Podróże służbowe - rozliczanie

Stan prawny na 11 października 2011 r.

Rozliczanie krajowych podróży służbowych

Pracownik udający się w podróż służbową powinien otrzymać polecenie wyjazdu od pracodawcy. W praktyce przyjęło się, że polecenie to wydaje się na podstawie druku polecenia wyjazdu służbowego. Przepisy prawa pracy nie określają wzoru takiego dokumentu, nie precyzują także informacji, jakie powinny być w nim zawarte. Jednak w praktyce stosowany jest wzór, który składa się z dwóch stron. Strona pierwsza to "Polecenie wyjazdu służbowego", natomiast druga strona to "Rachunek kosztów podróży". Przyjmuje się, że polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać co najmniej:

w dane osoby delegowanej (imię i nazwisko),

w cel podróży (określenie zadania do wykonania),

w miejscowość oddelegowania,

w termin rozpoczęcia podróży i termin jej zakończenia,

w rodzaj środka transportu, którym będzie się poruszał delegowany pracownik,

w podpis osoby zlecającej wyjazd służbowy (tj. podpis kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego upoważnionej).

Brak powyższych danych bądź podpisu osoby zlecającej może spowodować, że dany wyjazd nie zostanie uznany za podróż służbową. Należy podkreślić, że wyłącznie pracodawca określa i wyznacza termin oraz miejsce podróży, miejscowość jej rozpoczęcia i zakończenia, a także zakres czynności, które pracownik powinien wykonać w związku z danym wyjazdem. Wydane przez pracodawcę polecenie wyjazdu służbowego powoduje, że pracownik ma obowiązek odbycia podróży służbowej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę. Odmowa wyjazdu służbowego może spowodować wyciągnięcie konsekwencji wobec pracownika. Obowiązek ten nie dotyczy: