Nieprawidłowe sporządzanie dowodów i dokonywanie zapisów w kwotach zbiorczych

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W księgach rachunkowych urzędu miejskiego stosowano w ewidencji syntetycznej na kontach aktywów Zespołu 1 „Aktywa trwałe” i aktywno-pasywnych kontach rozrachunkowych należących do Zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia” tzw. zapisy czyszczące persaldem. W przypadku środków trwałych polegało to na tym, że na koncie syntetycznym 011 „Środki trwałe” nie dokonywano na bieżąco zapisów na temat ich przychodów i rozchodów w ciągu roku obrotowego. Zamiast tego z datą 31 grudnia danego roku obrotowego wprowadzano do ksiąg rachunkowych tzw. zapis czyszczący persaldem, na podstawie dowodu PK „Polecenie księgowania”, używanego jako dowód zbiorczy. Dowód PK był sporządzany na podstawie zestawienia przekazywanego do komórki księgowości z referatu gospodarki mieniem komunalnym, w którym były podane łącznie dla danego roku obrotowego:

• wartość zbytych środków trwałych,
• wartość nabytych środków trwałych,
• kwota różnicy między wartością środków trwałych zbytych i nabytych.