Gdzie przechowywać dokumenty dotyczące powołania pracownika na ćwiczenia wojskowe

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Pracownik, który jest:

• żołnierzem rezerwy,
• osobą przeniesioną do rezerwy niebędącą żołnierzem rezerwy,
• osobą odbywającą służbę w obronie cywilnej,

może zostać powołany do odbywania ćwiczeń wojskowych. Takiego powołania dokonuje wojskowy komendant uzupełnień właściwy dla miejsca pobytu osoby wzywanej, natomiast w trybie natychmiastowym Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego. Karta powołania określa m.in. termin ćwiczeń oraz datę stawienia się osoby powołanej. Ćwiczenia wojskowe, na które może zostać powołany pracownik, odbywają się jako:

• jednodniowe,
• krótkotrwałe - trwające nieprzerwanie do 30 dni,
• długotrwałe - trwające nieprzerwanie do 90 dni,
• rotacyjne - trwające łącznie do 30 dni i odbywane z przerwami w określonych dniach w ciągu danego roku kalendarzowego.

Łączny czas trwania ćwiczeń wojskowych nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 90 dni (art. 104 ust. 1 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP).

Przedstawiona przez pracownika karta powołania na ćwiczenia wojskowe stanowi podstawę do zwolnienia go we wskazanym okresie z obowiązku świadczenia pracy. A zatem pracownik, który otrzymał kartę powołania, powinien uprzedzić pracodawcę o konieczności odbycia ćwiczeń wojskowych i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, przedstawiając dokument otrzymany z WKU. Natomiast w przypadku powołania pracownika do odbycia ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowym, na pracowniku ciąży obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Powinno to jednak nastąpić nie później niż w drugim dniu nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie bądź za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. W przypadku dostarczenia przez pracownika karty powołania pracodawca przechowuje ją zarówno w części B akt osobowych pracownika (jako dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia), jak i w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy (jako dokument stanowiący podstawę usprawiedliwienia nieobecności pracownika w pracy).

UWAGA!

Kartę powołania na ćwiczenia wojskowe pracownika pracodawca powinien zamieścić w części B jego akt osobowych oraz w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

Na wniosek pracownika, który okazał pracodawcy kartę powołania na ćwiczenia wojskowe trwające dłużej niż 30 dni, udziela mu się zwolnienia od pracy na jeden dzień bez zachowania prawa do wynagrodzenia (pracodawca może jednak - na własny koszt - wypłacić pracownikowi wynagrodzenie). Ponadto pracodawca udziela pracownikowi powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych urlopu bezpłatnego na okres trwania tych ćwiczeń. W czasie trwania tego urlopu pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia. Oznacza to m.in., że okres odbywania ćwiczeń wojskowych będzie uwzględniany w stażu pracy, od którego zależy prawo i wysokość nagrody jubileuszowej czy dodatku stażowego.

Żołnierzowi rezerwy oraz osobie przeniesionej do rezerwy niebędącej żołnierzem rezerwy, którzy odbyli ćwiczenia wojskowe, przysługuje świadczenie pieniężne rekompensujące utracone wynagrodzenie ze stosunku pracy. Nie dotyczy to ćwiczeń trwających do 24 godzin, odbywających się w czasie lub dniu wolnym od pracy. Podstawę naliczenia wysokości utraconego wynagrodzenia stanowi kwota 1/21 miesięcznego wynagrodzenia pracownika pomnożona przez liczbę dni odbytych ćwiczeń wojskowych. Kwota dziennego świadczenia pieniężnego nie może być jednak wyższa od 1/21 dwuipółkrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw obowiązującego w okresie poprzedzającym termin powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych, którego wysokość ogłasza Prezes GUS. Świadczenie pieniężne ustala i wypłaca wójt lub burmistrz (prezydent miasta) na udokumentowany wniosek uprawnionego żołnierza rezerwy lub osoby przeniesionej do rezerwy niebędącej żołnierzem rezerwy. Taki wnioseknależy złożyć nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zakończenia ćwiczeń wojskowych.

Podstawa prawna:

• art. 55, art. 101 ust. 1, art. 104 ust. 1, art. 119 ust. 1 pkt 2, art. 119a, art. 124, art. 141 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1459; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245

• § 4 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z 15 czerwca 2015 r. w sprawie ćwiczeń wojskowych - Dz.U. z 2015 r. poz. 950

• § 2, § 5, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632

• § 3 pkt 2, § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369

Beata Tofiluk,

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka wielu publikacji z tej tematyki