Ściąga księgowego: Arkusz spisu z natury – jak prawidłowo wypełniać i poprawiać?

W obowiązujących przepisach nie ma podanych zasad wypełniania arkuszy spisu z natury. Jakie zatem obowiązują procedury w tym zakresie? Kto i kiedy jest zobowiązany lub uprawniony do wpisania danych do arkuszy spisowych i poprawiania wpisów błędnych oraz jak należy postępować w razie wykrycia poprawek niedozwolonych? Przygotowana ściąga może służyć pomocą wszystkim pracownikom zaangażowanym w proces przeprowadzania spisów z natury i wyceniania ich wyników.

Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania powinna nadać papierowym formularzom arkuszy spisu z natury cechy druków ścisłego zarachowania - ocechować. Powinna wpisać na nich nazwę i adres jednostki oraz nadać im nazwę „Druk ścisłego zarachowania”, a także niepowtarzalny symbol i numer każdego druku.

Po ocechowaniu należy przeliczyć druki i wpisać ich przychód do księgi druków ścisłego zarachowania. Ocechowane druki wolno powierzyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej - zgodnie ze zgłoszonym przez niego pisemnym zapotrzebowaniem. Druki następnie można na bieżąco wydawać zespołom spisowym.

Członkowie zespołów spisowych odpowiadają za udokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników spisu z natury w arkuszach spisowych. W czasie trwania spisu mogą wprowadzać na te druki różne zapisy, a także poprawiać je, jeśli stwierdzą, że zawierają błędy.

Po zakończeniu spisu wypełnione arkusze spisowe i anulowane z powodu błędnego wypełnienia zespoły spisowe powinny przekazać przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej (lub kontrolerowi spisowemu), aby mógł je sprawdzić pod względem formalnym i merytorycznym. Osoby te w niektórych sytuacjach mogą nanosić poprawki na arkuszach. Po sprawdzeniu arkusze powinny trafić do księgowości. Tam należy je wycenić. Wskazany pracownik powinien wypełnić rubryki arkuszy dotyczące ceny i wartości składników majątkowych. Nie wolno mu poprawiać żadnych zapisów zamieszczonych na arkuszach przez zespół spisowy. W czasie wyceny może poprawiać jedynie błędy przy wpisywaniu cen i ustalaniu łącznej wartości składników majątkowych. Pozycje te może też poprawić główny księgowy, jeśli w czasie kontroli rachunkowej wyników wyceny w arkuszu stwierdzi błędy. Po zakończeniu wyceny w arkuszach spisowych nie można już wprowadzać żadnych zapisów ani poprawek.