Kontrole PIP, ZUS, UODO i US – obowiązki i uprawnienia pracodawcy

Pracodawca może zostać skontrolowany w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych przez różne organy kontrolne. Najczęściej będzie kontrolowany przez PIP w zakresie stosowania regulacji bhp i prawa pracy oraz przez ZUS w kwestii przestrzegania przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.

I. Zasady prowadzenia kontroli przez organy Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Jest uprawniona do stosowania wskazanych w ustawie o PIP środków prawnych mających na celu przywrócenie zgodności ustalonego stanu faktycznego z obowiązującym stanem prawnym.

1. Podmioty podlegające kontroli PIP

Kontroli organów Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:

• pracodawcy - tj. jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną lub nieposiadające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne, zatrudniające pracowników (na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę); kontrolą w tych podmiotach inspektor pracy może objąć wszelkie zagadnienia związane z zatrudnianiem pracowników, w tym dotyczące prawnej ochrony pracy, legalności zatrudnienia, bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również związane z zatrudnianiem innych osób, w tym wykonujących zlecenie czy świadczących usługi;
• przedsiębiorcy (tj. osoby fizyczne, osoby prawne) i inne jednostki organizacyjne, w tym niebędące osobami prawnymi, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące działalność gospodarczą lub wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli nie są pracodawcami; podmioty te podlegają kontroli inspektora pracy w zakresie:

- legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy - jeżeli na ich rzecz jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy,

- wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - jeżeli na ich rzecz, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności, jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi,

- przestrzegania przepisów ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni - jeżeli wykonują zarobkową działalność handlową;

• podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej - w podmiotach tych inspektor pracy przeprowadza kontrolę w zakresie przestrzegania obowiązków dotyczących dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia przy działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru, oraz prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;

• pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, a w szczególności: w zakresie dotyczącym prawidłowości delegowania pracowników na terytorium RP, warunków zatrudnienia pracowników delegowanych, spełnienia przez pracodawcę delegującego wymogów formalnych wskazanych w ustawie;
• podmioty, od których nie jest wymagany wpis do rejestru świadczenia usług (np. Ochotnicze Hufce Pracy, centra i kluby integracji społecznej, wyspecjalizowane organy wojskowe);
• podmioty zatrudniające, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych (nakładcy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawcy, na rzecz których wykonują zlecenie osoby fizyczne, które ukończyły 18 rok życia, wykonujący pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, oraz podmioty, w których działa rada nadzorcza) - w zakresie obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy.

2. Cel postępowania kontrolnego

Czynności kontrolne inspektora pracy zmierzają do stwierdzenia, w jakim zakresie podmiot kontrolowany przestrzega regulacji prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Natomiast głównym celem kontroli jest wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości, które występują w danym podmiocie, i przywrócenie stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami. Dokonane ustalenia są dokumentowane przez organ kontrolny.

3. Wszczęcie kontroli

3.1. Zawiadomienie o wszczęciu kontroli u przedsiębiorcy

Przed podjęciem czynności kontrolnych u przedsiębiorcy organ kontroli jest co do zasady zobowiązany do zawiadomienia na piśmie tego podmiotu o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola jest wszczynana wtedy nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, rozpoczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

3.2. Wszczęcie kontroli bez zawiadomienia u przedsiębiorcy

Inspektor pracy nie zawsze zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli. Z tego obowiązku jest zwolniony w szczególności, gdy przeprowadzenie kontroli jest:

• niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo
• uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Ponadto bez uprzedniego zawiadamiania organy PIP mogą wszczynać kontrole dotyczące przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, legalności zatrudnienia, wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej czy przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni u przedsiębiorców prowadzących działalność w przemyśle, handlu i rolnictwie. Uprawnienie to zostało zagwarantowane inspektorom pracy w związku z dostosowywaniem przepisów prawa polskiego do norm międzynarodowych. Inspektorzy pracy są upoważnieni do swobodnego wstępu, bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze dnia i nocy, do każdego zakładu pracy podlegającego inspekcji oraz wstępu w ciągu dnia do wszelkich pomieszczeń, jeżeli mogą mieć uzasadnioną podstawę do przypuszczenia, że pomieszczenia te podlegają inspekcji (art. 12 ust. 1 konwencji nr 81 MOP i art. 16 ust. 1 konwencji nr 129 MOP).

W przypadku gdy organ kontroli jest zwolniony z obowiązku zawiadamiania o zamiarze wszczęcia kontroli, swoje czynności w jednostce kontrolowanej może rozpocząć w każdym czasie (o każdej porze dnia i nocy).

3.3. Okazanie legitymacji służbowej

Niezbędnym wymogiem wszczęcia kontroli w każdym podmiocie jest okazanie przez inspektora pracy legitymacji służbowej. Czynność ta stanowi obligatoryjny wymóg formalny kontroli i daje inspektorowi pracy podstawę do podejmowania dalszych działań, mających na celu dokonanie ustaleń kontrolnych.

W przypadku podmiotów niebędących przedsiębiorcami okazanie legitymacji jest jedynym obowiązkiem, jakiego inspektor pracy musi dopełnić, aby wszcząć i prowadzić kontrolę.

3.4. Upoważnienie do prowadzenia kontroli

Jeśli kontroli inspektora pracy podlega przedsiębiorca, oprócz uprzedniego okazania legitymacji służbowej niezbędne jest doręczenie mu upoważnienia. Stanowi ono sformalizowany dokument, który powinien zawierać m.in.: podstawę prawną wszczęcia kontroli, oznaczenie organu kontroli oraz imienia i nazwiska, stanowiska służbowego osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli i numeru jej legitymacji służbowej, datę rozpoczęcia kontroli oraz przewidywany termin jej zakończenia, nazwę podmiotu objętego kontrolą oraz jego adres, pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach oraz zakres przedmiotowy kontroli. Upoważnienie powinno zostać podpisane przez osobę je wystawiającą, z podaniem zajmowanego przez nią stanowiska lub funkcji, a także zawierać datę i miejsce jego wystawienia.

Upoważnienie jest wydawane inspektorowi pracy na okres 1 miesiąca, przy czym dopuszcza się przedłużenie czasu trwania kontroli z przyczyn niezależnych od organu kontroli, co wymaga jednak uzasadnienia na piśmie.

Inspektor pracy jest uprawniony do wszczęcia i prowadzenia czynności kontrolnych u przedsiębiorcy jedynie po okazaniu legitymacji służbowej, gdy:

• jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia,
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska,
• istnieją okoliczności wskazujące na konieczność niezwłocznego podjęcia działań przez inspektora pracy, np. gdy pracownicy wykonują prace niebezpieczne na wysokości bez środków ochrony zbiorowej lub indywidualnej, gdy istnieje prawdopodobieństwo wykonywania na terenie danego podmiotu pracy przez osoby, którym nie potwierdzono na piśmie warunków ich zatrudnienia.

W razie rozpoczęcia u przedsiębiorcy kontroli tylko na podstawie legitymacji służbowej inspektor pracy powinien niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

​​​​​​​3.5. Wszczęcie kontroli bez zgłaszania obecności podmiotowi kontrolowanemu

Inspektorzy pracy, ze względu na zakres przedmiotowy prowadzonych kontroli, zostali także upoważnieni do rozpoczęcia kontroli bez wcześniejszego zgłaszania podmiotowi kontrolowanemu swojej obecności na terenie danego zakładu pracy (a więc bez wcześniejszego okazania legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia przedsiębiorcy). Podjęcie takich działań jest dopuszczalne, w szczególności gdy:

• kontrola ma na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących pracę,
• kontrola dotyczy legalności zatrudnienia obywateli polskich i cudzoziemców lub przestrzegania przepisów ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni w zakresie powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania pracy w handlu lub wykonywania czynności związanych z handlem w placówkach handlowych,
• zgłoszenie obecności inspektora pracy mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli (np. istniałoby prawdopodobieństwo zniszczenia dokumentów stanowiących dowód w postępowaniu kontrolnym),
• zaistnieją inne okoliczności, ze względu na realizację celu kontroli (np. w razie prowadzenia kontroli na podstawie skargi pracownika dotyczącej czasu pracy, wypłacania wynagrodzenia za pracę).

4. Sprzeciw przedsiębiorcy odnośnie do podjęcia czynności kontrolnych

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców. Wniesienie sprzeciwu wymaga uzasadnienia. Wnosi się go do organu kontroli, którego czynności dotyczy sprzeciw, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez jej organ lub wystąpienia przesłanki wniesienia sprzeciwu.

Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie:

1) czynności kontrolnych inspektora pracy - z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu,

2) biegu czasu trwania kontroli - od dnia wniesienia sprzeciwu do dnia zakończenia postępowania wywołanego jego wniesieniem.

W przypadku wniesienia sprzeciwu inspektor pracy może, w drodze postanowienia, zabezpieczyć dowody mające związek z przedmiotem i zakresem kontroli, na czas rozpatrzenia sprzeciwu. Zabezpieczeniu podlegają dokumenty, informacje, próbki wyrobów oraz inne nośniki informacji, jeżeli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli.

Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o:

1) odstąpieniu od czynności kontrolnych lub

2) kontynuowaniu czynności kontrolnych.

5. Miejsce prowadzenia kontroli

Inspektor pracy najczęściej prowadzi kontrolę w siedzibie podmiotu kontrolowanego, a więc w szczególności w miejscu wskazanym w koncesji, zezwoleniu lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo w rejestrze przedsiębiorców. Dopuszczalne jest jednak prowadzenie kontroli w innych miejscach wykonywania zadań przez dany podmiot lub w miejscu przechowywania przez niego dokumentów finansowych i kadrowych. Kontrola poza siedzibą pracodawcy odbywa się najczęściej, gdy:

• dokumenty podlegające kontroli (kadrowo-płacowe) są przechowywane poza siedzibą - kontrola może być przeprowadzona w miejscu przechowywania tych dokumentów, w obecności osób, które je prowadzą,
• kontrola dotyczy przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym w szczególności bezpieczeństwa i higieny pracy lub legalności zatrudnienia w jednostce organizacyjnej pracodawcy (niezależnie od tego, czy ta jednostka została wyodrębniona w strukturze kontrolowanego podmiotu) - kontrola może zostać przeprowadzona w tej jednostce,
• podmiot posiada dwa lub więcej miejsc wykonywania działalności - kontrola może zostać przeprowadzona w tych miejscach.

Istnieje również możliwość wykonywania poszczególnych czynności, w ramach prowadzonej kontroli, w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy (tj. w poszczególnych okręgowych inspektoratach pracy lub w Głównym Inspektoracie Pracy).

6. Uprawnienia inspektora pracy podczas kontroli

Inspektor pracy posiada szereg uprawnień, które umożliwiają mu sprawne prowadzenie kontroli i dają gwarancję rzetelnego ustalenia stanu faktycznego zastałego w kontrolowanym podmiocie.

W szczególności inspektor pracy ma możliwość wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Ma on prawo do swobodnego poruszania się po tym terenie, po pomieszczeniach usytuowanych w zakładzie czy pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych. Może także dokonywać oględzin oraz oceny stanowisk pracy, użytkowanych maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych. Jest przy tym zwolniony z rewizji osobistej czy obowiązku uzyskiwania przepustki. Stwierdzone uchybienia może dokumentować za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania dźwięku i obrazu.

W trakcie kontroli inspektor pracy może także żądać od kontrolowanego podmiotu okazania dokumentów niezbędnych do celów kontrolnych. Najczęściej dotyczy to odpisów lub wyciągów:

• dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych pracowników, ewidencji czasu pracy, imiennych kart wynagrodzeń pracowników),
• dokumentacji dotyczącej zawartych umów cywilnoprawnych (formularzy umów, ewidencji godzin wykonanego zlecenia, rachunków do umów zlecenia),

• dokumentów o charakterze technicznym, specjalistycznym i eksperckim (w tym dokumentacji technicznej urządzeń użytkowanych przez pracodawcę, protokołów badań i pomiarów czynników szkodliwych, niebezpiecznych i uciążliwych, dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz),
• innych dokumentów (w tym o charakterze źródłowym), jeśli w ocenie inspektora pracy mogą mieć wpływ na ustalenia kontrolne (np. faktur, ewidencji czynności wykonywanych przy maszynach i urządzeniach, zestawień kasowych).

Inspektor pracy ma także prawo sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, odbierać od nich i podmiotu kontrolowanego pisemne i ustne informacje w sprawach objętych kontrolą oraz wzywać takie osoby i przesłuchiwać je w związku z przeprowadzaną kontrolą.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przesłuchiwanych przez organy PIP została wprowadzona instytucja utajnienia ich tożsamości. W przypadku gdy zachodzą okoliczności, w związku z którymi istnieje obawa, że informacje ujawnione organowi kontroli mogłyby narazić pracownika lub inną osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu ich udzielenia, jest możliwość utajnienia okoliczności mogących ujawnić tożsamość przesłuchiwanego pracownika lub innej osoby oraz ich danych osobowych. W tym celu inspektor pracy może, z własnej inicjatywy lub na wniosek osoby przesłuchiwanej, wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności, które mogą ujawnić tożsamość tych osób. W takim przypadku dane pracownika lub osoby przesłuchiwanej, w tym dane osobowe, pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora pracy. Protokół przesłuchania, wraz z ewentualnym wnioskiem o utajnienie, zostaje wyłączony z akt sprawy i w pełnym brzmieniu nie może stanowić załącznika do protokołu kontroli. Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje w tym przypadku zażalenie na postanowienie wydane przez inspektora pracy (składane w terminie 3 dni od dnia jego doręczenia), które rozpatruje okręgowy inspektor pracy jako organ wyższego rzędu. Okręgowy inspektor pracy może odrzucić zażalenie postanowieniem lub je uwzględnić. W razie uwzględnienia zażalenia protokół przesłuchania pracownika lub innej osoby podlega zniszczeniu, co zostaje wskazane w protokole kontrolnym.

7. Obowiązki podmiotu kontrolowanego

Podmiot kontrolowany jest zobowiązany zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności:

• umożliwić wstęp do każdego pomieszczenia i dostęp do stanowisk pracy urządzonych w zakładzie oraz użytkowanych tam maszyn i urządzeń,

• niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały,
• umożliwić sprawdzanie tożsamości osób wykonujących pracę i przebywających w kontrolowanym podmiocie,
• zapewnić terminowe udzielanie informacji przez pracowników i osoby zatrudnione,
• udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Podmiot kontrolowany nie może również w żaden sposób ograniczać uprawnień inspektora pracy lub zakłócać przeprowadzania przez niego poszczególnych czynności kontrolnych. Działania sprzeczne z tymi zasadami (tj. utrudnianie lub udaremnienie kontroli) w szczególnie uzasadnionych przypadkach mogą zostać uznane za przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3.

Warto również pamiętać, że w przypadku gdy podmiot kontrolowany lub inne osoby przebywające na terenie zakładu pracy zachowują się w sposób uniemożliwiający lub utrudniający rzetelne przeprowadzenie kontroli, inspektor pracy może skorzystać z pomocy policji. Taka pomoc może zostać udzielona w razie uzasadnionej potrzeby, a w szczególności w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia inspektora. Fakt udziału policji w czynnościach inspektora pracy jest odnotowywany w protokole kontroli i może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania w sprawach o wykroczenia.

8. Dokumentowanie ustaleń kontrolnych

​​​​​​​8.1. Protokół kontroli

Ustalenia kontroli inspektora pracy są dokumentowane co do zasady w protokole kontroli. Protokół kontroli stanowi sformalizowany dokument, w którym inspektor pracy odnotowuje wszelkie uwagi oraz informacje mające wpływ na wynik kontroli, i jest sporządzany na podstawie czynności dokonanych podczas kontroli. Ustalenia zawarte w protokole kontroli stanowią następnie podstawę do wydania odpowiednich środków prawnych.

W protokole kontroli zawarty jest w szczególności opis naruszeń przepisów prawa oraz inne informacje czy okoliczności, które inspektor uzna za znaczące dla wyników kontroli. Mogą się w nim zatem znaleźć treści, z których nie wynikają nieprawidłowości, jednak ich umieszczenie jest niezbędne np. z uwagi na konieczność odniesienia się do zarzutów pracownika, który złożył skargę na podmiot kontrolowany, czy zarzutów zgłoszonych przez organizację związkową. W protokole kontroli inspektor pracy może umieścić także fotografie osób (np. wykonujących pracę na wysokości bez zabezpieczenia przed upadkiem), pomieszczeń, urządzeń czy maszyn, których dotyczy nieprawidłowość.

Przykładowy fragment treści protokołu kontroli

Ponadto protokół kontroli powinien zawierać:

• nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot,
• imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy,
• datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia przez niego stanowiska lub powołania reprezentującego go organu,
• oznaczenie dni, w których przeprowadzono kontrolę.

W dalszej części protokołu zamieszcza się m.in.: informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy, dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania, treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji, informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy, wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu, wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli, datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

Protokół kontroli jest sporządzany przez inspektora pracy w jednym egzemplarzu, przy czym jego kopia, podpisana przez inspektora pracy, powinna zostać przekazana podmiotowi kontrolowanemu. Osoba reprezentująca taki podmiot potwierdza w pierwszej kolejności fakt odbioru protokołu, a później, jeżeli nie zostaną wniesione zastrzeżenia do treści protokołu, następuje jego ostateczne podpisanie.

​​​​​​​8.1.1. Zastrzeżenia do treści protokołu kontroli

Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zgłoszenie wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli następuje po potwierdzeniu jego odbioru, ale przed ostatecznym jego podpisaniem. Strona kontrolowana powinna zostać pouczona o możliwości wniesienia zastrzeżeń.

Zastrzeżenia powinny zostać zgłoszone na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu przez inspektora pracy. Mogą zostać wniesione zwłaszcza wtedy, gdy protokół zawiera błędy w opisie stanu faktycznego lub błędy merytoryczne. Takie niedopatrzenia mają miejsce np., gdy:

• protokół zawiera błędy formalne (błędne dane osobowe pracowników czy osób reprezentujących podmiot kontrolowany),
• jest w nim wskazana nieprawidłowość, która nie występuje w kontrolowanym podmiocie (np. inspektor niezasadnie uznał, że pracownikowi nie wypłacono określonego świadczenia),
• zostały w nim zawarte błędne ustalenia co do stanu faktycznego.

Zastrzeżenia nie powinny natomiast zawierać polemiki czy odwołania od ewentualnych środków prawnych, które dopiero zostaną skierowane do podmiotu kontrolowanego po ostatecznym podpisaniu protokołu kontroli.

W razie zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli inspektor pracy przeprowadzający kontrolę jest zobowiązany je zbadać (tj. przeanalizować treść protokołu w celu odniesienia się do zarzutów zawartych w zastrzeżeniach), a następnie uzupełnić treści protokołu, poprawić zawarte w nim błędy lub pozostawić jego treść bez zmian, o czym umieszcza wzmiankę w protokole.

​​​​​​​8.1.2. Odmowa podpisania protokołu kontroli

W przypadku zaistnienia okoliczności, które uniemożliwiają podpisanie protokołu kontroli (np. gdy podmiot kontrolowany odmawia jego podpisania), inspektor pracy jest uprawniony do podjęcia dalszych działań. W szczególności może wydawać środki prawne na podstawie niepodpisanego przez stronę protokołu kontroli.

​​​​​​​8.2. Notatka urzędowa

W przypadku niestwierdzenia przez inspektora pracy nieprawidłowości w kontrolowanym podmiocie ustalenia kontrolne, zamiast w protokole kontroli, mogą zostać udokumentowane w notatce urzędowej. Powinna ona zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli i zostać podpisana przez inspektora pracy, a następnie pozostawiona podmiotowi kontrolowanemu. Do treści zawartych w notatce nie przysługuje prawo wniesienia zastrzeżeń.

9. Środki prawne kierowane przez inspektora pracy

Po udokumentowaniu w protokole kontroli ustaleń kontrolnych przedstawia się je osobie reprezentującej pracodawcę lub przedsiębiorcę. Protokół podpisany przez strony postępowania kontrolnego stanowi podstawę faktyczną do wydawania środków prawnych.

Inspektor pracy kieruje do podmiotu kontrolowanego:

• decyzje (pisemne, stanowiące wpis do dziennika budowy, i ustne),
• wystąpienia,
• polecenia.

Ponadto może wnosić powództwa oraz występować i uczestniczyć za zgodą osoby zainteresowanej w postępowaniu przed sądem pracy w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy.

​​​​​​​9.1. Decyzje inspektora PIP

Decyzje są wydawane przez inspektora pracy w przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów i zasad bhp, jak również dotyczących wypłaty pracownikowi należnego wynagrodzenia lub innego przysługującego mu świadczenia. Decyzja inspektora PIP stanowi nakaz określonego zachowania się zmierzający do usunięcia nieprawidłowości stwierdzonej w toku kontroli.

Podstawową formą decyzji wydawanych przez organy PIP jest forma pisemna. Decyzje pisemne są wydawane jako tzw. nakaz, który zawiera podstawę prawną jego wydania oraz dyspozycje zobowiązujące do określonego zachowania się ich adresata. Decyzje ustne mogą być natomiast wydawane w przypadku, gdy ustalenia kontrolne, stanowiące podstawę wydania decyzji, nie są kwestionowane przez pracodawcę bądź przedsiębiorcę, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Wydaje się je w celu usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień, jeżeli mogą być one usunięte podczas trwania kontroli lub niezwłocznie po jej zakończeniu.

Decyzja wydana w formie pisemnej lub stanowiąca wpis do dziennika budowy powinna zawierać: oznaczenie organu Państwowej Inspekcji Pracy, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych.

Nakazy (decyzje administracyjne), które może wydać inspektor pracy, to w szczególności:

1. Nakaz usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawany w razie stwierdzenia niezgodności stanu faktycznego z przepisami lub zasadami bhp i zobowiązujący jej adresata do usunięcia nieprawidłowości w terminie określonym przez inspektora pracy.

2. Nakaz wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia albo zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace bądź prowadzących działalność, wydawany, gdy naruszenie przepisów lub zasad bhp stwarza realne i wysoce prawdopodobne wystąpienie groźby zaistnienia wypadku lub choroby, a źródłem zagrożenia jest proces pracy wynikający z niebezpiecznych i szkodliwych czynników fizycznych, chemicznych lub biologicznych. Nakaz z mocy prawa podlega natychmiastowemu wykonaniu.

3. Nakaz skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, wydawany w przypadku stwierdzenia zatrudniania pracowników lub innych osób dopuszczonych wbrew przepisom do prac: wzbronionych (młodocianym i kobietom), szkodliwych (np. powodujących powstawanie schorzeń zawodowych), niebezpiecznych (tj. związanych z wysokim prawdopodobieństwem wystąpienia wypadku) lub bez wymaganych kwalifikacji zawodowych. Nakaz z mocy prawa podlega natychmiastowemu wykonaniu.

4. Nakaz wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, kierowany w razie stwierdzenia, że stan techniczny maszyny lub urządzenia stwarza wysoce prawdopodobne ryzyko zaistnienia wypadku lub choroby. Nakaz z mocy prawa podlega natychmiastowemu wykonaniu.

5. Zakaz wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, wydawany, gdy środowisko pracy (np. teren, temperatura, hałas) powoduje wystąpienie realnego zagrożenia życia lub zdrowia ludzi. Nakaz z mocy prawa podlega natychmiastowemu wykonaniu.

6. Nakaz, w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników albo osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju, wydawany przez okręgowego inspektora pracy, w razie gdy z dokonanej przez inspektora pracy oceny wynika, że żadne dostępne środki (np. rozwiązania techniczne czy organizacyjne) nie usuną trwałego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników albo osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie.

7. Nakaz ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku, kierowany do podmiotu kontrolowanego w razie stwierdzenia wystąpienia zdarzenia wypadkowego i niepodjęcia przez ten podmiot działań mających na celu jego ocenę.

8. Nakaz wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów albo konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach,  którego przesłanką wydania jest ustalenie podczas kontroli, że w podmiocie kontrolowanym występują czynniki szkodliwe lub uciążliwe i nie zostały wykonane ich badania i pomiary albo gdy zostały one wykonane, jednak w sposób nieprawidłowy, gdy nie zachowano częstotliwości wykonania badań i pomiarów albo gdy istnieje konieczność stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach.

9. Nakaz wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi, wydawany w razie stwierdzenia, że pracownikowi nie zostało wypłacone wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenie ze stosunku pracy (np. wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, odprawy, wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany w naturze w trakcie zatrudnienia urlop wypoczynkowy), a prawo do niego ma charakter bezsporny i należny.

9.2. Polecenie i wystąpienie PIP

W wyniku przeprowadzonej kontroli inspektor pracy może skierować do podmiotu kontrolowanego również wystąpienie lub polecenie.

Wystąpienie jest środkiem prawnym o charakterze niewładczym, mającym postać zalecenia usunięcia stwierdzonych naruszeń przepisów prawa pracy, które nie mogą być przedmiotem decyzji administracyjnej (a więc zasadniczo nie może dotyczyć kwestii nieprawidłowości w obszarze przepisów i zasad bhp lub wypłaty należnego i bezspornego świadczenia pieniężnego). Może ono mieć charakter profilaktyczny (np. wniosek o zapewnianie pracownikom co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego) albo wskazujący na konieczność konkretnego zachowania się podmiotu (np. wniosek o wydanie świadectwa pracy).

Polecenie jest natomiast środkiem prawnym o charakterze niewładczym i zbliżonym do wystąpienia, mającym na celu usunięcie naruszeń przepisów prawa pracy - z wyłączeniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy - oraz legalności zatrudnienia lub wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych. Stosowany jest wyłącznie w przypadku, gdy stwierdzona nieprawidłowość zostanie usunięta w trakcie kontroli lub niezwłocznie po jej zakończeniu (np. polecenie wydania świadectwa pracy, jeżeli pracodawca przekaże je w trakcie kontroli, przed podpisaniem protokołu kontroli).

II. Zasady prowadzenia kontroli przez UODO

Kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych jest w Polsce prowadzona przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Podczas takiej kontroli upoważnieni przez Prezesa UODO kontrolujący mogą weryfikować m.in. zakres przetwarzanych danych w stosunku do celu ich przetwarzania, a także sposoby zabezpieczania danych. Kontrole te są prowadzone na podstawie zatwierdzonego przez Prezesa UODO planu kontroli, jak również mogą być wynikiem wpływających do urzędu skarg lub innych pozyskanych przez UODO informacji o nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych.

1. Podmioty podlegające kontroli UODO

UODO może kontrolować każdy podmiot przetwarzający dane osobowe. Jednak grupą szczególnie narażoną na kontrole przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych są pracodawcy. Przetwarzają oni bardzo dużo danych osobowych nie tylko pracowników, ale również ich rodzin. Przetwarzanie danych przez pracodawców zaczyna się już na etapie rekrutacji oraz zatrudniania pracownika i odbywa się przez cały okres zatrudnienia. Przetwarzanie danych trwa nawet po zakończeniu stosunku pracy. To wszystko czyni pracodawcę administratorem danych osobowych, którego działania w tym zakresie podlegają kontroli UODO.

2. Podstawy kontroli UODO

UODO przeprowadza kontrole sektorowe na podstawie zatwierdzonego przez Prezesa UODO planu kontroli, który jest podawany do publicznej wiadomości. Każdego roku są w nim ujęte inne obszary do kontroli. Często jako obszar do planowych kontroli są wskazywane całe branże, które organ nadzorczy chce sprawdzić z uwagi na uzyskiwane informacje o występujących w nich problemach. Jednak również jako obszar do kontroli wskazuje się konkretne zagadnienie, w zakresie którego nastąpiła zmiana przepisów i w związku z tym konieczne jest sprawdzenie, jak w praktyce wygląda realizacja zmienionych regulacji. Szczegółowy plan kontroli sektorowych UODO na bieżący rok dostępny jest zawsze na stronie internetowej UODO w zakładce „kontrole” (www.uodo.gov.pl).

W planie kontroli sektorowych Prezesa UODO na 2022 r. zostały ujęte takie obszary jak sprawdzenie procesów zabezpieczenia i udostępniania danych osobowych przetwarzanych przez podmioty przetwarzające w związku z użytkowaniem aplikacji mobilnych, przetwarzanie danych osobowych klientów i potencjalnych klientów banków w zakresie profilowania, sposoby informowania osób ubiegających się o kredyt, a także przetwarzanie danych osobowych przez organy przetwarzające w Systemie Informacyjnym Schengen i Wizowym Systemie Informacyjnym.

Nie można także wykluczyć, że Prezes UODO postanowi skontrolować sektor, który nie jest ujęty w rocznym planie. Taka sytuacja może wystąpić, gdy z danej branży w ciągu roku napływają do urzędu informacje o nowym narastającym problemie w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Poza kontrolami sektorowymi przeprowadza się również kontrole doraźne. Dochodzi do nich w związku ze skargami osób, których dane są przetwarzane. Jeśli w skardze, która wpływa do Prezesa UODO, pojawią się poważne zarzuty nieprzestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych i UODO uzna, że w danym przypadku potrzebne jest zweryfikowanie zamieszczonych w skardze informacji, wówczas może zdecydować o przeprowadzeniu kontroli.

Podobna sytuacja może mieć miejsce, gdy UODO wszczęło postępowanie administracyjne wobec pracodawcy i w toku tego postępowania pracodawca nie udziela wyczerpujących odpowiedzi na kierowane do niego pisma. Również wówczas Prezes UODO postanowi przeprowadzić kontrolę w celu zdobycia informacji i dowodów potrzebnych dla toczącego się postępowania.

PRZYKŁAD 1

Do Prezesa UODO wpłynęła skarga pracownika o ujawnieniu osobom do tego nieuprawnionym danych osobowych pracowników spółki. Dane o wysokości dochodów na członka rodziny oraz o sytuacji rodzinnej i życiowej (gromadzone na potrzeby zfśs) zostały wysłane do kierowników działów, którzy nie posiadali upoważnień do przetwarzania tego rodzaju danych i żadnego celu uzasadniającego ich przetwarzanie. W związku z tą skargą UODO przesłało do pracodawcy pismo z prośbą o przedstawienie wyjaśnień z powodu rzekomego ujawnienia danych pracowników osobom do tego nieuprawnionym. Pracodawca w swoim piśmie udzielił jednak zdawkowych odpowiedzi. W tej sytuacji UODO doszło do wniosku, że informacje niezbędne do ustalenia stanu faktycznego można uzyskać jedynie w toku kontroli, którą w związku z tym zarządziło.

Zdarza się, że kontrole są przeprowadzane, gdyż wątpliwości co do prawidłowości przetwarzania danych osobowych przez dany podmiot pojawiły się w związku z doniesieniami medialnymi. Wówczas UODO może zdecydować się na weryfikację, czy faktycznie doszło do naruszenia przepisów w zakresie ochrony danych.

3. Zakres kontroli UODO

Podczas kontroli upoważnieni kontrolujący UODO weryfikują poprawność przetwarzania danych osobowych w następujących obszarach:

• zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości,

• ograniczenia celu przetwarzania,

• minimalizacji danych,

• prawidłowości danych,

• ograniczenia przechowywania danych,

• integralności i poufności danych (bezpieczeństwa danych).

3.1. Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość przetwarzania danych

UODO weryfikuje w tym obszarze, czy dane są przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której te dane dotyczą.

Podczas kontroli w tym zakresie kontrolujący będzie zatem sprawdzał, czy pracodawca posiada podstawę do przetwarzania poszczególnych danych osobowych. Większość dostępnych danych, jakie wykorzystuje pracodawca, wynika z przepisów prawa (prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatkowego) albo zgody pracownika. W przypadku przetwarzania danych na podstawie przepisów (ustawy) kontrolujący będzie weryfikował, czy dane, które znajdzie u pracodawcy, faktycznie są wskazane w przepisach prawa jako te, które pracodawca może wykorzystywać. Natomiast w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody pracownika kontrolujący sprawdzi, czy była ona faktycznie udzielona, a także czy zostało to zrobione przez pracownika dobrowolnie, w sposób świadomy i jednoznaczny.

PRZYKŁAD 2

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania daty jego urodzenia (art. 22¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Zatem pracodawca w ankiecie personalnej, którą przekazuje do wypełnienia kandydatowi do pracy, może zamieścić rubrykę „data urodzenia”. Natomiast nie może już zamieścić rubryki „miejsce urodzenia”, ponieważ tego rodzaju danej osobowej nie ma w katalogu danych dozwolonych do przetwarzania na etapie rekrutacji. Kontrolujący sprawdzi więc, czy w ankiecie nie ma rubryk z niedozwolonymi danymi (których żaden przepis prawa pracy nie wymienia jako danych, które pracodawca może gromadzić).

Jeżeli jednak kandydat do pracy czy pracownik dobrowolnie przekazał więcej danych na swój temat, to pracodawca jest uprawniony do ich przetwarzania, gdyż takie działanie kandydata lub pracownika stanowi zgodę na przetwarzanie jego dodatkowych danych.

PRZYKŁAD 3

Kandydat podczas procesu rekrutacji w swoim CV przekazał pracodawcy informacje wykraczające poza katalog danych, które pracodawca może zebrać na temat kandydata na tym etapie. Kandydat liczył na to, że ich wskazanie przekona pracodawcę do jego zatrudnienia. Pracodawca jest uprawniony do przetwarzania tych danych, gdyż celowe przekazanie przez kandydata, z własnej inicjatywy, szerszego zakresu danych osobowych jest zgodą na przetwarzanie tych danych. W takiej sytuacji kontrolujący zweryfikuje, czy takie dane faktycznie zostały przekazane w CV i czy była to dobrowolna inicjatywa pracownika.

Możliwe jest także, że kontrola w obszarze rzetelności i przejrzystości będzie weryfikowała, czy pracodawca wywiązał się z obowiązku informacyjnego wobec swoich pracowników. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych podmiot przetwarzający dane osobowe ma bowiem obowiązek, w sposób zwięzły, przejrzysty, zrozumiały i łatwo dostępny, przekazać informację o sposobie przetwarzania danych osobowych. Kontrolujący zweryfikuje zatem, czy taka informacja została przekazana pracownikom i znajduje się w łatwo dostępnym miejscu.

3.2. Ograniczenie celu przetwarzania danych

W tym obszarze UODO sprawdzi, czy dane są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i czy nie są przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

PRZYKŁAD 4

Pracownik przekazał pracodawcy oświadczenie o stanie majątkowym i rodzinnym w związku z chęcią skorzystania z zapomogi z zfśs. Pracownik uzasadnił swoją prośbę o zapomogę złym stanem zdrowia małżonka, który zapadł na postępującą chorobę uniemożliwiającą mu w coraz większym stopniu samodzielne poruszanie się. Informacji tych nie można użyć do celów innych niż przyznanie zapomogi z zfśs. Gdyby w trakcie kontroli okazało się, że pracodawca na podstawie informacji z tego oświadczenia odmówił pracownikowi awansu, obawiając się braku dyspozycyjności pracownika ze względu na chorobę małżonka, UODO stwierdziłoby wykorzystanie danych w sposób niezgodny z celem ich przetwarzania.

3.3. Minimalizacja danych

Kontrola UODO w tym obszarze będzie weryfikowała, czy przetwarzane dane są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do osiągnięcia celów, w których są przetwarzane.

Zatem kontrolujący może wnikliwie zbadać zakres danych przetwarzanych przez podmiot kontrolowany. Zbieranie zbyt szerokiego zakresu danych w stosunku do celu jest jedną z częstszych nieprawidłowości w postępowaniach pracodawców związanych z danymi osobowymi.

PRZYKŁAD 5

Pracodawca wprowadza w zakładzie pracy nowy system do ewidencji czasu pracy. Opiera się on na rejestracji elektronicznej skanu linii papilarnych wchodzących i wychodzących z biura pracowników. Dla celów prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy zatrudnionych wystarczy podpis pracownika na liście lub skan karty elektronicznej. W efekcie podczas kontroli UODO uzna, że rozwiązanie polegające na korzystaniu ze skanu linii papilarnych pracownika jest rażąco nieadekwatne do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć, czyli sporządzenia ewidencji czasu pracy.

PRZYKŁAD 6

Kodeks pracy co do zasady zabrania stosowania monitoringu w szatniach. Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, gdy jest to uzasadnione z uwagi na bezpieczeństwo np. mienia pracowników. Ze względu na występowanie częstych kradzieży z szafek pracowników, które znajdują się w szatni, pracodawca zdecydował o założeniu monitoringu także w tym miejscu. Jednak w takim przypadku pracodawca powinien zastosować narzędzia do maskowania pewnych obszarów znajdujących się w kadrze, by nie dochodziło do naruszenia godności pracowników. Kontrola UODO sprawdzi więc, po pierwsze, czy zastosowanie monitoringu w szatni faktycznie było zasadne, a po drugie, czy wprowadzono takie rozwiązania, aby kamery nie naruszały godności pracowników.

3.4. Prawidłowość danych

Kontrola w tym obszarze będzie weryfikowała, czy przetwarzane dane są prawidłowe i uaktualniane. UODO sprawdzi również, czy podjęto działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.

3.5. Ograniczenie przechowywania danych

UODO sprawdzi w trakcie kontroli w tym obszarze, czy dane nie są przechowywane przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których zostały zebrane.

PRZYKŁAD 7

Nagrania obrazu monitoringu pomieszczeń służbowych pracodawca, zgodnie z przepisami prawa pracy, może przetwarzać i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. Wówczas termin przechowywania takich nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Pracodawca, który nie ma żadnych informacji o potencjalnym wykorzystaniu nagrań w jakimkolwiek postępowaniu, z uwagi na natłok spraw nie usunął ich przez pół roku. Jest to przechowywanie danych wykraczające poza cel i prawnie nakazany termin przechowywania. Podczas kontroli UODO sprawdzi, czy nie toczą się żadne postępowania i czy pracodawca nie miał o nich żadnej informacji. Jeśli nie miał, UODO stwierdzi, że dane są przechowywane niezgodnie z prawem.

3.6. Integralność i poufność danych (bezpieczeństwo danych)

W tym obszarze UODO skontroluje, czy dane są przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. UODO sprawdzi zatem, czy są zabezpieczone za pomocą odpowiednich środków technicznych (właściwe systemy informatyczne) lub organizacyjnych (procedury).

Należy pamiętać, iż przepisy o danych osobowych (art. 32 RODO) wskazują, że administrator, w tym przypadku pracodawca, ma zapewnić taką ochronę danych, która jest odpowiednia do istniejącego ryzyka naruszenia praw osób, których dane przetwarza. Przepis ten nie jest szczegółowy, gdyż u każdego administratora (pracodawcy) ryzyka, na jakie mogą być narażone dane, są inne.

Kontrolujący mogą też sprawdzić zabezpieczenia danych, czy nie doszło do ich udostępnienia niezgodnego z prawem, czyli czy dane nie trafiły w ręce osób nieupoważnionych. Każdy, kto w imieniu pracodawcy przetwarza dane pracowników, powinien podsiadać stosowne upoważnienie do tego rodzaju czynności z określonym w jego treści zakresem danych, do jakich ma dostęp. Zatem kontrolujący może poprosić o okazanie takich upoważnień i sprawdzić, np. czy pracownik nie ma dostępu w systemie do zasobów z danymi osobowymi, do których przetwarzania nie jest upoważniony.

PRZYKŁAD 8

Pracownicy działu kadr i płac codziennie przetwarzają dane osobowe pracowników. Powinni zatem mieć upoważnienie do przetwarzania danych pracowników. W trakcie kontroli urzędnik UODO poprosi o okazanie takich upoważnień. Mogą to być imienne upoważnienia dla każdego pracownika działu lub procedura (zarządzenie), w której pracodawca wskaże osoby upoważnione do przetwarzania konkretnych kategorii danych osobowych.

Podczas działań kontrolnych w tym obszarze interesujący dla UODO może być również rejestr czynności przetwarzania. Jest to dokument wymagany od każdego administratora danych, a zatem każdego pracodawcy (art. 30 ust. 1 RODO). W praktyce jest to tabela, w której umieszcza się następujące informacje:

• imię i nazwisko lub nazwę oraz dane kontaktowe administratora oraz wszelkich współadministratorów, przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych,
• cele przetwarzania,
• opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych,
• kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych,
• gdy ma to zastosowanie - o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
• jeżeli jest to możliwe - planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych,
• jeżeli jest to możliwe - ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

W przypadku gdy kontrolujący stwierdzi, że pewne dane są udostępniane innym podmiotom, np. występuje outsourcing kadrowo-księgowy, poprosi o okazanie umów powierzenia przetwarzania danych. Zawarcie tego rodzaju umów jest bowiem warunkiem koniecznym do przekazania jakichkolwiek danych osobowych poza bazy pracodawcy.

Ponadto podczas kontroli UODO może zweryfikować, czy pracodawca przeprowadził ocenę skutków przetwarzania dla ochrony danych osobowych (DPIA). Przeprowadzenie takiej oceny jest zalecane, ale niekonieczne w każdym przypadku przetwarzania danych osobowych. Jednak w opinii UODO istnieją rodzaje operacji przetwarzania danych, dla których tego rodzaju ocena jest wymagana. W przypadku pracodawców UODO wskazuje na taki obowiązek w razie przetwarzania danych przy udziale systemów monitoringu, np. czasu pracy, a także systemów oferowanych przez portale rekrutacyjne (załącznik do komunikatu Prezesa UODO z 17 sierpnia 2018 r. w sprawie wykazu rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony). Nie ma rekomendowanego wzoru ani jednoznacznych wytycznych, jak przeprowadzić taką ocenę. Zazwyczaj jest to formularz, który zawiera np. opis planowanych operacji przetwarzania i jego celów, ocenę adekwatności operacji przetwarzania w stosunku do celów, ocenę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane są przetwarzane, oraz środki mające ograniczyć ryzyko nieprawidłowości i przewidywać ocenę skutków wystąpienia nieprawidłowości.

4. Czas kontroli UODO

UODO nie ma obowiązku powiadamiania pracodawcy o planowanym przeprowadzeniu kontroli ani określonych terminach związanych z takim zawiadomieniem (art. 78-91 ustawy o ochronie danych osobowych). W przypadku kontroli dotyczącej ochrony danych osobowych nie mają zastosowania przepisy ustawy - Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którymi istnieje wymóg zawiadamiania przedsiębiorców o planowanej kontroli nie później niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Wynika to z faktu, że przepisy te nie mają zastosowania w przypadku kontroli, które są przeprowadzane na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej, a do takich właśnie należy rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych, na podstawie którego Prezes UODO dokonuje kontroli (art. 58 RODO).

WAŻNE

UODO nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadomienia pracodawcy o planowanej u niego kontroli.

Mimo braku takiego obowiązku UODO uprzedza o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Odbywa się to w formie zawiadomienia, w którym urząd informuje o zakresie planowanej kontroli. Pozwala to pracodawcy na przygotowanie się do niej.

Przepisy wskazują natomiast, że kontrola nie może trwać dłużej niż 30 dni. Termin ten jest liczony od dnia okazania kontrolowanemu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Do limitu 30 dni nie wlicza się czasu przewidzianego na zgłoszenie przez kontrolowanego zastrzeżeń do protokołu kontroli lub jego podpisanie.

Kontrola kończy się w dniu podpisania protokołu kontroli przez administratora danych albo sporządzenia informacji o tym, że kontrolowany odmówił podpisania tego dokumentu.

5. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli UODO

Osoby przeprowadzające kontrolę w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych powinny przedstawić pracodawcy odpowiednie dokumenty upoważniające do prowadzenia kontroli.

Tabela. Dokumenty, które kontrolujący powinien okazać przed rozpoczęciem kontroli

W przypadku wątpliwości co do wiarygodności osoby, która okaże dokumenty upoważniające do kontroli, istnieje możliwość jej telefonicznego zweryfikowania. W tym celu można się kontaktować z urzędem. Pracownicy UODO pomogą pracodawcy zweryfikować:

• imię i nazwisko osoby kontrolującej,
• numer jej legitymacji,
• fakt wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Ustawa o ochronie danych osobowych umożliwia również udział w kontroli UODO pracownika organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy organy nadzorcze prowadzą wspólne działania w związku z tym, że administrator (kontrolowany pracodawca) posiada jednostki organizacyjne w kilku państwach członkowskich. W takim przypadku Prezes UODO wystawia upoważnienie również dla pracownika organu nadzorczego państwa członkowskiego UE.

Kontrolującemu może towarzyszyć również osoba, która nie jest urzędnikiem, ale posiada specjalistyczną wiedzę z danego obszaru. Prezes UODO może upoważnić taką osobę do udziału w kontroli, gdy jej przeprowadzenie będzie wymagało takiej wiedzy (art. 82 ustawy o ochronie danych osobowych). Zakres jej uprawnień podczas kontroli jest wówczas określony w upoważnieniu Prezesa UODO. Ponadto taka osoba musi zachować w tajemnicy informacje, które uzyska w trakcie kontroli.

PRZYKŁAD 9

Prezes UODO zarządził kontrolę w spółce specjalizującej się we wdrożeniach systemów kadrowo-płacowych oraz systemów archiwizujących. Powodem było zgłoszenie do urzędu incydentu „wycieku” dużego zbioru danych kadrowych jednego z klientów. Kontrola ta w głównej mierze będzie się opierała na kontroli zabezpieczeń na poziomie technicznym. Z uwagi na bardzo szybki rozwój oprogramowania i technologii w tym zakresie oraz nietypowe rozwiązania zaprojektowane specjalnie zgodnie z wymaganiami tej konkretnej spółki czynności kontrolne będą wymagały wiedzy z bardzo wąskich specjalizacji, by móc ocenić zastosowane zabezpieczenia. W takiej sytuacji niezbędny może być udział w kontroli osoby posiadającej specjalistyczną wiedzę w tym obszarze.

6. Uprawnienia kontrolerów UODO

Kontrolujący mają prawo wstępu na teren kontrolowanego pracodawcy oraz do jego budynków i pomieszczeń między godzinami 6.00 a 22.00 (art. 84 ustawy o ochronie danych osobowych).

W ramach wykonywanych przez siebie czynności mogą domagać się wglądu do dokumentów i udzielania im informacji mających bezpośredni związek z zakresem kontroli.

W związku z przeprowadzanymi czynnościami kontrolujący mogą żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwać pracowników kontrolowanego podmiotu w charakterze świadków (art. 86 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych). Przesłuchanie powinno odbywać się w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego.

Kontrolujący w ramach swoich czynności mogą przeprowadzać oględziny miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych.

W przypadku gdy jest wymagana wiedza specjalistyczna, kontrolujący mają też prawo zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii niezależnym ekspertom w danej dziedzinie.

Urzędnicy UODO mają również prawo w uzasadnionych przypadkach nagrywać przebieg kontroli lub robić zdjęcia. Nie wymaga to zgody kontrolowanego, jednak musi on być poinformowany o fakcie nagrywania. Nośniki, na których jest zarejestrowany przebieg czynności kontrolnych, należy załączyć do protokołu kontroli w formie załączników.

7. Udział policji w czynnościach kontrolnych

Kontrola Prezesa UODO może zostać przeprowadzona z udziałem policji. O taką pomoc Prezes Urzędu może się zwrócić do właściwego miejscowo komendanta, gdy jest to niezbędne do wykonania czynności kontrolnych (art. 85 ustawy o ochronie danych osobowych).

Policja udziela pomocy przy wykonywaniu czynności kontrolnych po otrzymaniu pisemnego wezwania Prezesa UODO na co najmniej 7 dni przed terminem tej kontroli. Jednak w wyjątkowych sytuacjach zarówno Prezes UODO, jak i kontrolujący UODO mogą ustnie (telefonicznie) wezwać policję. W takim przypadku Prezes UODO powinien w terminie 3 dni po zakończeniu czynności kontrolnych potwierdzić wezwanie policji na piśmie.

PRZYKŁAD 10

Pracodawca nie chciał wpuścić na swój teren upoważnionych do kontroli pracowników UODO, grożąc im użyciem paralizatora. W takiej sytuacji konieczne jest wezwanie do pomocy funkcjonariuszy policji w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom urzędu oraz innym uczestnikom kontroli, a także zapewnienia dostępu do miejsca wykonywania kontroli.

8. Obowiązki kontrolowanego pracodawcy

Kontrola odbywa się w obecności kontrolowanego pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby (art. 83 ustawy o ochronie danych osobowych). Pracodawca jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli. Powinna to być osoba, która będzie w stanie udzielać kontrolującym merytorycznych informacji.

WAŻNE

Kontrolowany pracodawca, jeśli nie będzie osobiście uczestniczył w kontroli UODO, powinien upoważnić na piśmie osobę merytorycznie do tego przygotowaną, która będzie go reprezentowała w trakcie czynności kontrolnych.

Kontrolującym oraz osobom upoważnionym do udziału w kontroli należy zapewnić warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 84 ust. 2 ustawy o danych osobowych). W praktyce należy więc wyznaczyć pomieszczenie, w którym kontrolujący UODO będą przeprowadzali swoje czynności.

Kontrolowany pracodawca ma też obowiązek, we własnym zakresie, sporządzać w trakcie kontroli kopie lub wydruki, tłumaczenia dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub systemach teleinformatycznych, w których są przetwarzane dane. Ma również obowiązek potwierdzać za zgodność z oryginałem sporządzone kopie dokumentów bądź plików. Jeżeli nie wywiąże się z tego obowiązku, kontrolujący zamieszcza o tym wzmiankę w protokole kontroli (art. 84 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

9. Protokół kontroli

Przebieg czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia w protokole kontroli (art. 88 ustawy o ochronie danych osobowych). Jest on sporządzany w 2 egzemplarzach - dla kontrolowanego pracodawcy oraz UODO.

Protokół kontroli zawiera:

• nazwę albo imienię i nazwisko oraz adres kontrolowanego,
• imię i nazwisko osoby reprezentującej kontrolowanego oraz nazwę organu reprezentującego kontrolowanego,
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe, numer legitymacji służbowej oraz numer imiennego upoważnienia kontrolującego, a w przypadku kontrolującego z organu nadzorującego państwa członkowskiego UE także jego imię i nazwisko, numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz numer imiennego upoważnienia,
• datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
• opis stanu faktycznego ustalonego w toku kontroli oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla oceny zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych,
• wyszczególnienie załączników,
• omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień,
• pouczenie kontrolowanego pracodawcy o prawie zgłaszania zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli,
• datę i miejsce podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i kontrolowanego.

Protokół kontroli podpisuje kontrolujący urzędnik i przekazuje kontrolowanemu pracodawcy w celu zapoznania się i podpisania. Jeśli pracodawca uzna, że nie ma zastrzeżeń, powinien podpisać protokół i doręczyć go do kontrolującego urzędu. Natomiast jeśli pracodawca nie zgadza się z opisanymi w protokole ustaleniami, ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenia do jego treści. Na podpis lub zgłoszenie zastrzeżeń pracodawca ma 7 dni od dnia przedstawienia mu protokołu kontroli.

WAŻNE

Pracodawca ma 7 dni od daty przedstawienia mu protokołu kontroli na jego podpisanie lub zgłoszenie zastrzeżeń.

W razie zgłoszenia przez kontrolowanego pracodawcę zastrzeżeń do protokołu UODO musi je przeanalizować i jeżeli będzie to potrzebne, przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne. Jeśli zastrzeżenia zostaną uznane za zasadne, wówczas do protokołu zostaną wprowadzone stosowne zmiany. Natomiast w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń pracodawcy urzędnicy UODO przekażą mu informację o braku zmian w protokole wraz z uzasadnieniem.

Jeżeli kontrolowany odmawia podpisania protokołu albo nie podpisuje go w terminie, przy jednoczesnym braku zastrzeżeń do jego treści, kontrolujący sporządza adnotację w protokole o odmowie lub braku podpisu w wyznaczonym terminie.

10. Czynności pokontrolne

Jeżeli na podstawie informacji zgromadzonych w toku kontroli UODO uzna, że mogło dojść do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, wówczas ma obowiązek niezwłocznie wszcząć postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (art. 90 ustawy o ochronie danych osobowych), o czym powiadamia pracodawcę.

WAŻNE

Jeśli w toku kontroli UODO dopatrzy się nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, Prezes UODO niezwłocznie wszczyna postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Natomiast w sytuacji gdy kontrolujący nie stwierdzili żadnych nieprawidłowości, urząd nie ma obowiązku wysyłania do kontrolowanego pracodawcy pisma z informacją, że w toku kontroli nie stwierdzono naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych. Kontrolowany powinien wywnioskować to z treści protokołu. Jednak praktyka urzędu jest taka, że po przeanalizowaniu wszystkich materiałów zebranych w trakcie kontroli do skontrolowanego pracodawcy jest wysyłane pismo z informacją, że w czasie kontroli nie stwierdzono naruszeń.

III. ​​​​​​​Zasady prowadzenia kontroli płatnika składek przez ZUS

Jednym z ustawowych zadań ZUS jest kontrola płatników składek. Ma ona na celu zweryfikowanie, czy wywiązują się oni ze swoich obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

1. Zakres kontroli ZUS

Do kontroli płatnika składek mają zastosowanie przepisy ustawy - Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS kontrola jest prowadzona na podstawie rocznego planu kontroli, a zatem ma charakter planowy. W ramach realizacji tego planu dobór płatników składek, którzy mają zostać zweryfikowani, poprzedza analiza prawdopodobieństwa naruszenia przez nich prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały zlecone przez ZUS.

Kontrola ZUS może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania jest zobowiązany ZUS,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie ich oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Z orzecznictwa wynika, że katalog spraw podlegający kontroli ZUS i określony powyżej nie jest zamknięty.

ZUS może przykładowo zweryfikować, czy umowa o pracę lub umowa zlecenia, na podstawie której dokonano zgłoszenia do ubezpieczeń, nie została zawarta dla pozoru lub w celu obejścia prawa, a zatem czy w ogóle może stanowić tytuł do ubezpieczeń. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2021 r. (I USKP 37/21):

SN

(…) zakres kontroli może objąć wykonywanie przez płatników składek, ubezpieczonych i inne podmioty wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Przedmiotem kontroli mogą być także inne zdarzenia, co do których istnieje podejrzenie, że podejmowane są w celu obejścia przepisów prawa (…). Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest ograniczony wyłącznie do zakwestionowania faktu wypłacenia wynagrodzenia w ogóle lub we wskazanej kwocie ani tylko prawidłowości jego wyliczenia, lecz może ustalać stosunek ubezpieczenia społecznego na ściśle określonych warunkach, nie będąc związany czynnością prawną nieważną (w całości lub w części). (…) Organ rentowy może kwestionować ważność czynności prawnych (w całości lub w części) także wtedy, gdy samo dokonanie czynności prawnych lub ich treść mogą być uznane za nieważne w zakresie prawa ubezpieczeń społecznych (ze skutkiem dla podlegania ubezpieczeniom społecznym). Podstawą stwierdzenia nieważności czynności prawnej może być próba obejścia prawa (art. 58 § 2 k.c.), polegająca na świadomym osiąganiu korzyści z systemu ubezpieczeń społecznych kosztem innych uczestników tego systemu. Może też być przyjęcie nieważności (w całości lub w części) czynności prawnej ze względu na jej pozorność (art. 83 § 1 i 2 k.c.). Zakład Ubezpieczeń Społecznych może więc kwestionować ważność czynności prawnej, stanowiącej podstawę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i podstawę wymiaru składek, jeżeli okoliczności sprawy dają podstawę do stwierdzenia, że czynność prawna była sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzała do obejścia prawa albo była pozorna.

(…) W zakresie swoich kompetencji (ZUS - przyp. redakcji) może rozstrzygać, jaki jest tytuł podlegania ubezpieczeniom społecznym, a w związku z tym, czy określony podmiot jest lub nie jest płatnikiem składek (np. jako pracodawca albo zleceniodawca).

2. Wszczęcie kontroli przez ZUS

Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS (art. 86 ust. 1 ustawy systemowej). Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać co najmniej:

• wskazanie podstawy prawnej,
• oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
• datę i miejsce jego wystawienia,
• imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS oraz numer jego legitymacji służbowej,
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia,
• zakres przedmiotowy kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

WAŻNE

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu ww. dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z tych czynności jest sporządzany protokół, który ZUS doręcza niezwłocznie płatnikowi składek.

Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Płatnik składek powinien być powiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w tym przeprowadzaniu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Zaznaczył to NSA w wyroku z 1 grudnia 2021 r. (I GSK 1316/21). W powołanym wyroku NSA uznał, że:

• płatnik składek w zawiadomieniu kontroli oraz w upoważnieniu do niej musi mieć zawartą wyczerpującą informację również w odniesieniu do okresów sprawozdawczych objętych kontrolą,
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli oznacza wskazanie materii objętej kontrolą oraz czasookresu, którego dotyczy kontrola (okresów rozliczeniowych),
• wskazanie w upoważnieniu do kontroli daty przewidywanego terminu jej zakończenia oznacza wskazanie konkretnej daty, czyli dnia, miesiąca oraz roku.

ZUS rozpoczyna kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli kontrola nie zostanie podjęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:

• oznaczenie organu,
• datę i miejsce jego wystawienia,
• oznaczenie przedsiębiorcy,
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli,
• imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego przez nią stanowiska lub funkcji.

Na wniosek płatnika składek kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (art. 49 ust. 1-4 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Inspektor kontroli dokonuje wpisu o jej wszczęciu do książki kontroli, a w przypadku gdy taka książka jest prowadzona w formie elektronicznej, wpisu dokonuje płatnik składek (art. 57 ust. 1-4 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

Zakres kontroli nie może wykraczać poza ten, który został wskazany w upoważnieniu (art. 49 ust. 9 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy (art. 54 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców). Wyjątki w tym zakresie dotyczą m.in. sytuacji, gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego bądź wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli,
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

3. Czas trwania i przebieg kontroli ZUS

Czas trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych przez upoważniony organ kontroli u płatnika składek w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,
• małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,
• średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,
• pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Jeżeli wyniki kontroli wykazałyby rażące naruszenie przepisów prawa przez płatnika składek, powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym można przeprowadzić w danym roku kalendarzowym. Czas trwania takiej powtórnej kontroli nie może przekraczać 7 dni i nie jest wliczany do ogólnego czasu trwania kontroli (art. 55 ust. 1 i 7 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

NSA w powołanym wcześniej wyroku z 1 grudnia 2021 r. (I GSK 1316/21), uznał, że:

NSA

(…) czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym, po pierwsze nie może przekraczać w odniesieniu do średnich przedsiębiorców 24 dni roboczych, a po drugie obejmuje czas trwania kontroli bez względu na miejsce jej wykonywania, a zatem obejmuje kontrolę przeprowadzaną w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz w siedzibie organu kontroli (…).

Artykuł 55 ust. 1 pkt 3 u.p.p. stanowi o czasie trwania kontroli, który wyznaczony jest dwoma zdarzeniami - jej rozpoczęciem i zakończeniem, pomiędzy którymi mogło upłynąć nie więcej niż 24 dni robocze. Wyłączenie określonych dni z czasu trwania kontroli regulowane jest ustawowo. Sytuacje te wiążą się z przerwaniem kontroli (art. 56 u.p.p.), jak również z czasem nieobecności kontrolowanego, jeżeli stanowiło to przeszkodę w prowadzeniu czynności kontrolnych (art. 50 ust. 4 u.p.p.). Zatem twierdzenie, że to z art. 55 tej ustawy wynikało, że do czasu trwania kontroli zaliczało się tylko te dni robocze, w których czynności kontrolne wykonywane były w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu prowadzenia przez niego działalności nadal pozostaje nieuzasadnione. Nie ma bowiem tak prostego przełożenia, (…), że z faktu, iż kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego w godzinach pracy lub wykonywania działalności gospodarczej wynika taki wniosek, że czas trwania kontroli określony w art. 55 ust. 1 pkt 3 u.p.p. obejmuje tylko te dni robocze, w których czynności kontrolne wykonywano w siedzibie przedsiębiorcy.

ZUS nie może przeprowadzić kontroli w przypadku, gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten organ. Natomiast nie dotyczy to przypadku, gdy kontrolowany będzie okres nieobjęty uprzednio zakończoną kontrolą (art. 58 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców).

ZUS zasadniczo prowadzi kontrolę w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem im niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (art. 90 ust. 1 ustawy systemowej).

Za zgodą płatnika składek kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej (art. 51 ust. 3a ustawy - Prawo przedsiębiorców).

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ZUS może:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• wzywać i przesłuchiwać świadków,
• wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli ZUS wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek (art. 87 ustawy systemowej).

Wśród ekspertów jest wyrażany pogląd, że inspektorowi kontroli nie przysługuje uprawnienie do przeglądania całości ksiąg płatnika składek, dokumentów finansowo-księgowych czy osobowych. Nie ma on prawa wglądu w takie dane, jak np. kontrakty handlowe, jeżeli nie pozostają one w związku z zakresem kontroli. Inspektor może bowiem przeglądać wyłącznie te dokumenty, które pozostają w związku z zakresem kontroli określonym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

4. Obowiązki płatnika składek podczas kontroli ZUS

Płatnik składek jest zobowiązany nieodpłatnie:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
• udostępnić do oględzin składniki majątku, których zbadanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, którymi dysponuje, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych,
• udzielić wyjaśnień kontrolującemu,
• przedstawić tłumaczenie na język polski przedłożonej dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej sporządzonej w języku obcym.

W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli ZUS żądane dokumenty (art. 88 ustawy systemowej).

5. Sprzeciw wobec czynności kontrolnych ZUS

Płatnik składek może w toku kontroli złożyć sprzeciw wobec czynności kontrolnych, m.in. z powodu przekroczenia czasu trwania kontroli lub gdy jej zakres wykracza poza określony w upoważnieniu. W takim przypadku sprzeciw należy wnieść do ZUS na piśmie w terminie 3 dni od daty wszczęcia kontroli lub zaistnienia przesłanki do złożenia sprzeciwu. Sprzeciw należy uzasadnić. Wniesienie go powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych i biegu czasu trwania kontroli.

Organ ma 3 dni robocze na rozpatrzenie sprzeciwu, po czym wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub ich kontynuowaniu. Na postanowienie o kontynuowaniu czynności kontrolnych przysługuje płatnikowi składek prawo do wniesienia zażalenia do Prezesa ZUS, które należy złożyć w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia. ZUS powinien rozpatrzyć zażalenie w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Konsekwencją tego jest wydanie postanowienia o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia albo jego uchyleniu i odstąpieniu od czynności kontrolnych.

Jeżeli ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu czy zażalenia we wskazanym terminie, przyjmuje się, że zostały one uwzględnione przez organ.

W związku z postanowieniem Prezesa ZUS płatnik składek może skargę do WSA w terminie 30 dni od daty doręczenia postanowienia w sprawie rozpatrzenia zażalenia. Skarga do WSA nie wstrzymuje kontroli.

6. Protokół kontroli ZUS i zgłaszanie zastrzeżeń

Ustalenia kontroli inspektor opisuje w protokole kontroli. Protokół powinien zawierać przede wszystkim:

• zakres przeprowadzonej kontroli,
• opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
• przedstawienie dowodów.

Protokół kontroli jest sporządzany w 2 egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Zmiany w protokole kontroli dokonuje się przez wydanie do niego aneksu. Płatnik składek ma prawo w ciągu 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik składek jest informowany na piśmie (art. 91 ustawy systemowej).

W tym zakresie należy stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, a zatem kwestie te powinny być rozpatrzone bez zbędnej zwłoki. Jeśli konieczne okaże się postępowanie wyjaśniające, to rozpatrzenie sprawy powinno nastąpić w terminie nie dłuższym niż miesiąc (art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego).

WAŻNE

Protokół kontroli ZUS stanowi podstawę do wydania decyzji.

Jeżeli ZUS rozpatrzy zastrzeżenia negatywnie, płatnik składek może zastosować się do ustaleń wynikających z protokołu kontroli albo nadal kwestionować ustalenia kontroli, składając odwołanie od wydanej w tym zakresie decyzji.

W przypadku gdy konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli, dokumenty korygujące płatnik składek powinien złożyć nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń (art. 41 ust. 7b pkt 2 ustawy systemowej).

W stosunku do płatnika, który nie złoży dokumentów korygujących w tym terminie, ZUS wyda decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli, w terminie miesiąca lub dwóch (jeśli sprawa jest skomplikowana). Wówczas należy złożyć dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji (art. 41 ust. 7b pkt 1 ustawy systemowej). Decyzja jest prawomocna, jeżeli nie zostanie złożone od niej odwołanie lub zapadnie prawomocny wyrok w sprawie.

Niezłożenie wymaganych dokumentów korygujących w ustawowym terminie może być uznane za wykroczenie zagrożone grzywną do 5000 zł (art. 98 ust. 1 ustawy systemowej).

IV. Zasady kontroli przedsiębiorcy przez organ podatkowy

Wszczęcie kontroli podatkowej przedsiębiorcy przez urząd skarbowy poprzedza wytypowanie kontrolowanego podmiotu. Zatem tego rodzaju kontrole również odbywają się według planu. Kontrolą podatkową są obejmowane te podmioty prowadzące działalność gospodarczą, u których istnieje wysokie prawdopodobieństwo wykrycia nieprawidłowości w zakresie rozliczeń z tytułu zobowiązań podatkowych.

Tak jak w przypadku pozostałych organów kontroli również metodyka przeprowadzania kontroli podatkowych przedsiębiorców została określona w przepisach ustawy - Prawo przedsiębiorców. Natomiast do kwestii dotyczących tej kontroli, nieuregulowanych w ww. ustawie, należy stosować m.in. przepisy Ordynacji podatkowej. Kontrola przedsiębiorcy w tym obszarze dotyczy wyłącznie zobowiązań podatkowych wynikających z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, w tym podatku dochodowego od osób fizycznych, do którego obliczenia i pobrania jest zobowiązany od przychodów z tytułu zatrudnienia.

1. Zawiadomienie o kontroli przez organ podatkowy

Organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Zawiadomienie musi zawierać następujące informacje:

• oznaczenie organu,
• datę i miejsce jego wystawienia,
• oznaczenie kontrolowanego,
• wskazanie zakresu kontroli,
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Kontrola jest inicjowana nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie podjęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jeżeli przedsiębiorca wyrazi na to zgodę lub złoży w tym celu wniosek (art. 282b § 2-3 Ordynacji podatkowej).

O zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej organ podatkowy nie zawiadamia, jeżeli m.in.:

• kontrola ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, lub dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych albo ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej;
• organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany w Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli albo jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji czy nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

2. Wszczęcie kontroli podatkowej

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie przez upoważnionego przez naczelnika urzędu skarbowego pracownika izby administracji skarbowej (inspektora kontroli) kontrolowanemu podmiotowi upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek ustanowić pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w czasie kontroli, jeżeli nie ustanowił pełnomocnika ogólnego lub szczególnego.

W sytuacji niemożności wszczęcia kontroli z powodu nieobecności przedsiębiorcy, jego reprezentanta lub pełnomocnika, inspektor kontroli wzywa odpowiednio te osoby do stawienia się w siedzibie organu podatkowego następnego dnia po upływie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Niestawienie się osoby wezwanej w tym terminie powoduje, że kontrolę uznaje się za wszczętą w dniu upływu tego terminu. W tym przypadku upoważnienie do kontroli doręcza się niezwłocznie, gdy ta osoba stawi się w miejscu prowadzenia kontroli.

Natomiast w przypadku braku obecności ww. osób, a w szczególności gdy nie jest zapewniony dostęp do dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, kontrola zostaje zawieszona do czasu umożliwienia przeprowadzenia tych czynności. Okres zawieszenia nie jest wliczany do czasu trwania kontroli.

PRZYKŁAD 11

Spółka z o.o. otrzymała 26 września 2022 r. zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej. Jedyny prezes tej spółki przebywa w kilkumiesięcznej delegacji. Ustanowił pełnomocnika m.in. do reprezentowania go podczas swojej nieobecności wobec organów kontroli. Pełnomocnik przebywa na zwolnieniu lekarskim do 10 października 2022 r. W związku z brakiem innych osób upoważnionych do reprezentowania spółki podczas kontroli została ona zawieszona do czasu powrotu pełnomocnika. Okres zawieszenia przypadający do 10 października 2022 r. nie jest wliczany do czasu trwania kontroli.

Tak jak w przypadku kontroli innych organów czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać limitów określonych w art. 55 ust. 1 ustawy - Prawo przedsiębiorców, tj.:

• 12 dni roboczych - dla mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych - dla małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych - dla średnich przedsiębiorców,
• 48 dni roboczych - dla pozostałych przedsiębiorców.

3. Zasady przeprowadzania kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia, które powinno zawierać wszystkie wskazane niżej dane:

• oznaczenie organu, datę i miejsce jego wystawienia,
• wskazanie podstawy prawnej,
• imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
• numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących),
• oznaczenie kontrolowanego,
• określenie zakresu kontroli,
• datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów dotyczących kontroli i wynikających z Ordynacji podatkowej,
• wskazanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

WAŻNE

Zakres kontroli podatkowej nie może wykraczać poza zakres określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

Czynności kontrolne inspektor kontroli przeprowadza w obecności kontrolowanego przedsiębiorcy, jego reprezentanta lub pełnomocnika, chyba że przedsiębiorca zrezygnuje z prawa uczestniczenia w kontroli, i w miejscu będącym:

• siedzibą przedsiębiorcy,
• innym miejscem przechowywania dokumentacji oraz miejscem związanym z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością i w godzinach jej prowadzenia, a w przypadku skrócenia podczas kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Za zgodą przedsiębiorcy czynności kontrolne mogą być przeprowadzane w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przedsiębiorca zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

W przypadku gdy księgi podatkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą przedsiębiorcy, na żądanie inspektora kontroli ma on obowiązek zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie przez kontrolowanego bieżącej działalności.

4. Uprawnienia inspektora kontroli organu podatkowego

Inspektor kontroli, w zakresie wynikającym z upoważnienia, ma szerokie uprawnienia. W szczególności jest uprawniony m.in. do (art. 286 § 1 Ordynacji podatkowej):

• wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
• żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej,
• zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
• zabezpieczania zebranych dowodów,
• legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• przesłuchiwania świadków, przedsiębiorcy oraz jego reprezentanta, pracownika oraz osoby współdziałającej z przedsiębiorcą - osoby te są obowiązane udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań,
• zasięgania opinii biegłych.

Inspektor kontroli może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem np. akt, ksiąg i wskazanych wyżej dokumentów, w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub gdy przedsiębiorca nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Ponadto inspektor kontroli może, w razie uzasadnionej potrzeby, wezwać, w pilnych przypadkach także ustnie, w celu udzielenia pomocy organy policji, Straży Granicznej lub straży miejskiej (gminnej), jeżeli trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, albo zwrócić się o ich asystę, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że natrafi na taki opór (art. 286a § 1 Ordynacji podatkowej).

5. Obowiązki kontrolowanego podmiotu

Przedsiębiorca, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z przedsiębiorcą są obowiązani na własny koszt m.in.:

• umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli,
• przedstawić, na żądanie inspektora kontroli, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli,
• przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej w odpowiedniej strukturze, jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

6. Protokół kontroli podatkowej

Przebieg kontroli jest dokumentowany w protokole kontroli. Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli. Przedsiębiorca, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując przy tym stosowne wnioski dowodowe. Inspektor kontroli musi rozpatrzyć zastrzeżenia i w ciągu 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić przedsiębiorcę o sposobie ich załatwienia wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 10-11, art. 13, art. 21, art. 23-24, art. 26-28, art. 31, art. 33 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1614

• art. 47-51, art. 53-55, art. 57, art. 59 ustawy z 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1570

• art. 225 § 2 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1138; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1726

• art. 12 ust. 1 konwencji nr 81 dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu przyjętej w Genewie 11 lipca 1947 r. - Dz.U. z 1997 r. Nr 72, poz. 450

• art. 16 ust. 1 konwencji nr 129 dotyczącej inspekcji pracy w rolnictwie przyjętej w Genewie 25 czerwca 1969 r. - Dz.U. z 1997 r. Nr 72, poz. 452

• art. 60, art. 78-91 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781

• art. 4 pkt 11, art. 5-6, art. 30 ust. 1, art. 32, art. 58 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2021 r. Nr 74, str. 35

• § 1-2 i załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 20 marca 2019 r. w sprawie wzoru legitymacji służbowej pracownika Urzędu Ochrony Danych Osobowych - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 697

• art. 22¹-22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700

• art. 41 ust. 7b, art. 86-92 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265

• art. 281-291, art. 291c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1301

POWOŁANE ORZECZENIA SĄDÓW:

• wyrok SN z 23 czerwca 2021 r. (I USKP 37/21)

• wyrok NSA z 1 grudnia 2021 r. (I GSK 1316/21)

Beata Tofiluk (dział I)

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka wielu publikacji z tej tematyki

Adam Mąkosa (dział II)

specjalista z zakresu ochrony danych osobowych

Małgorzata Kozłowska (dział III)

radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń

Alicja Kozłowska (dział IV)

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem