Rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych (w przykładach)

Jak zaznaczono na początku niniejszego opracowania, nadrzędnym celem inwentaryzacji jest doprowadzenie stanów majątku wykazanych w księgach rachunkowych do zgodnych z rzeczywistym stanem majątku. Aby to zrobić, należy nie tylko stwierdzić stan faktyczny, lecz także porównać go z tym wykazanym w księgach oraz wskazać i nanieść na odpowiednie konta różnice i przyczyny ich powstania. Tak więc rozliczenie różnic wykazanych podczas inwentaryzacji jest kluczowym aspektem jej przeprowadzenia. Poniżej przedstawiono na przykładach rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych dotyczących poszczególnych rodzajów majątku w szkole.

1. Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych i zasady ich ewidencjonowania

Po porównaniu stanu faktycznego majątku ustalonego w toku inwentaryzacji ze stanem księgowym mogą wystąpić różnice w poszczególnych składnikach majątku.

Różnice te mogą mieć charakter niedoborów lub nadwyżek.

O niedoborach mówimy wtedy, kiedy stan rzeczywisty majątku jest mniejszy od stanu, jaki wskazują księgi rachunkowe. Nadwyżki występują w sytuacji przeciwnej - kiedy stwierdzony stan faktyczny majątku jest większy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.

Przyczyną nadwyżek są najczęściej błędy w dokumentowaniu lub ewidencjonowaniu zdarzeń związanych z przychodem majątku, takie jak np.:

● niesporządzenie odpowiednich dokumentów związanych z przychodem mienia,

● przyjęcie nieodpłatnie składników mienia, do których nie zostały przekazane odpowiednie dokumenty, np. PT (protokół przekazania - przejęcia środka trwałego),

● niezaewidencjonowanie lub błędne zaewidencjonowanie dokumentów związanych z przyjęciem (najczęściej nieodpłatnym) mienia do jednostki,

● niezawiadomienie przez pracowników odpowiednich osób o przychodzie majątku (np. w przypadku zakupienia majątku przez rodziców danej klasy).

Niedobory w majątku można podzielić na dwa rodzaje:

1) niezawinione, czyli takie, które stanowią koszty lub straty szkoły i za które nikt nie ponosi odpowiedzialności,