Honorarium autorskie w umowie o pracę - najnowsze interpretacje KIS
Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich w ramach stosunku pracy to popularna forma optymalizacji podatkowej dla osób wykonujących działalność twórczą. Aby jednak skorzystać z tej preferencji, konieczne jest spełnienie precyzyjnie określonych warunków formalnych i materialnych. Kluczowe znaczenie ma m.in. wyodrębnienie honorarium autorskiego w umowie o pracę oraz prowadzenie rzetelnej ewidencji pracy twórczej. W praktyce budzi to wiele wątpliwości zarówno po stronie pracodawców, jak i pracowników.
Warunki formalne stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu
Podstawowym warunkiem formalnym umożliwiającym zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe wyodrębnienie honorarium autorskiego w umowie o pracę lub w aneksie do niej (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 31 stycznia 2025 r., 0113-KDIPT2-3.4011.797.2024.1.JŚ). Umowa musi również zawierać postanowienia o przeniesieniu majątkowych praw autorskich do utworów na pracodawcę. Dodatkowo, zgodnie z aktualną linią interpretacyjną, wymagane jest prowadzenie ewidencji czynności twórczych. Ewidencja zasadniczo powinna być prowadzona za dany miesiąc i łącznie obejmować:
- opis utworu,
- czas poświęcony na jego stworzenie oraz
- potwierdzenie odebrania pracy przez przełożonego.
Brak któregokolwiek z ww. elementów skutkuje brakiem możliwości zastosowania omawianej preferencji.
Pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie (aneks do umowy o pracę ), w którym strony wskazały wysokość honorarium za utwory jako 65% wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Jednocześnie pracownik prowadzi miesięczny rejestr działań twórczych zatwierdzany każdorazowo przez przełożonego. Takie postępowanie jest prawidłowe i uprawnia pracodawcę do zastosowania do tej części przychodów pracownika 50% kosztów uzyskania.
Ewidencja czasu pracy nie może być jedyną podstawą do wyznaczenia wartości przychodu autorskiego.
Dla uznania przychodu za wynikający z przeniesienia praw autorskich na pracodawcę musi istnieć jasno udokumentowane porozumienie między pracownikiem a pracodawcą. Brak różnicowania wynagrodzenia na twórcze i nietwórcze – nawet przy pracy kreatywnej – wyklucza zastosowanie preferencji podatkowej (wyrok NSA z 6 grudnia 2023 r., II FSK 272/22). Natomiast NSA w wyroku z 29 listopada 2022 r. (II FSK 933/20) wskazał, że dla skutecznego zastosowania 50% kosztów konieczne jest wystąpienie łącznie następujących przesłanek:
- powstanie utworu (w interpretacji ogólnej z 15 września 2020 r., DD3.8201.1.2018, Ministerstwo Finansów wskazało m.in., że pracodawca i pracownik mogą dokumentować powstanie utworu w formie oświadczenia. Obowiązek składania takich oświadczeń może wynikać z umowy o pracę lub innych regulacji wewnątrzzakładowych. Z oświadczenia ma wynikać, jaki konkretnie utwór powstał (powstaje), ponieważ złożenie oświadczenia o samym wykonywaniu pracy twórczej będzie uznane za niewystarczające);
- przeniesienie praw autorskich do utworu na pracodawcę;
- wyraźne określenie honorarium w umowie o pracę i jego wypłata.
Trzy modele kalkulacji honorarium
Z aktualnych interpretacji i orzecznictwa wynika, że dozwolone są trzy modele kalkulacji honorarium: ryczałtowy, procentowy i ewidencyjny. Niezależnie od przyjętego modelu musi on być powiązany z rzeczywistym zakresem czynności twórczych i oparty na wiarygodnej, systematycznie prowadzonej ewidencji pracy twórczej. Natomiast ustalenie honorarium autorskiego w formie ryczałtu nie musi być precyzyjnie powiązane z wartością rynkową utworu (wyrok NSA z 8 marca 2022 r., II FSK 1510/19). Taki wymóg nie wynika z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o pdof – liczy się wyodrębnienie przychodu z tytułu praw autorskich (wyrok NSA z 24 sierpnia 2021 r., II FSK 2351/20).
Najczęściej spotykane w praktyce rozwiązanie to podział miesięcznego wynagrodzenia pracownika na części – np. 60% za prace twórcze i 40% za pozostałe zadania. Nieakceptowalne jest arbitralne lub dowolne określanie tej proporcji bez udokumentowanego odniesienia do zakresu i rodzaju wykonanej pracy (interpretacje Dyrektora KIS z 25 marca 2025 r., 0114-KDIP3-1.4011.100.2025.1.BS, i 27 grudnia 2024 r., 0113-KDIPT2-3.4011.647.2024.1.PR).
Spółka „P” prowadzi działalność informatyczną. Zatrudnia pracowników na stanowiskach: programista, inżynier-projektant i architekt sieci, na następujących warunkach:
- pracownik A będący programistą tworzy oryginalny kod, dokumentację i prototypy aplikacji. Jego umowa o pracę zawiera postanowienie o przeniesieniu na pracodawcę praw autorskich do stworzonych dzieł i jest prowadzona w tym zakresie ewidencja czasu przeznaczonego na prace twórcze. W tym przypadku do osiąganych przychodów możliwe jest zastosowanie kosztów autorskich;
- pracownik B inżynier-projektant projektuje linie technologiczne i procesy produkcyjne. W umowie o pracę strony ustaliły, że 70% jego wynagrodzenia stanowi honorarium autorskie. W tej sytuacji możliwe będzie zastosowanie do osiąganych przychodów kosztów autorskich;
- pracownik C architekt projektuje sieci, ale jego umowa o pracę nie zawiera wyodrębnienia honorarium. Nie jest też prowadzona żadna dokumentacja związana z działalnością twórczą. W takim przypadku nie ma możliwości zastosowania preferencji w postaci 50% kosztów uzyskania przychodów.
Roczny limit kosztów autorskich
Obecnie obowiązujący limit roczny 50% kosztów uzyskania przychodu nie może przekroczyć wysokości pierwszego progu skali podatkowej – czyli 120 000 zł (art. 22 ust. 9a ustawy o pdof). Do tego limitu wliczają się również kwoty zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 (ulga dla młodych), pkt 152 (powrót z emigracji), pkt 153 (ulga dla dużych rodzin) oraz pkt 154 (aktywizacja zawodowa osób w wieku emerytalnym). Pracodawcy muszą monitorować przekroczenia ww. limitu. Wykorzystanie maksymalnej kwoty kosztów uzyskania przychodów skutkuje zaprzestaniem stosowania ich do honorariów.
Autor: Alicja Kozłowska
Przeczytaj więcej na ten temat: Autorskie koszty uzyskania przychodu dla pracowników-twórców w świetle najnowszych interpretacji KIS »
POTRZEBUJESZ POMOCY?