Rozliczanie kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych według niewłaściwych stawek

Nieprawidłowość

Po wejściu w życie (z dniem 17 stycznia 2023 r.) nowych stawek za 1 kilometr przebiegu ryczałty miesięczne pracowników za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych były w jednostce rozliczane według tych stawek, mimo że kierownik jednostki nie zatwierdził ich do stosowania. Błąd nie został wyeliminowany w ramach kontroli wstępnej oświadczeń pracowników, będących podstawą do wypłaty ryczałtów miesięcznych.

Prawidłowe postępowanie

Koszty używania przez pracowników do służbowych jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy pokrywa pracodawca na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z przepisami § 1 ust. 1, § 2 i § 4 ust. 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Koszty pokrywa pracodawca w formie ryczałtu miesięcznego, który stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu kilometrów. Zarówno limit, jak i stawkę ustala pracodawca w umowie z każdym pracownikiem, który używa pojazdu prywatnego do celów służbowych. W rozporządzeniu są podane tylko górne progi, których pracodawca nie może przekraczać. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu mogą być okresowo zmieniane w drodze zmiany rozporządzenia – w sytuacji wysokiej inflacji. Ostatnia taka zmiana weszła w życie 17 stycznia 2023 r. (na podstawie rozporządzenia zmieniającego z 22 grudnia 2022 r.). W ramach nowelizacji podniesiono znacznie górne limity stawek za 1 km przebiegu, obowiązujące od 14 listopada 2007 r.