Obliczanie wynagrodzenia za pracę za część miesiąca – zasady postępowania

Osoby zajmujące się zagadnieniami z obszaru kadr i płac bardzo często spotykają się z koniecznością uwzględniania przy rozliczeniach płacowych nieobecności pracowników w pracy. Wymuszają one dokonywanie odpowiednich przeliczeń, których celem jest przede wszystkim właściwe ustalenie kwoty wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Wybór prawidłowego schematu obliczeniowego uzależniony jest od rodzaju nieobecności pracownika. Absencje uprawniające do świadczeń chorobowych wymagają zastosowania przy wyliczeniach stałego dzielnika w postaci liczby 30. Przy nieobecnościach niepłatnych dzielnikiem winna być liczba godzin, do wypracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy wyznaczonym na podstawie art. 130 Kodeksu pracy.

Niekiedy kalkulacje wynagrodzenia bywają skomplikowane, szczególnie w sytuacji, gdy w trakcie jednego miesiąca u danego zatrudnionego wystąpiły zarówno absencje, za czas których pracownik jest uprawniony do świadczeń (np. chorobowych czy urlopowych), jak i te, za które nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (np. urlop bezpłatny bądź wychowawczy). Wyliczenia komplikują dodatkowo także przypadki, kiedy nieobecnościom towarzyszy podwyżka lub obniżka płacy.

Dwa główne schematy obliczeniowe

Sporządzanie list płac pracowników ze stałą płacą, którzy z różnych przyczyn nie pracowali przez część miesiąca, wymaga m.in. odpowiedniego zastosowania § 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie z 29 maja 1996 r.). Istotę ww. regulacji prezentuje poniższa tabela.

Tabela 1. Metody kalkulowania wynagrodzenia określonego w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca

Zdarza się, że pracownik w jednym miesiącu ma kilka rodzajów absencji w pracy. W takim przypadku, podmiot zatrudniający musi posłużyć się obliczeniami właściwymi dla danego rodzaju nieobecności.

W odniesieniu do pracowników opłacanych stawką godzinową, wyliczenie wynagrodzenia za pracę polega na pomnożeniu liczby faktycznie przepracowanych w danym miesiącu godzin przez ustaloną w umowie stawkę. Nie ma więc w ich przypadku potrzeby dokonywania przeliczeń, o których mowa w § 11 i § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. Analogicznie należy postąpić z pracownikami opłacanymi w systemie prowizyjnym bądź akordowym.

Wynagrodzenie za pracę przy chorobie trwającej przez 30 dni

Gdy pracownik w 31-dniowym miesiącu przepracuje tylko 1 dzień, a przez resztę czasu jest niezdolny do pracy z powodu choroby, wówczas musi otrzymać zapłatę za przepracowany faktycznie czas. Za pracę wykonaną przysługuje bowiem wynagrodzenie (art. 80 Kodeksu pracy). 

Pensję za 1 dzień pracy w miesiącu, w którym niedyspozycja zdrowotna trwała 30 dni, należy ustalić (posiłkując się przepisem § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.) w następujący sposób:

Krok 1. Podzielić kwotę wynagrodzenia pracownika określonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu;

Krok 2. pomnożyć tak ustaloną stawkę godzinową (zaokrągloną do 2 miejsc po przecinku) przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w tym jednym przepracowanym w danym miesiącu dniu.

Takie stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy w piśmie nr GPP-87-4560-64/09/PE/RP.

Absencja w okresie wyczekiwania na prawo do świadczeń chorobowych

Często zdarza się, że pracownik zachoruje zanim jeszcze nabędzie prawo do świadczeń chorobowych. Chodzi o sytuacje, w których niedyspozycja zdrowotna występuje w tzw. okresie wyczekiwania (30-dniowym), który uznawany jest za czas nieobecności usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia (chyba że wewnątrzzakładowe przepisy w tym zakresie są korzystniejsze dla pracownika). W takich okolicznościach:

• nie ma podstaw do stosowania § 11 ani § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r., gdyż pierwsza z przytoczonych regulacji wskazuje sposób wyliczania płacy za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał określone świadczenie chorobowe, zaś drugi przepis – jak wynika wyraźnie z jego brzmienia – stosować powinniśmy w przypadku nieobecności w pracy z innych przyczyn niż choroba;
• skalkulowanie określonego miesięczną stawką wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca powinno sprowadzać się do:
• podzielenia miesięcznej stawki płacy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (tj. nominalny czas pracy);
• pomnożenia otrzymanego wyniku przez liczbę godzin przepracowanych w tym miesiącu.

Powyższe potwierdza chociażby stanowisko resortu pracy z 21 października 2011 r. w sprawie wynagrodzenia za część miesiąca, w którym pracownik był niezdolny do pracy, ale za ten okres nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego.

Pomniejszanie wynagrodzenia przy zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownik ma prawo w ciągu roku kalendarzowego do zwolnienia od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, na okoliczność działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna jego natychmiastowa obecność (art. 148¹ Kodeksu pracy). To nowe uprawnienie wprowadzono w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, która obowiązuje od 26 kwietnia 2023 r.

Za czas takiej absencji przysługuje należność w wysokości połowy wynagrodzenia, przy wyznaczaniu którego stosuje się zasady obowiązujące przy kalkulowaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki pensji ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (§ 5 ust. 1 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.).

Z uwagi na fakt, iż za omawiany czas wolny przysługuje tylko 50% wynagrodzenia, to gdy korzysta z niego pracownik otrzymujący stałą pensję, konieczne jest odpowiednie pomniejszenie płacy określonej w stawce miesięcznej. Przy tym pomniejszeniu należy postępować zgodnie z wytycznymi zawartymi w § 12 rozporządzenia z 29 maja 1996 r.

Zmiana warunków płacowych w trakcie nieobecności

Jeśli pracownik w trakcie miesiąca miał zmienione warunki płacowe i przez pewien czas był nieobecny w pracy, wówczas pracodawca w celu skalkulowania wynagrodzenia o charakterze stałym za przepracowaną część miesiąca powinien:

• obliczyć kwotę płacy brutto przysługującej za okres przed i po obniżce/podwyżce pensji oraz
• odpowiednio pomniejszyć wynagrodzenie za dni absencji.

Co ważne, za podstawę do wyliczenia pomniejszenia pensji należy przyjmować kwotę pełnej, miesięcznej stawki płacy (wskazanej np. w umowie o pracę) obowiązującej w okresie/okresach trwania konkretnej absencji.

W rezultacie, przykładowo w razie wystąpienia niezdolności do pracy z powodu choroby w miesiącu, w którym miało miejsce podwyższenie pracownikowi stałej płacy, wynagrodzenie za przepracowane dni ustala się poprzez:

Krok 1. podzielenie miesięcznej stawki pensji obowiązującej przed podwyżką przez 30 (bez względu na to, ile dni ma dany miesiąc kalendarzowy),

Krok 2. pomnożenie otrzymanej kwoty przez liczbę dni choroby obejmującej okres przed podwyżką,

Krok 3. podzielenie miesięcznej zmienionej stawki pensji przez 30,

Krok 4. pomnożenie otrzymanej kwoty przez liczbę dni choroby obejmującej okres po zmianie warunków płacowych,

Krok 5. odjęcie kwoty obliczonej w Kroku 2 i Kroku 4 od sumy wynagrodzenia należnego za okres przed i po podwyżce.

Choroba przypadająca wyłącznie na dni wolne od pracy

Przy dokonywaniu rozliczeń płacowych pojawia się wątpliwość w kwestii tego, czy pomniejszać wynagrodzenie określone w stałej wysokości w przypadkach, w których pracownik mimo przebywania na zwolnieniu lekarskim, przepracował wszystkie dni robocze danego miesiąca. Z takim stanem rzeczy możemy mieć do czynienia przykładowo, gdy pracownik:

• pracuje w każdym tygodniu od poniedziałku do piątku, a jego niedyspozycja zdrowotna przypadała jedynie na weekend lub święta,
• zatrudniony jest w systemie równoważnym i chorował w danym miesiącu wyłącznie w dni oznaczone w harmonogramie czasu pracy jako wolne od pracy.

W opisanych okolicznościach nie ma podstaw do pomniejszania pensji za pracę i ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Wynika to z tego, że pracownikowi mimo zwolnienia lekarskiego, udaje się wypracować wszystkie roboczogodziny. Słuszność takiego przekonania potwierdza stanowisko resortu pracy z 7 listopada 2013 r., w którym stwierdzono, że: (…) zwrot „przepracowana część miesiąca” należy utożsamiać z sytuacją, w której pracownik przepracował tylko część obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu z powodu korzystania ze zwolnienia lekarskiego. Zdaniem Departamentu powołany wyżej przepis § 11 ust. 1 rozporządzenia nie obejmuje zatem sytuacji, gdy pracownik wprawdzie był nieobecny w pracy z powodu choroby przez część miesiąca, ale mimo to przepracował w tym miesiącu pełny wymiar czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W tej sytuacji pracownikowi przysługuje, zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy, wynagrodzenie za cały miesięczny wymiar czasu pracy, tj. pełne wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej.

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, zajmujący się od wielu lat prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej