Dokumentowanie i rozliczanie inwentaryzacji – praktyczne wskazówki

Wstęp

Każda jednostka ma obowiązek przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji okresowej aktywów i pasywów. Jest to proces skomplikowany. Dodatkowo obciąża wszystkich pracowników jednostki. Dlatego ważne jest, aby coroczna inwentaryzacja przebiegała sprawnie i w sposób jak najmniej zakłócający funkcjonowanie jednostek.

W Poradniku przedstawiamy trzyczęściowy cykl dotyczący zasad przygotowania, przeprowadzania i rozliczania pełnej obowiązkowej inwentaryzacji okresowej aktywów i pasywów (PRB 10, 11 i 12).

Cykl obejmuje:

• część I - przygotowanie do spisów z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald,
• część II - przeprowadzanie spisów z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald,
• część III - rozliczanie wyników spisów z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald.

W każdej części zostały omówione praktyczne aspekty związane z inwentaryzacją. Poradniki prowadzą - krok po kroku - przez procedury inwentaryzacyjne. Zostały objaśnione poszczególne czynności - kto i w jaki sposób powinien je wykonać.

Wszystkie zagadnienia są zilustrowane przykładami z działalności jednostek sektora finansów publicznych.

W części III są opisane zasady dokumentowania wyników inwentaryzacji, w taki sposób, aby było możliwe powiązanie ich z zapisami ewidencji księgowej. Podane są także zasady rozliczania spisów z natury, uzgodnienia sald i weryfikacji sald.

Dla spisu z natury wskazano:

• jak prawidłowo wypełniać i poprawiać arkusze spisowe, zbiorcze zestawienia arkuszy spisowych oraz zestawienia różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżek, niedoborów i szkód),
• w jaki sposób należy wyeliminować pozorne różnice inwentaryzacyjne,
• jakie obowiązują procedury ustalania przyczyn powstania rzeczywistych różnic inwentaryzacyjnych przez komisję inwentaryzacyjną,
• jakie szczególne zasady należy stosować przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych dla środków pieniężnych, zapasów rzeczowych aktywów obrotowych oraz środków trwałych,
• kiedy pracownicy jednostki mogą ponieść odpowiedzialność za niedobory.