Nowe rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących od 1 lipca 2025 r.

Z dniem 1 lipca 2025 r. wejdą w życie nowe rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących, w tym kas mających postać oprogramowania. Nowe regulacje uwzględniają zmiany w ustawie o VAT, umożliwiające wystawianie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej (e-paragonów) oraz ich przesyłanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego tzw. HUB-u paragonowego. Jednocześnie skrócono terminy realizacji wybranych obowiązków związanych z obsługą kas, co będzie wymagać od podatników i serwisów kas szczególnej uwagi przy ich wypełnianiu.

kasa fiskalna, kasa rejestrująca, paragon, sprzedaż kasa fiskalna, kasa rejestrująca, paragon, sprzedaż

W 2023 r. weszły w życie przepisy ustawy o VAT, który umożliwiły wystawianie e-paragonów oraz przesyłanie ich do HUB-u paragonowego. Nie wydano jednak od razu nowych rozporządzeń w sprawie kas rejestrujących, gdyż na podstawie przepisów przejściowych dotychczasowe rozporządzenia mogą obowiązywać, nie dłużej niż do 30 czerwca 2025. Ponieważ kończy się okres przejściowy MF przygotowało projekty. Tak jak do tej pory, od 1 lipca 2025 r. będą obowiązywały dwa rozporządzenia w sprawie kas, które regulują zasady ewidencjonowania na tych urządzeniach. Są to rozporządzenia:

w sprawie kas rejestrujących – które dotyczy zasad ewidencjonowania na kasach online oraz kasach z papierowym i elektronicznym zapisem kopii;
w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – które dotyczy zasad ewidencjonowania na kasach wirtualnych.

Wystawianie e-paragonów

Ustawodawca w nowych rozporządzeniach powiela zasadniczo obecne rozwiązania. Jednak jak podkreśla MF w uzasadnieniu do projektu nowe rozporządzenie jest dostosowane do zmiany wprowadzonej w art. 111 ust. 3a ustawy o VAT która dopuściła możliwość przesyłania paragonów fiskalnych w formie elektronicznej do klienta, za jego zgodą i w uzgodniony z nim sposób. Obecnie podatnicy prowadząc ewidencję będą mogli wystawiać paragony fiskalne w postaci papierowej lub elektronicznej, w postaci e-paragonu, po wcześniejszym uzgodnieniu z nabywcą takiej formy jego przekazania, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, tzw.: „HUB paragonowy”. System ten pośredniczy między kasą rejestrującą a nabywcą/konsumentem przy wydawaniu e-paragonu, bez konieczności podawania danych osobowych nabywcy.

Nowe terminy wykonywania obowiązków „kasowych”

Jednocześnie skrócono terminy na wykonywanie niektórych obowiązków związanych z użytkowaniem kas(zob. tabelę).

Zmiany terminów na wypełnienie obowiązków związanych z użytkowaniem kas online, kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Rodzaj obowiązku	Dotychczasowy termin	Termin po zmianach od 1 lipca 2025 r.
Zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego utraty kasy w wyniku jej kradzieży	nie później niż w terminie 5 dni od dnia powzięcia informacji o utracie	nie później niż w terminie 3 dni od dnia powzięcia informacji o utracie
Złożenie do właściwego urzędu skarbowego protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy z raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym w przypadku zakończenia przez kasę online pracy w trybie fiskalnym lub zakończenia przez podatnika działalności gospodarczej	5 dni od dnia sporządzenia protokołu	3 dni od dnia sporządzenia protokołu
Złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy online w stosunku do której serwisant stwierdził, że niemożliwe jest dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej tej kasy i w związku z tym przesyła ją niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu laboratoryjnego.	5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu	3 dni od dnia otrzymania kopii protokołu
Złożenia do właściwego urzędu skarbowego protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy z raportem fiskalnym rozliczeniowym po zakończeniu prac kas elektronicznym lub papierowym zapisem kopii	5 dni od dnia sporządzenia protokołu	3 dni od dnia sporządzenia protokołu
Złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy starego typu w stosunku do której serwisant stwierdził, że niemożliwe jest dokonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej tej kasy i w związku z tym przesyła ją niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu laboratoryjnego.	5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu	3 dni od dnia otrzymania kopii protokołu
Przekazanie przez producenta kasy Ministrowi Finansów informacji o schemacie organizacyjnym serwisu kas oraz jego rozmieszczeniu w kraju	14 dni od dnia doręczenia potwierdzenia o spełnieniu przez dany typ kasy funkcji oraz wymagań technicznych (kryteriów i warunków technicznych) dla kas.	7 dni od dnia doręczenia potwierdzenia o spełnieniu przez dany typ kasy funkcji oraz wymagań technicznych (kryteriów i warunków technicznych) dla kas.
Złożenie przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, dokonujący fiskalizacji kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia danych dotyczących kasy	7 dni od dnia dokonania fiskalizacji kasy	3 dni od dnia dokonania fiskalizacji kasy
Złożenie przypadku zmiany podmiotu prowadzącego serwis do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy	5 dni od dnia dokonania zmiany	3 dni od dnia dokonania zmiany
Podjęcie serwisu	nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez podatnika, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem.	nie później niż w ciągu 24 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu przez podatnika, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem.