Przechowywanie dokumentacji i terminy przedawnienia zobowiązań w obrocie gospodarczym

Wątpliwości często pojawiają się na etapie dochodzenia roszczeń w obrocie gospodarczym. Czy po upływie trzyletniego okresu, gdy roszczenia wobec kontrahentów ulegają przedawnieniu, można jeszcze dochodzić ich sądownie, czy też ulegają one umorzeniu z mocy prawa i tym samym dokumenty (np. faktury) stwierdzające istnienie takich wierzytelności można/należy zniszczyć?

Przede wszystkim trzeba podkreślić, że w każdym przedsiębiorstwie znajdują się różnego typu dokumenty, nie tylko te związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale także te związane z funkcjonowaniem samej firmy. Różne rodzaje dokumentów powinny być przechowywane przez różne okresy, zgodnie z przepisami zawartymi we właściwych ustawach.

Dokumenty znajdujące się standardowo w każdej firmie można zaliczać do następujących kategorii:

● dokumentacja związana z funkcjonowaniem samego przedsiębiorstwa:

● dokumentacja pracownicza i płacowo-podatkowa,

● dokumentacja rachunkowo-księgowo-podatkowa;

● dokumentacja ściśle związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

1. Dokumentacja związana z funkcjonowaniem samego przedsiębiorstwa

1.1. Dokumentacja pracownicza i płacowo-podatkowa

Najdłuższy okres przechowywania jest przewidziany dla dokumentacji osobowej pracowników, którą pracodawca jest obowiązany przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika, oraz dla dokumentacji płacowej, którą pracodawca jest obowiązany przechowywać przez okres 50 lat od dnia jej sporządzenia (listy płac, karty wynagrodzeń, inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty). W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości musi on wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostaną przekazane ww. dokumenty do dalszego przechowywania, oraz zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.