BHP w firmie - obowiązki pracodawców

Wstęp

Zatrudnienie na podstawie stosunku pracy wiąże się z obowiązkiem zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Problematyka ta uregulowana jest kompleksowo – przepisy nakładają wiele obowiązków zarówno na pracodawcę, jak i pracowników. Należy pamiętać, że bezpieczna organizacja pracy obowiązuje w ramach każdej formy zatrudnienia – niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy.

Pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Pracodawca jest stroną ponoszącą odpowiedzialność za stan bhp w zakładzie pracy. Na zakres powyższej odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy.

Poruszając problematykę bezpieczeństwa i higieny pracy, należy mieć na względzie funkcjonujące od lat i dość mocno ugruntowane przepisy Kodeksu pracy, jak również rozporządzeń wykonawczych – w szczególności dotyczących ogólnych przepisów bhp, szkoleń, badań profilaktycznych. Dopóki jednak obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego wprowadzony po okresie stanu epidemii COVID-19, chcąc prawidłowo wywiązywać się z obowiązków w obszarze bhp, należy uwzględniać przepisy szczególne, które w każdej chwili mogą ulec modyfikacji czy odwołaniu. Tym samym ocena w zakresie aktualnego stanu prawnego dotyczącego obowiązków zakresu bhp powinna uwzględniać nie tylko funkcjonujące od lat regulacje, ale również przepisy szczególne wprowadzone w związku ze stanem epidemii czy stanem zagrożenia epidemicznego.

Od 7 kwietnia 2023 r. do Kodeksu pracy zostaną wprowadzone przepisy o pracy zdalnej. Należy pamiętać, że ta specyficzna organizacja pracy wymaga właściwego podejścia z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. Regulacje Kodeksu pracy poświęcone bezpośrednio pracy zdalnej zawierają również przepisy dotyczące bhp, które stanowią niejako uzupełnienie powszechnych regulacji gwarantujących wszystkim pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy – z uwzględnieniem szczególnego miejsca wykonywania pracy, jakim jest dom lub mieszkanie pracownika.

1. Służba bhp

Przepisy ustawy – Kodeks pracy (dalej: k.p.) zobowiązują pracodawcę do powoływania komórek, których zadaniem jest egzekwowanie wypełniania w zakładzie pracy wszelkich nakazów bhp. Taką pomocniczą komórką jest służba bhp pełniąca funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp (art. 237¹¹ k.p.). Kwestie związane z funkcjonowaniem służby bhp reguluje też rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie służby bhp).

Każdy pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bhp, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp, a pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza wykonywanie zadań takiej służby pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Pracodawca, który ukończył szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp, może je sam wykonywać, jeżeli zatrudnia do:

• 10 pracowników albo
• 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

W małych zakładach pracy pracodawca może wyznaczyć do pełnienia zadań służby bhp pracownika zatrudnionego przy innej pracy, dla którego zadania te będą dodatkowymi czynnościami, wykonywanymi obok jego zwykłej pracy. 

W przypadku braku kompetentnych pracowników można powierzyć wykonywanie zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy. Pracownik służby bhp oraz pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu powierzono wykonywanie zadań tej służby, a także specjalista spoza zakładu pracy powinni spełniać wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania tych zadań oraz ukończyć szkolenie w dziedzinie bhp dla pracowników służby.

Pracownik służby bhp oraz pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu powierzono wykonywanie zadań tej służby, nie mogą ponosić jakichkolwiek niekorzystnych dla nich następstw z powodu wykonywania zadań i uprawnień służby bhp.

Główny Inspektorat Pracy (GIP) w piśmie z 9 sierpnia 2007 r. (GNP/426/4560-
-402/07/PE) wskazał, że:

GIP (...) rozporządzenie w sprawie służby bhp w § 1 ust. 3 stanowi, że pracodawca zatrudniający od 100 do 600 pracowników tworzy wieloosobową lub jedno­osobową komórkę albo zatrudnia w tej komórce pracownika służby bhp w niepełnym wymiarze czasu pracy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 października 2006 r. (I OSK 263/06) stwierdził, że pracodawca zatrudniający ponad 100 pracowników zobowiązany jest utworzyć służbę bhp i zatrudnić pracownika tej służby. Niedopuszczalne jest więc zastąpienie służby bhp stworzonej na tych zasadach podmiotem niebędącym pracownikiem pracodawcy zatrudniającego powyżej 100 osób.

Opinię tę potwierdził WSA w Gdańsku w wyroku z 22 marca 2012 r. (III SA/Gd 8/12), stwierdzając, że: 

WSA (...) możliwość powierzenia zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy w przypadku braku kompetentnych pracowników dotyczy tylko sytuacji takiego pracodawcy, który zatrudnia nie więcej niż 100 pracowników.

Jednak należy pamiętać, że takie powierzenie zadań specjalistom spoza danej jednostki jest sytuacją ostateczną. Jak wskazał NSA w wyroku z 17 listopada 2011 r. (I OSK 612/11): 

NSA (...) powierzenie wykonywania zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy ograniczone zostało do przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie zatrudnić własnych pracowników w celu powierzenia im zadań służby bhp. Tym samym art. 237¹¹ § 2 k.p. stanowi lex specialis w stosunku do § 1 tego przepisu, a nie (...) jego rozwinięcie polegające na tym, że pracodawca niezależnie od stanu zatrudnienia może powierzyć zadania służby bhp specjalistom spoza zakładu.

Warto wspomnieć, że nie musi to być umowa zawierana z podmiotem gospodarczym, podstawą powierzenia wykonywania zadań służby bhp specjaliście spoza zakładu pracy może być umowa cywilnoprawna, np. zlecenia.

Służba bezpieczeństwa i higieny pracy ma formę wyodrębnionej komórki organizacyjnej – jedno- lub wieloosobowej. Liczba pracowników służby bhp nie może być ukształtowana przez pracodawcę w sposób zupełnie dowolny. Zasadą jest, iż jest ona ustalana przy uwzględnieniu nie tylko stanu zatrudnienia, lecz także w kontekście występujących w zakładzie warunków pracy i związanych z nimi zagrożeń zawodowych oraz uciążliwości pracy.

Pracodawca zatrudniający od 100 do 600 pracowników tworzy wieloosobową lub jednoosobową komórkę albo zatrudnia w tej komórce pracownika służby bhp w niepełnym wymiarze czasu pracy. Natomiast pracodawca zatrudniający ponad 600 pracowników zatrudnia w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej 1 pracownika służby bhp na każdych 600 pracowników.

Właściwy inspektor pracy może nakazać zwiększenie liczby pracowników tej służby, jeżeli jest to uzasadnione stwierdzonymi zagrożeniami zawodowymi (art. 237¹¹ § 4 k.p.).

Bez wątpienia regulacja uprawniająca inspektora do nakazania utworzenia służby bhp lub zwiększenia jej liczebności będzie mogła być stosowana dopiero po przeprowadzonych u pracodawcy czynnościach kontrolnych. Tym samym w żadnym wypadku inspektor pracy nie ma możliwości wydania stosownego nakazu bezpośrednio po otrzymaniu ze strony pracowników czy funkcjonującej w zakładzie pracy zakładowej organizacji związkowej lub społecznej inspekcji pracy skargi na funkcjonowanie służby bhp (lub niefunkcjonowanie w sytuacji, gdy pracodawca jej nie powołał). Skarga taka spowoduje wszczęcie postępowania kontrolnego i jeżeli w jego wyniku inspektor pracy ustali, że istnieje obowiązek do utworzenia lub zasadność w zakresie zmodyfikowania struktury służby bhp – wówczas dopiero będzie miał prawo wydać nakaz administracyjny w tym zakresie.

Bez względu na fakt, czy kontrola inspektora pracy poprzedzająca skierowanie nakazu w zakresie utworzenia lub zmodyfikowania struktury służby bhp zostanie przeprowadzona na skutek złożonej skargi, czy jest to kontrola wcześniej zaplanowana, będzie ona nastawiona w pierwszej kolejności na problematykę bezpieczeństwa pracy. W jej ramach inspektor pracy ma prawo do swobodnego wstępu na teren zakładu pracy o każdej porze, dokonania wizytacji i przeglądu stanowisk pracy, jak również wszystkich innych miejsc bezpośrednio lub pośrednio związanych z pracą. Warto zauważyć, że inspektor pracy w ramach czynności kontrolnych ma możliwość zastosowania urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz. W praktyce oznacza to możliwość wykorzystania dyktafonu, aparatu cyfrowego, jak również kamery, która zarejestruje przebieg oględzin.

Podczas kontroli inspektor będzie miał prawo dokonać analizy i wszelkiej przedstawionej przez pracodawcę dokumentacji związanej z zagadnieniami bezpieczeństwa pracy. W szczególności dokładnej kontroli zostaną poddane działania służby bhp oraz osób wykonujących jej zadania – w zakresie obowiązków wynikających z rozporządzenia w sprawie służby bhp. Jeżeli pracodawca zatrudnia właściwą liczbę pracowników służby bhp w pełnym wymiarze czasu pracy, jednak z uwagi na specyfikę zakładu pracownicy ci nie mają możliwości pełnego wywiązywania się ze swoich obowiązków, wówczas inspektor ma prawo wydać nakaz zwiększenia obsady komórki bhp.

Wydanie nakazu w powyższym zakresie nie oznacza automatycznie, że pracodawca powinien rozpocząć proces rekrutacyjny zmierzający do pozyskania nowego pracownika służby bhp. Należy bowiem pamiętać, że od nakazu istnieje możliwość wniesienia odwołania do okręgowego inspektora pracy – co wynika z treści pouczenia zawartego w formularzu decyzji. Istnieje szansa, że organ II instancji uwzględni argumenty pracodawcy dotyczące bezzasadności utworzenia służby bhp lub zwiększenia liczby zatrudnionych w niej pracowników i zmodyfikuje lub uchyli decyzję inspektora.

Pracownicy służby bhp są zatrudniani na stanowiskach inspektorów, starszych inspektorów, specjalistów, starszych specjalistów oraz głównych specjalistów do spraw bhp. Oznacza to, że przepisy nie przewidują innych stanowisk pracy, na jakich pracodawca może zatrudniać pracowników w komórce bhp – uwzględniając charakter zadań tej służby, zapobiegając tym samym zatrudnianiu w jej strukturach osób przypadkowych bez wymaganych kwalifikacji.

2. Ocena ryzyka zawodowego

Przez ryzyko zawodowe należy rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń, związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub w wyniku sposobu wykonywania pracy (§ 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; dalej: rozporządzenie w sprawie bhp).

Pracodawca ma obowiązek:

• oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko,
• informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami

– art. 226 k.p.

Należy zwrócić uwagę, że NSA w wyroku z 2 października 2002 r. (II SA/Wr 319/00) stwierdził, że: 

NSA Przewidziany w art. 226 Kodeksu pracy obowiązek informowania pracowników o ryzyku zawodowym dotyczy każdego pracownika, niezależnie od rodzaju zajmowanego stanowiska.

Z kolei Sąd Najwyższy w wyroku z 14 grudnia 2010 r. (I PK 95/10, OSNP 2012/5–6/58) uznał, że: 

SN Niepoinformowanie o ryzyku zawodowym, co doprowadziło do zarażenia pracownika prątkami gruźlicy i naraziło go na cierpienia związane z zagrożeniem zdrowia oraz na niekorzystne przeżycia psychiczne, rodzi odpowiedzialność pracodawcy na zasadzie art. 445 k.c.

Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i mieszanin chemicznych, materiałów zawierających czynniki biologiczne, rakotwórcze lub mutagenne oraz przy zmianie organizacji pracy. Podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac.

Stosowane w następstwie oceny ryzyka zawodowego środki profilaktyczne, metody oraz organizacja pracy powinny:

• zapewniać zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników,
• być zintegrowane z działalnością prowadzoną przez pracodawcę na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej zakładu pracy.

Pracodawca prowadzi dokumentację oceny ryzyka zawodowego oraz zastosowanych niezbędnych środków profilaktycznych. Dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego powinien uwzględniać w szczególności:

• opis ocenianego stanowiska pracy, w tym:

– stosowanych maszyn, narzędzi i materiałów,

– wykonywanych zadań,

– występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy,

– stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,

– osób pracujących na tym stanowisku;

• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy oraz niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
• datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny

– § 39a rozporządzenia w sprawie bhp.

Państwowa Inspekcja Pracy zaznacza, że ocenę ryzyka powinno się przeprowadzać w możliwie najprostszy sposób. U wielu pracodawców nie występują bardzo poważne, skomplikowane i liczne zagrożenia i przeważnie można je łatwo zidentyfikować. Identyfikowanie zagrożeń i ocenianie związanych z nimi ryzyk powinno – jak podkreśla PIP – opierać się na zasadach zdrowego rozsądku.

W większości przypadków ocena ryzyka zawodowego może być prosta i można ją przeprowadzić zgodnie z zasadami przedstawionymi w tabeli 1.

Tabela 1. Procedura przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego

W okresie epidemii COVID-19 doszło do uzupełnienia przepisów związanych z oceną ryzyka zawodowego. Należy bowiem pamiętać, że 29 grudnia 2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia zmieniające rozporządzenie w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki. Nowelizacja rozporządzenia wdrożyła Dyrektywy Komisji Europejskiej i dotyczy pracodawców zatrudniających pracowników w warunkach narażenia na działanie czynników biologicznych – z uwzględnieniem nowego czynnika biologicznego, jakim jest koronawirus zespołu ostrej niewydolności oddechowej SARS-CoV-2.

3. Badania lekarskie pracowników

Jednym z przejawów ochrony pracowników w zakresie bezpiecznych warunków pracy są obowiązkowe profilaktyczne badania lekarskie. Pracodawca nie ma prawa dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, z którego wynika brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Celem badań profilaktycznych jest ochrona zdrowia i życia pracownika, ograniczenie wystąpienia ryzyka związanego z wypadkami przy pracy czy wystąpienia choroby zawodowej.

Kodeks pracy nie reguluje procedury przeprowadzania badań lekarskich. Została ona unormowana szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie o badaniach profilaktycznych). Do rozporządzenia zostały załączone wskazówki metodyczne określające zakres i częstotliwość badań profilaktycznych.

3.1. Rodzaje badań

W ramach profilaktycznej opieki lekarskiej, o której mowa w art. 229 k.p., można wyróżnić następujące rodzaje badań, które są realizowane w zależności od fazy zatrudnienia:

• badania wstępne,
• badania okresowe,
• badania kontrolne,
• tzw. badania końcowe.

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

• osoby przyjmowane do pracy,
• pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Obowiązkowym badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko (lub stanowisko o takich samych warunkach pracy), na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą (art. 229 § 1¹ pkt 1 k.p.). Badaniom wstępnym nie podlegają również osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Obowiązek w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia został rozciągnięty nie tylko na osoby mające status pracownika (art. 229 § 1 k.p.). Dotyczy również osób nowo przyjmowanych do pracy, kierowanych na wstępne badania lekarskie jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Z formalnego punktu widzenia osoby te nie są więc pracownikami.

Wstępne badania lekarskie pracownik powinien odbyć przed dopuszczeniem do pracy. Pracodawca nie może bowiem dopuścić do pracy pracownika niezdolnego do wykonywania pracy (art. 229 § 4 k.p.).

Badaniom okresowym podlegają wszyscy pracownicy, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy i warunków. Badania te mają na celu stwierdzenie braku przeciwwskazań do kontynuowania pracy na zajmowanym stanowisku pracy.

Częstotliwość badań okresowych jest uzależniona od rodzaju i warunków świadczonej pracy – w przypadku świadczenia pracy na stanowiskach, na których nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub uciążliwe, badania wykonuje się co 5 lat. Należy zwrócić uwagę, że termin badania okresowego zawsze powinien być konkretnie określony w treści zaświadczenia lekarskiego, wydanego przy okazji przeprowadzania badań wstępnych lub poprzednich badań okresowych. Podobnie jak w przypadku badań wstępnych, zakres badań okresowych zależny jest od specyfiki danej pracy.

Badaniom kontrolnym podlegają pracownicy przed dopuszczeniem do pracy, jeżeli z powodu choroby przebywali na zwolnieniu lekarskim powyżej 30 dni. Badania te mają na celu ustalenie, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku po niezdolności do pracy wywołanej chorobą. Po stawieniu się pracownika do pracy w omawianym przypadku pracodawca ma więc obowiązek skierować pracownika na badania lekarskie, a pracownik powinien poddać się takiemu badaniu.

Badania kontrolne mogą być przeprowadzane również niezależnie od wystąpienia kodeksowej przesłanki do ich przeprowadzania. W sytuacji gdy pracodawca zauważy obiektywną niedyspozycję zdrowotną pracownika mogącą mieć znaczenie w kontekście wykonywanej pracy lub pracownik dobrowolnie ujawni pracodawcy okoliczności zdrowotne mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo wykonywanej pracy – wówczas jak najbardziej istnieje możliwość skierowania pracownika na badania kontrolne – niezależnie od braku choroby stwierdzonej formalnie, orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy.

Badaniom końcowym, stanowiącym szczególną kategorię badań okresowych, nie podlega ogół pracowników. Wykonuje się je w stosunku do pracowników zatrudnionych w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Badania tego rodzaju przeprowadza się:

• po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
• po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

Badania profilaktyczne zarówno okresowe, jak i kontrolne powinny być w miarę możliwości przeprowadzone w godzinach pracy (art. 229 § 3 k.p.). Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Przepisy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240) zawierają uzupełnienie dotychczasowych regulacji dotyczących pracowniczych badań profilaktycznych. W ich wyniku do Kodeksu pracy w zakresie badań lekarskich dodano od 21 lutego 2023 r. przepis, zgodnie z którym w przypadku, gdy pracownik skierowany na wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie spełnia warunki objęcia programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, lekarz przeprowadzający wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie kieruje pracownika, za jego zgodą, do udziału w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej. Jeżeli pracownik wykona wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie zgodnie z programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, badania te są finansowane na zasadach określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej.

Jeżeli zakres badań określonych w programie zdrowotnym lub programie polityki zdrowotnej nie odpowiada pełnemu zakresowi badań wymaganych w celu wydania orzeczenia lekarskiego dotyczącego przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu, określonych w przepisach wykonawczych, lekarz przeprowadzający wstępne, okresowe albo kontrolne badania lekarskie wyda pracownikowi również skierowanie na przeprowadzenie pozostałych badań wynikających z tych przepisów.

Z nowo wprowadzonych do Kodeksu pracy regulacji wynika, że lekarz wyda orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu wyłącznie na podstawie wyników badań, których zakres odpowiada zakresowi badań określonych w przepisach wykonawczych do Kodeksu pracy.

3.2. Obowiązki pracodawcy i pracownika

Aby prawidłowo realizować swoje obowiązki w zakresie zapewnienia przeprowadzania badań profilaktycznych, pracodawca powinien w szczególności:

• wybrać lekarza medycyny pracy i zawrzeć z nim umowę w celu zapewnienia profilaktycznej opieki zdrowotnej w zakresie wynikającym z umowy,
• wystawić i wręczyć pracownikowi skierowanie na badanie profilaktyczne,
• ponieść koszty badania.

Pracownik powinien natomiast:

• odebrać skierowanie,
• zrealizować dyspozycję zawartą na skierowaniu.

3.3. Skierowanie na badania

Skierowanie na badania lekarskie wystawione przez pracodawcę powinno zawierać:

• określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane (tj. wstępne, okresowe, kontrolne),
• w przypadku osób przyjmowanych do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowiska pracy – określenie stanowiska pracy, na którym osoba ta ma być zatrudniona. Pracodawca może wskazać w skierowaniu dwa lub więcej stanowisk pracy, w kolejności odpowiadającej potrzebom zakładu,
• w przypadku pracowników – określenie stanowiska pracy, na którym pracownik jest zatrudniony,
• opis warunków pracy uwzględniający informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy, na których osoba kierowana ma być zatrudniona lub na którym jest zatrudniona, czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub czynników uciążliwych i innych wynikających ze sposobu wykonywania pracy. Pracodawca powinien podać wielkości narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonane na tych stanowiskach.

Obecnie przepisy jednoznacznie stanowią, że badanie profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.

Skierowanie na badania lekarskie jest wydawane w 2 egzemplarzach, z których 1 otrzymuje osoba kierowana na badania. Takie rozwiązanie powoduje, że pracownik będzie posiadał skierowanie na badania lekarskie, na podstawie którego nowy pracodawca, który zatrudni go w ciągu 30 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, będzie mógł ocenić, czy trzeba przeprowadzać dla pracownika wstępne badania lekarskie czy nie.

Wzór 1. Skierowania na okresowe badania lekarskie (wzór jest dostępny na www inforlex.pl/ewydania) 

3.4. Skierowanie jako polecenie służbowe

Obowiązek poddania się badaniom profilaktycznym jest obowiązkiem pracowników – tym samym skierowanie na badanie ma formę dokumentu potwierdzającego wydanie pracownikowi polecenia jego realizacji. Polecenie to należy do tzw. poleceń służbowych mających związek z pracą.

Na tym tle może powstać wątpliwość, czy pracodawca w ramach polecenia służbowego ma prawo zobowiązać pracownika do wykonania badań tylko w jednostce medycyny pracy, z którą ma podpisaną umowę. Należy przypomnieć, że profilaktyczne badania są przeprowadzane przez jednostkę, z którą pracodawca ma podpisaną umowę. Umowa ta stanowi podstawę do wykonywania przez placówkę badań profilaktycznych.

Odrębną kwestią jest zlecenie przez podstawową jednostkę medycyny pracy wykonywania innych świadczeń zdrowotnych innej placówce medycznej. W takim przypadku dodatkowe badania mogą być zrealizowane tylko w placówce wskazanej przez jednostkę medycyny pracy.

3.5. Orzeczenie lekarskie

Badanie lekarskie przeprowadza uprawniony do tego lekarz medycyny pracy, który wystawia pracownikowi orzeczenie stwierdzające, że jest zdolny lub niezdolny do wykonywania danej pracy.

Lekarz jest zobowiązany wydać orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem powinien wydać 2 oryginalne egzemplarze tego orzeczenia. Jeżeli orzeczenie zostało wydane w 1 egzemplarzu lub w oryginale i kopii, to pracodawca powinien umieścić w aktach osobowych pracownika kopię tego orzeczenia. Pracownik, otrzymując oryginalne orzeczenie, może przedłożyć je kolejnemu pracodawcy wraz ze skierowaniem na to badanie w celu zweryfikowania jego ważności u kolejnego pracodawcy, na podstawie czynników szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych, które zostały zapisane w tym skierowaniu.

Wzór 2. Orzeczenie lekarskie o utracie przez pracownika zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

3.7. Koszty badania

Co do zasady koszty badań profilaktycznych ponosi pracodawca (art. 229 § 6 k.p.). Przede wszystkim należy do nich zaliczyć koszty usługi medycznej (badań), które wynikają z zawartej umowy między pracodawcą a jednostką medycyny pracy. Do kosztów badań profilaktycznych należy zaliczyć również pełne, należne pracownikowi wynagrodzenie za czas pracy, w którym były przeprowadzane badania. Wynika to z faktu, że badania profilaktyczne w pierwszej kolejności powinny być wykonane w godzinach pracy. Pracodawca nie może wówczas pozbawić pracownika wynagrodzenia w związku z faktem, że ten nie wykonywał pracy, lecz przebywał na badaniach (art. 229 § 3 k.p.).

Koszt badań profilaktycznych to również koszt podróży pracownika na badania. Na tle możliwości nieprzyjęcia przez pracodawcę orzeczenia lekarskiego uzyskanego z innej placówki medycznej niż przez niego wskazana może powstać problem związany z wynagrodzeniem pracownika za nieobecność w pracy. W takim przypadku pracownik co do zasady pozostaje w gotowości do świadczenia pracy – formalnie jednak nie jest dopuszczony do pracy w związku z weryfikacją wyników badania.

Pracodawca, mimo że co do zasady to jego obciążają koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej, nie będzie miał obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów badań w przypadku, gdy ten w sposób świadomy i celowy wybrał inną jednostkę medycyny pracy. 

Do wyjątków należy natomiast zaliczyć sytuacje wynikające z siły wyższej – np. nagłej awarii powodującej poważne zakłócenia w funkcjonowaniu jednostki, z którą pracodawca ma zawartą umowę, uniemożliwiającej przeprowadzenie badań. W takim przypadku pracownik, który udał się do wskazanej placówki i uzyskał wiadomość, że z jakichś względów nie ma możliwości przeprowadzenia badania, powinien niezwłocznie skontaktować się z pracodawcą w celu ustalenia dalszego postępowania. Pracodawca może wówczas wyjątkowo odstąpić od wydanego polecenia w zakresie miejsca przeprowadzenia badania i wskazać inną jednostkę medycyny pracy. W takiej sytuacji będzie on zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów takich badań.

3.8. Ponowne badanie profilaktyczne 
– w trybie odwoławczym

Jak już wcześniej podkreślono, badanie profilaktyczne przeprowadzane jest na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym:

• brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku pracy lub
• przeciwwskazania zdrowotne do pracy na określonym stanowisku pracy.

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą nie zgodzić się z treścią orzeczenia lekarskiego. W takim wypadku pracownik, jak też pracodawca, który wydał skierowanie na badania lekarskie, mogą wnieść na piśmie odwołanie. Odwołanie wraz z jego uzasadnieniem należy wnieść w terminie 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia lekarskiego, za pośrednictwem lekarza, który je wydał, do jednego z podmiotów odwoławczych, którymi są:

• wojewódzkie ośrodki medycyny pracy właściwe ze względu na miejsce świadczenia pracy lub siedzibę jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony pracownik,
• instytuty badawcze w dziedzinie medycyny pracy lub Uniwersyteckie Centrum Medycyny Morskiej i Tropikalnej w Gdyni, jeżeli odwołanie dotyczy orzeczenia lekarskiego wydanego przez lekarza zatrudnionego w wojewódzkim ośrodku medycyny pracy,
• Centrum Naukowe Medycyny Kolejowej, jeżeli odwołanie dotyczy orzeczenia lekarskiego wydanego przez Kolejowy Zakład Medycyny Pracy,
• podmioty lecznicze utworzone i wyznaczone przez Ministra Obrony Narodowej.

Ponowne badanie przeprowadzane jest w wojewódzkim ośrodku medycyny pracy właściwym ze względu na miejsce świadczenia pracy lub siedzibę jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony pracownik, a jeżeli kwestionowane zaświadczenie zostało wydane przez lekarza zatrudnionego w wojewódzkim ośrodku medycyny pracy – w najbliższej jednostce badawczo-rozwojowej w dziedzinie medycyny pracy. Ponowne badanie przeprowadza właściwy podmiot w terminie 14 dni od dnia otrzymania odwołania. Ustalone na jego podstawie orzeczenie lekarskie jest ostateczne.

Należy wspomnieć o regulacjach wprowadzonych ustawą z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19). Na podstawie art. 12a tej ustawy w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii od dnia ogłoszenia danego stanu zawieszone jest wykonywanie obowiązków w zakresie badań okresowych pracowników. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii albo po odwołaniu stanu epidemii, pracodawca i pracownik są zobowiązani niezwłocznie podjąć wykonywanie zawieszonych obowiązków i wykonać je w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu.

4. Szkolenia bhp

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie (art. 94 pkt 4 i art. 2373 k.p.). Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Przeprowadzenie szkolenia bhp jest ważnym obowiązkiem pracodawcy. Szkolenie to ma na celu przekazanie wiedzy o zagrożeniach i sposobach reakcji na nie. Warto zatem maksymalizować w tym zakresie stronę praktyczną. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawarte są w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie szkoleń bhp).

Zarówno przepisy Kodeksu pracy, jak i rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp przewidują 2 rodzaje szkoleń – wstępne i okresowe.

Szkolenia z zakresu bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Wszystkie szkolenia z zakresu bhp zalicza się zatem do czasu pracy, bez względu na to, czy odbywają się w godzinach pracy czy też poza nimi.

4.1. Szkolenie wstępne

Wstępne szkolenie bhp może być przeprowadzane przez pracodawców lub na ich zlecenie przez jednostki organizacyjne prowadzące działalność szkoleniową w zakresie bhp. Programy szkolenia wstępnego, określające szczegółową tematykę, formy realizacji i czas trwania szkolenia dla poszczególnych grup stanowisk, opracowuje pracodawca lub w porozumieniu z pracodawcą – jednostka organizacyjna prowadząca działalność szkoleniową w dziedzinie bhp, na podstawie ramowych programów szkolenia. Programy szkolenia powinny być dostosowane do rodzajów i warunków prac wykonywanych przez uczestników szkolenia.

Szkolenie wstępne obejmuje: szkolenie wstępne ogólne, zwane instruktażem ogólnym, i szkolenie wstępne na stanowisku pracy, zwane instruktażem stanowiskowym.

W ramach szkolenia należy zapewnić uczestnikom:

• zaznajomienie się z czynnikami środowiska pracy mogącymi powodować zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników podczas pracy oraz z odpowiednimi środkami i działaniami zapobiegawczymi,
• poznanie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy w zakładzie pracy i na określonym stanowisku pracy, a także związanych z pracą obowiązków i odpowiedzialności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nabycie umiejętności wykonywania pracy w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz udzielenia pomocy osobie, która uległa wypadkowi.

Instruktaż ogólny powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z podstawowymi przepisami bhp, zawartymi w Kodeksie pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Każdy nowo zatrudniony pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy musi przejść szkolenie ogólne. Instruktaż taki prowadzi:

• pracownik służby bhp, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo pracodawca, który sam wykonuje takie zadania, lub
• wyznaczony przez pracodawcę pracownik posiadający zasób wiedzy i umiejętności, zapewniający właściwą realizację programu instruktażu, mający aktualne zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bhp.

Instruktaż stanowiskowy powinien zapewnić uczestnikom szkolenia zapoznanie się z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.

Instruktaż stanowiskowy nie dotyczy jednak każdego pracownika. Ten rodzaj szkolenia przeprowadza się przed dopuszczeniem do wykonywania pracy:

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych,
• pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa w pkt 1,
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Pracownik wykonujący pracę na kilku stanowiskach pracy powinien odbyć instruktaż stanowiskowy na każdym z tych stanowisk.

Wyjątkowo instruktaż stanowiskowy powinien odbyć pracownik, który nie rozpoczyna pracy u pracodawcy ani nie jest przenoszony na nowe stanowisko, lecz pozostaje na dotychczasowym (§ 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp). Dotyczy to sytuacji, gdy na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych, wprowadza się zmiany warunków techniczno-organizacyjnych, które polegają na:

• zmianie procesu technologicznego czy organizacji stanowisk pracy,
• wprowadzeniu do stosowania substancji o działaniu szkodliwym dla zdrowia albo niebezpiecznym,
• wprowadzeniu nowych lub zmienionych narzędzi, maszyn i innych urządzeń.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza pracodawca lub wyznaczona przez niego osoba kierująca pracownikami, jeżeli osoby te posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Instruktaż powinien:

• dawać wiedzę dotyczącą sposobów uniknięcia skutków zagrożeń wynikających z prowadzenia nauki zawodu oraz
• zapoznać pracownika z metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tym stanowisku.

Tabela 2. Szkolenie wstępne bhp 

Odbycie instruktażu ogólnego i instruktażu stanowiskowego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Wzór 3. Karta szkolenia wstępnego bhp (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Pracodawcy niejednokrotnie błędnie wypełniają kartę szkolenia wstępnego pracowników. Karta ta zawiera bowiem 2 identyczne bloki dotyczące szkolenia na stanowisku pracy pracownika (instruktażu stanowiskowego). Pracodawca przy przyjęciu pracownika do pracy wypełnia jedynie pierwszy blok dotyczący tego szkolenia, a nie obydwa, jak to czyni wielu z nich. Drugi z bloków jest niejako zapasowy, który pracodawca będzie musiał wypełnić, gdy przeniesie pracownika na inne stanowisko pracy, co będzie wymagało poddania go ponownemu szkoleniu stanowiskowemu.

4.2. Szkolenie okresowe

Oprócz szkoleń wstępnych, pracownicy podlegają także szkoleniom okresowym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, mającym na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy w tym zakresie oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie.

Szkolenia okresowe odbywają:

• osoby będące pracodawcami oraz inne osoby kierujące pracownikami, w szczególności kierownicy, mistrzowie i brygadziści,
• pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych,
• pracownicy inżynieryjno-techniczni, w tym projektanci, konstruktorzy maszyn i innych urządzeń technicznych, technolodzy i organizatorzy produkcji,
• pracownicy służby bezpieczeństwa i higieny pracy i inne osoby wykonujące zadania tej służby,
• pracownicy na stanowiskach administracyjno-biurowych,
• pracownicy niewymienieni w pkt 1–5, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne, albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeżeli organizatorem szkolenia jest sam pracodawca, to musi on zapewnić:

• programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk,
• dzienniki zajęć,
• protokoły przebiegu egzaminów,
• rejestr wydanych zaświadczeń.

Szkolenia okresowe przeprowadzane są w formie instruktażu (dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych) lub kursu, seminarium bądź samokształcenia kierowanego (dla pozostałych pracowników i osób kierujących pracownikami).

Zanim jednak pracodawca przeprowadzi szkolenia okresowe bhp, musi ustalić częstotliwość tych szkoleń dla poszczególnych grup pracowników zatrudnionych w zakładzie. Pracodawca może to zrobić w drodze odrębnego zarządzenia lub zawrzeć takie postanowienia w regulaminie pracy. Najłatwiejszym sposobem ustalenia tych zasad jest zawarcie ich w formie tabelarycznej.

Tabela 3. Częstotliwość szkoleń okresowych

Wzór 4. Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia bhp (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Z pierwszego szkolenia okresowego może być zwolniona osoba, która w okresie do 6 miesięcy (lub na niektórych stanowiskach 12 miesięcy) od rozpoczęcia pracy na danym stanowisku:

• przedłoży aktualne zaświadczenie o odbyciu w tym czasie u innego pracodawcy wymaganego szkolenia okresowego,
• odbyła szkolenie okresowe wymagane dla osoby zatrudnionej na stanowisku należącym do innej grupy stanowisk, jeżeli jego program uwzględnia zakres tematyczny wymagany programem szkolenia okresowego obowiązującego na nowym stanowisku pracy

– § 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp.

4.3. Odstępstwo od szkoleń okresowych – pracownicy administracyjno-biurowi

Obecnie szkolenie okresowe pracownika nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka wynika, że jest to konieczne.

Warto zwrócić uwagę, iż przepisy wskazują na brak wymagalności szkolenia okresowego w stosunku do pracowników administracyjno-biurowych przy jednoczesnym spełnieniu pozostałych przesłanek. To, że szkolenie nie jest wymagane, nie oznacza, iż pracodawca ma zakaz kierowania pracowników administracyjno-biurowych na szkolenia okresowe. Uwzględniając powyższe, pracodawca jak najbardziej ma prawo skierować pracowników administracyjno-biurowych na szkolenia, kierując się zasadą dbałości o zdrowie i życie zatrudnionych.

Możliwość odstąpienia od zapewniania szkoleń okresowych istnieje w sytuacji, gdy łącznie są spełnione następujące przesłanki:

• pracownik powinien być zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym,
• przeważająca część działalności pracodawcy znajduje się maksymalnie w trzeciej kategorii ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym,
• dane wynikające z oceny ryzyka zawodowego nie uzasadniają zapewniania szkoleń okresowych.

Osobą zwolnioną z obowiązku uczestnictwa w szkoleniu okresowym może być tylko i wyłącznie wspomniany pracownik zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym. Problem w tym, że przepisy zarówno Kodeksu pracy, jak i rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp, posługują się pojęciem pracowników administracyjno-biurowych – jednak tego pojęcia nie definiują. Może to powodować istotne wątpliwości w zakresie możliwości kwalifikowania poszczególnych pracowników do grupy pracowników administracyjno-biurowych.

Ponad wszelką wątpliwość pracownik administracyjno-biurowy to osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy. Ustalając zakres pojęcia „pracownik administracyjno-biurowy”, warto odwołać się do Międzynarodowych Kart Charakterystyki Zagrożeń Zawodowych. Są one przeznaczone dla osób zawodowo zajmujących się bezpieczeństwem i ochroną zdrowia człowieka w środowisku pracy: lekarzy i pielęgniarek służby medycyny pracy, higienistów przemysłowych, pracowników służb bezpieczeństwa i higieny pracy, inspektorów pracy, przedstawicieli pracowników (społecznych inspektorów pracy) i innych kompetentnych osób. Uwzględniając powyższe, pracownik administracyjno-biurowy to pracownik administracji, który w zależności od branży zajmuje się pracą biurową, obsługą klientów, zazwyczaj spędza przy monitorze komputera powyżej 4 godzin dziennie. Sporadycznie opuszcza miejsce pracy w celu wykonania prac dodatkowych, np. wysłanie poczty, sprawy urzędowe. Z „opisu zawodu” pracownika administracyjno-biurowego wynika, iż jest to osoba, która odpowiada za zarządzanie i koordynowanie codziennej pracy biura.

Uwzględniając brak obowiązującej definicji pojęcia „pracownik administracyjno-biurowy” na gruncie przepisów w sprawie szkoleń okresowych bhp, należy odwołać się do podziału pracowników wynikającego z § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szkoleń bhp. Na jego podstawie można uznać, że pracownik administracyjno-biurowy nie może w szczególności zaliczać się do:

• osób kierujących pracownikami – w szczególności kierowników, mistrzów, brygadzistów,
• pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych,
• pracowników inżynieryjno-technicznych, w tym projektantów, konstruktorów maszyn i innych urządzeń technicznych, technologów, organizatorów produkcji,
• pracowników służby bhp oraz innych osób wykonujących zadania tej służby,
• innych pracowników, których charakter pracy wiąże się z narażeniem na czynniki szkodliwe dla zdrowia, uciążliwe lub niebezpieczne, albo z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca podejmując decyzję o zastosowaniu odstępstwa w zakresie szkoleń okresowych względem pracowników administracyjno-biurowych powinien mieć na względzie, że odstępstwo to może być stosowane względem pracowników administracyjno-biurowych, a nie wszelkich pracowników świadczących pracę w biurze.

Ustalenie, iż przeważająca część działalności pracodawcy znajduje się nie wyżej niż w III kategorii ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz tego, że pracownicy zatrudnieni są na stanowiskach administracyjno-biurowych, nie daje jeszcze podstaw do odstąpienia od zapewniania szkoleń okresowych bhp. Należy bowiem pamiętać, że szkolenie okresowe pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym nie jest wymagane – chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, iż jest ono konieczne. Tym samym niezależnie od tego, że spełnione są wcześniejsze 2 przesłanki, takie jak zaliczenie konkretnych pracowników do pracowników administracyjno-biurowych oraz zaliczenie pracodawcy do nie wyższej niż III kategorii ryzyka, informacje wynikające z oceny ryzyka mogą przemawiać za zapewnieniem szkolenia okresowego pracowników administracyjno-biurowych.

Spełnienie formalnych przesłanek pozwalających odstąpić od zapewniania szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych nie powoduje, że pracodawca będzie zwolniony z obowiązku zapewniania szkoleń przez cały okres prowadzenia działalności. W przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż 3 kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, pracodawca jest obowiązany przeprowadzić szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie aktualizacji oceny ryzyka. Tym samym, jeżeli z takiej aktualizacji wynika, iż przeprowadzanie szkoleń okresowych względem pracowników kwalifikowanych do administracyjno-biurowych będzie konieczne, wówczas obowiązkiem pracodawcy będzie powrót do zapewniania im szkoleń okresowych. Szkolenie okresowe będzie musiało być zapewnione w terminie 6 miesięcy, licząc od dnia dokonania oceny ryzyka.

Należy też dodać, że w przypadku gdy termin przeprowadzenia szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przypada w:

• okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii lub
• w okresie 30 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii

– termin ten wydłuża się do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, w przypadku gdy nie zostanie ogłoszony stan epidemii, albo stanu epidemii (art. 12e ustawy o COVID-19). Mając to na uwadze, w okresie ogłoszonego stanu zagrożenia epidemicznego nie ma obowiązku organizowania szkoleń okresowych w dziedzinie bhp, bowiem termin ważności takich szkoleń zostaje wydłużony do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Tak więc dopiero po odwołaniu zarówno stanu zagrożenia epidemicznego, jak i stanu epidemii, stracą moc przywołane przepisy, a pracodawcy będą ponownie zobligowani do skierowania pracowników na szkolenia bhp.

5. Wymagania bhp dla pracy przy komputerze

Obecnie znaczna część pracowników podczas pracy posługuje się komputerami. W tym zakresie należy pamiętać o regulacjach odnoszących się do obowiązkowego wyposażenia stanowiska pracy czy dodatkowych przerw, jak również w niektórych przypadkach o obowiązku sfinansowania pracownikowi okularów korygujących.

Wymagania bhp dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej: rozporządzenie w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

Pracownikiem, w stosunku do którego pracodawca musi w rzeczywistości spełnić wymagania określone w tym rozporządzeniu, jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę (w tym praktykant i stażysta) użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Tylko do nich bowiem odnosi się to rozporządzenie.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że z § 2 pkt 4 rozporządzenia wynika, iż przepisy rozporządzenia stosuje się do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jednocześnie Departament Prawny GIP informuje, że przepisy nie określają sposobu, w jaki pracodawca powinien dokumentować czas użytkowania komputera. Warto przytoczyć wyrok WSA w Poznaniu z 18 maja 2011 r. (IV SA/Po 196/11), w którym sąd stwierdził, że: 

WSA  Nie mają znaczenia założenia, jakie przyjął pracodawca odnośnie do ilości czasu pracy przy komputerze na przedmiotowym stanowisku, lecz faktyczny wymiar czasu, jaki pracownik musi poświęcić na pracę przy komputerze. Nie jest także istotna okoliczność, że przekroczenie połowy dobowego czasu pracy przy komputerze może nie mieć miejsca każdego dnia. Przyjęcie bowiem interpretacji, że tylko powołany przepis wymaga, aby pracownik codziennie pracował przy komputerze więcej niż połowę dobowego czasu pracy, prowadziłoby do obejścia prawa. Pracodawca zawsze miałby bowiem możliwość takiej organizacji pracy, aby przynajmniej raz w tygodniu pracownik tej normy nie przekraczał, niezależnie od ilości czasu pracy spędzonego przy komputerze w pozostałe dni.

Należy pamiętać, że w przypadku kontroli inspektor pracy może używać wszystkich środków dowodowych, którymi dysponuje na podstawie ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy i ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (np. przesłuchać świadków lub strony), w celu ustalenia czasu użytkowania komputera przez pracownika.

Przez stanowisko pracy wyposażone w monitory ekranowe należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, tj.:

• podstawowe, czyli: monitor ekranowy, klawiatura lub inne urządzenie wyjściowe, jednostka centralna lub stacja dyskietek,
• dodatkowe, czyli: drukarka, skaner, mysz, trackball,
• pomocnicze, czyli: stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek.

Monitorem ekranowym jest każde urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu.

System komputerowy oznacza urządzenia wchodzące w skład wyposażenia podstawowego i dodatkowego stanowiska pracy wraz z oprogramowaniem.

5.1. Obowiązki pracodawcy wobec pracowników wykonujących pracę przy komputerze

Pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzania na stanowisku pracy wyposażonym w monitory ekranowe, w szczególności zaś dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia tego stanowiska, oceny warunków pracy w aspekcie:

• organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bhp,
• stanu elementów wyposażenia zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym,
• obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników,
• obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem,
• obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy

– § 5 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

W przypadku negatywnej oceny warunków pracy na takim stanowisku pracodawca jest zobowiązany usunąć stwierdzone zagrożenia i niedogodności.

Pracownik ma prawo po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora do co najmniej 5-minutowej przerwy wliczonej do czasu pracy, jeżeli pracodawca nie zapewni mu możliwości łączenia przemiennego pracy związanej z obsługą monitora z innymi rodzajowo pracami nieobciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała, przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy monitorze (§ 7 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

Prawo do 5-minutowej przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym nie przysługuje pracownicy w ciąży, która ma prawo do 10-minutowej przerwy po każdych 50 minutach pracy przy komputerze. Wynika to z faktu, że przerwa w wymiarze 5 minut jest przewidziana, ale dopiero po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym. Ponieważ jednak pracownica w ciąży ma zagwarantowaną 10-minutową przerwę – po każdych 50 minutach pracy przed ekranem monitora – nie ma możliwości wypracowania godziny pracy, która uprawniałaby ją do dodatkowej 5-minutowej przerwy.

Pracodawca zobowiązany jest także zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną oraz okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, gdy wyniki badań okulistycznych wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora.

5.2. Warunki pracy na stanowisku wyposażonym w monitory ekranowe

Załącznik do rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe określa minimalne wymagania bhp (ergonomii), jakie powinny spełniać poszczególne elementy stanowiska pracy.

Dla monitora ekranowego postawiono następujące wymagania:

• znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne,
• obraz powinien być stabilny, bez tętnienia lub innych form niestabilności,
• jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy,
• regulacje ustawienia monitora powinny umożliwiać pochylenie ekranu co najmniej 20° do tyłu i 5° do przodu oraz obrót wokół osi co najmniej o 120° – po 60° w obu kierunkach,
• ekran monitora powinien być pokryty warstwą antyodbiciową lub wyposażony w odpowiedni filtr,
• ustawienie ekranu monitora względem źródeł światła powinno ograniczać olśnienia i odbicia światła.

W razie potrzeby wynikającej z indywidualnych cech antropometrycznych pracownika powinna być zastosowana oddzielna podstawa monitora lub regulowany stół.

Osobnym elementem wyposażenia stanowiska pracy jest klawiatura. Powinna mieć ona matową powierzchnię, znaki na niej muszą być kontrastowe i czytelne. Należy wybrać taką klawiaturę, która umożliwia pracownikowi przyjęcie pozycji niepowodującej zmęczenia mięśni kończyn górnych, w szczególności zaś powinna posiadać:

• możliwość regulacji kąta nachylenia w zakresie 0°÷15°,
• odpowiednią wysokość – przy spełnieniu warunku, aby wysokość środkowego rzędu klawiszy z literami A, S..., licząc od płaszczyzny stołu, nie przekraczała 30 mm dla przynajmniej jednej pozycji pochylenia klawiatury.

Wyposażając stanowisko pracy, należy dobrać stół, którego konstrukcja umożliwia dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora i klawiatury. Powinien on odznaczać się szerokością i głębokością zapewniającą:

• wystarczającą powierzchnię do łatwego posługiwania się elementami wyposażenia stanowiska i wykonywania czynności związanych z rodzajem pracy,
• ustawienie klawiatury z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu,
• ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, czyli w zasięgu jego ramion, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Wysokość stołu w połączeniu z siedziskiem krzesła powinna zapewniać:

• naturalne położenie rąk przy obsłudze klawiatury, z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
• odpowiedni kąt obserwacji ekranu monitora w zakresie 20°÷50° w dół (licząc od linii poziomej na wysokości oczu pracownika do linii poprowadzonej od jego oczu do środka ekranu), przy czym górna krawędź ekranu monitora nie może znajdować się powyżej oczu pracownika,
• odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu.

Ochronie oczu pracownika ma służyć matowa, najlepiej jasna powierzchnia blatu stołu.

Bardzo istotną częścią wyposażenia jest odpowiednie krzesło. Należy podkreślić, że bezwzględnie nie może to być tradycyjny, nieregulowany mebel. Krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:

• wystarczającą stabilność, osiągniętą przez wyposażenie go w podstawę co najmniej 5-podporową z kółkami jezdnymi,
• wymiary oparcia i siedziska zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
• regulację wysokości siedziska w zakresie 400÷500 mm, licząc od podłogi,
• regulację wysokości oparcia, a także jego pochylenia w zakresie 5° do przodu i 30° do tyłu,
• wyprofilowanie płyty siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i odcinka udowego kończyn dolnych,
• możliwość obrotu wokół osi o 360°,
• podłokietniki.

Ponadto w załączniku do rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wskazano, że mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz usytuowane w ten sposób, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.

Dodatkowo na życzenie pracownika bądź nawet bez takiego życzenia, jeżeli wysokość krzesła uniemożliwia pracownikowi płaskie, wypoczynkowe ustawienie stóp na podłodze, pracodawca ma obowiązek wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek. Powinien on posiadać kąt pochylenia 0°÷15° i wysokość dostosowaną do potrzeb danego pracownika. Jego powierzchnia nie może być śliska, nie powinien także przesuwać się podczas używania po podłodze.

Stanowisko pracy należy także wyposażyć w uchwyt na dokumenty posiadający regulację wysokości, pochylenia i odległości od pracownika. Co prawda w rozporządzeniu w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe zaznaczono, że wymóg taki istnieje tylko, jeżeli przy pracy występuje konieczność korzystania z dokumentów, jednak odnosząc to do realiów pracy, prawie na każdym stanowisku występuje taka konieczność. Uchwyt można zamontować w sposób w miarę dowolny, jednak jego pozycja musi minimalizować uciążliwe ruchy głowy i oczu.

Praca przy monitorze powinna być wykonywana w taki sposób, by odległość oczu pracownika od ekranu wynosiła 400÷750 mm. Zwrócono także uwagę na oświetlenie stanowiska pracy, które musi zapewniać komfort pracy, w szczególności:

• poziom natężenia oświetlenia powinien spełniać wymagania określone w Polskich Normach,
• należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od ekranu monitora, zwłaszcza przez zastosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie żaluzji lub zasłon w oknach.

5.3. Okulary dla pracownika pracującego przy komputerze

Pracodawca powinien zapewnić okulary korygujące wzrok pracownikom pracującym przy monitorach ekranowych. Obowiązek refundacji powstaje wtedy, gdy wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania przez pracownika okularów podczas pracy przy monitorze. Sam fakt, że pracownik posiada wadę wzroku, nie uprawnia go jednak do refundacji zakupu okularów.

Obowiązek zapewnienia okularów korekcyjnych dotyczy tylko pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Obowiązek refundacji zakupu okularów nie dotyczy pracy przy wszystkich rodzajach urządzeń posiadających monitor ekranowy. Pracodawca nie finansuje kosztu zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników wykonujących swoje zadania:

• w kabinach kierowców oraz w kabinach sterowniczych maszyn i pojazdów,
• z użyciem systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• z użyciem systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• z użyciem systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy,
• z użyciem kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
• z użyciem maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Niekiedy pojawiają się wątpliwości, czy okulary korekcyjne można refundować pracownikom korzystającym wyłącznie z komputera przenośnego (laptopa). W tym zakresie wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy, który uznał, że również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 r. w sprawie finansowania przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach).

Zwykle pracownik używa tych samych okularów na co dzień i do pracy przy komputerze. Zdarza się jednak, że pracownikowi potrzebne są inne okulary do czytania czy zwykłego funkcjonowania, a inne do pracy przy komputerze. W takich sytuacjach refundacja obejmuje wyłącznie okulary do pracy przy komputerze.

Dokonanie refundacji jest obowiązkiem pracodawcy również wtedy, gdy pracownik w codziennych sytuacjach nie korzysta z okularów.

W przepisach nie określono, jakiego konkretnie typu szkła i okulary należy zapewnić pracownikowi. Tymczasem występują duże różnice cenowe między różnymi modelami opraw. Znacznie może różnić się także wartość szkieł, np. droższe są na ogół lekkie szkła wykonane z tworzyw sztucznych. Powoduje to wątpliwości co do konkretnej wartości refundacji dokonywanej przez pracodawcę. Należy jednak przyjąć, że pracodawca powinien zapewnić szkła i oprawy w standardzie podstawowym.

Często w regulaminach pracy określa się wartość partycypacji pracodawcy w koszcie zakupu oprawy lub całych okularów. Jest to rozwiązanie dopuszczalne przy zastrzeżeniu, że gdyby w konkretnym przypadku koszt zakupu szkieł i oprawy w standardzie podstawowym przekraczał wartość podaną w regulaminie, należy dokonać refundacji na odpowiednio zwiększonym poziomie.

Nie ma przepisów określających częstotliwość zakupu kolejnych szkieł i opraw. W związku z tym praktykuje się dookreślenie tej kwestii w regulaminie pracy (np. przez wprowadzenie 2- lub 3-letniej częstotliwości). Jest to możliwe i racjonalne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że poszczególni pracownicy mogą odmiennie oceniać stopień zużycia okularów skutkujący koniecznością ich wymiany. Gdyby jednak konieczność wymiany okularów była spowodowana pogorszeniem lub poprawą stanu wzroku pracownika, pracodawca nie może odmówić refundacji, powołując się na fakt, że wskazany w regulaminie okres jeszcze nie upłynął. Ponieważ zaświadczenie lekarskie o konieczności używania okularów jest wystawiane w ramach opieki profilaktycznej, będzie ono związane z badaniami wstępnymi, okresowymi lub kontrolnymi przeprowadzanymi w terminach zgodnych z przepisami w tym zakresie. Jednak w sytuacji, gdy pracownik jeszcze przed upływem terminu ważności badania zgłosi pracodawcy pogorszenie stanu wzroku, należy pracownika skierować na badania mimo aktualności posiadanego przez pracownika orzeczenia. 

5.4. Refundacja szkieł kontaktowych

W polskim prawie nie wprowadzono wymogu zwrotu pracownikowi kosztu szkieł (soczewek) kontaktowych. Nie jest jednak wykluczona refundacja przez pracodawcę zakupu szkieł kontaktowych na zasadach dobrowolności, przy czym co do zasady będzie to oznaczało brak możliwości stosowania zwolnień składkowo-podatkowych. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy świadczenie w postaci zapewnienia szkieł kontaktowych jest zwolnione z podatku, jeśli lekarz zaleci, aby pracownik zamiast tradycyjnych okularów korzystał ze szkieł kontaktowych, co wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 16 marca 2011 r., DD3/033/30/CRS/11/95.

Przyjmuje się, że refundacja zakupu soczewek kontaktowych jest możliwa w przypadku, gdy lekarz specjalista, na podstawie wyników badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów korekcyjnych. Takie zalecenie powinno zostać wydane, w przypadku gdy skorygowanie wady wzroku pracownika nie jest możliwe za pomocą okularów, w szczególności:

• gdy różnica wady wzroku pomiędzy jednym okiem a drugim jest większa niż 4 dioptrie (wada w jednym oku jest duża, a w drugim mała lub jej wcale nie ma),
• przy dużym astygmatyzmie wzroku.

W opisanych powyżej warunkach soczewki kontaktowe spełniają ten sam cel co okulary korekcyjne i na pracodawcy ciąży obowiązek ich zapewnienia.

Tak samo jak w przypadku okularów korygujących wzrok, kwestie związane z refundacją soczewek kontaktowych powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy.

6. Zapewnienie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, a także odzież i obuwie robocze (art. 237⁶ i art. 237⁷ k.p.). Obowiązek ten nie ma jednak powszechnego charakteru – nie każdy rodzaj pracy czy też stanowisko pracy wymaga zapewnienia tego rodzaju wyposażenia.

Środki ochrony indywidualnej mają zabezpieczać pracownika przed działaniem niebezpiecznych czynników występujących w środowisku pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest nieodpłatne dostarczenie pracownikowi tych środków oraz poinformowanie pracownika o sposobach posługiwania się nimi. Informacja ta musi być zindywidualizowana.

Środkami ochrony indywidualnej są wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu. Do środków ochrony indywidualnej nie zalicza się:

• zwykłej odzieży roboczej i mundurów, które nie są specjalnie przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracownika,
• środków ochrony indywidualnej używanych przez wojsko, policję i inne służby utrzymania porządku publicznego,
• wyposażenia stosowanego przez służby pierwszej pomocy i ratownicze,
• środków ochrony indywidualnej stosowanych na podstawie przepisów Prawa o ruchu drogowym,
• wyposażenia sportowego,
• środków służących do samoobrony lub do odstraszania,
• przenośnych urządzeń do wykrywania oraz sygnalizowania zagrożeń i naruszania porządku publicznego

– § 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie bhp.

6.1. Wydawanie odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Środki ochrony indywidualnej służą zabezpieczeniu przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Przykładowo wiele prac fizycznych wykonywanych w zakładzie pracy wymaga używania środków zabezpieczających.

Pracownicy, którzy otrzymują środki ochrony indywidualnej, powinni zostać poinformowani o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Odzież i obuwie robocze pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikowi w sytuacji, gdy:

• odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu ubrudzeniu w procesie wykonywania pracy,
• jest to konieczne ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bhp (art. 2377 § 2 k.p.). Nie może to dotyczyć jednak stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Pracodawca, który chce wprowadzić w zakładzie pracy stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia roboczego, może uczynić to w dwojaki sposób.

Pierwszym ze sposobów jest stworzenie tabeli (tabel) stanowiącej osobny załącznik do regulaminu pracy. W tabeli tej należy wskazać konkretne stanowiska pracy, na których mogłaby być używana odzież własna pracowników. W takim przypadku najlepiej utworzyć trzy tabele odnoszące się do:

• odzieży i obuwia roboczego,
• stanowisk pracy, na których użytkowane mogą być: własna odzież i obuwie pracowników,
• stanowisk, na których stosowane są środki ochrony indywidualnej.

Bardziej praktyczne jest jednak stworzenie rozwiązania kompleksowego, tj. posłużenie się opracowaną tabelą, zawierającą wykaz stanowisk pracy, na których stosowane są środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, z jednoczesnym wymienieniem stanowisk, na których dopuszczalne jest stosowanie własnej odzieży i obuwia roboczego.

Ustalenie rodzaju środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie jest niezbędne na danych stanowiskach pracy, należy do zadań pracodawcy (art. 2378 k.p.) Pracodawca powinien również wskazać przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Przepisy nie narzucają przy tym czasu użytkowania poszczególnych części ubrania roboczego. Czas ten ustalony jest przez pracodawcę po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Wzór 5. Wykaz stanowisk pracy, na których stosowane są środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze

Przykładowy wykaz stanowisk pracy, na których stosowane są: odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony osobistej, wraz z przykładowymi okresami ich używalności, przedstawia tabela 4.

Tabela 4. Przykładowy przydział odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony osobistej

Nie należy ustalać okresu używalności środków ochrony indywidualnej (kask ochronny, rękawice, okulary, półmaski ochronne itd.). Środki te zawsze są wydawane pracownikom „do zużycia”, które może nastąpić zarówno w dniu wydania takiego środka, jak i po kilku latach.

Środki ochrony indywidualnej powinny być stosowane w sytuacjach, kiedy nie można uniknąć zagrożeń lub nie można ich wystarczająco ograniczyć za pomocą środków ochrony zbiorowej lub odpowiedniej organizacji pracy. Dostarczane pracownikom do stosowania środki ochrony indywidualnej powinny:

• być odpowiednie do istniejącego zagrożenia i nie powodować same z siebie zwiększonego zagrożenia,
• uwzględniać warunki istniejące w danym miejscu pracy,
• uwzględniać wymagania ergonomii oraz stan zdrowia pracownika,
• być odpowiednio dopasowane do użytkownika po wykonaniu niezbędnych regulacji.

W przypadku występowania więcej niż jednego zagrożenia i konieczności jednoczesnego stosowania kilku środków ochrony indywidualnej – środki te powinny dać się dopasować względem siebie bez zmniejszenia ich właściwości ochronnych.

W zależności od stopnia zagrożenia, częstości narażenia na zagrożenie, cech stanowiska pracy każdego pracownika i skuteczności działania środków ochrony indywidualnej – pracodawca powinien określić warunki stosowania środków ochrony indywidualnej, a w szczególności czas i przypadki, w których powinny być używane.

Środki ochrony indywidualnej powinny być przeznaczone do osobistego użytku. W wyjątkowych przypadkach środek ochrony indywidualnej może być używany przez więcej niż jedną osobę, jeśli zastosowano działania wykluczające niepożądany wpływ takiego użytkowania na zdrowie lub higienę użytkowników. Środki ochrony indywidualnej powinny być stosowane zgodnie ze swoim przeznaczeniem, z wyłączeniem szczególnych i wyjątkowych sytuacji – zgodnie z instrukcją przekazaną przez pracodawcę. Instrukcja ta powinna być zrozumiała dla pracowników oraz powinna określać sposoby używania środków ochrony indywidualnej, ich kontroli i konserwacji.

W razie potrzeby – w celu zapewnienia właściwego używania środków ochrony indywidualnej – pracodawca powinien zorganizować pokazy używania tych środków.

6.2. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Pracodawca, zapewniając pracownikom odzież roboczą, jest zobowiązany zapewnić również jej pranie. Jeżeli jednak pracodawca nie ma takiej możliwości, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez zatrudnioną osobę kosztów związanych z praniem tej odzieży. Chodzi w tym przypadku nie tyle o obiektywny brak jakiejkolwiek możliwości zapewnienia prania odzieży, ile o same utrudnienia organizacyjne, związane z wykonywaniem tych czynności. Zdecydowana większość pracodawców ma możliwość zapewnienia prania – nie tylko w razie posiadania w zakładzie pracy pralni, ale również zlecając wykonywanie tych usług podmiotowi zewnętrznemu. Ważne przy tym jest to, że nie można powierzyć pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które uległy skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają wysokości tego ekwiwalentu – wskazuje się jedynie, że jego wartość powinna odpowiadać wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Dobrym rozwiązaniem jest określenie sposobu ustalania ekwiwalentu w przepisach wewnętrznych. Rozstrzygnięcia wewnątrzzakładowe powinny opierać się w tym zakresie na podziale poszczególnych elementów odzieży roboczej, z uwzględnieniem stopnia ich zabrudzenia w związku ze zwykłym wykonywaniem danej pracy. Przykładowo można wskazać w regulaminie, że ekwiwalent będzie wypłacany w wysokości wynikającej bezpośrednio z rachunku przedstawionego przez pracownika – w przypadku korzystania przez niego z pralni chemicznej.

7. Profilaktyczne posiłki i napoje

Szczegółowo kwestię wydawania pracownikom posiłków i napojów omawia rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

Stanowisko pracy, na którym zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, zasady ich wydawania, jak również warunki uzasadniające zastępcze sposoby wydawania posiłków, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników, w przypadku gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (§ 5 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

Posiłki i napoje regeneracyjne wydawane są w dniach wykonywania pracy, która uzasadnia ich wydawanie (a więc obowiązek ten nie dotyczy każdej pracy i nie w każdych warunkach). Pracodawca ma także obowiązek zapewnić posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych. Nie można zastępować posiłków i napojów ekwiwalentem pieniężnym (§ 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów).

Posiłki są zapewniane w formie jednego dania gorącego pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, który powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, który powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,
• związane z wysiłkiem fizycznym, który powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, czyli od 1 listopada do 31 marca (bez względu na panującą temperaturę),
• pod ziemią (wszystkie prace).

Posiłki powinny zawierać około 50–55% węglowodanów, 30–35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal (niezależnie od tego, czy przysługuje kobiecie czy mężczyźnie). Profilaktyczne posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, najlepiej po 3–4 godzinach jej wykonywania.

Nie ma obowiązku przyznawania pracownikom dodatkowej przerwy na spożycie tego posiłku (pracodawca może jednak z własnej woli taką ustanowić). Każda z osób pracujących danego dnia co najmniej 6 godzin ma prawo do 15-minutowej przerwy, która powinna wystarczyć na spożycie posiłku. Jeżeli jednak czas pracy w danym dniu (albo danej osoby) jest krótszy, przerwa ta nie przysługuje. Należy uznać, że w takim przypadku pracodawca zobowiązany do wydawania posiłków regeneracyjnych ze względu na uciążliwość pracy powinien zapewnić tym osobom możliwość spożycia tego posiłku w czasie pracy (czyli ustanowić dodatkową przerwę).

Pracodawca może zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego. Może tego dokonać w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub:

• bonów, 
• talonów, 
• kuponów, 
• innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku,

jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie. Tak przekazane świadczenie jest zwolnione z podatku.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje (których rodzaj i temperatura muszą być dostosowane do aktualnie panujących warunków pracy) pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C; w tym wypadku napoje muszą być wzbogacone w sole mineralne i witaminy,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
• przy pracach na przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, który powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Napoje powinny być dostępne cały czas, w ilości zaspokajającej indywidualne potrzeby pracowników.

Należy zwrócić uwagę na to, że napoje nie zostały przyznane tylko w przypadku ciężkich prac fizycznych, prac na wolnym powietrzu itp. W wielu przypadkach napoje chłodzące będą musiały zostać zapewnione wszystkim pracownikom zakładu w niektórych okresach sezonu letniego. Niezależnie od tego, jaką pracę pracownik wykonuje, muszą mu zostać udostępnione nieodpłatnie napoje chłodzące, gdy temperatura w pomieszczeniach pracy przekracza 28°C. Nie są to sytuacje będące wyjątkiem w okresie letnim. Ciągle powszechny brak klimatyzacji powoduje, że w czasie największych upałów pracodawca musi pamiętać o obowiązku wydawania napojów chłodzących.

Osoby wykonujące pracę na otwartej przestrzeni (może to być np. sprzątaczka, konserwator) muszą mieć zapewnione napoje gorące przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub chłodzące, gdy temperatura wynosi powyżej 25°C. Rodzaj wydawanych napojów (np. woda, soki, kompot, zimna lub gorąca herbata) oraz sposób ich podawania zależą od decyzji pracodawcy i powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników.

8. Wymagania bhp dla pomieszczeń

Pomieszczenia pracy powinny spełniać określone prawem wymogi. Aby praca mogła być wykonywana bezpiecznie, należy przede wszystkim zapewnić pracownikom odpowiednio wiele tzw. wolnej powierzchni stanowiska pracy. Jej wymiary powinny zapewnić pracownikom pełną swobodę ruchu, wystarczającą do wykonywania powierzonej pracy bezpiecznie i efektywnie.

8.1. Wymiary pomieszczeń

Na każdego pracownika powinno przypadać co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi oraz co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia (§ 19 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bhp). Są to, oczywiście, wielkości minimalne, w związku z tym, jeżeli pracodawca ma taką możliwość, może zapewnić większe pomieszczenia pracy.

Dopuszczalna wysokość pomieszczenia pracy zmienia się w zależności od rodzaju pracy. Jeżeli mówimy o stałej pracy (łączny czas przebywania danego pracownika na stanowisku pracy przekracza 4 godziny w ciągu doby), wysokość pomieszczenia jest zróżnicowana ze względu na możliwe występowanie czynników szkodliwych dla zdrowia.

Wysokość pomieszczeń stałej pracy, w których nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, nie może być mniejsza niż:

• 3 m – jeżeli nie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia;
• 2,5 m:

– jeżeli przebywa w nich nie więcej niż 4 pracowników i na każdego z nich przypada co najmniej 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia,

– w pomieszczeniu usługowym lub produkcyjnym drobnej wytwórczości mieszczącym się w budynku mieszkalnym, jeżeli przy wykonywanych pracach nie występują pyły lub substancje szkodliwe dla zdrowia, hałas nie przekracza dopuszczalnych wartości poziomu dźwięku w budynkach mieszkalnych, a na każdego pracownika przypada co najmniej 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia;

• 2,2 m – w dyżurkach, portierniach, kantorach, kioskach ulicznych oraz kioskach usytuowanych w halach dworcowych, fabrycznych, wystawowych i handlowych, a także w pomieszczeniach usytuowanych na antresolach otwartych do większego pomieszczenia.

Wysokość pomieszczenia stałej pracy, w którym występują czynniki szkodliwe dla zdrowia, powinna być nie mniejsza niż 3,3 m (§ 20 rozporządzenia w sprawie bhp).

Minimalna wysokość pomieszczeń pracy może być obniżona w przypadku zastosowania klimatyzacji, jeżeli wyraził na to zgodę właściwy organ Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

8.2. Podłoga

Podłoga powinna być równa i nieśliska, niepyląca i odporna na ścieranie oraz nacisk, a także łatwa do utrzymania w czystości.

W pomieszczeniach, w których mogą wystąpić mieszaniny wybuchowe palnych par, pyłów lub gazów z powietrzem, powierzchnie podłóg powinny być wykonane z materiału niepowodującego iskrzenia mechanicznego lub wyładowań elektrostatycznych.

Jeżeli podłoga jest wykonana z materiału będącego dobrym przewodnikiem ciepła lub jeżeli przy wykonywaniu pracy występuje jej zamoczenie, w przejściach oraz w miejscach do stania i siedzenia powinny znajdować się podesty izolujące od zimna lub wilgoci albo powinny być stosowane inne środki izolujące.

Podesty powinny być stabilne, wytrzymałe na obciążenie użytkowe, zabezpieczające przed poślizgiem i potknięciem oraz łatwe do utrzymania w czystości (§ 16 rozporządzenia w sprawie bhp).

8.3. Oświetlenie

We wszystkich pomieszczeniach stałej pracy należy zapewnić oświetlenie dzienne (§ 25 rozporządzenia w sprawie bhp). Oświetlenie elektryczne należy natomiast zapewnić w tych miejscach, w których odbywa się praca w porze nocnej, lub jeżeli zastosowanie światła dziennego nie wystarcza do bezpiecznego wykonywania pracy. Należy pamiętać o tym, że połączenie ze sobą oświetlenia światłem sztucznym i naturalnym nie może wykazywać różnic natężenia, wywołujących olśnienie przy przejściu między tymi pomieszczeniami.

Są sytuacje i pomieszczenia, w których nie jest możliwe zapewnienie oświetlenia naturalnego. Wówczas pracodawca może za zgodą właściwego organu Państwowej Inspekcji Sanitarnej, po porozumieniu z właściwym okręgowym inspektorem pracy, zastosować wyłącznie oświetlenie sztuczne – elektryczne. Podstawowym warunkiem uzyskania takiej zgody jest fakt, aby praca mogła być prawidłowo i bezpiecznie wykonywana właśnie przy użyciu oświetlenia elektrycznego.

8.4. Dostęp do stanowiska pracy

Do każdego stanowiska pracy pracodawca musi zapewnić bezpieczne i wygodne dojście. Jego wysokość na całej długości nie powinna być mniejsza niż 2 m. W przypadkach uzasadnionych względami konstrukcyjnymi maszyn i innych urządzeń technicznych można zmniejszyć wysokość dojścia do 1,8 m przy jego odpowiednim zabezpieczeniu oraz oznakowaniu znakami bezpieczeństwa zgodnymi z Polskimi Normami.

Przejścia między maszynami a innymi urządzeniami lub ścianami, przeznaczone tylko do obsługi tych urządzeń, powinny mieć szerokość nie mniejszą niż 0,75 m. Jeżeli jednak w przejściach tych odbywa się ruch 2-kierunkowy, to szerokość ich powinna wynosić co najmniej 1 m (§ 47 rozporządzenia w sprawie bhp).

8.5. Ogrzewanie

Ogrzewanie jest to doprowadzanie ciepła do pomieszczeń w celu podwyższenia w nich temperatury powietrza stosownie do potrzeb.

W zależności od sposobu wytwarzania ciepła i dostarczania go do ogrzewanych pomieszczeń rozróżnia się:

• ogrzewanie indywidualne, w którym energia przetwarzana jest bezpośrednio na miejscu (np. grzejniki elektryczne),
• ogrzewanie centralne (dostarczenie ciepła do elementów grzejnych zlokalizowanych w docelowych pomieszczeniach za pomocą gorącej wody, służącej do ogrzewania budynków i pomieszczeń).

W pomieszczeniach pracy należy zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy (metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania) nie niższą niż 14°C (287 K), chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają. W pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, i w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może być niższa niż 18°C (291 K).

8.6. Wentylacja

Duży wpływ na bezpieczne i higieniczne warunki pracy ma temperatura w pomieszczeniach pracy. Powinny one być zabezpieczone przed niekontrolowaną emisją ciepła. W związku z tym pracodawca, organizując pomieszczenia pracy, musi pamiętać o zapewnieniu w nich wymiany powietrza (§ 32 rozporządzenia w sprawie bhp). Jedną z możliwości jest zastosowanie właściwie dobranej i sprawnej wentylacji lub klimatyzacji.

Istnieją 2 rodzaje wentylacji pomieszczeń pracy:

• naturalna,
• mechaniczna.

Wentylacja naturalna zależy w dużej mierze od warunków atmosferycznych panujących w danym dniu. Polega ona na wietrzeniu pomieszczeń dzięki różnicy temperatury, a więc i gęstości powietrza wewnątrz oraz na zewnątrz budynku, jak również dzięki działaniu wiatru. W tej metodzie wentylacji powietrze dostaje się do budynku przez nieszczelności w oknach i drzwiach lub przez specjalne nawiewniki, a wydostaje się przez kratki oraz kanały wentylacyjne.

W pomieszczeniach pracy można także zastosować wentylację mechaniczną. Na wymianę powietrza nie mają wtedy wpływu warunki atmosferyczne, a co za tym idzie, jest ona bardziej niezawodna. Wymuszony przepływ powietrza w tego rodzaju wentylacji uzyskuje się dzięki zastosowaniu wentylatora.

Optymalne prędkości ruchu powietrza wynoszą:

• w ciepłej porze roku – od 0,2 do 0,5 m/s,
• w zimnej porze roku – od 0,2 do 0,3 m/s.

Ruch powietrza w pomieszczeniu pracy można również wywołać poprzez wietrzenie pomieszczeń.

Podczas wietrzenia należy pamiętać, że:

• nie wolno dopuszczać do powstawania lokalnych przeciągów,
• okna należy wyposażyć w lufciki lub mechanizm do ich uchylania,
• świeże powietrze doprowadzane do stanowisk pracy przez system wentylacji powinno być zasysane z miejsc, w których powietrze nie jest zanieczyszczone,
• aby jednostronne wietrzenie pomieszczeń przyniosło pożądane skutki, głębokość pomieszczenia nie może być większa niż 8,5 m.

Stosowanie wentylacji mechanicznej i klimatyzacji niesie ze sobą jednak pewne zagrożenia. Ich złe używanie lub brak konserwacji i czyszczenia mogą powodować groźne dla zdrowia choroby. Mowa tu głównie o chorobotwórczych bakteriach legionella, które mogą powodować chorobę zakaźną legionellozę, występującą pod postacią zachorowań grypopodobnych, a czasami śmiertelnego zapalenia płuc. Zachorowanie następuje, gdy do układu oddechowego człowieka dostanie się aerozol wodno-powietrzny zawierający bakterie z rodzaju Legionella (zwłaszcza Legionella pneumophila). Ryzyko zachorowania dotyczy wszystkich, zwłaszcza ludzi z obniżoną odpornością, palaczy, diabetyków. W związku z tym pracodawca obok obowiązku zapewnienia odpowiedniego przepływu powietrza i temperatury w pomieszczeniach pracy musi również zwrócić szczególną uwagę na prawidłową eksploatację i konserwację instalacji wentylacyjnych oraz klimatyzacyjnych.

8.7. Wymagania bhp w pomieszczeniach higieniczno‑sanitarnych

Pomieszczenia higieniczno-sanitarne to: szatnie, umywalnie, pomieszczenia z natryskami, ustępy, jadalnie z wyjątkiem stołówek, pomieszczenia do wypoczynku, pomieszczenia do ogrzewania się pracowników oraz pomieszczenia do prania, odkażania, suszenia i odpylania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (§ 2 rozporządzenia w sprawie bhp).

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom pomieszczenia i urządzenia higieniczno-sanitarne, których rodzaj, ilość i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana. Wymagania dla pomieszczeń i urządzeń higieniczno-sanitarnych zostały określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie bhp.

9. Ochrona pracy kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią

Kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią (art. 176 § 1 k.p.).

W tym zakresie należy stosować rozporządzenie Rady Ministrów z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią. Jego przepisy dotyczą wyłącznie kobiet w ciąży i karmiących dziecko piersią. Oznacza to, że w zasadzie nie ma prac, których nie mogą wykonywać inne kobiety niż ciężarne i karmiące.

Rozporządzenie zawiera wykaz, który szczegółowo określa prace uciążliwe, niebezpieczne i szkodliwe dla zdrowia kobiet w ciąży i karmiących dziecko piersią. Wykaz ten obejmuje prace:

• związane z nadmiernym wysiłkiem fizycznym, w tym ręcznym transportem ciężarów,
• mogące mieć niekorzystny wpływ ze względu na sposób i warunki ich wykonywania, z uwzględnieniem rodzajów czynników występujących w środowisku pracy i poziomu ich występowania.

W wykazie wyodrębniono 8 grup prac. W ramach każdej z grup wskazane są rodzaje prac zabronionych kobietom ciężarnym i karmiącym. Ich określenie następuje poprzez podanie parametrów prac wzbronionych.

10. Regulamin pracy a bhp

Regulamin pracy jest istotnym elementem kształtowania i zabezpieczenia prawidłowego przebiegu procesu pracy. Ogólnie mówiąc określa on szczegółowo prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy w konkretnym zakładzie pracy. Prawa i obowiązki te nie mogą być dowolnie kształtowane. Muszą one wynikać z przepisów obowiązującego prawa oraz postanowień umów o pracę.

W regulaminie pracy powinny znaleźć się kwestie związane m.in. z obowiązkami pracodawcy dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, wymienione w art. 1041 k.p., jak też inne, które pracodawca uzna za istotne.

Wzór 6. Przykładowe zapisy regulaminu pracy dotyczące bhp i ochrony przeciwpożarowej (wersja podstawowa)

Wzór 7. Przykładowe zapisy regulaminu pracy dotyczące bhp i ochrony przeciwpożarowej (wersja rozszerzona)

11. Apteczki

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom sprawnie funkcjonującego systemu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz środków do udzielania pierwszej pomocy, w tym m.in. powinien zapewnić apteczki w poszczególnych wydziałach (oddziałach) zakładu pracy (§ 44 rozporządzenia w sprawie bhp).

Liczba, usytuowanie i wyposażenie punktów pierwszej pomocy i apteczek powinny być ustalone w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, z uwzględnieniem rodzajów i nasilenia występujących zagrożeń. Należy brać pod uwagę również liczbę osób korzystających z usług jednostki pomocy społecznej. Obsługa punktów i apteczek na każdej zmianie powinna być powierzana wyznaczonym pracownikom, przeszkolonym w udzielaniu pierwszej pomocy. W punktach pierwszej pomocy i przy apteczkach, w widocznych miejscach, powinny być wywieszone instrukcje o udzielaniu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz wykazy pracowników przeszkolonych w udzielaniu pierwszej pomocy.

12. Wypadki przy pracy

Za wypadek uważa się nagłe zdarzenie, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć. Należy pamiętać, że ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa wypadkowa) dotyczy zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców, którzy są objęci ubezpieczeniem wypadkowym.

12.1. Pierwsza pomoc

Pracodawca jest obowiązany do wyznaczenia pracowników do udzielania pierwszej pomocy, których liczba, ich szkolenie oraz wyposażenie powinny być dostosowane do rodzaju i poziomu występujących zagrożeń (art. 2091 k.p.).

Należy przyjąć, że liczba wyznaczonych pracowników powinna być związana m.in. z przyjętymi w zakładzie pracy rozkładami czasu pracy w taki sposób, aby – przynajmniej teoretycznie – osoba taka była „osiągalna” dla każdej zmiany roboczej. Trzeba również pamiętać np. o oddziałach zamiejscowych, które nie mogą zostać pozbawione pracownika przeszkolonego w tym zakresie. Dobrze zatem, aby większe grono pracowników było w praktyczny sposób przygotowane do udzielenia pierwszej pomocy przedmedycznej.

Zapoznanie się z regułami postępowania nie zastąpi wiedzy praktycznej zdobytej na odpowiednim kursie, ponieważ do wykonania wielu z przedstawionych czynności taka praktyczna wiedza jest niezbędna. Dlatego warto, aby pracodawcy dodatkowo położyli szczególny nacisk na kwestie szkoleń w zakresie pierwszej pomocy.

12.2. Przyczyny i definicje wypadków przy pracy

Wypadkiem przy pracy jest nagłe zdarzenie, wywołane przyczyną zewnętrzną, które spowodowało uraz lub śmierć pracownika (art. 3 ustawy wypadkowej).

Definicje pojęć wypadku śmiertelnego, ciężkiego i zbiorowego znajdują się w tabeli 6.

Tabela 5. Rodzaje wypadków przy pracy 

Aby można było uznać, że wypadek powstał przy pracy, zdarzenie takie musi mieć związek z pracą. Związek taki istnieje, jeśli do wypadku doszło:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych,
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy (nawet bez polecenia),
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Kryterium nagłości zdarzenia przesądza o tym, czy dany przypadek można zakwalifikować jako wypadek przy pracy czy jako chorobę zawodową.

Za ugruntowanym orzecznictwem sądowym można przyjąć, że zdarzenie jest nagłe wtedy, gdy trwa nie dłużej, niż wynosi czas jednej zmiany roboczej.

Na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:

• w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż wcześniej określone, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Aby uznać wypadek za związany z wykonywaniem pracy, musi mieć z nią związek czasowy, miejscowy lub funkcjonalny, a nie tylko związek przyczynowy. Wystarczy więc, że dane zdarzenie nastąpi podczas wykonywania pracy, niekoniecznie zaś w wyniku wykonywania określonej czynności pracowniczej.

12.3. Wypadek w trakcie delegacji

Aby wypadek w trakcie delegacji był wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy, musi wynikać z zachowania pracownika pozostającego w związku z odbywaną podróżą. Rozróżnienie między takimi zachowaniami a działaniami ściśle prywatnymi powinno opierać się na stwierdzeniu, czy dane zachowanie pracownika było konieczne, biorąc pod uwagę cel oraz warunki odbywanej podróży. Związek zachowania z podróżą pozostaje nie tylko wówczas, gdy w danym czasie pracownik wykonywał zleconą pracę, ale także podczas przemieszczania się czy wykonywania innych czynności wynikających z samego wyjazdu.

W uzasadnieniu wyroku z 23 września 1998 r. (II UKN 217/98, OSNP 1999/19/622) Sąd Najwyższy wskazał, że w czasie trwania podróży służbowej, a więc do momentu powrotu do miejscowości stałego miejsca pracy lub miejscowości zamieszkania, pracownik nie wraca z pracy do domu, tylko do miejsca zakwaterowania, wobec czego wszystkie jego zachowania po pracy pozostają nadal w związku ze stosunkiem pracy, z wyjątkiem zachowań niedających się pogodzić z celem podróży służbowej, to znaczy z potrzebą realizacji powierzonych mu zadań. Zaistniały w czasie trwania podróży służbowej wypadek nie jest wypadkiem w drodze z pracy, lecz wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy.

Warto także przywołać wyrok Sądu Najwyższego z 8 października 1999 r. (II UKN 545/98, OSNP 2001/1/21), w którym sąd uznał, że za podlegające ubezpieczeniowej ochronie w podróży służbowej należy uznać każde zachowanie pracownika instrumentalnie konieczne do wykonania zadania zleconego przez pracodawcę.

12.4. Działania podejmowane w razie wypadku przy pracy

Pracownik (lub osoba zatrudniona na innej podstawie), który uległ wypadkowi, powinien niezwłocznie powiadomić o tym fakcie pracodawcę (oczywiście wtedy, gdy jego stan zdrowia na to pozwala). Do podstawowych obowiązków każdego pracownika należy bowiem niezwłoczne powiadomienie przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego (art. 211 pkt 6 k.p.). Jednocześnie pracownik obowiązany jest również ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie. Zgłoszenie wypadku powinno wpłynąć do przełożonego osoby poszkodowanej. Brak powiadomienia o wypadku nie wpływa w żaden sposób na uznanie danego zdarzenia za wypadek przy pracy.

Tryb ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie wypadków przy pracy). Jak wynika z jego przepisów, w razie wypadku przy pracy pracodawca powinien:

• zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym,
• podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie,
• zabezpieczyć miejsce wypadku,
• zawiadomić właściwego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy,
• powołać zespół powypadkowy w celu ustalenia okoliczności i przyczyny wypadku.

Najlepiej, gdyby 2 pierwsze z powyższych czynności zostały wykonane równocześnie. Jeżeli nie ma takiej możliwości, kolejność powinna być uzależniona od konkretnej sytuacji.

Pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy).

Zabezpieczenie miejsca wypadku powinno skutkować wyłączeniem możliwości:

• dopuszczenia do miejsca wypadku osób niepowołanych,
• uruchamiania bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane,
• dokonywania zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.

Zgodę na uruchomienie maszyn i innych urządzeń technicznych lub dokonanie zmian w miejscu wypadku wyraża pracodawca w uzgodnieniu ze społecznym inspektorem pracy. Uprzednio należy przeprowadzić oględziny miejsca wypadku oraz sporządzić w miarę potrzeby szkic lub fotografię miejsca wypadku (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy).

Pracodawca ma obowiązek niezwłocznego zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym, który wywołał takie skutki, i mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy (art. 234 § 2 k.p.).

Przepisy nie określają zakresu informacji, jakie powinny znaleźć się w tym powiadomieniu. Należy uznać, że zawiadomienie powinno określać:

• nazwę i adres placówki, w której dana osoba jest (lub była) zatrudniona,
• miejsce wypadku,
• datę i godzinę wypadku,
• nazwisko i imię, wiek i stanowisko poszkodowanego (poszkodowanych),
• krótki opis okoliczności i przyczyn wypadku,
• imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego osoby zgłaszającej wypadek.

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy zawiadomienie prokuratora oraz okręgowego inspektora pracy będzie działaniem niewystarczającym. Należy bowiem pamiętać, że w procesach pracy stosowane są rozmaite urządzenia techniczne. Część takich urządzeń powinna być z racji potencjalnych zagrożeń związanych z eksploatacją objęta szczególną formą nadzoru realizowaną przez Urząd Dozoru Technicznego. Eksploatacja urządzeń technicznych może wiązać się ze zdarzeniami noszącymi cechy wypadku.

Eksploatujący urządzenie techniczne jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić organ właściwej jednostki dozoru technicznego o każdym niebezpiecznym uszkodzeniu urządzenia technicznego lub nieszczęśliwym wypadku związanym z jego eksploatacją.

12.5. Zespół powypadkowy – powołanie, skład, zadania

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, związanym z powzięciem informacji o wypadku, jakiemu uległ pracownik, jest powołanie zespołu powypadkowego w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku oraz ustalenia, czy wypadek pozostaje w związku z pracą. Obowiązujące przepisy nie dopuszczają sytuacji, w której pracodawca byłby zwolniony z wykonania tego obowiązku. Przesłanką takiego zwolnienia nie może być nawet oczywiste przyczynienie się pracownika do wypadku ani też oczywisty brak związku wypadku z pracą. W razie każdego wypadku przy pracy zespół powypadkowy musi zostać bezwzględnie przez pracodawcę powołany.

W skład zespołu wchodzi pracownik służby bhp oraz społeczny inspektor pracy. U pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia służby bhp, w skład zespołu powypadkowego (zamiast pracownika tej służby) wchodzi pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bhp, albo specjalista spoza zakładu pracy (§ 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy).

Jeżeli u pracodawcy nie działa społeczna inspekcja pracy, w skład zespołu, zamiast społecznego inspektora pracy, wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w tej dziedzinie.

W małych zakładach pracy, w których nie można utworzyć zespołu powypadkowego w składzie 2-osobowym, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w którego skład wchodzi pracodawca oraz specjalista spoza zakładu pracy. Nie ma więc możliwości, by zadania zespołu powypadkowego wykonywał tylko sam pracodawca.

Zespół powypadkowy musi przystąpić do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku niezwłocznie po otrzymaniu o nim wiadomości.

Zadania zespołu powypadkowego to:

• dokonanie szczegółowych oględzin miejsca wypadku,
• sporządzenie szkicu, dokumentacji fotograficznej miejsca wypadku,
• wysłuchanie relacji poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala,
• wysłuchanie relacji świadków wypadku,
• zasięgnięcie opinii lekarza udzielającego kwalifikowanej pomocy medycznej,
• zebranie innych dowodów,
• dokonanie kwalifikacji prawnej wypadku,
• sformułowanie wniosków i określenie środków profilaktycznych,
• sporządzenie dokumentacji powypadkowej (protokół powypadkowy)

– § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy.

Zespół powypadkowy jest zobowiązany wykorzystać materiały zebrane przez organy prowadzące śledztwo i dochodzenie (jeżeli zostaną mu one udostępnione).

Jeżeli wypadek miał rozmiary katastrofy albo spowodował zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego, zespół powypadkowy wykorzystuje ustalenia zespołu specjalistów, powołanego przez właściwego ministra, wojewodę lub organ sprawujący nadzór określony w art. 23714 k.p., do ustalenia przyczyn wypadku oraz wyjaśnienia problemów technicznych i technologicznych.

12.6. Protokół powypadkowy

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powypadkowy sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1071).

Stwierdzenie w protokole powypadkowym, że dany wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń z tytułu wypadku, wymaga szczegółowego uzasadnienia oraz wskazania dowodów uzasadniających to stwierdzenie.

Do protokołu powypadkowego dołącza się:

• wyjaśnienia poszkodowanego zebrane na piśmie,
• informacje uzyskane od świadków wypadku,
• inne dokumenty zebrane w czasie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności pisemną opinię lekarza lub innych specjalistów, szkice lub fotografie miejsca wypadku.

Wzór 8. Protokół wysłuchania poszkodowanego w postępowaniu powypadkowym (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Należy także dołączyć odrębne zdanie członka zespołu (jeśli takie zostało złożone), każdy z członków zespołu powypadkowego ma bowiem prawo do złożenia odrębnego zdania w sytuacji, gdy nie zgadza się z decyzją zespołu, oraz ewentualne uwagi i zastrzeżenia poszkodowanego. Zespół powypadkowy przed zatwierdzeniem protokołu jest zobowiązany zapoznać poszkodowanego z jego treścią (§ 11 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy).

Poszkodowany może zgłaszać uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, o czym należy go pouczyć. Takie też uprawnienia mają członkowie rodziny zmarłego pracownika (i muszą zostać o tym pouczeni), wskazani w art. 13 ustawy wypadkowej. Przepis ten wymienia członków rodziny ubezpieczonego, zmarłego na skutek wypadku, którzy mają uprawnienia do otrzymania jednorazowego odszkodowania. Są to:

• małżonek zmarłego (jednorazowe odszkodowanie nie przysługuje jednak małżonkowi w przypadku orzeczonej separacji),
• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, w tym również w ramach rodziny zastępczej, spełniające w dniu śmierci ubezpieczonego lub rencisty warunki uzyskania renty rodzinnej,
• rodzice, osoby przysposabiające, macocha oraz ojczym, jeżeli w dniu śmierci ubezpieczonego lub rencisty prowadzili z nim wspólne gospodarstwo domowe lub jeżeli ubezpieczony lub rencista bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania albo jeżeli ustalone zostało wyrokiem lub ugodą sądową prawo do alimentów z jego strony.

Protokół powypadkowy podlega zatwierdzeniu przez pracodawcę w ciągu 5 dni od jego sporządzenia (§ 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy).

Pracodawca zwraca niezatwierdzony protokół powypadkowy w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli do treści protokołu zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika albo jeżeli protokół ten nie odpowiada warunkom określonym w przepisach. W takiej sytuacji zespół powypadkowy, po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień, sporządza w terminie nie dłuższym niż 5 dni nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół niezatwierdzony przez pracodawcę.

Protokół powypadkowy należy sporządzić w kilku egzemplarzach z przeznaczeniem dla:

• pracownika,
• członków rodziny zmarłego pracownika,
• pracodawcy,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (jeśli poszkodowany wnioskuje o odszkodowanie),
• właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy.

Zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza poszkodowanemu pracownikowi, a w razie wypadku śmiertelnego – wspomnianym członkom rodziny.

Jeżeli wypadek był śmiertelny, ciężki lub zbiorowy, protokół powypadkowy pracodawca niezwłocznie doręcza właściwemu inspektorowi pracy.

W przypadku gdy protokół powypadkowy zawiera ustalenia naruszające uprawnienia pracownika albo nieprawidłowe wnioski profilaktyczne, może być zwrócony pracodawcy przez właściwego inspektora pracy, z uzasadnionym wnioskiem o ponowne ustalenie okoliczności i przyczyny wypadku. Pracodawca przekazuje w takim przypadku protokół zespołowi powypadkowemu, który w ciągu 5 dni powinien dokonać stosownych wyjaśnień i uzupełnień.

12.7. Rejestr wypadków

Pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych (§ 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wypadków przy pracy). Rejestr powinien zawierać:

• imię i nazwisko poszkodowanego,
• miejsce i datę wypadku,
• informację dotyczącą skutków wypadku dla poszkodowanego,
• datę sporządzenia protokołu powypadkowego,
• stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy,
• datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadków przy pracy,
• liczbę dni niezdolności do pracy,
• inne informacje niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

13. Konsultowanie z pracownikami działań związanych z bhp

Pracodawca jest zobowiązany do konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Jeżeli u pracodawcy została powołana komisja bhp, konsultacje mogą być prowadzone w ramach tej komisji.

Konsultacji podlegają wszystkie działania związane z bhp, a szczególnie te dotyczące:

• zmian w organizacji pracy (np. organizacji przerw w pracy ze względu na posiłki profilaktyczne) i wyposażenia stanowisk pracy (np. nowych maszyn i urządzeń, urządzeń zabezpieczających), wprowadzania nowych procesów technologicznych oraz substancji chemicznych i ich mieszanin, jeżeli mogą one stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników (np. wprowadzenie nowego produktu do wytwarzania, do którego będą wykorzystywane inne niż dotychczas substancje),
• oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac i sposobu informowania pracowników o tym ryzyku (metoda przeprowadzania oceny ryzyka i sposób informowania o ryzyku),
• tworzenia służby bhp lub powierzania wykonywania zadań tej służby innym osobom oraz wyznaczania pracowników do udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania działań z zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
• przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego (np. ustalania tabeli przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego),
• szkolenia pracowników w dziedzinie bhp (np. czasu organizacji szkolenia oraz programów szkoleń)

– art. 237^11a § 1 k.p.

Ustalenia mogą być prowadzone bezpośrednio z pracownikami lub z wybranymi przez pracowników przedstawicielami. Jeżeli u pracodawcy została powołana komisja bhp (pracodawca ma taki obowiązek, gdy zatrudnia ponad 250 pracowników) – konsultacje te mogą być prowadzone w ramach tej komisji.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzania konsultacji. Powinien np. dostarczyć na czas materiały informacyjne czy zapewnić odpowiednie warunki lokalowe.

Konsultacje powinny odbywać się w czasie pracy. Za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w konsultacjach pracownicy lub ich przedstawiciele zachowują prawo do wynagrodzenia. Pracownicy lub ich przedstawiciele, w tym członkowie komisji bhp, nie mogą ponosić jakichkolwiek niekorzystnych dla nich konsekwencji z tytułu działalności konsultacyjnej (art. 237¹³ k.p.).

14. Konsekwencje niewypełnienia obowiązków z zakresu bhp

Niewypełnienie obowiązków z zakresu bhp może powodować dla pracodawcy konsekwencje w postaci odpowiedzialności wykroczeniowej, niekiedy również powstrzymania się pracownika od pracy. To drugie jednak dotyczy tylko skrajnych przypadków, w których nieprawidłowości prowadziłyby do poważnych zagrożeń życia lub zdrowia pracownika i innych osób.

14.1. Powstrzymanie się pracownika od pracy

Jeżeli warunki pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego (art. 210 § 1 k.p.). W razie gdy powstrzymanie się pracownika od wykonywania pracy nie usuwa zagrożenia, ma on prawo oddalić się z miejsca zagrożenia. Przepisy Kodeksu pracy narzucają w takim przypadku obowiązek niezwłocznego powiadomienia przełożonego.

Jeżeli pracodawca nie wypełnia swoich obowiązków i warunki pracy nie odpowiadają przepisom, a dalsze wykonywanie pracy stwarza realne zagrożenie, pracownik może powstrzymać się od pracy. Sytuacja taka może zostać uznana za ciężkie naruszenie przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika i skutkować rozwiązaniem przez zatrudnioną osobę stosunku pracy bez wypowiedzenia, z winy pracodawcy na podstawie art. 55 § 1¹ k.p.

Kodeks pracy daje pracownikowi bardzo szerokie podstawy do powstrzymania się od pracy w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę należytych warunków bhp. Podzielić je można na dwie grupy przesłanek:

• zewnętrzne (art. 210 § 1 k.p.) – gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bhp i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom,
• wewnętrzne (art. 210 § 4 k.p.) – gdy stan psychofizyczny pracownika nie zapewnia bezpiecznego wykonywania pracy i stwarza zagrożenie dla innych osób (wtedy pracownik po uprzednim zawiadomieniu przełożonego może powstrzymać się od wykonywania pracy wymagającej szczególnej sprawności psychofizycznej).

Powstrzymanie się od pracy i oddalenie się z miejsca pracy nie dotyczy pracownika, którego obowiązkiem pracowniczym jest ratowanie życia ludzkiego lub mienia (np. ratownicy).

Przepisy Kodeksu pracy narzucają pracownikowi obowiązek niezwłocznego powiadomienia przełożonego zarówno w przypadku powstrzymania się od wykonywania pracy, jak i oddalenia się pracownika z miejsca zagrożenia. Za czas powstrzymania się od wykonywania pracy lub oddalenia się z miejsca zagrożenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jednak prawo do wynagrodzenia zostaje zachowane wówczas, gdy pracownik spełni obowiązek niezwłocznego poinformowania przełożonego o zaistniałej sytuacji. Przy braku takiej informacji pracownik utraci prawo do wynagrodzenia za czas przerwy. Brak powiadomienia nie wpływa jednak na samą ocenę zasadności powstrzymania się od pracy. 

14.2. Odpowiedzialność za naruszenie zasad bhp

Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bhp albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bhp, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 283 § 1 k.p.).

Jak wskazał WSA w Szczecinie w wyroku z 12 sierpnia 2010 r. (II SA/Sz 542/10): 

WSA  (...) wymóg posiadania aktualnych badań lekarskich przez pracownika obciąża pracodawcę, który zgodnie z art. 229 § 4 k.p., nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca jest bowiem odpowiedzialny za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, zaś w przypadku nieprzestrzegania przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy to pracodawca, a nie pracownik, podlega karze (art. 283 § 1 k.p.) (...).

Poważne naruszenia w zakresie bhp zostały także obłożone odpowiedzialnością na podstawie Kodeksu karnego (dalej: k.k.). Kto, będąc odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy, nie dopełnia wynikającego stąd obowiązku i przez to naraża pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Nie podlega karze sprawca, który dobrowolnie uchylił grożące niebezpieczeństwo (art. 220 k.k.).

W zakresie odpowiedzialności pracodawcy i pracowników odpowiedzialnych w zakresie bhp nie można także zapominać o kwestiach wewnętrznych, tzn. o odpowiedzialności dyscyplinarnej i porządkowej, jak również o prawach pracownika do natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 1¹ k.p.).

15. Kontrola w zakresie bhp

W trakcie kontroli przestrzegania w zakładzie pracy przepisów i zasad bhp, inspektorzy PIP mogą badać następujące zagadnienia:

1) badania lekarskie – w zakresie:

• czy zawarta została pisemna umowa z jednostką medycyny pracy, która ma sprawować kontrolę nad zdrowiem pracowników,
• czy wyniki badań znajdują się w aktach osobowych pracownika,
• czy pracownicy nie wykonują pracy bez ważnych orzeczeń lekarskich,
• czy nowo zatrudnieni pracownicy kierowani są na wstępne badania lekarskie,
• czy pracownicy nowo zatrudnieni są dopuszczani do pracy przed uzyskaniem orzeczenia lekarskiego,
• czy pracownicy kierowani są na badania okresowe,
• czy stanowisko pracy (rodzaj pracy) określone w orzeczeniu lekarskim pokrywa się z faktycznie zajmowanym przez pracownika stanowiskiem pracy (rodzajem wykonywanej pracy),
• czy pracownicy po nieobecności spowodowanej chorobą, która trwa dłużej niż 30 dni, kierowani są na badania kontrolne,
• czy pracodawca stosuje się do zaleceń lekarskich wskazanych w orzeczeniu,
• czy zaświadczenia lekarskie wydane są przez uprawnionego lekarza medycyny pracy – zgodnie z podpisaną umową,
• czy pracownicy, którzy otrzymali skierowanie na badania lekarskie, a badań tych nie wykonali, są dopuszczani do pracy, mimo upływu terminu ważności poprzedniego badania,
• czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac) wykonywanych przez pracownika,
• czy lekarz profilaktyk w orzeczeniu wpisał wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac), które były wskazane w skierowaniu,
• czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano czynniki szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia,
• czy osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych posiadają aktualne orzeczenia lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywanej przez nich pracy, jeżeli ze względu na rodzaj pracy lub warunki pracy istniało wskazanie przeprowadzenia tych badań;

2) szkolenia bhp – w zakresie:

• czy nowo zatrudnieni pracownicy przeszli szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do pracy,
• czy szkolenie wstępne jest adekwatne do zajmowanego stanowiska/rodzaju wykonywanej pracy,
• czy pracownicy zatrudnieni na kilku stanowiskach przeszli szkolenia wstępne na każdym z tych stanowisk,
• czy przeprowadzono szkolenie wstępne w przypadku zmiany stanowiska pracy (rodzaju wykonywanej pracy),
• czy pracownicy potwierdzili na piśmie fakt odbycia szkolenia wstępnego,
• czy pracownicy przeszli szkolenia okresowe,
• czy szkolenia okresowe są adekwatne do zajmowanych przez pracowników stanowisk (rodzaju wykonywanej pracy),
• czy pracodawca (osoby reprezentujące pracodawcę) odbył szkolenie bhp,
• czy czas szkolenia wliczono do czasu pracy;

3) ocena ryzyka zawodowego – w zakresie:

• czy pracodawca dokonał oceny ryzyka zawodowego i należycie je udokumentował,
• czy ocena ryzyka zawodowego jest okresowo aktualizowana,
• czy wszyscy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
• czy z oceną ryzyka zawodowego zapoznani zostali przedstawiciele ustawowi pracowników młodocianych,
• czy pracownicy są zapoznawani z okresowymi wynikami oceny ryzyka zawodowego,
• czy prowadzony jest rejestr wypadków przy pracy;

4) służba bhp – w zakresie:

• czy pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników utworzył służbę bhp,
• czy pracodawca zatrudniający mniej niż 100 pracowników zapewnił wykonywanie zadań służby bhp zgodnie z przepisami,
• czy osoby zatrudnione w służbie bhp lub wykonujące jej zadania mają odpowiednie kwalifikacje,
• czy pracodawca samodzielnie wykonujący zadania służby bhp odbył szkolenie niezbędne do wykonywania zadań tej służby.

W trakcie kontroli z zakresu bhp najczęściej ujawniane przez inspektorów pracy są następujące nieprawidłowości:

• brak pisemnej umowy z jednostką medycyny pracy,
• ponoszenie kosztów badań przez pracowników,
• posiadanie zaświadczeń lekarskich od lekarzy medycyny pracy, z którymi pracodawca nie ma podpisanej umowy,
• data orzeczenia lekarskiego jest późniejsza niż data rozpoczęcia pracy przez pracownika na danym stanowisku,
• pracownicy nie są kierowani na badania lekarskie w przypadku przenoszenia ich na inne stanowisko pracy (do pracy innego rodzaju),
• pomimo otrzymanego skierowania na badania lekarskie pracownicy nie wykonują badań i nadal dopuszczani są do pracy; pracodawca zaś nie egzekwuje tych badań od pracowników,
• na podstawie umowy o pracę pracownicy zatrudniani są na kilku stanowiskach pracy, a orzeczenie lekarskie wystawione jest tylko na jedno z tych stanowisk,
• od osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w formie samozatrudnienia, które wykonują pracę na terenie zakładu pracy należącego do pracodawcy, nie żąda się aktualnych badań lekarskich, jeżeli rodzaj pracy lub warunki jej wykonywania wymagają przeprowadzenia tych badań,
• po trwającej dłużej niż 30 dni chorobie pracodawca nie kieruje pracowników na badania kontrolne, a do akt osobowych wpinane są zaświadczenia wydane przez lekarza prowadzącego leczenie, a nie lekarza medycyny pracy,
• karty szkoleń wstępnych bhp oraz zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego przechowywane są przez komórki bhp, a nie w aktach osobowych,
• szkolenia wstępne przeprowadzane są już po dopuszczeniu pracownika do pracy,
• szkolenia nie są przeprowadzane terminowo, a tym samym dopuszczani do pracy są pracownicy nieposiadający aktualnych zaświadczeń,
• brak szkoleń w razie zmiany stanowiska pracy/rodzaju wykonywanej pracy,
• brak oceny ryzyka zawodowego,
• pracownicy nie są zapoznawani z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
• ocena ryzyka nie jest przeprowadzana na wszystkich stanowiskach pracy,
• nieuwzględnienie w przeprowadzonej ocenie wszystkich czynników występujących na danym stanowisku pracy,
• powierzenie zadań służby specjaliście ds. bhp spoza zakładu pracy przez pracodawców zatrudniających powyżej 100 pracowników,
• tworzenie służby bhp składającej się z mniejszej liczby pracowników niż wymagana przepisami prawa,
• powierzanie pracownikom zatrudnionym przy innej pracy zadań służby bhp, w przypadkach gdy stan zatrudnienia wskazuje już na obowiązek tworzenia takiej służby jako oddzielnej komórki organizacyjnej (lub jednoosobowego stanowiska pracy),
• brak odpowiednich kwalifikacji osób wykonujących zadania służby bhp lub zatrudnionych w tej służbie.

Inspektor wchodzący na teren podmiotu kontrolowanego już na samym wstępie zwróci uwagę na stan obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest bowiem zapewnienie, aby obiekty budowlane, pomieszczenia pracy czy teren oraz urządzenia z nimi związane były w należytym stanie w zakresie technicznego bezpieczeństwa pracy, umożliwiającego świadczenie pracy w sposób niezagrażający zdrowiu czy życiu.

Obowiązkiem pracodawcy jest wyposażenie pracowników w maszyny i narzędzia pracy. Nie mogą to być dowolne urządzenia, muszą one bowiem zapewniać należyty poziom bezpieczeństwa osobom świadczącym pracę przy ich użytkowaniu. Inspektor podczas kontroli przeanalizuje, czy maszyny i urządzenia należycie zabezpieczają pracowników przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym czy nadmiernym hałasem lub drganiami mechanicznymi. W sytuacji gdy maszyny, przy użyciu których pracownicy mają świadczyć pracę, nie spełniają tych wymagań – obowiązkiem pracodawcy będzie doposażenie ich w odpowiednie zabezpieczenia.

Do zagadnień, które z dużym prawdopodobieństwem będą mogły być skontrolowane przez inspektorów, należy ponadto zaliczyć m.in. kwestie wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, środki higieny osobistej, urządzenia higieniczno-sanitarne oraz zagadnienia związane z postępowaniem pracodawcy w przypadku wystąpienia wypadków przy pracy.

Kontrola inspektora pracy w pierwszej kolejności ma na celu dostarczenie informacji w zakresie wywiązywania się przez pracodawcę z jego obowiązków w kwestiach technicznego bezpieczeństwa pracy. Ustalenia dokonane przez inspektora zostaną następnie właściwie udokumentowane.

W praktyce stosowane są 2 formy dokumentowania czynności kontrolnych:

• notatka urzędowa,
• protokół z kontroli.

Stosowanie notatek urzędowych ma miejsce wówczas, gdy kontrola nie wykaże zupełnie żadnych nieprawidłowości – trudno jednak o taką sytuację w przypadku kontroli nastawionej na sferę bhp. Tym samym najczęstszą formą dokumentowania czynności kontrolnych jest protokół. 

Protokół podpisuje inspektor pracy prowadzący kontrolę oraz osoba lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany. Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Jeżeli inspektor pracy uwzględni wniesione zastrzeżenia do protokołu, wówczas dokona zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części dokumentacji. W sytuacji gdy zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione – wówczas kształt dokumentacji będzie ostatecznie na takim samym poziomie jak przed wniesieniem zastrzeżeń.

Treść protokołu kontroli stanowi uzasadnienie faktyczne do wydanych w następstwie kontroli środków prawnych. W przypadku problematyki dotyczącej bhp inspektorzy pracy stosują nakazy, które w praktyce są decyzjami administracyjnymi ze wszystkimi tego konsekwencjami.

16. Obowiązki bhp związane z pracą zdalną

Przepisy o pracy zdalnej zostaną wprowadzone do Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2023 r. Zgodnie z nową regulacją praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej normują zarówno zagadnienia proceduralne związane z wprowadzeniem pracy zdalnej, jak i szereg kwestii związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy zdalnej. 

16.1. Szczególne przesłanki wydania polecenia pracy zdalnej 

Zasadą jest, że uzgodnienia między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika mogą nastąpić albo przy zawieraniu umowy o pracę, albo w trakcie zatrudnienia. Należy jednak zauważyć, że w pewnych przypadkach podyktowanych względami bezpieczeństwa pracodawca ma możliwość jednostronnego wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej. Polecenie takie może być wydane: 

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub 
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Okresy stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, jak również stanu epidemii, nie wymagają szerszego komentarza – ponieważ są one ustawowo zdefiniowane. Nie ma jednak definicji okresu „niezapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu z powodu działania siły wyższej”. 

16.2. Badania profilaktyczne 

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzone do Kodeksu pracy nie odnoszą się w sposób bezpośredni do obowiązków pracodawcy związanych z kierowaniem pracowników zdalnych na badania profilaktyczne. Należy jednak przyjąć, że obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego pracownika, który będzie kierowany do pracy zdalnej, jest zapewnienie wstępnych badań lekarskich na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu pracy w trybie stacjonarnym. 

W praktyce może powstać problem – czy pracownik, który posiada aktualne badania lekarskie i który w trakcie zatrudnienia ma być przeniesiony po porozumieniu z pracodawcą do wykonywania pracy zdalnej, powinien zostać przed dopuszczeniem do wykonywania takiej pracy skierowany na badania profilaktyczne. 

Odnosząc się do tego zagadnienia, należy pamiętać, że skierowanie na badania profilaktyczne nie zawiera informacji dotyczącej miejsca pracy – odnosi się natomiast do stanowiska lub stanowisk pracy oraz podstawowych czynności wykonywanych, jak również warunków środowiska pracy. Tym samym można przyjąć, że w sytuacji gdy zmiana miejsca pracy nie będzie wiązała się ze zmianą zakresu obowiązków, w tym wyposażenia technicznego, to pracodawca nie będzie miał obowiązku kierowania pracownika na badania profilaktyczne przed dopuszczeniem do pracy zdalnej. Niezależnie od powyższego rekomendowane jest skonsultowanie tej kwestii z podstawową jednostką służby medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę.

16.3. Szkolenie bhp 

W przeciwieństwie do problematyki profilaktycznych badań lekarskich przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzają stosowne regulacje dotyczące zapewnienia szkoleń bhp. 

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na zasadę, zgodnie z którą w razie uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej między stronami umowy o pracę, szkolenie wstępne w dziedzinie bhp osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

Zasada powyższa dotyczy przypadku, kiedy uzgodnienie między stronami umowy o pracę wykonywania pracy zdalnej następuje przy zawieraniu umowy o pracę. Ponadto możliwość przeprowadzenia szkolenia osoby przyjmowanej do pracy w całości za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy w ramach pracy zdalnej przyjmowany jest pracownik na stanowisko administracyjno-biurowe.

Od kilku lat istnieje możliwość stosowania odstępstwa od zapewniania szkoleń okresowych. Zasadą jest, że szkolenie okresowe pracownika nie jest wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż III kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że z oceny ryzyka wynika, iż zapewnienie szkolenia jest konieczne. Powyższe zasady nie dotyczą jednak wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Tym samym w sytuacji, gdy pracownik do tej pory objęty zwolnieniem z obowiązku odbywania szkoleń okresowych będzie wykonywał pracę zdalną – ponownie zostaje objęty obowiązkowymi szkoleniami okresowymi.

16.4. Zapewnienie narzędzi, ich instalacja oraz serwisowanie 

Pracodawca jako organizator pracy ponoszący zarówno odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy, jak i ponoszący ryzyko prowadzonej działalności, powinien zapewnić pracownikom – niezależnie od rodzaju pracy oraz miejsca jej wykonywania, niezbędny sprzęt do realizacji umówionej pracy. W przypadku pracy zdalnej zasadą jest, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu taką pracę materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. 

Warto zauważyć, że przepisy nie wskazują w sposób bezpośredni, że zapewniony przez pracodawcę sprzęt oraz narzędzia do pracy powinny spełniać kryteria określone w rozdziale IV działu X Kodeksu pracy – taka regulacja pojawia się dopiero w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia narzędzi pracy, a pracownik zdalny ma wykonywać pracę z wykorzystaniem swojego sprzętu. Niezależnie od powyższego uproszczenia legislacyjnego należy przyjąć, że zarówno sprzęt prywatny pracownika zdalnego, na którym praca ma być wykonywana, jak i sprzęt zapewniony przez pracodawcę powinny spełniać kryteria umożliwiające bezpieczne wykonywanie pracy. 

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne: 

• spełniały wymogi gwarantujące bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy; 
•  uwzględniały zasady ergonomii. 

Niedopuszczalne jest wyposażanie stanowisk pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności. Powyższe regulacje mają zastosowanie odpowiednio do narzędzi pracy.

Obowiązki pracodawcy nie kończą się na zapewnieniu pracownikowi zdalnemu materiałów oraz narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca jest bowiem obowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu również instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z powyższymi czynnościami.

Problem w tym, że przepisy wprowadzające pracę zdalną nie definiują w szczególności pojęcia instalacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – a ma to kluczowe znaczenie w kontekście bezpieczeństwa pracy, w tym późniejszego potwierdzenia, że na stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne, higieniczne warunki pracy. 

16.5. Ocena warunków technicznych oraz lokalowych 

Z zapewnieniem właściwego poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej wiąże się kwestia oceny możliwości technicznych oraz lokalowych w miejscu, w którym praca zdalna ma być wykonywana. Tym samym stwierdzenie braku możliwości technicznych oraz lokalowych sprawia, że nie ma możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. Ponadto w szczególnych przypadkach uzasadniających jednostronne wydanie przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej brak warunków technicznych oraz lokalowych sprawia, że polecenie staje się bezprzedmiotowe i niemożliwe do realizacji. 

Ocena warunków technicznych oraz lokalowych nie jest uregulowana w przepisach dotyczących pracy zdalnej. Przepisy nie zawierają więc ani samej definicji takiej oceny, ani podstawowych kryteriów, jakimi należy się kierować w ramach jej przeprowadzania. Uwzględniając nakaz równego traktowania pracowników zdalnych, należy przyjąć, że pracownik zdalny potwierdzający posiadanie warunków technicznych oraz lokalowych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej ma prawo zwrócić się w tym zakresie o poradę przykładowo do zakładowych struktur bhp czy społecznego inspektora pracy.

W praktyce warunki techniczne oraz lokalowe mogą ulegać zmianie. Pracownik, który wykonywał pracę zdalną i który sam mieszkał w wynajętym pokoju, mógł mieć odpowiednie warunki techniczne oraz lokalowe. Jednak gdy w takim pomieszczeniu zamieszka także małżonka z dwójką dzieci, to sytuacja ulega zmianie w zakresie warunków lokalowych. 

Tak więc obowiązkiem pracownika zdalnego przed rozpoczęciem pracy zdalnej jest poinformowanie pracodawcy o posiadaniu warunków technicznych oraz lokalowych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej. Obowiązkiem pracownika jest również poinformowanie pracodawcy o zmianie warunków technicznych oraz lokalowych. 

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek pracownika w zakresie informowania pracodawcy o zmianie warunków technicznych oraz lokalowych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej należy zaliczyć do podstawowych obowiązków pracownika zdalnego. Jego nieprzestrzeganie może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. 

16.6. Rodzaje prac wyłączone z pracy zdalnej

Regulacje dotyczące pracy zdalnej zawierają katalog prac, których wykonywanie w ramach pracy zdalnej jest zabronione. Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Przepisy o pracy zdalnej nie definiują prac szczególnie niebezpiecznych – w tym zakresie należy odwołać się do regulacji zawartych w rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Z przywołanego aktu prawnego wynika, że przez prace szczególnie niebezpieczne rozumie się prace, o których mowa w rozporządzeniu, oraz prace określone jako szczególnie niebezpieczne w innych przepisach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy lub w instrukcjach eksploatacji urządzeń i instalacji, a także inne prace o zwiększonym zagrożeniu lub wykonywane w utrudnionych warunkach, uznane przez pracodawcę jako szczególnie niebezpieczne.

Zakaz wykonywania w ramach pracy zdalnej prac szczególnie niebezpiecznych wynika ze sposobu organizowania takich prac. Należy bowiem pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest określić szczegółowe wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy przy wykonywaniu prac szczególnie niebezpiecznych. Pracodawca zapewnia: 

• bezpośredni nadzór nad tymi pracami wyznaczonych w tym celu osób,
• odpowiednie środki zabezpieczające,
• instruktaż pracowników obejmujący w szczególności. 

Trudno w przypadku pracy zdalnej wykonywanej poza zakładem pracy, jak również wykonywanej samodzielnie, o zapewnienie bezpośredniego nadzoru nad wykonywanymi pracami, jak również o zapewnienie odpowiednich środków zabezpieczających. 

Kolejna praca, która nie może być powierzona w ramach pracy zdalnej, to praca, w wyniku której następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych. Wśród czynników fizycznych można przykładowo wyróżnić hałas oraz drgania mechaniczne. Trudno przyjąć, że w bloku wielorodzinnym istnieje możliwość powierzenia pracy zdalnej, której wykonywanie wiązałoby się z przekraczaniem norm hałasu – nie tylko wynikających z przepisów, ale również ponad przeciętną miarę wynikającą ze społeczno-gospodarczego przeznaczenia nieruchomości i stosunków miejscowych.

Praca zdalna nie może obejmować prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, jak również prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy. 

Ostatni rodzaj pracy wyłączony na podstawie Kodeksu pracy w zakresie możliwości wykonywania pracy zdalnej to prace powodujące intensywne brudzenie. Przepisy nie wskazują zarówno czym jest intensywne brudzenie – jak i czy intensywne brudzenie dotyczy wyłącznie pracownika (jego ubioru) czy może również całego stanowiska pracy, jak również całego pomieszczenia, w którym praca zdalna miałaby być zorganizowana. Ponieważ pojęcie intensywnego brudzenia nie jest zdefiniowane – czym innym może być intensywne brudzenie w przypadku pracy na stanowiskach robotniczych, a czym innym w przypadku prac na stanowisku administracyjno-biurowym. W gestii pracodawcy należy ustalenie, czy dana praca rzeczywiście powoduje intensywne brudzenie i tym samym czy nie nadaje się do wykonywania w ramach pracy zdalnej.

16.7. Obowiązkowa ocena ryzyka 

Przepisy Kodeksu pracy dające możliwość powierzania pracownikom pracy zdalnej nie zwalniają pracodawcy z obowiązku przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego. 

Ryzykiem zawodowym jest prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.

Definicja ryzyka zawodowego odwołuje się do pojęcia „środowisko pracy”. Są nim warunki środowiska materialnego, w którym występują określone czynniki fizyczne, chemiczne i biologiczne, w ramach którego realizowany jest proces pracy.

Obowiązki pracodawcy związane z oceną ryzyka zawodowego reguluje zarówno Kodeks pracy, jak i rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów bhp. Na podstawie Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

• przekazywania pracownikom informacji w zakresie zagrożeń dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy na poszczególnych stanowiskach pracy (w tym o zasadach postępowania w sytuacjach awaryjnych zagrażających zdrowiu i życiu, jak również o działaniach ochronnych i zapobiegawczych zmierzających do ograniczenia lub wyeliminowania zagrożeń),
• dokonania oceny ryzyka związanego z wykonywaną pracą, jak również stosowania niezbędnych środków profilaktycznych regulujących ryzyko,
• informowania pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, jak również o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• stosować środki zapobiegające chorobom zawodowym oraz innym związanym z wykonywaną pracą,
• konsultować z pracownikami lub ich przedstawicielami działania mające związek z bhp (szczególnie w zakresie oceny ryzyka zawodowego, jak również w kwestiach informowania pracowników o tym ryzyku).

Natomiast z przepisów rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp wynika zasada, zgodnie z którą pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i mieszanin chemicznych, materiałów zawierających czynniki biologiczne, rakotwórcze lub mutagenne oraz przy zmianie organizacji pracy. Podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac.

Z przepisów dotyczących pracy zdalnej w zakresie ocen ryzyka wynika, że przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Ocena ryzyka przeprowadzana na potrzeby pracy zdalnej jest podstawą do sporządzenia przez pracodawcę informacji, która powinna zawierać: 

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii; 
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; 
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej; 
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. 

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę:

• oceną ryzyka zawodowego,
• informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, 

oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Informacja opracowywana przez pracodawcę na potrzeby pracy zdalnej wynikająca z oceny ryzyka zawodowego stanowi rodzaj instrukcji bhp na stanowisku pracy. Podobnie jak każda instrukcja, zasady w niej zawarte powinny być opisane językiem prostym i zrozumiałem dla pracownika – bez odwoływania się do skomplikowanej terminologii z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. 

W braku szczegółowych wskazań można przyjąć, że informacje dotycząca zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych powinna odnosić się do wszelkich możliwych przypadków utrudniających lub uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej z powodu siły wyższej – tym przykładowo wystąpienia awarii sprzętu. Sytuacje awaryjne to również możliwy wypadek, którego nie można wykluczyć w przypadku wykonywania pracy zdalnej. Tym samym zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, w tym stwarzających zagrożenie dla zdrowia i życia ludzkiego, powinny określać w szczególności sposób realizacji obowiązku zawiadomienia o wypadku.

16.8. Oświadczenie w sprawie bezpiecznych warunków pracy 

Możliwość wykonywania pracy zdalnej uzależniona jest w szczególności od przedłożenia przez pracownika stosownych oświadczeń. Jedno z nich dotyczy wspomnianych wcześniej warunków technicznych oraz lokalowych, które umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej, drugie natomiast jest potwierdzeniem, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. 

Pierwsze oświadczenie jest punktem wyjścia do podjęcia przyszłych działań związanych z dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej – w zakresie wyposażenia stanowiska pracy, instalacji sprzętu, ustalenia procedur. 

Drugie oświadczenie potwierdzające, iż na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy, stanowi ostateczne udokumentowanie tego, że rzeczywiście w miejscu wykonywania pracy zdalnej warunki w zakresie bezpieczeństwa są zapewnione. 

Co ciekawe, oświadczenie w powyższym zakresie leży w gestii pracownika – i przepisy dotyczące pracy zdalnej w ogóle nie eksponują roli pracodawcy. Jak wiadomo pracownik, nawet właściwie przeszkolony w zakresie bhp, nie musi być ekspertem w zakresie problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy. Może zatem mieć trudności przy przeprowadzeniu kompleksowej oceny, czy rzeczywiście w miejscu wykonywania pracy zdalnej na stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne higieniczne warunki pracy. Przepisy przerzucają obowiązek dokonania oceny warunków pracy z pracodawcy – na pracownika. W powyższej sytuacji należy przyjąć, że pracownik zdalny ma prawo zwrócić się do zakładowych struktur bhp o wsparcie w sprawie dokonania oceny bezpiecznych warunków pracy. Trudno oczywiście wymagać, aby w każdym przypadku pracownik służby bhp wizytował mieszkania pracowników zdalnych – jednak nie powinien odmawiać tym pracownikom wsparcia w zakresie ostatecznego potwierdzenia bezpiecznych warunków pracy na stanowisku pracy zdalnej.

Oświadczenie pracownika przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej, które potwierdza, że na stanowisku pracy są zapewnione bezpieczne higieniczne warunki pracy, składane jest w formie papierowej lub elektronicznej.

16.9. Ergonomia w gestii pracownika 

Zasadą jest, że pracownik zdalny organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Powyższa regulacja może sprawiać problemy w zakresie jej prawidłowej interpretacji i tym samym rozłożenia ciężaru obowiązków zarówno w zakresie organizowania stanowiska, jak i ewentualnej odpowiedzialności z tytułu ich niedopełnienia. 

Jak już wspomniano, kwestie związane z ergonomią stanowiska pracy leżą w gestii pracownika zdalnego. Problem w tym, że przepis nakładający obowiązek na pracownika nie wskazuje, czym jest ergonomia. Pojęcie ergonomii nie tylko nie zostało zdefiniowane na gruncie przepisów pracy zdalnej, ale również w obrębie całego prawa pracy – w tym regulacji dotyczących bhp. 

Należy przyjąć, że ergonomia to nauka zmierzająca do optymalnego dostosowania narzędzi, maszyn, urządzeń, technologii, organizacji i materialnego środowiska pracy oraz przedmiotów powszechnego użytku do wymagań i potrzeb fizjologicznych, psychicznych i społecznych człowieka. Tym samym można przyjąć, że ergonomiczne urządzenie stanowiska pracy to takie, które będzie uwzględniało nie tylko przepisy bhp, ale pewne indywidualne cechy każdego pracownika w zakresie szeroko rozumianego komfortu pracy.

W przypadku gdy pracą zdalną będzie praca realizowana z wykorzystaniem monitora ekranowego, wówczas urządzając stanowisko pracy zgodnie z wymogami bhp oraz zasadami ergonomii, należy odwołać się do przepisów rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Przywołane rozporządzenie reguluje w szczególności minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe. Podstawową zasadą jest, że wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie mogą powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika.

Należy zauważyć, że obowiązkiem pracodawcy jest w szczególności zapewnienie instalacji niezbędnych sprzętów do wykonywania pracy zdalnej w miejscu, w którym będzie ona wykonywana. Tym samym można uznać, że instalacja sprzętu realizowana przez wyznaczone przez pracodawcę osoby powinna już na samym wstępie być przeprowadzona zgodnie z zasadami bhp oraz ergonomii – uwzględniając konkretny rodzaj stanowiska pracy. Uwzględniając powyższe, pracownik jak najbardziej ma prawo wymagać, aby instalacja sprzętu w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez przedstawicieli pracodawcy przebiegła zgodnie z zasadami bhp oraz ergonomii. 

16.10. Kontrola pracodawcy w zakresie bhp 

Praca wykonywana w warunkach pracy zdalnej opiera się na podstawie stosunku pracy i tym samym pracodawca ma możliwości kontrolne i nadzorcze nie tylko w zakresie bieżącego wykonywania obowiązków pracowniczych, ale również w obszarze technicznego bezpieczeństwa pracy. 

Kontrola powinna być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy. Tym samym nie będzie prawidłowym postępowaniem sytuacja, kiedy to pracodawca chciałby przeprowadzać wizytację w zakresie warunków bezpieczeństwa i higieny pracy przed albo po zakończeniu dniówki roboczej. Uwzględniając powyższe należy przyjąć, że czas kontroli przez pracodawcę, który wcale nie musi oznaczać czasu, w którym pracownik wykonuje swoje zwykłe czynności pracownicze, dla pracownika zalicza się do czasu pracy, ze wszystkimi tego konsekwencjami – w szczególności w zakresie prawa do wynagrodzenia.

Obowiązkiem pracodawcy jest dostosowanie sposobu przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz jej rodzaju. Kontrola nie może ponadto naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. 

Kontrola w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy nie jest celem samym w sobie – na jej podstawie pracodawca zobowiązany jest do podjęcia określonych działań w sytuacji, gdy zostaną stwierdzone uchybienia przepisów i zasad dotyczących bhp. Co ciekawe, zakres nieprawidłowości, jaki może zostać przez pracodawcę zakwestionowany, ograniczony jest do tego, co wynika z informacji opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego. Uwzględniając powyższe, wskazane jest, aby informacja opracowana na podstawie oceny ryzyka zawodowego w zakresie bezpiecznego wykonywania pracy, w tym organizowania stanowiska pracy, była maksymalnie precyzyjna i kompletna.

Stwierdzenie uchybień w przestrzeganiu zasad określonych w informacji opracowanej na podstawie oceny ryzyka zawodowego sprawia, że pracodawca powinien zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie. 

Przepisy nie przewidują szczegółowego sposobu dokumentowania czynności kontrolnych pracodawcy. Dla celów dowodowych warto jednak przygotować protokół z kontroli, podobnie dyspozycje pracodawcy w zakresie usunięcia nieprawidłowości lub cofnięcia zgody na wykonywanie pracy zdalnej powinny mieć formę pisemną. 

W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Czym jest dotychczasowe miejsce pracy – tego przepisy nie wyjaśniają. Można uznać, że chodzi o miejsce pracy na terenie zakładu pracy, wykorzystywane przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej. Co jednak w sytuacji, gdy pracownik od samego początku był zatrudniony w warunkach pracy zdalnej, kontrola wykazała nieprawidłowości? Jak w takim przypadku oceniać kwestię dotychczasowego miejsca pracy – którym od samego początku jest miejsce pracy zdalnej? Wydaje się, że w powyższej sytuacji obowiązkiem pracodawcy będzie zapewnienie możliwości wykonywania pracy na terenie zakładu w warunkach pełnego bezpieczeństwa pracy.

16.11. Możliwy wypadek – choć nie zawsze przy pracy 

Wykonywanie pracy zdalnej może wiązać się z wypadkiem. Jeżeli wypadek taki będzie zdarzeniem nagłym, wywołanym przyczyną zewnętrzną, powodującym uraz lub śmierć i będzie miał związek z pracą – wówczas będzie podstawa do kwalifikowania zdarzenia w kategoriach wypadku przy pracy. 

Jednak zanim wypadek zostanie uznany za wypadek przy pracy, należy o nim poinformować pracodawcę, który powinien powołać zespół powypadkowy. Zespół ten będzie przeprowadzał postępowanie wyjaśniające, zmierzające do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku – na potrzeby ostatecznej prawnej kwalifikacji zdarzenia. 

Wypadek przy pracy zdalnej nie jest prywatną sprawą pracownika zdalnego. Tym samym wszelkie ustalenia między pracodawcą a pracownikiem zdalnym wyłączające obowiązek zawiadomienia o wypadku należy uznać za bezprzedmiotowe i nieobowiązujące. 

Przepisy o pracy zdalnej w stosunku do regulacji zawartej w rozporządzeniu w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy zawierają szczególne zasady obowiązujące w ramach dochodzenia powypadkowego. Zasadą jest, że oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika (w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu) i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

17. Podsumowanie

1. Zakres działania służby bhp obejmuje przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bhp w zakładzie pracy.

2. Pracodawca zatrudniający ponad 100 pracowników tworzy służbę bhp, a pracodawca zatrudniający do 100 pracowników powierza wykonywanie zadań takiej służby pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

3. Pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.

4. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, z którego wynika brak przeciwwskazań do zatrudnienia na danym stanowisku pracy.

5. Pracodawca zapewnia przeszkolenie pracownika w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

6. Pracodawca może zapewnić pracownikowi posiłek przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów, innych dowodów uprawniających do otrzymania takich produktów lub posiłku.

7. Kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią.

8. Pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych.

9. Nie można dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli pracownik nie potwierdzi, że posiada warunki techniczne oraz lokalowe umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej.

10. Praca zdalna nie obejmuje prac, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych.

11. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Sebastian Kryczka (rozdział 16) – specjalista w zakresie prawa pracy i bhp, były pracownik PIP 

Pozostałe materiały pochodzą z zasobów INFOR PL S.A.