Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej

Niedawne zmiany dotyczące okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej skutkują tym, że obecnie i przez długi jeszcze czas będziemy mieli do czynienia z trzema różnymi okresami jej przechowywania. Przyjęcie poszczególnych z nich uzależnione jest od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy oraz do jakich części dokumentacji się odnosimy. Przepisy przejściowe, co do zasady, dzielą sytuację pracowników na 3 grupy, w zależności od momentu powstania zatrudnienia, przy czym nie regulują odrębnie kwestii ciągłości zatrudnienia nawiązanego obecnie, bezpośrednio po zakończonym zatrudnieniu powstałym przed początkiem 2019 r.

Nowe regulacje wywołują wiele wątpliwości. Pełne wyjaśnienie części z nich wymaga wręcz nie tylko wydania wspólnego stanowiska przez PIP i MRPiPS (które w chwili pisania niniejszego opracowania było przygotowywane), ale też zastanowienia się nad nowelizacją przepisów.

Zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. przepisami (art. 94 pkt 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.), pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmująca m.in. informacje z zakresu czasu pracy i dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa nowelizująca) dzielą w tym zakresie pracowników na 3 grupy, przy czym dla wielu pracodawców może być niejasne, w której sytuacji pracownik należy do poszczególnej grupy.