Nieprawidłowe tworzenie zfśs instytucji kultury w urzędzie miejskim
PROBLEM
Dyrektor Miejskiego Domu Kultury (MDK) w 2011 roku podjął decyzję o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Decyzja została zapisana w regulaminie wynagradzania. W czasie podjęcia decyzji MDK zatrudniał 9 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W roku 2019 MDK został objęty wspólną obsługą przez urząd miejski (jako jednostkę obsługującą) na podstawie porozumienia zawartego przez dyrektora MDK i burmistrza miasta. W porozumieniu zawarto tylko ogólne postanowienie o „przekazaniu do urzędu miejskiego obsługi finansowo-księgowej MDK”. Od 2019 roku MDK naliczało odpis na zfśś na swoich pracowników i przelewało środki do urzędu miejskiego. Pracownicy MDK korzystali z zfśś na zasadach określonych w regulaminie korzystania z zfśs urzędu miejskiego. Składali wnioski o świadczenia do urzędu miejskiego. Świadczenia przyznawał im burmistrz. Zarówno dyrektor MDK, jak i burmistrz uważali, że porozumienie o prowadzeniu wspólnej obsługi zobowiązało ich automatycznie do prowadzenia wspólnej działalności socjalnej.
RADA
Prawidłowe postępowanie
Miejska instytucja kultury jest samorządową osobą prawną (art. 14 ust. 1 ustawy o działalności kulturalnej). Takie jednostki organizacyjne, jeśli zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą nie tworzyć zfśs i nie wypłacać świadczenia urlopowego (art. 3 ust. 1 i 1c ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: u.z.f.ś.s.). Warunkiem jest zawarcie odpowiednich zapisów w regulaminie wynagradzania instytucji kultury (art. 4 u.z.f.ś.s.).
Decyzja o nietworzeniu zfśś i niewypłacaniu świadczenia urlopowego może być zmieniona na korzyść pracowników. Oznacza to, że dyrektor instytucji kultury może w każdej chwili zdecydować, że zfśs jednak będzie tworzony. Decyzja ta jednak musi znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji jednostki. Trzeba zmienić regulamin wynagradzania oraz, co jeszcze ważniejsze – ustalić regulamin korzystania z zfśs instytucji kultury. Wymaga tego art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s. Regulamin dla pracowników jednostki organizacyjnej ustala jej kierownik, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa – w porozumieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
W sytuacji gdy jednostka zatrudnia niewielu pracowników, zfśs ma do dyspozycji bardzo ograniczone środki. Wpływa to na rodzaj, liczbę i wysokość wypłacanych świadczeń. Dlatego małe jednostki organizacyjne tworzące fundusz często decydują się na prowadzenie wspólnej działalności socjalnej z innym pracodawcą (umożliwia to art. 9 u.z.f.ś.s.). W tym celu pracodawcy muszą zawrzeć umowę, w której określą:
przedmiot wspólnej działalności,
zasady jej prowadzenia,
sposób rozliczeń oraz
tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.
W drodze umowy mogą postanowić o prowadzeniu wspólnie wszystkich rodzajów działalności socjalnej, wymienionych w art. 2 pkt 1 u.z.f.ś.s., albo tylko wybranych z nich.
W praktyce jednostki często wspólnie organizują wypoczynek w ośrodku wczasowym dużego pracodawcy. Jest to korzystne zarówno dla dużego pracodawcy, który może racjonalnie zagospodarować wolne miejsca w ośrodku wypoczynkowym, jak i dla małego pracodawcy, który uzyskuje świadczenia po korzystnej cenie. Wspólne prowadzenie działalności socjalnej może też dotyczyć pożyczek na cele mieszkaniowe. Łatwiej jest je uzyskać osobom potrzebującym, gdy ogólna pula środków zgromadzonych na nie przez dwóch pracodawców jest większa. Mali pracodawcy albo mają niewielkie środki na takie pożyczki (co oznacza niskie kwoty pożyczek, wysokie oprocentowania, krótki okres spłaty oraz bardzo długi czas oczekiwania na ich udzielenie), albo nie mają tych środków wcale – bo są one przeznaczane w pierwszej kolejności na zapomogi i dopłaty do wypoczynku.
Pracodawcy decydujący się na wspólne prowadzenie działalności socjalnej muszą – poza zawarciem odpowiedniej umowy – ustalić regulamin korzystania ze świadczeń w zakresie wspólnej działalności socjalnej dla pracowników obu jednostek (w takim trybie, jak opisany w art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s.). Oznacza to, że regulamin opracowują obaj dyrektorzy przy udziale zakładowych organizacji związkowych lub przedstawicieli załóg obu zakładów pracy.
Podstawą do prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez urząd miejski i MDK nie może być porozumienie o prowadzeniu wspólnej obsługi finansowo-księgowej z art. 10b ust. 3 w związku z art. 10a pkt 2 ustawy o samorządzie gminnym. Jego przedmiotem nie jest prowadzenie wspólnej działalności socjalnej.
Aby naprawić nieprawidłowość, należy jak najszybciej dokonać formalności koniecznych do wspólnego prowadzenia działalności socjalnej przez MDK i urząd miejski. Przede wszystkim dyrektor MDK musi zmienić regulamin wynagradzania i postanowić w nim o tworzeniu zfśs. Następnie musi zawrzeć umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej z urzędem miejskim i opracować w porozumieniu z burmistrzem i załogami obu zakładów pracy wspólny regulamin korzystania z zfśs w zakresie objętym wspólną działalnością. Oczywiście dyrektor instytucji kultury może też postanowić o nietworzeniu funduszu w swojej jednostce i wypłacaniu świadczenia urlopowego lub nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Decyzję w tej sprawie powinien niezwłocznie zakomunikować pracownikom oraz burmistrzowi miasta.
Izabela Motowilczuk
art. 2 pkt 1, art. 3 ust. 1 i 1c, art. 4 art. 8 ust. 2, art. 9 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1586)
art. 14 ust. 1 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 194; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1662)
art. 10b ust. 3, art. 10a pkt 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 40; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1688)
POTRZEBUJESZ POMOCY?