Rezygnacja z regulaminu wynagradzania w związku z ograniczeniem zatrudnienia z powodu COVID-19

Pracodawca, który ze względu na zmniejszenie stanu zatrudnienia nie jest już zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania, może z niego zrezygnować.  Co do zasady regulamin wynagradzania tworzony jest na czas nieoznaczony, a przepisy prawa pracy nie wskazują wprost trybu jego uchylenia ze względu na spadek liczby zatrudnionych pracowników. Jednak w dobie trudnej sytuacji ekonomicznej spowodowanej COVID-19 takie przypadki mogą występować w praktyce coraz częściej.

W razie spadku zatrudnienia poniżej wymaganej liczby pracowników warunkującej ustalenie regulaminu wynagradzania regulamin ten nie zostaje automatycznie uchylony z mocy prawa i nie jest konieczna rezygnacja pracodawcy z jego tworzenia. Jeśli jednak pracodawca podejmie decyzję o uchyleniu regulaminu, następuje ono w takim samym trybie, w jakim regulamin został wprowadzony w zakładzie pracy (stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 stycznia 2017 r. w sprawie trybu uchylania regulaminów pracy i wynagradzania). Oznacza to, że aby skutecznie zrezygnować z regulaminu wynagradzania, należy włączyć w ten proces związki zawodowe, jeżeli takie funkcjonują w zakładzie pracy. W przeciwnym razie pracodawca podejmuje samodzielną decyzję w tym zakresie.

Za przełomowe należy uznać ostatnie orzecznictwo Sądu Najwyższego, który w dwóch analogicznych, zarówno pod względem faktycznym, jak i prawnym, wyrokach z 16 października 2017 r. (II PK 269/16, OSNP 2018/7/92) oraz 9 maja 2018 r. (II PK 60/17) stanął na stanowisku, że regulamin wynagradzania może zostać uchylony przez pracodawcę w sposób jednostronny, pomimo sprzeciwu działających w zakładzie pracy zakładowych organizacji związkowych. W przypadkach opisanych w powołanych wyrokach regulamin wynagradzania został wprowadzony przez pracodawcę w sposób jednostronny na podstawie art. 77² § 4 zdanie 1 Kodeksu pracy. Zatem w tym przypadku nie było wymagane uprzednie ustalenie regulaminu wynagradzania z organizacją związkową. SN doszedł do wniosku, że jeśli regulamin wynagradzania został ustalony jednostronnie przez pracodawcę, to może zostać przez pracodawcę jednostronnie uchylony, gdy działające u niego organizacje związkowe nie wyrażają zgody na wprowadzenie nowego regulaminu, a zmiana zasad wynagradzania pracowników obowiązujących u tego pracodawcy jest uzasadniona potrzebą radykalnego obniżenia kosztów działania przedsiębiorstwa pracodawcy (w tym kosztów płacowych), któremu w przeciwnym razie grozi upadłość.

Zmiana warunków wynagradzania pracowników

Uchylenie regulaminu nie oznacza automatycznie zmiany warunków wynagradzania pracowników. Warunki wynagradzania są elementem indywidualnych umów o pracę, których zmiana wymaga zastosowania wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia porozumienia o zmianie warunków umowy o pracę. Podkreślenia wymaga fakt, że dokonanie wypowiedzeń jest możliwe najwcześniej po obwieszczeniu pracownikom zmiany tego regulaminu. Należy pamiętać, że zmiany regulaminu wynagradzania wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy (art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Termin wejścia w życie zmian dla każdego pracownika będzie ustalany odrębnie, w zależności od okresu wypowiedzenia mającego zastosowanie do danej umowy o pracę.

PRZYKŁAD

Pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, podjął decyzję o uchyleniu regulaminu wynagradzania, a wraz z nim dodatkowych kwartalnych premii regulaminowych. Zarządzenie o uchyleniu regulaminu podał do wiadomości pracowników 5 kwietnia 2021 r. Regulamin przestanie obowiązywać od 20 kwietnia 2021 r. (po upływie 2 tygodni). Pracodawca wręczył w tym dniu kilku pracownikom wypowiedzenia zmieniające z uwagi na brak porozumienia odnośnie do zaprzestania wypłaty premii w związku z uchyleniem regulaminu wynagradzania. Obowiązujący ich okres wypowiedzenia wynosi w każdym przypadku 3 miesiące. Jeżeli w tym okresie nabędą prawo do premii regulaminowej z uchylonego regulaminu wynagradzania, pracodawca ma obowiązek ją wypłacić.

Rezygnując z regulaminu wynagradzania lub wybranych jego fragmentów, pracodawca powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

Zasada 1. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, może on wprowadzić zmiany w regulaminie wynagradzania samodzielnie, bez potrzeby ich uzgadniania z przedstawicielami pracowników.

Zasada 2. Pracodawca musi uzgodnić zmiany regulaminu wynagradzania ze związkami zawodowymi, jeżeli działają na terenie zakładu pracy.

Zasada 3. Jeżeli planowane zmiany są dla pracowników mniej korzystne niż dotychczas obowiązujące, konieczne jest zastosowanie, obok ogłoszenia tych zmian pracownikom, wypowiedzeń zmieniających. W treści wypowiedzeń pracodawca powinien wskazać, które z obowiązujących dotychczas zasad wynagradzania ulegają zmianie i jaka jest jego propozycja odnośnie do nowych warunków wynagrodzenia. Po złożeniu wypowiedzeń zmieniających zmiany obejmą poszczególnych pracowników w różnych terminach, w zależności od tego, kiedy danemu pracownikowi upłynie okres wypowiedzenia. Pracownik może nie zgodzić się na nowe warunki do upływu połowy okresu wypowiedzenia, składając w tym celu oświadczenie (art. 42 § 3 Kodeksu pracy). W takiej sytuacji umowa ulegnie rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia. W tych okolicznościach wypowiedzenie zmieniające może być złożone także pracownikom chronionym.

Zasada 4. Niekorzystne dla pracowników zmiany mogą być wprowadzone także w drodze zawieranych z nimi indywidualnych porozumień zmieniających, w których strony dowolnie, na zasadzie porozumienia, określają termin i rodzaj dokonywanych zmian.

Zasada 5. Zmiany regulaminu wynagradzania wejdą w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy (np. na tablicy ogłoszeń, w intranecie, na portalu informacyjnym). Po wejściu w życie zmian nowo zatrudniani pracownicy będą wynagradzani według nowych zasad.

Zasada 6. Należy sprawdzić, czy umowy o pracę nie wprowadzają korzystniejszych zasad wynagradzania niż regulamin. Jeśli tak jest, pracodawca, który chce zmienić te zasady, musi zastosować wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające umowę o pracę.

Zawieszenie przepisów prawa pracy

Spadek sprzedaży czy utrata płynności finansowej jako skutki kryzysu ekonomicznego związanego z pandemią mogą zmuszać pracodawców do redukcji kosztów wynagrodzeń. W takiej sytuacji pracodawca może zawrzeć z pracownikami porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, z wyjątkiem przepisów Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych do nich (art. 9¹ Kodeksu pracy). Wstrzymanie dodatkowych przywilejów może dotyczyć wypłat określonych nieobowiązkowych składników płacowych (premii, dodatków zadaniowych, nagród jubileuszowych), a także innych świadczeń określonych w wewnętrznych postanowieniach, takich jak m.in.: regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania czy układy zbiorowe pracy, statuty, a także umowy o pracę. Porozumienie zawiera pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji - pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez 3 lata. Pracodawca przekazuje porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Wzór porozumienia w sprawie zawieszenia postanowień regulaminu pracy i wynagradzania

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową, pracodawcy, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub zatrudniający poniżej 20 pracowników, mogą zawrzeć porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu (art. 23^1a Kodeksu pracy). Również to porozumienie należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Co do zasady chodzi tu o zakłady pracy niezobowiązane do tworzenia regulaminu wynagradzania.

Pracodawca, który zamierza skorzystać z porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy (art. 9¹ Kodeksu pracy) lub wyjątkowo zastosować mniej korzystne warunki zatrudnienia (art. 23^1a Kodeksu pracy), musi pamiętać, że:

• zawieszeniu mogą ulec tylko te uprawnienia, które nie są uregulowane przez ustawy i rozporządzenia lub też są ustalone w prawie zakładowym w sposób korzystniejszy niż przewiduje ustawa;
• zawieszeniu podlega tylko dodatkowe uprawnienie, np. dodatkowa premia, dodatkowy urlop, a nie podstawowa jego wartość zagwarantowana przepisami prawa pracy;
• zawarcie porozumienia zawieszającego zastępuje konieczność wypowiedzenia pracownikom warunków umów o pracę (art. 42 Kodeksu pracy) czy zawarcia porozumienia zmieniającego; zawieszenie wypłaty składników wynagrodzenia następuje z mocy prawa na podstawie zawartego porozumienia;
• z porozumienia mogą skorzystać wszyscy pracodawcy, których sytuacja finansowa uległa pogorszeniu, bez względu na to, jaki jest stopień jej pogorszenia; aby skorzystać z omawianych regulacji, pracodawca nie musi udowadniać spadku obrotów na określonym poziomie w danym przedziale czasowym;
• zastosowanie porozumienia jest możliwe w każdej subiektywnej sytuacji pogorszenia kondycji finansowej, jeżeli tylko przedstawiciele pracowników lub odpowiednio związki zawodowe wyrażą na to zgodę.

Zawieszenie układu zbiorowego pracy

Układ zbiorowy pracy również może zostać zawieszony (w zakresie wykraczającym poza uprawnienia ustawowe) (art. 241²⁷ Kodeksu pracy). Stroną porozumienia o zawieszeniu postanowień układu zbiorowego pracy jest organizacja związkowa, która podpisała układ. Jedynie w przypadku gdy strony układu wyraziły zgodę, aby dotychczasową organizację związkową zastąpiła nowa organizacja, będzie ona uprawniona do zawarcia porozumienia.

Porozumienie w sprawie zawieszenia układu musi zostać zgłoszone do rejestru zakładowych lub ponadzakładowych układów zbiorowych pracy i wchodzi w życie najwcześniej z dniem rejestracji. Informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego należy przekazać stronom, które go zawarły.

Jeżeli postanowienia regulaminu wynagradzania są mniej korzystne dla pracowników niż dotychczas, pracodawca dokonuje zmian w drodze wypowiedzeń zmieniających (art. 241¹³ § 2 w zw. z art. 77² § 5 Kodeksu pracy). Wypowiedzenia zmieniające w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania należy złożyć wszystkim pracownikom. Możliwość złożenia wypowiedzeń zmieniających dotyczy także osób korzystających z ochrony przed wypowiedzeniem, a także sytuacji, w których przepisy ograniczają dopuszczalność wypowiadania warunków umowy o pracę. Zatem wypowiedzenia warunków zatrudnienia można dokonać osobom podlegającym szczególnej ochronie, tj.: pracownikom w wieku przedemerytalnym, kobietom w ciąży, pracownikom korzystającym z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, a także pracownikom nieobecnym z innych powodów, np. choroby.

PRZYKŁAD

Ze względu na trudną sytuację finansową w spółce URBEX w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi dokonano zmiany układu zbiorowego, włączając dodatek stażowy do płacy zasadniczej, a także likwidując nagrody jubileuszowe ustalane na podstawie stażu pracy. Spółka przygotowuje wypowiedzenia zmieniające dla wszystkich pracowników, w tym przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich. Wypowiedzenia zostaną wysłane do pracowników tradycyjną pocztą za potwierdzeniem odbioru. Osoby te obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Zatem dopiero po upływie tego okresu, liczonego zasadniczo od dnia odbioru dokumentu, osoby te zostaną pozbawione prawa do ww. składników wynagrodzenia.

Prawa pracodawcy do zmiany warunków wynagradzania po zmianie układu zbiorowego (lub regulaminu wynagrodzenia) na mniej korzystne nie ogranicza zatem żaden przypadek ochrony pracowniczego zatrudnienia (wyrok SN z 12 maja 2011 r., II PK 6/11). Wprowadzenie nowych unormowań układowych (regulaminu wynagradzania) powinno jednolicie obowiązywać wszystkich pracowników danego pracodawcy. W przeciwnym razie doszłoby do niedopuszczalnego zróżnicowania sytuacji pracowników wobec nowego prawa płacowego wyłącznie ze względu na podstawę przysługującej im ochrony przed wypowiedzeniem zmieniającym (wyrok SN z 14 lutego 2017 r., I PK 61/16).

W przypadku nieprzyjęcia przez pracownika zaproponowanych nowych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia (art. 42 § 3 Kodeksu pracy).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 9¹, art. 23^1a, art. 42, art. 77² § 4-5, art. 241¹³, art. 241²⁷ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

wyrok SN z 16 października 2017 r. (II PK 269/16, OSNP 2018/7/92) oraz z 9 maja 2018 r. (II PK 60/17)

wyrok SN z 12 maja 2011 r. (II PK 6/11)

wyrok SN z 14 lutego 2017 r. (I PK 61/16)

Marta Jendrasik

ekspert w zakresie prawa pracy, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadr i płac, autorka wielu publikacji prasowych z tej tematyki