Nabycie i utrata prawa do trzynastki przez pracowników samorządowych

Szczególnym uprawnieniem pracowników sfery budżetowej, w tym pracowników samorządowych, jest prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zwanego potocznie „trzynastką” lub „nagrodą roczną”. Z przywileju tego skorzystają zatrudnieni w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Do podmiotów tych zaliczamy pracowników urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych i zakładów budżetowych. Natomiast nie dotyczy to pracowników zatrudnionych w jednostkach, które prowadzą samodzielną gospodarkę finansową i we własnym zakresie decydują o przeznaczeniu środków finansowych pozostających w ich dyspozycji (np. pracowników gminnych lub powiatowych osób prawnych).

Zasady wypłaty tego świadczenia określa ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (dalej: ustawa o wynagrodzeniu rocznym).

Nabycie uprawnień

Otrzymanie nagrody rocznej nie jest uzależnione od efektów wykonywanej pracy. Kryterium stanowi jedynie staż pracownika u danego pracodawcy i forma zatrudnienia. Trzynastka przysługuje pracownikom samorządowym wyłącznie zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania i wyboru.

Uprawnienia do trzynastki nie mają natomiast osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, o dzieło). W przypadku gdy z daną osobą zawarto umowę o dzieło, a następnie została ona zatrudniona na umowę o pracę, to czas, w którym pracowała na kontrakcie cywilnoprawnym nie będzie zaliczany do okresu uprawniającego do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Bez znaczenia jest także wymiar czasu pracy, gdyż wynagrodzenie roczne przysługuje również osobom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin.

Efektywne przepracowanie

Zasadniczo pracownik samorządowy nabywa prawo do trzynastki po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Przepisy ustawy o wynagrodzeniu rocznym nie definiują jednak pojęcia „okres przepracowany”. Dlatego w praktyce na tym tle powstaje wiele problemów. Należy wskazać, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego ugruntowany jest pogląd, że przy ustalaniu prawa do trzynastki znaczenie ma faktyczne (efektywne) wykonywanie pracy, a nie fakt zatrudnienia (por. uchwałę SN z: 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03, czy z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11). W orzeczeniach tych SN uznał, że okresów pobierania przez pracownika niezdolnego do pracy wynagrodzenia i zasiłku chorobowego nie wlicza się do 6-miesięcznego okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym, wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Jedynymi wyjątkami nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, kiedy przepracowanie 6 miesięcy nie jest wymagane, są przypadki określone w art. 2 ust. 3 ustawy o wynagrodzeniu rocznym (o czym dalej będzie mowa).

Na gruncie wskazanego orzecznictwa można postawić pytanie, czy okres urlopu wypoczynkowego powinien być wliczany do okresu przepracowanego, gdyż w czasie tym pracownik faktycznie pracy nie wykonuje. Na to pytanie należy odpowiedzieć twierdząco – okres ten należy zaliczyć do okresu przepracowanego. Uzasadnieniem tego poglądu jest m.in. to, że jak wynika z przepisów Kodeksu pracy (dalej: k.p.), urlop wypoczynkowy to nie tylko prawo pracownika, lecz także jego obowiązek. Musi on go wykorzystać w każdym kolejnym roku kalendarzowym. W rezultacie kwalifikowanie urlopu wypoczynkowego jako okresu nieprzepracowanego byłoby ponoszeniem przez pracownika negatywnych konsekwencji w sytuacji przestrzegania przez niego przepisów prawa pracy. Poza tym trzeba uwzględnić i tę istotną okoliczność, że wynagrodzenie urlopowe bierze się pod uwagę przy obliczaniu wysokości trzynastki.

Okres przepracowania

Po przepracowaniu roku pracownikowi należy się dodatkowe wynagrodzenie w pełnej wysokości. Oznacza to, że uprawnienie do trzynastki, a także jej wysokość ustala się na 31 grudnia 2024 r. Jeśli warunek przepracowania pełnego roku nie jest spełniony, to pracownik otrzymuje nagrodę roczną w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego – pod warunkiem że ten wynosi nie mniej niż pół roku. Co ważne, staż pracy obliczany w miesiącach i latach upływa w przeddzień dnia odpowiadającego liczbie dnia początkowego, a nie w dniu odpowiadającym liczbie lub nazwie dnia początkowego.

W ten sam sposób należy liczyć okres uprawniający do trzynastki w sytuacji, gdy pracownik pracował u danego pracodawcy kilka razy w ciągu roku, a pomiędzy poszczególnymi umowami o pracę były przerwy. W tej sytuacji należy zsumować wszystkie dni przepracowane w danym roku, a do obliczeń należy przyjąć, że miesiąc ma 30 dni. Do zliczania terminów niepozostających w ciągłości należy zastosować zasadę, zgodnie z którą jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana – miesiąc liczy się za 30 dni, a rok za 365 dni.

Niezbędny warunek 6 miesięcy z wyjątkami

Warunkiem uzyskania prawa do trzynastki jest przepracowanie u danego pracodawcy w ramach stosunku pracy co najmniej sześciu miesięcy w danym roku kalendarzowym. Wówczas dodatkowe wynagrodzenie roczne należne pracownikowi liczy się proporcjonalnie do okresu przepracowanego w trakcie roku kalendarzowego. W niektórych sytuacjach – wyliczonych w art. 2 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu – warunek przepracowania okresu minimum 6 miesięcy nie jest wymagany.

Wystąpienie jednej z powyższych okoliczności uzasadnia nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, mimo nieprzepracowania minimalnego 6-miesięcznego okresu w danym roku kalendarzowym. Powyższe wyliczenie ma charakter wyczerpujący i nie może podlegać wykładni rozszerzającej (zob. wyrok SN z 18 października 2011 r.; sygn. akt I PK 263/10).

We wskazanych przypadkach wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustalona zostanie proporcjonalnie do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym. Odróżnić trzeba bowiem kwestie związane z nabyciem prawa do trzynastki za dany rok kalendarzowy od kwestii dotyczących ustalania wysokości tego świadczenia. Ponadto należy wskazać, że choć na mocy art. 2 ust. 3 pkt 6 i 7 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu wskazane tam okresy nieświadczenia pracy nie wpływają negatywnie na nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to jednak mają wpływ na wysokość nagrody rocznej – pracownik otrzyma świadczenie w wysokości proporcjonalnej do okresu faktycznie przepracowanego.

Utrata prawa do trzynastki

W określonych przypadkach pracownik traci prawo do trzynastki w danym roku kalendarzowym – i to nawet wtedy, gdy faktycznie świadczył pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy. Następuje to w sytuacji, gdy był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych dłużej niż przez dwa dni. Natomiast jeden lub dwa dni absencji w pracy nie będą podlegały wliczeniu do okresu przepracowanego. Zmniejszy się zatem wysokość wynagrodzenia rocznego o te dni. Pracownik traci prawo do trzynastki dopiero po co najmniej trzech dniach nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

Drugą przesłanką jest stawienie się do pracy lub przebywanie w niej w stanie nietrzeźwości. Warunek ten nie obejmuje sytuacji, gdy pracownik, będąc w stanie nietrzeźwości, przebywał w miejscu pracy w dniu, w którym nie miał obowiązku świadczenia pracy.

Trzecim powodem utraty trzynastki jest wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy. Tu trzeba podkreślić, że wymierzenie zatrudnionemu kary porządkowej zgodnie z art. 108 k.p. nie powoduje utraty prawa do trzynastego wynagrodzenia. Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu nie zawierają zasady, zgodnie z którą utrata prawa do trzynastki następuje wtedy, gdy sytuacje stanowiące podstawę do zastosowania sankcji wystąpią w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. W piśmiennictwie powszechnie się jednak przyjmuje, że podstawy do pozbawienia pracownika tego prawa wystąpią tylko wówczas, gdy przypadki określone w art. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu będą miały miejsce w roku, za który pracownikowi ze względu na spełnienie przesłanki przepracowania wymaganego okresu pracy przysługiwałaby trzynastka (por. A. Rzetecka-Gil, „Dodatkowe roczne wynagrodzenie”, Monitor Prawniczy 2015, nr 3, s. 127).

Adrian Mazur