Ewidencja aktywów zakupionych i przekazanych/otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia

Jednostka, która dokonuje zakupów w ramach centralnego zaopatrzenia, nie może ujmować składników majątku trwałego przeznaczonych dla innych jednostek w ewidencji prowadzonej na kontach zespołu 0 - "Majątek trwały", ponieważ nie przyjmuje ich do używania, a jest to podstawowy warunek wprowadzenia składnika do ewidencji.

Aktywa trwałe zostaną oddane do używania w jednostce, której zostaną protokolarnie przekazane. Dopiero jednostka, która przyjmie składniki majątku, może na podstawie własnych dowodów wewnętrznych (np. OT - dla środków trwałych) ująć je w ewidencji majątku trwałego. Ma to istotne znaczenie, ponieważ moment przyjęcia do używania rozpoczyna okres, za który naliczana będzie amortyzacja.

Podobnie materiały zakupione na potrzeby podległych jednostek nie będą stanowiły kosztu w jednostce centralnej, tylko w jednostce, która przeznaczy je do zużycia na własne potrzeby.

Uwzględniając przedstawione uwarunkowania, jednostka realizująca centralne zakupy powinna określić w polityce rachunkowości tryb przekazywania składników majątku oraz wskazać konto, na którym będą ujmowane zakupy centralne przeznaczone dla podległych jednostek. Może to być np. konto 300 "Rozliczenie zakupu", na którym zostanie wyodrębnione konto analityczne pn. "Rozliczenie zakupów centralnych" dla ewidencji wszystkich dostaw realizowanych w ramach centralnego zaopatrzenia.

Wzór OT wraz z objaśnieniem zasad jego wypełniania można znaleźć w PRB 9/2013.

Wyodrębnienie ewidencyjne centralnego zaopatrzenia jest niezbędne na koncie 800 "Fundusz jednostki", ponieważ w sprawozdaniu finansowym w "Zestawieniu zmian w funduszu" wykazuje się:

● w zwiększeniach funduszu - aktywa otrzymane w ramach centralnego zaopatrzenia,

● w zmniejszeniach funduszu - aktywa przekazane w ramach centralnego zaopatrzenia.

Ponadto dla prawidłowego sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego należy dokonywać wzajemnego potwierdzania przez służby finansowe poszczególnych dysponentów środków budżetu państwa stanu przekazanych i otrzymanych składników majątku w ramach centralnego zaopatrzenia. Jest to niezbędne dla prawidłowego wyłączenia w sprawozdaniu łącznym dysponenta wyższego stopnia wzajemnych rozliczeń z tego tytułu (§ 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej).

Przykładowy sposób ewidencji składników majątku pochodzących z centralnych zakupów przedstawiają schematy 1 i 2.

SCHEMAT 1. Ewidencja operacji związanych z zakupem i przekazaniem składników majątku (w jednostce centralnej)

SCHEMAT 2. Ewidencja operacji związanych z otrzymaniem w ramach centralnego zaopatrzenia (w jednostce, której przekazano składniki majątku)

JOLANTA BŁASZCZYŃSKA

główny księgowy państwowej jednostki budżetowej, ekspert w dziedzinie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej

Podstawa prawna

● § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)