6. Ewidencja zapasów

Prawidłowa ewidencja zapasów dostarcza dane o stanie zapasów, kontroli ich stanu, a także zabezpieczenia głównie przed kradzieżą i marnotrawstwem. Ewidencja księgowa zapasów powinna być prowadzona na bieżąco w kolejności dni przychodów i rozchodów oraz powinna stworzyć podstawy do prawidłowej wyceny zapasów w sprawozdaniu finansowym.

Obowiązujące przepisy nie narzucają żadnych konkretnych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do kont zapasów. Ewidencja szczegółowa powinna być zatem zorganizowana na podstawie indeksu poszczególnych rodzajów zapasów (materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów), stanowiącego szczegółowy wykaz zapasów występujących w danej jednostce. Przyjęte w indeksie zasady klasyfikacji poszczególnych składników trzeba dostosować do rodzaju działalności jednostki, wartości zapasów czy też obowiązków sprawozdawczych.

Ogólne zasady prowadzenia szczegółowej ewidencji w postaci kont ksiąg pomocniczych wskazuje uor w art. 17 ust. 2. Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup zapasów posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z czterech metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników.

Cztery metody prowadzenia analityki dla poszczególnych grup składników aktywów obrotowych

1. Ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych.

2. Ewidencja ilościowa obrotów i stanów prowadzona dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych.

3. Ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów oraz opakowań prowadzona dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.

4. Odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.