Na jakich kontach ująć koszty badania trzeźwości pracowników

Klient biura zakupił alkomaty do badania trzeźwości pracowników. Jak to zaksięgować i czy są to pozostałe koszty operacyjne?

Obecnie przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy badanie trzeźwości pracowników. Wynika z nich, że pracodawca, który planuje je przeprowadzać, musi m.in. określić grupę pracowników, których może ona dotyczyć oraz sposób jej przeprowadzania – w przepisach zakładowych lub w obwieszczeniu. Przy tym pracodawca, przeprowadzając badanie trzeźwości (również prewencyjne), będzie mógł używać metod niewymagających badania laboratoryjnego, tj. urządzeń mających ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie (alkomatów). Z kolei w księgach rachunkowych zasady ujmowania kosztów związanych z realizacją tych przepisów powinny być opisane w dokumentacji zasad (polityk) rachunkowości. I tak nakłady dotyczące badania trzeźwości pracowników zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej, a nie do kosztów pozostałych operacyjnych. Są one związane z prowadzeniem rutynowej, codziennej działalności. Należy przy tym zwrócić uwagę, czy nabyty sprzęt nie spełnia definicji środka trwałego – alkomat spełniający tę definicję można bowiem uznać za środek trwały i dokonywać od jego wartości początkowej cyklicznych odpisów amortyzacyjnych. Przypomnieć jednak należy, że w ramach uproszczeń przewidzianych w polityce rachunkowości ze względu na niską wartość początkową alkomat można zamortyzować jednorazowo lub nie ujmować w ewidencji środków trwałych i odnieść jego wartość do kosztów jako zużycie materiałów.