Czy pracownik powinien podać dane kontaktowe osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy

PROBLEM

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, nie zawierają wzorów kwestionariuszy osobowych zarówno dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak również dla pracownika. W kwestionariuszu dla pracownika dotychczas obowiązującym, pracownik wskazywał osobę jaką należy zawiadomić w razie wypadku przy pracy. Czy w związku z faktem, iż nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie zawiera wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika, pracownik nie będzie musiał podawać osoby kontaktowej w sytuacji wystąpienia wypadku?

RADA

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej faktycznie nie zawierają wzorów oświadczeń dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz dla pracownika. Nie oznacza to automatycznie braku potrzeby wskazywania osoby kontaktowej w razie wypadku przy pracy. Należy ponadto pamiętać, że stosowne wzory oświadczeń, w tym kwestionariusz osobowy dla pracownika zostały zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wskazany kwestionariusz zawiera rubrykę o osobie, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby. Brak jest jednak jednoznacznych podstaw prawnych zobowiązujących pracownika do ujawniania osoby kontaktowej. Decyzja w zakresie podawania osoby która będzie zawiadamiana w razie wypadku będzie należała wyłącznie do pracownika.

UZASADNIENIE

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zawierały wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika - czyli osoby z którą formalnie zawarto już stosunek pracy. Kwestionariusz ten zawiera między innymi do wypełnienia miejsce dotyczące osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku. Sprawą zupełnie odrębną jest brak wyraźnego i bezpośredniego obowiązku prawnego zawiadomienia o wypadku osoby wskazanej - choćby w przepisach kodeksu pracy, czy też regulacjach szczegółowych, zawartych w treści rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

W nowym rozporządzeniu w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zrezygnowano z pomocniczych wzorów, w tym w zakresie kwestionariuszy osobowych zarówno dla ubiegającego się o zatrudnienie jak również dla pracownika. W związku z powyższym może powstać wątpliwości, czy pracownik powinien podawać dane kontaktowe osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku - i jaki zakres danych osobowych przyjąć (dotychczas było to imię, nazwisko, adres oraz telefon). Uwzględniając, brak na chwilę obecną bezpośredniej podstawy prawnej - zarówno w przepisach kodeksu pracy, szczegółowych przepisach powypadkowych, jak również w nowym rozporządzeniu w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie wskazywania osoby jaką należy zawiadomić w razie wypadku można uznać, iż dopóki nie zostanie wprowadzony bezpośredni obowiązek prawny wskazywania osoby kontaktowej, to ujawnienie jej danych osobowych pracodawcy będzie zależało od swobodnej decyzji pracownika. W sytuacji gdy pracownik wskaże pracodawcy osobę kontaktową - wówczas rolą pracodawcy będzie zawiadomienie osoby wskazanej o wypadku. W przypadku gdy pracownik nie zdecyduje się wskazywać osoby do kontaktu, wówczas pracodawca nie będzie zobowiązany dokonać czynności związanej z zawiadomieniem po zdarzeniu wypadkowym.

PODSTAWA PRAWNA

załącznik nr 1a do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 894

rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy - Dz.U. z 2009 r. nr 105 poz. 870

Sebastian Kryczka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, były pracownik Państwowej Inspekcji Pracy, od kilkunastu lat specjalizuje się w problematyce prawa pracy oraz zagadnieniach kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, autor wielu komentarzy, artykułów i porad z zakresu prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy