Ustawa o SUS 2017 z komentarzem - Rozdział 4. Zgłoszenia do ubezpieczeń i zasady rozliczania składek

1. Wymagane dane identyfikacyjne podawane w dokumentach przekazywanych do ZUS

We wszystkich dokumentach związanych z rozliczaniem i opłacaniem składek ZUS oraz przyznawaniem i wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych płatnik, co do zasady, powinien posługiwać się numerem PESEL ubezpieczonego. Obowiązek posługiwania się określonymi danymi identyfikacyjnymi, tj. numerem PESEL (w przypadku ubezpieczonych) oraz numerem NIP (w przypadku firm), zarówno w dokumentach zgłoszeniowych do ubezpieczeń, jak i w dokumentach rozliczeniowych (deklaracjach, imiennych raportach miesięcznych) ma istotne znaczenie dla dokonywania prawidłowych zapisów na kontach ubezpieczonych i płatników składek.

Jakimi identyfikatorami należy się posługiwać w kontaktach z ZUS

 * W sytuacji gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL - należy podawać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

** Jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - należy posługiwać się numerem PESEL lub serią i numerem dowodu osobistego albo paszportu.

2. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Ustawa systemowa nakłada obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń każdego ubezpieczonego, który podlega tym ubezpieczeniom obowiązkowo (art. 36 ust. 1 ustawy systemowej).

Z reguły obowiązek dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń spoczywa na płatniku składek. Dotyczy to przede wszystkim pracowników, zleceniobiorców oraz duchownych będących członkami zakonów lub klasztorów. Od 19 maja 2017 r. osoba prowadząca działalność gospodarczą może dokonać zgłoszenia:

● siebie - jako płatnika składek,

● siebie - jako ubezpieczonego (do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego),

● uprawnionych członków rodziny (do ubezpieczenia zdrowotnego)

na etapie wpisu do CEIDG, bez konieczności udawania się w tym celu do ZUS.

Zmiana nie dotyczy jednak innych osób ubezpieczonych - takich jak przede wszystkim pracownicy, zleceniobiorcy czy nakładcy. Te osoby nadal podlegają zgłoszeniu do ubezpieczeń przez płatnika składek, w obowiązujących dla nich okresach.

Za dzień dokonania zgłoszeń lub zmiany danych wykazanych w tych zgłoszeniach uważa się dzień złożenia wniosku o wpis do CEIDG wraz z żądaniem dokonania tych zgłoszeń lub zmiany danych wykazanych w zgłoszeniach na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Wynika to z art. 36b ustawy systemowej.

Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych zgłaszana osoba potwierdza własnoręcznym podpisem. Zgłoszenia do ubezpieczeń należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (art. 36 ust. 4 i 17 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Firma 20 lipca 2017 r. zatrudniła 3 pracowników i 2 zleceniobiorców. Powinna zgłosić te osoby do ubezpieczeń najpóźniej do 27 lipca 2017 r. na odpowiednim formularzu i z właściwym kodem tytułu ubezpieczeń.

Płatnik dokonuje zgłoszenia na odpowiednim formularzu: ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego) albo ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego), w formie elektronicznej albo papierowej (wydruk z oprogramowania). Na podstawie pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zakładane jest konto ubezpieczonego. Zleceniobiorca będący uczniem lub studentem w wieku do 26. roku życia nie podlega zgłoszeniu w ZUS.

PRZYKŁAD

Firma POLDRUK Sp. z o.o. podpisała umowę o pracę z Krystyną Malinowską. Osoba ta nie ma ustalonego prawa do renty ani emerytury, nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Umowa o pracę została zawarta 17 lipca 2017 r., zatem spółka musi dokonać zgłoszenia do ZUS do 24 lipca 2017 r. na formularzu ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 00.

Wzór formularza ZUS ZUA (zgłoszenie pracownika)

Zgłoszenia do ubezpieczeń osób przebywających na urlopie wychowawczym dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym.

Osoby, które są obejmowane ubezpieczeniami społecznymi na zasadach dobrowolności, zgłaszają wniosek o objęcie ich ubezpieczeniem w terminie przez nie wybranym (art. 36 ust. 5 ustawy systemowej).

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu (art. 36 ust. 11 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Pracodawca zwolnił pracownika dyscyplinarnie 13 lipca 2017 r. W tej sytuacji powinien wyrejestrować go od 13 lipca 2017 r. na druku ZUS ZWUA, z kodem przyczyny wyrejestrowania 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń).

Wzór formularza ZUS ZWUA

Natomiast w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej i wykonujących obowiązki służbowe w placówce zagranicznej płatnik składek powinien zgłosić ich wyrejestrowanie z ubezpieczeń w terminie 30 dni od daty ustania stosunku pracy (art. 36 ust. 12 ustawy systemowej).

3. Zawiadamianie o zmianach wykazanych w dokumentach zgłoszeniowych

Płatnik składek jest zobowiązany zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń. Ma na to 7 dni, licząc od daty zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. O zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane (art. 36 ust. 13 i 14 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Zleceniobiorca został zgłoszony do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych od 5 lipca 2017 r. 12 lipca 2017 r. płatnik zorientował się, że ubezpieczony nie został zgłoszony do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, o które wnioskował. W tym celu firma powinna najpierw wyrejestrować go z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z kodem 600 (inna przyczyna), a następnie zgłosić do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz dobrowolnego chorobowego od 5 stycznia 2017 r. na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 xx.

Także w sytuacji, gdy w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń został podany błędny kod tytułu ubezpieczenia ze słownika, tj. zgodnego z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów, należy:

● wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania - od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZWUA),

● złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA).

PRZYKŁAD

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń 3 lipca 2017 r. z kodem 04 11 xx, zamiast z kodem 01 10 xx. W tym przypadku pracodawca powinien wyrejestrować ją z ubezpieczeń od 3 lipca 2017 r. na druku ZUS ZWUA z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx. Następnie powinien ponownie zgłosić ją do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z prawidłowym kodem 01 10 xx, z datą 3 lipca 2017 r.

4. Zawieszenie działalności a dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej (art. 14a ust. 1-1b ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej) przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą są dobrowolne. Osoba taka nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu ani wypadkowemu (art. 36a ust. 1 ustawy systemowej).

Przedsiębiorca w celu objęcia go dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi powinien złożyć w ZUS stosowny wniosek na druku ZUS ZUA z kodem 19 00 xx. Objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej niż od dnia, w którym wniosek został złożony.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca zamierza zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej od 1 sierpnia 2017 r. na okres 6 miesięcy. Chce jednak przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych od tego dnia. W tym celu powinien dokonać zgłoszenia do tych ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z kodem 19 00 xx, wpisując 1 sierpnia 2017 r. jako datę objęcia dobrowolnymi ubezpieczeniami.

Przedsiębiorca rozlicza składki na własne ubezpieczenia za dany miesiąc w deklaracji ZUS DRA i opłaca je w terminie do 10. dnia następnego miesiąca.

W okresie zawieszenia działalności (w trybie "zwykłym", przewidzianym w art. 14a ust. 1-1b ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) podstawę wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe ustala się na zasadach obowiązujących przed zawieszeniem działalności, tj. w wysokości:

● 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiary składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w 2017 r. - 2557,80 zł),

● 30% minimalnego wynagrodzenia (w 2017 r. - 600 zł).

PRZYKŁAD

Jacek K. w okresie zawieszenia działalności złożył w ZUS wniosek o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Przed zawieszeniem działalności opłacał składki od kwoty 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2017 r. - 2557,80 zł), zatem w okresie podlegania dobrowolnym ubezpieczeniom będzie opłacał składki od tej kwoty.

Jeżeli przedsiębiorca zawiesza działalność z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, składki na jego ubezpieczenia są opłacane z budżetu państwa.

5. Decyzja ZUS o podleganiu ubezpieczeniom społecznym

ZUS wydaje decyzję o podleganiu ubezpieczeniom w razie sporu dotyczącego obowiązku ubez­pieczeń. Decyzję doręcza się zarówno ubezpieczonemu, jak i płatnikowi składek. Obowiązkiem płatnika składek jest, nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, przekazanie do ZUS dokumentów korygujących za okres objęty decyzją (art. 38 ustawy systemowej). ZUS jest także zobowiązany do wydania decyzji dotyczącej wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Ponadto ZUS jest uprawniony do wydania decyzji dotyczącej wymierzania i pobierania składek na ubezpieczenie zdrowotne. Do jego właściwości nie należy natomiast wydawanie decyzji o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu - jest to kompetencja dyrektora właściwego oddziału NFZ.

Od 13 czerwca 2017 r. ZUS, w toku kontroli lub postępowania wyjaśniającego może ustalić, że faktycznie płatnikiem składek jest inny podmiot niż ten, który dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i rozliczał składki za ubezpieczonych. ZUS wyda w tym zakresie decyzję, zarówno podmiotowi zgłaszającemu ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych, jak i płatnikowi składek ustalonemu przez ZUS. Po uprawomocnieniu się tej decyzji, ZUS sporządzi za płatnika z urzędu dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi za okres wskazany w decyzji.

ZUS przeksięguje z urzędu nienależnie opłacone składki, w sposób proporcjonalny, w stosunku do kwoty należnych składek za każdego ubezpieczonego, którzy zostali wykazani w imiennych raportach miesięcznych przekazanych przez nieuprawniony podmiot. ZUS zaliczy więc nadpłatę na poczet należności z tytułu składek właściwego płatnika składek (zaległych lub bieżących, a w razie ich braku - na poczet przyszłych). Firma, która dokonała zgłoszenia ubezpieczonych do ubezpieczeń nie będzie więc miała możliwości odzyskania opłaconych składek. Wynika to z art. 38a ustawy systemowej. Nowe przepisy będą miały zastosowanie również do składek nienależnie opłaconych przez podmiot "zgłaszający" (a nie uznany za płatnika), przed dniem wejścia w życie nowelizacji i nieprzedawnionych na dzień jej wejścia w życie. Także w razie wydania przez ZUS, przed dniem wejścia w życie nowelizacji, decyzji ustalającej obowiązek podlegania ubezpieczeniom, składki należne za okres wskazany w tej decyzji będą podlegały przeksięgowaniu na ww. zasadach.

6. Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych przez płatników składek oraz tryb korygowania dokumentów

W każdym miesiącu płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne za miesiąc poprzedni, w terminie ustalonym dla rozliczania składek (art. 41 ust. 1 ustawy systemowej). Raport ZUS RCA składa się za osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, natomiast ZUS RZA - gdy ubezpieczony podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Raporty imienne zawierają przede wszystkim dane dotyczące podstawy wymiaru składek i wysokości składek za danego ubezpieczonego. W raporcie ZUS RCA wykazuje się także dane dotyczące zasiłków wypłaconych z budżetu państwa. Dokumenty mogą zawierać też informacje o złożeniu przez ubezpieczonego zawiadomienia o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Płatnik składek jest odpowiedzialny za prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek i ich wysokości. Zatem w razie stwierdzenia błędów w przesłanych dokumentach, we własnym zakresie lub przez ZUS, jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł, z wyjątkiem sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.

Od 1 stycznia 2015 r. płatnik składek nie ma już obowiązku całościowego sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego w terminie do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Korekty stwierdzonych błędów należy sporządzać na bieżąco. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący, w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

PRZYKŁAD

Spółka złożyła za grudzień 2016 r. za pracownika raport ZUS RCA oraz jeden raport ZUS RSA. Po sprawdzeniu okazało się, że w raporcie ZUS RCA z kodem 01 10 00 wystąpił błąd dotyczący podstawy wymiaru składek. Aby dokonać korekty błędu popełnionego w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem 01 10 00, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej drukiem ZUS RCA, w którym wypełnia wyłącznie raport dotyczący kodu 01 10 00. Płatnik nie przekazuje natomiast korygującego raportu ZUS RSA, który został wypełniony prawidłowo.

Płatnik składek, który w imiennym raporcie miesięcznym wpisał błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego, np. nazwisko lub imię albo numer PESEL, musi ponownie złożyć za tego ubezpieczonego raport z poprawnymi danymi (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora).

PRZYKŁAD

Firma, sporządzając za zleceniobiorcę imienny raport miesięczny ZUS RCA za czerwiec 2017 r., wpisała błędny numer PESEL. Aby skorygować błąd, płatnik składek jest zobowiązany przekazać komplet dokumentów korygujących oznaczony identyfikatorem deklaracji/raportu 02 - zarówno deklarację rozliczeniową korygującą, jak i imienny raport miesięczny korygujący, po wpisaniu w raporcie imiennym korygującym prawidłowego numeru PESEL.

Wzór ZUS RCA (korekta)

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

decyzji - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,

kontroli - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

PRZYKŁAD

Firma błędnie ustaliła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku 3 pracowników. Płatnik składek powinien sporządzić korygujące raporty imienne za te osoby z prawidłowo ustaloną podstawą wymiaru składek w terminie 30 dni od daty otrzymania protokołu kontroli z ZUS. Jeżeli płatnik nie zgadza się z ustaleniami kontroli i nie złoży korekt we wskazanym terminie, ZUS wyda w tej sprawie decyzję administracyjną. Na złożenie korekt zgodnie z decyzją ZUS płatnik będzie miał wówczas 7 dni od daty jej uprawomocnienia (przy założeniu oczywiście, że w wyniku odwołania decyzja nie zostanie zmieniona przez sąd).

Ubezpieczony zgłasza płatnikowi składek na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania rocznej informacji, jeżeli jego zdaniem nie są one zgodne ze stanem faktycznym. O tym fakcie informuje ZUS. W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

Jeśli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy, to informacje te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje ZUS, wydając decyzję. W sytuacji gdy ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. Jeśli w terminie 3 miesięcy ubezpieczony i płatnik składek nie złożą wniosku o zmianę stanowiska ZUS, informacje uznane przez ZUS traktuje się jako prawdziwe. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję (art. 41 ust. 11-13 ustawy systemowej).

ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa (art. 58 Kodeksu cywilnego) - uchwała SN z 27 kwietnia 2005 r. (II UZP 2/05). Jest to jedno z uprawnień ZUS, które obejmuje kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. ZUS jest uprawniony do badania poszczególnych postanowień umowy o pracę - szczególnie w zakresie wynagrodzenia, jeśli np. mają one na celu obejście przepisów prawa. ZUS sprawdza podstawę wymiaru składek po otrzymaniu imiennych raportów miesięcznych.

7. Roczna informacja dla ubezpieczonego

Informacje zawarte w raportach imiennych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły, w terminie do 28 lutego następnego roku. Za zgodą ubezpieczonego może sporządzić roczną informację w formie dokumentu elektronicznego. Roczna informacja jest sporządzana w celu weryfikacji danych zawartych w raportach miesięcznych.

Dane zawarte w informacji rocznej w poszczególnych miesiącach dla osoby ubezpieczonej powinny więc odzwierciedlać informacje, które zostały przekazane do ZUS za ubezpieczonego odpowiednio w imiennych raportach ZUS RZA, ZUS RCA lub ZUS RSA za dany miesiąc rozliczeniowy. Sposób wypełniania informacji jest taki sam jak wymienionych powyżej dokumentów rozliczeniowych. Informacja powinna zawierać także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Na żądanie ubezpieczonego płatnik składek przekazuje informacje nie częściej niż raz na miesiąc - za miesiąc poprzedni.

Płatnik składek nie ma obowiązku przekazywania informacji rocznej, gdy ubezpieczony jest objęty tylko ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 41 ust. 10 ustawy systemowej). Nie musi także sporządzać informacji rocznej, jeżeli przekazał ubezpieczonemu informacje miesięczne za wszystkie miesiące poprzedniego roku (chyba że ubezpieczony zażąda wydania tej informacji).

8. Zgłoszenie płatnika składek

Płatnik składek powinien dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń w terminie 7 dni od:

daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,

daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.

Przedsiębiorca prowadzący działalność na podstawie wpisu w CEIDG nie ma obowiązku sporządzania odrębnego zgłoszenia płatnika składek (art. 25 ust. 5 pkt 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej), ponieważ integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest żądanie zgłoszenia płatnika składek do ZUS. Na podstawie otrzymanej kopii wniosku ZUS sporządzi zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZFA.

Jeśli chodzi o podmioty wpisane w KRS, ZUS utworzy konto płatnika składek na podstawie danych zawartych we wniosku o wpis. Według danych przekazanych z CRP-KEP ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

● ZUS ZPA - Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

● ZUS ZAA - Adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek,

● ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek.

ZUS sporządzi dokumenty zgłoszeniowe pod warunkiem, że wniosek w KRS zostanie wypełniony poprawnie i dokładnie, a wniosek NIP-8 zostanie zgłoszony w urzędzie skarbowym w terminie do 7 dni od daty rejestracji w KRS. Jeśli wniosek NIP-8 będzie zawierał niepełne bądź błędne dane, ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające.

Osoba rozpoczynająca prowadzenie działalności w formie jednoosobowej spółki z o.o., a także będąca wspólnikiem spółki jawnej, komandytowej i partnerskiej, jest zobowiązana dokonać zgłoszenia siebie jako płatnika składek do ubezpieczeń ZUS. Każdy wspólnik takiej spółki jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, zatem powinien sporządzić i przekazać do ZUS zgłoszenie:

● płatnika składek na formularzu ZUS ZFA, w którym wpisze własne dane identyfikacyjne, tj. numery PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki),

● siebie do ubezpieczeń jako osobę ubezpieczoną - na formularzu ZUS ZUA (bądź jeśli będzie podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu - na formularzu ZUS ZZA), z identyfikatorem PESEL.

Każdy płatnik składek ma obowiązek poinformować ZUS o zmianie wszelkich danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS (art. 44 ust. 1 ustawy systemowej).

Płatnicy składek wpisani do KRS dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian wyłącznie w zakresie zmiany danych uzupełniających, tj.:

● nazwy skróconej płatnika,

● daty powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,

● wykazu rachunków bankowych,

● adresu do korespondencji,

● adresu prowadzenia działalności,

● w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - danych dotyczących poszczególnych wspólników, w tym ich numerów NIP.

Zmiana zewidencjonowanych danych na koncie płatnika wpisanego do KRS następuje automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po przekazaniu danych z Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników.

9. Rozliczanie składek na ubezpieczenia

Płatnik składek jest zobowiązany, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy, obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy (art. 46 ust. 1 ustawy systemowej). W tym celu płatnik składek sporządza i przekazuje do ZUS następujące dokumenty rozliczeniowe:

- deklarację ZUS DRA,

- raporty składkowe (ZUS RCA lub ZUS RZA),

- raporty świadczeniowe ZUS RSA.

Rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, a także wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych podlegających rozliczeniu na poczet składek, następuje w deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru (ZUS DRA). Wzory tych dokumentów określa rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).

Deklaracja rozliczeniowa zawiera m.in.:

● zestawienie należnych składek na: ubezpieczenia społeczne (z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i płatnika), ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych, a oprócz tego:

● dane identyfikacyjne płatnika składek:

- NIP,

- REGON

- nazwę skróconą firmy, a w przypadku płatników składek - osób fizycznych - nazwisko i imię, oraz

● informacje o liczbie ubezpieczonych,

● kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Terminy na przekazanie dokumentów rozliczeniowych do ZUS

Ponadto w deklaracji płatnik składek rozlicza:

● zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek wyrównawczy, zasiłek macierzyński i zasiłek opiekuńczy,

● zasiłki rodzinne, pielęgnacyjne i wychowawcze, należne za okres do 30 kwietnia 2004 r., oraz świadczenia rodzinne, należne za okres do 31 sierpnia 2006 r. - w przypadku składania za ten okres korekty dokumentu.

Rozliczenia składek, zasiłków oraz świadczeń rodzinnych płatnik dokonuje za okres, za który był uprawniony do ich wypłaty, w terminach określonych w ustawie. Rozliczenia składek oraz wypłaconych w danym miesiącu kalendarzowym zasiłków i świadczeń rodzinnych dokonuje się w jednej deklaracji. Do deklaracji płatnik składek załącza imienne raporty miesięczne dotyczące ubezpieczonych.

Dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie (lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym) oraz w deklaracji (lub w deklaracji rozliczeniowej korygującej) uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy - stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Aktualnie obowiązujący wzór deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA przewiduje m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 listopada 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2015 r. poz. 1996). Jest to związane z prawem do świadczenia rodzicielskiego, które przysługuje od 1 stycznia 2016 r. osobom dotychczas nieuprawnionym do zasiłku macierzyńskiego. W związku z wprowadzeniem tego świadczenia jednocześnie została ustalona zasada, zgodnie z którą osoby uprawnione do zasiłku macierzyńskiego, którego wysokość - po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy - wynosi mniej niż 1000 zł, będą miały ten zasiłek podwyższany do kwoty świadczenia rodzicielskiego (czyli do 1000 zł netto). Zmiana w formularzu ZUS DRA ma na celu umożliwienie płatnikom składek wykazywania w odrębnym polu informacji o kwotach dopłaconych różnic - wyrównań zasiłków macierzyńskich. Rozporządzenie zmieniające wprowadziło także nowy kod świadczenia/przerwy 329 (podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego) w celu wykazywania danych o dopłatach w miesięcznym raporcie imiennym ZUS RSA oraz nowe kody tytułów ubezpieczenia:

● 05 80 (osoba prowadząca działalność gospodarczą, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego),

● 05 81 (osoba współpracująca z osobą prowadzącą pozarolnicza działalność, której zasiłek macierzyński nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego).

Od 1 marca 2017 r. do załącznika nr 18, części VII, dodano ponadto nowy kod przyczyny wyrejestrowania: 800 - wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, 2138 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 60).

Płatnik składek, który opłaca składki wyłącznie za siebie, sporządza jedynie deklarację rozliczeniową. Rozlicza w niej składki na:

● ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),

● ubezpieczenie zdrowotne,

● Fundusz Emerytur Pomostowych,

● Fundusz Pracy.

10. Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowych za każdy miesiąc

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie lub za osoby z nimi współpracujące, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych zadeklarowały do podstawy wymiaru składek kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do poprzedniego miesiąca.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Opłaca składki od zadeklarowanej podstawy wymiaru, tj. 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2017 r. 2557,80 zł). Podstawa ta obowiązuje przez cały rok. Nie ma więc obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejne miesiące.

Z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc jest także zwolniony płatnik składek, który zatrudnia nianię na podstawie umowy uaktywniającej, pod warunkiem że w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarował do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwotę w wysokości nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie (art. 47 ust. 2f ustawy systemowej).

11. Opłacanie składek

Ustawa z 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2017 r. poz. 1027) przewiduje bardzo istotną zmianę, a mianowicie opłacanie przez płatnika składek należności wobec ZUS na jeden rachunek,  a nie jak dotychczas - na cztery odrębne rachunki (art. 43b i art. 47 ust. 4 ustawy systemowej).

Od 1 stycznia 2018 r. każdy płatnik będzie wpłacał składki na indywidualny rachunek, przydzielony mu przez ZUS. Będzie dokonywał wpłat jednym przelewem. Obecnie płatnicy składek dokonują 3 (lub nawet 4 - w przypadku gdy płatnik opłaca składki także na FEP) odrębnych wpłat na różne numery rachunków bankowych, z podziałem na składki społeczne, zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i FGŚP oraz - odrębnie - na FEP). Po zmianie przepisów należności z tytułu składek będą opłacane przez płatnika składek jedną wpłatą na przydzielony przez ZUS indywidualny numer rachunku składkowego.

W okresie do 1 stycznia 2018 r. wydane zostanie także nowe rozporządzenie o kolejności i sposobie zaliczania wpłat dokonanych na rachunek składkowy na należności Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz inne należności, do których poboru jest zobowiązany ZUS. Rozporządzenie będzie regulować sposób rozliczania wpłat (niedopłat i nadpłat) w nowym trybie, w tym uwzględniać dotychczasowy priorytet pokrywania należności na poszczególne fundusze (FUS, FEP, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP).

ZUS będzie generował numer rachunku składkowego dla płatnika składek niezwłocznie po utworzeniu konta płatnika składek. Informacja o numerze rachunku składowego będzie przekazywana za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłka rejestrowana (polecona, z możliwością śledzenia przesyłki) lub w przypadku płatnika składek, który w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS utworzył profil informacyjny - będzie udostępniana w tym systemie.

Dla istniejących już płatników, ZUS wygeneruje numery rachunków składkowych do końca tego roku, i zewidencjonuje je na kontach płatników składek wpisanych do Centralnego Rejestru Płatników Składek. Do 31 grudnia 2017 r. ZUS przekaże informacje o numerach rachunków składkowych płatnikom składek, którzy opłacają należności z tytułu składek, w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego jako przesyłkę rejestrowaną lub - w przypadku płatników składek, którzy w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS utworzyli profil informacyjny - udostępni numery rachunków składkowych w tym systemie. Jeżeli płatnicy składek nie otrzymają informacji o numerach rachunków składkowych w terminie do 31 grudnia 2017 r., są obowiązani zwrócić się do właściwej jednostki ZUS o jej przekazanie przed najbliższym terminem opłacania składek. Numery rachunków składkowych wygenerowane przez ZUS będą aktywne od 1 stycznia 2018 r.

ZUS rozpoczyna przygotowania techniczne do wprowadzenia omówionych zmian m.in. przez informowanie płatników o zmianach i przypomnienie o konieczności sprawdzenia i zaktualizowania danych płatnika, które zostały przesłane do ZUS - szczególnie danych adresowych, numeru telefonu i e-maila.

12. Sporządzanie przez ZUS dokumentów z urzędu

Jeżeli płatnik składek nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, wówczas ZUS dokonuje wymiaru składek z urzędu, w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, o czym informuje płatnika.

PRZYKŁAD

Firma ABC złożyła ostatnią deklarację ZUS DRA za luty 2017 r. Za okres od marca do czerwca 2017 r. nie złożyła żadnych dokumentów rozliczeniowych. W tej sytuacji ZUS dokona przypisu składek na podstawie deklaracji za luty 2017 r.

W sytuacji gdy po wymierzeniu przez ZUS składek z urzędu płatnik składek złoży deklarację rozliczeniową, ZUS koryguje wymiar składek do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, z uwzględnieniem wykazanych w deklaracji zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych (art. 48 ustawy systemowej).

13. Informacja o stanie konta ubezpieczonego

W terminie do 31 sierpnia każdego roku ZUS jest zobowiązany przesłać ubezpieczonemu urodzonemu po 31 grudnia 1948 r. informację o zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach na ubezpieczenie emerytalne, tzw. informację o stanie konta.

W informacji ZUS podaje wysokość:

● zwaloryzowanego kapitału początkowego według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku, w przypadku gdy kapitał ten został już ubezpieczonemu obliczony;

● hipotetycznej emerytury - z uwzględnieniem wysokości wieku emerytalnego obowiązującego w danym okresie (wyższego - do 30 września 2017 r., obniżonego - od 1 października 2017 r.);

● kwot składek, środków, odsetek za zwłokę i opłaty prolongacyjnej, ogółem, zewidencjonowanych na subkoncie, według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku;

● składek na ubezpieczenie emerytalne, z wyłączeniem składek podlegających odprowadzeniu do OFE i zewidencjonowaniu na subkoncie:

- należnych - w przypadku ubezpieczonych niebędących płatnikami składek,

- wpłaconych - w przypadku ubezpieczonych będących płatnikami składek oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność za okres ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych, według stanu na 31 grudnia poprzedniego roku, w wysokości nominalnej, w podziale na miesiące;

● składek na OFE, należnych i odprowadzonych;

● składek należnych i wpłaconych zewidencjonowanych na subkoncie.

Jeżeli po otrzymaniu informacji o stanie konta ubezpieczony niebędący płatnikiem składek stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie należne składki na ubezpieczenie emerytalne lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, powinien zgłosić to do płatnika składek, na piśmie. Płatnik składek powinien poinformować ubezpieczonego o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 60 dni od jego otrzymania. W razie uwzględnienia wnios­ku o sprostowanie danych lub o przekazanie brakujących dokumentów płatnik musi dokonać korekty błędnych dokumentów lub złożyć w ZUS brakujący dokument ubezpieczeniowy w terminie 30 dni od dnia powiadomienia ubezpieczonego o sposobie załatwienia wniosku.

W sytuacji gdy wniosek ubezpieczonego zostanie rozpatrzony negatywnie lub jeśli płatnik już nie istnieje, ubezpieczony powinien zwrócić się do ZUS z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego. Do wniosku należy załączyć dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz kopię informacji płatnika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie danych. ZUS powinien zakończyć postępowanie wyjaśniające nie później niż w ciągu 3 miesięcy, a w sprawach szczególnie skomplikowanych - nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku ubezpieczonego.

Jeżeli w wyniku postępowania wyjaśniającego okaże się, że przyczyną niezewidencjonowania na koncie ubezpieczonego wszystkich należnych składek na ubezpieczenie emerytalne lub zewidencjonowania ich w niewłaściwej wysokości są:

● błędy w danych podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, w zgłoszeniu płatnika składek lub w zgłoszeniu wyrejestrowania płatnika składek albo niezłożenie tych dokumentów - ZUS dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, jeżeli uzna to za możliwe, albo po złożeniu przez płatnika składek dokumentów korygujących te dokumenty lub brakujących dokumentów,

● błędy w danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym lub w deklaracji rozliczeniowej albo niezłożenie tych dokumentów - ZUS dokonuje korekty danych po złożeniu przez płatnika składek dokumentów korygujących te dokumenty albo brakujących dokumentów.

Obowiązkiem płatnika składek jest złożenie korygujących lub brakujących dokumentów w terminie 30 dni od otrzymania z ZUS zawiadomienia o stwierdzonych w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych.

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć korygujące lub brakujące dokumenty w terminie 30 dni od dnia:

● uprawomocnienia się decyzji - jeśli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji,

● otrzymania protokołu kontroli - jeśli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze kontroli.

Jeśli płatnik składek już nie istnieje albo uzyskanie korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, ZUS dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, koryguje z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach ubezpieczeniowych lub sporządza z urzędu brakujące dokumenty.