Jak dokonać przypisu należności za pobyt dziecka w przedszkolu

W publicznym przedszkolu – jednostce organizacyjnej gminy – rodzice obciążani są opłatą za żywienie dziecka w placówce oraz opłatą za godziny ponad podstawę programową w wysokości 1 zł za każdą rozpoczętą godzinę pobytu powyżej 5 godzin. Opłaty pobierane są z „dołu” po przebytym miesiącu. Jak prawidłowo należy dokonać przypisu należności za te opłaty? Czy miesięcznie, według faktycznego stanu (zadeklarowany czas pomniejszony o nieobecności dziecka) na koniec każdego miesiąca, czy według deklaracji rodzica na rok szkolny od stycznia do czerwca?