Długość okresu rozliczeniowego wpływa na sposób planowania pracy

Pracodawcy mogą tworzyć harmonogramy na okresy krótsze niż cały okres rozliczeniowy, pod warunkiem że obejmują co najmniej jeden miesiąc. Dlatego w praktyce najczęściej stosują miesięczne grafiki. Są one jednak prawidłowe, gdy zachowują normy czasu pracy, zapewniają minimalne odpoczynki oraz są zgodne z regulaminem pracy lub innymi aktami wewnętrznymi obowiązującymi w zakładzie.

Stworzenie prawidłowego grafiku musi łączyć w sobie potrzeby pracodawcy związane z zapewnieniem możliwości świadczenia pracy odpowiadające zapotrzebowaniu na nią, z wymogami stawianymi przez przepisy dotyczące czasu pracy (zarówno regulacje powszechnie obowiązujące, jak i wewnętrzne). [ramka]

• Konieczność zgodności grafiku z regulaminem pracy lub obwieszczeniem o czasie pracy, co oznacza, że harmonogram pracownika musi mieścić się w granicach wyznaczonych w tych aktach (np. jeśli regulamin przewiduje pracę od poniedziałku do piątku, nie można zaplanować pracy na sobotę).
• Obowiązek tworzenia harmonogramów na okres co najmniej jednego miesiąca, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w odrębnych ustawach (m.in. o czasie pracy kierowców oraz o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).
• Dopuszczalność zaplanowania w grafiku obejmującym cały okres rozliczeniowy liczby godzin nieprzekraczającej wymiaru czasu pracy obowiązującego w tym okresie, a także konieczność zapewnienia minimalnej liczby dni wolnych przypadających na dany okres rozliczeniowy.
• Obowiązek zapewnienia zgodności wymiaru czasu pracy oraz liczby dni wolnych łącznie w całym okresie rozliczeniowym, jeśli rozkłady czasu pracy sporządza się na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy (np. przy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym i miesięcznych grafikach).
• Wskazanie dni pracy oraz godzin rozpoczynania i kończenia pracy, zarówno poprzez zapis „od … do …”, jak i oznaczenie zmian (np. I zmiana, II zmiana), jeżeli wewnętrzne przepisy jasno określają przypisane im stałe przedziały godzinowe.