Korespondencja pracodawcy z PIP - wzory pism z komentarzem

Korespondencja z inspekcją pracy nie ogranicza się tylko do realizowanego przez ten urząd procesu kontroli. Na pracodawcy ciążą bowiem liczne obowiązki informacyjne wobec PIP, które powinny być wykonywane niezależnie od tego, czy dany pracodawca był lub jest kontrolowany.

Zasady funkcjonowania PIP wynikają z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawa ta normuje zagadnienia organizacyjne urzędu oraz reguluje postępowanie kontrolne wykonywane przez inspektorów pracy. Należy jednak zauważyć, że ustawa o PIP nie jest regulacją kompleksową (art. 12 ustawy o PIP). W postępowaniu przed organami Państwowej Inspekcji Pracy w sprawach nieuregulowanych w ustawie bądź przepisach wydanych na jej podstawie albo w przepisach szczególnych stosuje się bowiem przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.).

Korespondencja kierowana przez kontrolowanych pracodawców

Zarówno przepisy ustawy o PIP, jak i prawo pracy nie zawierają gotowych szablonów - wzorów korespondencji, która jest kierowana do urzędu. Część regulacji wskazuje na niezbędne treści, jakie powinny się znaleźć w korespondencji. Jednak całkiem spora grupa przepisów nakładających na pracodawców określony obowiązek informacyjny ma charakter ogólny. W takim przypadku należy odwołać się do zasad sporządzania pism, które obowiązują w postępowaniu przed organami administracji publicznej. Zasady te są określone w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. W związku z tym wzory zawarte w niniejszym opracowaniu należy traktować wyłącznie w kategoriach propozycji, a nie oficjalnie obowiązujących formularzy. Oznacza to, że pracodawca ma pełne prawo zastosować własne szablony czy modyfikacje załączonych wzorów, które jednak powinny uwzględniać minimum treści niezbędnych do nadania sprawie właściwego biegu.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli

Podstawa prawna: art. 31 ust. 4 ustawy o PIP

Kontrola realizowana przez inspektorów pracy jest procesem dwuetapowym. Pierwszy etap obejmuje ustalenie stanu faktycznego, drugi - udokumentowanie dokonanych wcześniej ustaleń. Dokumentacja kontroli ma mocno sformalizowany charakter. Spotykane są dwie formy dokumentowania tego, co udało się ustalić inspektorowi - protokół kontroli oraz notatka urzędowa, która ma zastosowanie wówczas, gdy kontrola nie wykazała nieprawidłowości.

Protokół kontroli zawiera liczne informacje, wymienione w ustawie o PIP. Protokół kontroli powinien zawierać m.in.:

1) nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres, numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP);

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy;

3) imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot;

4) datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3;

5) oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę;

6) informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy;

7) opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli;

8) dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania;

9) informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji;

10) wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli;

11) datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

Najważniejsze z punktu widzenia podmiotu kontrolowanego informacje zawarte są w części zawierającej opis stwierdzonych nieprawidłowości. Jednak nie jest to jedyna część protokołu, do której pracodawca ma prawo zgłosić swoje uwagi.

Obok opisu stwierdzonych nieprawidłowości protokół zawiera ustalenia dodatkowe. Dotyczą one takich kwestii, jak np. data rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany, liczba zatrudnionych (z podziałem uwzględniającym podstawę zatrudnienia), a także ustaleń w zakresie realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy.

UWAGA!

Przepisy ustawy o PIP nie ograniczają kontrolowanego podmiotu do możliwości wniesienia zastrzeżeń tylko do treści zawartych w ramach opisu stwierdzonych nieprawidłowości.

Zastrzeżenia do protokołu powinny być należycie uargumentowane. Nie powinny stanowić próby tłumaczenia czy usprawiedliwiania stwierdzonych nieprawidłowości. Warto je zatem wnieść tylko wówczas, gdy ich treść w sposób istotny i merytoryczny może przyczynić się do zmiany lub uzupełnienia zapisów zawartych w protokole.

Wzór zastrzeżeń do protokołu kontroli

Kontrolowany pracodawca powinien uczynić wzmiankę w protokole kontroli, że ma zamiar wnieść zastrzeżenia do jego treści. Termin na wniesienie zastrzeżeń wynosi 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Przepisy ustawy o PIP nie zawierają regulacji dotyczących obliczania terminów. W tym zakresie należy zatem odwołać się do zasad obowiązujących w Kodeksie postępowania administracyjnego, według których:

● przy obliczaniu terminu na wniesienie pisma z zastrzeżeniami nie uwzględnia się dnia, w którym inspektor przedstawił protokół,

● jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy - za ostatni dzień terminu uznaje się najbliższy kolejny dzień powszedni.

(!) Pamiętaj, że:

● zastrzeżenia do protokołu kontroli powinny mieć formę pisemną; telefoniczne przekonywanie inspektora nie przyniesie zmiany lub uzupełnienia kwestionowanych treści w protokole;

● sam fakt niezadowolenia z treści protokołu to za mało; zastrzeżenia powinny być umotywowane i właściwie uzasadnione merytorycznie;

● jeżeli zastrzeżenia mają mieć charakter usprawiedliwiania się z wykazanych w protokole nieprawidłowości, to z pewnością nie zostaną uwzględnione przez inspektora;

● w przypadku nieuwzględnienia wniesionych zastrzeżeń nie ma możliwości skierowania ponownego pisma zawierającego zastrzeżenia do protokołu, np. do okręgowego inspektora pracy.

Informacja o wykonaniu nakazu

Podstawa prawna: art. 35 ustawy o PIP

W sytuacji gdy realizowana przez inspektora kontrola wykazała nieprawidłowości, należy się spodziewać, że inspektor wyda stosowne środki prawne, które mają na celu zobowiązać podmiot kontrolowany do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Kluczowym środkiem prawnym jest nakaz. Już samo brzmienie słowa "nakaz" świadczy, że jest to środek o charakterze władczym, którego realizacja może ostatecznie zostać wymuszona. Przepisy ustawy o PIP nie definiują nakazu. Przyjmuje się, że jest nim wydane przez inspektora rozstrzygnięcie, które w praktyce nie jest niczym innym jak decyzją administracyjną.

Przypadki, w których inspektor pracy wydaje nakaz, są uregulowane w art. 11 ustawy o PIP. Organy PIP są uprawnione do wydania następujących nakazów:

1) usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie, w przypadku gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

2) wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników albo innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników bądź innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji;

3) wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi;

4) zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi;

5) nakazania w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju;

6) nakazania ustalenia w określonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku;

7) nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach;

8) nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

Niektóre nakazy, ze względu na charakter ustalonych nieprawidłowości, wymagają niezwłocznej realizacji. W przypadku nieprawidłowości mniejszej wagi, gdzie nie ma bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia czy życia, inspektor pracy wyznacza odleglejszy termin, w którym nakaz powinien zostać zrealizowany.

Wykonanie nakazu nie jest prywatną sprawą pracodawcy. O jego realizacji należy bowiem zawiadomić inspektora pracy.

Przepisy ustawy o PIP nie regulują formy, jaką powinno mieć zawiadomienie w sprawie realizacji nakazu. Przyjmuje się, że powinno mieć ono formę pisemną. Jest to istotne z punktu widzenia interesu pracodawcy, który ma wówczas potwierdzenie, że obowiązek informacyjny został faktycznie zrealizowany.

Wzór zawiadomienia o wykonaniu nakazu

Nakaz może zawierać jedną lub nawet kilkadziesiąt decyzji. Mogą one mieć wyznaczone różne terminy realizacji. Wówczas niezbędne będzie wysłanie kilku zawiadomień. W sytuacji gdy wszystkie decyzje w nakazie miałyby ten sam termin realizacji - wystarczające będzie jedno zawiadomienie.

Podmiot, do którego został skierowany nakaz, ma obowiązek poinformowania inspektora tylko o wykonaniu decyzji. Nie ma natomiast obowiązku opisywania, w jaki sposób decyzje zostały wykonane.

(!) Pamiętaj, że:

● nieterminowa realizacja nakazu inspektora pracy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny od 1000 do 30 000 zł;

● informacja o niewykonaniu nakazu zawierająca uargumentowaną prośbę o przesunięcie terminu jego realizacji jest lepszym rozwiązaniem niż niepoinformowanie inspektora o niewykonaniu nakazu;

● w przypadku gdy nakaz zawierał więcej niż jedną decyzję, należy dokładnie wskazać numery decyzji, które zostały wykonane. Jeśli pracodawca posłuży się ogólną informacją, że nakaz został wykonany, będzie to odebrane jako zrealizowanie wszystkich zawartych w nim decyzji.

Informacja o wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu

Podstawa prawna: art. 36 ust. 2 ustawy o PIP

Nakazy nie są jedynymi środkami prawnymi, jakimi posługują się inspektorzy pracy. Tam, gdzie nie ma podstaw do wydania nakazu, czyli gdzie nie stwierdzono nieprawidłowości z zakresu bhp, stosowane są wystąpienia. Mimo pewnych podobieństw dotyczących takich elementów, jak papierowa forma czy pieczątki inspektora, należy wyraźnie podkreślić, że wystąpienie w żadnym razie nie jest nakazem. Nie oznacza to, że wystąpienie można zignorować i nie wykonać zawartych w nim wniosków. Nie można bowiem wykluczyć, że brak reakcji na wystąpienie będzie nosił znamiona uporczywego naruszania praw pracowniczych, co stanowi przestępstwo uregulowane w Kodeksie karnym.

Podobnie jak w przypadku realizacji nakazów wykonanie dyspozycji zawartych w wystąpieniu inspektora pracy również nie jest wyłączną sprawą pracodawcy. Ustawa o PIP zawiera regulację zobowiązującą pracodawcę do poinformowaniu inspektora o realizacji wniosków zawartych w wystąpieniu.

Informacja o wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu ma szerszy zakres niż informacja o realizacji nakazu. W przypadku wystąpienia wymagane jest podanie informacji o sposobie realizacji zawartych w nim wniosków.

Wzór zawiadomienia o wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu

Realizacja wniosków zawartych w wystąpieniu nie może odbywać się w dowolnie wybranym przez skontrolowanego pracodawcę terminie. Ustawa o PIP wyraźnie wskazuje maksymalny 30-dniowy termin udzielenia odpowiedzi w sprawie wykonania wniosków zawartych w wystąpieniu.

W przeciwieństwie do odpowiedzi w sprawie realizacji nakazu odpowiedź dotycząca realizacji wniosków zawartych w wystąpieniu może pochodzić nie tylko od podmiotu, który był bezpośrednio kontrolowany. Odpowiedź na wystąpienie może zostać sporządzona również przez przedstawiciela sprawującego nadzór nad podmiotem skontrolowanym. Ponieważ wystąpienie nie jest nakazem, czyli decyzją administracyjną, nie przysługuje od niego odwołanie.

Wystąpienie, podobnie jak nakaz, może zawierać więcej niż jeden wniosek. W takim przypadku warto wstrzymać się z pismem informującym o terminie i sposobie wykonania wystąpienia do czasu realizacji wszystkich zawartych w nim wniosków.

(!) Pamiętaj, że:

● w przypadku gdy realizacja decyzji zawartych w nakazie zbiega się z realizacją wniosków zawartych w wystąpieniu można sporządzić zbiorcze zawiadomienie zawierające potwierdzenie realizacji jednych i drugich środków prawnych;

● w przeciwieństwie do informacji o wykonaniu nakazu zawiadomienie o realizacji wystąpienia powinno zawierać przedstawienie sposobu wykonania wniosków zawartych w wystąpieniu.

Odwołanie od nakazu inspektora pracy

Podstawa prawna: art. 34 ust. 5 ustawy o PIP

W sytuacji gdy wyniki kontroli są niekorzystne dla pracodawcy, a zastrzeżenia do protokołu nie zostały przez inspektora uwzględnione, można rozważyć wniesienie odwołania od nakazu. Przysługuje ono od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej lub stanowiącej wpis do dziennika budowy. Warto zauważyć, że ustawa o PIP przewidująca prawo do wniesienia odwołania reguluje to zagadnienie w sposób bardzo ogólny. Oznacza to, że w zakresie nieuregulowanym należy posługiwać się przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

Aby odwołanie zostało rozpatrzone, powinno być wniesione w terminie 7 dni od otrzymania decyzji. Od decyzji wydanej przez inspektora pracy przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy jako organu II instancji.

Wprawdzie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego wskazują 14-dniowy termin na wniesienie odwołania od decyzji, jednak przepisy ustawy o PIP zawierają w tym względzie regulację szczególną mającą pierwszeństwo przed zasadami wynikającymi z kodeksu. Zatem strona wnosząca odwołanie od decyzji inspektora pracy nie może skutecznie powoływać się na 14-dniowy termin na wniesienie odwołania od decyzji.

Wzór odwołania od nakazu inspektora pracy

Jeżeli pracodawca odwołujący się od decyzji inspektora pracy występuje za pośrednictwem pełnomocnika, wówczas niezbędne jest załączenie ważnego dokumentu pełnomocnictwa. Gdy strona tego nie uczyni, organ odwoławczy wezwie ją do dosłania pełnomocnictwa. Jeśli wezwanie organu pozostanie bez odpowiedzi, odwołanie nie zostanie merytorycznie rozpatrzone.

(!) Pamiętaj, że:

● termin na wniesienie odwołania od nakazu inspektora pracy wynosi 7 dni. Jest to regulacja szczególna, mająca pierwszeństwo przed przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, które mówią o 14-dniowym terminie na odwołanie się od decyzji administracyjnej;

● odwołanie od nakazu inspektora pracy wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Zatem gdy decyzję wydał inspektor pracy - mimo iż formalnie organem II instancji jest okręgowy inspektor pracy - odwołanie należy wnieść za pośrednictwem inspektora;

● odwołanie nie wymaga uzasadnienia - sam fakt wniesienia odwołania oznacza, że strona nie jest zadowolona z wydanego przez inspektora nakazu;

● jeżeli strona wniosła zastrzeżenia do protokołu, które nie zostały przez inspektora uwzględnione, wówczas można przywołać zawarte w nich argumenty w treści odwołania;

● jeśli strona powołuje się w treści odwołania na konkretne dokumenty - należy je załączyć.

Wniosek o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania

Podstawa prawna: 58 k.p.a.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, w której stosunkowo krótki 7-dniowy termin na wniesienie odwołania nie zostanie zachowany. Może to być spowodowane niezależnymi od strony sytuacjami losowymi czy zwykłym przeoczeniem. W takim przypadku warto rozważyć złożenie wniosku o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania. Taki wniosek będzie zasadny wówczas, gdy strona uprawdopodobni, że niewniesienie odwołania w terminie nastąpiło nie z jej winy. Oznacza to, że samo sformułowanie "wnoszę o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania od decyzji (znak, numer). Informuję, że nie ponoszę winy za opóźnienie wnoszonego odwołania" nie będzie w żadnym razie uwzględnione przez organ odwoławczy.

Wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania należy dopełnić czynności, której dotyczy wniosek o przywrócenie terminu. Do wniosku o przywrócenie terminu należy zatem dołączyć odwołanie. Jeżeli strona w treści wniosku uprawdopodobni, że termin na wniesienie odwołania nie został zachowany w okolicznościach, w których nie można przypisać jej winy, wówczas organ odwoławczy ma obowiązek przywrócić termin na wniesienie odwołania.

Wzór wniosku w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania

Wniosek w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania nie może być sporządzony i przesłany w dowolnym terminie. Czynność powinna być dokonana w terminie 7 dni od dnia ustania przeszkody, która uniemożliwiła terminowe wniesienie odwołania.

Należy pamiętać, że kluczowym elementem wniosku w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania jest wykazanie, że wnioskodawca nie ponosi winy za uchybienie temu terminowi. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nazywają to uprawdopodobnieniem. Ostatecznie do organu odwoławczego należy decyzja, czy okoliczności przywołane przez wnoszącego o przywrócenie terminu zostały dostatecznie uprawdopodobnione. Gdy uprawdopodobnienie następuje przy użyciu dokumentów - np. zaświadczeń lekarskich - wówczas należy się spodziewać, że termin na wniesienie odwołania zostanie przywrócony. Gorzej, jeżeli wnioskodawca poprzestanie jedynie na własnej wersji wydarzeń, niepopartej dowodami wskazującymi, że nie ponosi winy za uchybienie terminowi na wniesienie odwołania.

Nie ma możliwości przywrócenia terminu do złożenia wniosku w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania. Strona, która nie złożyła wniosku w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania w terminie 7 dni od dnia ustania przeszkody uniemożliwiającej dopełnienie czynności w terminie, traci ostatecznie szansę na merytoryczne rozpatrzenie sprawy przez organ odwoławczy.

Warto zauważyć, że przepisy nie regulują wprost kwestii, czy pismo w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania powinno być złożone - tak jak odwołanie do organu odwoławczego, tj. do okręgowego inspektora pracy za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, czy bezpośrednio do organu odwoławczego. Należy przyjąć, że najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie przyjęcie takiej samej zasady jak przy wnoszeniu odwołania. Zatem wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu wnoszone jest odwołanie.

(!) Pamiętaj, że:

● pismo w sprawie przywrócenia terminu na wniesienie odwołania musi zawierać informacje, z których wynika, że strona nie ponosi winy za wniesienie odwołania po terminie;

● wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu należy wnieść odwołanie;

● niewniesienie do PIP wniosku o przywrócenie terminu w okresie 7 dni od dnia ustania przeszkody uniemożliwiającej terminowe wniesienie odwołania powoduje, iż termin nie zostanie przywrócony.

Pismo uzupełniające wniesione odwołanie

Podstawa prawna: art. 10, art. 75 k.p.a.

W postępowaniu odwoławczym toczącym się przed okręgowym inspektorem pracy obowiązują zasady wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego. Jedną z nich jest zasada czynnego udziału stron w postępowaniu (art. 10 k.p.a.). Polega ona na tym, że organy administracji publicznej są zobowiązane zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów, materiałów oraz zgłoszonych żądań. Oznacza to w praktyce, że wnoszący odwołanie ma prawo w trakcie całego postępowania odwoławczego przedstawiać np. nowe dowody w celu przekonania okręgowego inspektora pracy do wydania korzystnego dla siebie rozstrzygnięcia.

Przepisy procedury administracyjnej nie zobowiązują odwołującego się do przedstawienia wraz z wnoszonym odwołaniem wszystkich dowodów w sprawie. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której istotne dla sprawy fakty czy dowody wyjdą na jaw już po formalnym złożeniu odwołania. W takim przypadku strona ma możliwość ich przywołania przed okręgowym inspektorem pracy.

Wzór pisma w sprawie uzupełnienia odwołania

Obowiązkiem organu administracji publicznej jest zebranie i rozpatrzenie całego materiału dowodowego. Zasada ta odnosi się nie tylko do dowodów, które są znane okręgowemu inspektorowi pracy z urzędu, ale i do dowodów przedstawionych przez stronę na etapie wnoszenia odwołania oraz ewentualnych jego późniejszych uzupełnień. Dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodami mogą być dokumenty czy zeznania świadków.

(!) Pamiętaj, że:

● strona ma prawo do czynnego udziału w postępowaniu prowadzonym przez okręgowego inspektora pracy;

● jeżeli istotne dla sprawy będącej przedmiotem odwołania fakty lub okoliczności zostaną ujawnione dopiero po wniesieniu odwołania, wówczas można je wskazać w dodatkowym piśmie;

● pismo w sprawie uzupełnienia odwołania dotyczy etapu, w którym postępowanie prowadzi już organ II instancji, zatem nie ma potrzeby wnoszenia go za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Wniosek o zmianę terminu decyzji zawartych w nakazie

Podstawa prawna: art. 155 k.p.a.

Jeżeli pracodawca nie odwołał się od decyzji zawartych w nakazie, wówczas staje się ona decyzją ostateczną. Nie oznacza to, że postanowienia zawarte w treści takiej decyzji nie będą mogły ulec zmianie. Wydane przez inspektora pracy nakazy mają określony termin realizacji. Jest on uwarunkowany charakterem stwierdzonych nieprawidłowości. Niektóre z nich wymagają niezwłocznego działania pracodawcy ze względu na poważny rodzaj naruszenia. Tak jest z decyzjami wydanymi w następstwie stwierdzenia ciężkich naruszeń bhp - np. zagrożenia życia i zdrowia pracowników. Wówczas wydawana decyzja z mocy prawa posiada tzw. rygor natychmiastowej wykonalności. Jednak decyzje, które odnoszą się do nieprawidłowości lżejszego typu, mogą być wydawane z odleglejszym terminem realizacji. Wyznaczany przez inspektora termin realizacji poszczególnych nakazów jest efektem kompromisu - z jednej strony należy zobowiązać pracodawcę do szybkiego usunięcia nieprawidłowości, aby zapewnić pracownikom warunki pracy zgodne z przepisami - z drugiej, termin wykonania decyzji jest wyznaczany z uwzględnieniem realnych możliwości jej realizacji. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, że strona nie będzie mogła wykonać decyzji zawartych w nakazie w wyznaczonym przez inspektora terminie. Może to dotyczyć jednej lub większej liczby decyzji. W takim przypadku istnieje możliwość zwrócenia się do inspektora pracy, który wydał decyzję, z wnioskiem o wyznaczenie nowego, dłuższego terminu na wykonanie decyzji.

UWAGA!

Wniosek w sprawie przedłużenia terminu realizacji decyzji powinien być złożony przed upływem terminu jej wykonania.

Nakaz inspektora pracy może zawierać jedną, kilka lub nawet kilkadziesiąt decyzji. Nie można wykluczyć sytuacji, że pracodawca wykonał niektóre z nich, a w stosunku do realizacji pozostałych zachodzi potrzeba wyznaczenia dodatkowego terminu. W takim przypadku dobrą praktyką będzie sporządzenie jednego pisma. Będzie ono zawierało informację w sprawie wykonania poszczególnych decyzji oraz prośbę o zmianę (wydłużenie) terminu wykonania decyzji jeszcze niezrealizowanych. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby informacja w sprawie realizacji decyzji była umieszczona w osobnym dokumencie.

Wzór wniosku w sprawie przesunięcia terminu realizacji decyzji

W przypadku gdy wnioskodawca nie zawrze w piśmie propozycji nowego terminu realizacji decyzji, termin może zostać wyznaczony przez inspektora z uwzględnieniem charakteru nieprawidłowości oraz argumentów przywołanych przez stronę, przemawiających za potrzebą zmiany terminu wykonania nakazu.

Niezwykle istotnym elementem wniosku w sprawie przesunięcia terminu realizacji decyzji zawartych w nakazie jest właściwe umotywowanie pisma. W żadnym razie pracodawca nie może ograniczać się do lakonicznej prośby niepopartej żadnymi argumentami. Inspektor nie ma wówczas bowiem możliwości dokonania oceny, czy prośba pracodawcy i ewentualna zmiana decyzji jest poparta słusznym interesem strony, co jest wymogiem zmiany decyzji w trybie art. 155 k.p.a.

Należy pamiętać, że wniosek o zmianę terminu realizacji decyzji nie zawsze musi oznaczać, iż inspektor wyrazi zgodę na przesunięcie terminu wykonania nakazu. W szczególności ryzyko negatywnego rozpatrzenia dotyczy spraw, w ramach których termin realizacji był już przez inspektora przesuwany.

W wyniku rozpatrzenia sprawy inspektor wydaje nową decyzję. Jeżeli jest ona odmowna, wówczas będzie zawierała uzasadnienie. Jeśli pracodawca nie zgadza się z wydaną decyzją, w ramach której inspektor odmówił przesunięcia terminu wykonania decyzji zawartych w nakazie, może rozważyć odwołanie się od takiej decyzji.

(!) Pamiętaj, że:

● wniosek w sprawie przesunięcia terminu realizacji decyzji powinien być złożony przed upływem terminu realizacji decyzji, której dotyczy;

● gdy strona nie przywoła argumentów wskazujących, że jej słuszny interes przemawia za przedłużeniem terminu realizacji decyzji, inspektor nie ma podstaw, by przychylić się do wniosku strony;

● w sytuacji gdy w ocenie strony argumenty przemawiające za potrzebą zmiany decyzji były przekonujące, a inspektor wydał decyzję odmowną - istnieje możliwość wniesienia odwołania do okręgowego inspektora pracy.

Wniosek o wygaszenie decyzji

Podstawa prawna: art. 162 k.p.a.

Wydawane w wyniku kontroli decyzje mają na celu zobowiązanie podmiotu kontrolowanego do usunięcia stwierdzonych w nich nieprawidłowości. Co do zasady decyzje zawarte w nakazach powinny być zrealizowane.

Występują jednak takie sytuacje, które w sposób obiektywny uniemożliwiają realizację dyspozycji zawartych w nakazach - zarówno w terminie wskazanym przez inspektora w treści decyzji, jak i w późniejszym okresie. Wynika to z planowanych i nieplanowanych zmian, jakie mają miejsce u pracodawcy w okresie liczonym od wydania decyzji przez inspektora do upływu terminu jej realizacji wyznaczonego przez inspektora. Nie można np. mówić o obowiązku przeszkolenia pracownika, który po wydaniu nakazu zmarł. Niemożliwe jest też zamontowanie osłon do maszyny, która została na stałe zdemontowana i zezłomowana. Takie sytuacje powodują tzw. bezprzedmiotowość decyzji. Jeżeli decyzja stała się bezprzedmiotowa i nie ma tym samym możliwości jej realizacji, wówczas należy skierować do organu, który wydał decyzję, wniosek o stwierdzenie wygaśnięcia niemożliwego do wykonania nakazu.

Wzór pisma w sprawie wygaszenia decyzji

Kluczowym elementem wniosku w sprawie stwierdzenia wygaśnięcia decyzji jest przywołanie argumentów świadczących o jej bezprzedmiotowości. Niewystarczająca jest zwięzła informacja, że w ocenie pracodawcy decyzja stała się bezprzedmiotowa. W przypadku nakazów zawierających więcej niż jedną decyzję należy podać dokładne numery decyzji, które w ocenie wnioskodawcy stały się bezprzedmiotowe.

(!) Pamiętaj, że:

● sam fakt zaistnienia bezprzedmiotowości nie oznacza, że decyzja wygasa;

● jeżeli tylko jedna lub niektóre decyzje zawarte w nakazie stały się bezprzedmiotowe, wówczas wniosek o wygaszenie decyzji może być zawarty w zbiorczym piśmie zawierającym informację o wykonaniu decyzji lub wniosek o przesunięcie terminu ich realizacji.