Rozliczanie kar umownych w podatkach dochodowych, VAT i księgach rachunkowych

Podatnicy mają liczne wątpliwości, jak należy rozliczać kary umowne w podatku dochodowym i VAT. Dotyczą one m.in. rodzajów kar, które można zaliczać do kosztów podatkowych, oraz tych, które kosztów nie stanowią, opodatkowania VAT otrzymanych kar umownych oraz ich prawidłowej dokumentacji. W raporcie szczegółowo wyjaśniamy zasady podatkowego rozliczania kar umownych oraz ich ewidencji w księgach rachunkowych. Przedstawiamy również odpowiedzi na pytania, jakie na ten temat wpłynęły do redakcji.

1. Rozliczanie kar umownych w podatkach dochodowych

1.1. Kara umowna jako przychód

Podatnik powinien kwalifikować otrzymywane kary umowne do przychodów z działalności gospodarczej. W przepisach updof zostało to wprost zapisane w art. 14 ust. 2 pkt 4. W przepisach updop takiego zapisu nie ma, jednak za kwalifikowaniem kar umownych do przychodów z działalności przemawia brzmienie art. 12 ust. 1 pkt 1 updop, który nakazuje uznawać za przychód „otrzymane pieniądze”.

Przychód z tytułu kary umownej podatnik powinien rozpoznawać w dniu jej faktycznego otrzymania, a więc według metody kasowej (art. 12 ust. 3e updop i art. 14 ust. 1i updof).

Przykład

24 czerwca 2021 r. podatnik otrzymał karę umowną od wykonawcy usługi remontowej. Wykonawca spóźnił się o miesiąc z wykonaniem usługi jednego z magazynów należących do podatnika. Kwota kary wynosi 6000 zł. Kwotę tę podatnik powinien zaliczyć do przychodów w dacie jej otrzymania, tj. 24 czerwca 2021 r.

1.2. Kara umowna jako koszt uzyskania przychodów

Podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych karę umowną, jeżeli łącznie spełnione są dwa poniższe warunki, tj.:

1) kara umowna nie znajduje się na liście kar ustawowo wyłączonych z kosztów podatkowych oraz

2) została zapłacona w celu osiągnięcia przychodu albo w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Podatnik może zaliczyć karę umowną do kosztów podatkowych w dniu jej zapłacenia. Przyjmuje się bowiem, że kary umowne należy rozliczać w kosztach według metody kasowej.