Fakturowanie sprzedaży krajowej w KSeF

Choć obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie dopiero w 2026 r., już teraz podatnicy może z niego korzystać – na zasadzie dobrowolności. Od 1 kwietnia 2026 r. każdy podatnik VAT, zarówno czynny, jak i zwolniony, będzie zobowiązany do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Co istotne – bez konieczności uzyskiwania zgody kontrahenta. Choć przewidziano pewne wyjątki oraz okresy przejściowe dla wybranych grup podatników, dla większości firm oznacza to konieczność dostosowania systemów i procedur do nowego modelu fakturowania – cyfrowego, jednolitego i centralnego. KSeF stanie się standardem, a jego znajomość – koniecznością.

Obecnie wystawianie faktur w KSeF jest dobrowolne. To oznacza, że nie wszystkie faktury musimy wystawiać w KSeF. Możemy wybrać np. tylko faktury dla niektórych kontrahentów.

1. Wystawianie krajowych faktur w KSeF, gdy nie jest obowiązkowy

Za pomocą KSeF mogą być wystawiane tylko faktury zgodne z aktualną, opublikowaną strukturą. Do 31 stycznia 2026 r. stosujemy wersję (2) faktury ustrukturyzowanej. Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu własnych, komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te są przesyłane do KSeF przez API. Można również korzystać z bezpłatnych narzędzi MF.

Faktury w KSeF mogą wystawiać tylko podatnicy dysponujący polskim numerem NIP. Za pomocą KSeF wystawiane są również faktury korygujące. Obecnie można już wystawić fakturę korygującą w KSeF, mimo że pierwotna faktura była wystawiona poza KSeF. Ale fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się wyłącznie w postaci faktury ustrukturyzowanej – art. 106j ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Jednak nie wszystkie dokumenty, którymi posługują się podatnicy, mogą być wystawiane za pomocą KSeF.

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych ze względu na ich specyfikę. Do 31 stycznia 2026 r. podatnik nie jest jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące mogą być wystawianie i otrzymywane poza KSeF.