AI może wspomóc inwentaryzację

Maciej Czapiewski: Spodziewam się, że pewne specyficzne asortymenty będą mogły być spisywane, 
tj. potwierdzane co do występowania i ilości, przez algorytmy sztucznej inteligencji 
na podstawie zdjęć czy obrazów z kamer

Od tylu już lat jednostki muszą przeprowadzać inwentaryzację. Nadal jednak popełniają błędy. Czego one najczęściej dotyczą?

Zanim wskażę błędy, muszę przypomnieć, że inwentaryzacja to szerokie pojęcie. Służy potwierdzeniu faktycznego stanu aktywów i pasywów na określony moment, zwykle po to, by porównać go do danych wynikających z systemów księgowych. Procedury inwentaryzacji mogą być różne – ta najczęściej stosowana, a czasem wręcz traktowana jako synonim inwentaryzacji, to spis z natury. Ma ona jednak zastosowanie tylko do rzeczowych składników majątkowych. W przypadku niefizycznych składników majątkowych stosujemy inwentaryzację w drodze potwierdzenia z innymi podmiotami (np. potwierdzenia sald) lub uzgodnienia z dokumentami.

Wracając do tematu błędów, to najczęstsze wiążą się z niewystarczającym zrozumieniem przez organizatorów i uczestników inwentaryzacji jej celów oraz niedostateczną wiedzą dotyczącą procedur. W przypadku spisu najczęstszy błąd to niesystematyczne przeprowadzanie spisu. Przykładowo zapasy nie są spisywane w kolejności występowania w magazynie, lecz w kolejności ujęcia na przygotowanym wcześniej wzorcowym arkuszu spisowym (wydruku), a to grozi pominięciem podczas spisu pozycji nieujętych w spisie lub nadwyżek dotyczących pozycji ujętych. Ponadto zdarza się niewstrzymywanie obrotu magazynowego na czas spisu, co wprowadza chaos i trudności z późniejszym porównaniem stanów spisanych ze stanami księgowymi. Kolejnym błędem jest przeprowadzanie spisu przez osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe, bo podważa to obiektywizm spisu i umożliwia oszustwa.