowadził samodzielnie szkolenia okresowe dla zatrudnionych pracowników wykonujących pracę na stanowisku robotnika ogólnobudowlanego. W zaświadczeniach ze szkoleń umieścił zapis, że odbywały się one w formie kursu trwającego zgodnie z opracowanym programem szkolenia dla tych stanowisk 8 godzin. Tak wypisane zaświadczenie jest błędne, gdyż, po pierwsze, szkolenie okresowe na stanowiskach robotniczych może się odbywać wyłącznie w formie instruktażu, a po drugie, kurs oznacza formę szkolenia o czasie trwania nie krótszym niż 15 godzin lekcyjnych, składającego się z zajęć teoretycznych i praktycznych, umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Inspektor pracy kontrolujący takie zaświadczenia będzie mógł złożyć zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przez pracodawcę przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, tj. w tym przypadku zaświadczeń ze szkoleń bhp.

Wszelkie szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy pracowników i pracodawca musi odnotować w prowadzonej ewidencji pełny czas trwania tych szkoleń jako czas pracy pracowników.

7. Dokumentacja płacowa

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Na listach płac pracodawca musi wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi do wypłaty w danym miesiącu (wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej, premię, wynagrodzenie urlopowe itd.). Obecnie pracodawcy nie mają problemów z prowadzeniem list płac w związku z dostępnością wielu programów informatycznych w tym zakresie.

W przypadku gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenia przelewami na indywidualne konta bankowe pracowników, nie musi żądać od nich podpisywania list płac. Potwierdzenie przelewu wynagrodzenia widoczne na koncie pracodawcy jest wystarczającym dowodem w tym zakresie.

Jeżeli jednak pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do ręki, to każdorazowo musi żądać od pracownika potwierdzenia tego faktu podpisem na liście płac. Warto również, aby do celów dowodowych pracodawca żądał od pracowników wskazania daty odbioru tego wynagrodzenia.

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi należne wynagrodzenie za kwiecień i maj 2025 r. Pracownik nie podpisał listy płac za te miesiące, po czym rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę w trybie natychmiastowym z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę względem pracownika, polegających na niewypłaceniu mu należnego wynagrodzenia za pracę za kwiecień i maj 2025 r. Pracodawca, nie mając żadnych dowodów potwierdzających odbiór tego wynagrodzenia przez pracownika, nie tylko może być zmuszony do ponownego wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia, ale również zapłaty odszkodowania za okres wypowiedzenia w związku z takim trybem rozwiązania umowy przez pracownika.

8. Ewidencja czasu pracy

Niezwykle ważnym elementem dokumentacji pracowniczej jest ewidencja czasu pracy pracownika. Każdy z pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić taką ewidencję w zakresie przewidzianym odpowiednimi przepisami prawa pracy (art. 149 k.p.). Obowiązek ten ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. Taki obowiązek spoczywa bowiem na pracodawcy w każdym z systemów, w jakich pracownik jest zatrudniony (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym).

Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia art. 149 § 2 k.p., zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy czy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten w żadnym razie nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy, a nie możliwości w ogóle nieprowadzenia takiego dokumentu.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy choćby jednego pracownika, popełnia wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 5 k.p.).

UWAGA! Pracodawcy, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy poszczególnych pracowników powinna być prowadzona w formie indywidualnych kart czasu pracy. Dla każdego z pracowników pracodawca powinien zatem prowadzić taką kartę oddzielnie. Nie może być ona prowadzona jako zbiór danych dotyczący kilku pracowników. Dlatego listy obecności, które są bardzo często praktykowane wśród pracodawców, nie spełniają tego warunku, gdyż na jednej liście podpisuje się przeważnie kilku lub kilkunastu pracowników.

Nie ma natomiast znaczenia, jaki okres będą obejmowały poszczególne karty ewidencji czasu pracy. Mogą być one tygodniowe, miesięczne lub roczne, jednak najczęściej używane ze względów praktycznych są karty miesięczne.

Ewidencja czasu pracy może być również prowadzona przez pracodawców w formie elektronicznej. Najczęściej ma ona formę elektronicznego rejestrowania wejść i wyjść pracowników z pracy bądź formę komputerowego rejestrowania ewidencji czasu pracy za pomocą odpowiedniego programu. Nie ma przeszkód, by właśnie w takiej formie ewidencjonować czas pracy pracowników, jeśli taka ewidencja będzie zawierała wszystkie niezbędne informacje, o których piszemy na str. 14–16.

UWAGA! Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników w taki sposób, aby mógł na jej podstawie ustalić ich wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą. W kartach czasu pracy należy ewidencjonować następujące informacje:

● czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,

● dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca ma obowiązek uwzględniać w prowadzonej ewidencji również ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Każdy z pracodawców jest zatem zobowiązany do wykazywania w prowadzonej ewidencji, jaka była aktywność zawodowa pracownika każdego dnia. Ważne jest przy tym, aby czas pracy pracownika w poszczególnych dniach – dobach był szczegółowo ewidencjonowany. W tym bowiem zakresie zdarzają się najczęstsze nieprawidłowości przy ewidencjonowaniu czasu pracy. Otóż wpisywanie w ewidencji wyłącznie liczby godzin przepracowanych przez pracownika w danym dniu, np. 8 czy 10 godzin, najczęściej nie może być uznane za prawidłowe. Taki sposób ewidencjonowania czasu pracy w poszczególnych dobach może być stosowany wyłącznie w przypadku, gdy pracownicy wykonują pracę na jednej zmianie w ściśle określonych stałych godzinach. W pozostałych sytuacjach ewidencjonowanie czasu pracy powinno wskazywać godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników w poszczególnych dobach. Tylko taki sposób ewidencjonowania czasu pracy pozwala ocenić przestrzeganie przez pracodawcę np. obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych. Szczególnie ważne jest to w przypadku pracowników wykonujących pracę na zmiany.

Przykład

Pracownik wykonywał pracę na drugą zmianę w godz. od 14.00 do 22.00 i następnie w tej samej dobie pracowniczej ponownie rozpoczął pracę o godz. 6.00 następnego dnia, po jedynie 8 godzinach nieprzerwanego odpoczynku. Pracodawca zewidencjonował pracownikowi pracę w obu tych dniach jako 8 godzin. Pracodawca postąpił nieprawidłowo. Z ewidencji nie wynika ani praca pracownika bez należnego odpoczynku dobowego, ani konieczność wypłaty mu odpowiedniego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Prowadzenie ewidencji wyłącznie w ten sposób może być uznane za nierzetelne.

Równie częstym błędem pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy.

Przykład

Pracownik rozpoczął pracę w porze nocnej w niedzielę 18 maja 2025 r. o godz. 22.00 i 19 maja 2025 r. pracował do godz. 6.00. W prowadzonej dokumentacji ta praca powinna być zewidencjonowana 18 maja, kiedy rozpoczęła się jego doba pracownicza. Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Ponadto ewidencjonowanie takiej pracy w kolejnym dniu, tj. 19 maja, powodowałoby np., że pracownik, który rozpoczął pracę w niedzielę o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 w poniedziałek, nie miałby w ogóle wykazanej pracy w niedzielę.

W przypadku gdy pracownik wykonywał pracę w niedzielę, święto lub w inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia czasu pracy i za pracę w tym dniu otrzymał inny dzień wolny, należy w prowadzonej ewidencji wskazać konkretnie, za który dzień pracy otrzymał dany dzień wolny. Można to zrobić, wpisując w pustej kratce ewidencji oznaczającej dzień wolny pracownika datę dnia pracy, za który pracownik to wolne otrzymał. Ponadto należy pamiętać, że w przypadku udzielania pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych do kart ewidencji czasu pracy muszą być dołączone wnioski pracownika w tym zakresie.

Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i przepracował tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wskazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co często praktykują pracodawcy. Podobnie jest w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie. Postępując w ten sposób, pracodawca narusza przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy. Grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Więcej na temat ewidencji czasu pracy piszemy na str. 14–16.

9. Ruchomy czas pracy

Pracodawca, po spełnieniu określonych w Kodeksie pracy warunków, może legalnie planować pracownikowi czas pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Pozwala na to stosowanie tzw. ruchomego czasu pracy.

Kodeks pracy umożliwia stosowanie organizacji czasu pracy w ramach ruchomego czasu pracy (art. 140¹ k.p.) pozwalającej na:

1) ustalanie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy pracowników,

2) określenie przedziału czasu, w którym pracownik swobodnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.

Możliwość wprowadzenia tzw. ruchomego czasu pracy ustala się w:

● układzie zbiorowym pracy lub

● porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a k.p. albo w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

W zależności od tego, czy pracodawca chce wprowadzić w zakładzie rozkłady umożliwiające naruszanie doby pracowniczej, czy przedział czasowy, w którym pracownik swobodnie decyduje o godzinach rozpoczęcia pracy, porozumienie może wyglądać w sposób przedstawiony we wzorach 38 i 39.

Wzór 38. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 1 k.p.)

Wzór 39. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 2 k.p.)

Rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p., mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia takich rozkładów czasu pracy przez pracodawcę dla całej załogi lub poszczególnych grup pracowników.

Wzór 40. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego ruchomego rozkładu czasu pracy

10. Wyjścia prywatne

Konieczność naruszenia przez pracownika obowiązującego rozkładu czasu pracy może wynikać również z powodu wyjścia na zaplanowaną wizytę lekarską, do urzędu w celu załatwienia spraw prywatnych lub innych osobistych potrzeb związanych z koniecznością przerwania pracy przez pracownika lub późniejszego jej rozpoczęcia. W każdym z takich przypadków pracownik, nie chcąc korzystać z urlopu wypoczynkowego udzielonego na cały dzień, będzie musiał odpracować wolne godziny. Należy zatem pamiętać, że nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Ustawodawca nie wskazał jednak żadnego wzoru wniosku, jaki pracownik musi złożyć, aby mógł skorzystać z takiego zwolnienia.

Wzór 41. Wniosek o wyjście prywatne

Nie ma również przeszkód prawnych, aby w zakładzie stworzono jedną książkę pisemnych wniosków o wyjścia osobiste. W takim przypadku wpis do tej książki będzie jednoznaczny ze złożeniem przez pracownika wniosku o wyjście osobiste.

11. Potwierdzenie obecności w pracy

Pracodawca jest zobowiązany do wskazania w regulaminie pracy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. W przypadku gdy pracodawca nie tworzy regulaminu pracy, musi takie elementy zawrzeć w informacji o warunkach zatrudnienia udzielanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.).

Najpopularniejszym stosowanym sposobem potwierdzania przez pracowników obecności w pracy są listy obecności, na których pracownicy składają podpisy w każdym dniu pracy. Należy jednak pamiętać, że lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym i pracodawca nie musi jej prowadzić.

Przykład

Pracodawca zapisał w regulaminie pracy, że pracownicy potwierdzają obecność w pracy przez zgłoszenie przyjścia do pracy bezpośredniemu przełożonemu. Poza tym pracodawca nie prowadzi żadnych innych dokumentów potwierdzających przybycie i obecność w pracy. Takie postępowanie pracodawcy jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i nie stanowi ich naruszenia.

Tradycyjne listy obecności, na których pracownicy składają jedynie podpisy, nie spełniają wymagań ewidencji czasu pracy i nie mogą być uznane w tym zakresie za wystarczające.

Jeżeli lista obecności pracowników jest wspólna i obejmuje wszystkich lub większą grupę pracowników, to nie należy w niej zaznaczać przyczyn nieobecności pracowników w pracy, gdyż może to wywołać zastrzeżenia w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Przyczyny nieobecności ewidencjonuje się w kartach ewidencji czasu pracy, do których nie mają dostępu wszyscy pracownicy.

Wzór 42. Indywidualna ewidencja czasu pracy zastępująca listę obecności

Ewidencja czasu pracy
Imię i nazwisko pracownika:
Dzień miesiąca	Miesiąc i rok: IV 2025 r.				Miesiąc i rok: V 2025 r.
Dzień miesiąca	Godzina rozpoczęcia pracy	Podpis	Godzina zakończenia pracy	Podpis	Godzina rozpoczęcia pracy	Podpis	Godzina zakończenia pracy	Podpis
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
....
30.
31.

12. Urlopy wypoczynkowe

Dokumentacja pracownicza w zakresie urlopów wypoczynkowych nie musi być u pracodawcy bardzo rozbudowana. Składają się na nią m.in. plan urlopów czy wnioski urlopowe.

12.1. Plan urlopów

Plan urlopów jest wymagany wyłącznie u pracodawców, u których działa zakładowa organizacja związkowa, która nie wyraża zgody na nietworzenie planu urlopów (art. 163 § 1¹ k.p.). W przypadku gdy organizacja związkowa wyraża zgodę na nietworzenie planu, warto posiadać do celów dowodowych dokument, który będzie to potwierdzał.

Mimo że przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu, należy jednak przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku kalendarzowego na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w tym dniu może wnioskować do pracodawcy o jego udzielenie.

Przepisy nie nakazują również, aby plan urlopów obejmował cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza. W obowiązujących przepisach nie ma określonego wzoru planu urlopów, jaki ma obowiązek stworzyć pracodawca.

Wzór 43. Przykładowy plan urlopów na 2025 r.

Imię i nazwisko pracownika

Przysługujący wymiar urlopu

Miesiące

III

VII

VIII

XII

1. Adam Krzak

26 + 5 za 2024 r.

7–10

3–14

9–20

29– –31

2. Anna Bugaj

13– –17

3–7

7–18

30– –31

3. Zenon Piątek

4–18

1–8

W planie urlopów pracownicy w poszczególnych rubrykach tabeli oznaczających miesiące w 2025 r. wskazują liczbę dni urlopu, jakie planują wykorzystać w konkretnym miesiącu, lub daty korzystania z urlopu w danym miesiącu.

Planem urlopów nie należy obejmować należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie. Zatem tworząc plan urlopów, pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników mających 20-dniowy roczny wymiar urlopu oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

Ponadto należy pamiętać, aby cały zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku pracownik zaplanował do 30 września następnego roku kalendarzowego.

12.2. Udzielanie urlopu

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie wymagają żadnych pisemnych wniosków urlopowych. Urlop wypoczynkowy może być równie dobrze udzielony pracownikowi na podstawie jego ustnego wniosku i ustnej zgody pracodawcy w tym zakresie. Jednak w razie sporu co do prawidłowości udzielenia urlopu w tej formie może powstać trudność w udowodnieniu, czy pracownik wystąpił z takim wnioskiem, a pracodawca wyraził na niego zgodę. Dlatego często się zdarza, że pracodawcy wprowadzają w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek zwracania się do pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej z pisemnym albo elektronicznym wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Wzór takiego wniosku musi w tym przypadku opracować pracodawca.

Wzór 44. Wniosek urlopowy

W przypadku gdy w zakładzie są stosowane pisemne wnioski urlopowe, powinny być one przechowywane przez pracodawcę do celów dowodowych.

12.3. Odwołanie z urlopu

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego nie wymaga żadnej szczególnej formy. Wystarczy, że pracodawca skontaktuje się z pracownikiem przebywającym na urlopie i poinformuje go o odwołaniu z urlopu oraz konieczności stawienia się do pracy w określonym dniu. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

13. Kary porządkowe

Odpowiedzialność porządkowa pracowników polega na ponoszeniu przez nich ujemnych konsekwencji swojego zachowania mającego związek z wykonywaną pracą. Pracodawca może wówczas zastosować kary porządkowe. Jednak musi to przebiegać z uwzględnieniem odpowiedniej procedury przewidzianej w Kodeksie pracy.

Stosowanie przez pracodawcę kar porządkowych jest ograniczone dwoma terminami. Kara może być zastosowana nie później niż w terminie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 k.p.). Terminy te są ostateczne i nie mogą być przedłużane ani przywracane. Upływ któregokolwiek z nich odbiera pracodawcy możliwość ukarania pracownika za określone naruszenie obowiązków służbowych.

Przykład

Pracownik dopuścił się naruszenia porządku i dyscypliny pracy 13 stycznia 2025 r. W tym czasie pracodawca przebywał poza granicami kraju i nie upoważnił żadnej innej osoby w zakładzie do działania w jego imieniu w sprawach z zakresu prawa pracy. Pracodawca wrócił do zakładu dopiero 6 maja 2025 r. Nie mógł już zatem nałożyć na pracownika kary porządkowej, mimo że dopiero w tym dniu dowiedział się o nagannym zachowaniu pracownika. Upływ 3-miesięcznego terminu od dnia dopuszczenia się przez pracownika przewinienia ostatecznie pozbawił pracodawcę prawa do nałożenia na pracownika odpowiedniej kary.

Zastosowanie kary polega na przedstawieniu pracownikowi pisemnej informacji w tym zakresie. W informacji pracodawca jest zobowiązany podać:

● rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,

● datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,

● informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu od nałożonej kary (art. 110 k.p.).

Warto ponadto zawrzeć w informacji o udzielonej karze zapis o wysłuchaniu pracownika przed nałożeniem kary i wskazać datę, kiedy to nastąpiło.

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do części D akt osobowych pracownika. Pracodawca ma obowiązek usunąć taki odpis z akt po roku nienagannej pracy pracownika. Po tym okresie zastosowaną karę uznaje się za niebyłą. Rok nienagannej pracy należy rozumieć jako rok, w którym pracownik nie został ponownie ukarany karą porządkową. Zatarcie kary może jednak nastąpić wcześniej, jeśli pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uzna karę pracownika za niebyłą i jej odpis usunie z jego akt osobowych.

Pracownik za to samo przewinienie nie może zostać ukarany więcej niż jedną karą porządkową.

Wzór 45. Pismo o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej

Od wręczonej informacji o nałożonej karze porządkowej pracownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu do pracodawcy w terminie 7 dni.

Wzór 46. Pismo o wniesieniu sprzeciwu od kary porządkowej

Pracodawca może w formie pisemnej odpowiedzieć pracownikowi na sprzeciw od nałożenia kary porządkowej.

Wzór 47. Pismo o odrzuceniu sprzeciwu od kary porządkowej

Całość dokumentacji związanej z udzieleniem pracownikowi kary porządkowej pracodawca musi przechowywać w części D akt osobowych pracownika.

14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

W ewidencji tej najważniejsze jest wykazanie wszystkich elementów odzieży oraz środków ochrony, które zostały wydane pracownikowi (lub za które wypłacono ekwiwalent), daty ich wydania oraz złożenie podpisu pracownika potwierdzającego ich odbiór. Karty te muszą być tworzone odrębnie dla każdego pracownika. Nie może to być lista z danego dnia, w którym pracodawca wydał całej załodze np. obuwie ochronne.

Wzór 48. Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
Imię i nazwisko pracownika: .................................................... Stanowisko pracy: ...................................................................
Lp.	Rodzaj wydanego środka	Data wydania	Okres używalności	Podpis pracownika
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Warto w kartotekach ewidencji odzieży i obuwia roboczego zawrzeć rubrykę dotyczącą okresu używalności odzieży i obuwia roboczego, jaki został dla nich przewidziany. Pracodawcy łatwiej wówczas kontrolować, czy wszyscy pracownicy zostali wyposażeni w należną odzież oraz środki ochrony indywidualnej przewidziane do stosowania na danym stanowisku pracy.

W pierwszej kolejności pracodawca musi zatem ustalić zakładowe zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Taka informacja musi zawierać wszystkie elementy wyposażenia pracownika, które powinny być mu przydzielane w związku z zatrudnieniem na określonym stanowisku pracy.

Wzór 49. Informacja o zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego

Zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego w zakładzie ............................................
Stanowisko	Rodzaj środka	Termin używalności
Sprzątaczka	– fartuch roboczy	12 miesięcy
	– obuwie robocze	12 miesięcy
	– rękawice ochronne	do zużycia
Pracownik gospodarczy	– spodnie robocze	12 miesięcy
	– bluza robocza	12 miesięcy
	– buty robocze	12 miesięcy
	– rękawice ochronne	do zużycia
	– hełm ochronny	do zużycia

Nie należy ustalać okresu używalności środków ochrony indywidualnej (kask ochronny, rękawice, okulary, półmaski ochronne itd.). Środki te zawsze są wydawane pracownikom „do zużycia”, które może nastąpić zarówno w dniu wydania takiego środka, jak i po kilku latach.

Potwierdzenie wydania pracownikom odzieży i obuwia roboczego, a w szczególności środków ochrony indywidualnej, jest dla pracodawcy niezwykle ważne. Pracownik nie może być dopuszczony do pracy bez stosowania ustalonych dla jego stanowiska środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Przykład

Pracodawca wydał pracownikom zatrudnionym na stanowisku ogólnobudowlanym szelki bezpieczeństwa zabezpieczające przed upadkiem z wysokości. Nie potwierdził jednak tego faktu w karcie przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Pracownik wykonywał pracę związaną z montażem rusztowania systemowego i nie stosował wydanych mu przez pracodawcę szelek bezpieczeństwa. Pracownik stracił równowagę i spadł z 3 podestu montowanego rusztowania. Poniósł śmierć na miejscu. W przedstawionej sytuacji pracodawca nie ma bezpośredniego dowodu potwierdzonego podpisem pracownika, że otrzymał on szelki bezpieczeństwa. Jest to niekorzystne dla pracodawcy w przypadku badania sprawy przez prokuratora.

15. Refundacja okularów i szkieł kontaktowych w przepisach wewnątrzzakładowych

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, a od 17 listopada 2023 r. także szkieł kontaktowych, wówczas gdy łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

● pracownik (jak również praktykant lub stażysta) używa w pracy monitora ekranowego,

● praca z monitorem ekranowym odbywa się przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

● wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym (§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

Przed zmianą przepisów wskazywano już na możliwość zapewnienia pracownikom przez pracodawcę nie tylko okularów, ale również szkieł kontaktowych. Jednak aby pracodawca mógł zapewnić szkła zamiast okularów, pracownik musiał odwoływać się do zaleceń lekarza wskazujących na niemożność korzystania z okularów (tak wynika np. z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 16 marca 2011 r. o stosowaniu przepisów ustawy o pdof do świadczeń związanych z zapewnieniem pracownikom okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, DD3/033/30/CRS/11/95).

Znowelizowane od 17 listopada 2023 r. przepisy wprost wskazują na obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych. To oznacza, że od tego dnia wystarczy, aby lekarz wskazał na konieczność pracy w szkłach kontaktowych, wykluczając okulary. Oznacza to, że:

● pracodawca nie może nie zgodzić się na finansowanie szkieł;

● jeżeli pracownik nie ma przeciwwskazań do noszenia okularów (zgodnie z zaleceniem lekarza), nie może narzucić pracodawcy zapewnienia szkieł kontaktowych, a nie okularów; w takim przypadku każdorazowo byłaby to decyzja pracodawcy, ograniczona regulacjami wewnętrznymi, które mogą wskazywać na możliwość wyboru przez pracownika pomiędzy okularami a szkłami kontaktowymi, oraz obowiązkiem równego traktowania pracowników w zatrudnieniu.

Zapewnienie przez pracodawcę pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych nie może oznaczać wyłącznie dofinansowania ich zakupu. Pracodawca nie może ograniczyć swojego zobowiązania jedynie do poniesienia części kosztów na nabycie okularów (lub szkieł kontaktowych) o parametrach wskazanych przez lekarza. Nie ma przy tym znaczenia, że pracownik będzie używał okularów lub szkieł także do celów prywatnych. Wysokość refundacji ma pozwolić pracownikowi na nabycie w całości okularów lub szkieł.

Przykład

W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca wskazał, że pokrywa koszty zakupu okularów, przy czym kwota za oprawki nie może przekraczać 200 zł, a przy wyborze przez pracownika szkieł kontaktowych refundacja nie może przekroczyć 50% kosztów ich zakupu. Postanowienie o pokryciu 50% kosztów zakupu szkieł kontaktowych może wskazywać, że pracodawca nie wypełnia swojego obowiązku, ponieważ nie zapewnia w całości na swój koszt szkieł niezbędnych pracownikowi do pracy. Takich postanowień należy unikać. Trzeba jednak zaznaczyć, że pracodawca nie jest związany wyborem pracownika, jeżeli zakupił on jedne z najdroższych okularów czy szkieł kontaktowych.

Wielu pracodawców zamieszcza postanowienia dotyczące refundacji zakupu okularów lub szkieł kontaktowych w regulaminie pracy, a część tworzy odrębną procedurę (najczęściej wprowadzaną zarządzeniem pracodawcy). Mimo że nie ma bezpośredniego obowiązku wprowadzania regulacji wewnętrznych w tym zakresie, to należy przyjąć, iż jest to dobre rozwiązanie. Przepisy rozporządzenia dotyczące zapewnienia pracownikowi okularów są dość lakoniczne. Jednak nie daje to pracodawcy możliwości, aby ograniczył nałożony przez przepisy obowiązek, jakim jest zapewnienie pracownikowi okularów lub szkieł. Bez względu na rodzaj regulacji wewnętrznych określających zasady zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych muszą one uwzględniać w szczególności:

● grupę osób uprawnionych – pracowników (a także praktykantów i stażystów) użytkujących monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, którym lekarz wykonujący badania profilaktyczne zalecił stosowanie okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych, oraz

● obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych rozumiany nie tylko jako dofinansowanie lub refundacja ich zakupu przez pracownika, ale również zakup przez pracodawcę.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują granicznej kwoty zwrotu, którą musi ponieść pracodawca w przypadku konieczności nabycia przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych. Resort finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r. (DD3/033/30/CRS/11/95) wskazał, że zapewnienie okularów (lub szkieł kontaktowych) może nastąpić poprzez:

● otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok (lub szkieł kontaktowych);

● dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów (lub szkieł kontaktowych) i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. Zasadne jest w tym przypadku ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na okulary (lub szkła kontaktowe) i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników. Należy jednak wziąć pod uwagę, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary (szkła kontaktowe), powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok (szkieł kontaktowych) zgodnych z zaleceniem lekarza.

Ze względu na to kwota graniczna dofinansowania powinna zostać ustalona w taki sposób, aby pozwolić pracownikom na nabycie okularów lub szkieł kontaktowych średniej jakości. Aby realnie ocenić wysokość dofinansowania przed uregulowaniem tej kwestii w postanowieniach wewnątrzzakładowych, zaleca się zasięgnąć informacji o cenach okularów i szkieł na rynku lokalnym.

Należy przy tym zaznaczyć, że w każdym przypadku trzeba kierować się zaleceniami lekarza. Jeżeli wskaże on na konieczność używania szkieł kontaktowych (pewne wady wzroku mogą być korygowane jedynie za pomocą szkieł) i określi ich rodzaj tak, że ograniczy wybór nie tylko odnośnie do mocy, ale również do możliwości korzystania ze szkieł dziennych czy miesięcznych, wówczas postanowienia wewnętrzne nie mogą być podstawą do niezrealizowania w pełni zobowiązania pracodawcy do ich zapewnienia. Tak samo jest przy szczególnie silnej wadzie wzroku, która wiąże się z koniecznością nabycia droższych szkieł.

Określenie przez pracodawcę kwoty granicznej zwrotu za szkła kontaktowe jest o tyle utrudnione, że ceny rynkowe szkieł o takich samych parametrach korekcyjnych mogą się znacząco różnić, szczególnie w związku z różnym czasem użytkowania szkieł. Zatem realizowanie przez pracodawcę obowiązku wskazanego w rozporządzeniu poprzez zapewnienie pracownikowi szkieł może wiązać się także z ponoszeniem regularnych obciążeń, np. miesięcznych lub kwartalnych, na ich nabywanie.

Wzór 50. Przykładowe postanowienia dotyczące dofinansowania do szkieł kontaktowych

Przykład

W regulaminie pracy oprócz możliwości powierzenia pracodawcy zakupu okularów lub szkieł kontaktowych dla pracownika ustalono wysokość refundacji z tego tytułu w przypadku zakupu dokonanego samodzielnie przez pracownika, biorąc pod uwagę średnie ceny okularów i szkieł. Finansowanie kosztów okularów wynosi nie więcej niż 800 zł raz na 2 lata, a szkieł kontaktowych:

● w przypadku szkieł jednorazowych – nie więcej niż 40 zł miesięcznie przez 2 lata,

● w przypadku szkieł wielorazowych – nie więcej niż 200 zł na pół roku przez 2 lata.

Podstawą do wypłaty dofinansowania do dokonanego przez pracownika zakupu okularów lub szkieł kontaktowych jest wniosek i dowód poniesienia wydatku wystawiony na pracownika. Takie postanowienia będą prawidłowe.

Rozdział VIII. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłków

1. Zmiany w dokumentacji zasiłkowej od 19 marca 2025 r.

Od 19 marca 2025 r. weszły w życie zmiany w dokumentacji zasiłkowej. Stanowią one zasadniczo uszczegółowienie wymagań w zakresie dokumentacji niezbędnej do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Zasiłek za okres tego urlopu wynosi 100% podstawy wymiaru.

Dokumentami niezbędnymi do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku macierzyńskiego są:

● zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko, zawierające informacje o okresie pobytu dziecka w tej placówce, tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko, lub masie urodzeniowej dziecka,

● oświadczenie ubezpieczonego o braku zamiaru korzystania przez drugiego z rodziców dziecka z zasiłku macierzyńskiego za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,

● zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, gdy zasiłek macierzyński wypłaca pracownikowi ZUS,

● wniosek ubezpieczonego złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed zakończeniem okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego – gdy ubezpieczony nie jest pracownikiem.

W przypadku gdy o zasiłek występuje drugi rodzic dziecka, który nie pobierał dotychczas zasiłku macierzyńskiego, oprócz wymienionych dokumentów musi złożyć dodatkowo:

● zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL tego rodzica dziecka albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL,

● odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem.

Natomiast w przypadku przysposobienia dziecka należy złożyć:

● oświadczenie ubezpieczonego o dacie przyjęcia dziecka na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka – zawierającego datę urodzenia dziecka, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu – lub zaświadczenia sądu opiekuńczego o wystąpieniu do sądu o przysposobienie dziecka, zawierające datę urodzenia dziecka, albo jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem,

● prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej albo umowę cywilnoprawną zawartą między rodziną zastępczą a starostą, albo kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz dokument potwierdzający wiek dziecka.

Pracownik lub inna niż pracownik osoba ubezpieczona ubiegająca się o zasiłek macierzyński za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, którego bezpośrednim płatnikiem jest ZUS, składa w tym celu wniosek na formularzu ZUS ZAM.

2. Obowiązki wobec ZUS pracodawcy niebędącego płatnikiem zasiłków

W przypadku choroby pracownika czy sprawowania przez niego opieki pracodawca, niebędący płatnikiem zasiłków w danym roku kalendarzowym, ma obowiązek przekazania do ZUS zaświadczenia płatnika składek Z-3. Zaświadczenie takie jest obowiązkowe także wówczas, gdy zasiłek ma być wypłacony przez ZUS za okres po ustaniu zatrudnienia pracownikowi, którego umowa o pracę rozwiązała się np. w trakcie choroby. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy pracodawca jest w danym roku płatnikiem zasiłków, czy nie. Formularz Z-3 składa się także (zamiast formularza ZAS-12, o którym będzie mowa w dalszej części opracowania) w przypadku kontynuacji zwolnienia lekarskiego. Pracodawca wypełnia wówczas tylko sekcję „Informacja o pracowniku”.

Obecnie nie ma sformalizowanego ustawowo zaświadczenia płatnika składek. Formularz ten musi jednak zawierać informacje mające wpływ na prawo do zasiłków określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Oznacza to, że płatnicy składek mogą takie zaświadczenie przygotować samodzielnie lub skorzystać z formularza udostępnionego przez ZUS o nazwie ZUS Z-3. Wśród danych, jakie musi zawierać zaświadczenie płatnika składek, znajdą się również te dotyczące korzystania przez ubezpieczonego z urlopu opiekuńczego czy urlopu wychowawczego.

3. Termin przekazania zaświadczenia Z-3 do ZUS

Zaświadczenie Z-3 jest wnioskiem o zasiłek dla pracownika, który w czasie trwania zatrudnienia płatnik składa do ZUS. Co do zasady wniosek ten należy złożyć w przypadku pierwszego zwolnienia lekarskiego. Jeśli ZUS ma ustalić prawo do zasiłku za dalszy nieprzerwany okres choroby lub sprawowania opieki, wówczas należy złożyć zaświadczenie płatnika składek na formularzu ZAS-12. W takim przypadku dopuszczalne jest także złożenie zaświadczenia na druku ZUS Z-3. Druk ten należy jednak wypełnić tylko do pkt 1 oraz pkt 5 sekcji „Informacje o pracowniku”.

Zaświadczenie Z-3 pracodawca składa:

● w terminie 7 dni od dnia otrzymania zwolnienia lekarskiego na profilu PUE ZUS – jeśli posiada taki profil; należy przypomnieć, że obecnie posiada go każdy płatnik składek;

● w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymał od pracownika wydruk zwolnienia lekarskiego lub zwolnienie wystawione przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego (zwolnienie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym) – jeśli nie posiada profilu PUE ZUS lub go posiada, ale zwolnienie lekarskie nie jest na tym profilu widoczne.

Jeśli pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym i lekarz nie wprowadził go do systemu (nie jest widoczne na profilu PUE ZUS), łącznie z drukiem Z-3 należy przekazać do ZUS również otrzymane od pracownika zwolnienie lekarskie w formie papierowej.

4. Wypełnianie zaświadczenia Z-3

Druk zaświadczenia Z-3 należy wypełniać zgodnie z pouczeniem znajdującym się na końcu formularza. Dokument ten jest złożony i podzielony na szereg sekcji.

Tabela 15. Instrukcja wypełniania druku Z-3

Sekcja/pkt sekcji	Jak wypełnić
1	2
Informacje o pracowniku	W tej sekcji wpisuje się informacje m.in. o okresie zatrudnienia pracownika, wymiarze czasu pracy, o rodzaju urlopu udzielonego w związku z rodzicielstwem, o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego.
pkt 1–3	Wpisuje się datę początku i końca zatrudnienia, a gdy zatrudnienie trwa – tylko datę początkową. Jeśli w trakcie zatrudnienia zmieniono wymiar czasu pracy, w pozycji „podaj wymiar czasu pracy” należy wpisać wymiar czasu pracy obowiązujący pracownika w miesiącu, w którym zachorował. W pozycji „podaj datę od kiedy” wpisuje się datę, od której pracownik pracuje w aktualnym wymiarze czasu pracy. W dalszych punktach należy zaznaczyć, czy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę tymczasowej oraz czy wykonuje pracę za granicą.
pkt 4	Wypełnia się tylko w razie niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub w drodze do/z pracy albo chorobą zawodową, poprzez zaznaczenie właściwego kwadratu. Jeśli niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem przy pracy, wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, do wniosku o zasiłek chorobowy powinien być dołączony protokół lub karta wypadku. W przypadku choroby zawodowej dołącza się decyzję i zaświadczenie lekarza, które stwierdza, że niezdolność do pracy pracownika jest spowodowana chorobą zawodową.
pkt 5	Należy podać, czy w okresie danej niezdolności do pracy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, przebywał w areszcie tymczasowym lub odbywał karę pozbawienia wolności, na urlopie opiekuńczym. Jeśli ww. okresy występowały, należy je podać od–do.
pkt 6	Wpisuje się rodzaj udzielonego urlopu (według Kodeksu pracy) na potrzeby wypłaty zasiłku macierzyńskiego (za urlop macierzyński, na warunkach macierzyńskiego, uzupełniający urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski) wraz z okresem od–do i datą złożenia wniosku.
pkt 7	Informacja, czy w okresie urlopu rodzicielskiego pracownik wykonuje pracę u swojego pracodawcy (jeśli TAK, to należy podać okres od–do i wymiar czasu pracy).
Informacje o wypłaconych świadczeniach	W trzech punktach tej sekcji płatnik podaje, czy i za jakie okresy wypłacił wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy bądź macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne.
pkt 1	Należy podać informację o okresie wypłaconego w danym roku kalendarzowym wynagrodzenia chorobowego na podstawie art. 92 k.p., w tym wypłaconego w poprzednim roku, jeśli okres ten jest wliczany do jednego okresu zasiłkowego (wraz z kodem literowym).
pkt 2	Należy podać informację o okresie wypłaconego zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego wraz z okresami wliczanymi do jednego okresu zasiłkowego (plus kod literowy).
pkt 3	Podaje się dane o okresie i stawce procentowej wypłaconego zasiłku macierzyńskiego; przy czym jeśli z pracownicą umowa o pracę została przedłużona do dnia porodu i zakład pracy byłby zobowiązany do wypłaty zasiłku macierzyńskiego tylko za jeden dzień, wypłaty zasiłku za cały okres dokonuje ZUS.
Pozostałe informacje	Płatnik zaznacza, ile osób zgłosił do ubezpieczenia chorobowego (do 20 lub powyżej).
Informacje o składnikach wynagrodzenia	Sekcja składa się z 4 tabel, w których wpisuje się składniki wynagrodzenia z podziałem na okresy, za jakie przysługują (miesięczne, kwartalne, roczne, inne).
pkt 1	W tabeli uwzględnia się składniki wynagrodzenia brutto przysługujące za okresy miesięczne. W kolumnach „Rok” i „Miesiąc” należy podać miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, np. 12 kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia poprzedzających miesiąc absencji. Jeśli okres zatrudnienia jest krótszy, podaje się liczbę pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia. Kolumny 3 i 4 są przeznaczone na wpisanie liczby dni, które faktycznie w danym miesiącu pracownik przepracował, oraz liczby dni, które pracownik był obowiązany przepracować zgodnie z obowiązującym go czasem pracy. W kolumnie 5 należy wskazać przyczynę nieobecności w danym miesiącu, np. chorobę. Jeżeli pracownik jest wynagradzany pensją zasadniczą i ewentualnie innymi składnikami, jak dodatki, premie, w stałej miesięcznej wysokości, to wpisuje się je w kolumnie 6, w kwotach brutto wynikających z umowy o pracę (nawet jeśli liczba dni faktycznie przepracowanych różniła się od obowiązkowego nominału). Wynagrodzenie godzinowe, tj. w stałej stawce godzinowej, również traktuje się jak wynagrodzenie stałe. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę. Wynagrodzenie zmienne, np. akordowe, prowizyjne i/lub składniki zmienne, takie jak np. premie, należy wpisać w kolumny 7 i 8. W kolumnie 7 wpisuje się zmienne wynagrodzenie zasadnicze oraz inne składniki proporcjonalnie zmniejszane za okresy pobierania zasiłków, w kwotach wypłaconych, bowiem odpowiedniego uzupełnienia dokona ZUS (jeśli w danym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy). Z kolei w kolumnie 8 wpisuje się kwoty zmiennych składników wliczanych do podstawy zasiłkowej w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, premie obniżane za okresy pobierania zasiłków w sposób inny niż proporcjonalny lub pomniejszane za okresy zasiłkowe, jednak sposób pomniejszenia nie wynika z wewnętrznych przepisów płacowych. W kolumnie 9 wpisuje się procent potrąconej składki. Zazwyczaj jest to łączna część składek społecznych finansowana przez ubezpieczonego – 13,71%. Jednak w sytuacji gdy w miesiącu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy obliczyć średni wskaźnik potrąconych pracownikowi za ten miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne.
pkt 2	Należy wpisać składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne (analogicznie do tabeli z pkt 1).
pkt 3	Należy wpisać składniki za okresy roczne (analogicznie do tabeli z pkt 1).
pkt 4	Należy wpisać składniki wynagrodzenia za okresy inne niż miesięczne, kwartalne lub roczne (analogicznie do tabeli z pkt 1).
pkt 5	Dotyczy pracownika, z którym pracodawca dodatkowo zawarł umowę zlecenia lub o dzieło albo który otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia tylko do określonego terminu. Jeżeli okres, do którego składnik jest przyznany, nie upłynął przed powstaniem niezdolności do pracy, podaje się okres, do którego składnik przysługuje, oraz jego kwotę. W przypadku umowy zlecenia/o dzieło (jeśli okres, na który jest zawarta, nie upłynął przed rozpoczęciem niezdolności do pracy) należy podać okres, na jaki umowa została zawarta, oraz przychód osiągnięty z tego tytułu, w rozbiciu na poszczególne miesiące, z których wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Uwagi	Należy wpisać dodatkowe informacje, mające wpływ na ustalenie wysokości zasiłku, np. jeśli wynagrodzenie pracownika stanowiące podstawę wymiaru zasiłku wraz ze składnikami przysługującymi za okres pobierania zasiłku osiąga poziom minimalny (np. wynagrodzenie zasadnicze 5500 zł + 300 zł dodatek motywacyjny niepomniejszany za okresy choroby), należy podać miesięczne kwoty składników, do których pracownik zachowuje prawo za okres niezdolności do pracy. Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 1 miesiąc kalendarzowy. Jeżeli w związku z tym w poprzednich tabelach zostało podane wynagrodzenie z innego okresu niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, należy podać dodatkowo poprzedni(e) okres(y) pobierania zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby, jeżeli nie zostały wykazane w sekcji „Informacje o wypłaconych świadczeniach”.

Wzór 51. Zaświadczenie płatnika składek

5. Kontynuacja wypłaty zasiłków przez ZUS

W przypadku gdy do pracodawcy wpływa kolejne zwolnienie lekarskie pracownika uprawnionego do zasiłku, będące kontynuacją poprzedniego zwolnienia za okres nieprzerwanej niezdolności do pracy, pracodawca powinien ponownie złożyć do ZUS wniosek o wypłatę zasiłku. W tym celu składa formularz ZAS-12 (zaświadczenie płatnika składek dotyczące ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres). Zastępczo może złożyć zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełnione w ograniczonym zakresie (należy je wypełnić w sekcji „Informacje o pracowniku”, uzupełniając w niej pkt 1 i pkt 5).

W ten sposób pracodawca przekazuje niezbędne informacje dotyczące zatrudnienia i ubezpieczenia pracownika, na podstawie których ZUS podejmie dalszą wypłatę świadczenia chorobowego.

Pracodawca wystawia zaświadczenie płatnika składek ZAS-12 i przekazuje je do ZUS niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zwolnienia lekarskiego e-ZLA.

Przykład

Na PUE/eZUS spółki z o.o. wpłynęło zaświadczenie lekarskie e-ZLA pracownika na okres od 20 do 30 marca 2025 r. Pracownik w 2025 r. otrzymał już wynagrodzenie chorobowe za 33 dni. W związku z tym spółka z o.o. przesłała do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3. Na tej podstawie ZUS wypłaci temu pracownikowi zasiłek chorobowy za wskazany okres. 28 marca 2025 r. wpłynęło kolejne zwolnienie lekarskie tego pracownika będące kontynuacją poprzedniego, tj. na okres od 31 marca do 30 kwietnia 2025 r. W tym przypadku pracodawca przesłał do ZUS formularz ZAS-12. Na jego podstawie ZUS ustali pracownikowi prawo do zasiłku chorobowego za kolejny okres.

Wzór 52. Zaświadczenie płatnika składek dotyczące ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres

6. Zasiłek opiekuńczy

Zasiłek opiekuńczy przysługuje pracownikowi w sytuacji, gdy musi on osobiście podjąć opiekę nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Dodatkowym warunkiem ubiegania się o ten zasiłek jest to, aby w czasie konieczności zapewnienia opieki nie było innej osoby we wspólnym gospodarstwie domowym, która mogłaby tę opiekę sprawować. Zasiłek opiekuńczy przysługuje w czasie podlegania ubezpieczeniu chorobowemu bez względu na jego długość. Prawo do tego zasiłku nie przysługuje zatem po ustaniu tytułu tego ubezpieczenia.

O zasiłek opiekuńczy mogą ubiegać się wszystkie osoby objęte ubezpieczeniem chorobowym, zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie, tj.:

● pracownicy,

● członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych,

● osoby wykonujące pracę nakładczą,

● osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące,

● osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące,

● osoby wykonujące odpłatnie pracę, na podstawie skierowania do pracy, w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,

● osoby odbywające służbę zastępczą,

● duchowni.

Do zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad dziećmi ma prawo zarówno matka, jak i ojciec dziecka. Zasiłek opiekuńczy wypłaca się jednak tylko jednemu z rodziców – temu, który wystąpi z wnioskiem o jego wypłatę za dany okres.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje z tytułu sprawowania opieki nad:

● zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8;

● chorym dzieckiem w wieku do lat 14;

● chorym dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki bądź pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji do ukończenia 18 lat;

● dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki bądź pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji do ukończenia 18 lat w przypadku:

– porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,

– pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne;

● innym chorym członkiem rodziny.

Prawo do zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 przysługuje w następujących przypadkach:

● nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, a także w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,

● porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego albo rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,

● pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka, stale opiekujących się dzieckiem, w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne.

Nieprzewidzianym zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, jest takie zamknięcie placówki, o którym pracownik został powiadomiony w terminie krótszym niż 7 dni przed ich zamknięciem.

Przy ustalaniu prawa do zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem analogicznie jak małżonkowie traktowani są rodzice dziecka niepozostający w formalnym związku małżeńskim, lecz pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym. W przypadku choroby, porodu lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej jednego z nich, drugiemu przysługuje zasiłek opiekuńczy.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje nie tylko z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem własnym, ale również z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem małżonka, dzieckiem przysposobionym, a także dzieckiem obcym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie.

Do innych członków rodziny, którym ustawa – w razie ich choroby – daje prawo do zasiłku opiekuńczego, zalicza się: małżonka, rodziców, rodzica dziecka, ojczyma, macochę, teściów, dziadków, wnuki, rodzeństwo oraz dzieci w wieku powyżej 14 lat, pod warunkiem jednak, że pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z ubezpieczonym w okresie sprawowania opieki. Zasiłek opiekuńczy z tytułu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny będzie przysługiwał nawet wówczas, gdy chory członek rodziny pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą sprawującą opiekę tylko przez okres choroby.

W przypadku gdy oboje rodzice dziecka wymagającego opieki pracują na różnych zmianach, każdego z nich uważa się za stale opiekującego się dzieckiem i w razie choroby, porodu lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej drugiemu z rodziców przysługuje zasiłek opiekuńczy. Jeżeli oboje rodzice dziecka są zatrudnieni, ale tylko jedno z nich w systemie pracy zmianowej, zasiłek opiekuńczy przysługuje tylko za te dni, w których dziecko pozostawałoby bez opieki z powodu porodu, choroby lub pobytu drugiego z rodziców w szpitalu (jeżeli rodzice pracują na różnych zmianach).

W przypadku opieki nad chorym dzieckiem zasiłek opiekuńczy przysługuje, jeżeli rodzice pracują na tych samych zmianach. Jeżeli oboje rodzice pracują w systemie pracy zmianowej bądź jedno z rodziców pracuje w takim systemie, zasiłek opiekuńczy przysługuje nie tylko za dni, w których rodzice pracują na tych samych zmianach, ale także za okres, w którym oboje rodzice pracują na różnych zmianach, a chore dziecko pozostawałoby bez opieki w wyniku częściowego pokrywania się godzin pracy lub wskutek dojazdu czy dojścia do pracy albo z pracy.

Prawo do zasiłku opiekuńczego przysługuje tylko wtedy, jeżeli nie ma innego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym, mogącego zapewnić opiekę. Za członka rodziny mogącego zapewnić opiekę nie uważa się jednak:

● osoby całkowicie niezdolnej do pracy,

● osoby chorej,

● osoby, która jest niesprawna fizycznie lub psychicznie ze względu na swój wiek,

● osoby prowadzącej gospodarstwo rolne,

● pracownika odpoczywającego po pracy na nocnej zmianie,

● osoby prowadzącej działalność pozarolniczą, która nie może regulować czasu pracy w sposób dowolny (ma ustalone godziny pracy),

● osoby niezobowiązanej do sprawowania opieki na podstawie przepisów ustawy z 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, jeśli odmawia ona sprawowania opieki (np. babcia).

Odmiennie uregulowana jest sytuacja rodziców sprawujących opiekę nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat. Prawo do zasiłku opiekuńczego przysługuje w takim przypadku, nawet jeśli są inni członkowie rodziny, którzy mogliby zapewnić tę opiekę.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje przez okres zwolnienia od pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, nie dłużej jednak niż przez 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad zdrowym dzieckiem do lat 8 i chorym dzieckiem do lat 14, albo 14 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem w wieku ponad 14 lat lub innymi chorymi członkami rodziny.

Łączny okres wypłaty zasiłku opiekuńczego z powodu opieki nad dziećmi i innymi członkami rodziny z różnych przyczyn i bez względu na liczbę dzieci i liczbę członków rodziny wymagających opieki nie może przekroczyć 60 dni w roku kalendarzowym.

W przypadku gdy ubezpieczona matka dziecka przed upływem 8 tygodni po porodzie:

● przebywa w szpitalu albo w innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem albo

● legitymuje się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, albo

● porzuciła dziecko

– ubezpieczonemu – ojcu dziecka lub innemu członkowi najbliższej rodziny – przysługuje dodatkowo, niezależnie od podstawowego wymiaru, zasiłek opiekuńczy w wymiarze do 8 tygodni, jeżeli przerwie on zatrudnienie lub inną działalność zarobkową w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Zasiłek ten jest dodatkowym zasiłkiem, którego nie należy wliczać do limitu 60 dni zasiłku opiekuńczego przysługującego w roku kalendarzowym.

Zasiłek opiekuńczy na zdrowe dziecko nie przysługuje na dziecko, które ukończy 8 lat, i nie ma przy tym znaczenia, czy jest domownik mogący zapewnić dziecku opiekę.

Prawo do zasiłku opiekuńczego nie przysługuje za okresy, w których ubezpieczony zachowuje prawo do wynagrodzenia, oraz w czasie korzystania z urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego i wychowawczego. Nie otrzyma go również ubezpieczony, jeśli konieczność sprawowania opieki przypada na okres przebywania w areszcie tymczasowym lub odbywania kary pozbawienia wolności.

Ubezpieczony zostanie pozbawiony prawa do zasiłku opiekuńczego, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy z powodu konieczności sprawowania opieki wykorzystuje to zwolnienie do innych celów niż sprawowanie opieki lub wykonuje pracę zarobkową.

Okoliczności te są ustalane podczas kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, przeprowadzonych przez płatnika zasiłku, tj. płatnika składek lub terenową jednostkę organizacyjną ZUS. W trakcie kontroli ustalane jest także, czy nie ma innych członków rodziny mogących zaopiekować się dzieckiem lub chorym członkiem rodziny (nie dotyczy to sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do lat 2). Jeśli w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że ubezpieczony wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie w sposób niezgodny z jego celem, to osoba kontrolująca sporządza w tej sprawie protokół. Powinien on być przedłożony osobie kontrolowanej, aby umożliwić jej wniesienie uwag. Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem – w przypadku gdy kontrola jest przeprowadzana przez płatnika składek – rozstrzyga właściwa terenowa jednostka organizacyjna ZUS. W razie sporu z ubezpieczonym ZUS może wydać decyzję. Od decyzji tej ubezpieczonemu przysługuje odwołanie do sądu rejonowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje w wysokości 80% wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Wypłaca się go za każdy dzień niezdolności do pracy z powodu konieczności sprawowania opieki, w tym również za dni ustawowo wolne od pracy. Przysługuje bez okresu wyczekiwania.

Dokumentami, które stwierdzają czasową niezdolność do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub chorym innym członkiem rodziny, są:

● zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),

● zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu – zaświadczenie to jest dokumentem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku przez płatnika składek lub ZUS, nawet jeśli nie ma jeszcze udostępnionego e-ZLA w ZUS i na profilu płatnika składek, tj. zanim lekarz wprowadzi to zaświadczenie do systemu,

● wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu na jego wniosek.

Ubezpieczony występujący o wypłatę zasiłku opiekuńczego na chore dziecko lub na chorego członka rodziny składa wniosek o uzyskanie tego zasiłku na druku:

● ZUS Z-15A – w przypadku opieki nad chorym dzieckiem, lub

● ZUS Z-15B – w przypadku opieki nad chorym członkiem rodziny.

Wzór 53. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem

Wzór 54. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny

Jeżeli zasiłek wypłacany jest przez ZUS, to do jego wypłaty niezbędne jest zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku:

● ZUS Z-3 – w przypadku pracowników, albo

● ZUS Z-3A – dotyczące osób ubezpieczonych, które nie są pracownikami, z wyłączeniem osób, które prowadzą pozarolniczą działalność, osób z nimi współpracujących i duchownych lub

● ZUS Z-3B – dotyczące osób prowadzących działalność pozarolniczą, osób z nimi współpracujących i duchownych.

W przypadku niezdolności do pracy z powodu konieczności sprawowania opieki orzeczonej za granicą dokumentem do wypłaty zasiłku opiekuńczego jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza:

● wystawione na blankiecie z nadrukiem określającym nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem,

● określające początkową i końcową datę tej niezdolności.

W odniesieniu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w kraju należącym do Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz w Szwajcarii nie wymaga się od ubezpieczonego przetłumaczenia na język polski. W razie potrzeby przetłumaczenia zaświadczenia dokonuje go we własnym zakresie płatnik zasiłku.

W poszczególnych przypadkach, poza wnioskiem Z-15A lub Z-15B, wymagane dokumenty do wypłaty zasiłku opiekuńczego z powodu konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do lat 8 przedstawiono w tabeli 16.

Tabela 16. Dokumentacja niezbędna do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego (poza wnioskiem o ten zasiłek i e-ZLA, jeżeli jest wymagane)

Okoliczność, z powodu której można wnioskować o zasiłek opiekuńczy	Wymagany dokument
1	2
nieprzewidziane zamknięcie żłobka, przedszkola lub szkoły	oświadczenie o nieprzewidzianym zamknięciu żłobka, przedszkola lub szkoły złożone na druku ZAS-36
konieczność kwarantanny lub izolacji dziecka z powodu podejrzenia o nosicielstwo choroby zakaźnej	decyzja inspektora sanitarnego o konieczności izolacji dziecka z powodu podejrzenia choroby zakaźnej lub zaświadczenie lekarskie wystawione na rodzica/opiekuna prawnego dziecka sprawującego opiekę w tym okresie
poród, choroba, pobyt w szpitalu małżonka lub rodzica dziecka, który stale opiekuje się dzieckiem	zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZAS-38, które zawiera: ● imię i nazwisko małżonka lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem, ● okres i przyczynę konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, ● nazwisko dziecka, nad którym ma być sprawowana opieka, oraz jego imię, jeśli zostało już nadane, ● pieczątkę i podpis lekarza, który wystawia zaświadczenie
choroba niani lub dziennego opiekuna	● oświadczenie o chorobie niani lub dziennego opiekuna na druku ZAS-36 oraz ● dokument, który potwierdza, że niania lub dzienny opiekun nie mogą opiekować się dzieckiem, ponieważ są chorzy, np. kopia zwolnienia lekarskiego albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku dla niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez wnioskującego o zasiłek opiekuńczy za zgodność z oryginałem
opieka nad dzieckiem do 8 tygodnia życia, gdy matka przebywa w szpitalu	● zaświadczenie o okresie pobytu ubezpieczonej matki dziecka w placówce leczniczej oraz ● oświadczenie o tym, że ubezpieczona matka dziecka korzysta z zasiłku macierzyńskiego w okresie 8 tygodni po porodzie
opieka nad dzieckiem do 8 tygodnia życia, kiedy ubezpieczona matka ma orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji albo o niepełnosprawności w stopniu znacznym i nie może opiekować się dzieckiem	● prawomocne orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji lub orzeczenie o niepełnosprawności w stopniu znacznym albo ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek lub ZUS oraz ● oświadczenie ubezpieczonego ojca dziecka lub innego ubezpieczonego członka rodziny o tym, że ubezpieczona matka dziecka korzysta z zasiłku macierzyńskiego w okresie 8 tygodni po porodzie
opieka nad dzieckiem do 8 tygodnia życia, gdy ubezpieczona matka dziecka porzuciła dziecko	oświadczenie ubezpieczonego ojca dziecka lub innego ubezpieczonego członka rodziny o porzuceniu dziecka przez matkę; w oświadczeniu tym należy wskazać datę porzucenia dziecka
opieka nad chorym dzieckiem niepełnosprawnym do ukończenia 18 lat	● zaświadczenie ZAS-38, ● orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub orzeczenie o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji lub ich kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo przez ZUS
opieka nad dzieckiem niepełnosprawnym, które nie ukończyło 18 lat, jeśli w wyniku porodu, choroby albo pobytu w szpitalu małżonka lub rodzica dziecka, którzy stale opiekują się dzieckiem, nie mogą oni opiekować się dzieckiem niepełnosprawnym	● zaświadczenie ZAS-38; ● orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub orzeczenie o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami: konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności stałego współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji lub ich kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo przez ZUS; ● złożone w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS, na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych, zaświadczenie lekarskie wystawione ubezpieczonemu na zwykłym druku lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS, w przypadku: – porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem, jeżeli poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki, – pobytu małżonka lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem w placówce leczniczej. Zaświadczenie lekarskie zawiera: ● imię i nazwisko małżonka lub rodzica stale opiekującego się dzieckiem, ● okres i przyczynę konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, ● nazwisko dziecka, nad którym ma być sprawowana opieka, oraz jego imię, o ile zostało już nadane, ● pieczątkę i podpis wystawiającego zaświadczenie.

7. Zasiłek macierzyński

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe zasady ustalania prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego. Największe zmiany dotyczą urlopu rodzicielskiego, który został – po pierwsze – wydłużony, a zatem dłuższy jest też okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, a po drugie – jest w części zagwarantowany również drugiemu z rodziców dziecka bez możliwości jej przeniesienia i wykorzystania tylko przez jednego opiekuna. Wysokość tego zasiłku jest jednak inna niż poprzednio i różna w zależności od tego, kiedy urlop zostanie wykorzystany. Po zmianie przepisów zasiłek macierzyński został ustalony w 3 wysokościach. Zależą one od wniosku osoby ubezpieczonej dotyczącego korzystania z zasiłku macierzyńskiego za okres urlopów związanych z macierzyństwem (w przypadku pracowników) lub pobierania zasiłków za okresy tych urlopów (w przypadku pozostałych ubezpieczonych podlegających dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu), ale przede wszystkim od stanu faktycznego w tym zakresie.

Zasiłek za okres urlopu rodzicielskiego

Wymiar zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie lub przyjętych na wychowanie, a także przypadków szczególnych. Tej ostatniej okoliczności nie przewidywały poprzednio obowiązujące przepisy Kodeksu pracy.

Tabela 17. Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego z tytułu korzystania z urlopu rodzicielskiego

Okres urlopu rodzicielskiego/pobierania zasiłku macierzyńskiego	Liczba dzieci urodzonych podczas jednego porodu/dzieci przyjętych jednocześnie na wychowanie
41 tygodni	jedno
43 tygodnie	dwoje lub więcej
38 tygodni	dziecko przyjęte na wychowanie do ukończenia 7/10/14 lat

Ponadto obecne regulacje przewidują wyższy wymiar zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego dla rodziców dzieci posiadających zaświadczenie lekarskie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, wydane na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (art. 182^1a § 2 i art. 183 § 4⁴–4⁵ k.p.). Aby dłużej korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego, wystarczy, aby jedno z dzieci posiadało takie zaświadczenie (w przypadku jednoczesnego urodzenia lub przyjęcia na wychowanie więcej niż jednego dziecka). Do wniosku w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego dla ubezpieczonego – rodzica dziecka posiadającego takie zaświadczenie – należy dołączyć oświadczenie tego ubezpieczonego o posiadaniu przez dziecko ww. zaświadczenia.

Tabela 18. Okres pobierania zasiłku macierzyńskiego z tytułu korzystania z urlopu rodzicielskiego w przypadku posiadania przez dziecko zaświadczenia lekarskiego

Okres urlopu rodzicielskiego/pobierania zasiłku macierzyńskiego	Liczba dzieci urodzonych podczas jednego porodu/dzieci przyjętych jednocześnie na wychowanie
65 tygodni	jedno
67 tygodni	dwoje lub więcej
62 tygodnie	dziecko przyjęte na wychowanie do ukończenia 7/10/14 lat

Aktualne przepisy gwarantują nieprzenoszalną na drugiego rodzica dziecka część urlopu rodzicielskiego (i jednocześnie zasiłku macierzyńskiego za ten okres) w wymiarze 9 tygodni na wyłączność każdego z ubezpieczonych rodziców. Prawo do zasiłku macierzyńskiego dla ubezpieczonych niebędących pracownikami należy ustalać na zasadach analogicznych jak w przypadku pracowników. Oznacza to, że zasiłek macierzyński powinien być wypłacany zgodnie z zasadami przyznawania urlopów, zarówno w odniesieniu do ubezpieczonych będących pracownikami, jak i ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (stanowisko ZUS dostępne na stronie www.zus.pl).

UWAGA! Prawo do zasiłku macierzyńskiego mają również ubezpieczeni niebędący pracownikami, jeżeli objęci są ubezpieczeniem chorobowym.

Wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres ww. urlopu wynosi 70% podstawy jego wymiaru. Przepisy ustawy zasiłkowej przewidują wyjątek w tym zakresie. W przypadku złożenia przez ubezpieczoną matkę dziecka, nie później niż 21 dni po porodzie, wniosku o wypłacenie jej zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, z wyłączeniem okresu 9 tygodni tego urlopu przysługującego ojcu dziecka (tzw. długi wniosek), zasiłek za cały okres ww. urlopów będzie wynosił 81,5% podstawy wymiaru zasiłku, przy czym:

● zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w części przysługującej ojcu dziecka (9 tygodni) zawsze wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku;

● w przypadku niewykorzystania ani jednego dnia zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego w pierwszym roku życia dziecka zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego przysługuje w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku. W takiej sytuacji ubezpieczony ma prawo do jednorazowego wyrównania pobranego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego do wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku. Warunkiem uzyskania tego wyrównania jest wniosek ubezpieczonego.

To samo rozwiązanie dotyczy rodziców adopcyjnych, przy czym taki wniosek muszą oni złożyć nie później niż 21 dni po przyjęciu dziecka na wychowanie i wystąpieniu do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka albo po przyjęciu dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej.

Nowelizacja rozporządzenia zasiłkowego obowiązująca od 6 grudnia 2023 r. określiła dokumenty niezbędne w przypadku ubiegania się o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego przez ubezpieczonego – ojca dziecka – w związku z nieposiadaniem przez matkę dziecka tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym.

Są nimi:

● odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS lub dokumenty wymagane w przypadku ubiegania się o zasiłek na dzieci przysposobione bądź przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej;

● zaświadczenie pracodawcy o okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie urlopu rodzicielskiego zawierające informację, czy i w jakim wymiarze pracownik będzie wykonywał pracę w czasie urlopu rodzicielskiego wydłużonego zgodnie z art. 1821f § 3–7 k.p.;

● w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS:

– wniosek ubezpieczonego złożony płatnikowi zasiłku macierzyńskiego przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego – w przypadku ubezpieczonego niebędącego pracownikiem,

– oświadczenie ubezpieczonego, że matka dziecka nie posiada tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa, zawierające jej imię, nazwisko i numer PESEL albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie nadano numeru PESEL, lub kopia takiego oświadczenia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

ZUS udostępnił wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego (ZUS ZUR). Wypełnia go ubezpieczony w przypadku ubiegania się o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego, jeśli o zasiłek macierzyński za okres tego urlopu występuje w trakcie wypłaty zasiłku macierzyńskiego albo po przerwie w jego pobieraniu.

Wzór 55. Wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego

Jeżeli wniosek zostanie złożony w trakcie wypłaty zasiłku macierzyńskiego albo po przerwie w jego pobieraniu, ubezpieczona – matka dziecka – może dzielić się z ubezpieczonym – ojcem dziecka – korzystaniem z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego albo jego części, z wyłączeniem okresu 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Z analogicznej możliwości mogą skorzystać rodzice adopcyjni.

Przykład

Matka dziecka urodzonego 4 kwietnia 2025 r., prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym, złożyła w ZUS tzw. Długi wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego w wymaganym terminie. Z zasiłku za okres tego urlopu będzie współkorzystać z ojcem dziecka – zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Matka wykorzysta 32 tygodnie, a ojciec 9 tygodni. Matce przysługuje zasiłek macierzyński za wnioskowany okres w wysokości 81,5% podstawy wymiaru, a ojcu – 70% podstawy za 9 tygodni.

Zatem samo złożenie długiego wniosku jest tylko deklaracją. Natomiast wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego i tak będzie zależeć od okoliczności faktycznych, czyli złożenia wniosku o urlop rodzicielski lub zasiłek macierzyński za ten urlop (co najmniej na 21 dni przed terminem rozpoczęcia korzystania) i terminu korzystania z niego przez pracownika lub inną osobę ubezpieczoną.

W wyniku zmiany przepisów dotyczących uprawnień rodzicielskich ZUS zmodyfikował wniosek o zasiłek macierzyński (ZUS ZAM). Wypełnia go osoba ubezpieczona (m.in. pracownik, przedsiębiorca), jeżeli ubiega się o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, a także – od 19 marca 2025 r. – uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Wniosek ten powinna wypełnić również w sytuacji, gdy ubiega się o zasiłek macierzyński łącznie za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz za okres urlopu rodzicielskiego (w ramach tzw. Długiego wniosku).

Wzór 56. Wniosek o zasiłek macierzyński

Przykład

Pracownica złożyła tzw. długi wniosek na dziecko urodzone 5 kwietnia 2025 r. z zachowaniem terminu. Załóżmy, że z urlopu rodzicielskiego skorzysta dopiero w 3 roku życia dziecka. Mimo złożenia wniosku o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za wszystkie urlopy zasiłek macierzyński za cały przysługujący okres urlopu rodzicielskiego wyniesie 70% podstawy wymiaru.

Niezłożenie długiego wniosku lub złożenie go po terminie powoduje, że ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego lub na warunkach urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w wysokościach odpowiednio 100% i 70% podstawy wymiaru.

Rozdział IX. Dokumenty dotyczące składek ZUS

1. Wnioski o ulgi i umorzenia z ZUS

1.1. Odroczenie terminu płatności składek lub rozłożenie na raty

Płatnik składek, który ma trudności w terminowym opłaceniu składek ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie, może skorzystać z ulgi w ich opłacaniu. Ma możliwość wnioskowania o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty należności z tytułu składek. Ulgi dotyczą składek opłacanych przez płatników na własne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zatrudnionych osób.

Aby skorzystać z ulgi, podmiot musi być płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Nie ma znaczenia, od kiedy prowadzi działalność ani jaka jest wielkość przedsiębiorstwa.

Dzięki uldze płatnik ma możliwość opłacenia składek do ZUS w dłuższym czasie. Jeśli wniosek zostanie złożony przed terminem płatności składek, płatnik nie ponosi żadnych kosztów związanych z ulgą. W przypadku gdy wniosek zostanie złożony po terminie opłacenia składek, ZUS naliczy odsetki za zwłokę na dzień złożenia wniosku. Nie ma żadnych ograniczeń co do wysokości składek, których dotyczy ulga.

Aby odroczyć termin płatności lub rozłożyć na raty należności z tytułu składek, należy złożyć do ZUS wniosek RSO.

Wzór 57. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek

Wniosek o ulgę można przekazać:

● drogą elektroniczną przez PUE ZUS,

● drogą elektroniczną za pośrednictwem strony: www.gov.pl.

Płatnik, który nie zgadza się z rozstrzygnięciem ZUS, może złożyć wniosek do ZUS o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wystarczy, że złoży pismo w tej sprawie do placówki ZUS w ciągu 7 dni od dnia, w którym otrzymał odmowę.

2. Rozłożenie na raty należności z tytułu składek

Płatnicy składek, którzy mają problemy z ich opłacaniem, mogą skorzystać z ulgi, która polega na rozłożeniu zadłużenia na raty. Dzięki temu zapłaty zaległych składek można dokonać w dłuższym terminie. Ponadto ZUS zawiesi prowadzone wobec dłużnika postępowanie egzekucyjne. Aby skorzystać z takiej możliwości, należy złożyć wniosek o rozłożenie na raty należności z tytułu składek.

Złożenie wniosku o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty nie gwarantuje udzielenia ulgi i nie stanowi ustawowej przesłanki do zawieszenia postępowania egzekucyjnego. Jeżeli ZUS odmówi udzielenia ulgi, płatnik będzie miał obowiązek uregulowania zadłużenia wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi włącznie do dnia zapłaty.

Prawo do rozłożenia zadłużenia z tytułu składek ubezpieczeniowych mają m.in.:

● przedsiębiorcy i byli przedsiębiorcy,

● spadkobiercy, osoby trzecie i następcy prawni, czyli osoby, na które przeniesiona została odpowiedzialność za zobowiązania z tytułu nieopłaconych składek,

● małżonkowie odpowiadający z majątku wspólnego za zadłużenie z tytułu składek współmałżonka,

● pełnomocnik, czyli osoba, która jest upoważniona przez przedsiębiorcę lub inne osoby odpowiedzialne za zadłużenie.

Jeżeli dojdzie do podpisania umowy ratalnej z ZUS, spłata zadłużenia odbywa się w dłuższym okresie i na warunkach uzgodnionych w umowie. Od następnego dnia po dniu, w którym wpłynął wniosek o rozłożenie należności składkowej na raty, nie są naliczane odsetki za zwłokę, lecz wyłącznie opłata prolongacyjna. Wynosi ona 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.

Na raty wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi do dnia złożenia wniosku można rozłożyć składki na:

● ubezpieczenia społeczne,

● ubezpieczenie zdrowotne,

● FP, FS oraz FGŚP,

● Fundusz Emerytur Pomostowych.

Dodatkowa opłata i koszty upomnienia również zostaną rozłożone na raty.

W przypadku zmiany sytuacji finansowej (zarówno jej pogorszenia, jak i poprawy) płatnik może złożyć wniosek o zmianę warunków udzielonej ulgi. Do wniosku trzeba załączyć dokumenty uzasadniające wniosek. ZUS na ich podstawie oceni, czy zmiana warunków umowy jest zasadna. W przypadku wyrażenia zgody na zmianę warunków umowy zostanie zawarty aneks i od dnia jego wejścia w życie zmiana zacznie obowiązywać. W tej sytuacji zmieni się wysokość opłaty prolongacyjnej, natomiast wysokość odsetek nie ulegnie zmianie.

W ramach zmiany warunków umowy można:

● wydłużyć bądź skrócić okres spłaty należności,

● zmienić termin płatności rat lub ich wysokość.

Umowa zostanie zerwana w przypadku, gdy warunki umowy nie będą dotrzymane. Wówczas co do zasady płatnik musi natychmiast dokonać spłaty pozostałego zadłużenia. W takiej sytuacji ma on jednak prawo złożyć wniosek o utrzymanie w mocy umowy ratalnej. Wówczas należy do wniosku dołączyć dokumenty, które uzasadnią wniosek. Utrzymanie w mocy umowy oznacza, że płatnik może nadal spłacać raty zgodnie z warunkami umowy i że nie zostanie wznowione lub rozpoczęte postępowanie egzekucyjne.

Należy przy tym pamiętać, że w każdej chwili płatnik może odstąpić od umowy ratalnej, składając w tym celu oświadczenie. Rozwiązanie umowy następuje nie wcześniej niż od dnia złożenia oświadczenia w ZUS. Odstąpienie od umowy oznacza, że płatnik ma obowiązek od razu spłacić zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Jeżeli tego nie zrobi, ZUS rozpocznie lub wznowi postępowanie egzekucyjne.

Wzór 58. Wniosek o rozłożenie na raty należności z tytułu składek

3. Wakacje składkowe

Od 1 listopada 2024 r. przedsiębiorcy mogą wnioskować do ZUS o nowy rodzaj ulgi w opłacaniu składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i dobrowolne chorobowe, a także na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy w ramach tzw. wakacji składkowych. Podstawą do ubiegania się o ten rodzaj preferencji jest wniosek RWS (wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc). Wniosek ten można złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej z profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/eZUS. Od 1 listopada 2024 r. wniosek RWS jest dostępny na profilu płatnika składek.

Wniosek złożony w innej formie nie zostanie rozpatrzony przez ZUS.

Wniosek o wakacje składkowe powinien zawierać:

1) dane płatnika składek:

a) imię i nazwisko,

b) numer NIP i numer PESEL, a jeżeli nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu;

2) wskazanie miesiąca kalendarzowego, w którym płatnik składek zamierza skorzystać ze zwolnienia z opłacenia składek;

3) oświadczenia, że na dzień złożenia wniosku płatnik składek spełnia warunki, o których mowa w art. 17a ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy systemowej (tj. że w ostatnich 2 latach przed rokiem, w którym złożył wniosek, nie miał przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej lub co najmniej w jednym roku z 2 ostatnich lat poprzedzających ten rok roczny przychód z tej działalności nie przekraczał równowartości w złotych 2 mln euro; jako osoba ubezpieczona w poprzednim roku oraz w roku, w którym złożył wniosek (do dnia złożenia wniosku), nie prowadzi pozarolniczej działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego w roku rozpoczęcia działalności lub rok wcześniej wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres tej działalności);

4) zaświadczenia o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, jaką otrzymał w okresie 3 lat poprzedzających dzień złożenia wniosku, albo oświadczenie o wielkości tej pomocy otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie;

5) informacje niezbędne do udzielenia pomocy de minimis, dotyczące tego przedsiębiorcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej oraz wielkości i przeznaczenia pomocy publicznej otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikowalnych, na których pokrycie ma być przeznaczona pomoc de minimis (art. 36d ust. 2 ustawy systemowej).

Wakacje składkowe stanowią pomoc de minimis, dlatego we wniosku przedsiębiorca jest zobowiązany do wskazania informacji na temat innych form pomocy publicznej, z których korzystał (art. 17b ust. 2 ustawy systemowej).

4. Zgłaszanie umów o dzieło w ZUS

Od 1 stycznia 2021 r. płatnicy składek mają obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS. Należy tego dopełnić w ciągu 7 dni od dnia zawarcia takiej umowy, na specjalnym formularzu RUD, w którym m.in. trzeba wskazać dane wykonawcy i określić przedmiot umowy o dzieło. ZUS będzie miał większe możliwości kontrolowania na szeroką skalę, czy z uwagi na przedmiot zawartej umowy strony prawidłowo uznały ją za umowę o dzieło (i w rezultacie – czy ten stosunek prawny nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego). Minister Finansów oraz organy Krajowej Administracji Skarbowej będą mogli żądać od ZUS informacji o gromadzonych przez ten organ umowach o dzieło. Warto dodać, że do ZUS nie należy przekazywać informacji o wysokości wynagrodzenia ustalonego w umowie o dzieło. Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS samo w sobie nie wywołuje skutku w postaci objęcia wykonawcy dzieła ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym. Chociaż – w przypadku nieprawidłowo zakwalifikowanych umów – może to być pierwszy krok do ustalenia obowiązku opłacania składek ZUS z tytułu takiej umowy.

4.1. Podmioty zobowiązane do zgłoszenia umowy o dzieło

Obowiązek zgłoszenia do ZUS informacji o wykonawcy dzieła oraz zawartej umowie o dzieło obejmuje dwie grupy podmiotów:

● płatników składek, czyli osoby lub podmioty zgłaszające do ubezpieczeń przynajmniej jedną osobę,

● osoby fizyczne zlecające dzieło.

Wynika z tego, że zawarcie umowy o dzieło przez osobę fizyczną, która nie jest płatnikiem składek, a umowę o dzieło zawiera do realizacji celu prywatnego, skutkuje obowiązkiem złożenia w ZUS formularza RUD, czyli zgłoszenia takiej umowy i informacji o wykonawcy dzieła.

Przykład

10 kwietnia 2025 r. Stanisław K. zawarł umowę o dzieło z Barbarą J., która zobowiązała się do wykonania 7 czerwca 2025 r. podczas imprezy weselnej organizowanej przez Stanisława K. kilku utworów wokalnych. Strony określiły w umowie wynagrodzenie oraz niezbędne szczegóły i wymagania. Barbara J. jest amatorką. Stanisław K. ma status płatnika składek (jest rodzicem, który zatrudnia nianię i zawarł z nią umowę uaktywniającą do sprawowania opieki nad 2-letnią córką). Stanisław K. jest zatem zobowiązany złożyć do 17 kwietnia 2025 r. formularz RUD i tym samym zgłosić do ZUS umowę o dzieło zawartą z Barbarą J. Nawet gdyby Stanisław K. nie był płatnikiem składek, również musiałby złożyć w ZUS formularz RUD (pomimo że umowa z Barbarą J. została zawarta do realizacji celu ze sfery prywatnej).

Osobie fizycznej, która nie jest przedsiębiorcą (płatnikiem składek), może być trudno zidentyfikować powstanie i realizację obowiązku zgłoszenia do ZUS informacji o zawartej umowie o dzieło. Biorąc pod uwagę różne stany faktyczne i sytuacje życiowe, wydaje się, że odróżnienie, czy w danej sytuacji dochodzi do zawarcia umowy o dzieło, czy też innej umowy cywilnoprawnej, może być dla laika trudne (tym bardziej że wątpliwości w zakresie prawidłowej identyfikacji takiego stosunku prawnego pojawiają się nawet w orzecznictwie). Ponadto większość umów o dzieło zawieranych dla zaspokojenia potrzeb ze sfery prywatnej zawierana jest ustnie. Zatem próba pozyskania przez osobę fizyczną zamawiającą dzieło danych wymaganych w formularzu RUD (w tym m.in. numeru PESEL/daty urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości, adresu zamieszkania, adresu do korespondencji) może spotkać się z oporem ze strony wykonującego dzieło (w szczególności gdy chodzi o dzieło o niskiej wartości albo o umowy o dzieło zawierane bez kontaktu bezpośredniego, np. przez Internet). Należy też wziąć pod uwagę, że umowy o dzieło zawierane z przedsiębiorcą wykonującym dzieło w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie podlegają zgłoszeniu do ZUS przez zamawiającego dzieło. Osoba fizyczna zamawiająca usługę (produkt), która w istocie może być dziełem w rozumieniu prawa cywilnego, może mieć trudności ze stwierdzeniem, czy ma do czynienia z przedsiębiorcą, czy np. z osobą, która prowadzi działalność nierejestrowaną lub wykonuje dzieło zupełnie amatorsko. Niemniej jednak skoro wobec osoby fizycznej niebędącej płatnikiem ustawa systemowa nie określa sankcji za naruszenie obowiązku zgłoszenia do ZUS umowy o dzieło (o czym mowa dalej), zapewne trudno będzie egzekwować wykonanie takiego obowiązku.

Płatnik składek nie ma obowiązku prowadzenia rejestru umów o dzieło. Jednakże z uwagi na zwiększone ryzyko kontroli ze strony ZUS faktycznego charakteru prawnego umów zwanych przez strony umowami o dzieło – w celu weryfikacji, czy umowa nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego – zasadne jest prawidłowe zabezpieczanie egzemplarzy umów o dzieło i odpowiednie udokumentowanie odbioru dzieł.

Przykład

Marianna W. prowadzi szkołę językową oferującą naukę języków: angielskiego, niemieckiego, francuskiego i szwedzkiego. Szkoła nie zatrudnia żadnego pracownika, sekretarka wykonuje swoją pracę w tej szkole na podstawie umowy zlecenia, która stanowi jej obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń społecznych. Z nauczycielami/lektorami Marianna W. zawiera umowy o dzieło. 7 kwietnia 2025 r. zawarła z 15 lektorami umowy o dzieło. Zasadniczo przedmiotem każdej z nich było „przeprowadzenie autorskich zajęć językowych i opracowanie konspektu prowadzonych zajęć”. Umowy zostały zawarte na okres od 7 kwietnia do 30 września 2025 r. 16 kwietnia 2025 r. Marianna W. zgłosiła do ZUS wszystkie umowy o dzieło. Zgodnie z najnowszymi wytycznymi ZUS złożyła 2 formularze RUD – na jednym 10 wykonawców dzieła, na drugim pozostałych 5. W takim stanie faktycznym można oczekiwać, że ZUS dokona kontroli umów o dzieło i zweryfikuje, czy zawarte umowy nie powinny stanowić tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

4.2. Podmioty wyłączone z obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło

Podmiot, który nie jest płatnikiem składek (nie zgłasza żadnej osoby do ubezpieczeń) ani osobą fizyczną zlecającą dzieło, a jest np. jednostką organizacyjną niebędącą płatnikiem składek w rozumieniu ustawy systemowej, nawet jeśli zawiera umowę o dzieło z osobą fizyczną, nie ma obowiązku zgłoszenia takiej umowy do ZUS. Z uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej ustawę systemową nie wynika, by z rozmysłem wyłączono tę kategorię podmiotów spod nakładanego obowiązku raportowania do ZUS o umowach o dzieło. Jak można zatem sądzić, nieobjęcie obowiązkiem raportowania podmiotów niebędących płatnikami i osobami fizycznymi jest raczej wyłącznie niedopatrzeniem ustawodawcy.

Aktualny stan prawny wyłącza zatem spod obowiązku raportowania do ZUS informacje o umowach o dzieło zawartych przez podmioty i jednostki organizacyjne niebędące płatnikami – co potwierdza ZUS na swojej stronie internetowej: www.zus.pl.

Przykład

WED Sp. z o.o. ma dwóch wspólników. Nie zatrudnia pracowników. Nie jest płatnikiem składek. 2 kwietnia 2025 r. spółka zawarła z Marcinem K. umowę o dzieło na opracowanie znaku graficznego spółki. WED Sp. z o.o. nie ma obowiązku składania do ZUS formularza RUD (nie mieści się w katalogu podmiotów zobowiązanych do składania takich raportów).

Płatnicy składek, którzy zawierają umowy o dzieło z własnym pracownikiem, w tym z osobą przebywającą na urlopie wychowawczym, lub gdy umowa o dzieło jest wykonywana przez ich pracownika na ich rzecz (pomimo że została zawarta z innym podmiotem), nie zgłaszają do ZUS takich umów.

Przykład

Mateusz K. prowadzi niewielki sklep. Zatrudnia 3 sprzedawców. Jeden z pracowników, Krzysztof. S., amatorsko programuje w języku HTML. Mateusz K. zlecił mu w kwietniu 2025 r. wykonanie prostej strony internetowej jego firmy. Mateusz K. nie zgłasza do ZUS umowy o dzieło zawartej z Krzysztofem S., skoro jest to umowa o dzieło zawarta między pracownikiem i pracodawcą. Jednak wynagrodzenie, jakie Mateusz K. wypłaci Krzysztofowi S. z tytułu umowy o dzieło, będzie rozliczone razem z wynagrodzeniem za pracę.

Wykonawca dzieła, który zawarł umowę o dzieło z płatnikiem składek lub osobą fizyczną, nie ma żadnych obowiązków względem ZUS w związku z wprowadzeniem od 1 stycznia 2021 r. obowiązku raportowania o umowach o dzieło. Formularz RUD składa i podpisuje wyłącznie zamawiający (zlecający) dzieło. Wykonawca nie poniesie też żadnych konsekwencji, jeśli zamawiający dzieło nie złoży formularza RUD lub poda w nim dane niezgodne ze stanem faktycznym.

Wzór 59. Zgłoszenie umowy o dzieło

5. Rozliczenie składek za przedsiębiorców

5.1. Formularze ZUS DRA i ZUS RCA

Płatnicy składek – m.in. przedsiębiorcy – mają obowiązek rozliczania należności na rzecz ZUS za pomocą ZUS DRA i ZUS RCA.

Formularz ZUS RCA od 1 stycznia 2022 r. służy nie tylko do rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jest używany także w sytuacji, gdy osoba ubezpieczona (również przedsiębiorca prowadzący własną działalność) podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Przed ww. datą do rozliczania składki zdrowotnej służył raport imienny ZUS RZA.

Warto przypomnieć, że osoba prowadząca działalność pozarolniczą, która opłaca składki wyłącznie za siebie, należności na rzecz ZUS rozlicza w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, a nie w raporcie imiennym. Obowiązek wypełniania raportu ZUS RCA dotyczy zatem tych osób prowadzących działalność pozarolniczą, które – oprócz siebie – zgłaszają do ubezpieczeń przynajmniej jedną osobę ubezpieczoną (np. osobę współpracującą, zleceniobiorcę, pracownika).

Obecnie wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorcy jest uzależniona m.in. od dochodu lub przychodu uzyskanego z działalności – a tym samym ulega zmianie w kolejnych miesiącach. Z tego względu przedsiębiorcy muszą co miesiąc rozliczać się z ZUS, z uwzględnieniem bieżących danych o przychodach/dochodach z działalności gospodarczej.

5.2. Zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i ich wykazywanie w ZUS DRA i ZUS RCA

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązują nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za osoby prowadzące działalność pozarolniczą.

W formularzach ZUS DRA i ZUS RCA płatnik tej składki informuje ZUS o obowiązującej płatnika formie opodatkowania. Między innymi od niej są uzależnione zasady ustalania wysokości obciążenia z tytułu składki na ubezpieczenie zdrowotne.

5.2.1. Opodatkowanie według skali podatkowej

Przedsiębiorca opodatkowany na zasadach ogólnych, progresywnie według skali podatkowej, opłaca składkę zdrowotną w wysokości 9% ustalonej podstawy wymiaru za rok składkowy rozpoczynający się 1 lutego i trwający do 31 stycznia następnego roku. Podstawę wymiaru tej składki stanowi dochód z działalności gospodarczej ustalony za rok kalendarzowy. W wyniku zmiany przepisów od 2025 r. minimalna podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie może być niższa od 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego 1 stycznia danego roku. Za każdy miesiąc podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przedsiębiorca wpłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne od miesięcznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowiącej dochód z działalności gospodarczej uzyskany w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który opłacana jest składka. Przy czym podstawa wymiaru tej składki nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Za styczeń 2025 r. minimalna podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosi 4242 zł, a począwszy od lutego 2025 r. – 3499,50 zł (4666 zł × 75%).

Miesięczny dochód ustalany jest następująco:

● dochód za pierwszy miesiąc stanowi różnicę między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania tych przychodów, w rozumieniu ustawy o pdof;

● dochód ustalony w powyższy sposób należy pomniejszyć o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, które były opłacone w tym miesiącu – jeżeli nie zaliczono ich do kosztów uzyskania przychodów;

● dochód za kolejne miesiące ustala się jako różnicę między sumą przychodów (osiągniętych od początku roku) a sumą kosztów uzyskania tych przychodów (poniesionych od początku roku);

● dochód ustalony w powyższy sposób należy pomniejszyć o sumę dochodów ustalonych za miesiące poprzedzające i o różnicę między sumą składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (zapłaconych od początku roku) a sumą składek odliczonych w poprzednich miesiącach. Dochodu nie pomniejsza się jednak o składki, jeżeli zaliczono je do kosztów uzyskania przychodów.

5.2.2. Opodatkowanie liniowe

Przedsiębiorca opłacający podatek liniowy opłaca składkę zdrowotną (zasadniczo) w wysokości 4,9% ustalonej podstawy wymiaru.

Dla osób, które prowadzą działalność pozarolniczą (albo korzystają z tzw. ulgi na start) i osiągają przychody z działalności gospodarczej oraz stosują opodatkowanie liniowe, podstawa wymiaru składki zdrowotnej ustalana jest na zasadach właściwych dla opodatkowania według skali podatkowej.

5.2.3. Karta podatkowa

Przedsiębiorca kontynuujący opodatkowanie w formie karty podatkowej (ta forma opodatkowania nie jest dostępna od 2022 r. dla nowych podmiotów) opłaca składkę zdrowotną w wysokości 9% podstawy wymiaru, którą jest 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia – 4666 zł w 2025 r. Składka na ubezpieczenie zdrowotne tych osób wynosi zatem 314,96 zł (tj. 9% z 4666 zł × 75%).

5.2.4. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych opłaca składkę zdrowotną od podstawy wymiaru wynoszącej:

● 5129,51 zł (60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2024 r.) – jeżeli przychody z działalności gospodarczej, osiągnięte od początku roku kalendarzowego, nie przekroczyły kwoty 60 000 zł; składka wynosi 461,66 zł (tj. 9% z 5129,51 zł);

● 8549,18 zł (100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2024 r.) – jeżeli przychody z działalności gospodarczej, osiągnięte od początku roku kalendarzowego, przekroczyły kwotę 60 000 zł i nie przekroczyły 300 000 zł; składka wynosi 769,43 zł (tj. 9% z 8549,18 zł);

● 15 388,52 zł (180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2024 r.) – jeżeli przychody z działalności gospodarczej, osiągnięte od początku roku kalendarzowego, przekroczyły kwotę 300 000 zł; składka wynosi 1384,97 zł (tj. 9% z 15 388,52 zł).

Wysokość przychodu, warunkującą wysokość podstawy wymiaru składki zdrowotnej, przedsiębiorca powinien pomniejszyć o kwoty opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, jeżeli nie zaliczono ich do kosztów uzyskania przychodów lub odliczono od dochodu na podstawie ustawy o pdof.

Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, który jest uprawniony do opłacania składek zdrowotnych na podstawie przychodów z poprzedniego roku podatkowego i chce z tego prawa skorzystać (przez cały poprzedni rok korzystał z opodatkowania według skali podatkowej, liniowego lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych), wskazuje tę podstawę wymiaru składki zdrowotnej i oblicza od niej składkę w wysokości 9%.

Osoba taka w celu ustalenia miesięcznej składki zdrowotnej w bieżącym roku (czyli określenia, w którym przedziale przychodowym się znajduje) może przyjąć kwotę przychodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym (pomniejszoną o kwotę opłaconych w poprzednim roku kalendarzowym składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe – jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub odliczone od dochodu). Tak ustaloną miesięczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przez cały rok kalendarzowy (z wyjątkiem zakończenia, a następnie ponownego rozpoczęcia prowadzenia działalności).

Po zakończeniu roku kalendarzowego przedsiębiorca – ryczałtowiec – ma obowiązek wpłacić różnicę między sumą wpłaconych składek za poszczególne miesiące roku kalendarzowego a składką roczną (ustaloną w oparciu o roczną podstawę wymiaru składki). Niedopłatę należy uregulować najpóźniej w terminie 1 miesiąca od upływu terminu złożenia zeznania podatkowego PIT-28.

5.2.5. Inne formy opodatkowania

Osoba, która prowadzi działalność pozarolniczą i nie zalicza się do żadnej z grup osób wcześniej wymienionych, ustala podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kwartale roku poprzedniego. W 2025 r. opłaca składkę zdrowotną w wysokości 769,43 zł (tj. 9% z 8549,18 zł).

Składkę zdrowotną na analogicznych zasadach ustala się także dla osób współpracujących przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej.

Wzór 60. Deklaracja rozliczeniowa

Wzór 61. Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

Rozdział X. Wnioski i oświadczenia do celów podatkowych

Od 1 stycznia 2023 r. podatnicy mogą korzystać ze zmodyfikowanego wzoru PIT-2 (Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych). Jest to formularz przeznaczony nie tylko dla pracownika, ale też podatnika, który np. jest zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej.

W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2023 r. przepisów ustawy o pdof dotyczących zasad składania oświadczeń i wniosków mających wpływ na obliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, do celów zastosowania lub zaprzestania stosowania określonych preferencji podatkowych w postaci m.in. kwoty zmniejszającej podatek, wspólnego opodatkowania dochodów, podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy zwolnień podatkowych resort finansów przygotował wzór PIT-2. Jednak nie jest to wzór bezwzględnie obowiązujący, lecz proponowany przez ministerstwo. Płatnik może nadal stosować opracowane przez siebie formularze w tym zakresie. Ponadto ważne pozostają oświadczenia i wnioski złożone przez podatnika w poprzednich latach, o ile przepisy ustawy o pdof nie zastrzegają ważności takich dokumentów tylko w danym roku. Dotychczas przepisy ustawy o pdof nie w każdym przypadku określały formę, w jakiej oświadczenie czy wniosek powinien być złożony płatnikowi podatku (na piśmie lub w inny sposób). Od 1 stycznia 2023 r. ta sytuacja uległa zmianie. Znowelizowane przepisy ustawy o pdof (dodany art. 31a ust. 2 tej ustawy) wprost wskazują, że podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęte u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki. Zatem dopuszczalną formą, oprócz pisemnej, jest również elektroniczna.

Pozostałe zasady związane ze składaniem przez podatnika wniosków i oświadczeń oraz stosowaniem ich przez płatnika podatku (art. 31a ust. 3–10 ustawy o pdof) są następujące:

● podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki;

● wycofanie i zmiana złożonego uprzednio przez podatnika oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku;

● jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał;

● oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej;

● po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków o:

– obliczanie zaliczek na podatek bez stosowania zwolnienia od podatku przychodów otrzymanych przez podatnika do ukończenia 26 lat,

– niestosowanie miesięcznych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (zwykłych lub podwyższonych), a także tzw. kosztów autorskich;

● jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień przychodów z podatku dla: przenoszących miejsce zamieszkania do Polski (w oświadczeniu podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika), wychowujących co najmniej 4 dzieci, aktywnych zawodowo podatników w wieku emerytalnym, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień. Oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia?. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń;

● w przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej nie stosuje się. Oznacza to, że jeżeli podatek nie został pobrany z winy podatnika, organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika. Odpowiedzialność podatnika może orzec w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego.

Podatnik wypełnia tylko te części, w zakresie których składa oświadczenie lub wniosek. Oświadczenia lub wnioski składane są poprzez zaznaczenie właściwego pola (można wskazać ich więcej niż jedno).

1. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2

Od 1 stycznia 2023 r. do przychodów uzyskiwanych przez rezydentów podatkowych będących innymi osobami zatrudnionymi niż pracownicy możliwe jest również zastosowanie miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek (wynoszącej 300 zł miesięcznie dla jednego źródła przychodów, tj. 3600 zł rocznie, i wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego przez uprawnionego podatnika, które jest ważne do czasu jego zmiany). Zatem płatnicy niżej wymienionych przychodów będą zobowiązani, na wniosek otrzymujących je podatników, do stosowania omawianego zmniejszenia. Objęte wskazaną preferencją są:

● przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, przychody z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

● przychody z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,

● przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,

● przychody osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,

● przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,

● przychody otrzymywane przez członków Rady Mediów Narodowych,

● przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,

● przedsiębiorstwa w spadku

– z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

● przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

● przychody z praw majątkowych, za które uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw,

● świadczenia pieniężne wypłacane z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

2. Warunki składania oświadczenia o kwocie zmniejszającej podatek

Podatnik uzyskujący w danym miesiącu przychody od więcej niż jednego płatnika może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatku, jeżeli:

● łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł) oraz

● w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym (w sytuacji gdy przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych – według skali podatkowej – nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł).

Oświadczenie o stosowaniu miesięcznego pomniejszenia podatku podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom (dotyczy to również sytuacji, gdy od tego samego podmiotu uzyskuje przychody z różnych tytułów). W oświadczeniu podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą pełne miesięczne pomniejszenie lub jego część. W przypadku gdy podatnik uzyskuje od tego samego płatnika przychody z różnych tytułów, płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia. Jednak łączna kwota pomniejszenia zastosowana w tym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Tabela 19. Wysokość kwoty zmniejszającej podatek w zależności od liczby płatników upoważnionych do jej stosowania

Liczba płatników	Kwota zmniejszająca podatek
1	300 zł (1/12)
2	150 zł (1/24)
3	100 zł (1/36)

Ponieważ złożenie oświadczenia jest fakultatywne, podatnik może w ogóle od tego odstąpić i nie składać PIT-2. W takim przypadku płatnik nie stosuje kwoty zmniejszającej podatek. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik:

● złożył oświadczenie i chce zrezygnować ze stosowania zmniejszenia – składa rezygnację na tym samym formularzu PIT-2; może to zrobić również w inny sposób przewidziany przez płatnika podatku, który nie stosuje ministerialnego wzoru tego dokumentu;

● chce powrócić do stosowania przez płatnika kwoty zmniejszającej podatek – składa nowe oświadczenie.

Podatnik, który złożył oświadczenie o podziale kwoty zmniejszającej podatek (częściowym jej zastosowaniu przez płatnika), może je wycofać.

3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko)

Podatnik składa oświadczenie pracodawcy, rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz innym spółdzielniom zajmującym się produkcją rolną. Podatnik wskazuje sposób, w jaki zamierza opodatkować swoje dochody za dany rok podatkowy, przewidziany dla małżonków lub osób samotnie wychowujących dzieci. Jednocześnie informuje o przewidywanych dochodach w tym roku. W przypadku gdy z oświadczenia wynika, że:

● dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120 000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (co do zasady płatnik stosuje podwójną kwotę zmniejszającą podatek),

● dochody podatnika przekroczą kwotę 120 000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

W tej części oświadczenia podatnik może też zrezygnować ze stosowania tego rodzaju preferencyjnego ustalania wysokości podatku.

4. Oświadczenie podatnika składane zakładowi pracy w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Pracownik, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, może oświadczyć ten fakt pracodawcy. Skutkuje to tym, że w takim przypadku pracownikowi przysługują wyższe koszty uzyskania przychodów, wynoszące 300 zł miesięcznie.

Pracownik może też zrezygnować ze stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (np. jeżeli nie ma już do tego przesłanek albo chce rozliczyć je samodzielnie w zeznaniu rocznym). Oświadczenie jest ważne do czasu jego zmiany.

5. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie zwolnień podatkowych

Podatnik może złożyć płatnikowi wypłacającemu przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, oraz z zasiłku macierzyńskiego oświadczenie do celów zastosowania zwolnienia osiąganych przychodów z tytułu:

● przeniesienia swojego miejsca zamieszkania do Polski (z podaniem okresu stosowania tego zwolnienia),

● wychowywania co najmniej 4 dzieci,

● posiadania statusu emeryta, lecz nieotrzymywania emerytury.

Roczny limit przychodów nieobjętych podatkiem ze wszystkich wskazanych tytułów oraz dla podatników do 26 lat jest wspólny i wynosi 85 528 zł.

Podatnik może zrezygnować ze stosowania danego zwolnienia, składając oświadczenie w PIT-2. Rezygnacja dotyczy wówczas wszystkich tytułów do zwolnienia. Jeżeli jednak zachowuje prawo do jednego z dwóch uprzednio oświadczonych i przysługujących mu tytułów, powinien złożyć nowe oświadczenie.

6. Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi dla młodych podatników lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Uprawniony podatnik składa wniosek płatnikowi wypłacającemu przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, oraz z zasiłku macierzyńskiego. Jeśli płatnikiem jest zakład pracy, podatnik może zaznaczyć dwa kwadraty. Jest to związane z tym, że podatnik będący pracownikiem (w wieku do 26 lat), może jednocześnie zrezygnować ze stosowania przez pracodawcę kosztów uzyskania przychodów (zarówno zwykłych, jak i podwyższonych).

Podatnik uprawniony do zwolnienia przychodów z podatku ze względu na wiek (do ukończenia 26 lat) może zrezygnować z tej ulgi w trakcie roku (podatek nie jest przez płatnika naliczany automatycznie i w tym zakresie nie jest wymagana zgoda podatnika). W przypadku rezygnacji ze zwolnienia podatnik musi powiadomić o tym płatnika podatku, składając mu oświadczenie. Jednocześnie, jak w przypadku większości poprzednio omawianych oświadczeń, podatnik może wycofać poprzednio złożony wniosek – zarówno w zakresie ulgi w podatku, jak i pracowniczych kosztów uzyskania przychodów.

7. Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów

Podatnik składa wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów:

● pracodawcy, a także

● innemu płatnikowi podatku niż pracodawca,

– który wypłaca przychody, od których naliczane są 50% koszty uzyskania przychodów w przypadku, gdy przewiduje, że przekroczy lub przekroczył roczny ustawowy limit tych kosztów (120 000 zł), a osiąga tego rodzaju przychody również w innych podmiotach. Należą do nich przychody z tytułu:

● zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,

● opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną,

● korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami.

Podatnik może wycofać wniosek i zobowiązać płatnika do naliczania tych kosztów.

8. Wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym

Podatnik może złożyć wniosek w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym:

● pracodawcy,

● rolniczej spółdzielni produkcyjnej i innym spółdzielniom zajmującym się produkcją rolną oraz

● płatnikowi, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o pdof (np. zleceniodawcy, zamawiającemu dzieło).

Jest do tego uprawniony, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczą w danym roku 30 000 zł.

W przypadku przekroczenia wskazanego limitu u płatnika podatku, któremu podatnik złożył taki wniosek, płatnik oblicza zaliczki bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik był do niej uprawniony (art. 31c ust. 3 ustawy o pdof).

Wzór 62. Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych

Rozdział XI. Zakończenie zatrudnienia

Zakończenie zatrudnienia może nastąpić na podstawie wypowiedzenia umowy o pracę, rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub z powodu wygaśnięcia stosunku pracy.

1. Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę musi nastąpić na piśmie. Jest ono skuteczne od chwili zapoznania się pracownika z treścią wypowiedzenia.

Pracodawca jest zobowiązany do zawarcia w wypowiedzeniu umowy o pracę pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie wniesienia odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od jego otrzymania.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej z pracownikiem na czas nieokreślony i czas określony (taki obowiązek w przypadku umów na czas określony istnieje od 26 kwietnia 2023 r.) pracodawca jest zobowiązany każdorazowo zawrzeć w nim przyczynę wypowiedzenia takiej umowy. Powinna być ona wskazana w sposób wyczerpujący i konkretny. Ograniczenie się wyłącznie do ogólnikowo wskazanej przyczyny może być dla pracodawcy kłopotliwe w przypadku odwołania się pracownika od wypowiedzenia do sądu pracy. Dodatkowo w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i na czas określony (obowiązek wprowadzony od 26 kwietnia 2023 r.) pracodawca musi przeprowadzić procedurę konsultacji związkowej.

Wzór 63. Wypowiedzenie umowy o pracę

2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie (art. 52 § 1 k.p.):

● ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Przyczynami, które uzasadniają takie rozwiązanie umowy, są np. niestawianie się do pracy bez usprawiedliwienia, spożywanie alkoholu w pracy, celowe działanie na szkodę pracodawcy;

● popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;

● zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Wskutek utraty takich uprawnień zatrudnianie pracownika na danym stanowisku staje się bezprzedmiotowe. Dotyczy to zawodów, przy wykonywaniu których należy się wykazać określonymi uprawnieniami, np. kierowców, operatorów specjalistycznych maszyn, lekarzy itp.

Możliwość rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest ograniczona w czasie. Pracodawca nie może tego uczynić po upływie 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy (art. 52 § 2 k.p.).

Rozwiązanie każdej umowy o pracę (na okres próbny, czas określony, na zastępstwo itd.) bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarnie) musi:

● nastąpić na piśmie,

● zawierać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika w terminie 21 dni do właściwego sądu pracy,

● określać przyczynę uzasadniającą to rozwiązanie.

3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest możliwe w każdym czasie i w terminie dogodnym dla stron umowy. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik pozostaje w tym czasie na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym, czy jest nieobecny w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny. Decydujące znaczenie ma w tym przypadku wola stron stosunku pracy. Nie ma również przeszkód, by do takiego rozwiązania doszło w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia umowy pracownika.

Przepisy prawa pracy nie przewidziały żadnej szczególnej formy rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Może być ona rozwiązana w tej formie również na podstawie ustnego porozumienia pracodawcy i pracownika. Warto jednak, by w celach dowodowych takie rozwiązanie było potwierdzone na piśmie. Jeżeli pracownik składa prośbę o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w konkretnym dniu, pracodawca ma możliwość przychylić się do takiej prośby bądź odmówić.

Gdy pracodawca wyrazi zgodę na porozumienie stron, wskazując jednak inną datę rozwiązania umowy niż zaproponowana przez pracownika, to aby doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem, pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na zaproponowany przez pracodawcę nowy termin rozwiązania umowy.

4. Wygaśnięcie stosunku pracy

Jedną z form rozwiązania umowy o pracę jest wygaśnięcie stosunku pracy. Do tego rozwiązania umowy dochodzi z mocy prawa. Nie musi być ono zatem dokonane przez oświadczenie pracownika lub pracodawcy. Często jednak pracodawcy sporządzają pismo o wygaśnięciu stosunku pracy dla pracownika. Wygaśnięcie stosunku pracy najczęściej ma miejsce z powodu:

● śmierci pracownika,

● śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną, chyba że pracownik zostanie przejęty przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ k.p. albo ustanowiono zarząd sukcesyjny z chwilą śmierci pracodawcy, zgodnie z ustawą z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 170),

● upływu 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania.

5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy można zawrzeć tylko z pracownikami mającymi dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 101² § 1 k.p.). Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy zawsze jest odpłatny (nawet gdyby strony nie przewidziały tego w umowie, należy się minimalne gwarancyjne wynagrodzenie). Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 101³ k.p.).

Wzór 64. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Pracodawca przechowuje umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy w części C akt osobowych pracownika.

6. Świadectwo pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem jego stosunku pracy. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek taki może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Taki zapis nie oznacza jednak, że pracodawca nie może wydać pracownikowi z własnej inicjatywy świadectwa pracy, jeżeli doszło do rozwiązania z nim stosunku pracy, pomimo że w dalszym ciągu zamierza zatrudniać tego pracownika na podstawie kolejnej umowy o pracę (art. 97 § 1 i § 1¹ k.p.).

Świadectwo pracy zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu z pracodawców do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).

Niezwykle ważne jest również prawidłowe sporządzenie wydawanego pracownikowi świadectwa pracy. Powinno być ono wypełnione zgodnie z obowiązującym wzorem i instrukcją jego wypełniania, określonymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016, dalej: rozporządzenie).

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy pojawiają się w punkcie dotyczącym wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (ust. 6 pkt 2 świadectwa). Należy tam wskazać liczbę dni (można też podać liczbę godzin) wykorzystanego przez pracownika urlopu należnego w roku ustania stosunku pracy (a nie urlopu zaległego, który pracownik wykorzystywał w tym roku) oraz liczbę dni urlopu, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Przykład

Pracownik z 7-letnim stażem pracy, zatrudniony na pełny etat, rozwiązał umowę o pracę 31 maja 2025 r. Zarówno w 2024 r., jak i w 2025 r. nie korzystał w ogóle z urlopu wypoczynkowego. Miał zatem 20 dni urlopu zaległego za 2024 r. i proporcjonalnie 9 dni urlopu za 2025 r. W wydanym pracownikowi świadectwie pracy w ust. 6 pkt 2 należy wskazać wyłącznie urlop za 2025 r. przez wpisanie: „9 dni (72 godziny)”.

Niekiedy pracodawcy rozdzielają w tym punkcie urlop wykorzystany przez pracownika w naturze od tego, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny, zamieszczając np. zapis: „4 dni + 20 dni ekwiwalent pieniężny”. Taki zapis nie będzie błędem, jednak nie ma konieczności rozbijania tego urlopu na takie dwie części, wystarczy łącznie wskazać jako rozliczone przez pracodawcę 24 dni urlopu wypoczynkowego.

Często pracodawcy zamieszczają w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy zapis: „wypłacono ekwiwalent za 13 dni urlopu”, mimo że na dzień wydania świadectwa pracy takiego ekwiwalentu jeszcze na rzecz pracownika nie przelali. Taki zapis będzie zatem nieprawidłowy.

W ust. 4 świadectwa pracodawca wskazuje tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na czas określony. Jego umowa rozwiązała się z upływem terminu, na jaki była zawarta. Umowa o pracę zawarta na czas określony ulega rozwiązaniu, a nie wygaśnięciu. Pracodawca powinien zatem w ust. 4 pkt a świadectwa pracy zapisać: „rozwiązanie z upływem okresu, na jaki była zawarta umowa – art. 30 § 1 pkt 4 k.p.”.

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy w świadectwie pracy należy zamieszczać okresy nieusprawiedliwionej nieobecności pracowników. Zdarza się, że wpisują te dni w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy, w którym wymienia się okresy nieskładkowe. Jest to jednak błędne postępowanie. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie jest okresem nieskładkowym uwzględnianym przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty i obliczaniu ich wysokości. W związku z tym tzw. NN nie należy uwzględniać w ust. 6 pkt 16 treści świadectwa pracy. Świadectwo pracy nie zawiera także innych rubryk, w których pracodawca miałby obowiązek wpisywać nieusprawiedliwione nieobecności pracownika. Zatem tzw. NN nie należy w ogóle zamieszczać w świadectwie pracy.

W instrukcji wypełniania świadectwa pracy ustawodawca przesądził również, że wskazując tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę, należy podać art. 52, art. 53 lub art. 55 k.p. Obecnie przy rozwiązaniu stosunku pracy w trybie tzw. dyscyplinarnym pracodawca powinien umieścić w świadectwie pracy (ust. 4 świadectwa) zapis: „rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę – art. 30 § 1 pkt 3 w zw. z art. 52 k.p.”.

Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd – w razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy (§ 7 ust. 4a rozporządzenia).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych niemożliwe jest terminowe wydanie pracownikowi nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła pracownikowi świadectwo pracy za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób (§ 7 ust. 4b rozporządzenia). Dotyczy to sytuacji, gdy:

● pracodawca pozytywnie rozpatrzył wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia);

● uprawomocniło się orzeczenie sądu pracy uwzględniające powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (§ 7 ust. 2 rozporządzenia);

● pracodawca, na żądanie pracownika, ma uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Dotyczy to też sytuacji, gdy orzeczenie zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, i pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy z informacją o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 7 ust. 3 i 4 rozporządzenia);

● pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w razie zawarcia ugody skutkującej taką koniecznością (§ 7 ust. 4a rozporządzenia).

Pracodawca, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usuwa z jego akt osobowych i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy. Obowiązek ten powstaje w razie:

● sprostowania świadectwa pracy i wydania nowego dokumentu na wniosek pracownika (§ 7 ust. 1 rozporządzenia),

● uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy i wydanie nowego świadectwa pracy (§ 7 ust. 2 rozporządzenia),

● wydania nowego świadectwa pracy zawierającego informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, gdy sąd pracy wydał orzeczenie w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę (§ 7 ust. 4 rozporządzenia),

● zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy (§ 7 ust. 4a rozporządzenia).

Wypełnienie świadectwa pracy – instrukcja „krok po kroku”

Krok 1. Wypełnianie świadectwa pracy należy rozpocząć od podania w jego nagłówku nazwy pracodawcy, jego siedziby lub miejsca zamieszkania, a także numeru NIP (numer identyfikacji podatkowej pracodawcy) lub numeru REGON-PKD (identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy urząd statystyczny) oraz miejscowości i daty wystawienia świadectwa.

Podanie danych w nagłówku zazwyczaj nie sprawia pracodawcy kłopotu. Trzeba pamiętać, że w przypadku:

● identyfikatorów pracodawcy może on wskazać jeden z nich (NIP lub REGON-PKD) albo oba (decyzja należy do niego); w praktyce te dane są zazwyczaj umieszczone na pieczątce pracodawcy (pracodawca nie ma jednak obowiązku posiadania pieczątki – ani pieczątki z danymi zakładu pracy, ani tzw. imiennej pieczątki);

● daty wystawienia świadectwa pracy – należy podać faktyczną datę jego wystawienia. Jeżeli dochodzi do wystawienia nowego świadectwa pracy np. w wyniku sprostowania lub orzeczenia sądowego, pracodawca wskazuje datę, z jaką faktycznie wystawia to świadectwo. Trzeba podkreślić, że nie chodzi w tym przypadku o datę i miejsce doręczenia pracownikowi dokumentu.

Przykład

Pracownica była zatrudniona w Warce. Centrala firmy znajduje się w Warszawie, gdzie przygotowano dla niej świadectwo pracy. Jako miejscowość wystawienia świadectwa pracy należy więc podać Warszawę. Pracownica odebrała świadectwo pracy 5 czerwca 2025 r., jednak zostało ono przygotowane 30 maja 2025 r. Taką datę podajemy w świadectwie.

Krok 2. W ust. 1 świadectwa pracy poza danymi pracownika (imię/imiona, nazwisko, data urodzenia) należy wskazać nazwę pracodawcy oraz jego siedzibę, a także w jakim okresie oraz w jakim wymiarze czasu pracy pracownik był zatrudniony.

W obecnym stanie prawnym pracodawca, wystawiając pracownikowi świadectwo pracy, nie ma już prawa wskazywać imion rodziców pracownika. Dane te zostały bowiem usunięte ze znajdującego się w art. 22¹ § 1 k.p. katalogu danych osobowych, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; nie ma ich także w katalogu danych osobowych, których można domagać się od pracownika.

Wymiar czasu pracy powinien być określony w umowie o pracę, a następnie wskazany w świadectwie pracy ułamkiem zwykłym (np. pełny wymiar czasu pracy, 1/2, 1/4, 3/4 pełnego wymiaru czasu pracy) albo dziesiętnym (np. 0,75 pełnego wymiaru czasu pracy).

Wzór. Przykład wskazania okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy w ust. 1 świadectwa pracy

1) w okresie od 1 stycznia 2012 r. do 30 czerwca 2014 r. – w pełnym wymiarze czasu pracy,

2) w okresie od 1 lipca 2014 r. do 31 maja 2025 r. – w 1/2 pełnego wymiaru czasu pracy.

W świadectwie pracy nie podaje się natomiast informacji o podstawie nawiązania stosunku pracy oraz rodzaju umowy o pracę, na podstawie której pracownik był zatrudniony. Pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego pracodawcy na podstawie art. 23¹ k.p. lub przepisów odrębnych podaje również okres jego zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy (poprzednich pracodawców) i wskazuje tego pracodawcę (tych pracodawców). W ust. 1 świadectwa pracy pracodawca podaje również okresy poprzedniego zatrudnienia u tego pracodawcy, jeżeli nie wydał świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego stosunku pracy albo poprzednich stosunków pracy. Dotyczy to wcześniej zakończonych umów terminowych, jeżeli po ich zakończeniu stosunek pracy był kontynuowany, a pracownik nie otrzymał świadectwa pracy.

Krok 3. W ust. 2 świadectwa pracy agencja pracy tymczasowej ma obowiązek umieszczenia informacji o każdym pracodawcy, na rzecz którego pracownik świadczył pracę na podstawie umowy o pracę. Obowiązkowe jest także umieszczanie terminów świadczenia pracy na rzecz danego pracodawcy.

Krok 4. W ust. 3 świadectwa pracy należy wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik.

W tym miejscu należy wymienić wszystkie stanowiska, które zajmował zatrudniony u pracodawcy wystawiającego świadectwo pracy, oraz pełnione funkcje. Nie wynika to wprost z przepisów, ale poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca, wymieniając poszczególne stanowiska pracy, wskazywał okres, w którym pracownik świadczył pracę na danym stanowisku, ale taką informację można umieścić dla większej przejrzystości świadectwa pracy.

Krok 5. W ust. 4 świadectwa pracy należy wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W świadectwie pracy pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określony w art. 23¹ § 4 lub § 5, art. 30 § 1, art. 48 § 2, art. 68³, art. 201 § 2 k.p. lub w przepisach odrębnych.

W tym miejscu świadectwa pracy należy zatem podać przypadki rozwiązania stosunku pracy opisane w tabeli 20.

Tabela 20. Tryb rozwiązania umowy o pracę

Tryb rozwiązania umowy o pracę	Opis
art. 23¹ § 4 lub § 5 k.p.	rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę: – art. 23¹ § 4 k.p. – dotyczy sytuacji, gdy pracownik za 7-dniowym uprzedzeniem rozwiązuje stosunek pracy, – art. 23¹ § 5 k.p. – dotyczy rozwiązania umowy w razie odmowy przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy i płacy
art. 30 § 1 k.p.	rozwiązanie umowy: – na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.), – przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 2 k.p.), – bez zachowania okresu wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 k.p.), – z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 k.p.)
art. 48 § 2 k.p.	pracownik, który przed przywróceniem do pracy podjął zatrudnienie u innego pracodawcy, może bez wypowiedzenia, z 3-dniowym uprzedzeniem, rozwiązać umowę o pracę z tym pracodawcą w ciągu 7 dni od przywrócenia do pracy
art. 68³ k.p.	jeżeli pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą i obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia, może rozwiązać ten stosunek z 1-miesięcznym wypowiedzeniem
art. 201 § 2 k.p.	w przypadku gdy lekarz orzeknie, że dana praca zagraża młodocianemu, a pracodawca nie może zmienić rodzaju wykonywanej przez niego pracy, powinien niezwłocznie rozwiązać umowę i wypłacić młodocianemu odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia

Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 30 § 1 k.p.:

● za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie,

● bez wypowiedzenia – pracodawca wskazuje art. 52 albo art. 53 lub art. 55 k.p.,

● na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika – pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 61 ze zm.).

Przykład

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Prawidłowy zapis rozwiązania stosunku pracy w świadectwie pracy powinien zostać sformułowany w następujący sposób:

Wzór. Przykładowy zapis dotyczący ustania stosunku pracy

4. Stosunek pracy ustał w wyniku:

a) rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy w związku z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca nie może zamieszczać w świadectwie pracy przyczyny uzasadniającej rozwiązanie stosunku pracy.

W ust. 4 lit. b świadectwa pracy należy wpisać podstawę prawną wygaśnięcia stosunku pracy. W przypadku gdy wygaśnięcie stosunku pracy nastąpiło:

● z powodu śmierci pracownika – podajemy art. 63¹ § 1 k.p.,

● z powodu śmierci pracodawcy – podajemy art. 63² § 1 k.p.,

● z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania – podajemy art. 66 § 1 k.p.,

● z powodu niezgłoszenia przez pracownika pozostającego w związku z zatrudnieniem na podstawie wyboru na urlopie bezpłatnym powrotu do pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru – podajemy art. 74 k.p.,

● na podstawie przepisów szczególnych – wskazujemy te przepisy.

Nie należy mylić rozwiązania umowy z upływem okresu, na jaki została zawarta, z wygaśnięciem umowy. Jeśli pracownik został zatrudniony na czas określony i z upływem tego okresu umowa uległa rozwiązaniu, wypełniamy ust. 4 lit. a. Natomiast nie wypełniamy ust. 4 lit. b dotyczącego wygaśnięcia.

Krok 6. W ust. 5 świadectwa pracy należy wskazać okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania.

Skrócony okres wypowiedzenia można zastosować w sytuacji wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub określony przez pracodawcę znajdującego się w stanie upadłości bądź likwidacji albo z innych przyczyn niedotyczących pracownika. Trzymiesięczny okres wypowiedzenia można skrócić maksymalnie do 1 miesiąca, ale za pozostałą część okresu wypowiedzenia należy wówczas wypłacić odszkodowanie (art. 36¹ § 1 k.p.). Okres ten należy wykazać w świadectwie pracy, ponieważ okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu bez pracy do okresu zatrudnienia.

Krok 7. W ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy należy wskazać liczbę dni lub godzin zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. zostało wprowadzone nowe uprawnienie pracownicze, tj. zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym). Informacje o skorzystaniu z tego uprawnienia i jego wymiarze wykorzystanym w danym roku u pracodawcy, z którym następuje rozwiązanie umowy o pracę, trzeba wpisać w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy. Dzięki tej informacji kolejny pracodawca będzie wiedział, czy takie zwolnienie przysługuje pracownikowi i w jakim wymiarze.

Krok 8. W ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy należy wskazać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny, w tym także urlopu na żądanie.

W tym miejscu świadectwa pracy odrębnie trzeba wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego zwykłego oraz urlopu na żądanie, wykorzystanego przez pracownika w roku, w którym ustaje stosunek pracy. Świadectwo pracy nie zawiera natomiast informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego.

Przykład

Pracownik uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego do dnia rozwiązania stosunku pracy 31 maja 2025 r. wykorzystał w 2025 r. 5 dni urlopu zaległego. Dodatkowo wykorzystał w tym roku urlop za 2025 r. w wymiarze 9 dni. W świadectwie pracy w części „wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze” należy wpisać: 9 dni (72 godziny).

Przykład

Stosunek pracy pracownika uprawnionego do 26 dni urlopu ustał 31 maja 2025 r. Pracownik wykorzystał 11 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego mu za 2025 r., w tym 3 dni urlopu na żądanie. W świadectwie pracy w ust. 6 pkt 2 pracodawca powinien więc wykazać urlop w następujący sposób:

Wzór. Przykładowy zapis dotyczący wykorzystanego urlopu wypoczynkowego

6. W okresie zatrudnienia pracownik:

1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 11 dni (88 godzin), w tym 3 dni (24 godziny) urlopu na żądanie.

W tym punkcie nie zamieszcza się informacji na temat urlopów dodatkowych, przysługujących na podstawie odrębnych przepisów. Te informacje podaje się dopiero w ust. 6 pkt 15 świadectwa pracy, gdzie wskazujemy wykorzystanie przez pracownika dodatkowego urlopu oraz innych uprawnień pracowniczych.

W tym zakresie można się spotkać również z innym poglądem. Zgodnie z nim w ust. 6 pkt 15 świadectwa wystarczy umieszczenie adnotacji o tym, że pracownik korzystał z urlopu dodatkowego udzielonego np. na podstawie art. 19 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Natomiast w ust. 6 pkt 2 należy w takim przypadku wpisać łączny wymiar wykorzystanego urlopu (tj. urlopu zwykłego i dodatkowego) z adnotacją, że podany wymiar dotyczy obu urlopów. Ponieważ nie ma konkretnych regulacji w tym zakresie, oba sposoby wskazania dodatkowego urlopu należy uznać za dopuszczalne.

Krok 9. W ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy należy wskazać liczbę dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 26 kwietnia 2023 r. zostało wprowadzone nowe uprawnienie pracownicze, tj. urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym). Informacje o skorzystaniu z tego uprawnienia i jego wymiarze wykorzystanym w danym roku u pracodawcy, z którym następuje rozwiązanie umowy o pracę, trzeba wpisać w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. Dzięki tej informacji kolejny pracodawca będzie wiedział, czy taki urlop przysługuje pracownikowi i w jakim wymiarze.

Krok 10. W ust. 6 pkt 4 świadectwa pracy należy podać informacje o wykorzystanym przez pracownika w czasie zatrudnienia urlopie bezpłatnym.

W ust. 6 pkt 4 należy wpisać okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia (np. art. 174 § 1 lub art. 174¹ § 1 k.p.). W tym miejscu należy podać termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy. Informacji o urlopie bezpłatnym nie zamieszcza się natomiast dodatkowo w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy, gdzie podaje się dane o okresach nieskładkowych przypadających w czasie zatrudnienia. Urlop bezpłatny nie jest bowiem okresem nieskładkowym.

Krok 11. W ust. 6 pkt 5 i 6 należy wskazać informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim i rodzicielskim.

W ust. 6 pkt 5 i 6 pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko wówczas, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu u kolejnego pracodawcy. W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Zatem obecnie pracownik – ojciec – ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do:

1) ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia albo

2) upływu 12 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Po zmianach przepisów od 26 kwietnia 2023 r. urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach i nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia (art. 182^1c k.p.). W praktyce zatem pracownicy – rodzice – mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego w wymiarze tygodniowym lub w wymiarze niepełnego tygodnia (np. na kilka dni), jednak z zachowaniem zasady podziału urlopu na nie więcej niż 5 części. Zwiększył się również o 9 tygodni wymiar tego urlopu.

Krok 12. W ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy należy podać informację o wykorzystanym urlopie wychowawczym i podstawie prawnej jego udzielenia.

W ust. 6 pkt 7 należy podać podstawę prawną udzielenia urlopu wychowawczego, jego wymiar, okres, w jakim pracownik z niego korzystał oraz liczbę części, w jakich urlop ten został wykorzystany. Urlop wychowawczy może być udzielony na podstawie art. 186 § 2 k.p. (wymiar urlopu wynosi maksymalnie 36 miesięcy) albo art. 186 § 3 k.p. (w przypadku niepełnosprawności dziecka, niezależnie od 36 miesięcy urlopu wychowawczego, pracownikowi przysługuje dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy). Może być on udzielony maksymalnie w 5 częściach, nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 6 roku życia. Jeśli pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy, pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Krok 13. W ust. 6 pkt 8 świadectwa pracy należy wskazać okres ochrony, jakiej podlegał pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, który obniżył wymiar czasu pracy.

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy (art. 186⁸ § 1 pkt 2 k.p.). Ochrona ta przysługuje jednak nie dłużej niż przez 12 miesięcy. Kolejny pracodawca musi wiedzieć, czy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, który chciałby skorzystać z uprawnienia do pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, wciąż podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem.

Krok 14. W ust. 6 pkt 9 świadectwa pracy należy wskazać liczbę dni lub godzin zwolnienia przysługującego pracownikowi na opiekę nad dzieckiem do 14 lat.

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.). W tym punkcie świadectwa pracy trzeba podać wymiar takiego zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Krok 15. W ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy należy wpisać liczbę dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Od 7 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy wprowadzona została okazjonalna praca zdalna w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Jej wymiar jest niezależny od okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymiaru czasu pracy pracownika oraz liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w tym trybie. Z uwagi na incydentalny charakter okazjonalnej pracy zdalnej, jej wykonywanie jest zwolnione z wielu obowiązków, jakie ciążą na stronach stosunku pracy w przypadku pozostałych form pracy zdalnej.

Krok 16. W ust. 6 pkt 11 świadectwa pracy należy podać liczbę dni niezdolności pracownika do pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego.

W tym miejscu świadectwa pracy trzeba podać liczbę dni, za którą pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli maksymalnie 14 dni (w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia) lub 33 dni (art. 92 k.p.). Informacja ta ma posłużyć kolejnemu pracodawcy do ustalenia prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego w tym samym roku kalendarzowym.

Okres pobierania wynagrodzenia chorobowego ma charakter okresu nieskładkowego – zatem wykazuje się go również w ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy. Natomiast w tym punkcie świadectwa pracy nie wskazuje się okresu choroby przypadającego w trakcie wyczekiwania na świadczenie.

Krok 17. W ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy należy wskazać dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia chorobowego, przypadające w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2003 r.

Zgodnie z obowiązującym w tym okresie art. 92 § 1 k.p., gdy okres niezdolności do pracy trwał nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia za pierwszy dzień tego okresu. W tym miejscu świadectwa trzeba wskazać właśnie takie dni.

Krok 18. W ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy należy wpisać okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych.

Obecnie konieczność wpisywania okresu służby wojskowej i jej form zastępczych istnieje rzadko ze względu na likwidację powszechnego poboru. Jednak konieczność podania okresu służby (formy zastępczej) może dotyczyć pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy przed wieloma laty. W tym miejscu wpisujemy natomiast obecnie informację o okresie odbywania ćwiczeń wojskowych.

Krok 19. W ust. 6 pkt 14 należy wskazać okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

W tym miejscu świadectwa pracy trzeba wskazać okres zatrudnienia pracownika przy pracach wymienionych w § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek podać rodzaj pracy oraz nazwę stanowiska, na którym ta praca była w wymienionym okresie wykonywana.

Krok 20. W ust. 6 pkt 15 świadectwa pracy należy wpisać informacje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień i świadczeń tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.

W tym miejscu należy wpisać informacje mające wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, np. czy pracownikowi została wypłacona odprawa emerytalna lub rentowa, czy zatrudniony posiadający określony stopień niepełnosprawności wykorzystał dodatkowy, przysługujący mu urlop wypoczynkowy.

Krok 21. W ust. 6 pkt 16 świadectwa pracy należy wskazać przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe.

W tym przypadku chodzi o okresy wskazane w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Do okresów nieskładkowych zaliczamy m.in.: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego), okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (również z funduszu wypadkowego) oraz zasiłku opiekuńczego.

W tym miejscu nie należy wpisywać okresów nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych. Ze względu na fakt, że przed 1 stycznia 1999 r. urlop wychowawczy był okresem nieskładkowym, w tym punkcie świadectwa pracy powinny być uwzględnione takie urlopy przypadające przed tą datą.

Krok 22. W ust. 7 świadectwa pracy należy podać informację o zajęciu wynagrodzenia pracownika.

W przypadku gdy pracownik ma zajęcie komornicze, należy wskazać komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot, tak by nowy pracodawca, zatrudniający daną osobę, mógł na podstawie informacji ze świadectwa pracy skontaktować się z komornikiem i dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika.

Krok 23. W ust. 8 świadectwa pracy należy podać informacje uzupełniające.

W tym miejscu świadectwa pracy pracodawca zamieszcza informację:

1) o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez niego i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;

2) na żądanie pracownika:

a) o wysokości i składnikach wynagrodzenia,

b) o uzyskanych kwalifikacjach,

c) o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.

Krok 24. Podpisanie świadectwa pracy.

Świadectwo pracy może być podpisane przez:

● pracodawcę,

● osobę reprezentującą pracodawcę,

● osobę upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Obecnie wystarczający jest podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy, bez konieczności przystawiania pieczęci.

Krok 25. Zamieszczenie na końcu świadectwa pracy pouczenia o możliwości i trybie jego sprostowania.

Świadectwo pracy musi również zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie i terminie wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia wniosku – o prawie oraz terminie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Obecnie obowiązują wydłużone terminy wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy do pracodawcy oraz żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Terminy te wynoszą po 14 dni. Pozwala to pracownikowi zorientować się w ewentualnych nieprawidłowościach co do treści otrzymanego świadectwa pracy i podjąć działania zmierzające do usunięcia wadliwości. Ponadto przepisy jasno określają, że w razie niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Po zmianie przepisów w świadectwie pracy nie trzeba również podawać szczegółowych danych sądu pracy, do którego pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy.

W sytuacji gdy pracodawca nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, może on wystąpić do sądu pracy z powództwem o zobowiązanie pracodawcy do wydania tego dokumentu.

Wyrok sądu dotyczący wydania świadectwa pracy podlega wykonaniu w trybie przewidzianym dla egzekucji świadczeń niepieniężnych, określonym przez Kodeks postępowania cywilnego. Co jednak zrobić, gdy pracodawca nie wykonuje orzeczenia sądu, a egzekucja okaże się nieskuteczna lub nie może być prowadzona (np. ze względu na faktyczną likwidację podmiotu będącego pracodawcą)? Przepis określa, że w takich sytuacjach pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. I w tym przypadku przepisy dają czas na wystąpienie z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy lub ustalenia uprawnienia do otrzymania tego dokumentu do upływu terminu przedawnienia.

Wzór 65. Świadectwo pracy

Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej

Podstawa prawna

Podstawa prawna opracowania:

● art. 7, art. 8 ust. 1, 1a, 1b, art. 15 ust. 2 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1556);

● art. 8 i 9, art. 18^3a–18^3e, art. 22, art. 22¹, art. 25, art. 29, art. 30, art., 42–43, art. 52 i 63, art. 67¹⁸–67²⁰, art. 67³³, art. 77²–77³, art. 85 § 1–2, art. 86, art. 92, art. 94 pkt 9a i pkt 9, art. 94⁴–94¹², art. 97, art. 100–101³, art. 104–104³, art. 108–113, art. 125, art. 129–130, art. 141, art. 148¹, art. 150, art. 151 § 4, art. 151¹ pkt 1 lit. a, art. 151⁷ § 1, art. 151⁹ § 2, art. 154², art. 163, art. 167 i 168, art. 173¹, art. 180–183, art. 186⁷, art. 188¹, art. 229 i 237³, art. 237⁶–237⁹, art. 237¹¹, art. 241⁸ § 1, art. 241⁹, art. 241¹², art. 281 i art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277);

● art. 2, art. 25¹–25³, art. 27 ust. 1, art. 30, art. 34 i 35 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 440);

● art. 2–4, art. 5, art. 5g, art. 6a, art. 8–9 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288);

● art. 31–32, art. 61–62 i art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2780; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871);

● art. 1–10, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357);

● art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 164);

● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1631; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1674);

● art. 4 pkt 6a–7, art. 36 ust. 11a, art. 36d, art. 40 ust. 2 pkt 1, art. 41 ust. 3 pkt 10–11 i ust. 6, ust. 7a i ust. 7b, art. 41a–41f, art. 43a ust. 1, art. 47 ust. 3c, art. 49 ust. 2 pkt 7–8, art. 50 ust. 1 i ust. 2e–2n ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 350);

● art. 60 i art. 78¹ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1237);

● art. 9, art. 96 § 1a pkt 1 i § 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 977; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1544);

● art. 6–6a, art. 21 ust. 1 pkt 148, pkt 152–154, art. 31a–31c, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 368);

● § 2, § 7, § 8, § 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016);

● § 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 607);

● § 12, § 16 ust. 3 i 4, załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1327);

● § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663);

● § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 27, poz. 140);

● art. 4–7, art. 9–10, art. 13–15, art. 26, art. 28–30, art. 37–39, art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2);

● rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 335);

● § 1–24 rozporządzenia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322);

● § 1 pkt 12, pkt 16–17, pkt 22–24 i załączniki nr 12, 16–17, 22–25 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 241);

● rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 87; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 343);

● motyw 49 i 50 preambuły, art. 3 pkt 12, pkt 23, pkt 27 i 32, art. 25 ust. 2, art. 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L Nr 257, s. 73).

Pozostało 99% treści

Chcesz uzyskać dostęp? Skorzystaj z bezpłatnego abonamentu

TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!

Zyskasz:

aktualności i zmiany przepisów z zakresu, m.in. podatków, rachunkowości, kadr, płac i ZUS
Dziennik Gazetę Prawną, szkolenia, książki i komentarze ekspertów
czasopisma INFOR m.in. Monitor księgowego, Biuletyn VAT oraz MONITOR prawa pracy i ubezpieczeń

Jeśli już masz abonament Inforlex Zaloguj się

Zobacz także

Formularze

Szkolenie Zobacz więcej

Jakie działalności zarobkowe nie będą wliczane do stażu pracowniczego

Książka Zobacz więcej

Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury