Nieuzgodnienie na koniec roku kont księgi głównej i ewidencji pomocniczej

Nieprawidłowość

Do ewidencjonowania środków trwałych jednostka budżetowa używa programu działającego w ten sposób, że zapisy wprowadza się na konta 011, 013 i 014 z poziomu ewidencji szczegółowej (na konta pojedynczych obiektów inwentarzowych). Następnie program na podstawie wprowadzonych zapisów generuje zbiorcze dowody księgowe, które są automatycznie ujmowane na odpowiednich kontach syntetycznych księgi głównej. Ponieważ zapisy w ewidencji syntetycznej są wprowadzane z poziomu ewidencji pomocniczej, w instrukcji oprogramowania napisano, że zapewnia to pełną zgodność obrotów i sald. W związku z tym w jednostce nie wykonywano osobnej procedury uzgodnienia sald ewidencji pomocniczej i syntetycznej na koniec poszczególnych miesięcy i roku obrotowego. Kontrola zewnętrzna ustaliła jednak, że na koniec roku salda kont 011, 013 i 014 w ewidencji pomocniczej były wyższe niż salda odpowiednich kont w księdze głównej. Różnice nie były duże – rzędu kilku tysięcy złotych (przy wielomilionowym saldzie konta 011 i kilkusettysięcznych saldach kont 013 i 014). Ostatecznie kontrola ustaliła, że przyczyną powstania różnic była awaria systemu komputerowego na skutek przerwy w dostawie prądu. Przerwa ta spowodowała natychmiastowe wyłącznie komputera – przy czym nastąpiło to w takim czasie, że zapisane zostały dane na temat przychodów aktywów trwałych w ewidencji pomocniczej, ale nie zostały jeszcze ujęte w ewidencji syntetycznej. Po włączeniu prądu księgowa pracowała dalej, ale nie sprawdziła, czy dane sprzed wyłączenia prądu zostały prawidłowo ujęte zarówno na kontach pomocniczych, jak i na odpowiadających im kontach syntetycznych. Ponieważ w jednostce nie przeprowadzano uzgodnień sald kont pomocniczych z kontami księgi głównej, błąd nie został wykryty, mimo że ciągnął się, przechodząc w saldach zamknięcia i otwarcia kont z miesiąca na miesiąc przez ponad 9 miesięcy, a następnie na kolejny rok obrotowy.