Jakie są konsekwencje nierzetelnego wystawienia faktury w KSeF

W 2026 r. większość podatników będzie zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Przy fakturach zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych kluczowe jest, by dokumenty te były rzetelne. Błędy mogą pozbawić prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością karną. Mimo automatyzacji KSeF nie chroni przed nierzetelnością – publikacja wskazuje, jak jej unikać i jakie grożą konsekwencje.

Ryzyko podatkowe związane z nierzetelną fakturą może być równie dotkliwe jak sankcje karne, ponieważ nabywca może utracić prawo do odliczenia VAT, a wystawca może być zobowiązany do zapłaty podatku z pustej faktury – niezależnie od swojej winy czy świadomości. W 2026 r. większość podatników będzie zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Nasuwa się pytanie, czy KSeF uchroni przed nierzetelnością, a tym samym przed dotkliwymi dla podatnika konsekwencjami.

1. KSeF – istota modelu

Jeżeli podatnik oczekuje, że faktura ustrukturyzowana przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) zostanie przez ten system sprawdzona pod względem merytorycznym czy chociażby rachunkowym, to znaczy, że nie zapoznał się jeszcze z ideą fakturowania ustrukturyzowanego i istotą modelu, na jaki zdecydował się polski prawodawca.

KSeF z perspektywy podatnika to w zasadzie hub fakturowy, system służący do przesyłania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych, w ograniczonym zakresie z załącznikami do nich, i to pod warunkiem, że wystawca uzyskał w tej sprawie akceptację Szefa KAS.

Rola i funkcjonalność, jaką prawodawca wyznaczył dla KSeF, zostały zarysowane normatywnym katalogiem funkcjonalności, z których część ma charakter administracyjno-techniczny, a część adresowana jest do administracji skarbowej.

Zgodnie bowiem z tym, co zostało zapisane w art. 106nd ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do: