Odpisy aktualizujące należności

Wstęp

Każda jednostka sektora finansów publicznych ma obowiązek wyceniania należności na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności. Oznacza to, że jednostka musi ocenić możliwość faktycznego odzyskania należności figurujących w jej księgach rachunkowych. Kwoty należności zagrożonych nieściągalnością trzeba skorygować do wartości odzyskiwalnej przez dokonanie odpisów aktualizujących. Tę urealnioną kwotę podaje się w sprawozdaniu finansowym. Stanowi ona istotną informację dla kierownictwa jednostki i odbiorców sprawozdania. Pozwala na prawidłową ocenę sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności nie oznacza, że jednostka rezygnuje i nie będzie już dochodziła swoich należności.

Prawidłowe przeprowadzenie aktualizacji należności jest szczególnie istotne w tym roku ze względu na kryzys gospodarczy wywołany epidemią COVID-19. Tylko aktualizacja przeprowadzona zgodnie ze wszystkimi jej regułami pozwoli na prawidłową ocenę spadku dochodów (przychodów) w 2021 r. i latach kolejnych. A to jest podstawą planowania poziomu dochodów i wydatków (przychodów i rozchodów) jednostek sektora publicznego i wdrażania adekwatnych działań racjonalizujących finanse publiczne w tym trudnym czasie.

Mimo że ustalenie kwot należności, które są możliwe do uzyskania, jest tak istotne, w sektorze publicznym aktualizacja należności jest wciąż tematem problematycznym. Większość jednostek należących do tego sektora albo nie przeprowadza jej wcale, albo robi to nieprawidłowo. Najczęściej kontrolujący stwierdzają błędy polegające na naliczaniu odpisów aktualizujących:

• wyłącznie od kwot należności ubocznych do pełnej ich kwoty przypisanej w danym roku,
• metodą grupową - od wszystkich należności, zamiast tylko od należności masowych,
• tylko od należności w wysokich kwotach, metodą indywidualną, pomijając zupełnie aktualizację należności masowych.

Poza tym powszechne zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej w zakresie odpisów aktualizujących według dłużników powoduje, że jednostki w ogóle nie ujmują w księgach rachunkowych operacji podwyższenia, odwrócenia i usunięcia odpisów aktualizujących. Zamiast tego corocznie pod datą 31 grudnia wyksięgowują pełną kwotę odpisów aktualizujących wprowadzoną w roku poprzednim i zastępują ją kwotą ustaloną w roku bieżącym.