Kontrola ZUS – prawa i obowiązki przedsiębiorcy

Wstęp

ZUS przeprowadza planowe kontrole raz na 3-4 lata. Obecnie płatników do kontroli typuje specjalny algorytm, zainstalowany w systemie informatycznym ZUS, za pomocą którego na podstawie danych zapisanych w tym systemie - dokonywana jest tzw. wstępna analiza ryzyka. Dzięki tej analizie do kontroli typowani są ci płatnicy, u których prawdopodobieństwo naruszenia przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych jest stosunkowo najwyższe. Zdarzają się również kontrole doraźne, przeprowadzane w firmie np. w wyniku donosów, skarg osób zatrudnionych lub nadmiernej liczby korekt składanych przez płatnika. Często są to skomplikowane postępowania, w których na każdym etapie duże znaczenie ma orientacja w obowiązujących przepisach i umiejętność zgodnego z prawem reagowania na działania organu kontroli.

W niniejszej publikacji krok po kroku przedstawiono procedurę kontrolną, z uwzględnieniem wzorów pism i formularzy, z którymi kontrolowany płatnik zetknie się w toku kontroli na kolejnych jej etapach. Wyjaśniono, jakie są najważniejsze prawa i obowiązki płatnika w toku kontroli ZUS, co wolno inspektorowi kontroli prowadzącemu postępowania, a na jakie działania - zgodnie z obowiązującymi przepisami - nie może sobie pozwolić.

Dzięki umiejętności poruszania się w gąszczu przepisów i procedur regulujących postępowanie kontrolne ZUS zwiększa się szansa płatnika na skuteczną ochronę interesów firmy i zminimalizowanie dotkliwych skutków finansowych w zakresie zaległości składkowych na rzecz ZUS.

I. Zasady przeprowadzania kontroli

1. Rodzaje, zakres przedmiotowy, ograniczenia czasu trwania kontroli przeprowadzanych przez ZUS

Jednym z ustawowych uprawnień ZUS jest uprawnienie tego organu do przeprowadzania okresowych i doraźnych kontroli płatników składek. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nakładają na płatników liczne obowiązki, zarazem jednak gwarantują im pewne prawa wobec organu kontroli - zwłaszcza w zakresie kontroli płatników prowadzących działalność gospodarczą.

1.1. Częstotliwość kontroli ZUS

Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką powinny być przeprowadzane kontrole ZUS. Najważniejszym ich celem jest efektywne i skuteczne egzekwowanie należności z tytułu składek oraz nadzór nad prawidłowym ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości (§ 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek; Dz.U. z 1998 r. Nr 164, poz. 1165; dalej: rozporządzenie o kontroli ZUS). Praktyka pokazuje, że przedsiębiorca, u którego nie pojawiają się problemy w zakresie rozliczeń z ZUS (nie składa nadmiernej liczby korekt, nie są na niego zgłaszane skargi przez ubezpieczonych itd.), może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 3-4 lata. Trzeba jednak pamiętać, że w uzasadnionych przypadkach - np. uporczywego naruszania przepisów przez płatnika czy zgłaszania skarg przez osoby ubezpieczone - kontrola ZUS może być przeprowadzana z większą częstotliwością. Nasilenia kontroli mogą się spodziewać również ci płatnicy, u których wykryte zostaną błędy „systemowe”, tzn. powtarzające się konsekwentnie w określonych obszarach (np. nieprawidłowe stosowanie wyłączeń składkowych, błędy w ustalaniu podstawy wymiaru składek, błędne ustalanie podstawy wymiaru składek za zleceniobiorców itp.).

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, ZUS ma obowiązek typować płatników do kontroli nie na zasadzie przypadkowego wyboru, lecz po uprzednim dokonaniu identyfikacji prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej (art. 47 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców; j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.; dalej: ustawa - Prawo przedsiębiorców). Jest to tzw. wstępna analiza ryzyka. Powinna ona wskazać identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. W kompleksowym systemie informatycznym ZUS (KSI ZUS) działa obecnie specjalny algorytm, za pomocą którego przeprowadzana jest ta analiza, na podstawie danych zewidencjonowanych w KSI ZUS.

Przykład 1

W firmie ABC sp. z o.o. ZUS przeprowadził rutynową kontrolę w 2019 r. Od tego czasu w zakresie powiązań kapitałowych spółki zaszły znaczące zmiany. ZUS wytypował płatnika do rutynowej kontroli w 2020 r., pomimo że od zakończenia poprzedniego postępowania upłynął stosunkowo niedługi okres. Podstawowymi przyczynami, dla których wstępna analiza ryzyka wskazała tego płatnika do ponownej kontroli, były m.in.:

• przejęcie znaczącej liczby pracowników spółki w krótkim czasie przez inny podmiot (agencję pracy tymczasowej) na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, na co wskazały złożone przez płatnika dokumenty zgłoszeniowe/wyrejestrowujące oraz rozliczeniowe (podejrzenie niezgodnej z przepisami „optymalizacji” kosztów składkowych);

• zatrudnianie pełnoetatowych pracowników z minimalnym wynagrodzeniem i jednoczesne zgłaszanie ich do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu umowy zlecenia przez inną spółkę z tej samej grupy kapitałowej (podejrzenie realizowania na podstawie umowy zlecenia prac na rzecz własnego pracodawcy).

Ze względu na obszary ryzyka, które zidentyfikowano przed wszczęciem kontroli ZUS, można oczekiwać, że właśnie na tych zakresach przedmiotowych skupią się działania inspektora kontroli ZUS. Jest także prawdopodobne, że ZUS równocześnie podejmie czynności kontrolne u podmiotów powiązanych (kapitałowo lub na mocy zawartych kontraktów) z firmą ABC sp. z o.o. - w agencji pracy tymczasowej oraz w spółkach powiązanych kapitałowo, u których analiza ryzyka także wskazała na istnienie nieprawidłowości.

 Wymóg przeprowadzenia analizy ryzyka nie ma zastosowania do kontroli przedsiębiorcy na przykład w sytuacji, gdy ZUS poweźmie uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku w wyniku prowadzenia działalności gospodarczej. Omawiana regulacja, obowiązująca jeszcze w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, a następnie przeniesiona do obecnie obowiązującej ustawy - Prawo przedsiębiorców, w zamierzeniu miała na celu ograniczenie liczby i zakresu kontroli przedsiębiorców, u których występuje niewielkie ryzyko naruszeń przepisów bądź nie stwierdzono ich wcześniej. W praktyce jednak oznacza równocześnie skuteczniejsze ściganie tych płatników, którzy naruszają przepisy w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Ważne!

Kontrola płatników składek przeprowadzana jest po analizie ryzyka, która wskazuje tych przedsiębiorców, u których prawdopodobieństwo naruszenia przepisów składkowych i ubezpieczeniowych jest stosunkowo najwyższe.

Wobec płatników składek, którzy prowadzą działalność gospodarczą jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, ZUS zasadniczo nie wszczyna postępowania kontrolnego. Nad tą grupą przedsiębiorców nadzór ZUS jest sprawowany przez pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie konta płatnika. Wszelkie nieprawidłowości, jakie pojawiają się u płatników opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, są wyjaśniane na bieżąco, w ramach postępowań wyjaśniających, bez konieczności wszczynania kontroli. Prawidłowość rozliczeń osób opłacających składki wyłącznie za siebie jest również weryfikowana każdorazowo, np. przy wystawianiu zaświadczenia o niezaleganiu czy rozpatrywaniu wniosku o wypłatę świadczeń. Przepisy dają jednak możliwość przeprowadzenia kontroli również u takiego płatnika składek - ale tylko w uzasadnionych przypadkach (§ 2 rozporządzenia o kontroli ZUS).

Przykład 2

Anna K. od 1 stycznia 2019 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, opłaca również składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. W 2020 r. Anna K. po raz pierwszy wystąpiła do ZUS z wnioskiem o zasiłek opiekuńczy w związku z chorobą swojego 5-letniego dziecka. W wyniku analizy konta płatnika, przeprowadzanej rutynowo przez ZUS po złożeniu wniosku o zasiłek przez przedsiębiorcę, okazało się, że Anna K. złożyła w 2019 r. błędny dokument ZUS ZUA (nie wskazała w nim, że chce podlegać ubezpieczeniu chorobowemu). Zasiłek został jej jednak przyznany ze względu na fakt, że przez cały okres prowadzenia działalności terminowo i w prawidłowej wysokości opłacała wszystkie składki, w tym składkę na ubezpieczenie chorobowe (ZUS przyjmuje w takich przypadkach zasadę domniemania chęci podlegania ubezpieczeniu chorobowemu). Zanim zasiłek zostanie wypłacony, Anna K. musi jednak skorygować dokumentację zgłoszeniową złożoną w 2019 r., tak aby zgłoszenie do ubezpieczeń obejmowało również podleganie ubezpieczeniu chorobowemu. ZUS nie będzie jednak w tej sprawie wszczynał kontroli w firmie Anny K.

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązują nowe, korzystniejsze niż dotychczas regulacje dotyczące wymierzenia kar administracyjnych i wykroczeniowych przez upoważnione organy, w tym - organy kontroli. Nowe przepisy dotyczą przedsiębiorców, którzy niedawno rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej - prowadzą ją po raz pierwszy lub po długiej przerwie od czasu zamknięcia lub zakończenia swojej poprzedniej firmy.

Zgodnie ze zmienionymi regulacjami, jeżeli przedsiębiorca wpisany do CEIDG narusza przepisy prawa związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w okresie 12 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 36 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, a właściwy organ wszczyna w związku z tym naruszeniem postępowanie:

• mandatowe albo
• w sprawie nakładania lub wymierzania administracyjnej kary pieniężnej

- przed nałożeniem na przedsiębiorcę ww. sankcji organ ma obowiązek wezwać przedsiębiorcę do usunięcia stwierdzonych naruszeń oraz skutków tych naruszeń (jeżeli takie wystąpiły) w wyznaczonym przez siebie terminie (art. 21a ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Przedsiębiorca, który zastosuje się do wezwania organu i usunie naruszenia oraz ich ewentualne skutki, nie zostanie ukarany sankcją, a jeżeli sankcja została już na niego nałożona - zostanie cofnięta. Organ wymierzający sankcję - w tym ZUS - powinien w takiej sytuacji poprzestać na pouczeniu przedsiębiorcy.

Powyższych, korzystnych regulacji nie stosuje się, gdy:

• naruszenie dotyczy przepisów, które zostały już wcześniej naruszone przez przedsiębiorcę (uporczywe popełnianie tych samych błędów),
• naruszenie przepisów prawa jest rażące,
• nie jest możliwe usunięcie naruszeń lub gdy wywołały one nieodwracalne skutki,
• konieczność nałożenia sankcji wynika z ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej,
• naruszenie polega na wykonywaniu działalności gospodarczej pomimo braku uzyskania wymaganych prawem koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli przepisy przewidują obowiązek ich uzyskania, lub na działaniu niezgodnym z taką zgodą, zezwoleniem lub pozwoleniem,
• przepisy odrębne przewidują nałożenie sankcji za niewykonanie wcześniejszych zaleceń pokontrolnych.

1.2. Przepisy regulujące zasady kontroli

Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych regulują następujące akty prawne:

1) ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.);

2) ustawa z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.);

3) ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 ze zm.);

4) rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).

Ważne, aby kontrolowany płatnik miał świadomość, które z wymienionych aktów prawnych mają do niego zastosowanie (tabela 1).

Tabela 1. Przepisy regulujące zasady kontroli ZUS

* Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.; dalej: ustawa systemowa

Przykład 3

ZUS wszczął kontrolę w spółce z o.o., która jest przedsiębiorstwem w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców. Prowadząc postępowanie, ZUS musi stosować się do wszystkich przepisów dotyczących kontroli wskazanych w ustawie systemowej. Ma zatem prawo m.in.:

• kontrolować płatnika w zakresie wskazanym w ustawie systemowej;

• podejmować czynności, na które pozwalają mu zawarte tam przepisy;

• żądać od płatnika okazania dokumentów wskazanych w przepisach tej ustawy.

Ponieważ kontrolowany płatnik jest przedsiębiorcą, mają do niego zastosowanie także dodatkowe wymogi, określone w ustawie - Prawo przedsiębiorców, np.:

• ZUS musi zawiadomić płatnika o zamiarze przeprowadzenia kontroli;

• nie może prowadzić kontroli równocześnie z innym organem (chyba że kontrolowana firma wyrazi na to zgodę);

• musi stosować się do czasowych ograniczeń czasu trwania kontroli;

• nie powinien zakłócać postępowaniem kontrolnym normalnej pracy przedsiębiorstwa.

Jednocześnie ZUS musi przestrzegać wszystkich wytycznych zawartych w rozporządzeniu o kontroli ZUS, a w sprawach, które nie są uregulowane wymienionymi wyżej przepisami, zachowywać zasady obowiązujące wszystkie organy administracji publicznej, określone w Kodeksie postępowania administracyjnego.

 

DEFINICJE

Przedsiębiorca - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ust. 1-2 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Działalność gospodarcza - zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły (art. 3 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

1.3. Rodzaje kontroli ZUS

Postępowania kontrolne są przez ZUS roboczo podzielone na trzy rodzaje - w zależności od tego, z jakiej przyczyny zostało wszczęte postępowanie oraz jaki zakres rozliczeń będzie w związku z tym badany przez inspektora kontroli (tabela 2).

Tabela 2. Rodzaje postępowań kontrolnych ZUS

Przykład 4

Do ZUS wpłynęła skarga pracownika, który poinformował organ rentowy, że jego pracodawca, będący jednocześnie płatnikiem zasiłków, zaniżył podstawę jego świadczenia chorobowego. Pracownik ustalił to wstępnie, porównując kwoty wynagrodzenia uzyskiwane z tytułu stosunku pracy z podstawą wymiaru zasiłku chorobowego. Uznał, że jego zasiłek został ustalony na poziomie znacznie niższym, niż wynikałoby to z poziomu jego wynagrodzenia.

ZUS wszczął postępowanie wyjaśniające, w wyniku którego okazało się, że do podstawy wymiaru zasiłku płatnik ten nie wliczał wypłat z tytułu zwrotu kosztów dojazdów do pracy tego pracownika, które były mu wypłacane w kwotach od 300 do 500 zł miesięcznie i nie były przez firmę oskładkowane. W toku postępowania ustalono, że wypłaty te stanowiły przychód ze stosunku pracy i nie było podstaw, aby wyłączyć je z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tej sytuacji postępowanie wyjaśniające (administracyjne) zakończyło się wydaniem dwóch decyzji przez ZUS - decyzji ustalającej prawidłową podstawę wymiaru składek dla pracownika, który złożył skargę, oraz decyzji ustalającej wymiar zasiłku chorobowego tego pracownika. Jednocześnie do płatnika została skierowana kontrola o charakterze problemowym. Inspektor kontroli ZUS w toku tego postępowania skupił się na zidentyfikowaniu wszelkich pieniężnych składników wynagrodzenia oraz świadczeń niepieniężnych wypłacanych (udostępnianych) pracownikom oraz zbadaniu, czy od kwot tych składników (oraz od wartości pieniężnej świadczeń w naturze) odprowadzane są, zgodnie z przepisami, składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład 5

Spółka z o.o. zatrudniła na stanowisku dyrektora ds. marketingu kobietę w 9 miesiącu ciąży, za wysokim wynagrodzeniem. Osoba ta przed zatrudnieniem w spółce nie była nigdzie zatrudniona i po 3 tygodniach od zawarcia umowy o pracę urodziła dziecko. Spółka rozpoczęła wypłatę zasiłku macierzyńskiego w wysokości 100% podstawy wymiaru składek ustalonej w umowie o pracę (czyli od kwoty 18 500 zł).

ZUS wszczął w tej spółce kontrolę doraźną, której podstawowym celem było ustalenie, czy zatrudniona osoba faktycznie świadczyła pracę na rzecz spółki, czy też jej zatrudnienie miało charakter wyłącznie pozorny - w celu uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych (w tym przypadku - zasiłku macierzyńskiego).

1.4. Zakres przedmiotowy kontroli ZUS

Kontrola ZUS obejmuje (art. 86 ust. 2 ustawy systemowej):

• prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
• prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru zobowiązany jest ZUS;
• ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu;
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych;
• prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (dla celów postępowania egzekucyjnego).

Zakres kontroli powinien zostać szczegółowo wskazany w upoważnieniu przekazywanym płatnikowi w dniu wszczęcia postępowania. Warto dokładnie się z nim zapoznać, ponieważ inspektorowi kontroli w żadnym wypadku nie wolno wykraczać poza wskazany tam zakres.

Prowadząc kontrolę w firmie, ZUS ma obowiązek przestrzegać zakresu przedmiotowego, wskazanego w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, które doręczane jest płatnikowi w dniu wszczęcia postępowania.

Przykład 6

Inspektor kontroli ZUS wszczął postępowanie w spółce C. Jest to kontrola doraźna, która ma zweryfikować, czy jedna z ubezpieczonych - członek zarządu, która została zatrudniona w spółce za wynagrodzeniem w kwocie 36 tys. zł, a następnie, po 6 tygodniach od zawarcia umowy o pracę, rozpoczęła korzystanie ze zwolnienia lekarskiego (z powodu zagrożonej ciąży) - faktycznie posiadała tytuł do ubezpieczeń, a tym samym, czy nabyła prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.

Taki też zakres postępowania został wskazany w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli oraz w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Prowadzący postępowanie inspektor zażądał jednak dokumentacji osobowej nie tylko ubezpieczonej, której dotyczyła kontrola, lecz także pozostałych członków zarządu, argumentując, że w ich przypadku również podejrzewa istnienie nieprawidłowości przy wypłacie świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Takie postępowanie inspektora kontroli jest nieprawidłowe - nie ma on prawa wykraczać poza zakres przedmiotowy kontroli, wskazany w upoważnieniu. Płatnikowi składek przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu na niezgodne z przepisami działania organu kontroli.

1.5. Czas trwania kontroli

Wszczynając kontrolę u płatnika będącego przedsiębiorcą, ZUS nie może przedłużać postępowania bez ograniczeń. Przewidywany czas trwania kontroli powinien zostać wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Przedłużenie czasu trwania kontroli poza termin wskazany w upoważnieniu jest możliwe tylko z przyczyn niezależnych od organu kontroli i zawsze wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Jednak nawet w razie uzasadnionego przedłużenia postępowania, łączny czas kontroli nie może przekroczyć granicznych terminów wskazanych w ustawie - Prawo przedsiębiorców.

Maksymalny czas trwania kontroli został precyzyjnie określony w art. 55 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców. Jest to maksymalny czas trwania wszystkich kontroli danego organu (np. ZUS), którą może on przeprowadzić u przedsiębiorcy w danym roku kalendarzowym (tabela 3).

Tabela 3. Podział przedsiębiorców (przedsiębiorstw) ze względu na maksymalny dopuszczalny czas trwania kontroli

Przepisy ograniczające mają w zamierzeniu ustawodawcy chronić przedsiębiorców przed dezorganizacją, do której mogą doprowadzić nasilone, długotrwałe, częste kontrole poszczególnych organów. Dlatego też ZUS, po wyczerpaniu limitu długości czasu kontroli przypadającego na danego płatnika, zasadniczo nie może go w danym roku kalendarzowym kontrolować po raz kolejny w tym samym zakresie. Od tej zasady jest wyjątek - ZUS będzie miał prawo wszcząć ponowną kontrolę, w tym samym roku kalendarzowym, w razie stwierdzenia w trakcie poprzedniego postępowania rażących nieprawidłowości. Łączny czas takiej „dodatkowej” kontroli nie może przekroczyć 7 dni (w tym przypadku ustawa nie wskazuje, że chodzi o dni robocze). Tego czasu nie wlicza się do liczby dni kontroli, które zostały wyznaczone dla poszczególnych grup przedsiębiorców (art. 55 ust. 7 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

1.6. Zakaz równoczesnego i powtórnego prowadzenia kontroli

Zasadniczo ZUS nie może rozpocząć postępowania, jeżeli w wytypowanym do kontroli przedsiębiorstwie własne postępowanie prowadzi już inny organ kontrolny. Jednakże zakaz jednoczesnego prowadzenia kontroli w przedsiębiorstwie przez dwa organy (lub większą ich liczbę) nie jest już zakazem bezwzględnym. Oznacza to, że jeśli płatnik składek wyrazi na to zgodę, ZUS może rozpocząć kontrolę:

1) równocześnie z innym organem kontroli;

2) w trakcie postępowania innego organu kontroli.

Przykład 7

Płatnik składek (spółka z o.o.) otrzymał zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli przez ZUS. Postępowanie rozpoczęło się po upływie 24 dni od daty doręczenia zawiadomienia. W dniu rozpoczęcia kontroli, dokonując wpisu w książce kontroli, inspektor ZUS zorientował się, że w firmie kilka dni wcześniej zostało wszczęte postępowanie kontrolne przez PIP, o czym płatnik nie poinformował kontrolującego.

Wariant I

Płatnik nie wiedział o zakazie prowadzenia kontroli w firmie jednocześnie przez dwa organy. Kiedy prezes zarządu został o tym przepisie poinformowany przez inspektora ZUS, wyraził zadowolenie, że kontrola wszczęta przez ZUS nie może być kontynuowana. Jego zdaniem dwie równoczesne kontrole znacznie zdezorganizują funkcjonowanie firmy. W tej sytuacji ZUS ma obowiązek odstąpić od czynności kontrolnych, ponieważ pierwszeństwo w tej sytuacji ma PIP i jego kontrola, która została wszczęta wcześniej. ZUS będzie miał prawo wszcząć swoje postępowanie dopiero po zakończeniu kontroli przez PIP.

Wariant II

Płatnik nie wiedział o zakazie prowadzenia kontroli jednocześnie przez dwa organy. Został jednak poinformowany przez inspektora ZUS, że na pisemny wniosek płatnika kontrola może być kontynuowana, pomimo że w firmie swoje postępowanie prowadzi już PIP. Prezes zarządu spółki uznał, że będzie to korzystne dla jego firmy rozwiązanie, ponieważ do obsługi kontroli została oddelegowana osoba, która może w tym samym czasie zająć się udostępnianiem żądanych dokumentów zarówno inspektorowi PIP, jak i ZUS - dzięki temu skróceniu ulegnie czas, kiedy oddelegowany pracownik nie będzie wykonywał swoich zwykłych obowiązków. Na pisemny wniosek płatnika kontrola ZUS prowadzona jest w tym samym czasie, co kontrola PIP.

W przedsiębiorstwach prowadzących działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej, organizacyjnie wyodrębnionej części (przedstawicielstwie, delegaturze, oddziale itp.), zakaz prowadzenia jednocześnie dwóch lub więcej kontroli odnosi się do wydzielonej części przedsiębiorstwa (zasada ta nie dotyczy mikroprzedsiębiorców i małych przedsiębiorców w rozumieniu art. 7 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Przykład 8

Spółka Delta PL (będąca średnim przedsiębiorcą) prowadzi działalność na terenie całej Polski. Organizacyjnie przedsiębiorstwo podzielone jest na cztery oddziały. 20 lutego 2020 r. w jednym z oddziałów przedsiębiorstwa została wszczęta kontrola ZUS. Jednocześnie od 14 lutego 2020 r. w innym oddziale tego płatnika trwa kontrola prowadzona przez PIP. W tej sytuacji dopuszczalne jest wszczęcie kontroli przez ZUS, ponieważ zakaz równoczesnej kontroli przez dwa (lub więcej) organy nie dotyczy wyodrębnionych organizacyjnie części przedsiębiorstwa. ZUS nie może natomiast wszcząć kontroli w tym samym oddziale spółki, w którym prowadzi swoje postępowanie PIP, chyba że kontrolowana spółka wyrazi na to zgodę.

Zakaz równoczesnej kontroli nie dotyczy m.in. sytuacji, gdy:

• przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli;
• ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;
• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 369 ze zm.);
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;
• przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;
• kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym;
• od 1 stycznia 2020 r. - w przypadku, gdy kontrola jest przeprowadzana wyłącznie w celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca wykonał wezwanie organu do usunięcia naruszeń prawa w okresie pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej (art. 54 ust. 1 w zw. z art. 21a ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

 W zakładzie lub części przedsiębiorstwa, w której przeprowadzana jest kontrola, dopuszczalne jest równoczesne przeprowadzenie czynności kontrolnych niezbędnych do zakończenia innej kontroli u tego przedsiębiorcy (art. 54 ust. 3 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Ważne!

ZUS nie może rozpocząć kontroli w przedsiębiorstwie w czasie trwania kontroli innego organu, chyba że przedsiębiorca wyrazi na to zgodę.

Ustaleniu, czy w firmie nie toczy się równolegle kontrola innego organu, służy książka kontroli, którą każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie, razem z upoważnieniami oraz protokołami kontroli - może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (art. 57 ust. 3 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, na bieżąco dokonuje w niej wpisów oraz aktualizacji. Obowiązuje zasada domniemania, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

W razie wszczęcia kontroli ZUS przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli w postaci:

• papierowej - przez udostępnienie jej oryginału albo kopii odpowiednich jej fragmentów, albo
• elektronicznej - przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią i dokonanie wpisu (np. komputera) albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

Możliwość udostępnienia książki kontroli wyłącznie w formie elektronicznej (bez obowiązku sporządzania wydruków) funkcjonuje od 1 stycznia 2017 r. Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie ZUS w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu książki przez inny organ kontroli. Obecnie obowiązuje zakaz ponownej kontroli w sytuacji, gdy ma ona dotyczyć zakresu objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ. Zakaz ten ma jednak znaczenie dość iluzoryczne, biorąc pod uwagę liczne wyłączenia dotyczące tego przepisu. Nie stosuje się go bowiem m.in., gdy:

• kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą;
• ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej, a także w związku z uchyleniem lub stwierdzeniem nieważności decyzji przez sąd administracyjny;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu lub wykonania decyzji albo postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa w związku z przeprowadzoną kontrolą;
• ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania związanego ze złożeniem korekty rozliczenia objętego uprzednio zakończoną kontrolą;
• organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie, że uprzednio zakończona kontrola została przeprowadzona z naruszeniem prawa mającym wpływ na wynik kontroli lub dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe, lub protokół kontroli został sporządzony w wyniku przestępstwa;
• po sporządzeniu protokołu kontroli z poprzedniej kontroli wyszły na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody nieznane organowi kontroli w chwili przeprowadzania kontroli.

Od 1 stycznia 2020 r. - ponowna kontrola jest niezbędna w celu sprawdzenia, czy przedsiębiorca wykonał wezwanie organu do usunięcia naruszeń prawa w okresie pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej (art. 54 ust. 1 w zw. z art. 21a ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

2. Wszczęcie postępowania kontrolnego przez ZUS

2.1. Zawiadomienie o planowanej kontroli

ZUS nie może rozpocząć kontroli płatnika składek (będącego przedsiębiorcą) bez zapowiedzi. Obowiązkiem organu kontroli jest wcześniejsze, pisemne zawiadomienie płatnika o zamiarze wszczęcia u niego postępowania kontrolnego (art. 48 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Od momentu skutecznego doręczenia zawiadomienia o planowanej kontroli do wszczęcia postępowania nie może minąć mniej niż 7 dni oraz nie więcej niż 30 dni. Jeśli przedsiębiorca nie potrzebuje wymaganych 7 dni na przygotowanie do kontroli (lub z innych przyczyn chciałby, aby postępowanie kontrolne rozpoczęło się szybciej), może zgłosić odpowiedni wniosek w tej sprawie inspektorowi ZUS. Kontrola może wówczas rozpocząć się przed upływem wskazanych ustawą 7 dni - ale tylko na pisemny wniosek płatnika.

Przekroczenie 30-dniowego terminu na wszczęcie czynności kontrolnych wymaga ponownego zawiadomienia płatnika o planowanej kontroli.

Przykład 9

ZUS zawiadomił płatnika (średniego przedsiębiorcę w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców) o zamiarze wszczęcia u niego kontroli. Zawiadomienie doręczono płatnikowi 15 stycznia 2020 r. Kontrola nie została jednak wszczęta w terminie 30 dni od tej daty. W tej sytuacji ZUS nie może wszcząć zapowiedzianego w styczniu postępowania - nawet za zgodą płatnika. Rozpoczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Po jego doręczeniu musi ponownie minąć 7 dni, zanim kontrola zostanie wszczęta - chyba że płatnik zawnioskuje o wcześniejsze rozpoczęcie postępowania.

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli znajduje się m.in. numer telefonu służbowego inspektora, który prowadzi postępowanie. Otrzymując zawiadomienie, płatnik powinien skontaktować się z inspektorem ZUS w celu ustalenia terminu wszczęcia postępowania, dogodnego dla obu stron. W zawiadomieniu zostanie także wskazany zakres przedmiotowy kontroli. W czasie rozmowy telefonicznej z inspektorem można także wstępnie ustalić, jakie dokumenty będzie analizował inspektor w pierwszej kolejności - płatnik może wówczas wcześniej przygotować niezbędną dokumentację, tak aby kontrola przebiegała sprawnie i bez zakłóceń. Częstą praktyką, szczególnie podczas rutynowych kontroli okresowych, jest wcześniejsze (przed wysłaniem zawiadomienia) kontaktowanie się telefoniczne kontrolującego z płatnikiem wytypowanym do kontroli. Jeżeli uda się w ten sposób ustalić dogodny dla obu stron termin rozpoczęcia postępowania, wówczas w uzgodnionym terminie płatnik:

• otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli;
• podpisuje wniosek o wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od zawiadomienia;
• potwierdza odbiór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które formalnie wszczyna postępowanie.

Za datę rozpoczęcia kontroli uznaje się datę doręczenia płatnikowi upoważnienia do jej przeprowadzenia.

2.2. Doręczenie upoważnienia

 Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli stanowi dokument, którego doręczenie jest równoznaczne z rozpoczęciem kontroli. Upoważnienie powinno zawierać co najmniej:

• wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, która prowadzi postępowanie;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
• imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS oraz numer jego legitymacji służbowej;
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (imię i nazwisko/nazwa firmy, adres siedziby, NIP, PESEL - jeżeli przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, REGON);
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli oraz przewidywanego terminu jej zakończenia;
• zakres przedmiotowy kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek (art. 89 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Ważne!

Dokument, który nie spełnia powyższych kryteriów, nie stanowi podstawy do wszczęcia kontroli.

Zdarza się, że razem z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli płatnikowi doręczone zostaje drugie upoważnienie - do uczestniczenia w postępowaniu osoby będącej kandydatem na inspektora kontroli. Uczestnictwo w czynnościach kontrolnych, pod nadzorem inspektora kontroli ZUS, jest obowiązkowym etapem zawodowego szkolenia kandydatów. Płatnikowi nie przysługuje prawo sprzeciwu na obecność tej osoby, jeżeli została ona prawidłowo, imiennie upoważniona do uczestniczenia w postępowaniu.

2.3. Wyłączenie inspektora kontroli z postępowania

Jednym z podstawowych warunków prawidłowości postępowania kontrolnego jest całkowita bezstronność osoby, która prowadzi to postępowanie. Inspektor kontroli ZUS podlega wyłączeniu z udziału w postępowaniu, na zasadach przewidzianych w art. 24 Kodeksu postępowania administracyjnego, w razie zaistnienia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

Kontrolujący nie powinien prowadzić sprawy:

• w której jest jednocześnie stroną postępowania albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego własne prawa lub obowiązki;
• gdy dotyczy ona jego małżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli (powody wyłączenia od udziału w postępowaniu trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli);
• jeżeli był świadkiem w tej samej sprawie albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron (lub przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych powyżej - małżonek, krewny, powinowaty, przysposobiony kontrolującego);
• jeśli w sprawie, którą prowadzi, jednocześnie wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne;
• gdy jedną ze stron w sprawie jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej.

Jeżeli zaistnieją inne jeszcze niż wskazane wyżej okoliczności, które wzbudzą wątpliwość co do bezstronności prowadzącego postępowanie kontrolne, powinien zostać on wyłączony z udziału w postępowaniu (art. 92 ust. 1 ustawy systemowej). Może to nastąpić na wniosek samego inspektora, na wniosek płatnika lub z urzędu. Okoliczności, które są przyczyną wyłączenia inspektora z postępowania, muszą mieć charakter obiektywny, możliwy do zweryfikowania, a nie wynikać jedynie z subiektywnych odczuć kontrolowanego.

Przykład 10

Hanna B., inspektor kontroli ZUS z 23-letnim stażem na tym stanowisku, wszczęła kontrolę w spółce z o.o. Po zapoznaniu się płatnika z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli i przeprowadzonej następnie rozmowy z Hanną B. okazało się, że w spółce tej rok wcześniej zatrudniona była jej córka, która została zwolniona dyscyplinarnie (sprawa trafiła do sądu, w którym nadal trwa proces o przywrócenie do pracy). Hanna B. nie stwierdziła podstaw do wyłączenia się z tego postępowania, argumentując, że sprawa zwolnienia dyscyplinarnego w kontrolowanej spółce dotyczy jej córki i nie ma wpływu na jej własne prawa lub obowiązki. Płatnik nie zgodził się jednak z tą argumentacją i złożył wniosek o wyłączenie Hanny B. z postępowania. Wniosek został uwzględniony, ponieważ okoliczności sprawy wskazywały, że kontrolujący może w tym postępowaniu nie zachować wymaganej bezstronności. Do postępowania w spółce została upoważniona inna osoba.

Przykład 11

Jan Z. jest przedsiębiorcą prowadzącym małą firmę rodzinną. ZUS wszczął u niego kontrolę, która od początku przebiegała z problemami. Jan Z. nie potrafił porozumieć się z inspektorem kontroli co do trybu prowadzenia postępowania, konieczności okazania pewnych dokumentów, wymagań co do miejsca i czasu prowadzenia czynności itd. Po tygodniu od wszczęcia kontroli Jan Z. wystąpił z wnioskiem o wyłączenie inspektora kontroli z postępowania, argumentując, że jest on stronniczy, nie uwzględnia dowodów przedstawianych przez płatnika, wybiórczo traktuje zeznania świadków, a dodatkowo jest arogancki i niekompetentny, czym uniemożliwia sprawne przeprowadzenie kontroli. Wniosek płatnika nie został uwzględniony. Jan Z. nie wskazał bowiem na żadne obiektywne okoliczności, które mogłyby podważać bezstronność kontrolującego. Jeżeli przedsiębiorca ma zarzuty co do wybiórczego traktowania materiału dowodowego lub nieuwzględniania w postępowaniu zeznań świadków, będzie miał prawo - po zakończeniu kontroli - podnieść te zarzuty najpierw w zastrzeżeniach do protokołu kontroli, a jeżeli nie przyniesie to skutku - w odwołaniu od decyzji ZUS. Wówczas cały materiał dowodowy, również w zakresie wnioskowanym przez płatnika, zostanie oceniony przez sąd.

Ważne!

W sytuacji zaistnienia obiektywnych okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność postępowania inspektora kontroli ZUS, powinien on zostać wyłączony z postępowania kontrolnego.

3. Przebieg czynności kontrolnych

3.1. Zagadnienia ogólne

Prowadząc postępowanie, inspektor kontroli ZUS dysponuje szerokim zakresem uprawnień. Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika, może badać całą związaną z zakresem kontroli dokumentację finansową, księgową, płacową, osobową. W razie konieczności ma również prawo przesłuchiwać płatnika oraz świadków, a jeżeli przedsiębiorca zalega w płatnościach z tytułu składek - dokonywać oględzin składników majątku dla potrzeb postępowania egzekucyjnego.

Schemat 1. Zakres uprawnień inspektora ZUS

Kontrolujący do celów postępowania może wykorzystywać informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek. Wydruki z KSI ZUS mogą stanowić dowód w postępowaniu kontrolnym, administracyjnym i sądowym.

Przykład 12

ZUS prowadzi kontrolę w firmie Delta. Inspektor kontroli zażądał przedłożenia akt wszystkich zleceniobiorców, którzy w czasie ostatnich 2 lat byli zgłoszeni wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, ze względu na zbieg tytułów do ubezpieczeń (płatnik, ustalając zakres ich obowiązku ubezpieczeniowego, opierał się na oświadczeniach zleceniobiorców).

 Analizując dane zawarte na kontach ubezpieczonych w KSI ZUS, kontrolujący inspektor dowiódł, że 14 spośród zleceniobiorców nie posiadało innego tytułu do ubezpieczeń lub nie osiągało z innych tytułów podstawy wymiaru składek wystarczającej do tego, aby z tytułu umowy zlecenia mogli podlegać tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Błędy pojawiły się w wyniku nierzetelnego informowania płatnika przez zleceniobiorców o zmianach w ich sytuacji ubezpieczeniowej (w stosunku do danych wskazanych w złożonych oświadczeniach) - np. o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej lub o rozwiązaniu stosunku pracy. Opierając się na danych zawartych na kontach ubezpieczonych i ich płatników, kontrolujący objął 14 osób obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i wypadkowym z tytułu umowy zlecenia, w okresach, w których - oprócz umowy zlecenia w firmie Delta - nie mieli oni innych tytułów do ubezpieczeń.

Ważne!

Dowodem w postępowaniu kontrolnym mogą być dane zapisane na kontach płatników i ubezpieczonych w systemie KSI ZUS.

3.2. Miejsce prowadzenia kontroli

 Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek, w miejscach prowadzenia przez niego działalności oraz w miejscach prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (art. 90 ust. 1 ustawy systemowej; art. 51 ust. 1-3 ustawy - Prawo przedsiębiorców). W trzecim wskazanym przypadku chodzi o dosyć częstą sytuację, kiedy cała dokumentacja płacowo-księgowa znajduje się nie u płatnika, ale np. w biurze rachunkowym, które prowadzi jego rozliczenia. Inspektor kontroli ma wówczas prawo do przeprowadzenia postępowania w siedzibie biura rachunkowego. Płatnik natomiast może upoważnić pracownika biura rachunkowego do reprezentowania go w czasie kontroli.

Ważne!

W szczególnych przypadkach, gdy płatnik nie zapewnia właściwych warunków do przeprowadzenia kontroli, może ona być przeprowadzona w siedzibie wydziału kontroli ZUS czy innej jednostce terenowej tego organu

Jeżeli kontrola jest przeprowadzana w jednostce ZUS, płatnik ma obowiązek, na żądanie inspektora kontroli, wydać mu badaną dokumentację na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania - nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, w którym zostają one szczegółowo wyliczone, a sam protokół musi zostać podpisany przez inspektora kontroli i przez płatnika składek. ZUS zapewnia płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.

Kontrolujący ma prawo wstępu oraz poruszania się po terenie siedziby kontrolowanego płatnika lub miejsca prowadzenia przez niego działalności, bez potrzeby uzyskiwania i okazywania przepustki. Nie podlega również rewizji osobistej, nawet jeżeli jest przewidziana w wewnętrznym regulaminie kontrolowanego przedsiębiorstwa. Inspektor ma za to obowiązek stosować się do obowiązujących na terenie kontrolowanego zakładu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

3.3. Badanie dokumentacji i zabezpieczanie dowodów

Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika z ZUS, inspektor kontroli porównuje dokumentację rozliczeniową przesłaną do ZUS i zapisaną w KSI ZUS (czyli m.in. zadeklarowane przez płatnika kwoty podstaw wymiaru składek i zasiłków) z dokumentacją źródłową, która odzwierciedla faktyczny stan zobowiązań płatnika. Stan rozliczeń płatnika z ZUS ustala się na dzień rozpoczęcia kontroli, z uwzględnieniem czasu, jaki potrzebny jest na przetworzenie złożonych dokumentów przez system informatyczny (od przesłania dokumentu drogą elektroniczną potrzeba zazwyczaj kilku dni, aby stały się one „widoczne” w KSI ZUS). Dlatego niewskazane jest składanie jakichkolwiek korekt dokumentów w czasie trwania kontroli. Jeżeli jednak płatnik złoży takie korekty, nie będą już one brane pod uwagę jako materiał porównawczy dla dokumentacji źródłowej.

Kontrolujący ma prawo do badania wszelkich ksiąg i dokumentów finansowo-księgowych oraz innych nośników informacji, związanych z zakresem kontroli wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. W pierwszej kolejności będą to:

• zbiorcze listy płac;
• indywidualne karty wynagrodzeń;
• karty zasiłkowe;
• plan kont obowiązujący w firmie oraz
• wydruki z poszczególnych kont księgowych.

Badając prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, inspektor kontroli może zażądać umów zawieranych z osobami zatrudnionymi oraz innych dokumentów przechowywanych w ich aktach osobowych. Aby sprawdzić prawidłowość stosowania przez płatnika wyłączeń składkowych, kontrolujący może zażądać okazania regulaminów stanowiących ich podstawę (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy, inne obowiązujące w zakładzie przepisy o wynagradzaniu, regulamin zfśs i in.). Wszystkie te dokumenty płatnik składek ma obowiązek udostępnić. Jeżeli dokumentacja finansowo-księgowa lub osobowa jest sporządzona w języku obcym, płatnik musi przedstawić kontrolującemu jej tłumaczenie na język polski.

Inspektor kontroli ma również prawo do zabezpieczania dowodów. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, kontrolujący sporządzi kopie dokumentacji źródłowej, na podstawie których ustali stan faktyczny odmienny od wykazanego przez płatnika w dokumentach przekazywanych do ZUS. Kopie dokumentów zostaną następnie przez przedsiębiorcę poświadczone za zgodność z oryginałem, opieczętowane i podpisane przez kontrolującego, ponumerowane i włączone do akt kontroli. Płatnik ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia tych czynności, udostępnić niezbędne urządzenia techniczne, a także sporządzić i wydać kontrolującemu kopie dokumentów związanych z zakresem wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli - jeżeli kontrolujący takich kopii zażąda. Wszystkie te czynności płatnik ma obowiązek wykonać nieodpłatnie.

3.4. Przesłuchanie płatnika i świadków

 Środek dowodowy w postaci przesłuchania płatnika lub ubezpieczonego może zostać zastosowany, jeżeli po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub wobec ich braku pozostały jeszcze okoliczności niewyjaśnione, a mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego.

Ważne!

Przesłuchanie płatnika składek jest rutynowym elementem, przeprowadzanym zasadniczo podczas każdej kontroli ZUS. W toku kontroli mogą również zostać przesłuchani świadkowie.

Zarówno świadkowie, jak i strona zeznają pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 233 § 1 Kodeksu karnego). O fakcie tym, jak również o sankcjach za złożenie fałszywych zeznań oraz o możliwości odmowy zeznań w określonych okolicznościach, muszą zostać poinformowani przed rozpoczęciem składania zeznań - przyjęcie tego do wiadomości potwierdzają własnoręcznym podpisem na pierwszej stronie protokołu przesłuchania. Ponadto w protokole przesłuchania znajdują się dane osobowe osoby zeznającej, imię i nazwisko oraz numer legitymacji służbowej inspektora prowadzącego postępowanie, adres miejsca przesłuchania, dane osób obecnych przy przesłuchaniu.

Świadkami nie mogą być:

• osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń;
• osoby obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy;
• duchowni - co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.
•  Zasadniczo nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka. Zasada ta nie dotyczy jedynie:
• małżonka strony;
• wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony;
• powinowatych pierwszego stopnia;
• osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Ważne!

Prawo odmowy zeznań w charakterze świadka trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli.

Osoba zeznająca jako świadek może odmówić odpowiedzi na niektóre pytania - w sytuacji gdy odpowiedź mogłaby narazić ją lub jej bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej.

Inspektor ma prawo legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli - m.in. na potrzeby przeprowadzanego przesłuchania. Ponieważ płatnik składek ma prawo czynnie uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, inspektor musi poinformować go o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków. Płatnik składek powinien znać wcześniej termin przesłuchania i ma prawo w nim uczestniczyć. Wszystkie informacje uzyskane w toku kontroli oraz w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych inspektor jest zobowiązany zachować w tajemnicy. Obowiązek ten trwa nadal również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli ZUS.

4. Zakończenie i wyniki kontroli ZUS

Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor kontroli ZUS sporządza protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (art. 91 ustawy systemowej, art. 53 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Jeden z nich zostaje doręczony płatnikowi składek, drugi pozostaje w aktach kontroli. Protokół jest odzwierciedleniem przebiegu kontroli. Znajdzie się w nim opis stanu faktycznego oraz przywołane zostaną przepisy, które - w ustalonym stanie - zostały przez płatnika naruszone.

4.1. Protokół kontroli

Za datę zakończenia kontroli uznaje się dzień doręczenia płatnikowi protokołu kontroli lub - w najczęstszych przypadkach, gdy protokół wysyłany jest pocztą - datę nadania na stemplu pocztowym. Protokół kontroli powinien zawierać:

• oznaczenie jednostki terytorialnej ZUS;
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (imię, nazwisko płatnika będącego osobą fizyczną, nazwę firmy w przypadku jednostek organizacyjnych, PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania i siedziby płatnika);
• oznaczenie inspektora kontroli, który przeprowadzał postępowanie (imię i nazwisko, numer legitymacji służbowej);
• określenie zakresu przeprowadzonej kontroli;
• czas trwania kontroli (ze wskazaniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z dokładnym wskazaniem przerw w postępowaniu);
• opis dokonanych ustaleń oraz podstawy prawne, które odnoszą się do konkretnych ustaleń;
• przedstawienie dowodów (poświadczone kopie dokumentów uzyskanych w toku kontroli, protokoły z zeznań świadków oraz protokoły przesłuchania stron postępowania, notatki służbowe, wszelkie inne dokumenty przedstawione przez strony postępowania, mające wpływ na dokonane ustalenia);
• pouczenie o prawie do wniesienia zastrzeżeń do ustaleń kontroli;
• pieczątkę i podpis inspektora kontroli.

W aspekcie rozliczeń finansowych płatnika z ZUS w protokole jest mowa o odpisie składek (jeżeli w wyniku nieprawidłowych rozliczeń płatnik opłacił kwoty wyższe, niż wynika to z obowiązujących przepisów) lub o przypisie składek (jeżeli w wyniku błędów płatnik opłacał zbyt niskie kwoty z tytułu należności składkowych). Odpis oraz przypis składek stanowią różnicę między składkami należnymi a opłaconymi. W przypadku odpisu mamy do czynienia z nadpłatą, która będzie należna płatnikowi składek, natomiast w przypadku przypisu - z niedopłatą, która będzie należna na rzecz ZUS.

Tabela 4. Terminy na złożenie dokumentacji korygującej ZUS

4.2. Zastrzeżenia do protokołu kontroli

 Protokół kontroli nie podlega zaskarżeniu, nie można się też od niego odwołać. Płatnik może jedynie złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń dokonanych w toku postępowania. Powinien w nich wskazać, z którymi spośród ustaleń kontroli się nie zgadza, oraz wskazać dowody na poparcie swojego stanowiska. Ma na to 14 dni od daty doręczenia protokołu kontroli (art. 91 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Ważne!

Płatnik ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń do ustaleń przedstawionych w protokole kontroli.

Zastrzeżenia do protokołu kontroli podlegają analizie formalnej i merytorycznej przez inspektora kontroli ZUS. Ma on obowiązek ustosunkować się do nich w formie pisemnej. Może nie zgodzić się z zastrzeżeniami, przyjąć je lub przyjąć część z nich, a część uznać za bezzasadne. W razie uwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, oprócz informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, inspektor kontroli sporządza:

• aneks do protokołu kontroli - zawiera zmiany i uzupełnienia do poszczególnych części protokołu, które w wyniku zastrzeżeń płatnika zostały zmienione. Aneks do protokołu stanowi integralną część dokumentacji pokontrolnej, sporządza się go tylko w sytuacji, gdy zmianie podlegają wyniki finansowe kontroli;
• informację o sprostowaniu protokołu kontroli - zawiera zmiany i uzupełnienia nieskutkujące zmianami w wyniku finansowym kontroli (np. błędy w nazwisku, numerze PESEL, okresie kontroli czy w przypadku innych oczywistych pomyłek pisarskich).

W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń (w całości) płatnik składek jest na piśmie informowany o tym fakcie. Otrzymuje również pouczenie, że ustalenia zawarte w protokole kontroli będą stanowić podstawę do wydania decyzji ZUS - jeżeli płatnik nie złoży dokumentacji korygującej, zgodnej z ustaleniami kontroli.

4.3. Decyzja ZUS

Jeżeli w toku kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości, płatnik składek wniósł zastrzeżenia do protokołu, ale nie zostały one przez organ uwzględnione, a płatnik nadal nie zgadza się z ustaleniami i w związku z tym nie chce sporządzić dokumentów korygujących, wówczas ZUS wydaje decyzję w zakresie spornych kwestii - np. ustalającą podleganie ubezpieczeniom, właściwą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub prawidłowe wysokości rozliczonych przez płatnika świadczeń.

ZUS wydaje decyzje w zakresie indywidualnych spraw dotyczących w szczególności:

• zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
• ustalania płatnika składek;
• przebiegu ubezpieczeń;
• ustalania wymiaru składek i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu składek;
• ustalania wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu tych składek;
• ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Tryb odwoławczy od decyzji ZUS reguluje art. 83 ust. 2 ustawy systemowej w zw. z art. 4779 Kodeksu postępowania cywilnego. Przewiduje on odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem terenowej jednostki ZUS, która wydała sporną decyzję. Odwołanie składa się w 2 egzemplarzach, w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji ZUS. Jeżeli na tym etapie organ uzna zasadność odwołania, wówczas uchyli lub zmieni sporną decyzję. Jeżeli natomiast ZUS nadal pozostaje przy swojej decyzji, wówczas całą dokumentację w sprawie oraz odwołanie płatnika i przekazane przez niego dowody przekaże do sądu. Informacja o prawie do odwołania oraz pouczenie o jego trybie i terminie muszą obligatoryjnie znaleźć się w decyzji.

Ważne!

Płatnik ma miesiąc na wniesienie odwołania od decyzji ZUS, licząc od dnia doręczenia decyzji.

Jeżeli płatnik nie skorzysta z prawa do wniesienia odwołania, po miesięcznym terminie przewidzianym na jego złożenie, decyzja ZUS staje się prawomocna i podlega wykonaniu. Warto wspomnieć, że w sytuacji gdy niedotrzymanie terminu na wniesienie odwołania wynikało z przyczyn niezależnych od płatnika, odwołanie można wnieść także w późniejszym terminie, wnioskując jednocześnie o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania. Postanowienie o przywróceniu tego terminu leży wówczas nie w gestii ZUS, lecz w gestii sądu rozpatrującego sprawę - przywrócenie terminu na złożenie odwołania od decyzji ZUS nie należy do rzadkości. Taki wniosek należy jednak starannie uzasadnić.

Schemat 2. Możliwe działania płatnika po otrzymaniu protokołu kontroli ZUS

Przykład 13

Anita M. prowadzi jednoosobowo działalność gospodarczą, z tytułu której została zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, a także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Ponieważ w stosunkowo niedługim czasie od jej rozpoczęcia skorzystała ze zwolnienia lekarskiego (okazało się, że jest w ciąży), ZUS zakwestionował tytuł jej ubezpieczenia, a tym samym - prawo do wypłaty zasiłku chorobowego oraz zasiłku macierzyńskiego. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego (u płatników opłacających składki wyłącznie za siebie zasadniczo nie przeprowadza się kontroli) ZUS wydał decyzję wyłączającą Anitę M. z ubezpieczeń społecznych z tytułu działalności gospodarczej, którą organ rentowy uznał za pozorną i zgłoszoną wyłącznie w celu uzyskania świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Doręczenie decyzji przypadło na ostatni miesiąc przed porodem, kiedy Anita M. przebywała w szpitalu. Wraz z nowo narodzonym dzieckiem, które urodziło się przedwcześnie, pozostała w szpitalu przez kolejne 5 tygodni po porodzie. W wyniku tych okoliczności nie złożyła w terminie odwołania od niekorzystnej dla siebie decyzji ZUS. Po wyjściu ze szpitala Anita M. sporządziła jednak odwołanie i wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu na jego złożenie przesłała je do ZUS. Do odwołania dołączyła m.in. zaświadczenia lekarskie potwierdzające okresy hospitalizacji jej i dziecka. Sąd rozpatrujący odwołanie w czasie pierwszej rozprawy zgodził się na przywrócenie terminu na złożenie odwołania, ponieważ zwłoka wyniknęła z przyczyn niezależnych od Anity M.

II. Wzory formularzy z komentarzem

Rozdział drugi przedstawia wzory pism i formularzy, z którymi płatnik składek zetknie się w toku kontroli ZUS na kolejnych jej etapach. Znajdują się tu również wzory pism, które płatnik może składać w sytuacji, gdy - jego zdaniem - kontrola przebiega nieprawidłowo, kontrolujący narusza prawa płatnika lub dokonuje nieprawidłowych ustaleń faktycznych. Każdy formularz opatrzony jest praktycznym, punktowym omówieniem wraz z precyzyjnie wskazaną podstawą prawną jego zastosowania. Dzięki znajomości przepisów i procedur regulujących postępowanie kontrolne ZUS zwiększa się szansa płatnika na skuteczną ochronę interesów firmy i zminimalizowanie dotkliwych skutków finansowych w zakresie zaległości składkowych na rzecz ZUS.

1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli

Podstawa prawna:

art. 48 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

ZUS nie może rozpocząć kontroli u przedsiębiorcy bez zapowiedzi - zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (wzór 1). Przepisy ustawy - Prawo przedsiębiorców przewidują przypadki, w których wcześniejsze zawiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli nie jest wymagane. Kontrola ZUS bez wcześniejszego zawiadomienia może zostać wszczęta w zasadzie tylko w dwóch sytuacjach, tj. gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (art. 48 ust. 11 pkt 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców),
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione (art. 48 ust. 11 pkt 9 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Wzór 1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ZUS

Pamiętaj, że:

− od momentu dostarczenia płatnikowi zawiadomienia o planowanej kontroli do momentu wszczęcia postępowania nie może minąć mniej niż 7 dni,

− od dostarczenia płatnikowi zawiadomienia do wszczęcia kontroli nie może minąć więcej niż 30 dni,

− przekroczenie 30-dniowego terminu na wszczęcie czynności kontrolnych wymaga ponownego zawiadomienia,

− w sytuacji gdy kontrola rozpocznie się przed upływem 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia, płatnikowi przysługuje prawo sprzeciwu na niezgodne z przepisami działania inspektora kontroli ZUS,

− uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli obligatoryjnie umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli.

2. Wniosek płatnika o wszczęcie kontroli przed upływem 7-dniowego terminu od dnia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli

Podstawa prawna:

art. 48 ust. 4 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Jeżeli przedsiębiorca nie potrzebuje wymaganych 7 dni na przygotowanie się do kontroli lub z innych przyczyn chciałby, aby postępowanie rozpoczęło się jak najszybciej, inspektor kontroli może rozpocząć czynności przed upływem 7-dniowego terminu. Pisemny wzór zgody na rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od daty zawiadomienia można uzyskać od inspektora kontroli (wzór 2).

Wzór 2. Wniosek płatnika o wszczęcie kontroli przed upływem 7-dniowego terminu od dnia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia

Pamiętaj, że:

− rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia jest wyjątkiem od reguły,

− wszczęcie postępowania w tym trybie może nastąpić wyłącznie na pisemny wniosek płatnika.

3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Podstawa prawna:

art. 89 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

art. 79 ustawy - Prawo przedsiębiorców,

§ 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek.

Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (wzór 3a i 3b).

Wzór 3a. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli płatnika składek (awers)

Wzór 3b. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli płatnika składek (rewers) '

Pamiętaj, że:

− dokument, który nie spełnia odpowiednich wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli,

− zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu,

− zmiana osoby/osób upoważnionej/nych do wykonania kontroli, zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymaga każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia,

− ww. zmiany nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli,

− datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (ważne w razie konieczności sprawdzenia, czy nie została przekroczona maksymalna długość postępowania).

4. Upoważnienie do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych „ucznia”

Podstawa prawna:

§ 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek.

W kontroli ma prawo uczestniczyć - oprócz inspektora kontroli - osoba będąca kandydatem na inspektora kontroli, dla której uczestnictwo w czynnościach kontrolnych jest obowiązkowym etapem zawodowego szkolenia. Musi być jednak do tego imiennie upoważniona (wzór 4).

Wzór 4. Upoważnienie „osoby będącej kandydatem na inspektora kontroli”

Pamiętaj, że:

− prawidłowo upoważniony kandydat na inspektora kontroli może brać udział w czynnościach kontrolnych, a płatnikowi nie przysługuje w tym zakresie prawo wyboru czy sprzeciwu.

5. Upoważnienie osoby do reprezentowania płatnika składek w toku kontroli

Podstawa prawna:

art. 89 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

art. 50 ust. 3 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Płatnik składek może wyznaczyć osobę, która będzie brała udział w kontroli, udostępniała dokumenty i udzielała bieżących wyjaśnień kontrolującemu. Osoba taka będzie jednak musiała zostać do tego imiennie upoważniona (wzór 5).

Wzór 5. Upoważnienie osoby do reprezentowania płatnika składek w toku kontroli

6. Wpis w książce kontroli

Podstawa prawna:

art. 57 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Zasadniczo nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. ZUS nie może zatem rozpocząć postępowania, jeżeli w przedsiębiorstwie kontrolę prowadzi już inny organ kontrolny. Zakaz ten nie może zostać pominięty nawet na wyraźny wniosek kontrolowanego przedsiębiorcy.

Do ustalenia, czy w firmie nie toczy się równolegle kontrola innego organu, służy książka kontroli (wzór 6).

Wzór 6. Zapis w książce kontroli

Pamiętaj, że:

− książka kontroli jest narzędziem ochrony interesów płatnika wobec organu kontroli,

− książka może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej,

− prowadząc książkę kontroli w formie elektronicznej, na żądanie organu kontroli, udostępnia się jej wydruk poświadczony za zgodność z oryginałem (z wpisem w elektronicznej książce kontroli).

7. Miejsce przeprowadzenia kontroli

Podstawa prawna:

art. 51 ustawy - Prawo przedsiębiorców,

art. 88 ust. 1 pkt 3, art. 90 ust. 3-5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Kontrolę zasadniczo przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego, miejscu wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Kontrolowany płatnik może także wnioskować o przeprowadzenie kontroli w innym miejscu przechowywania dokumentacji - np. w siedzibie biura rachunkowego zajmującego się rozliczeniami firmy.

Kontrola (lub poszczególne czynności kontrolne), za zgodą kontrolowanego, mogą być przeprowadzane również w siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Płatnik składek ma obowiązek zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności (z wyjątkiem środków transportowych) oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych.

Wzór 7. Zgoda na przeprowadzenie kontroli w siedzibie organu kontroli

Pamiętaj, że:

− prowadzenie kontroli w siedzibie ZUS wymaga zgody kontrolowanego płatnika składek,

− w razie niezapewnienia przez płatnika bezpiecznych i higienicznych warunków przeprowadzenia kontroli, a także w sytuacji braku odpowiednich warunków technicznych do jej przeprowadzenia, kontrola ZUS zostanie przeniesiona w inne miejsce - najczęściej w miejsce siedziby wydziału kontroli płatników składek prowadzącego postępowanie.

8. Wezwanie do okazania/uzupełnienia dokumentów

Podstawa prawna:

art. 87 ust. 1, art. 88 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, a płatnik ma obowiązek je udostępnić. W razie nieokazania wymaganych dokumentów płatnik zostanie oficjalnie wezwany do uzupełnienia wymaganej dokumentacji (wzór 8).

Wzór 8. Wezwanie do udostępnienia/uzupełnienia dokumentów

Pamiętaj, że:

− utrudnianie przeprowadzenia kontroli, w tym odmowa udostępnienia wymaganych dokumentów, jest zagrożone karą grzywny w kwocie do 5000 zł.

9. Wyłączenie inspektora kontroli z postępowania

Podstawa prawna:

art. 92 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Inspektor kontroli ZUS powinien zostać wyłączony z udziału w kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu. W razie stwierdzenia takich okoliczności inspektor powinien sam wyłączyć się z postępowania. Do przeprowadzenia kontroli zostanie wówczas wyznaczona inna osoba, której bezstronność nie będzie budziła wątpliwości. Płatnik składek może też sam skierować do ZUS w tej sprawie pisemny wniosek, w którym powinien podać argumenty uzasadniające wyłączenie inspektora kontroli z udziału w postępowaniu (wzór 9). Wniosek może zostać złożony za pośrednictwem kontrolującego firmę inspektora.

Wzór 9. Wniosek o wyłączenie inspektora kontroli z postępowania

Pamiętaj, że:

− jeżeli istnieją wątpliwości co do bezstronności inspektora kontroli prowadzącego postępowanie, powinien on z własnej inicjatywy wyłączyć się z postępowania,

− płatnik ma prawo wnioskować o wyłączenie inspektora, jednak jego wniosek musi być rzetelnie umotywowany,

− wniosku o wyłączenie inspektora nie można umotywować jedynie subiektywnymi odczuciami płatnika co do bezstronności kontrolującego, brak bezstronności musi wynikać z obiektywnych faktów, możliwych do wykazania.

10. Wniosek o ukaranie płatnika składek za utrudnianie lub udaremnianie przeprowadzenia kontroli

Podstawa prawna:

art. 98 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

art. 57 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Płatnik składek (albo osoba zobowiązana do działania w imieniu płatnika), który udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli ZUS, podlega karze grzywny do 5000 zł. Podstawę do wszczęcia postępowania przez sąd stanowi wniosek o ukaranie, który ma prawo złożyć ZUS (wzór 10).

Wzór 10. Wniosek o ukaranie płatnika składek

Pamiętaj, że:

− ZUS ma prawo wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie płatnika (lub osoby zobowiązanej do działania w imieniu płatnika) karą grzywny, jeżeli ten utrudnia lub uniemożliwia przeprowadzenie kontroli.

11. Przerwanie i wznowienie kontroli

Podstawa prawna:

art. 50 ust. 4 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Jeżeli kontrola nie może być prowadzona w danym okresie z przyczyn leżących po stronie płatnika (np. nieobecność płatnika lub osoby przez niego upoważnionej, dłuższy okres potrzebny w celu zgromadzenia dokumentacji), ZUS stosuje procedurę zawieszenia i wznowienia kontroli (wzór 11).

Wzór 11. Formularze przerwania i wznowienia kontroli ZUS

Pamiętaj, że:

− okresu przerwy w czynnościach kontrolnych nie wlicza się do ogólnego czasu kontroli przewidzianego dla poszczególnych grup przedsiębiorców w ustawie - Prawo przedsiębiorców.

12. Sprzeciw wobec przekroczenia dopuszczalnego czasu kontroli

Podstawa prawna:

art. 7 pkt 1-3, art. 55 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Czas trwania wszystkich kontroli ZUS u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,
• małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,
• średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,
• pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

W przypadku przekroczenia dopuszczalnego czasu trwania kontroli płatnik ma prawo wnieść sprzeciw (wzór 12), skutkujący natychmiastowym zawieszeniem czynności kontrolnych.

Sprzeciw można złożyć wobec każdego przypadku podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli ZUS czynności z naruszeniem przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców, m.in. w sytuacji:

• zbyt późnego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
• nieokazania legitymacji służbowej lub upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
• braku niezbędnych elementów formalnych upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
• prowadzenia czynności kontrolnych mimo nieobecności kontrolowanego płatnika składek lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania w toku kontroli,
• jednoczesnego wszczęcia prowadzenia kontroli z innym organem kontrolnym,
• przekroczenia dopuszczalnego czasu trwania kontroli.

Wzór 12. Sprzeciw wobec przekroczenia dopuszczalnego czasu kontroli

Pamiętaj, że:

− na wniesienie sprzeciwu przedsiębiorca ma 3 dni robocze od dnia wszczęcia kontroli, jeżeli została ona podjęta z naruszeniem przepisów,

− jeżeli sprzeciw dotyczy przekroczenia maksymalnego czasu trwania kontroli, termin 3 dni roboczych rozpoczyna się w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu czasu trwania kontroli,

− wniesienie sprzeciwu przez kontrolowanego płatnika skutkuje:

• wstrzymaniem czynności kontrolnych - z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu,
• wstrzymaniem biegu czasu trwania kontroli - od dnia wniesienia sprzeciwu do dnia rozpatrzenia sprzeciwu (czyli dnia doręczenia przedsiębiorcy postanowienia będącego odpowiedzią na sprzeciw);

- ZUS ma 3 dni robocze na rozpatrzenie sprzeciwu płatnika.

13. Przesłuchanie płatnika składek

Podstawa prawna:

art. 87 ust. 1 pkt 6, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo przesłuchiwać płatnika składek, jeżeli z powodu braku innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego. W praktyce przesłuchanie płatnika jest rutynową czynnością, przeprowadzaną w zasadzie w toku każdej kontroli ZUS.

Wzór 13. Wezwanie do złożenia zeznań w toku kontroli

Pamiętaj, że:

− wezwany w toku kontroli ZUS do złożenia zeznań płatnik składa je pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (art. 233 § 1 Kodeksu karnego),

− w protokole płatnik ma prawo odnieść się do nieprawidłowości stwierdzonych w toku kontroli,

- płatnik nie musi ograniczać się tylko do odpowiedzi na pytania inspektora kontroli - jeżeli uznaje jakieś informacje za niezbędne dla dokonania prawidłowych ustaleń, powinien żądać ich zaprotokołowania.

14. Informacja dla płatnika o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków

Podstawa prawna:

art. 87 ust. 1, art. 89 ust. 1 pkt 5 i 6, ust. 5, ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

art. 50 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Inspektor kontroli ZUS ma prawo przeprowadzić w toku postępowania dowód z zeznań świadków. Przepisy nie ograniczają liczby osób, które mogą być przesłuchane w tym charakterze. O terminie i miejscu przesłuchania świadków kontrolujący musi wcześniej powiadomić płatnika, a płatnik ma prawo uczestniczyć w tym przesłuchaniu.

Świadkami nie mogą być:

• osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń,
• osoby zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy,
• duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.

Wzór 14. Zawiadomienie o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków

Pamiętaj, że:

− wezwany w toku kontroli ZUS do złożenia zeznań świadek składa je pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań (art. 233 § 1 Kodeksu karnego),

− płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków w sposób umożliwiający mu udział w przesłuchaniu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tej czynności - fakt obecności płatnika odnotowuje się wówczas w protokole przesłuchania,

− obecny przy przesłuchaniu świadków płatnik nie może przerywać przesłuchania, zakłócać go ani w inny sposób utrudniać jego przeprowadzenia.

15. Protokół kontroli

Podstawa prawna:

art. 91 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,

art. 53 ustawy - Prawo przedsiębiorców.

Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor kontroli ZUS sporządza protokół pokontrolny, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich zostaje doręczony płatnikowi składek. Protokół jest odzwierciedleniem przebiegu kontroli ZUS. Znajduje się w nim opis stanu faktycznego oraz przywołane są przepisy, które zostały przez płatnika naruszone (wzór 15).

Wzór 15. Protokół kontroli ZUS

Pamiętaj, że:

− za datę zakończenia kontroli uznaje się dzień przesłania płatnikowi protokołu kontroli (data na stemplu pocztowym),

− od protokołu kontroli nie przysługuje odwołanie, płatnik może jedynie złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli, do których odniesie się inspektor kontroli prowadzący postępowanie,

− płatnik ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń do ustaleń przedstawionych w protokole kontroli, licząc od dnia doręczenia protokołu.

16. Zastrzeżenia do protokołu kontroli

Podstawa prawna:

art. 91 ust. 3 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu kontroli złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe (wzór 16.1). Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnika składek informuje się na piśmie (wzór 16.2).

Wzór 16.1. Zastrzeżenia płatnika składek do ustaleń zawartych w protokole kontroli

Wzór 16.2. Informacja o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń wniesionych do protokołu kontroli

Pamiętaj, że:

− rozstrzygnięcie w zakresie zastrzeżeń do protokołu kontroli, dokonane przez inspektora ZUS, jest na tym etapie ostateczne,

− protokół kontroli stanowi podstawę do żądania od płatnika złożenia korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, zgodnie z ustaleniami kontroli,

− protokół kontroli stanowi podstawę do wydania decyzji administracyjnej przez ZUS w zakresie ustaleń dokonanych w toku kontroli, w sytuacji gdy płatnik nie zgadza się z tymi ustaleniami i nie składa korekt zgodnych z protokołem kontroli,

− dopiero wydanie decyzji przez ZUS otwiera płatnikowi możliwość poddania ustaleń ZUS kontroli sądu - w wyniku złożenia odwołania od decyzji.

Podstawa prawna:

• art. 83, art. 86-92 a, art. 97 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266, ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 2-3, art. 7 ust. 1 pkt 1-3, art. 45-65 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 424),

• art. 6-14, art. 79-83 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 256),

• art. 4778-47716 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1360; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 60),

• art. 57 ustawy z 24 kwietnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1120; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1694),

• art. 233 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1950; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2128),

• § 1-8 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).

III. Odpowiedzi na pytania Czytelników

? Kiedy ZUS może przeprowadzać oględziny majątku przedsiębiorcy

© PROBLEM

Prowadzę niewielki warsztat samochodowy. W związku z utratą płynności finansowej zalegam z opłatą składek na ubezpieczenia społeczne za siebie oraz za moich pracowników za okres 4 miesięcy. W związku z moim zadłużeniem w styczniu 2020 r. ZUS przeprowadził w mojej firmie kontrolę, podczas której inspektorzy dokonali oględzin mojego majątku. Zostały spisane maszyny, mój samochód oraz nieruchomość - budynek warsztatu będący moją własnością. Czy inspektorzy kontroli ZUS mieli do tego prawo? Jaka jest procedura przeprowadzania oględzin majątku?

© RADA

Tak. Inspektorzy kontroli ZUS mieli takie prawo. Majątek płatnika może bowiem zostać oszacowany przez inspektora kontroli ZUS w przypadku, gdy przedsiębiorca zalega z opłatą składek na ubezpieczenia społeczne, z odsetkami lub innymi opłatami. Jeśli natomiast płatnik nie jest dłużnikiem wobec ZUS, to inspektor kontroli nie ma takich uprawnień.

© UZASADNIENIE

Inspektorzy kontroli ZUS w ramach czynności kontrolnych mogą dokonywać m.in. oględzin składników majątku. Dotyczy to jednak płatników składek zalegających z opłacaniem składek (art. 86 ust. 2 pkt 6 ustawy systemowej). Celem oględzin jest ustalenie możliwości dokonania stosownego zabezpieczenia na majątku dłużnika. Ponadto inspektorzy kontroli ZUS mają prawo do dokonania oględzin majątku wobec:

• następców prawnych i osób trzecich odpowiadających za zadłużenie płatnika składek,
• osób, które pobrały nienależne świadczenia, płatników składek lub innych podmiotów zobowiązanych do zwrotu nienależnych świadczeń (art. 26 ust. 5 i 6 w zw. z art. 84 ustawy systemowej), z wyjątkiem przypadku, gdy nienależne świadczenia podlegają potrąceniu z bieżąco wypłacanych świadczeń.

Przedmiotem oględzin są składniki majątku płatnika, m.in. nieruchomości, ruchomości oraz prawa majątkowe, które mogą być przedmiotem hipoteki przymusowej lub zastawu. Oględziny polegają natomiast na sporządzeniu spisu składników majątku należącego do przedsiębiorcy.

Płatnik ma obowiązek udostępnić do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5000 zł.

Oględziny co do zasady przeprowadza się w siedzibie płatnika składek. W przypadku gdy siedziba firmy płatnika mieści się gdzie indziej, np. w miejscu zamieszkania, oględzin i spisu majątku dokonuje się w lokalu za zgodą płatnika składek.

Spis składników majątku ustalony przez inspektora ZUS stanowi załącznik do akt kontroli. Na jego podstawie ZUS może zabezpieczyć kwotę zaległości płatnika, ustanawiając hipotekę lub zastaw, a także może wszcząć postępowanie egzekucyjne.

Przed rozpoczęciem kontroli inspektor ZUS powinien okazać legitymację służbową. Czynności kontrolne powinny być poprzedzone doręczeniem upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a o miejscu i terminie przeprowadzenia oględzin przedsiębiorca powinien być zawiadomiony w sposób umożliwiający mu udział w tej czynności, nie później jednak niż przed jej podjęciem.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 26 ust. 5 i 6, art. 84, art. 86 ust. 2 pkt 6, art. 87 ust. 1 pkt 1a, art. 88 ust. 1 pkt 1a, art. 89, art. 98 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r.poz. 321).

Joanna Olejnik

prawnik, praktyk z 10-letnim doświadczeniem z zakresu ubezpieczeń społecznych

? Jak podważyć ustalenia kontroli ZUS zmieniającej umowę o dzieło na umowę zlecenia

© PROBLEM

W naszej firmie właśnie zakończyła się kontrola ZUS. Inspektor zakwestionował kilkadziesiąt umów o dzieło, wskazując, że w ich treści przedmiot umowy nie został precyzyjnie określony, a to oznacza, że była to umowa „starannego działania”, a nie „umowa rezultatu”. W związku z zamianą umów o dzieło na umowy zlecenia ustalono zaległość składkową na ponad 130 tys. zł. Jakie mamy możliwości, aby podważyć ustalenia ZUS?

© RADA

W pierwszej kolejności przysługuje Państwu prawo wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli. Jeżeli zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione przez ZUS, należy poczekać na wydanie decyzji ustalającej zakres podlegania ubezpieczeniom przez zleceniobiorców i w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania decyzji złożyć odwołanie do sądu.

© UZASADNIENIE

ZUS ma prawo sprawdzać, czy umowy nazywane przez płatników np. umowami o dzieło faktycznie spełniają przesłanki, aby uznać je za takie kontrakty. Często występujące wśród przedsiębiorców przekonanie, że ZUS nie ma prawa kwestionować rodzaju zawartej umowy cywilnoprawnej, jest błędne. Prawo do kwestionowania rzeczywistego charakteru umowy (czyli np. uznania umowy o dzieło za umowę zlecenia, a nawet umowę o pracę) jednoznacznie wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego (por. np. orzeczenia z 2 marca 2013 r., III CSK 216/12; z 3 października 2013 r., II UK 103/13, OSNP 2014, nr 9, poz. 134; z 14 listopada 2013 r., II UK 115/13; z 6 sierpnia 2014 r., II UK 566/13; z 28 kwietnia 2014 r., V CK 379/03, M. Prawn. 2004/11/486; i z 25 listopada 2010 r., I CSK 703/09).

Główną cechą odróżniającą umowę zlecenia od umowy o dzieło jest jej przedmiot.

Przedmiot umowy cywilnoprawnej w zależności od jej kwalifikacji prawnej

Trzeba podkreślić, że nie wystarczy nazwać kontraktu „umową o dzieło”, aby został on uznany za taką umowę. Potwierdzają to liczne wyroki Sądu Najwyższego, m.in. z 21 marca 2013 r. (III CSK 216/12), w którym Sąd Najwyższy wskazał, że:

(…) wątpliwości co do charakteru umowy mogą usunąć same strony, opatrując umowę określonym tytułem lub używając nazwy umowy w tekście, ale kwalifikacja tego rodzaju nie ma (…) charakteru przesądzającego. Decydująca jest bowiem rzeczywista istota umowy determinowana jej treścią, zgodnym zamiarem stron i celem umowy, a nie jej nazwa, która niejednokrotnie może nie oddawać natury łączącego strony stosunku prawnego. Okoliczność zatem, iż strony (…) określiły łączący je stosunek prawny jako umowę o dzieło (…) nie jest elementem decydującym samodzielnie o rodzaju zobowiązania (…).

Określenie w treści zawieranej umowy konkretnego, możliwego do zweryfikowania rezultatu prac jest ważnym wyznacznikiem umowy o dzieło. Jeżeli zatem w zawieranych przez Państwa firmę umowach nie było takiego precyzyjnego oznaczenia dzieła, inspektor kontroli ZUS mógł na tej podstawie zakwestionować charakter tych umów. Przedmiot umowy o dzieło może być określony w różny sposób i różny może być stopień dokładności tego określenia - zawsze jednak pod warunkiem, że wiadomo dokładnie, o jakie dzieło chodzi. Sąd Najwyższy w wyroku z 14 września 2016 r. (II UK 342/15) wskazał jednoznacznie, że:

(…) przedmiotem umowy o dzieło jest doprowadzenie do weryfikowalnego i jednorazowego rezultatu, zdefiniowanego przez zamawiającego w momencie zawierania umowy. Dzieło jest wytworem, który w momencie zawierania umowy nie istnieje, jednak jest w niej z góry przewidziany i określony w sposób wskazujący na jego indywidualne cechy. Dlatego też jednym z kryteriów umożliwiających odróżnienie umowy o dzieło od umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług jest możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad dzieła. Sprawdzian taki jest zaś niemożliwy do przeprowadzenia, jeśli strony nie określiły w umowie cech i parametrów indywidualizujących dzieło. Taki brak kryteriów określających pożądany przez zamawiającego wynik (wytwór) umowy prowadzi do wniosku, że przedmiotem zainteresowania zamawiającego jest wykonanie określonych czynności, a nie ich rezultat.

Przykład

Spółka z o.o. zawarła z Bartoszem Z. umowę cywilnoprawną (nazwaną „umową o dzieło”). Przedmiotem umowy o dzieło było „wykonanie sezonowego przeglądu gokartów będących na wyposażeniu toru wyścigowego prowadzonego przez Zamawiającego”. ZUS zakwalifikował tę umowę jako umowę zlecenia. Organ wskazał, że jej przedmiot nie został określony jako konkretny, indywidualnie oznaczony wytwór. Opisano w niej jedynie zakres zlecanych prac, bez wskazania, co jest ich rezultatem i jakie są kryteria ewentualnego sprawdzianu na istnienie wad „dzieła”.

Określenie przez strony przedmiotu umowy było nieprawidłowe dla umowy o dzieło i nie spełniało warunków, aby za taką umowę uznać zawarty kontrakt. W sporze z ZUS można jednak zaznaczyć, że określenie w umowie o dzieło jej przedmiotu jako indywidualnie oznaczonego wytworu nie jest jedynym warunkiem uznania jej prawnego charakteru. Należy wyszczególnić, jakie inne, istotne cechy wskazują, że zakwestionowana przez ZUS umowa rzeczywiście jest umową o dzieło (np. faktyczne uzyskanie przez zamawiającego określonego rezultatu prac, możliwość weryfikacji dzieła pod kątem istnienia wad, odpłatność umowy, rękojmia za wady dzieła po stronie jego wykonawcy, jednorazowy, a nie powtarzalny, charakter zamówienia itp.).

Uznanie umowy o dzieło za umowę zlecenia skutkuje obciążeniem płatnika należnością z tytułu nieopłaconych składek. Poza wyjątkowymi sytuacjami (umowa zlecenia z uczniem/studentem do 26 roku życia, umowa zlecenia oskładkowana tylko na ubezpieczenie zdrowotne ze względu na zbieg tytułów) konieczne będzie odprowadzenie za zleceniobiorców zaległych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a także na ubezpieczenie zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i FGŚP). Wynika to z faktu, że umowa zlecenia, w przeciwieństwie do umowy o dzieło, stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego.

Jeżeli nie zgadzają się Państwo ze stanowiskiem ZUS, powinni Państwo złożyć pisemne zastrzeżenia do protokołu kontroli, w terminie 14 dni od jego doręczenia. Po otrzymaniu zastrzeżeń inspektor kontroli musi się do nich ustosunkować w formie pisemnej. Jeśli zastrzeżenia do protokołu nie zostaną uwzględnione, należy poczekać, aż ZUS wyda decyzję pokontrolną (można o nią również zawnioskować, jeżeli zależy nam na szybszym rozstrzygnięciu sporu). W decyzji organ ustali podleganie ubezpieczeniom społecznym przez osoby uznawane za zleceniobiorców i wskaże podstawy, od których trzeba opłacić należne składki (wraz z odsetkami). Odwołanie od decyzji należy wnieść w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji (art. 83 ust. 2 ustawy systemowej w zw. z art. 4779 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli chodzi o zaległość składkową, to dopóki decyzja nie jest prawomocna, zaległość ta nie jest wymagalna. Mogą Państwo jednak rozważyć jej uregulowanie (zwłaszcza jeżeli sprawa dotyczy należności, którym nie zagraża przedawnienie), aby - w przypadku przegrania sprawy - zadłużenie nie powiększyło się o odsetki. W razie wygrania sporu z ZUS zawnioskują Państwo o zwrot nadpłaty.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 6 ust. 1 pkt 4, ust. 4, art. 18 ust. 1 i ust. 3, art. 83, art. 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 627, art. 734 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• art. 4779 § 1 i § 2, art. 47714 § 1 i § 2, art. 47714a ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 462).

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań

z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS

? Kiedy ZUS może pozbawić ubezpieczonego prawa do zasiłku opiekuńczego

© PROBLEM

Prowadzę indywidualną działalność gospodarczą i zatrudniam 40 osób. Złożyłam wniosek do ZUS o wypłatę zasiłku opiekuńczego z powodu choroby mojego 6-letniego syna. Przebywam z nim w domu, jednak czasem moi pracownicy przyjeżdżają do mnie z dokumentami firmy, w tym umowami do podpisania. Czy w tej sytuacji mogę stracić prawo do zasiłku opiekuńczego?

© RADA

Istnieje takie ryzyko. Jeżeli w trakcie kontroli ZUS stwierdzi, że wykonuje Pani czynności związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, może pozbawić Panią prawa do zasiłku opiekuńczego. Organ rentowy może bowiem kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego również z powodu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem, za którą przysługuje zasiłek.

© UZASADNIENIE

W czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim, zarówno w powodu choroby własnej, jak i sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, nie można wykonywać pracy zarobkowej lub wykorzystywać zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Praca wykonywana w czasie zwolnienia lekarskiego skutkuje bowiem utratą prawa do zasiłku za cały okres tego zwolnienia (art. 17 ust. 1 w zw. z art. 35 ust. 2 ustawy zasiłkowej). Bez znaczenia pozostaje wymiar pracy wykonywanej podczas absencji chorobowej, np. przez jedną czy dwie godziny.Inną sprawą jest kwestia nieprawidłowości w dokumentacji, do której kontrolujący uzyskał dostęp. Z całą pewnością inspektor kontroli nie ma podstaw prawnych, aby w toku wszczętego postępowania prowadzić jakiekolwiek czynności w odniesieniu do płatnika, którego nie dotyczy kontrola.

Przedsiębiorca przebywający na zwolnieniu lekarskim i pobierający zasiłek z ubezpieczenia społecznego powinien w okresie tego zwolnienia wstrzymać się od wykonywania wszelkich czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zatem w tym czasie nie powinien podejmować czynności polegających m.in. na wystawianiu faktur czy brać udziału w spotkaniach biznesowych. Jednak sporadyczne podpisywanie dokumentów finansowych sporządzonych przez inną osobę, np. księgową, nie może być traktowane przez ZUS jako wykonywanie pracy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 17 stycznia 2002 r. (II UKN 710/00, OSNP 2003/20/498), w którym uznał, że:

 (...) podpisanie w trakcie zwolnienia lekarskiego dokumentów finansowych nie może być traktowane jako prowadzenie działalności gospodarczej powodujące utratę prawa do zasiłku chorobowego.

Kontrola prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonego zwolnień lekarskich od pracy z powodu osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny polega na sprawdzeniu, czy w okresie niezdolności do pracy:

• ubezpieczony nie wykonuje pracy zarobkowej,
• ubezpieczony nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem,
• poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym mogących zapewnić opiekę.

Jeśli opieka jest sprawowana nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat, zasiłek opiekuńczy przysługuje nawet wtedy, gdy są inni członkowie rodziny mogący zapewnić opiekę dziecku (§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich).

Prawo kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich z powodu opieki nad chorym dzieckiem lub chorym członkiem rodziny mają płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (według stanu zatrudnienia na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego), oraz terenowe jednostki ZUS. Instytucje te są także upoważnione do kontroli formalnej zaświadczeń lekarskich.

Kontrola powinna być przeprowadzana przez osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli przez płatnika składek lub ZUS w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia (prowadzenia działalności). W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą kontrolę przeprowadzają pracownicy właściwej jednostki organizacyjnej ZUS.

Jeżeli w trakcie kontroli zostanie stwierdzone, że ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy z powodu sprawowania opieki:

• wykonuje pracę zarobkową lub
• wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, lub
• są inni członkowie rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy mogą zapewnić opiekę,

- osoba kontrolująca sporządza na tę okoliczność protokół kontroli, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego. Z treścią protokołu powinna zostać zapoznana osoba, która podlega tej kontroli.

Ważne!

Od decyzji ZUS przedsiębiorca może w ciągu miesiąca złożyć odwołanie do właściwego sądu.

W przypadku stwierdzenia wykonywania pracy w czasie zwolnienia lekarskiego ZUS wydaje decyzję pozbawiającą osobę ubezpieczoną prawa do zasiłku opiekuńczego za cały okres niezdolności do pracy. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do właściwego terytorialnie sądu rejonowego - sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w terminie miesiąca od daty otrzymania decyzji.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorczyni przebywała na zwolnieniu lekarskim z tytułu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku 6 lat w okresie od 12 do 21 lutego 2020 r. Pracownicy ZUS 17 lutego 2020 r. przeprowadzili kontrolę prawidłowości wykorzystywania przez nią zwolnienia lekarskiego. W trakcie kontroli osoby kontrolujące stwierdziły, że ubezpieczona wykonuje czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą polegające na przygotowywaniu wypłat dla pracowników, księgowaniu operacji gospodarczych, podpisywaniu umów o współpracy. Ponieważ przedsiębiorczyni wykorzystywała zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, utraciła prawo do zasiłku opiekuńczego za cały okres tego zwolnienia, tj. od 12 do 21 lutego 2020 r.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 17, art. 34, art. 68 ust. 1 ustawy z 5 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590),

• § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy oraz kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. Nr 65, poz. 743),

• art. 82, art. 83 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 461 § 2, art. 4778 § 2, art. 4779 § 1, § 2, § 4, § 5 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2217).

Małgorzata Kowalska

doradca ds. wynagrodzeń i zasiłków, wieloletnia pracownica ZUS

? Jak udowodnić zasadność pracowniczego wynagrodzenia, którego wysokość zakwestionował ZUS

© PROBLEM

Nasza pracownica jest zatrudniona od 1 lipca 2018 r. Najpierw zawarliśmy z nią umowę na czas określony 6 miesięcy, a potem na rok. Po ostatniej umowie terminowej zaproponowaliśmy tej osobie zatrudnienie na czas nieokreślony, awans i znaczącą podwyżkę w związku z większym zakresem odpowiedzialności na nowym stanowisku. Jednocześnie jednak zmniejszeniu uległ wymiar czasu jej pracy - do 3/4 etatu. Umowa została podpisana na nowych warunkach od 1 stycznia 2020 r. Od 14 lutego 2020 r. pracownica ta jest niezdolna do pracy (zagrożona ciąża). W marcu br. w naszej spółce pojawiła się kontrola ZUS, w wyniku której została wydana decyzja obniżająca podstawę wynagrodzenia naszej pracownicy do poziomu sprzed zmiany warunków zatrudnienia. Na podstawie tego wynagrodzenia ZUS obniżył również zasiłek chorobowy tej osoby. Czy miał do tego prawo? Co, jako pracodawca, powinniśmy zrobić w tej sytuacji?

© RADA

ZUS ma prawo badać, czy ustalona przez płatnika podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (a w konsekwencji - podstawa wymiaru świadczeń, m.in. zasiłku chorobowego i macierzyńskiego) została ustalona prawidłowo. Jeżeli w wyniku kontroli ZUS stwierdzi nieprawidłowości w tym zakresie, może zakwestionować ustalone przez strony wynagrodzenie. Jeśli nie zgadzają się Państwo z ustaleniami kontroli, należy w pierwszej kolejności zgłosić zastrzeżenia do protokołu kontroli, a następnie wnieść odwołanie od decyzji ZUS (jeżeli zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione). Prawo wniesienia odwołania od decyzji przysługuje również osobie ubezpieczonej, czyli Państwa pracownicy.

© UZASADNIENIE

Ustalenie wynagrodzenia w umowie o pracę następuje w wyniku wzajemnych uzgodnień stron stosunku pracy, tj. pracownika i pracodawcy. Ustalenia te nie mogą być jednak całkowicie dowolne. Z przepisów prawa pracy wprost wynika konieczność zapewnienia pracownikowi minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponadto wynagrodzenie powinno odpowiadać kryteriom wskazanym w art. 78 § 1 Kodeksu pracy, czyli rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym do jej wykonywania, a także uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy.

Stosunkowo często zdarza się, że ZUS kwestionuje wysokość wynagrodzenia, które - zdaniem tego organu - jest zawyżone. Dzieje się tak niemal zawsze w związku z krótkim okresem opłacania składek na wysokim poziomie, po którym następuje długi okres pobierania świadczeń ustalonych na podstawie wysokiego wynagrodzenia. Taka sytuacja zaistniała w przypadku Państwa pracownicy.

ZUS ma prawo kwestionować wysokość ustalonego w umowie o pracę wynagrodzenia, jeżeli uzna, że nie zostało ono ustalone w sposób godziwy. Potwierdza to utrwalona linia orzecznicza Sądu Najwyższego (np. wyroki SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 563/00, OSNP 2002/4/90; i z 21 lipca 2009 r., II PK 21/09, OSNP 2011/5-6/75). Ostatnio to uprawnienie organu rentowego zostało ostatecznie potwierdzone i umocnione przez Trybunał Konstytucyjny (wyrok z 29 listopada 2017 r., P 9/15).

Jeżeli nie zgadzają się Państwo z decyzją ZUS, wówczas należy terminowo złożyć odwołanie do sądu, wskazując na wszystkie okoliczności i dowody, które potwierdzają zasadność ustalonego wynagrodzenia. Należy pamiętać, że od decyzji ZUS najprawdopodobniej odwoła się również sama ubezpieczona - a to oznacza, że na prawomocne rozstrzygnięcie sprawy będzie trzeba poczekać nawet wówczas, gdy sami nie złożą Państwo odwołania.

Składając odwołanie od decyzji ZUS, należy podkreślić te okoliczności, które uzasadniały znaczącą podwyżkę wynagrodzenia pracownicy - w szczególności przekazać jej poprzedni i nowy zakres obowiązków, wyjaśnić, na czym polega zwiększona odpowiedzialność na nowym stanowisku pracy, uzasadnić, dlaczego - pomimo obniżenia wymiaru czasu pracy - uznali Państwo, że nowe wynagrodzenie będzie adekwatne do zakresu jej obowiązków, posiadanych kwalifikacji oraz zawodowego doświadczenia. Należy dążyć do tego, by wykazać przed sądem, że uzgodniony wzrost wynagrodzenia (z jednoczesnym zmniejszeniem wymiaru czasu pracy) miał faktyczne podstawy, a nie był działaniem mającym na celu zapewnienie wyłącznie odpowiednio wysokich świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na wypadek choroby i macierzyństwa.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudnia od 1 lipca 2018 r. Adriannę P. Pracownica została zatrudniona, gdy była jeszcze studentką V roku studiów prawniczych na uznanej uczelni państwowej. Pracodawca zawarł z nią umowę najpierw na okres 6 miesięcy, a potem na 1 rok, powierzając jej stanowisko asystentki zarządu. W tym czasie Adrianna P. skończyła studia magisterskie, a następnie rozpoczęła studia doktoranckie. Dała się poznać pracodawcy jako pracownik sumienny i rzetelny, co spowodowało, że zarząd zdecydował o zatrudnieniu jej na czas nieokreślony. Podpisując kolejną umowę o pracę, Adrianna P. została zatrudniona na stanowisku specjalisty. Dodatkowo, na mocy uchwały zarządu, została powołana na stanowisko prokurenta spółki. Jednocześnie Adrianna P, ze względu na obowiązki związane ze studiami doktoranckimi, zaproponowała zmniejszenie wymiaru czasu pracy o 1/4, na co pracodawca przystał. Wynagrodzenie ustalone na nowych warunkach wyniosło 2,5-krotność wynagrodzenia uzyskiwanego na stanowisku asystentki zarządu. W niedługim czasie od awansu okazało się, że pracownica jest w 3 miesiącu ciąży. Ze względu na powikłania zdrowotne, rozpoczęła korzystanie ze zwolnienia lekarskiego (w pierwszym jego okresie była hospitalizowana). ZUS zakwestionował wynagrodzenie ustalone pomiędzy stronami po zmianie wymiaru czasu pracy i wydał decyzję obniżającą podstawę wymiaru składek Adrianny P., a także podstawę wymiaru świadczeń jej przysługujących.

W przedstawionej sytuacji, składając odwołanie od decyzji ZUS, należy wskazać wszystkie okoliczności uzasadniające podwyższenie wynagrodzenia zatrudnionej osoby, w szczególności jej wyższe kwalifikacje (ukończenie studiów, rozpoczęcie pracy naukowej); zdobycie 1,5-rocznego doświadczenia zawodowego i pozyskanie zaufania zarządu spółki; zwiększony zakres i wagę obowiązków pracowniczych, zwiększoną odpowiedzialność w związku z wykonywaniem prokury w spółce. Jednocześnie należy wskazać na obiektywne przyczyny obniżenia wymiaru czasu pracy. Okoliczności te należy jak najdokładniej udokumentować (okazując m.in. kopie kolejnych umów o pracę, zakresy obowiązków na poszczególnych stanowiskach, uchwałę o powołaniu na stanowisko prokurenta, kopię dyplomu magisterskiego, zaświadczenie o odbywaniu studiów doktoranckich przez pracownicę, zeznania członków zarządu na okoliczność jakości pracy świadczonej przez Adriannę P.). Warto także wykazać, że wynagrodzenie pracownicy nie odbiegało radykalnie od wynagrodzenia innych osób zatrudnionych na analogicznych, równie odpowiedzialnych stanowiskach, a także udokumentować sytuację finansową spółki, pozwalającą na wypłatę umówionego uposażenia (firma zadłużona lub przynosząca straty będzie mniej wiarygodna, wypłacając wynagrodzenia bardzo wysokie lub nieadekwatnie zawyżone w stosunku do wynagrodzeń innych zatrudnionych osób.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 13, art. 78 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• art. 68 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 83 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321).

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań

z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS

? Jakie skutki w zakresie rozliczeń płacowych ma nieuregulowanie przez pracodawcę należnych składek ZUS

© PROBLEM

Na podstawie otrzymanego z ZUS protokołu pokontrolnego dokonaliśmy korekty dokumentacji rozliczeniowej za pierwsze 3 miesiące tego roku. Wskutek korekty powstała niedopłata składek społecznych i zdrowotnej. Pracownicy, których dotyczyła korekta, zgodzili się na piśmie na potrącenie z wynagrodzenia zaległych składek ZUS, które powinni sfinansować z własnych środków. Czy w tej sytuacji możemy uznać, że kwota tych składek to „kwota netto”, którą można potrącić z bieżącego wynagrodzenia tych osób? Czy powinniśmy skorygować zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, których wysokość została zawyżona w związku z niepobraniem składek ZUS?

© RADA

Z bieżących wynagrodzeń pracowników powinni Państwo potrącić kwoty należnych składek, które nie zostały uprzednio pobrane. Zaliczek podatkowych nie należy korygować, ponieważ przy ich obliczaniu prawidłowo uwzględniono tylko te składki ZUS, które faktycznie zostały sfinansowane przez zatrudnionych w miesiącach objętych kontrolą.

© UZASADNIENIE

W przypadku gdy przy rozliczeniach świadczeń należnych zatrudnionym osobom wystąpi niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, pracodawcy muszą w pierwszej kolejności skorygować dokumentację rozliczeniową i niezwłocznie uregulować zaległości wobec ZUS wraz z należnymi odsetkami. Nie ma przy tym znaczenia, czy płatnik odzyska od ubezpieczonego składki, które ten powinien sfinansować ze swojego wynagrodzenia.

Płatnik, który uregulował wynikającą z korekty dokumentacji rozliczeniowej pełną kwotę składek z własnych środków, ma prawo domagać się od pracowników zwrotu tej części należności składkowych, która powinna być sfinansowana z ich wynagrodzenia. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2013 r. (III PZP 6/13, OSNP 2014/11/154) w takim przypadku pracodawca ma roszczenie do ubezpieczonego z tytułu jego bezpodstawnego wzbogacenia, a termin przedawnienia tego roszczenia liczy się od daty faktycznego opłacenia składek.

Ważne!

Warunkiem potrącenia z wynagrodzenia pracownika niedopłaty składek ZUS jest jego zgoda wyrażona na piśmie.

 Pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącać z jego pensji zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, mimo że pracownik był zobowiązany do ich sfinansowania. Aby takie potrącenie mogło dojść do skutku, pracownik musi wyrazić na nie pisemną zgodę. W przeciwnym razie pracodawca może dochodzić tego roszczenia przed sądem.

W przypadku pomniejszania pensji pracowniczej z tytułu zaległych składek ZUS obowiązuje kwota wolna od potrąceń w wysokości 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniach z tytułu podatku i składek. Tego typu potrącenie należy bowiem traktować jako dobrowolne, dokonywane na rzecz pracodawcy (z tytułu nadpłaty wynagrodzenia powstałej wskutek niepomniejszenia go o należne składki).

Niepobranie przez pracodawcę składek ZUS, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien potrącić on ze środków zatrudnionego, nie skutkuje powstaniem nadpłaty zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wynika to z tego, że:

• miesięczną podstawę obliczenia podatku pracownika stanowi dochód po odliczeniu kwot m.in. składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych w danym miesiącu przez płatnika ze środków osoby zatrudnionej (art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy o pdof),
• zaliczka na podatek należna od dochodu pracownika jest pomniejszana o składkę zdrowotną, która została faktycznie pobrana z jego wynagrodzenia (art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b i art. 41 ust. 1a ustawy o pdof).

Zatem przy obliczaniu miesięcznej zaliczki podatkowej od wypłacanych pracownikowi należności zakład pracy może uwzględnić wyłącznie te składki ZUS, które w danym miesiącu zostały faktycznie pobrane z pensji pracownika. Oznacza to, że w analizowanym przypadku pracodawca prawidłowo obliczył zaliczki na podatek zatrudnionych osób w miesiącach skontrolowanych przez ZUS, gdyż przy wyliczeniach wziął pod uwagę tylko te składki, które w tych miesiącach pomniejszyły przychód pracowników. Nie ma więc potrzeby dokonywania korekty podatku.

Przykład

Wskutek błędu programu kadrowo-płacowego od dodatku stażowego wypłacanego pracownikowi spółki z o.o. w okresie od stycznia do marca 2019 r. nie potrącano składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. Pomyłkę wykrył ZUS w trakcie kontroli w marcu 2020 r. ZUS nakazał spółce zapłatę zaległych składek. Po ich uregulowaniu (i sporządzeniu korekty dokumentacji rozliczeniowej) spółka uzyskała od pracownika zgodę na potrącenie z jego pensji kwoty niedopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w łącznej kwocie 154,58 zł. Ponieważ pracownik uzyskuje stały miesięczny przychód w wysokości 3000 zł brutto, spółka potrąciła niedopłatę składek jednorazowo z kwietniowego wynagrodzenia. W opisanej sytuacji nie należało korygować zaliczek podatkowych naliczonych za okres od stycznia do marca 2019 r., które na dzień wypłaty dodatku zostały ustalone w prawidłowej wysokości.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 16 ust. 1, art. 22 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 79 ust. 1, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1373; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2473),

• art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• art. 26 ust. 1, art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 41 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284).

Mariusz Pigulski

ekspert i praktyk, od wielu lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

? Jak ZUS kontroluje przedsiębiorcę przebywającego na zwolnieniu lekarskim

© PROBLEM

Jako biuro rachunkowe obsługujemy znaczną część osób prowadzących działalność jednoosobowo. Zdarza się, że osoby te podlegają dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. Od kiedy takiemu przedsiębiorcy przysługuje z tego tytułu płatny zasiłek z ubezpieczenia społecznego? Czy podlega on kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystywania takiego zwolnienia lekarskiego analogicznie jak pracownik?

© RADA

Przedsiębiorca podlegający ubezpieczeniu chorobowemu może korzystać ze świadczeń z tytułu niezdolności do wykonywania pracy. Tak jak w przypadku innych ubezpieczonych (pracowników czy zleceniobiorców objętych tym ubezpieczeniem i otrzymujących zasiłki chorobowe) przedsiębiorca na zwolnieniu lekarskim z prawem do świadczeń chorobowych podlega kontroli w zakresie prawidłowości jego wykorzystania. Jeżeli w tym czasie wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem, traci prawo do zasiłku za cały okres tego zwolnienia.

© UZASADNIENIE

Do ubezpieczenia chorobowego, które ma dobrowolny charakter i z tytułu którego przysługuje prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego, może przystąpić osoba fizyczna objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, w tym m.in. osoba prowadząca pozarolniczą działalność.

Ubezpieczenie chorobowe osoby prowadzącej pozarolniczą działalność

Za osoby prowadzące działalność pozarolniczą uważane są:

• osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych (z wyjątkiem osób fizycznych korzystających na warunkach określonych ww. ustawą ze zwolnienia w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej - tzw. ulga na start);
• twórcy i artyści;
• osoby prowadzące działalność w zakresie wolnego zawodu:

- w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,

- z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych;

• wspólnicy jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
• osoby prowadzące publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe.

W przypadku gdy osoby te staną się niezdolne do wykonywania pracy w ramach prowadzonej działalności, zasadniczo po upływie okresu wyczekiwania (po 90 dniach) nabywają prawo do świadczeń chorobowych. Jedną z istotnych odrębności w tym zakresie w porównaniu z osobami podlegającymi obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu jest podstawa wymiaru składek na to ubezpieczenie. Miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy nie może bowiem przekroczyć 250% przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia na dany rok kalendarzowy (w 2020 r. jest to 13 067,50 zł). O ile samo przystąpienie przedsiębiorcy do ubezpieczenia chorobowego nie podlega kontroli ZUS, o tyle często dochodzi do tego w przypadku rozpoczęcia korzystania przez przedsiębiorcę ze zwolnienia lekarskiego i ubiegania się o zasiłek za ten okres.

Kontrola niezdolności do pracy przedsiębiorcy

ZUS przeprowadza, tak jak w przypadku innych ubezpieczonych, kontrole prawidłowości wykorzystywania przez przedsiębiorcę zwolnień lekarskich od pracy z powodu choroby. Kontrola polega na ustaleniu, czy ubezpieczony przedsiębiorca w okresie orzeczonej niezdolności do pracy, a także zwolniony od pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych lub o zwalczaniu gruźlicy:

• nie wykonuje pracy zarobkowej,
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

 Jeżeli praca jest wykonywana lub zwolnienie wykorzystywane jest niezgodnie z jego celem, przedsiębiorca traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres kwestionowanego zwolnienia. Celem zwolnienia lekarskiego jest bowiem jak najszybsze odzyskanie zdolności do pracy.

Ważne!

Przedsiębiorców przebywających na zwolnieniach lekarskich z prawem do świadczeń z tego tytułu kontroluje ZUS.

Kierunek wykładni określeń, czym jest „wykonywanie pracy zarobkowej” oraz „wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego celem”, wyznacza orzecznictwo Sądu Najwyższego.

Wykonywanie pracy zarobkowej

Za pracę zarobkową uważa się wykonywanie wszelkich czynności, w wyniku których ubezpieczony przedsiębiorca uzyskuje przychód. Nie ma znaczenia podstawa wykonywania pracy. Jeżeli przedsiębiorca przebywa na zwolnieniu lekarskim i ubiega się o zasiłek chorobowy za ten okres, oznacza to, że nie może w tym czasie podejmować żadnej aktywności zawodowej, która przyniosłaby mu korzyść. Zasiłek chorobowy przysługuje bowiem tylko wówczas, gdy choroba uniemożliwia uzyskiwanie dochodu z pracy, natomiast nie przysługuje za okresy wykonywania pracy (uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 26 lipca 2011 r., I PK 22/11, OSNP 2012/19-20/235). Wykonywanie pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy stanowi samodzielną przesłankę utraty prawa do zasiłku, odrębną od wykorzystywania zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem (wyrok Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2013 r., I UK 606/12).

Tylko sporadyczna, wymuszona okolicznościami, aktywność zawodowa może usprawiedliwiać zachowanie prawa do zasiłku chorobowego. W innych przypadkach za okres niezdolności do pracy, w czasie której ubezpieczony wykonuje pracę zarobkową, nie należy się zasiłek, lecz wynagrodzenie, przy czym nie jest niezbędne, aby wykonywana praca była niezgodna z celem zwolnienia lekarskiego.

Przykład

Przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą przebywał w marcu 2020 r. na 14-dniowym zwolnieniu lekarskim z powodu choroby, za którą przysługuje mu zasiłek chorobowy. Jednocześnie osoba ta jest zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy w spółce z o.o. W czasie zwolnienia lekarskiego wykonywała pracę jako pracownik. Takie zachowanie pozbawi przedsiębiorcę zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego.

Należy przy tym odróżnić wykonywanie pracy zarobkowej od czynności formalnoprawnych polegających na załatwianiu przez przedsiębiorcę niezbędnych spraw służących utrzymaniu bieżącej działalności przedsiębiorstwa i niewykraczających poza jej normalny zakres. W wyroku z 4 kwietnia 2012 r. (II UK 186/11) Sąd Najwyższy uznał, że:

(...) nie stanowi (…) pracy zarobkowej uzyskiwanie w trakcie korzystania ze zwolnienia lekarskiego dochodów, niepołączonych z osobistym świadczeniem pracy, np. podpisywanie w trakcie zwolnienia lekarskiego dokumentów finansowych sporządzonych przez inną osobę oraz formalnoprawne tylko prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli osoba ją prowadząca jest równocześnie pracodawcą i wyłącznie w zakresie jej obowiązków leży nadzór nad działalnością firmy.

Ponadto w wyroku z 17 stycznia 2002 r. (II UKN 710/00, OSNP 2003/20/498) Sąd Najwyższy stwierdził, że prawo do zasiłku chorobowego przysługuje w przypadku podpisania w trakcie zwolnienia lekarskiego dokumentów finansowych. Takie działanie nie może być traktowane jako prowadzenie działalności gospodarczej powodujące utratę prawa do tego świadczenia. Należy jednak zaznaczyć, że tego rodzaju zachowania powinny mieć charakter incydentalny, a nie powtarzalny. Tylko bowiem sporadyczna, wymuszona okolicznościami aktywność może usprawiedliwiać zachowanie w takich przypadkach prawa do zasiłku (wyrok Sądu Najwyższego z 9 października 2006 r., II UK 44/06, OSNP 2007/19-20/295).

Wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem

Drugą przyczyną o szerszym znaczeniu, której wystąpienie może pozbawić przedsiębiorcę prawa do zasiłku chorobowego, jest korzystanie ze zwolnienia lekarskiego w sposób sprzeczny z jego celem. Chodzi tu o sytuacje, gdy mimo choroby przedsiębiorca podejmuje aktywność (w tym zawodową), która utrudni/wydłuży proces leczenia. Przyjmuje się, że oceny, czy doszło do nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, należy dokonać z uwzględnieniem:

• rodzaju choroby,
• wskazań lekarskich,
• sytuacji osoby ubezpieczonej.

Przykład

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą była niezdolna do pracy przez cały kwiecień 2020 r. z powodu problemów ortopedycznych. Za ten okres wystąpiła do ZUS o zasiłek chorobowy. Podczas kontroli ZUS okazało się, że w tym czasie przedsiębiorca remontował swój dom (w tym wykonywał prace na znacznej wysokości). Inspektorzy sporządzili protokół szczegółowo opisujący sytuację, której byli świadkami. Na tej podstawie przedsiębiorca został pozbawiony zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.

Za nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego nie uznaje się zasadniczo również sytuacji, kiedy przedsiębiorca:

• będzie przebywał w czasie trwania leczenia w innym miejscu (np. u rodziny) i powiadomi ZUS o zmianie adresu pobytu w trakcie niezdolności do pracy, nie później niż w ciągu 3 dni od wystąpienia tej okoliczności,
• podczas zwolnienia lekarskiego wykonuje podstawowe czynności niezbędne do zaspokojenia swoich potrzeb życiowych, zwłaszcza gdy zamieszkuje sam (np. robi zakupy),
• ze wskazań lekarskich wynika, że powinien chodzić na spacery, które są ważnym elementem procesu leczenia i terapii (np. psychiatrycznej),
• uczestniczy w zajęciach szkolnych i nie jest to sprzeczne z zaleceniami lekarza,
• bierze udział we własnym ślubie, a ze wskazań lekarza wynika, że może chodzić.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 4 ust. 1 pkt 2, art. 17 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590),

• art. 8 ust. 6, art. 11, art. 20 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 18 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• § 5, § 9-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. Nr 65, poz. 743).

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym

? Jak należy rozliczyć nienależnie wypłacone świadczenia z zfśs

© PROBLEM

W wyniku kontroli przeprowadzonej przez ZUS zostały zakwestionowane trzy decyzje dotyczące wypłaty świadczeń z zfśs jako wypłacone niezgodnie z ustawą o zfśs, gdyż przy podziale uwzględniono inne cele niż sytuacja materialna wnioskodawców. W związku z tym powstał obowiązek zapłaty składek ZUS wraz z odsetkami i zaliczek na podatek dochodowy. Nadmieniam, że środki zfśs gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym. Czy z tych środków mogą zostać pokryte składki ZUS i podatek leżące po stronie pracownika i pracodawcy oraz odsetki? Czy pracodawca powinien zwrócić się do pracowników o zwrot nienależnie wypłaconej części świadczenia z zfśs i w jakiej wysokości? Czy pracownicy po złożeniu pisemnej zgody mogą w całości pokryć wszystkie zaległe składki ZUS, podatek i odsetki, związane z zakwestionowanymi decyzjami?

© RADA

Pracodawca jako płatnik ma obowiązek pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS od przychodów pracowników ze stosunku pracy. Nie ma możliwości pokrycia tych należności z konta socjalnego - podatek dochodowy jest podatkiem osobistym.

© UZASADNIENIE

Założeniem ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest podział środków tego funduszu między uprawnionych według kryterium socjalnego, co wyklucza zasadę równości (wyrok SN z 20 czerwca 2012 r., I UK 140/12). Przepis art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs) wyraźnie wiąże wysokość przyznawanego świadczenia (będącego pomocą finansową w rozumieniu art. 2 ust. 1 tej ustawy) z rozpatrywaną łącznie sytuacją życiową: rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Płatnik składek, administrując funduszem socjalnym, nie może tego czynić z pominięciem ustawy o zfśs i w konsekwencji przez swoje działania uszczuplać zasoby tego funduszu (uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 29 marca 2011 r., III AUa 541/10).

 Pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do prawidłowego rozliczenia przychodów pracowników ze stosunku pracy. Jeżeli konsekwencją działania pracodawcy będzie zaległość w spłacie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy, to organ podatkowy będzie egzekwował zapłatę tych zaległości tylko od pracodawcy (art. 26a ustawy - Ordynacja podatkowa). W praktyce przepis ten zwalnia pracowników od odpowiedzialności za niepobrane przez płatnika lub zaniżone zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ważne!

Przestrzeganie przepisów ustawy o zfśs jest niezbędne do prawidłowego administrowania funduszem socjalnym.

Podatnik (pracownik) nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika (pracodawcę) podstawy opodatkowania m.in. przychodów ze stosunku pracy - do wysokości zaliczki, do której pobrania obowiązany jest płatnik.

Płatnik przekazuje kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy dopiero w następnym miesiącu po miesiącu, w którym dokonał wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych z tytułu stosunku pracy i pobrał zaliczki na podatek od tych wypłat (art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: ustawa o pdof). Płatnik (pracodawca), o którym mowa w pytaniu, nieprawidłowo ustalił dochód stanowiący podstawę opodatkowania, tj. zaniżył należną zaliczkę, podlegającą odprowadzeniu na konto urzędu skarbowego w określonym terminie (to samo dotyczy składek ZUS). Z kolei niezapłacona w terminie płatności zaliczka na podatek jest zaległością podatkową, od której naliczane są odsetki za zwłokę (art. 51 i 53 Ordynacji podatkowej).

Jednocześnie zapłacenie ze środków płatnika kwoty tytułem zaległych zaliczek na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (pracownika), skutkuje powstaniem przychodu po stronie tej osoby w momencie dokonania zapłaty przez płatnika. Otrzymane świadczenie stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Od dochodów z tego źródła przychodów pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, a po zakończeniu roku podatkowego rozliczyć je w informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach PIT-11.

Jeżeli natomiast pracownik dokonał zwrotu nienależnie pobranego świadczenia z zfśs (które uprzednio zwiększyło dochód podlegający opodatkowaniu), przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik odejmuje od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Podstawa prawna:

• art. 2 ust. 1, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 278),

• art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 12 ust. 1, art. 31, art. 32, art. 38 ust. 1, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284),

• art. 26a, art. 51, art. 53 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 900; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200).

Joanna Nowicka

radca prawny, dyplomowany konsultant projektów finansowanych ze środków unijnych, specjalizujący się w prawie podatkowym oraz finansowym

? Czy wniosek o wydanie interpretacji ZUS może spowodować kontrolę w firmie

© PROBLEM

W naszej firmie pojawił się problem. Nie wiemy, czy powinniśmy oskładkować jedno ze świadczeń pracowniczych, które od nowego roku zostało wprowadzone do regulaminu wynagradzania. Chcielibyśmy wystąpić w tej sprawie do ZUS z wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji, ale nasz prezes obawia się, że to ściągnie do nas kontrolę ZUS. Czy istnieje takie zagrożenie?

© RADA

Sam wniosek o wydanie pisemnej interpretacji nie spowoduje, że w Państwa firmie zostanie wszczęta kontrola ZUS. Pojawienie się kontroli byłoby możliwe tylko w sytuacji, gdyby Państwa firma została ujęta w planie kontroli na dany rok lub gdyby zaistniały przesłanki, które mogłyby spowodować kontrolę doraźną (np. skarga pracownika, wykrycie dużych błędów w dokumentacji składanej do ZUS itp.). Wydając pisemne interpretacje przepisów, ZUS opiera się wyłącznie na stanie faktycznym (lub zdarzeniu przyszłym) przedstawionym przez płatnika we wniosku i nie ma prawa ingerować we wniosek o wydanie interpretacji, zmieniać lub weryfikować faktów w nim przedstawionych ani na podstawie wiedzy posiadanej z urzędu, ani w toku kontroli.

© UZASADNIENIE

Płatnik składek będący przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej może złożyć do ZUS wniosek o wydanie pisemnej interpretacji w jego indywidualnej sprawie. Zakres przedmiotowy interpretacji indywidualnych wydawanych przez ZUS jest doprecyzowany w przepisach ustawy systemowej - obejmuje on zagadnienia związane z obowiązkiem podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy (w tym Fundusz Solidarnościowy), Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek (art. 84d ustawy systemowej).

Wniosek o wydanie interpretacji może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych. Przedsiębiorca jest zatem zobowiązany do ich wyczerpującego opisania we wniosku o wydanie interpretacji oraz do przedstawienia własnego stanowiska w danej sprawie. ZUS udziela interpretacji w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do sądu powszechnego, w trybie art. 83 ust. 2 ustawy systemowej. Interpretacja zawiera wskazanie prawidłowego stanowiska w sprawie wraz z uzasadnieniem prawnym oraz pouczeniem o środkach odwoławczych.

Interpretacje ZUS są wydawane w formie decyzji i podlegają kontroli sądu nie tylko co do prawidłowości proceduralnej ich wydania, ale również co do zgodności rozstrzygnięcia z obowiązującymi przepisami prawa.

Płatnicy, którzy chcieliby wnioskować o interpretację indywidualną do ZUS, często obawiają się, że skutkiem złożenia wniosku może być kontrola ZUS w firmie, zwłaszcza gdy stanowisko własne przedsiębiorcy zostanie przez ZUS uznane za nieprawidłowe. ZUS nie podejmuje działań kontrolnych w odpowiedzi na wniosek o wydanie interpretacji. Również orzecznictwo sądowe dotyczące wydawania pisemnych interpretacji jednoznacznie wskazuje, że takie działanie organu byłoby nieuprawnione.

Ważne!

Wydając interpretację indywidualną ZUS ma obowiązek opierać się wyłącznie na opisie stanu faktycznego (lub zdarzenia przyszłego) zawartym we wniosku, bez uwzględniania go, ingerowania w niego lub uzupełniania na podstawie innych źródeł lub wiedzy znanej organowi z urzędu.

Wydając interpretację pisemną, ZUS ma się opierać wyłącznie na opisie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku przedsiębiorcy. Taką jednoznaczną wykładnię wskazał Sąd Najwyższy m.in. w postanowieniu z 18 kwietnia 2011 r. (III UK 117/10), w którym stwierdził, że:

(...) rolą organu prowadzącego postępowanie [o wydanie interpretacji - przyp. red.] jest ocena stanowiska strony w spornej kwestii (...). Istotą tego postępowania jest uzyskanie przez stronę wyjaśnienia treści przepisów prawa i ich zastosowania w odniesieniu do indywidualnej sytuacji wskazanej we wniosku. Organ wydający decyzję nie może ingerować w stan faktyczny opisany we wniosku, podważać go, uzupełniać czy zmieniać w oparciu o inne źródła lub wiedzę znaną mu z urzędu. 

Tym bardziej niedopuszczalne byłoby wszczęcie postępowania kontrolnego w odpowiedzi na wystąpienie przez przedsiębiorcę z wnioskiem o wydanie interpretacji.

Wnioskując o wydanie interpretacji, nie narażają się zatem Państwo na kontrolę z ZUS w związku z tym wnioskiem. Może się jednak zdarzyć, że Państwa firma jest uwzględniona w rocznym planie kontroli i postępowanie, wszczęte zgodnie z tym planem, rozpocznie się w okresie następującym po wydaniu przez ZUS interpretacji. Przepisy nie precyzują częstotliwości, z jaką powinny być prowadzone kontrole ZUS, uzależniając to od bieżących potrzeb, wyznaczanych efektywnością i skutecznością egzekwowania należności z tytułu składek i wypłacanych świadczeń. Z bieżącej praktyki wynika jednak, że przedsiębiorca może spodziewać się rutynowej, okresowej kontroli ZUS mniej więcej raz na 3-4 lata. W takiej sytuacji będzie to kontrola planowa, zapowiedziana, obejmująca całość rozliczeń płatnika z ZUS, a nie tylko zakres dotyczący wydanej interpretacji.

Może się również zdarzyć, że w okresie następującym po złożeniu wniosku o udzielenie interpretacji zostanie w Państwa firmie wszczęta kontrola doraźna - jej przyczyny mogą być jednak zupełnie niezależne od postępowania o wydanie interpretacji. Kontrolę doraźną ZUS wszczyna najczęściej na podstawie skargi pracownika, stwierdzenia dużych błędów w rozliczeniach (szczególnie gdy brak jest kontaktu z płatnikiem, aby wyjaśnić przyczynę ich powstania), uzasadnionego podejrzenia o działania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście przepisów prawa. Są to kontrole o stosunkowo wąskim zakresie - dotyczą najczęściej wyjaśnienia tej dokładnie okoliczności, która stała się przyczyną kontroli.

Jednoczesne wystąpienie przez płatnika z wnioskiem o wydanie interpretacji i wszczęcie postępowania kontrolnego przez ZUS (planowego lub doraźnego) jest bardzo mało prawdopodobne.

ZUS ma obowiązek wydać interpretację w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i opłaconego wniosku. Przedsiębiorca nie może być obciążony jakimikolwiek daninami publicznymi, sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub karami w zakresie, w jakim zastosował się do uzyskanej interpretacji. Aby organ mógł wydać wiążącą wykładnię, musi dysponować pełnym i wyczerpującym opisem sytuacji faktycznej (lub zdarzenia przyszłego). We wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji przedsiębiorca powinien je jak najdokładniej opisać. Wszelkie braki w tym zakresie mogą w przyszłości stanowić podstawę do uchylenia ochronnej funkcji interpretacji.

Przykład

Przedsiębiorca po raz pierwszy zawiera z częścią zatrudnionych osób umowy o zakazie konkurencji. Umowy te przewidują wypłatę odszkodowań za powstrzymywanie się od działań konkurencyjnych w czasie określonym w umowie. Płatnik nie jest pewien, czy odszkodowania te mogą zostać wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (według stanowiska przedsiębiorcy takie wyłączenie może mieć zastosowanie). Płatnik we wniosku do ZUS o wydanie interpretacji wskazał, że odszkodowania te będą wypłacane w trybie art. 101² § 3 Kodeksu pracy. Nie wspomniał jednak, że będą wypłacane nie tylko byłym pracownikom po ustaniu stosunku pracy (taki wymóg stawia Kodeks pracy), ale również, na analogicznych zasadach, dwóm menedżerom - członkom zarządu, zatrudnionym w spółce na podstawie umowy cywilnoprawnej. Gdyby ZUS na podstawie stanu faktycznego przedstawionego przez płatnika potwierdził stanowisko wnioskodawcy i zgodził się na wyłączenie składkowe dotyczące odszkodowań z tytułu umowy o zakazie konkurencji, przedsiębiorca stosując tę interpretację i tak nie byłby chroniony przed skutkiem swojego nieprawidłowego działania (menedżer na kontrakcie nie może być stroną umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² Kodeksu pracy, gdyż to wyłączenie ze składek nie ma zastosowania do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych). ZUS będzie mógł zakwestionować wyłączenie zastosowane w odniesieniu do zleceniobiorców, ponieważ opis stanu faktycznego we wniosku o wydanie interpretacji był niekompletny.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 83d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 321),

• art. 34-35 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 424).

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji i opracowań

z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS

? Co zrobić z wynagrodzeniem pracownika złapanego na nieprawidłowym wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego

© PROBLEM

Po przeprowadzonej kontroli pracodawcy (pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników), w wyniku której ustalono, że w trakcie wykorzystywania zwolnienia lekarskiego w okresie orzeczonej niezdolności do pracy od 23 marca 2020 r. do 31 marca 2020 r. pracownik był w składzie zespołu muzycznego, który 28 marca 2020 r. nagrywał koncert w klubie muzycznym. Dowodem opisanych wyżej okoliczności są zdjęcia zamieszczone przez samego pracownika na portalu społecznościowym oraz zdjęcia i informacje zamieszczone na stronie internetowej klubu. Pracownikowi za okres tego zwolnienia przysługuje wynagrodzenie chorobowe (do 14 dni). Czy pracodawca po przeprowadzonej kontroli może nie wypłacić wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy za okres tego zwolnienia z uwagi na nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego?

© RADA

Jeżeli podczas kontroli pracodawca ustalił, że pracownik nieprawidłowo wykorzystywał zwolnienie lekarskie, podwładnemu nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

© UZASADNIENIE

Celem zwolnienia lekarskiego jest doprowadzenie do możliwie jak najszybszej poprawy stanu zdrowia pracownika. Jednocześnie należy brać pod uwagę zalecenia lekarskie. Z zaleceń tych może wynikać, że wykonywanie niektórych czynności, przez pewien czas, nie ma wpływu na poprawę stanu zdrowia pracownika. Wówczas, jeżeli pracownik wykonuje te czynności zgodnie z zaleceniami lekarza i z tego powodu kontrolerzy nie zastaną go w domu, nie można uznać, że pracownik narusza jakiś obowiązek pracowniczy. Jeżeli pracownik postępuje zgodnie z zaleceniami lekarza zawartymi w zwolnieniu lekarskim, to jego zachowanie nie może być oceniane jako naruszenie obowiązków pracowniczych, chociaż pracodawca uważa, że pracownik nie uczynił wszystkiego, co w danej sytuacji było możliwe dla jak najszybszego wyzdrowienia i powrotu do pracy. Przykładowo uczestniczenie pracownika w zajęciach szkolnych w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, niesprzeczne z zaleceniami lekarza, przy adnotacji na zwolnieniu, że chory może chodzić, nie jest naruszeniem obowiązków pracowniczych (wyr. SN z 4 marca 1999 r., I PKN 613/98, OSNAPiUS 2000/8/309).

W wyniku kontroli może być stwierdzone, że:

• pracownik wykorzystuje prawidłowo zwolnienie albo
• korzysta z niego w sposób niezgodny z celem zwolnienia.

Jeżeli ma miejsce ten drugi przypadek, wówczas osoba kontrolująca sporządza protokół. Należy w nim podać, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego. Podpisany przez kontrolującego protokół należy przedłożyć pracownikowi, który może wnieść do niego uwagi lub zastrzeżenia (mogą je wnieść także domownicy). W sytuacjach, kiedy pojawią się wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, rozstrzyga je właściwa jednostka organizacyjna ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W razie sporu jednostka ZUS wydaje decyzję, od której przysługują środki odwoławcze.

Pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego, jeżeli:

• wykonuje w okresie niezdolności do pracy pracę zarobkową lub
• wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z jego celem

- art. 17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa).

Podobnie jak w przypadku kontroli formalnej, wypłata zasiłku powinna zostać wstrzymana, a wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych pracownikowi zasiłków bieżących lub ściągnięciu w trybie egzekucji administracyjnej (art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Oznacza to, że w sytuacji, kiedy pracownik nie pobiera jeszcze zasiłku, lecz zachowuje prawo do wynagrodzenia, pracownik utraci prawo do wynagrodzenia za cały okres zwolnienia lekarskiego, jeżeli wykonuje w okresie niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z jego celem (art. 17 ustawy zasiłkowej).

Dla sytuacji z pytania istotne znaczenie ma rodzaj choroby. Jeżeli zwolnienie lekarskie posiada kod „pracownik może chodzić”, a szczególnie gdy jest to zwolnienie od psychiatry, to w zasadzie może nagrywać koncert, w kontekście doprowadzenia do możliwie jak najszybszej poprawy stanu zdrowia pracownika. Nie można wówczas pracownikowi zarzucić wykorzystywania zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Natomiast ww. okoliczności, które są przyczynami utraty prawa do zasiłku chorobowego, nie uzasadniają same przez się rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.). Tryb ten wymaga bowiem „ciężkiego” zawinienia po stronie pracownika, co oznacza, że nie wystarczy zwykłe zawinienie, spowodowane np. niedbalstwem czy nieostrożnością. Postępowanie pracownika musi być rażące, umyślne, o dużym stopniu zawinienia, np. celowe zachowania prowadzące do przedłużenia nieobecności w pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 17 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590).

Ewa Drzewiecka

specjalista z zakresu prawa pracy

Podsumowanie

1. Kontrola płatników składek przeprowadzana jest po tzw. wstępnej analizie ryzyka, która wskazuje tych przedsiębiorców, u których prawdopodobieństwo naruszenia przepisów składkowych i ubezpieczeniowych jest najwyższe.

2. Maksymalny czas trwania kontroli u danego płatnika jest ograniczony przepisami ustawy - Prawo przedsiębiorców i uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa.

3. ZUS nie może rozpocząć kontroli w przedsiębiorstwie w czasie trwania kontroli innego organu, chyba że przedsiębiorca wyrazi na to zgodę.

4. Kontrolę wszczyna się doręczając płatnikowi upoważnienie do jej przeprowadzenia - inspektor kontroli ZUS nie może wykraczać poza zakres kontroli wskazany w tym dokumencie.

5. W sytuacji zaistnienia obiektywnych okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność postępowania inspektora kontroli ZUS, powinien on zostać wyłączony z postępowania kontrolnego.

6. Dowodem w postępowaniu kontrolnym mogą być m.in. dane zapisane na kontach płatników i ubezpieczonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym (KSI) ZUS.

7. Postępowania kontrolne kończy się doręczeniem płatnikowi protokołu kontroli - płatnik ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń do ustaleń w nim przedstawionych.

8. Jeżeli płatnik nie skoryguje dokumentacji zgodnie z protokołem kontroli, ZUS wydaje w tym zakresie decyzję administracyjną, od której przysługuje odwołanie do sądu.