Organizacja inwentaryzacji w szkole

Inwentaryzacja jest złożonym i czasochłonnym procesem, który wymaga wykonania wielu czynności. Przebieg inwentaryzacji można ogólnie zobrazować w kilku krokach:

Krok 1. Wniosek głównego księgowego do dyrektora szkoły o zarządzenie inwentaryzacji okresowej.

Krok 2. Zarządzenie dyrektora szkoły o przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Krok 3. Określenie harmonogramu (planu) prac inwentaryzacyjnych.

Krok 4. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej.

Krok 5. Szkolenie komisji inwentaryzacyjnej.

Krok 6. Przeprowadzenie właściwych prac inwentaryzacyjnych, tj. dokonanie spisu z natury, potwierdzenia sald, weryfikacji sald i ich udokumentowanie.

Krok 7. Wycena zinwentaryzowanego majątku (wycena arkuszy spisu z natury).

Krok 8. Powiązanie danych wynikających z dokumentów inwentaryzacyjnych z danymi ujętymi w księgach rachunkowych - ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.

Krok 9. Wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych.

Krok 10. Ostateczne sporządzenie i skompletowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Krok 11. Rozliczenie (zaksięgowanie) różnic inwentaryzacyjnych.

Poniżej omówiono czynności kluczowe z punktu widzenia właściwej organizacji procesu inwentaryzacji w każdej szkole.

1. Zarządzenie dyrektora szkoły

Inwentaryzacja w szkole rozpoczyna się od podjęcia decyzji o jej przeprowadzeniu. Osobą odpowiedzialną za wykonanie tego obowiązku jest dyrektor szkoły i to on podejmuje tę decyzję w drodze zarządzenia. Ze względu jednak na szczególną rolę przypisaną w jednostkach finansów publicznych głównemu księgowemu, często zarządzenie inwentaryzacji następuje na jego wniosek.

WZÓR 1. Wniosek o przeprowadzenie inwentaryzacji

Zarządzając inwentaryzację, dyrektor przede wszystkim wskazuje czas jej trwania, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów (inwentaryzacja nie może więc trwać np. do końca lutego następnego roku, gdyż zgodnie z przepisami do 15 stycznia musi zostać rozliczona). Jeśli w jednostce nie działa stała komisja inwentaryzacyjna (jest to możliwe do zastosowania rozwiązanie), często w zarządzeniu o inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną.