Rozliczanie pracy w dniach wolnych pracowników samorządowych i służby cywilnej

Za pracę nadliczbową pracownik samorządowy otrzymuje - według jego wyboru - wynagrodzenie lub czas wolny w tym samym wymiarze. Co do zasady za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje dodatek, jednak może on zostać wprowadzony w regulaminie wynagradzania jednostki samorządowej. Z kolei pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze.

Dni wolne od pracy to najczęściej:

• niedziela i święto,
• w przypadku pracy wykonywanej w niedziele i święta - dni wolne wyznaczone za pracę w te dni,
• dni wolne wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

W systemach równoważnych, jak również dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, mogą - i często tak się dzieje - występować jeszcze dni wolne, wynikające ze stosowanych rozkładów czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w systemie równoważnym, w którym wydłużono dobowy wymiar czasu pracy do 10 godzin. W systemie równoważnym praca w dobowych wydłużeniach czasu pracy może być rekompensowana krótszym wymiarem czasu pracy w innych dniach lub większą liczbą dni wolnych od pracy. Przy pracy 4 dni po 10 godzin pracownik może mieć wyznaczony 5 dzień z kolei jako dzień wolny, który zrównoważy nadpracowane przez wcześniejsze 4 dni 8 godzin pracy. Takie dni określane są często jako dni wolne harmonogramowo.

Ustalenie dziennych rozkładów czasu pracy

Rozkład czasu pracy obejmuje godziny i dni, w jakich pracownik zobowiązany jest świadczyć pracę. Rozkłady czasu pracy ustala się w:

1. układzie zbiorowym pracy,
2. regulaminie pracy,
3. obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).

U większości pracodawców ze sfery budżetowej będzie to regulamin pracy.

Stały rozkład dni pracy i dni wolnych od pracy może zostać wskazany również w umowie o pracę. Będzie to miało znaczący skutek dla pracodawcy i pracownika, gdyż zmiana takiego rozkładu wymagałaby zawsze zmiany umowy o pracę. Wprowadzenie nowego regulaminu pracy czy zmiana dotychczasowego nie wpłynie bowiem na indywidualne postanowienia umowne. W wyroku z 21 marca 2014 r. (II PK 174/13) Sąd Najwyższy stwierdził, że: Organizacja czasu pracy nie należy do istotnych elementów stosunku pracy, które muszą (powinny) zostać ustalone w umowie o pracę. Przepis art. 29 § 1 k.p. zobowiązuje jedynie do ustalenia w umowie wymiaru czasu pracy. Nie ma jednak przeszkód, aby w umowie o pracę (albo w drodze odrębnego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem) ustalić organizację pracy (system lub rozkład czasu pracy). Postanowienie takie może mieć charakter istotnego elementu indywidualnego stosunku pracy, a w konsekwencji jego zmiana będzie wymagała porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzeniu zmieniającemu podlegają warunki pracy lub płacy wynikające z umowy o pracę (art. 42 § 1 k.p.). Jeżeli zatem nie doszło do ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w umowie o pracę albo odrębnym porozumieniu (którym w istocie jest także takie ustalenie przez pracodawcę na wniosek pracownika w trybie art. 142 k.p., to zmiana organizacji czasu pracy nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego).

Rozkład może być określony jako stały (np. praca od poniedziałku do piątku), jak również regulamin pracy może nie dookreślać konkretnych, stałych dni pracy. Wówczas tworzone są dla pracowników harmonogramy pracy (grafiki pracy). Muszą one być jednak zgodne z zapisami regulaminu.

PRZYKŁAD

W regulaminie pracy urzędu wskazano, że pracownicy wydziału pracują według harmonogramów czasu pracy, w dniach od poniedziałku do soboty. Zapis taki pozwala na zwykłe planowanie pracy w tych dniach (z zachowaniem minimalnej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz minimalnych odpoczynków tygodniowych). Nie może jednak być w nich planowana praca w niedziele. Każda niedziela - w oparciu o regulamin pracy - jest dniem wolnym od pracy. Ewentualna konieczność pracy w niedziele związana będzie ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, nie może być planowana grafikowo, jako zwykły element organizacji pracy.

Czas pracy w urzędach administracji rządowej

W stosunku do części pracowników sfery budżetowej rozkłady dzienne czasu pracy są w dużej mierze narzucone przez przepisy rozporządzenia w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej. Określa ono zasady ustalania rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia, obowiązującego członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, zatrudnionych w urzędach administracji rządowej, o których mowa w ustawie o służbie cywilnej oraz ustawie o pracownikach urzędów państwowych.

Co do zasady, dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) ustala rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby cywilnej i pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, biorąc pod uwagę, że praca powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach 8.15-16.15 (§ 2 rozporządzenia w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej).

Natomiast ze względu na szczególny charakter pracy wykonywanej w komórce organizacyjnej lub na stanowisku pracy, w rozkładzie czasu pracy pracowników zatrudnionych w tej komórce lub na tym stanowisku pracy dzień tygodnia niebędący dniem pracy w urzędzie może być ustalony dniem pracy, jeżeli jest to uzasadnione potrzebami urzędu (§ 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej).

Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów może ustalić, w drodze zarządzenia, dniem wolnym od pracy dla pracowników dzień pracy przypadający między dniami wolnymi od pracy, pod warunkiem wyznaczenia soboty dniem pracy. W regionalnych izbach obrachunkowych oraz w IPN ustalają to kierownicy tych urzędów. O takich ustaleniach należy poinformować z 14-dniowym wyprzedzeniem pracowników i interesantów urzędów.

Oznaczanie dni wolnych w harmonogramie

Oznaczając dni wolne w grafikach, należy je scharakteryzować poprzez przypisanie odpowiedniego skrótu do dnia wolnego przysługującego z tytułu:

• niedzieli lub święta, np. Wn,
• dnia wolnego wynikającego z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, np. W5,
• dni wolnych harmonogramowo, np. Wh.

Oznaczenie nie jest potrzebne przy stałym, regulaminowym rozkładzie czasu pracy, gdyż wówczas w sposób jasny jednym dniem wolnym jest niedziela, drugi z dni wolnych stanowi wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Kolejne dni wolne wynikać już będą przede wszystkim z dat, w których przypadają święta będące dniami wolnymi od pracy. Mogą być również wynikiem oznaczenia ich w zarządzeniu pracodawcy w sytuacji, gdy w okresie rozliczeniowym dzień świąteczny występuje w dniu wolnym od pracy innym niż niedziela.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 2 Kodeksu pracy). Dotyczy to również święta przypadającego w sobotę. Taka sytuacja będzie miała miejsce 26 grudnia 2020 r. - w drugi dzień Bożego Narodzenia. Trzeba wówczas pracownikom zapewnić dodatkowy dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

W większości sytuacji - zawsze przy stosowaniu podstawowego systemu czasu pracy - jest to równoważne jednemu dniu roboczemu. Przy pracy przez 5 dni w tygodniu wyznaczenie wolnego dnia jest więc konieczne ze względu na obowiązek zapewnienia minimalnej liczby dni wolnych od pracy.

Konkretne oznaczenie każdego dnia wolnego związane jest przede wszystkim z:

• możliwością kontroli liczby dni wolnych zapewnionych z poszczególnych tytułów,
• możliwością kontroli terminów wyznaczania dni wolnych w zamian za pracę planowaną w niedziele i święta,
• różnymi konsekwencjami pracy w poszczególnych rodzajach dni wolnych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy,
• obowiązkiem określania w ewidencji czasu pracy dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.

Minimalna liczba dni wolnych

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przypadających w tym okresie (art. 147 Kodeksu pracy).

Minimalną liczbę dni wolnych ustalamy:

Krok 1. Dzieląc wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy - obliczamy tym sposobem maksymalną liczbę dni pracy;

Krok 2. Od liczby dni kalendarzowych odejmujemy wynik z Kroku 1.

PRZYKŁAD

W 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym okres wrzesień-grudzień 2020 r. wymiar czasu pracy wynosi 680 godzin. Dzieląc tę liczbę przez 8 (dobową normę czasu pracy), otrzymujemy wynik 85, który oznacza maksymalną liczbę dni oznaczanych jako dni pracy. Odejmując ją od liczby dni kalendarzowych w tym okresie (122), otrzymujemy 37 dni, które łącznie powinny być oznaczone jako dni wolne od pracy w tym okresie.

Rekompensata pracy w dniach wolnych

W odniesieniu do czasu pracy - szczególnie kwestii związanych z rekompensatą dodatkowej pracy (pracy nadliczbowej, pracy w dniach wolnych od pracy) - pracowników szeroko rozumianej sfery budżetowej, można dokonać podziału na tych, którzy:

• podlegają w tym zakresie w pełni pod regulacje Kodeksu pracy, w stosunku do których nie ma jakichkolwiek regulacji szczególnych (np. PFRON, ZUS),
• objęci są pewnymi przepisami odrębnymi dotyczącymi czasu pracy, a dopiero w zakresie nieuregulowanym w nich stosowane są regulacje kodeksowe.

Druga ze wskazanych grup jest przy tym bardzo niejednolita. Część z nich objęta jest przepisami szeroko odnoszącymi się do czasu pracy, co wpływa również na kwestie rekompensaty pracy w dniach wolnych (np. służba cywilna). Dla części przepisy tworzą znacznie mniejszy zakres „odmienności” (samorząd), który nie zawiera żadnych regulacji szczególnych dotyczących rozliczeń za pracę w dniach wolnych.

Zasady rozliczania czasu pracy wynikające z Kodeksu pracy

• Praca w niedziele i święta

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele lub święto pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:

• w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po danej niedzieli; a jeżeli jest to niemożliwe,
• do końca okresu rozliczeniowego (w takim też terminie rekompensuje się pracę w święto); a jeżeli to także jest niemożliwe,
• za każdą godzinę przepracowaną w niedzielę lub święto wypłacany jest dodatek 100% do wynagrodzenia.

Zasadniczo za pracę w niedzielę powinien zostać udzielony dzień wolny od pracy, niezależnie od liczby godzin przepracowanych w tym dniu.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy otrzymał polecenie pracy w niedzielę i wykonywał tę pracę przez 3 godziny. Powinien mu zostać za to zapewniony dzień wolny od pracy. Udzielony dzień wolny będzie całym jego dniem pracy (8-godzinnym), co nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia.

Zwykle wskazuje się, że należna rekompensata to dzień wolny udzielany niezależnie od liczby godzin przepracowanych w wolną niedzielę lub święto. To pewien skrót myślowy i należy przeanalizować różne przypadki, tak jak w poniższym przykładzie.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w równoważnym systemie od poniedziałku do piątku, według bardzo różnych rozkładów dziennych (od 5 do 12 godzin, praca jest zawsze planowana na 5 dni w tygodniu). Przepracował on w wolną dla niego niedzielę 7 godzin. Został mu za to wyznaczony dzień wolny w dniu, w którym zgodnie z grafikiem miał pracować 7 godzin. Pracodawca zrekompensował tym samym dzień pracy, jak też liczbę przepracowanych godzin. Jeżeli pracownik ten przepracowałby w niedzielę 8 godzin, to wyznaczenie wolnego w dniu, w którym planowano 7-godzinną pracę, skutkowałoby rozliczeniem dnia pracy, ale w pełni nie zrekompensowałoby przepracowanych godzin. Nierozliczona ósma z przepracowanych godzin z końcem okresu rozliczeniowego stałaby się nadgodziną z tytułu przekroczenia przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy.

Za pracę w niedzielę lub święto uważa się pracę przypadającą na godziny od 6.00 tego dnia do 6.00 dnia następnego. Wynika z tego, że niedziela kończy się o 6.00 w poniedziałek. U pracodawcy mogą jednak obowiązywać inne godziny graniczne, wprowadzone regulaminem pracy (art. 151⁹ Kodeksu pracy). Może to być np. czas od 7.00 do 7.00 dnia następnego, czas od 0.00 do 24.00 tego dnia. Przy braku zmiany godzin granicznych niedzieli i święta praca we wczesnych godzinach w poniedziałek może być kwalifikowana jako praca w niedzielę.

PRZYKŁAD

Kierowca wyjeżdża w podróż służbową z dyrektorem jednostki w poniedziałek o godz. 4.30. Do czasu pracy kierowcy wliczamy przede wszystkim czas prowadzenia pojazdu, a zatem co najmniej od godz. 4.30 płynie czas pracy tego pracownika (najprawdopodobniej zaczął się jednak wcześniej, gdyż kierowca musi wykonać pewne czynności przed wyjazdem, chociażby związane z obsługą codzienną pojazdu). Pracownik świadczył zatem pracę przez co najmniej 1,5 godziny w niedzielę, co powinno zostać zrekompensowane na zasadach przypisanych do rozliczania niedzielnej pracy.

W niektórych przypadkach przy zlecaniu pracy w niedzielę należy pamiętać również o obowiązku zapewniania co najmniej jednak niedzieli wolnej w ciągu każdych 4 tygodni. Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Zasada ta nie dotyczy pracowników zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy (pracy świadczonej jedynie w piątki, soboty, niedziele i święta) oraz pracowników instytucji kultury, którzy mogą pracować w niedziele bez takiego ograniczenia. Innych wyłączeń przepisy nie przewidują i z całą pewnością nie można ich opierać na szczególnych potrzebach pracodawcy.

W piśmie Głównego Inspektoratu Pracy z 4 sierpnia 2009 r. (pismo nr GPP-459-4560-49/09/PE/RP) wskazano, że: Artykuł 151¹² k.p. nie precyzuje, jak liczyć 4 tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że przepis nie określa początku 4-tygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym 4-tygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy. Jeżeli więc pracownik miał zaplanowaną w harmonogramie czasu pracy pracę przez kolejne 3 niedziele, to przełożony nie może wydać polecenia wykonywania przez tę osobę pracy w następną niedzielę (a dokładniej - w czasie uznawanym za pracę w niedzielę, czyli od 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek, chyba że pracodawca wprowadził inne godziny), niezależnie od rodzaju potrzeby, która ległaby u podstaw takiego polecenia.

• Praca w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

Praca świadczona w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy rekompensowana jest dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ Kodeksu pracy). Jak podkreśla Sąd Apelacyjny w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r. (III APa 7/13), w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, w którym praca w dniu wolnym nastąpiła. Przesłanką stosowania wspomnianego art. 151³ Kodeksu pracy nie jest przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej - co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego nawet wówczas, gdy nie doszło do przekroczenia obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Za pracę w dniu wolnym od pracy w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy (przy stałym rozkładzie pracy od poniedziałku do piątku zazwyczaj będzie to sobota, ale może być to zarówno stały każdy inny dzień tygodnia poza niedzielą, jak też dzień „ruchomy” wyznaczany w harmonogramach czasu pracy) dzień wolny udzielany jest w terminie uzgodnionym z pracownikiem, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Zapewnienie tego dnia wolnego ma dwojakie znaczenie:

• rekompensuje przepracowany czas, przy czym rekompensata dniem wolnym „rozlicza” jedynie tyle godzin pracy, ile pracownik miał do przepracowania w dniu wolnym udzielonym za sobotę; i przede wszystkim
• pozwala zachować zasadę przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Nieudzielenie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy do końca okresu rozliczeniowego może być związane z ponoszeniem odpowiedzialności za wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy). Pracodawca powinien zatem dołożyć należytej staranności do zrekompensowania pracy w sobotę dniem wolnym i wyjść z inicjatywą propozycji terminu odbioru dnia wolnego.

Do dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika dołącza się m.in. dokumenty z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (§ 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Kodeks pracy nie narzuca bowiem formy dokonania uzgodnień z pracownikiem, dotyczących kwestii rozliczenia pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Skoro tak, to uzgodnienie może nastąpić także ustnie. Fakt zaś pracy w dniu wolnym i uzyskania za to innego dnia wolnego zostanie i tak uwzględniony w ewidencji czasu pracy. Akt niższego rzędu - rozporządzenie - nie może narzucać formy złożenia wzajemnych oświadczeń przez pracodawcę i pracownika, która nie jest przewidziana w Kodeksie pracy. Dokumenty takie pojawią się wówczas, gdy przyjęto taką formę uzgodnień. Będą to też ewentualnie pisemne propozycje pracodawcy, dotyczące terminu odbioru dnia wolnego. Odpowiedzialności wykroczeniowej podlega tylko ten, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą kary, a ponadto zawiniony.

W sytuacji, gdy pracodawca podjął starania do uzgodnienia terminu odbioru dnia wolnego, ale ostatecznie do uzgodnień z pracownikiem w tym zakresie nie doszło (np. pracownik nie akceptuje przedstawionego terminu), trudno mówić o popełnieniu wykroczenia przez pracodawcę. Nie ponosi on w takiej sytuacji ani winy umyślnej, ani nieumyślnej.

Czas wolny powinien być udzielony podobnie jak w razie rozliczania pracy w wolną niedzielę lub święto - poprzez oddanie dnia wolnego i w pewnym oderwaniu od liczby przepracowanych godzin. Podobnie jednak jak w przypadku pracy w niedziele i święta stwierdzenie takie jest jedynie skrótem myślowym. W praktyce w różny sposób wyglądać może kwestia rozliczeń, w zależności od systemu czasu pracy, wymiaru czasu pracy w dniu ustalanym jako dzień rekompensaty oraz wypracowanego czasu w dniu wolnym.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy: Praca w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. w sobotę), powinna być zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Uprawnienie to powstaje niezależnie od liczby godzin zatrudnienia w dniu wolnym wynikającym z rozkładu i nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godziny, pracownik może domagać się pełnego dnia wolnego w zamian. Należy podkreślić, że pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy - art. 151³ k.p. nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia (pismo nr GPP-249-4560-52/09/PE/RP).

Przy udzielaniu dnia wolnego za pracę w wolnym dniu wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy mogą wystąpić 3 sytuacje odnoszące się do liczby godzin zaplanowanych w tym dniu:

• zaplanowane było więcej godzin niż przepracowane w dniu wolnym,
• zaplanowane było tyle samo godzin co dodatkowo wypracowane w dniu wolnym,
• pracownik miał w tym dniu przepracować mniej godzin, niż wypracował w dniu wolnym.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w podstawowym systemie i w pełnym wymiarze czasu pracy. Objęty jest stałym rozkładem dni pracy (od poniedziałku do piątku i wszystkie soboty są dniami wolnymi od pracy). W związku z koniecznością wykonania pilnej pracy otrzymał polecenie pracy w sobotę. Przepracował w tym dniu 6 godzin. Pracownikowi powinien być udzielony dzień wolny od pracy w terminie uzgodnionym z tą osobą. Taka rekompensata związana jest z koniecznością zachowania zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Za 6-godzinną sobotnią pracę otrzyma pełny, 8-godzinny dzień wolny, co nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia, jakie by otrzymał za przepracowanie pełnego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.

Najbardziej optymalnym dla pracodawcy rozwiązaniem jest zlecenie pracy w dniu wolnym w wymiarze takim samym, jaki zaplanowany jest w dniu oddawania wolnego. Najlepiej widoczne jest to w systemie podstawowym, przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze.

PRZYKŁAD

Pracownik przepracował w wolną sobotę 8 godzin. Za ten dzień otrzymał dzień wolny. W takim przypadku nastąpiła pełna rekompensata - osoba zatrudniona w systemie podstawowym w pełnym wymiarze ma w dniach planowanej pracy przewidziane zawsze 8 godzin pracy.

Możliwa - chociaż rzadko występująca - jest ostatnia z wymienionych wyżej sytuacji.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w systemie równoważnym pracował w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy w dniu wolnym przez 7 godzin. Termin odbioru dnia wolnego ustalono wówczas, gdy zgodnie z harmonogramem czasu pracy osoba ta miała przepracować 6 godzin. W tej sytuacji nastąpiła rekompensata dnia przepracowanego, ale nie wszystkich z przepracowanych godzin. Jedna godzina (z 7 wypracowanych w dniu wolnym) z końcem okresu rozliczeniowego stanie się nadgodziną średniotygodniową, którą trzeba dodatkowo zrekompensować.

Należy zwrócić uwagę, że przy pracy w dniu wolnym mogą również wystąpić także nadgodziny.

PRZYKŁAD

Pracownik na polecenie pracodawcy pracował w dniu wolnym przez 12 godzin. W tej sytuacji powstały 4 godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy (czas przepracowany powyżej 8 godzin), których rekompensata odbywa się na podstawie przepisów o rozliczaniu nadgodzin. Są to nadgodziny dobowe, a przy pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy dodatek za pracę nadliczbową - u pracodawców, u których stosuje się dodatki na podstawie Kodeksu pracy za nadgodziny - wynosi 50%. Dniem wolnym zrekompensowane może zostać maksymalnie 8 z przepracowanych godzin.

• Praca w dniu wolnym harmonogramowo

Przepisy Kodeksu pracy odnoszą się do rekompensaty pracy świadczonej w niedziele i święta oraz w dni wolne wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Nie zawierają jednak żadnych regulacji dotyczących wykonywania pracy w dodatkowe dni wolne oznaczone w grafiku (w dni harmonogramowo wolne). Nie ma więc podstaw, by do rozliczania takiej pracy stosować zasady dotyczące pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Nie należy zatem za nią udzielać dnia wolnego od pracy. Zastosowanie znajdą tutaj reguły odnoszące się do pracy nadliczbowej.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy i w miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym październik 2020 r. miał zaplanowane 176 godzin pracy (wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego obejmującego październik 2020 r.), rozpisane na 19 dni pracy. Został on wezwany do pracy w 2 dniach oznaczonych jako harmonogramowo wolne i wykonywał w każdym z tych dni pracę przez 6 godzin.

Maksymalna liczba dni pracy w tym okresie rozliczeniowym to 22 (176 ÷ 8), tym samym minimalna łączna liczba dni wolnych od pracy wynosi 9 (31 dni kalendarzowych - maksymalna liczba dni pracy). Świadcząc pracę w dniach oznaczonych jako wolne grafikowe (harmonogramowe), pracownik ma nadal zapewnioną prawidłową liczę dni wolnych. Istotne w tym momencie staje się jednak oznaczanie poszczególnych dni wolnych - w przypadku świadczenia pracy w dniach, które byłyby wolnymi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, powinny zostać ustalone z pracownikiem terminy odbioru wolnych dni.

Natomiast 12 godzin przepracowanych w dniach harmonogramowo wolnych z końcem okresu rozliczeniowego doprowadziło do przekroczenia 40-godzinnej normy średniotygodniowej czasu pracy i powstania nadgodzin, które trzeba zrekompensować czasem wolnym albo dodatkiem.

Podobnie należy traktować dzień wyznaczony w harmonogramie jako wolny za zaplanowaną pracę w niedzielę lub święto. Niekiedy mylnie przyjmowane jest, że stosuje się w tym przypadku wszystkie zasady odnoszące się do pracy w niedziele i święta. Tymczasem nie ma podstaw do takiego podejścia.

Zasady rozliczania czasu pracy pracowników samorządowych

Ustawa o pracownikach samorządowych zawiera pewne odmienności od przepisów kodeksowych o czasie pracy. Sprowadzają się one przede wszystkim do ograniczeń pracy nadliczbowej oraz do rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych. Za pracę taką pracownik samorządowy otrzymuje - według jego wyboru - wynagrodzenie lub czas wolny w tym samym wymiarze (art. 42 ustawy o pracownikach samorządowych).

Pracownikowi samorządowemu wykonującemu pracę w godzinach nadliczbowych na polecenie przełożonego co do zasady przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny, przy czym obowiązujące regulacje nie przewidują dodatków ani 50%, ani 100% za godziny nadliczbowe. A zatem pracownikowi samorządowemu za pracę w godzinach nadliczbowych należy się wynagrodzenie, a nie dodatek (potwierdza to pismo Departamentu Prawnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z 29 maja 2009 r.). Dodatek za pracę nadliczbową może zostać jednak wprowadzony w regulaminie wynagradzania jednostki samorządowej. Podstawą do tego jest art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, który daje pracodawcy samorządowemu możliwość określenia w regulaminie warunków i sposobu przyznawania dodatków wskazanych w ustawie o pracownikach samorządowych oraz innych dodatków.

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych nie zawierają jednak żadnych regulacji odrębnych od zawartych w Kodeksie pracy, dotyczących rekompensowania pracy w dni wolne od pracy - zarówno w niedziele i święta, jak i te wynikające z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 Kodeksu pracy).

Normy czasu pracy to norma dobowa (8 godzin) i średniotygodniowa (przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym). Dopóki pracownik samorządowy nie przepracuje w dniu wolnym więcej niż 8 godzin (stanowiłoby to przekroczenie normy dobowej), nie powstają nadgodziny. Nie możemy mówić o przekroczeniu w tym dniu, w którym wystąpiła taka praca normy średniotygodniowej, gdyż przekroczenia z tym związane ustalić można z końcem okresu rozliczeniowego. Jest to wynik stosowania zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (art. 129 Kodeksu pracy w zw. z art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych). Praca w dniu wolnym może stać się pracą w godzinach nadliczbowych, ale dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy, jeżeli wcześniej nie nastąpi rekompensata dniem wolnym. Taką też opinię wyraża Państwowa Inspekcja Pracy: Zgodnie z treścią art. 43 ustawy o pracownikach samorządowych, do kompensowania pracy w dniu wolnym z tytułu rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu stosuje się art. 151³ k.p., obligujący do udzielenia całego dnia wolnego bez względu na liczbę przepracowanych godzin. Dyspozycja art. 42 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych będzie miała, zdaniem Inspekcji, zastosowanie, jeżeli pracownikowi nie udzielono dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego i praca w tym dniu stanie się pracą nadliczbową (stanowisko Komisji Prawnej Głównego Inspektoratu Pracy z 12 września 2013 r.).

Uzasadniając swoje stanowisko, PIP stwierdził, że ustawa nie zawiera odrębnej regulacji w zakresie norm czasu pracy dla tej grupy pracowników, dlatego też należy w tym zakresie stosować zasady wynikające z Kodeksu pracy, tj. przepisy ogólne o czasie pracy wskazane w art. 129 Kodeksu pracy.

Podobnie - do rekompensaty pracy w niedziele i święta wykonywanej przez pracowników samorządowych należy stosować zasady wynikające z przepisów Kodeksu pracy.

PRZYKŁAD

Jednostka samorządu terytorialnego zleca niekiedy pracownikom pracę w niedzielę. Zwykle są to 4 godziny pracy. Za pracę w niedzielę pracownik samorządowy powinien otrzymać inny pełny dzień wolny, niezależnie, czy pracę tę wykonywał przez 1 godzinę czy np. 7 godzin.

W praktyce najczęściej - szczególnie w jednostkach samorządowych - stosowane są 2 systemy czasu pracy: podstawowy i równoważny.

Jeżeli pracownik pracuje w systemie podstawowym, to w udzielonym mu dniu wolnym powinien mieć zaplanowaną pracę na 8 godzin. W tym systemie nie można planować dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze etatu pracy krótszej. Za przykładowo 4-godzinną pracę w niedzielę otrzymuje on tym samym 8 godzin wolnego i nie może to doprowadzić do zmniejszenia jego wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Inaczej jednak może być w systemie równoważnym. Skoro praca planowana jest w różnych wymiarach dziennych, to jak najbardziej może wystąpić sytuacja, w której na dzień odbioru za pracę w niedzielę zostały zaplanowane 4 godziny pracy.

Zasady rozliczania czasu pracy w służbie cywilnej

Jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Urzędnikowi służby cywilnej za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto przysługuje inny dzień wolny.

W piśmie Prezesa Rady Ministrów z 28 lipca 2009 r. stwierdzono, że: Przepisy ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej przewidują rekompensatę dla urzędnika służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej oraz w niedzielę i święto. Przepisy tej samej ustawy nie przewidują natomiast rekompensaty dla urzędnika służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze innej niż nocna oraz w dniu innym niż niedziela i święto. Należy w tym miejscu podkreślić, że jest to wynik świadomego działania ustawodawcy, który wziął pod uwagę szczególny status urzędnika służby cywilnej (dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego oraz dodatkowy urlop wypoczynkowy - elementy rekompensujące zwiększone obowiązki urzędnika służby cywilnej).

Pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów oraz Państwowa Inspekcja Pracy (pismo PIP w Katowicach z 21 czerwca 2013 r., KtP/02C37/5113-058/1/13) zgodnie wskazują, że pracownikom służby cywilnej za pracę w niedzielę lub święto przysługuje czas wolny w wymiarze równym liczbie przepracowanych godzin (art. 97 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej). Podobnie jest w przypadku pracy w wolne soboty.

Podsumowanie

1. Zmiana rozkładu dni pracy i dni wolnych od pracy wskazanego w umowie o pracę zawsze wymaga zmiany tej umowy.
2. Za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, dzień wolny udzielany jest w terminie uzgodnionym z pracownikiem, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego.
3. Rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby cywilnej i pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej ustala dyrektor generalny (kierownik urzędu).
4. Praca członków korpusu służby cywilnej i pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej powinna być wykonywana, co do zasady, od poniedziałku do piątku w godzinach 8.15-16.15.
5. Pracownikowi samorządowemu za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny, przy czym obowiązujące przepisy nie przewidują dodatków za te godziny.
6. Pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 29 § 1, art. 130, art. 150 § 1, art. 151-151³, art. 151⁹, art. 151^11-12 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320),

• art. 42-43 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282),

• art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 265; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 285),

• § 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369),

• § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. z 2007 r. Nr 76, poz. 505; ost. zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 120, poz. 775).

Marek Rotkiewicz

specjalista w zakresie prawa pracy