Dokumentowanie okresów wliczanych do stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza rewolucyjne zmiany w sposobie ustalania stażu pracy. Od 2026 roku do stażu będą mogły być wliczane nie tylko tradycyjne umowy o pracę, lecz także inne formy aktywności zawodowej – w tym umowy cywilnoprawne, działalność gospodarcza czy praca za granicą. Kluczową rolę w potwierdzaniu tych okresów odegrają zaświadczenia z ZUS, ale w wielu przypadkach konieczne będzie przedstawienie innych dokumentów.

zmiany w kodeksie pracy 2025 staż pracy

Zgodnie z nowymi regulacjami Kodeksu pracy staż pracy będzie obejmował nie tylko umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia,
• świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• udokumentowany, przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Potwierdzanie nowych okresów - wliczanych do stażu pracy - będzie możliwe na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS, które zostaną udostępnione po wejściu w życie ustawy w systemie PUE/eZUS.

Jakie zaświadczenia można otrzymać z ZUS

Wniosek o wydanie zaświadczenia będzie składany do ZUS wyłącznie w formie elektronicznej – za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS (PUE ZUS). Po otrzymaniu wniosku, ZUS będzie zobowiązany do wydania zaświadczenia bez zbędnej zwłoki (art. 302² k.p.). Informacja o umieszczeniu zaświadczenia, decyzji lub innego pisma zostanie przekazana wnioskodawcy za pomocą wskazanego adresu e-mail, numeru telefonu lub aplikacji mobilnej.

Rodzaje zaświadczeń z ZUS, które będą dokumentować staż pracy:

• zaświadczenie o opłaceniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu (art. 302¹ § 11 k.p.),
• zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 302¹ § 12 k.p.),
• zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (art. 302¹ § 13 k.p.).

Inne dokumenty składane przez pracownika

Jeżeli ZUS nie będzie w posiadaniu danych dotyczących okresów podlegania ubezpieczeniom czy podstaw wymiaru składek zleceniobiorców, bo podmiot zatrudniający dokonywał rozliczeń bezimiennych, zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami, jak również w przypadku wykonywania umów zlecenia przez studentów lub uczniów do ukończenia 26 lat oraz okresów wykonywania umowy zlecenia, jeżeli jest ona wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika ZUS nie wyda zaświadczenia.

Podobnie będzie w przypadku zaliczania do okresu zatrudnienia tych okresów wykonywania pracy lub działalności, których ZUS nie będzie mógł potwierdzić w związku z niepodleganiem ubezpieczeniom społecznym, oraz okresów wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebytych za granicą u pracodawcy zagranicznego. W tych przypadkach konieczne będzie udowodnienie tego okresu przez pracownika.

Przepisy nie określają, jakie inne, oprócz zaświadczenia ZUS, dokumenty mogą być podstawą wliczenia okresu pracy do stażu pracy, zatem dopuszczalne będzie, że pracownik złoży np. oświadczenie od pracodawcy zagranicznego, oświadczenie od zleceniodawcy, umowę o wykonywaniu pracy zarobkowej z pracodawcą zagranicznym, świadectwa pracy wydawane w innym państwie, dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub inne dokumenty, które pracownik uzna za istotne w tej kwestii. Będzie to mógł być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdzi wykonywanie pracy zarobkowej za granicą.

Termin na udokumentowanie nowych okresów do stażu pracy

Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości zaliczenia nowych okresów do stażu pracy – zarówno ogólnego, jak i zakładowego – mają na to 24 miesiące. Bieg tego terminu będzie się różnił dla zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych i u pracodawców prywatnych.

Przypomnijmy, że nowelizacja Kodeksu pracy wchodzi w życie w dwóch etapach:

• od 1 stycznia 2026 r. – dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
• od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy – dla pracodawców prywatnych.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w dniu wejścia w życie przepisów u pracodawcy publicznego i w ciągu 24 miesięcy od tego dnia przedstawi dokumenty potwierdzające nowe okresy podlegające wliczeniu, pracodawca ma obowiązek uwzględnić je w stażu pracy.

Analogicznie, jeśli pracownik zostanie zatrudniony u pracodawcy prywatnego w pierwszym dniu miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy i w ciągu kolejnych 24 miesięcy udokumentuje odpowiednie okresy, również w tym przypadku pracodawca będzie zobowiązany do ich zaliczenia do stażu pracy.

Oprac. Katarzyna Bogucka