Centralny Rejestr Umów: jakie publiczne wydatki trzeba będzie w nim raportować

Paragon lub faktura za kawę i ciasteczka kupione w sklepie stacjonarnym nie trafią do wykazu, ale za przekąski cateringowe lub za materiały biurowe zamówione poprzez stronę internetową lub e-maila – już tak. O publikacji zadecyduje bowiem pozytywna odpowiedź na dwa pytania: czy jest to zamówienie w rozumieniu przepisów prawa zamówień publicznych oraz czy została zachowana wymagana w przepisach forma zawarcia kontraktu. Rejestracją nie będą też objęte darowizny dla fundacji i umowy ramowe, ale trzeba będzie zgłosić umowę wykonawczą.

Przypomnijmy: od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych będą musiały wpisywać zawierane przez siebie umowy do Centralnego Rejestru Umów (dalej: CRU). Celem tego obowiązku jest zapewnienie jawności wydatków publicznych. Termin wyznacza ustawa z 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw (dalej: ustawa o rejestrze).

W praktyce wiele wątpliwości budzi m.in. zakres przedmiotowy nowych obowiązków. Pojawiają się m.in. pytania, czy chodzi wyłącznie o klasyczne umowy cywilnoprawne, czy również o faktury, paragony lub umowy o pracę. Czy znaczenie mają wartość umowy, tryb jej zawarcia albo źródło finansowania? Odpowiedzi na te pytania są istotne dla przygotowania się jednostek samorządu terytorialnego do nadchodzących zmian.

Umowa musi spełniać dwa kryteria

Nie każda umowa zawierana przez jednostki sektora finansów publicznych będzie podlegała ujawnieniu w CRU. Ustawodawca zdecydował się na zastosowanie dwóch kryteriów, które muszą być spełnione łącznie, aby informacja o umowie trafiła do rejestru:

► po pierwsze, umowa musi stanowić zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy – Prawo zamówień publicznych (dalej: u.p.z.p.);

po drugie, umowa musi zostać zawarta w jednej z form przewidzianych przez prawo – pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.