Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 33

I. PRAWO PRACY

Zmiany w urlopach rodzicielskich od 26 kwietnia 2023 r. – wymiar, zasady udzielania, ustalanie prawa do zasiłku 3

Wymiar urlopu rodzicielskiego po zmianach 3

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą 3

Zasady ustalania wymiaru urlopu rodzicielskiego po zmianach 4

Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego 4

Urlop rodzicielski w okresie przejściowym 6

Zasiłek macierzyński w okresie przejściowym 7

Zmiany w zawieraniu i rozwiązywaniu terminowych umów o pracę od 26 kwietnia 2023 r. 8

Ograniczenia w zakresie czasu trwania umowy na okres próbny 8

Zmiany w rozwiązywaniu umów na czas określony 9

Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub warunków pracy 10

W czerwcu 2023 r. pracownicy powinni przepracować 168 godzin 11

II. WYNAGRODZENIA

Regulamin wynagradzania – zasady wprowadzania i przykładowe postanowienia 13

Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania 13

Co określa regulamin wynagradzania 13

Kogo dotyczy regulamin wynagradzania 14

Regulamin wynagradzania w relacji do przepisów prawa pracy 15

Procedury ustalania regulaminu wynagradzania 16

Czy pracodawca może pozbawić pracownika wynagrodzenia w razie powstrzymania się od pracy 17

Wynagrodzenie mimo niewykonywania pracy 17

Bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia i życia 17

Ocena charakteru zagrożenia zdrowia lub życia 18

Skarga do PIP 18

Należności za podróż służbową pracowników wykonujących pracę zdalną 19

Definicja podróży służbowej 19

Należności z tytułu podróży służbowej 19

Całkowita praca zdalna 20

Częściowa praca zdalna 21

Okazjonalna praca zdalna 22

Czy ryczałt przyznany za pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie stanowi dla pracownika opodatkowany przychód 22

I. PRAWO PRACY

Zmiany w urlopach rodzicielskich od 26 kwietnia 2023 r. – wymiar, zasady udzielania, ustalanie prawa do zasiłku

Obowiązująca od 26 kwietnia 2023 r. nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła duże zmiany w urlopach rodzicielskich. W ich wyniku zwiększono o 9 tygodni wymiar urlopu rodzicielskiego o nieprzenoszalną na drugiego rodzica część urlopu. Ma to wpłynąć na większe niż dotychczas wykorzystywanie urlopu rodzicielskiego także przez mężczyzn.

W związku z tym, że nowe przepisy wdrażają dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE, zwaną także dyrektywą work-life balance, to wdrażane do Kodeksu pracy przepisy, w tym przepisy dotyczące urlopów rodzicielskich, mają na celu zapewnienie kobietom i mężczyznom realizacji równych szans na rynku pracy i równego traktowania w pracy oraz pomoc rodzicom i opiekunom w godzeniu pracy z obowiązkami opiekuńczymi.

Wymiar urlopu rodzicielskiego po zmianach

Łączny wymiar urlopu rodzicielskiego przysługujący pracownikom – rodzicom dziecka od 26 kwietnia 2023 r. w celu opieki nad dzieckiem wynosi:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia przy jednym porodzie lub przyjęciu na wychowanie jednego dziecka,
• 43 tygodnie – w przypadku urodzenia przy jednym porodzie lub przyjęciu na wychowanie co najmniej dwójki dzieci.

W przypadku pracowników – rodziców dziecka ciężko chorego posiadającego zaświadczenie programu „Za życiem” wymiar urlopu rodzicielskiego wynosi odpowiednio:

• 65 tygodni – w przypadku urodzenia przy jednym porodzie lub przyjęciu na wychowanie jednego dziecka,
• 67 tygodni – w przypadku urodzenia przy jednym porodzie lub przyjęciu na wychowanie co najmniej dwójki dzieci.

WAŻNE! Urlop rodzicielski w nowym wymiarze, tak jak dotychczas, przysługuje łącznie obojgu pracownikom – rodzicom dziecka.

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

Tak jak dotychczas pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Odpowiednio zatem także dłuższy od 26 kwietnia 2023 r. jest wymiar tego urlopu przy łączeniu rodzicielskiego z pracą, ustalany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej niż do:

• 82 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 86 tygodni w przypadku jednoczesnego urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie.

Odpowiednio też dłuższy jest wymiar przy łączeniu urlopu rodzicielskiego z pracą przez rodzica korzystającego z programu „Za życiem”, tj. proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej niż do:

• 130 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 134 tygodni w przypadku jednoczesnego urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie.

Zasady te dotyczą również pracowników, którzy przyjęli dziecko na wychowanie, z tym że pracownicy, którzy przyjęli dziecko na wychowanie i wystąpili do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 14 roku życia.

Zasady ustalania wymiaru urlopu rodzicielskiego po zmianach

Urlop rodzicielski w wymiarze wskazanym powyżej przysługuje łącznie obojgu pracownikom – rodzicom dziecka, przy czym nowością jest, że każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z łącznego wymiaru urlopu, a prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodziców dziecka.

Oznacza to, że prawo do urlopu w wymiarze 9 tygodni to wyłączne i nieprzenoszalne prawo każdego z rodziców, a zatem jeśli jeden z rodziców dziecka nie skorzysta ze swoich 9 tygodni urlopu, ta jego część przepadnie.

Jest to równoznaczne również z tym, że jeden z rodziców może wykorzystać maksymalnie 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego.

Jednocześnie skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika – rodzica dziecka urlopu swojej wyłącznej, nieprzenoszalnej na drugiego rodzica części.

WAŻNE! Każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru urlopu przysługującego im łącznie.

Przykład

Pani Anna skorzystała bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego z 32 tygodni urlopu rodzicielskiego. Prawo do wykorzystania pozostałych 9 tygodni z limitu 41 tygodni będzie miał wyłącznie pracownik – ojciec dziecka. Jeśli tego urlopu nie wykorzysta do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat, prawo do niego przepadnie.

Przykład

Pani Joanna skorzystała bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego z 11 tygodni urlopu rodzicielskiego. Pozostałą część urlopu rodzicielskiego, tj. 30 tygodni, rodzice mogą podzielić pomiędzy siebie, przy czym co najmniej 9 tygodni z tego limitu musi przypaść ojcu dziecka. Zatem mogą wykorzystać ten urlop np. po połowie, tj. po 15 tygodni każdy, czy też w częściach różnych, np. pani Joanna 4 tygodnie, a pracownik 11 tygodni, w sumie nie więcej niż jeszcze w 4 częściach.

Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego

Od 26 kwietnia 2023 r. zmieniły się również zasady udzielania urlopu rodzicielskiego. Z urlopu rodzicielskiego będzie można skorzystać jednorazowo lub maksymalnie w 5 częściach do końca roku kalendarzowego po ukończeniu przez dziecko 6 roku życia. Zatem będzie można go podzielić na więcej części w stosunku do poprzednio obowiązujących 4 części, przy czym, tak jak łączny wymiar urlopu, tak i limit 5 części dotyczy obojga rodziców.

Przykład

Pani Edyta skorzystała z 20 tygodni urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a potem kolejno 3-krotnie wykorzystała po 3 tygodnie urlopu rodzicielskiego. Łącznie wykorzystała 29 tygodni urlopu. Z reszty urlopu rodzicielskiego w wymiarze 6 tygodni, bezpośrednio po urlopie pani Edyty i kolejnych 6 tygodni po 3-tygodniowym urlopie wypoczynkowym, chciałby skorzystać pracownik – ojciec dziecka. W związku z tym, że 29 tygodni w 4 częściach urlopu rodzicielskiego wykorzystała matka dziecka, do wykorzystania pozostała już tylko jedna część urlopu. Zatem jeśli z całej pozostałej części urlopu chce skorzystać pracownik – ojciec dziecka, musi wykorzystać on tę pozostałą 12-tygodniową część jednorazowo w całości.

Wraz z wejściem nowych przepisów liczba wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego nie pomniejsza już liczby części przysługującego pracownikowi urlopu wychowawczego.

Nowe przepisy wprowadziły indywidualne prawo do urlopu rodzicielskiego. Każdy z rodziców, w tym ojciec dziecka, będzie mógł skorzystać z urlopu rodzicielskiego niezależnie, gdyż przepisy uniezależniły prawo do urlopu ojca od urlopu matki, w tym od pozostawania matki dziecka w dniu porodu w zatrudnieniu/ubezpieczeniu chorobowym.

Przykład

Pan Adam – ojciec dziecka zamierza skorzystać z urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po jego urodzeniu się. Pracownik ma prawo do skorzystania z urlopu rodzicielskiego w dowolnym terminie do końca roku, w którym dziecko ukończy 6 lat, w tym także w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego przez pracownicę – matkę dziecka. Pan Adam ma także prawo do tego urlopu w sytuacji, gdy matka dziecka nie pozostaje w zatrudnieniu i nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, a także gdy nie pobiera zasiłku macierzyńskiego z innego tytułu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy zlecenia.

Rodzice mogą korzystać z urlopu rodzicielskiego w ramach przysługującego im wspólnego limitu 41/43 tygodni w dowolnych częściach i w dowolnym czasie, w tym również równolegle. W związku z tym, że urlop ojca został uniezależniony od urlopu i prawa do urlopu matki, pracownik może korzystać z urlopu rodzicielskiego nawet już w okresie urlopu macierzyńskiego matki, ale również w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego przez pracownicę – matkę dziecka. Istotne jedynie jest, by urlop obojga rodziców mieścił się w limicie im przysługującym i był wykorzystany w nie więcej niż 5 częściach.

Przykład

Pani Ewa złożyła wniosek o wykorzystanie urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim w wymiarze 21 tygodni. Pracownik – ojciec dziecka złożył wniosek o wykorzystanie urlopu rodzicielskiego w wymiarze 20 tygodni, rozpoczynając go w tym samym dniu co pani Ewa. W związku z tym pani Ewa i ojciec dziecka wykorzystają pełny przysługujący im łączny wymiar urlopu rodzicielskiego, korzystając z niego równolegle.

W stosunku do przepisów poprzednio obowiązujących zniesiono minimalną część urlopu rodzicielskiego, tj. 6 tygodni do wykorzystania bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a także minimalne 8-tygodniowe kolejne części. Oznacza to, że każdy z rodziców może skorzystać z urlopu rodzicielskiego w dowolnym terminie, w maksymalnie 5 częściach obejmujących pełne tygodnie lub dni, nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat.

Przykład

Pani Dorota korzysta z 20 tygodni urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Pracownik – ojciec dziecka planuje wykorzystać 15 dni urlopu rodzicielskiego w trakcie wykorzystywania urlopu rodzicielskiego przez panią Dorotę. Po wykorzystaniu urlopu przez matkę i ojca dziecka pozostanie jeszcze 18 tygodni i 6 dni urlopu rodzicielskiego do wykorzystania w maksymalnie 3 dowolnych częściach.

Likwidacji uległ również 16-tygodniowy maksymalny wymiar urlopu, który mógł być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu.

Przykład

Pani Agnieszka 26 kwietnia 2023 r. urodziła dziecko. W związku z tym będzie korzystała z urlopu macierzyńskiego w pełnym 20-tygodniowym wymiarze. Po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego pani Agnieszka chce wykorzystać tylko 6 tygodni urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a następnie wrócić do pracy. Pozostałą część urlopu 26 tygodni rodzicielskiego pani Agnieszka zamierza wykorzystać w terminie późniejszym. Zgodnie z nowymi przepisami pani Agnieszka będzie mogła wykorzystać pełne 26 tygodni urlopu rodzicielskiego w maksymalnie 4 dowolnych częściach. Dodatkowo 9 tygodni tego urlopu będzie mógł wykorzystać ojciec dziecka. Przed zmianą przepisów tylko 16 tygodni urlopu rodzicielskiego mogło być wykorzystane w terminie późniejszym, nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu.

Nowe przepisy zlikwidowały obowiązek składania tzw. „długiego wniosku” o urlop rodzicielski, który dotychczas był składany w terminie 21 dni po porodzie w celu skorzystania z urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim w pełnym wymiarze. W chwili obecnej w każdym przypadku urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika – rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.

Skutkuje to też tym, że urlop rodzicielski będzie indywidualnym prawem każdego z rodziców i w przypadku rezygnacji z urlopu nie będzie konieczne, aby drugi z rodziców przejął urlop, aby ten nie przepadł.

Urlop rodzicielski w okresie przejściowym

Pracownik, który w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, tj. 26 kwietnia 2023 r.:

1. korzysta z urlopu rodzicielskiego na podstawie tzw. długiego wniosku, ma prawo do skorzystania z urlopu w nowym wymiarze, ale na zasadach dotychczasowych, a zatem nadal na zasadach dla długiego wniosku składanego do 21 dni po porodzie,
2. korzysta z urlopu rodzicielskiego albo jego części udzielonego na podstawie tzw. odrębnego wniosku składanego w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem tego urlopu, będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego na dotychczasowych zasadach (będzie on nadal korzystał z urlopu rodzicielskiego na zasadach odrębnego wniosku w maksymalnie 4 częściach), ale w nowym wymiarze,
3. jest jeszcze uprawniony do wykorzystania urlopu rodzicielskiego w późniejszym terminie, tj. do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat, części urlopu rodzicielskiego udzielanej nie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim albo po poprzedniej części urlopu rodzicielskiego lub korzysta z tego urlopu, także będzie uprawniony do skorzystania z tego urlopu w nowym wyższym wymiarze.

Nowe przepisy obejmą zatem w niektórych przypadkach nawet dzieci urodzone w 2017 r., pod warunkiem że w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy pracownik będzie miał jeszcze prawo chociaż do części urlopu rodzicielskiego albo będzie w tym dniu z tego urlopu korzystał.

Przykład

Dziecko ukończyło 6 lat np. w lutym 2023 r., ale nie zakończył się jeszcze rok kalendarzowy, w którym ukończy ono 6 rok życia. Pan Jan w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy jest jeszcze uprawniony do urlopu rodzicielskiego na to dziecko w wymiarze 16 tygodni. W takim przypadku pan Jan może do końca 2023 r., poza 16-tygodniowym urlopem rodzicielskim, skorzystać także z części 9-tygodniowej urlopu rodzicielskiego dla drugiego rodzica lub z 16-tygodniowego urlopu może skorzystać matka dziecka, a pan Jan niezależnie od tego może skorzystać ze swojej 9-tygodniowej części urlopu rodzicielskiego.

Ponadto pracownik, który w okresie od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. 26 kwietnia 2023 r., miał prawo do urlopu rodzicielskiego albo jego części lub korzystał z urlopu rodzicielskiego albo jego części udzielonego na podstawie przepisów Kodeksu pracy w brzmieniu dotychczasowym, ma prawo do urlopu rodzicielskiego w wyższym o 9 tygodni wymiarze, przy czym:

• każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru ww. urlopu (41 albo 43 tygodni). Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodzica dziecka,
• skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika – rodzica dziecka urlopu, o którym mowa powyżej.

Oznacza to, że pracownicy, którym przysługiwało prawo do urlopu rodzicielskiego od 2 sierpnia 2022 r. do dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. 26 kwietnia 2023 r., mogą skorzystać z urlopu rodzicielskiego w nowym wymiarze. Daje to możliwość wykorzystania dodatkowych 9 tygodni urlopu rodzicielskiego pracownikom, którzy od 2 sierpnia 2023 r., a przed 26 kwietnia 2023 r., zakończyli urlop rodzicielski.

Przykład

Pani Danuta wykorzystała 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego z końcem listopada 2022 r. Pracownik – ojciec dziecka będzie mógł wykorzystać jeszcze 9 tygodni urlopu rodzicielskiego, które przysługują mu indywidualnie do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 rok życia.

Natomiast do pracownika – rodzica dziecka, który do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy złożył tzw. długi wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego albo jego części, a także wniosek odrębny, ale nie rozpoczął korzystania z tego urlopu w dniu wejścia w życie nowelizacji, tj. 26 kwietnia 2023 r., będą miały zastosowanie nowe przepisy. Jednakże:

1. pracodawca niezwłocznie musi zwrócić pracownikowi wniosek w celu jego zmiany,
2. pracownik w terminie 7 dni powinien złożyć nowy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego,
3. jeżeli pracownik nie złoży ponownie wniosku, będzie korzystał z urlopu zgodnie z wnioskiem złożonym przed dniem wejścia w życie nowelizacji, tj. odpowiednio na zasadzie dotychczasowego długiego wniosku lub w maksymalnie 4 częściach, w tym do wykorzystania w późniejszym terminie (nienastępującym po sobie), maksymalnie 16 tygodni.

Przykład

Pani Maria na dzień 26 kwietnia 2023 r. jest na urlopie macierzyńskim. Złożyła wcześniej tzw. długi wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim w pełnym wymiarze, a zatem na dzień 26 kwietnia 2023 r. nie rozpoczęła jeszcze korzystania z niego. W takim przypadku będą miały do niej zastosowanie nowe przepisy, w tym podział urlopu na 5 części, bez tzw. długiego wniosku, jednak pracodawca niezwłocznie musi zwrócić pani Marii wniosek o urlop rodzicielski w celu jego zmiany i pracownica musi złożyć ponownie pracodawcy wniosek w terminie 7 dni. Jeżeli pracownica nie złoży ponownie wniosku, będzie korzystała z urlopu rodzicielskiego zgodnie z wnioskiem złożonym przed dniem wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, czyli jeśli złożyła długi wniosek, to na podstawie długiego wniosku, a jeśli złożyła wniosek odrębny/w częściach, to maksymalnie w 4 częściach.

Zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego

Według nowych przepisów za cały okres urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Także w każdym przypadku pracownikowi – drugiemu rodzicowi za okres nieprzenoszalnej 9-tygodniowej części urlopu będzie przysługiwał zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.

Również, jeżeli w dniu wejścia w życie nowych przepisów matce dziecka przysługiwał zasiłek macierzyński z ubezpieczenia emerytalno-rentowego, to ojciec dziecka będzie miał prawo do zasiłku macierzyńskiego przez okres 9 tygodni w wysokości 70%.

Pracownica może jednak złożyć wniosek o wypłatę zasiłku za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze (poza 9 tygodniami dla ojca) w terminie do 21 dni od dnia porodu i w takim przypadku zasiłek macierzyński za cały okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego będzie przysługiwał w wysokości 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.

Jeżeli jednak w pierwszym roku życia dziecka nie zostanie wykorzystany ani jeden dzień zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego, to wówczas zasiłek ten będzie przysługiwał w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku. Pracownikowi przysługuje jednorazowe wyrównanie pobranego zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego do wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku. Jednorazowe wyrównanie zasiłku macierzyńskiego następuje na wniosek ubezpieczonego.

Powyższe zasady dotyczą też przyjęcia dziecka na wychowanie i wystąpienia z wnioskiem w sprawie przysposobienia dziecka lub przyjęcia dziecka jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej).

Zasiłek macierzyński w okresie przejściowym

Ubezpieczonemu, który przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy złożył wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego, ale nie rozpoczął pobierania tego zasiłku w dniu wejścia w życie ustawy, przysługuje zasiłek na podstawie nowych przepisów.

Jednak w celu ustalenia prawa do zasiłku na nowych zasadach ubezpieczony powinien złożyć ponownie wniosek o ustalenie zasiłku w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Nowa wysokość przysługuje od dnia wejścia w życie nowych przepisów, tj. od dnia 26 kwietnia 2023 r. do końca urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego.

Jeżeli zatem ubezpieczony nie złoży ponownie wniosku, korzysta z zasiłku macierzyńskiego zgodnie z wnioskiem złożonym przed dniem wejścia w życie nowych przepisów (według starych zasad).

Przykład

Pracownik przed dniem wejścia w życie ustawy złożył wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego w wysokości 60% podstawy wymiaru zasiłku, ale nie rozpoczął jeszcze jego pobierania.

Wariant I. Złożył wniosek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy (czyli do 17 maja 2023 r.) o wypłatę zasiłku na nowych zasadach – otrzyma więc zasiłek w wysokości 70% podstawy wymiaru.

Wariant II. Nie złożył odpowiedniego wniosku lub złożył go po terminie. W tym przypadku zasiłek macierzyński nadal będzie wypłacany w wysokości 60% podstawy wymiaru.

Także ubezpieczony, który 26 kwietnia 2023 r. pobierał zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego, ma prawo do zasiłku macierzyńskiego w nowej wysokości, określonej w ustawie zmienianej. Jednak w celu ustalenia nowej wysokości zasiłku ubezpieczony powinien był złożyć wniosek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, tj. do 17 maja 2023 r. Zasiłek macierzyński w zmienionej wysokości przysługuje przez okres od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do końca okresu odpowiadającego okresowi urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego.

Jeżeli ubezpieczony nie złoży wniosku, nadal korzysta z zasiłku macierzyńskiego według dotychczasowych zasad.

Podstawa prawna:

art. 182^1a, art. 182^1c–182^1f, art. 183 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

art. 27–34, art. 39–40 ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

art. 30a, art. 31 ust. 2 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641).

Ewa Kowszun

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR, prowadzi własną firmę doradczą

Zmiany w zawieraniu i rozwiązywaniu terminowych umów o pracę od 26 kwietnia 2023 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy, która obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r., wprowadziła wiele zmian w zakresie zawierania i rozwiązywania terminowych umów o pracę. Zgodnie z nowymi przepisami dopuszczalny okres, na jaki może zostać zawarta z pracownikiem umowa na okres próbny, uzależniony jest od planowanego czasu trwania jego kolejnej umowy o pracę u tego pracodawcy. Nowością jest również obowiązek uzasadniania i konsultowania ze związkami zawodowymi wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony.

Ograniczenia w zakresie czasu trwania umowy na okres próbny

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy uzależniła długość umowy na okres próbny, jaka może zostać zawarta z pracownikiem, od tego, na podstawie jakiej umowy strony zamierzają kontynuować stosunek pracy. Zgodnie z nowymi przepisami umowę o pracę na okres próbny można zawrzeć na czas nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy,
• 3 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 12 miesięcy.

Strony mogą jednorazowo wydłużyć umowę o pracę na okres próbny nieprzekraczającą 1 miesiąca oraz 2 miesięcy, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc i jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Z uwagi na rodzaj pracy, nie może zostać natomiast wydłużona umowa na okres próbny zawarta na 3 miesiące.

Przepisy nie wskazują, co należy rozumieć przez rodzaj pracy uzasadniający przedłużenie umowy. Należy przyjąć, iż uprawnienie to dotyczy sytuacji, gdy pracownik zatrudniany jest przy pracach złożonych, wymagających dużego doświadczenia. To powoduje, że czas potrzebny na wdrożenie pracownika w nowe obowiązki, a następnie ocenę poziomu ich wykonywania, pozwalający na podjęcie decyzji o dalszym zatrudnieniu, jest znacznie dłuższy niż w przypadku innych stanowisk. Ocena, czy dany rodzaj pracy spełnia te kryteria, należy do pracodawcy.

WAŻNE! W umowie o pracę na okres próbny nieprzekraczający 1 miesiąca lub 2 miesięcy należy wskazać okres, na jaki strony po zakończeniu umowy na okres próbny mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony.

Nowe przepisy przewidują jeden wyjątek umożliwiający przedłużenie umowy na okres próbny, zawartej maksymalnie na 3 miesiące. Strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowa ta przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli takie wystąpią.

Przykład

Strony zawarły umowę na okres próbny 3 miesięcy. W umowie wskazano, że umowa przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności. Po miesiącu pracy pracownik uległ wypadkowi komunikacyjnemu i przez 2 miesiące przebywał na zwolnieniu lekarskim. Jego umowa przedłuży się o czas tej nieobecności.

Zgodnie z nowymi regulacjami ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne tylko, jeżeli pracownik będzie zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy. Nie ma już natomiast możliwości ponownego zatrudnienia pracownika na okres próbny w celu wykonywania przez niego tego samego rodzaju pracy po 3 latach od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę.

Umowy, które były zawarte przed dniem wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, tj. przed 26 kwietnia 2023 r., są kontynuowane na zasadach obowiązujących w dniu ich zawarcia. Zakaz ponownego zawierania umów o pracę na okres próbny po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę, jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy, dotyczy również przypadków, gdy poprzednie zatrudnienie pracownika na okres próbny miało miejsce przed dniem wejścia w życie nowych przepisów.

Zmiany w rozwiązywaniu umów na czas określony

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła zmiany w zasadach rozwiązywania umów na czas określony. Pracodawca, chcąc wypowiedzieć taką umowę, ma obowiązek wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie tego stosunku pracy oraz skonsultować zamiar jego wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową. Sposób realizacji tych obowiązków jest taki sam jak w przypadku wypowiadania umów zawartych na czas nieokreślony.

Dotychczas obowiązki te dotyczyły jedynie wypowiadania umów zawartych na czas nieokreślony, a w odniesieniu do umów zawartych na czas określony, tylko w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

WAŻNE! Zgodnie z nowymi regulacjami w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony należy wskazać przyczynę uzasadniającą to wypowiedzenie (art. 30 § 4 Kodeksu pracy).

Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek zawiadomienia na piśmie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy na czas określony, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy (art. 38 § 1 Kodeksu pracy).

Procedura konsultacji związkowej zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony jest identyczna jak w przypadku umów na czas nieokreślony:

Krok 1. Pracodawca mający zamiar dokonać wypowiedzenia umowy o pracę powinien przesłać do działających u niego zakładowych organizacji związkowych zapytanie, czy pracownik korzysta z ochrony organizacji związkowej.

Krok 2. Jeżeli związki zawodowe poinformują pracodawcę, że pracownik nie korzysta z ich ochrony, albo w terminie 5 dni nie udzielą żadnej odpowiedzi, pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę.

Krok 3. W przypadku gdy organizacja związkowa poinformuje pracodawcę, iż wskazany przez niego pracownik jest objęty jej ochroną, pracodawca ma obowiązek skonsultowania z tą organizacją zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. W tym celu przekazuje organizacji związkowej pismo informujące o takim zamiarze, zawierające uzasadnienie swojej decyzji (wskazanie przyczyn uzasadniających wypowiedzenie).

Krok 4. Organizacja związkowa ma 5 dni na ewentualne zgłoszenie zastrzeżeń do zamiaru dokonania wypowiedzenia.

Krok 5. W przypadku gdy organizacja związkowa poinformuje pracodawcę, iż nie zgłasza zastrzeżeń albo nie udzieli żadnej odpowiedzi, pracodawca dokonuje planowanego wypowiedzenia umowy o pracę.

Krok 6. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń pracodawca, przed dokonaniem wypowiedzenia, powinien rozważyć argumenty związków zawodowych. Pracodawca nie jest jednak związany stanowiskiem związków zawodowych i może dokonać wypowiedzenia umowy o pracę pomimo zgłoszenia przez nie sprzeciwu.

Zmianie uległ również katalog roszczeń, z jakimi może wystąpić do sądu pracy pracownik, z którym w sposób nieuzasadniony lub z naruszeniem prawa została rozwiązana umowa na czas określony. Na podstawie nowych przepisów, w przypadku ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, sąd pracy – stosownie do żądania pracownika – będzie orzekał o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowaniu (art. 45 § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli przed wydaniem orzeczenia upłynie termin, do którego umowa o pracę zawarta na czas określony miała trwać, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, pracownikowi będzie przysługiwało wyłącznie odszkodowanie. Dotychczas pracownikowi w takim przypadku przysługiwało jedynie prawo do odszkodowania.

WAŻNE! W razie ustalenia, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony jest nieuzasadnione lub narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o uznanie bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach albo o odszkodowanie.

Pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy, będzie przysługiwało wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, nie więcej jednak niż za 2 miesiące, a gdy okres wypowiedzenia wynosił 3 miesiące – nie więcej niż za 1 miesiąc.

Jeżeli umowę o pracę rozwiązano z pracownikiem w okresie ochrony przedemerytalnej, albo z pracownicą w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego lub od dnia złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu, wynagrodzenie będzie przysługiwało za cały czas pozostawania bez pracy. Dotyczy to także przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę podlega ograniczeniu z mocy przepisu szczególnego (art. 47 Kodeksu pracy). W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony, której termin, do którego umowa miała trwać, upłynął przed wydaniem orzeczenia przez sąd pracy, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, odszkodowanie będzie przysługiwało w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres 3 miesięcy (art. 471 Kodeksu pracy).

Do umów o pracę na czas określony trwających w dniu wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, tj. 26 kwietnia 2023 r., które przed tym dniem zostały wypowiedziane, stosuje się przepisy dotychczasowe. Do postępowań dotyczących odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony stosuje się przepisy dotychczasowe, jeżeli umowy te zostały wypowiedziane przed dniem wejścia w życie nowych regulacji. Oznacza to, że w przypadku gdy pracodawca wypowiedział umowę o pracę przed 26 kwietnia br., okres wypowiedzenia biegnie i nie wymaga uzupełnienia o wskazanie przyczyn uzasadniających wypowiedzenie ani przeprowadzenia konsultacji związkowej. Natomiast w przypadku odwołania do sądu pracy pracownikowi będzie przysługiwało co do zasady jedynie roszczenie o odszkodowanie.

Nie zmieniają się natomiast limity czasowe zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony. Nadal długość takiego zatrudnienia nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba umów na czas określony nie może być większa niż 3.

Takie same jak dotychczas pozostają również okresy wypowiedzenia umowy na czas określony. Okres wypowiedzenia w tym przypadku jest uzależniony od czasu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub warunków pracy

Kolejną zmianą w zakresie zatrudniania pracowników na podstawie umów na czas określony jest możliwość wnioskowania pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy (np. zmianę stanowiska lub zakresu obowiązków) lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Uprawnienie to nie dotyczy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny (art. 293 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić taki wniosek pracownika (art. 293 § 2 Kodeksu pracy).

W tym przypadku do 6-miesięcznego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpi na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na taki wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego otrzymania. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o przyczynie odmowy (art. 293 § 3 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracownik był zatrudniony w zakładzie pracy na podstawie umowy na okres próbny zawartej na okres 3 miesięcy. Po jej zakończeniu strony zawarły umowę na czas określony 12 miesięcy. Po 4 miesiącach pracy na podstawie tej umowy (łącznie po 7 miesiącach od zatrudnienia u tego pracodawcy) pracownik złożył wniosek o zatrudnienie na podstawie umowy na czas nieokreślony. W takim przypadku pracodawca powinien ocenić, czy istnieje po jego stronie możliwość i potrzeba zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony. Jeśli tak, powinien uwzględnić wniosek pracownika.

Podstawa prawna:

art. 25, art. 293, art. 30 § 4, art. 38 § 1, art. 45 § 1, art. 471 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

art. 24, art. 25 ustawy z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641).

Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki

W czerwcu 2023 r. pracownicy powinni przepracować 168 godzin

W czerwcu 2023 r. przypada 1 dzień ustawowo wolny od pracy (8 czerwca – Boże Ciało), a wymiar czasu pracy, który obowiązuje pracowników pełnoetatowych, to 168 godzin. Pracodawcy nie mają w tym miesiącu obowiązku oddawania żadnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zatem w przypadku święta przypadającego od poniedziałku do soboty należy obniżyć wymiar godzin pracy w danym okresie rozliczeniowym o 8 godzin (art. 130 Kodeksu pracy).

Zgodnie z ustawą o dniach wolnych od pracy w czerwcu 2023 r. przypada 1 dzień wolny od pracy (8 czerwca – Boże Ciało).

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

Krok 1. Mnożąc 40 godzin (tygodniowa norma czasu pracy) przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym.

Krok 2. Dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Krok 3. Odejmując od otrzymanej w ten sposób sumy godzin 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) za każde święto przypadające od poniedziałku do soboty w danym okresie rozliczeniowym.

Zatem wymiar czasu pracy w czerwcu 2023 r. obliczamy w następujący sposób:

Krok 1. Mnożymy liczbę godzin pracy w tygodniu (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym:

40 godzin × 4 tygodnie pracy (od 1 do 7 czerwca, od 8 do 14 czerwca, od 15 do 21 czerwca, od 22 do 28 czerwca) = 160 godzin.

Krok 2. Do liczby godzin w pełnych tygodniach dodajemy liczbę godzin przepracowanych w dniach „wystających” poza pełne tygodnie, które przypadają między poniedziałkiem a piątkiem, przy założeniu, że każdy dzień to 8 godzin:

160 godzin + 8 godzin × 2 dni „wystające”, przypadające od poniedziałku do piątku (będzie to 29 i 30 czerwca) = 176 godzin.

Krok 3. Od uzyskanej liczby godzin w miesiącu odejmujemy 8 godzin za święto przypadające w danym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do soboty:

176 godzin – 8 godzin × 1 dzień świąteczny przypadający od poniedziałku do soboty (Boże Ciało – 8 czerwca) = 168 godzin.

Wymiar czasu pracy w czerwcu 2023 r. wyniesie 168 godzin.

Dla pracowników zatrudnionych w mniejszym wymiarze czasu pracy niż pełny należy wyliczyć godziny do przepracowania proporcjonalnie. Przykładowo osoba zatrudniona na 1/2 etatu powinna w czerwcu mieć zaplanowane 84 godziny pracy (1/2 etatu × 168 godzin wymiaru etatu pełnoetatowca = 84 godziny).

Pracodawcy powinni więc w czerwcu 2023 r. zaplanować 168 godzin pracy. Nie mają też obowiązku oddawania żadnego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę, ponieważ Boże Ciało przypada w innym dniu niż sobota.

Podstawa prawna:

art. 128 § 3 pkt 2, art. 130 § 1–2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641),

art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1920).

Magdalena Sybilska-Bonicka

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, certyfikowany inspektor ochrony danych osobowych, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy

art. 17 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 165; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240),

§ 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (Dz.U. z 2023 r. poz. 317).

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy

II. WYNAGRODZENIA

Regulamin wynagradzania – zasady wprowadzania i przykładowe postanowienia

Regulamin wynagradzania tworzą obowiązkowo pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.

Obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania uzależniony jest od liczby pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Powinien on ustalać warunki:

• wynagradzania za pracę oraz
• przyznawania innych świadczeń związanych z pracą
• w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.

Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania jako źródło zasad wynagradzania oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą musi być ustalony przez pracodawcę, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, w którym byłyby unormowane reguły dotyczące kwestii wynagrodzeniowych. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może (na zasadzie dobrowolności) ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, ale nie jest to w jego przypadku obowiązkowe. Pracodawca zatrudniający zaś co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników powinien ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie.

Do liczby pracowników nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, od której zależy ewentualny obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania, włącza się wszystkich pracowników, bez względu na wymiar etatu, na jaki zostali zatrudnieni.

Spadek zatrudnienia poniżej 20 pracowników nie powoduje automatycznej utraty mocy obowiązującego u danego pracodawcy regulaminu wynagradzania. Pracodawca musi dodatkowo taki regulamin uchylić.

Objęcie pracowników układem zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym), ustalającym:

• warunki wynagradzania za pracę oraz
• przyznawania innych świadczeń związanych z pracą,
• w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę, jest przesłanką uchylenia regulaminu wynagradzania.

Co określa regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania jest podstawowym wewnątrzzakładowym źródłem przepisów z zakresu wynagradzania pracowników oraz innych świadczeń związanych z pracą.

To w nim wskazuje się rodzaje systemów wynagrodzenia (sposób ustalania wynagrodzenia za pracę w zależności od przyjętego miernika) obowiązujących na poszczególnych stanowiskach – w tym:

• czasowego (określonego stawką miesięczną lub godzinową),
• prowizyjnego (np. uzależnionego od wypracowanego przez pracownika obrotu),
• akordowego (np. uzależnionego od liczby wytworzonego towaru) albo
• mieszanego (np. czasowo-prowizyjnego).

Przykład

W regulaminie wynagradzania pracodawca ustalił, że:

1. Pracownicy zatrudnieni w X Sp. z o.o. na stanowiskach biurowych wynagradzani są stawką miesięczną wynagrodzenia zasadniczego określoną w umowie o pracę, zgodnie z zasadami ustalonymi w niniejszym Regulaminie.

2. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach produkcyjnych wynagradzani są stawką zasadniczą miesięczną oraz prowizją, określonymi w umowie o pracę – ustalanymi na zasadach ustalonych w niniejszym Regulaminie.

Takie postanowienia regulaminu wynagradzania są prawidłowe.

Regulamin wynagradzania określa najczęściej „widełki” wysokości wynagrodzenia, czyli minimalną i maksymalną wysokość tego wynagrodzenia, która może być przyznana pracownikowi zatrudnionemu na danym stanowisku czy w danej grupie stanowisk. Ten element nie jest jednak obowiązkowy, choć bardzo często stanowi składową treści regulaminu wynagradzania.

Przykład

Regulamin wynagradzania w przedsiębiorstwie Y określa: Wysokość wynagrodzenia – Specjalista ds. personalnych: 5000 – 7000 zł.

Taki zapis jest prawidłowy.

Poza systemem wynagradzania obowiązującym w danej firmie lub na poszczególnych stanowiskach oraz ewentualnymi „widełkami płacowymi” regulamin wynagradzania określa inne stosowane u pracodawcy dodatkowe składniki wynagradzania i świadczenia za pracę oraz zasady ich przyznawania i ustalania ich wysokości, np.:

• dodatki stażowe,
• dodatki funkcyjne,
• dodatki zadaniowe,
• premie,
• nagrody,
• nagrody jubileuszowe,
• świadczenia z tytułu podróży służbowych – jeśli są one bardziej korzystne dla pracownika niż wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów,
• należności z tytułu pracy w porze nocnej – jeśli są one bardziej korzystne dla pracownika niż wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów,
• należności z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych – jeśli są one bardziej korzystne dla pracownika niż wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów.

W regulaminie wynagradzania nie wskazuje się natomiast miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia – to bowiem ustala się w regulaminie pracy. Nie jest jednak błędem zapisanie również tych informacji w regulaminie wynagradzania, pod warunkiem że zostały one unormowane w regulaminie pracy, a zapisy regulaminu wynagradzania w tym zakresie jedynie te regulacje powtarzają.

WAŻNE! W regulaminie wynagradzania wprowadza się ewentualne zasady ustalania i wypłacania oraz obliczania wysokości premii lub nagród.

W praktyce dość często obok regulaminu wynagradzania pojawiają się niezależne regulaminy premiowania lub premiowania i nagradzania, w których pracodawca określa zasady ustalania i wypłacania tych dodatkowych elementów. Warto mieć świadomość, że nie ma żadnych przeciwwskazań do wprowadzenia takiego odrębnego od regulaminu wynagradzania źródła przepisów w tym zakresie, jednakże prawnie są one częścią składową regulaminu wynagradzania (choć wyrażoną w odrębnym dokumencie). W konsekwencji podlegają one dokładnie takim samym wymogom oraz procedurom ich wprowadzania czy zmiany, jak regulamin wynagradzania.

Przykład

Pracodawca zatrudniający 150 pracowników, u którego działa organizacja związkowa, posiada regulamin wynagradzania, którego treść uzgodniona była z tą organizacją. Od 2023 r. pracodawca postanowił ustanowić dla pracowników prawo do premii i ustalić zasady jej przyznawania i wypłacania w regulaminie premiowania, który wprowadził na podstawie własnej jednostronnej decyzji, bez dokonania wcześniejszych uzgodnień z organizacją związkową. Pracodawca twierdzi bowiem, że nie jest to regulamin wynagradzania (ten bowiem już w firmie obowiązuje), tylko odrębny akt prawny niepodlegający uzgodnieniom z działającą w firmie organizacją związkową. Takie twierdzenie jest jednak błędne. Regulamin premiowania, nawet jeśli jest odrębnym od regulaminu wynagradzania dokumentem, prawnie stanowi jego część składową – jego treścią są bowiem zasady „wynagradzania pracowników oraz przyznawania im innych świadczeń związanych z pracą.

Kogo dotyczy regulamin wynagradzania

Regulamin wynagradzania obejmuje wszystkich pracowników, bez względu na podstawę – zatrudnienia, a więc zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale też – powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Od tej zasady istnieją jednakże wyjątki.

Regulamin wynagradzania nie może bowiem określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, czyli:

• pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców,
• pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych

– art. 77² § 5 w zw. z art. 241²⁶ § 2 i art. 128 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy.

Warto jednak pamiętać, iż regulacja powyższa nie oznacza, że treść regulaminu wynagradzania nie może mieć w ogóle do tych grup pracowniczych zastosowania, lecz że w tym dokumencie nie mogą być unormowane jedynie charakterystyczne wyłącznie dla tych grup warunki wynagradzania (np. składniki).

Przykład

W regulaminie wynagradzania pracodawca ustalił premie kwartalne dla wszystkich pracowników uzależnione od liczby absencji w danym kwartale. Dodatkowo, pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy pracodawca przyznał premie roczne uzależnione od obrotu rocznego firmy. Ten drugi składnik powinien być dla pracowników zarządzających unormowany wyłącznie w ich umowach o pracę. Do pierwszego zaś będą mieli prawo na zasadach określonych dla wszystkich pracowników (a więc także i dla nich) w postanowieniach regulaminu wynagradzania – tak bowiem wynika również z obowiązujących ich umów o pracę.

Sąd Najwyższy w wyroku z 5 listopada 2020 r. (II PK 13/19) stwierdził, że:

SN Dodatkowe świadczenia pracownicze dla kadry zarządzającej nie mogą stanowić treści układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagrodzeń, jednak umowa o pracę z członkiem zarządu spółki kapitałowej może skutecznie odsyłać do postanowień układu zbiorowego pracy odnośnie do zwykłych uprawnień płacowych pracowniczych (przysługujących wszystkim na takich samych zasadach), które nie stanowią ponadprzeciętnych korzyści dla kadry kierowniczej – art. 241²⁶ § 2 k.p. i art. 77² § 5 k.p.

Co więcej, w regulaminie wynagradzania nie ustala się wyłącznie „warunków wynagradzania” pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. A co za tym idzie, regulamin ten może przewidywać dla tej grupy „inne świadczenia ze stosunku pracy” (np. odprawy) przyznawane na takich samych zasadach jak dla ogółu pracowników, a nawet na zasadach odrębnych.

W wyroku z 25 lipca 2018 r. (I PK 157/17) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN 1. Podmiotowe ograniczenie stosowania układu zakładowego (regulaminu wynagradzania) dotyczy tylko „warunków wynagradzania” osób zarządzających, w imieniu pracodawcy, zakładem pracy. Nie ma ono natomiast zastosowania do innych świadczeń związanych z pracą (przewidzianych np. w art. 92, 92¹ i 93 k.p.). Pojęcie warunków wynagradzania nie obejmuje natomiast warunków przyznawania odpraw emerytalnych.

2. Zasady wynagradzania w rozumieniu art. 241²⁶ § 2 k.p. nie obejmują odprawy emerytalnej. Tym samym zakładowy układ zbiorowy pracy (regulamin wynagradzania) może zawierać uregulowania dotyczące odpraw emerytalnych należnych osobom zarządzającym zakładem pracy, zakładowy układ zbiorowy (regulamin wynagradzania) może przyznawać tym osobom odprawy emerytalne wyższe od wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy (art. 92¹ k.p.).

Postanowieniami regulaminu wynagradzania nie mogą być ponadto objęci:

• członkowie korpusu służby cywilnej;
• pracownicy urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania;
• pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie wyboru, mianowania i powołania w urzędach marszałkowskich, starostwach powiatowych, urzędach gminy, biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego, biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego;
• sędziowie, asesorzy sądowi i prokuratorzy.

Regulamin wynagradzania w relacji do przepisów prawa pracy

Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Nie oznacza to, że nie mogą kształtować uprawnień pracowniczych w inny sposób niż te przepisy, lecz jedynie w sposób mniej od tych źródeł korzystny. Nie ma zaś prawnych przeciwwskazań ku temu, aby indywidualne umowy o pracę normowały prawa pracowników w sposób bardziej dla nich korzystny niż regulamin wynagradzania – w takim przypadku pracodawca nie może powoływać się na niezgodność tych postanowień z regulaminem wynagradzania.

Przykład

Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracownicy zatrudnieni na stanowisku młodszego konsultanta mają prawo do wynagrodzenia zasadniczego w miesięcznej stawce mieszczącej się w zakresie od 3900 zł do 4750 zł. Jeden z pracowników zatrudnionych na tym stanowisku w umowie o pracę ma ukształtowane wynagrodzenie zasadnicze na poziomie 5000 zł (tak bowiem zostało ustalone na rozmowie kwalifikacyjnej). Pracodawca po przepracowaniu przez pracownika pierwszego miesiąca wypłacił mu stawkę maksymalną wynikającą ze stawek regulaminowych twierdząc, że zgodnie z regulaminem, nie może wypłacić mu stawki ustanowionej w umowie. Postępowanie pracodawcy jest niedopuszczalne. Umowa o pracę nie może kształtować wynagrodzenia pracownika mniej korzystnie, niż to wynika z regulaminu wynagradzania, ale bardziej korzystnie – tak.

Procedury ustalania regulaminu wynagradzania

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli jednak u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia regulamin wynagradzania z tą organizacją. W razie funkcjonowania dwóch lub więcej organizacji związkowych wprowadzenie regulaminu wynagradzania wymaga dokonania uzgodnień z tymi organizacjami albo z organizacjami reprezentatywnymi. W przypadku, gdyby organizacje związkowe w terminie 30 dni od przekazania im przez pracodawcę dokumentu do uzgodnienia nie uzgodniły w tym zakresie wspólnego stanowiska, decyzję o wprowadzeniu regulaminu wynagradzania podejmuje pracodawca sam po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Tak wprowadzony regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 15 stycznia 2020 r. (III PK 206/18) stwierdził, że:

SN 1. Wiążąca moc wprowadzanych postanowień regulaminu wynagradzania (…) zależy od dochowania przez pracodawcę procedury uzgodnienia ich treści z organizacją związkową/organizacjami związkowymi, zgodnie z art. 77² § 4 k.p. i art. 30 ust. 4 i 5 – w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. – ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.) oraz od podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 k.p.).

2. Wprowadzenie przez pracodawcę postanowień regulaminu może zablokować jedynie wspólnie uzgodnione stanowisko negatywne organizacji związkowych, reprezentatywnych w rozumieniu art. 24125a k.p., zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy.

Wprowadzenie regulaminu wynagradzania nie powoduje „automatycznie” zmian w zakresie indywidualnych stosunków pracy. Tak jest jedynie w przypadku postanowień regulaminowych bardziej dla pracowników korzystnych od tych, które wynikają z umów o pracę – one faktycznie zaczynają obowiązywać z automatu po wejściu regulaminu w życie. Postanowienia regulaminu wynagradzania mniej dla pracowników korzystne niż dotychczas obowiązujące ich warunki umowne wymagają zaś wręczenia pracownikom w tym zakresie wypowiedzeń zmieniających.

Identycznym regułom, jak powyższe, jeśli chodzi o procedurę wprowadzania regulaminu wynagradzania – podlega zmiana regulaminu wynagradzania.

Podstawa prawna:

art. 9 § 3, art. 772, art. 128 § 2 pkt 2, art. 239 § 3, art. 24112 § 2, art. 24113 oraz art. 24126 § 2 Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 641);

art. 30 ust. 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 854).

Monika Wacikowska

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy pracodawca może pozbawić pracownika wynagrodzenia w razie powstrzymania się od pracy

PROBLEM

Grupa 3 pracowników zarzuciła nam, że warunki ich pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla ich zdrowia, w związku z czym powstrzymują się od wykonywania pracy. Kto jest uprawniony do oceny charakteru zagrożenia uzasadniającego powstrzymanie się od pracy? Czy mamy prawo kwestionować zasadność skorzystania z tego uprawnienia przez pracowników i pozbawić ich prawa do wynagrodzenia za ten czas? Jeżeli pracownik, którego pozbawimy prawa do wynagrodzenia, w tych okolicznościach złoży skargę do PIP, to czy inspektor będzie mógł wydać nakaz płacowy zobowiązujący nas do wypłaty tego wynagrodzenia? – pyta Czytelniczka z Piły.