Optymalizacja kosztów zatrudnienia - rozwiązania dla pracodawców

Działania skoncentrowane na obniżeniu wydatków związanych z zatrudnieniem uznawane są za optymalizację kosztów z tym związanych. Ma to szczególne znaczenie w okresach, kiedy podmioty zatrudniające poszukują rozwiązań, które pozwolą im przetrwać w trudniejszej biznesowo rzeczywistości. Towarzyszy temu przede wszystkim wybór najkorzystniejszej formy współpracy lub jej zmiana, ale też możliwość czasowego ograniczenia uprawnień osób już zatrudnionych (m.in. przez zawieszenie przepisów wewnątrzzakładowych) czy korzystania z pracowników obcych (najczęściej w ramach pracy tymczasowej lub outsourcingu).

Podmiot zatrudniający może w każdym czasie optymalizować koszty zatrudnienia. Najczęściej jednak dochodzi do tego w sytuacji wystąpienia niekorzystnych trendów rynkowych. Przedsiębiorca powinien podejmować takie działania restrukturyzacyjne kosztów zatrudnienia, które pomogą przetrwać ich firmie w trudnych czasach. Zwykle bierze się wówczas pod uwagę zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych - zlecenia i o dzieło.

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób zarządzających lub kierujących zakładem pracy może być kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilnoprawnej w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością.

Innym sposobem na ograniczenie kosztów zatrudnienia jest korzystanie z pracy przedsiębiorców - osób prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie umowy o świadczenie usług (do której mają zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia).

1. Zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych

Umowy cywilnoprawne nadal są najbardziej opłacalną formą zatrudnienia dla podmiotów powierzających pracę. Do najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych należą: umowa zlecenia, umowa agencyjna, umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (np. kontrakt menedżerski), a także umowa o dzieło. Ponieważ są to pozapracownicze (i jednocześnie bardzo elastyczne) formy zatrudnienia, osobom wykonującym pracę na tej podstawie nie przysługują uprawnienia pracownicze, tj. m.in. urlop wypoczynkowy, rekompensata za pracę nadliczbową i w porze nocnej, wynagrodzenie za przestój, odprawa czy w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu. Nie jest też sztywno sformalizowana forma prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem cywilnoprawnym, z wyjątkiem konieczności gromadzenia dokumentów potwierdzających, że z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług zleceniodawca zapewnił minimalną stawkę godzinową.

Atrakcyjność umów cywilnoprawnych wynika przede wszystkim z niższych kosztów zatrudnienia na tej podstawie oraz możliwości łatwiejszego zakończenia takiej współpracy.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby osobie zatrudnionej zapewnić w takiej umowie prawo do dodatkowych świadczeń, jak np. premie, dodatki, inne gratyfikacje, odprawy czy dodatkowe dni wolne. Te kwestie powinny jednak regulować wprost postanowienia umowy i dopiero wówczas przywileje te będą mogły być skutecznie dochodzone przez zleceniobiorcę.

Podejmując decyzję o nawiązaniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej należy w pierwszej kolejności ocenić, czy powierzona praca nie będzie miała cech charakterystycznych dla stosunku pracy, tzn. czy nie będzie:

• wykonywana:

- na rzecz pracodawcy,

- pod kierownictwem pracodawcy,

- w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,

• miała charakter wyłącznie odpłatny.

Jeżeli wszystkie ww. warunki zostaną łącznie spełnione, będzie to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest bowiem dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu wskazanych warunków wykonywania pracy (art. 22 § 1-1² Kodeksu pracy). Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Sankcję w tym zakresie ponosi pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

1.1. Obowiązki w zakresie bhp

Podmiot zlecający pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek zapewnienia osobom zatrudnionym w ten sposób bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jeżeli wykonują pracę w zakładzie pracy lub miejscu wyznaczonym przez przedsiębiorcę (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). Zatem taki podmiot musi zapewnić warunki gwarantujące ochronę życia i zdrowia zatrudnionych osób zagrożonych w procesie pracy, a także bezpieczne i higieniczne warunki pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki osobom świadczącym pracę na podstawie umowy zlecenia. Osoba zatrudniona w ramach umowy cywilnoprawnej nie musi być w każdym przypadku kierowana na badania lekarskie. Obowiązujące przepisy nie nakazują bowiem wprost takiej praktyki, ale podmiot powierzający pracę może zdecydować, czy rodzaj wykonywanych przez te osoby prac oraz skala zagrożeń występująca przy wykonywaniu danych czynności wskazywałyby na celowość dopuszczania do pracy wyłącznie osób z odpowiednim stanem zdrowia.

W wyroku z 2 grudnia 2003 r. (III CK 430/03, OSNC 2005/1/100) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN (…) Obowiązek dbałości o życie i zdrowie człowieka może wynikać nie tylko z normy ustawowej, ale i ze zwykłego rozsądku popartego zasadami doświadczenia, które nakazują nie tylko unikanie niepodyktowanego koniecznością ryzyka, lecz także podjęcie niezbędnych czynności zapobiegających możliwości powstania zagrożenia dla życia lub zdrowia człowieka.

Przykład 1

Przedsiębiorca kilka razy w roku w sezonie świątecznym zatrudnia osoby na podstawie umów cywilnoprawnych do prac porządkowych (mycie okien, podłóg). W tej sytuacji nie musi wymagać od nich aktualnych badań lekarskich. Ze względu na doraźny charakter zatrudnienia i niskie ryzyko wystąpienia czynników szkodliwych dla zdrowia może zdecydować tylko o przeprowadzeniu szkolenia bhp.

Zalecane jest także przeszkolenie osób wykonujących umowy cywilnoprawne w zakresie bhp. Powinien je przeprowadzić podmiot zatrudniający. Natomiast w przypadku wymogu posiadania badań lekarskich dopuszczających do wykonywania pracy koszty tych badań osoby zatrudnione mogą ponosić we własnym zakresie. Aby nie było wątpliwości, strony powinny to uregulować w umowie będącej podstawą wykonywania pracy. Ponadto jeżeli z charakteru powierzonej pracy wynika, iż konieczne jest używanie odzieży czy obuwia ochronnego, jak również innych środków ochrony indywidualnej, a także zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, podmiot zatrudniający powinien je zapewnić.

Przykład 2

Przedsiębiorca zatrudnia w okresie zwiększonego zapotrzebowania na pracę osoby do pomocy na stacji kontroli pojazdów. Osoby te wykonują pracę w zależności od potrzeb, przez ok. 15-25 godzin tygodniowo. W takim przypadku istnieje zagrożenie czynnikami uciążliwymi i szkodliwymi dla zdrowia, dlatego podmiot zatrudniający może zobowiązać zatrudnione osoby do dostarczenia aktualnych zaświadczeń lekarskich o zdolności do wykonywania tego rodzaju prac.

1.2. Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734-751 Kodeksu cywilnego). Zawierając ten rodzaj umowy, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego), np. zawarcia umowy w imieniu zleceniodawcy czy jego reprezentacji przed organem państwowym. Najczęściej w obrocie prawnym zawierane są umowy o świadczenie usług (wykonywanie czynności faktycznych), do których zastosowanie mają przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Do takich czynności należą często proste prace, np. konserwacja, naprawa czy sprzątanie.

Umowa zlecenia jest uważana za umowę starannego działania. Celem tej umowy jest wykonywanie określonych czynności, które nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. W zobowiązaniach starannego działania podjęcie przez zleceniobiorcę wymaganych czynności przy zachowaniu wiążącego go stopnia staranności oznacza, że wykonał swoje zobowiązanie, mimo iż nie osiągnięto określonego celu umowy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 21 listopada 2019 r., III AUa 2290/18). Osiągnięcie określonego celu jest charakterystyczne dla umowy o dzieło.

Nie ma szczególnej formy, w jakiej (dla swej ważności) umowa zlecenia powinna zostać zawarta. Zatem może być nawiązana tylko przez czynność dopuszczającą do jej wykonywania, np. ustnie. Jednak do celów dowodowych oraz egzekwowania wzajemnych praw i obowiązków stron (zwłaszcza jeżeli strony umówiły się na niestandardowe działania), zalecane jest, aby została sporządzona na piśmie.

WAŻNE!

Do celów dowodowych zalecane jest, aby umowa zlecenia została zawarta na piśmie.

Wzór umowy zlecenia (jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Rozwiązanie umowy zlecenia jest stosunkowo proste i może nastąpić w wyniku zakończenia okresu wykonywania pracy, dla której została zawarta, czy przez wypowiedzenie, które może wolą stron trwać przez określony czas, np. kilka tygodni. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Zleceniodawca, tak jak i zleceniobiorca, może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie.

Jeżeli wypowiedzenia dokonuje zleceniodawca - powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Natomiast w sytuacji odpłatnego zlecenia ma obowiązek wypłacić zleceniobiorcy część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

W razie wypowiedzenia przez zleceniobiorcę i bez ważnego powodu, a zlecenie jest odpłatne - zleceniobiorca jest odpowiedzialny za szkodę.

Rozwiązanie zlecenia jest też możliwe za porozumieniem stron w terminie uzgodnionym przez strony.

Tak jak przy zawieraniu umowy zlecenia, jej skuteczne rozwiązanie czy wypowiedzenie nie wymaga zachowania szczególnej formy. O ile w przypadku upływu okresu, do którego umowa miała trwać, nie jest wymagany żaden dokument, o tyle przy jej wypowiadaniu lub rozwiązaniu rekomenduje się jego utworzenie do celów dowodowych. Rozwiązanie czy wypowiedzenie to oświadczenie woli. Oświadczenie, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego).

Wzór wypowiedzenia umowy zlecenia (jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

1.3. Wynagrodzenie dla zleceniobiorcy

Z tytułu wykonania umowy zlecenia zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie, chyba że strony wprost postanowią o braku odpłatności w treści umowy lub będzie to wynikać z okoliczności towarzyszących przy jej zawieraniu. Do celów dowodowych zobowiązanie zleceniobiorcy do nieodpłatnego wykonywania pracy powinna zawierać umowa. W przypadku odpłatnych umów zlecenia i o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wysokość wynagrodzenia nie może być niższa niż minimalna stawka za godzinę. Wysokość stawek obowiązujących w 2023 r. przedstawia tabela.

Tabela 1. Minimalne stawki za godzinę w 2023 r.

Stawka musi mieć postać pieniężną i zleceniobiorca nie ma możliwości zrzeczenia się do niej prawa ani przeniesienia tego prawa na inną osobę. Jeżeli umowa jest zawarta na okres dłuższy niż 1 miesiąc, wynagrodzenie w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej zleceniobiorca musi otrzymać co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), a zatem:

• wynagrodzenie przekraczające minimalną stawkę godzinową może zostać wypłacone w innej formie niż pieniężna (np. w postaci towarów lub usług),
• zleceniobiorca może zrzec się wynagrodzenia powyżej stawki minimalnej lub przenieść prawo do nadwyżki na inną osobę.

Do zadań zleceniodawcy należy dokumentowanie wywiązania się z obowiązku zapewnienia zleceniobiorcy minimalnej stawki godzinowej. Przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, zleceniodawca przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Prawa do minimalnej stawki godzinowej nie mają m.in. osoby fizyczne zatrudnione na podstawie umów zlecenia oraz samozatrudnieni, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:

• o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi oraz
• przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Przez wynagrodzenie prowizyjne, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w zakresie obowiązku zapewnienia minimalnej stawki godzinowej, należy rozumieć wynagrodzenie uzależnione od wyników:

• uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług bądź
• działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi

- takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.

1.4. Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia zleceniobiorcy

Z tytułu zawarcia umowy zlecenia zleceniobiorca może podlegać ubezpieczeniom w ZUS obowiązkowo lub dobrowolnie albo nie będzie do nich zgłoszony wcale.

Tabela 2. Warunki obejmowania zleceniobiorcy ubezpieczeniami w ZUS

Najbardziej atrakcyjne pod względem opłacalności w zakresie kosztów jest zawieranie zleceń z osobami, które:

• mają inny tytuł do ubezpieczeń oraz
• uzyskują co do zasady przychody podlegające oskładkowaniu na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe przynajmniej w wysokości minimalnej płacy - wówczas z zawartej umowy podlegają tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu albo
• uczą się i są w wieku do 26 lat.

Kosztem dla podmiotu zatrudniającego jest w takim przypadku wyłącznie kwota brutto wynagrodzenia. Zatrudnianie emerytów czy rencistów co do zasady nie wpływa na oszczędności w kosztach zatrudnienia, jeżeli osoby te nie mają innych tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, o których była mowa wyżej. W przypadku zawarcia z emerytem (rencistą) umowy zlecenia, która stanowi dla niego jedyny przychód, podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (z wyjątkiem ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne i stanowi obciążenie dla osoby zatrudnionej) i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wyjątkiem są aktywni zawodowo emeryci od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego, którzy nie pobierają świadczenia mimo nabycia do niego prawa. Osoby te mają prawo do zwolnienia, ale z podatku przychodów osiąganych m.in. z umów zlecenia do kwoty nieprzekraczającej rocznie 85 528 zł, pod warunkiem podlegania z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy systemowej. Zatem podleganie ubezpieczeniom społecznym przez te osoby może być zarówno obowiązkowe jak i dobrowolne. Oszczędnością podmiotu zatrudniającego jest w tym przypadku możliwość wypłaty wyższego wynagrodzenia przy zachowaniu dotychczasowej kwoty brutto, a także pozostałych kosztów wynagrodzenia (składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe). Istotna jest tu informacja o takiej możliwości skierowana do tej grupy podatników. Ze zwolnienia przychodów z podatku do rocznej kwoty wynoszącej 85 528 zł mogą też korzystać (oprócz wymienionych wcześniej podatników do 26 lat) również inne grupy osób zatrudnionych, tj.:

• przenoszący miejsce zamieszkania do Polski;
• wychowujący co najmniej 4 dzieci.

W przypadku, gdy podatnicy z ww. grup (z wyjątkiem 26-latków) będą zainteresowani korzystaniem ze zwolnienia przychodów z podatku, muszą złożyć wniosek płatnikowi podatku. Powstaje tu analogiczna opcja czasowej oszczędności jak w przypadku aktywnych zawodowo seniorów.

Rodzajem preferencji podwyższającym wysokość wynagrodzenia bez podwyżki i stanowiącym rodzaj okresowej oszczędności w przypadku podmiotów, których nie stać obecnie na podwyższenie wynagrodzeń, jest propozycja skorzystania przez osoby zatrudnione z kwoty zmniejszającej ...