3. Środki pieniężne i rozrachunki

Hanna Barańska

Każda jednostka przeprowadza operacje gospodarcze, podczas których powstają zobowiązania i należności, czyli rozrachunki. Należności i zobowiązania jednostki mogą dotyczyć zarówno relacji z kontrahentami, jak i pracownikami, a także rozliczeń z urzędem skarbowym czy celnym, jak również Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Z uwagi na fakt, że moment realizacji i zapłaty rozrachunków najczęściej nie następuje pod tą samą datą, konieczne jest ich zaewidencjonowanie za pomocą kont rozrachunków z zespołu 2.

3.1. Operacje pieniężne

Z praktycznego punktu widzenia wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych w jednostkach sektora finansów publicznych powinny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego lub ograniczenia obrotu gotówkowego do niezbędnego minimum. Całkowite zrezygnowanie z tego obrotu raczej nie jest możliwe.

Obowiązujące przepisy w zakresie finansów publicznych nie regulują zasad gospodarki kasowej. Jeśli więc taka występuje w jednostce, jej kierownik powinien wprowadzić uregulowania obowiązujące w zakresie tej gospodarki, w tym przede wszystkim bieżącej kontroli kasy oraz dokonywania wypłat jedynie na podstawie zatwierdzonych i sprawdzonych dokumentów potwierdzających dokonanie operacji, z tytułu której wypłata jest należna.

Z wniosków pokontrolnych instytucji kontrolnych wynika, że w jednostkach nie przestrzega się określonych w obowiązujących w jednostce zasad dotyczących zarówno obrotu gotówkowego, jak i bezgotówkowego. Oto niektóre z tych nieprawidłowości:

1. Niesporządzenie i niedołączenie do instrukcji obowiązującej w jednostce dotyczącej stosowania, wypełniania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych, wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów finansowo-księgowych, czym naruszono art. 47 ust. 3 uofp.

Kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, określone w komunikacie nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (dalej: komunikat nr 13), powinien ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej obejmujące, między innymi, prowadzenie gospodarki finansowej, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, także przeprowadzania wstępnej oceny zaciągania zobowiązań finansowych. Niesporządzenie i niedołączenie do przywołanej instrukcji wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów finansowo-księgowych może spowodować niewłaściwe funkcjonowanie ustalonych w jednostce procedur kontroli.