BILANS 2015. Jak inwentaryzować rozrachunki w walucie obcej z tytułu dostaw i usług

W bieżącym roku rozpoczęliśmy współpracę z kilkoma kontrahentami zagranicznymi. Mamy wątpliwości, jak inwentaryzować rozrachunki z tymi kontrahentami. Proszę o udzielenie odpowiedzi na kilka pytań w tej sprawie.

1. Czy jednostka powinna wysyłać do kontrahenta zagranicznego pismo z prośbą o potwierdzenie salda należności?

Tak, jednostka powinna wysłać do kontrahenta zagranicznego pismo z prośbą o potwierdzenie salda należności.

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 26 ust. 1 pkt 2), że należności od kontrahentów należy inwentaryzować drogą uzyskania od nich potwierdzeń prawidłowości wykazywanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Ustawodawca nie dzieli należności na krajowe czy zagraniczne. Dlatego też jednostka powinna wysłać do kontrahenta zagranicznego dokument uzgadniający stan należności. Przy czym o ile "polskie" potwierdzenia sald odbywają się zazwyczaj przez wysłanie pisma pocztą (głównie ze względu na to, że potwierdzenie salda przerywa bieg przedawnienia należności, jeśli zostało dokonane przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu dłużnika, tzn. upoważnioną do reprezentowania dłużnika "na zewnątrz"), o tyle w przypadku kontrahentów zagranicznych często wykorzystywana jest do tego droga mailowa lub faks. Należy bowiem przypomnieć, że ustawa o rachunkowości nie precyzuje, w jakiej formie ma być przeprowadzona inwentaryzacja w drodze potwierdzenia salda (a więc faks i e-mail są również dopuszczalnymi formami uzgodnienia sald).