Otrzymywanie faktur zakupowych po wprowadzeniu KSeF. Jak przygotować się do zmian

Od 1 lutego 2026 r., gdy sprzedawca jest zobowiązany stosować KSeF, a nabywca jest polskim podatnikiem z NIP, faktura będzie dostarczana w systemie. Sprzedawcy mogą dodatkowo udostępnić wizualizację faktury lub potwierdzenie transakcji w trybie offline24, chociaż nie jest to obowiązkowe. W artykule omawiamy kolejne etapy przygotowania do nowych zasad — począwszy od ustalenia procedur dla pracowników dokonujących zakupów, poprzez weryfikację faktur pojawiających się w KSeF, aż po uregulowanie zasad ich doręczania w okresie przejściowym.

faktura ksef księgowość

Krok 1. Ustal procedurę postępowania dla pracowników dokonujących zakupów firmowych

Ważną sprawą jest poinformowanie wszystkich pracowników, którzy dokonują zakupów w imieniu firmy (np. podczas podróży służbowych), o zmianach, które nastąpią od 1 lutego 2026 r., przygotowując odpowiednią procedurę postępowania. W tym celu należy ustalić, czy:

• pracownicy mają prosić o wizualizację faktury zakupowej, czy wystarczy tylko dostęp do faktury w KSeF,

• pracownik ma poprosić sprzedawcę o wypełnienie na fakturze ustrukturyzowanej w sekcji Podmiot3 pól dotyczących danych pracownika, aby było wiadomo, kto dokonywał zakupów (pola fakultatywne),

W tym celu w sekcji Podmiot3 w polu Rola trzeba będzie wpisywać znacznik 11 – „Pracownik”. W takim przypadku sprzedawca będzie musiał poza wskazaniem wartości „11” w polu Rola w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu BrakID podać „1”, a w polu „Nazwa” imię i nazwisko pracownika. Będzie można również wskazać dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp) i jego dane kontaktowe (element DaneKontaktowe zawierający pola Email i Telefon), ale są to pozycje fakultatywne.

• pracownik ma informować o dokonanych zakupach, jeśli tak, to kogo, jeśli nie dostanie wizualizacji (sprzedawca w przypadku zakupów firmowych nie będzie miał takiego obowiązku) lub „normalnej” faktury (w okresie przejściowym do końca 2026 r.), skoro faktura będzie w KSeF.

Krok 2. Ustal procedurę weryfikacji otrzymywanych faktur

Nawet po przyjęciu faktury przez KSeF nabywca odpowiada za weryfikację poprawności faktury. KSeF sprawdza tylko, czy wysłany plik jest zgodny z aktualną strukturą, czy pola obowiązkowe zostały wypełnione, czy osoba wysyłająca fakturę ma do tego uprawnienia. Nie sprawdza natomiast danych kwotowych czy danych podatnika.

Dopóki jednak nie wykorzystamy takiej faktury, odliczając z niej VAT lub zaliczając wydatek w koszty, nie poniesiemy konsekwencji. Nie musimy nabywcy prosić o fakturę korygującą. Zasadniczo taka faktura na naszym koncie będzie pewnie wynikiem pomyłki, ale nie można wykluczyć celowego działania wystawcy. Takie faktury, nazwane przez MF scamowymi, będzie można zgłaszać od 1 lutego 2026 r. W API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie faktury scamowej. Dokonywanie zgłoszeń nie będzie obowiązkowe. Oprócz tego zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na ukrycie w wynikach wyszukiwania faktur zakupowych. Usługa ukrywania faktur zostanie udostępniona w niedługim czasie, po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu. Podatnik będzie mógł ukryć fakturę scamową (będącą wynikiem oszustwa), ale również faktury, które nie będą przez niego rozliczone.

Krok 3. Ustal zasady doręczania faktur

2026 r. będzie okresem przejściowym, kiedy to oprócz mikroprzedsiębiorców faktury na starych zasadach będą wystawiać inni podatnicy, którzy nie zdążą przygotować się do KSeF. Do takiego nieprawidłowego postępowania może zachęcać brak kar w 2026 r. Mimo że Ministerstwo Finansów potwierdza brak sankcji dla nabywcy za odliczenie z takich faktur, to zapewne niektórzy podatnicy będą chcieli mieć krajowe faktury zakupowe w KSeF. W tym celu należy wprowadzić odpowiednie zapisy w umowie, że fakturę uznajemy za otrzymaną z chwilą nadania jej numeru KSeF albo uzależniające płatność od otrzymania faktury w KSeF.