Jak uniknąć zarzutu niewłaściwego obciążania kosztami

Nasze przedszkole (zakład budżetowy) w trakcie kontroli otrzymało zarzut niewłaściwego obciążania kosztami poszczególnych miesięcy. Chodzi głównie o koszty ponoszone z tytułu energii, gazu i za rozmowy telefoniczne. Według kontrolującego, powinniśmy dzielić kwotę z faktury proporcjonalnie do zużycia w poszczególnych miesiącach, a nie ujmować pod datą wpływu. Nie byłoby z tym kłopotu, gdyby nie fakt, że faktury z powyższych tytułów wpływają do naszej jednostki po 20 następnego miesiąca. W jaki sposób powinna przebiegać wówczas ewidencja księgowa? Do którego segregatora włożyć fakturę, jeżeli dotyczy ona np. 3 okresów? Nadmieniam, że miesiące poprzednie najczęściej do 15 mam uzgodnione.