Inwentaryzacja w kontekście działań komisji inwentaryzacyjnej i zespołu spisowego

Problematykę inwentaryzacji w kontekście funkcjonowania struktur w postaci komisji inwentaryzacyjnej/zespołu spisowego należy rozpatrywać przez pryzmat wewnętrznych przepisów jednostki. To te przepisy stanowią punkt wyjścia w trakcie kontroli prowadzonych w zakresie inwentaryzacji przez regionalne izby obrachunkowe. Warto także pamiętać o tym, aby wszelkie czynności w podanym zakresie były odpowiednio opisane w instrukcji inwentaryzacyjnej. Jednostka powinna w sposób kompleksowy zapewnić wykonywanie zadań w powyższym zakresie, czyli zarówno na etapie wprowadzania przepisów wewnętrznych, jak i na etapie ich wykonywania. 

Inwentaryzacja to temat, któremu ustawodawca nie poświęcił wielu przepisów rangi ustawowej, o czym świadczą art. 26 i 27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). W art. 26 uor m.in. postanowiono, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; 
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.