Podstawowe zagadnienia inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest niezwykle ważnym elementem zarządzania majątkiem szkoły oraz prowadzenia rachunkowości. W zależności od rodzaju (charakteru) majątku stosuje się różne metody inwentaryzacji. Ze względu na możliwości wyboru, jakie dają przepisy prawa w tym zakresie, a także różnice w organizacji poszczególnych szkół i strukturze majątku, procedury inwentaryzacyjne muszą zostać opracowane indywidualnie w każdej jednostce. W tym rozdziale omówione zostaną cele inwentaryzacji, metody jej przeprowadzania oraz elementy, jakie powinna zawierać prawidłowo sporządzona instrukcja inwentaryzacyjna, i sposób jej wprowadzania.

1. Istota i rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja to ogół czynności polegających na okresowym ustaleniu lub sprawdzeniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównaniu go ze stanem ewidencyjnym oraz ustaleniu różnic pomiędzy tymi stanami.

Ostatecznym celem inwentaryzacji jest:

● doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

● rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

● dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki,

● przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

ZAPAMIĘTAJ!

Generalnie inwentaryzacja przeprowadzana jest po to, aby ustalić faktyczny stan majątku szkoły oraz doprowadzić stan wykazany w księgach inwentarzowych i rachunkowych do rzeczywistego stanu.

Ze względu na powód przeprowadzenia inwentaryzacji wyróżnia się jej trzy rodzaje, które występują również w jednostkach oświatowych, tj. inwentaryzację okresową, która jest podstawowym rodzajem inwentaryzacji, doraźną - przeprowadzaną w określonych sytuacjach i zdawczo-odbiorczą - związaną z przekazywaniem mienia pomiędzy pracownikami.

SCHEMAT 1. Rodzaje inwentaryzacji

1.1. Inwentaryzacja okresowa

Jest to inwentaryzacja wynikająca z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), przeprowadzana co pewien określony odstęp czasu (określony w przepisach - patrz tabela 1). Oznacza to, że dyrektor szkoły jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji określonych składników majątku szkoły w terminach wskazanych w uor. Niewykonanie tego obowiązku skutkuje odpowiedzialnością karną (z tytułu naruszenia przepisów uor) oraz odpowiedzialnością dyscyplinarną, bowiem nieprzeprowadzenie inwentaryzacji jest również naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.