Od 1 czerwca 2025 r. wnioski dotyczące zatrudniania cudzoziemców tylko elektronicznie

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa regulująca zasady powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce. Zgodnie z jej przepisami, wszystkie wnioski o dokumenty legalizujące zatrudnienie – takie jak zezwolenia na pracę, czy oświadczenia o powierzeniu pracy – muszą być składane drogą elektroniczną, a dołączane dokumenty wymagają podpisu elektronicznego.

Praca przy komputerze

Przed wejściem w życie nowej ustawy (ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej), na mocy wcześniej obowiązujących przepisów (przede wszystkim ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy), pracodawcy mogli wnioskować o dokumenty legalizujące pracę cudzoziemców (zezwolenia na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) zarówno elektronicznie, jak i papierowo. Wyjątek stanowiło powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, które od początku można było uzyskać jedynie elektronicznie.

Od 1 czerwca 2025 r. nastąpiła istotna zmiana – wszystkie wnioski dotyczące zatrudniania cudzoziemców muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, prowadzonego przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Obowiązek ten wynika z art. 72 ust. 7 nowej ustawy, który stanowi, że:

„Wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia oraz dokumenty i pisma ich dotyczące wnosi się za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym.”

Dodatkowo, zgodnie z art. 63 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, podania utrwalone w postaci elektronicznej należy wnosić na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej – co również znajduje zastosowanie w nowym trybie składania wniosków.

Indywidualne konto w systemie

Indywidualne konto w systemie teleinformatycznym (praca.gov.pl) może założyć:

1) osoba fizyczna:

a) upoważniona do reprezentowania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,

b) będąca podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi nieprowadzącym działalności gospodarczej,

c) będąca cudzoziemcem, którego dotyczy zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi;

2) podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi będący:

a) jednostką organizacyjną,

b) osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

Oznacza to, że konto na praca.gov.pl może założyć zarówno osoba fizyczna, jak i jednostka organizacyjna (firma). Warto dodać, że „konto firmowe” jest zawsze przypisane do osoby/osób fizycznych. Przejście z osobistego konta (osoby fizycznej) na konto organizacji następuje po zmianie kontekstu (z kontekstu osoby fizycznej na kontekst organizacji) na koncie osoby fizycznej. Jest to o tyle ważne, że logowanie do systemu zawsze jest na konto osoby fizycznej. Aby wysłać wniosek o dokument legalizujący pracę cudzoziemca w imieniu firmy (organizacji), należy zmienić kontekst na kontekst organizacji.

Założenie indywidualnego konta wymaga uwierzytelnienia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą login.gov.pl (profilem zaufanym/ePUAP).

Podpisywanie dokumentów

Od 1 czerwca 2025 r. również wszystkie dokumenty załączane do wniosków o wydanie zezwoleń na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy muszą być podpisane elektronicznie. Zgodnie z art. 72 ust. 8 nowej ustawy, wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów dołączane w systemie teleinformatycznym (praca.gov.pl) są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Brak podpisu lub nieprawidłowa forma podpisu może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych (zgodnie z art. 64 § 2 KPA), a w przypadku ich nieusunięcia – pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Różne podpisy

W przepisach czytamy, że dołączane dokumenty są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. O czym mowa?

„Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać.”

Warto dodać, że jest to płatne narzędzie.

Kolejną opcją wymienioną w ustawie, jest podpis zaufany (profil zaufany / ePUAP), który jest darmowym narzędziem.

„Profil zaufany można porównać do takiego dokumentu, który pozwala cię zidentyfikować, kiedy załatwiasz sprawę urzędową online. Dane przypisane do twojego profilu zaufanego to imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. To oznacza, że jeden obywatel może mieć tylko jeden, unikalny profil zaufany. Uwierzytelnienie (logowanie) profilem zaufanym polega na podaniu nazwy użytkownika i hasła oraz na potwierdzeniu tych danych kodem autoryzacyjnym, który dostaniesz SMS-em. W ten sposób dostajesz elektroniczny dostęp do urzędu.”

Ostatnią opcją wymienioną w ustawie jest podpis osobisty. I nie chodzi tu o tradycyjny podpis (własnoręczny na dokumencie), a o zaawansowany podpis elektroniczny, w którym prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, zawierający imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL.

Aby podpisać dokument za pomocą profilu zaufanego, można skorzystać z darmowego narzędzia na stronie gov.pl.

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)