Kiedy ująć w pkpir duplikat faktury

problem

rada

Jeżeli otrzymany przez Panią duplikat faktury dotyczy zakupu towaru, który dotarł do Pani w 2010 r., i mimo braku faktury pierwotnej zakup tych towarów zaewidencjonowała Pani w pkpir na podstawie dowodu przyjęcia, otrzymany w marcu br. duplikat powinna Pani podpiąć pod ten dowód. Jeżeli zakup towaru nie został zaewidencjonowany przez Panią w pkpir na podstawie dowodu przyjęcia, otrzymany duplikat powinna Pani dopisać na końcu pkpir za 2010 r., z zaznaczeniem że wpis jest efektem otrzymania duplikatu faktury dopiero w marcu 2011 r. Jeżeli duplikat dotyczy innych wydatków, które można zaliczyć do kosztów pośrednich, duplikat należy zaewidencjonować w pkpir z datą jego wystawienia. Szczegóły - w uzasadnieniu.

uzasadnienie

Kwestię wystawiania duplikatu faktury reguluje § 20 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Duplikat faktury powinien być wystawiony na wniosek kupującego, który faktury nie otrzymał bądź ją zagubił. Wystawiony duplikat musi być zgodny z danymi zawartymi w kopii zaginionej czy zniszczonej faktury lub faktury korygującej. Powinien dodatkowo zawierać wyraz "duplikat" oraz datę jego wystawienia. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W pytaniu nie określiła Pani, czego dotyczy wydatek udokumentowany otrzymanym duplikatem faktury. Jeżeli otrzymany przez Panią duplikat faktury dotyczył zakupu towarów, to należy pamiętać o szczególnych zasadach ich ewidencjonowania w pkpir, przewidzianych w § 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir. Zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych musi być ujęty w pkpir niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeżeli towar został dostarczony przed otrzymaniem faktury, to zapisu w księdze należy dokonać na podstawie sporządzonego opisu przyjęcia lub specyfikacji dostawcy (§ 16 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Również organy podatkowe wielokrotnie podkreślały konieczność prawidłowego udokumentowania zakupu materiałów podstawowych i towarów handlowych, które mają być wpisane do pkpir. W interpretacji indywidualnej z 2 marca 2011 r., nr ILPB1/415-1327/10-6/AO, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, że:

W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, w przypadku zakupu towarów z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży, od zagranicznych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą - dokumentem będącym podstawą do ujęcia tej operacji gospodarczej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być faktura bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednakże pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 13 i § 14 tego rozporządzenia. (...)

Reasumując, w sytuacji gdy Zainteresowany nie będzie dysponować dowodem zakupu towaru w postaci dowodu księgowego, który będzie spełniał warunki zawarte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do uznania za dokument, na podstawie którego można by dokonać zapisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów, zakup towaru handlowego nie może być ewidencjonowany w kolumnie 10 księgi podatkowej.

Jeżeli zatem w opisanym przypadku otrzymany przez Panią duplikat faktury został wystawiony z datą roku następnego (2011 r.), towary faktycznie zakupiono i dotarły do Pani w poprzednim roku (2010 r.), ale nie ujęto ich w pkpir na podstawie dowodu przyjęcia, to powinna Pani ująć zakup tych towarów w pkpir w roku, w którym nastąpiło faktyczne ich nabycie, tj. w 2010 r. Z wpisaniem kwot z otrzymanego duplikatu faktury nie powinna się Pani cofać do listopada 2010 r., lecz dopisać te kwoty na końcu pkpir za 2010 r. W uwagach powinna Pani napisać, że taki zapis jest efektem otrzymania duplikatu faktury dopiero w 2011 r.

Ponieważ księga została już zamknięta i złożyła Pani zeznanie podatkowe za 2010 r., to należy je skorygować. Jeżeli zakupione towary zostałyby zaewidencjonowane w pkpir w 2010 r. na podstawie dowodu przyjęcia, to otrzymany duplikat faktury powinna Pani tylko podłączyć pod ten dowód.

W przypadku wydatków pośrednich u podatników, którzy tak jak Pani prowadzą pkpir metodą uproszczoną, momentem rozliczenia duplikatu jest dzień jego wystawienia. Tego rodzaju koszty są bowiem potrącalne w dacie ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury lub innego dowodu potwierdzającego poniesiony wydatek. Zatem gdy brak jest dokumentu stanowiącego podstawę do uwzględnienia kosztu pośredniego w zapisach pkpir w roku poprzednim (tj. pierwotnej faktury), podstawą do zaliczenia poniesionego przez Panią wydatku w koszty jest otrzymany duplikat faktury. Zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów należy zatem dokonać w roku, w którym duplikat został wystawiony, czyli w 2011 r.

PRZYKŁAD 1

Pan Kowalski zakupił w listopadzie 2010 r. towar handlowy o wartości 1000 zł netto (VAT 220 zł). Dostawa towaru miała miejsce 10 listopada 2010 r. Pan Kowalski nie otrzymał faktury za zakupiony towar. Otrzymany towar ujął w pkpir na podstawie dowodu przyjęcia towaru. Do pkpir wprowadzono wartość netto towarów. Duplikat faktury pan Kowalski otrzymał w marcu 2011 r. z datą wystawienia 15.03.2011 r. Ponieważ wartość zakupu towarów została ujęta w pkpir na podstawie dowodu przyjęcia, to duplikat faktury powinien podłączyć pod ten dowód.

Ewidencja zdarzenia w pkpir za listopad 2010 r.

Gdyby jednak towary handlowe nie zostały ujęte przez pana Kowalskiego w pkpir w listopadzie 2010 r., to powinien on na podstawie otrzymanego duplikatu faktury dopisać to zdarzenie na końcu pkpir za 2010 r., a w uwagach napisać, że jest to efekt otrzymania duplikatu dopiero w marcu 2011 r. Pan Kowalski powinien również skorygować zeznanie podatkowe za 2010 r., jeżeli zostało już złożone.

PRZYKŁAD 2

Pan Kowalski zlecił w listopadzie 2010 r. usługę kurierską. Usługa taka stanowi w jego działalności koszt pośredni. Usługa została wykonana, jednak pan Kowalski nie otrzymał za nią faktury. Po wezwaniu do zapłaty od przewoźnika zwrócił się z prośbą o wystawienie duplikatu faktury. Przewoźnik wystawił 15 marca 2011 r. duplikat faktury z 29 listopada 2010 r. na kwotę 150 zł netto. Z uwagi na charakter kosztu i brak podstaw do zaewidencjonowania kosztu w 2010 r. pan Kowalski powinien wpisać ten koszt w marcu 2011 r. pod datą wystawienia duplikatu faktury.

w § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - j.t. Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 252, poz. 1691

w § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360

w art. 22 ust. 5-5c i ust. 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 75, poz. 358

Justyna Michałowska

księgowa